Утверждены Методические рекомендации по организации электронного документооборота между налоговыми органами и налогоплательщиками, часть 2

(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2023/01/1_0622393023.html )

В «Методических рекомендациях по организации электронного документооборота между налоговыми органами и налогоплательщиками при информационном обслуживании и информировании налогоплательщиков в электронной форме», утверждённых приказом ФНС России от 29 декабря 2022 года №ЕД-7-19/1295@, есть два интересных раздела:

• Требования к хранению электронных документов;
  
  
• Действия при нештатных ситуациях в электронном документообороте.

Мой комментарий: Следует иметь в виду, что эти требования установлены для налоговых органов.

Требования к хранению электронных документов
 
Отправленные и принятые электронные документы  (ЭД) с ЭП подлежат хранению в хранилищах ЭД совместно с соответствующими открытыми сертификатами ключей проверки ЭП (п.4).

Для видов ЭД, перечисленных в Методических рекомендациях, ежегодно в рамках сводной номенклатуры дел формируется одно или несколько дел в электронном виде, срок хранения которых должен соответствовать Перечню документов, образующихся в процессе деятельности Федеральной налоговой службы, ее территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденному приказом ФНС России от 02.11.2021 N ЕД-7-10/952@ (п.4.2).

Срок хранения документов должен соответствовать сроку хранения соответствующего дела в сводной номенклатуре.

Уничтожение видов документов, перечисленных в Методических рекомендациях, должно осуществляться в следующем порядке:

• Ежегодно на дела с истекшими сроками хранения составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
  
  
• Составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за тот же период.

Указанные описи и акты рассматриваются на заседании экспертной комиссии. Согласованные экспертной комиссией акты утверждаются руководителем налогового органа только после утверждения уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела описей дел постоянного хранения. После этого дела, включенные в данные акты, уничтожаются в соответствии с установленным порядком.

Мой комментарий: Как показывает практика, проблема заключается в том, что составление описей дел постоянного хранения, а тем более их согласование с архивными органами - дело очень трудозатратное и длительное. Вот и получается, что в течение всего этого периода уничтожить документы временного срока хранения нельзя. С моей точки зрения, этот подход в настоящее время не всегда – это мягко говоря - себя оправдывает. Подавляющее большинство документов  временного срока хранения  никакой исторической ценности не имеет, и, с моей точки зрения, их следует уничтожать по мере истечения сроков хранения, без оглядки на то, составлены и согласованы ли описи дел постоянного хранения.

Извещения о получении и сообщения об ошибке хранятся в хранилище ЭД не менее шести месяцев по завершении процедуры документооборота (п.4.3).

Программные средства обеспечивают поиск, визуализацию, сохранение в файл и печать ЭД из хранилища ЭД (п.4.4).

Программные средства обеспечивают выгрузку на внешние носители ЭД из хранилища в соответствии с заданными параметрами выборки ЭД (п.4.5).
 
Действия при нештатных ситуациях в электронном документообороте
 
К нештатным относят следующие ситуации (п.5.1.):

• Несогласие с решением о результате процедур ЭДО;
  
  
• Невозможность в установленные сроки выявить и устранить причины нарушения сроков исполнения ЭДО;
  
  
• Нарушение работоспособности средств криптографической защиты информации.

Если налоговый орган не может отправить установленные ЭД в течение сроков, определенных настоящим документом, то он совместно со оператором ЭДО в течение суток (без учета выходных и праздничных дней) выявляет причины и принимает меры к разрешению данной ситуации (п.5.2).

В случае, когда нештатную ситуацию не удается разрешить в нормативные сроки представления ЭД, налоговый орган создает комиссию, в состав которой включает представителей налогоплательщика, оператора ЭДО и налогового органа, а также, при необходимости, представителей разработчиков используемого программного обеспечения (п.5.3).

Результатом деятельности комиссии по рассмотрению последствий нештатной ситуации является акт (п.5.4). В акт включают следующие разделы:

• Время и место проведения проверки;
  
  
• Сведения о составе комиссии;
  
  
• Разногласия, представленные на рассмотрение;
  
  
• Объекты проверки и материалы по заявлению, представленные для проведения проверки;
  
  
• Содержание и результаты проверки с указанием примененных методов;
  
  
• Оценка результатов проверки, выводы по представленным разногласиям, их обоснование и принятые решения;
  
  
• Иные сведения при необходимости.

Акт составляется в простой письменной форме, заверяется собственноручными подписями участников рассмотрения и утверждается руководителем налогового органа.

Мой комментарий: Данный раздел рекомендаций направлен на то, чтобы в оперативном режиме выявлять и устранять недочёты в организации электронного документооборота.
 
Источник: Консультант плюс
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=436469