Трансформация перечней видов документов с указанием сроков их хранения благодаря использованию искусственного интеллекта

Данный пост глобального руководителя направления стратегического управления информацией в компании Iron Mountain, канадского специалиста Роба Гербрандта (Rob Gerbrandt – на фото) был опубликован 20 февраля 2025 года в социальной сети LinkedIn.

Помните, когда Вам в последний раз приходилось иметь дело с перечнем видов документов с указанием сроков их хранения (далее – Перечнем) Вашей организации? Если Вы такой же, как большинство людей, то Вам, вероятно, пришлось всматриваться в бесконечные электронные таблицы, пытаясь расшифровать непонятным образом сформулированные сроки хранения - и задаваясь вопросом, так должен ли конкретный контракт от 2018 года по-прежнему занимать место на вашем сервере.

Но что если бы Ваш Перечень мог «думать сам за себя»?

У традиционного подхода к управлению документами проявляются признаки устаревания. Большинство организаций по-прежнему полагаются на статические Перечни, в которых перечислены типы документов, сроки хранения и инструкции по уничтожению либо передаче на архивное хранение. Эта система работала достаточно хорошо в эпоху бумажных документов, но она становится всё более неадекватной в нашем цифровом мире, где объемы и разнообразие документов стремительно увеличиваются - быстрее, чем с ними могут справиться традиционные системы.

Здесь на сцену выходит искусственный интеллект (ИИ). Искусственный интеллект - это не просто еще одно модное словечко в мире технологий; ИИ уже сейчас трансформирует наши подходы к управлению сроками хранения документов такими способами, которые казались невозможными всего лишь несколько лет назад.

Представьте себе систему, способную автоматически классифицировать входящие документы, обучаясь на том, как Ваша организация использует различные типы документов, - и динамически корректировать сроки хранения документов на основе их фактической деловой ценности и соответствующих рисков. Вместо установления жёстких категорий и фиксированных сроков, Перечни на основе ИИ могли бы адаптироваться к живому, «дышащему» характеру современных деловых документов, одновременно с изменениями нормативно-правового ландшафта, в рамках которых действуют компании.

Мой комментарий: Мне было бы любопытно посмотреть, как организация попыталась бы убедить регуляторов, суд или следствие в том, что ставшее следствием сделанных ИИ динамических «корректировок» преждевременное уничтожение документов или же избыточно длительное их хранение являются законными и обоснованными :) Интересно, счёл бы суд передачу ИИ ответственности за принятие подобных решений смягчающим или отягчающим обстоятельством?

Вот как это могло бы выглядеть на практике:

Боб получает или создаёт новый документ в отделе закупок. Вместо того чтобы требовать от Боба вручную его классифицировать, используются алгоритмы обработки естественного языка, которые мгновенно анализируют содержание, метаданные и контекст документа. ИИ распознает документ как контракт с поставщиком, а также определяет его стратегическую важность на основе таких факторов, как цена контракта, история взаимоотношений с поставщиком и взаимосвязанный обмен информацией.

На этом дело не заканчивается. Система ведёт непрерывный мониторинг того, как используется документ - кто к нему обращается, как часто и в каком контексте. Если контракт становится относящимся к судебному разбирательству или расследованию, то ИИ автоматически продлевает срок его хранения. Если ИИ замечает закономерности, указывающие на то, что документ утратил свою деловую ценность, он может рекомендовать более раннее уничтожение (обеспечивая при этом соблюдение минимальных требований к срокам хранения). Конечно же, ИИ также может выявить присутствующие в документе персональные данные и автоматически скрыть или удалить такую информацию.

Мой комментарий: Удаление персональных данных (ПДн) из документа приводит к созданию его цензурированной копии, которая может быть необходима при исполнении требований к раскрытию информации, однако никоим образом не может заменить оригинальный документ в плане исполнения требований к срокам хранения.

Неумеренное удаление ПДн может привести к тому, что цензурированная копия превращается в никому не нужный информационный мусор (у нас это можно увидеть на примере цензурирования выкладываемых в публичном доступе судебных решений).

Настоящая мощь такого подхода заключается в способности системы учиться и совершенствоваться с течением времени. Она может выявлять закономерности в том, как разные подразделения используют документы, выявлять риски неисполнения законодательно-нормативных требований ещё до того, как они превратятся в проблемы, и даже предсказывать, какие документы, скорее всего, станут важными в будущем.

Мой комментарий: Непрерывное обучение – это, конечно, замечательно. Однако системы на основе машинного обучения не способны мгновенно отреагировать, например, на изменение законодательства или политики организации, им на это потребуется время – а за это время могут быть допущены крайне дорогостоящие ошибки …Кроме того, если система просто обучается, наблюдая и анализируя текущую деятельность организации без контроля со стороны квалифицированных специалистов-людей, она вполне может изучить некорректные и даже незаконные методы работы!

Это уже не научная фантастика. Организации уже внедряют элементы такого подхода, хотя здесь мы всё ещё находимся на ранних стадиях. Главное - начать с чёткого понимания того, что может и чего не может ИИ. Искусственный интеллект не заменяет человеческое суждение в управлении документами; вместо этого он усиливает нашу способность принимать более обоснованные решения о том, что хранить, а что уничтожать.

Преимущества такого подхода выходят за рамки простого повышения эффективности. Управление сроками хранения на основе ИИ способно:

• Снизить риски посредством обеспечения согласованного применения правил установления сроков хранения,
  
  
• Сэкономить на затратах на хранение, выявляя и уничтожая ненужные документы,
  
  
• Улучшить исполнение законодательно-нормативных требований, адаптируясь к меняющемуся законодательству,
  
  
• Высвободить людям время для выполнения более стратегической работы,
  
  
• Повысить доступность информации, одновременно поддерживая её защищённость и безопасность.

Конечно, внедрение ИИ в управление документами сопряжено со своими трудностями и проблемами. Организациям необходимо обеспечить прозрачность, возможность аудита и соответствие законодательно-нормативным требованиям своих ИИ-систем. Им необходимо обучать эти системы на высококачественных данных и регулярно проверять принимаемые ИИ-системами решения. И, возможно, самое главное - им необходимо вовлечь в этот процесс свой персонал служб управления документами, помогая этим специалистам осваивать новые навыки, необходимые для эффективной работы с ИИ-системами.

Будущее управления сроками хранения документов заключается не в полной замене традиционных Перечней, а в том, чтобы сделать Перечни более «умными», гибкими и лучше соответствующими методам работы, используемым на практике современными организациями. Внедряя ИИ, мы можем трансформировать хранение документов из необходимого бремени в стратегическое преимущество.

Перечни пока что не исчезнут, однако они станут намного умнее.

Мой комментарий: Своё мнение по поводу данной заметки высказала в социальной сети LinkedIn известный австралийский специалист в области управления документами д-р Бетани Синклер-Гардини (Bethany Sinclair-Gardini – на фото). Она пишет:

«Слушая уже более 6 лет, как люди рекламируют идею применения ИИ для автоматизации управления сроками хранения документов, я до сих пор пока ещё не увидела ничего действительно полезного, действительно работающего и масштабируемого для различных типов системных сред. Как цифровой архивист по профессии, я бы очень хотела увидеть на рынке такого рода продукт, особенно с учетом количества организаций, которые просто не настраивают свои системы для проведения уничтожения/передачи документов.

Отмечу, однако, что Перечни (указания в отношении сроков хранения документов и порядка их уничтожения/передачи) уже много лет не являются электронными таблицами. Они представляют собой поля метаданных/метки/теги, или же прописываются в системах с использованием атрибутов данных, реализуемых в качестве элемента архитектуры корпоративной безопасности, - поэтому их вполне можно связать с воздействием на деловую деятельность, уровнями критичности и с политикой Вашей компании в области безопасности. Всё это требует хорошего стратегического управления документами, вычищенных наборов данных и определённого рода классификации данных (если только Вы заодно не используете ИИ для классификации своих данных, однако сотрудникам все равно нужно иметь возможность отыскивать нужную им информацию).

Я бы очень хотела увидеть ИИ-инструмент, используемый для применения 3 различных Перечней в более чем 70 системах/приложениях в рамках типичного регионального или муниципального органа исполнительной власти. Именно тогда я буду смогу убедиться, что ИИ наконец-то достиг достаточной зрелости для того, чтобы выполнять тяжелую работу в рамках этого направления деятельности цифрового архивирования.»

Роб Гербрандт (Rob Gerbrandt)

Источник: сайт LinkedIn
https://www.linkedin.com/pulse/reimaging-records-retention-schedules-ai-rob-gerbrandt-cd-pmp-igp-x7sjc/

Классификация документов, созданных искусственным интеллектом

Данная заметка Кэтрин Хоффман (Katherine Hoffman, https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/about/katherine-hoffman/ – на фото) была опубликована 10 июня 2024 года на блоге «The Texas Record» («Документы Техаса»), который ведёт Комиссия по вопросам библиотечного и архивного дела штата Техас (Texas State Library and Archives Commission, TSLAC – это архивно-библиотечная служба штата). Следует иметь в виду, что для доступа к материалам на сайте TSLAC нужно использовать анонимайзер (VPN).

Нельзя отрицать, что сегодня искусственный интеллект (ИИ) у всех на слуху. Но задумывались ли Вы когда-нибудь о том, как классифицировать созданные ИИ документы в рамках Вашего перечня документов с указанием сроков хранения? Независимо от того, насколько активно ли Ваше государственное учреждение или орган использует ИИ, на этот вопрос следует обратить внимание.

Что такое ИИ и для чего моё государственное учреждение его использует?

По мнению Университета штата Иллинойс в Чикаго (University of Illinois Chicago, см. https://meng.uic.edu/news-stories/ai-artificial-intelligence-what-is-the-definition-of-ai-and-how-does-ai-work/ ), «Искусственный интеллект представляет собой направление информатики, целью которого является создание машин, способных выполнять задачи, обычно требующие человеческого интеллекта. Эти задачи включают в себя обучение на основе опыта (машинное обучение), понимание естественного языка, распознавание закономерностей, решение проблем и принятие решений». Итак, ИИ - это широкий термин, охватывающий множество типов компьютерных программ. Общим для этих программ является их способность принимать на входе данные и выдавать на выходе нечто полезное, такое, что обычно требует человеческого мышления. Такими выходными результатами могут быть отчёты, изображения, карты, тексты и многое другое.

ИИ можно использовать многими разными способами для улучшения оказания государственных услуг. Например, поскольку компьютеры могут быстро обрабатывать большие объемы данных, ИИ можно использовать для ускорения процессов и потоков рабочих процессов. ИИ также можно использовать для поиска закономерностей в данных, тем самым помогая государственным служащим принимать обоснованные решения.

Следует ли моему государственному учреждению использовать ИИ, и если да, то каким образом?

Джефф Голдблюм (Jeff Goldblum) в «Парке Юрского периода» говорит: «Ваши ученые были настолько озабочены тем, смогут ли они это сделать, что никогда не задумывались на тем, стоит ли им это делать».

Вопрос сопоставления всех затрат и преимуществ ИИ выходит за рамки настоящей статьи. Стоит, однако, отметить, что государственные учреждения должны подумать о том, как смягчить потенциальные риски, прежде чем использовать программу ИИ для ведения государственной деятельности. В число аспектов, на которые следует обратить внимание, входят потенциальная возможность алгоритмической предвзятости, отсутствие прозрачности, риски для защиты персональных данных и безопасности данных, а также избыточная уверенность в ИИ-инструментах и их результатах. Прежде чем внедрять ИИ-решение, следует подумать о том, есть ли у Вашего регионального или местного правительства соответствующий опыт мудрого использования такого инструмента.

Консультативный совет штата Техас по искусственному интеллекту (Texas AI Advisory Council, https://dir.texas.gov/news/artificial-intelligence-advisory-council-appointed-study-use-ai-state-government ) в настоящее время изучает использование искусственного интеллекта органами государственной и муниципальной власти штата. Совет проанализирует использование ИИ-систем каждым из органов исполнительной власти штата и представит законодательному органу отчет с рекомендациями в отношении соответствующей политики - так что следите за новостями, чтобы не пропустить эти интересные обновления!

Как классифицировать созданные ИИ документы в Вашем Перечне видов документов с указанием сроков хранения?

В общем случае, созданные ИИ документы следует классифицировать (т.е. определять их принадлежность к определённому виду документов и подбирать для них подходящую статью в существующих Перечнях – Н.Х.) точно так же, как документы, созданные человеком. Это утверждение может показаться провокационным и рассчитанным на привлечение внимания, однако подумайте: действительно ли составленный ИИ-системой документ так сильно отличается от того, который вы создали без помощи ИИ?

ИИ - это поддерживающая, вспомогательная технология; и сотрудники-люди в конечном итоге несут всю полноту ответственности за документы, создаваемые от имени государственного учреждения, в котором они работают. Конечный продукт в виде документа следует классифицировать на основе административной цели и той функции, которую документ выполняет для государственного учреждения. Таким образом, созданные с помощью ИИ документы должны классифицироваться так же, как и документы, созданные без помощи ИИ; и они должны храниться в течение того же срока.

Гипотетические примеры

Давайте рассмотрим несколько гипотетических примеров документов, которые могут быть созданы ИИ-инструментами, и на то, как они могут классифицироваться. Ссылки приводятся на Перечни местных органов власти (Local Government Retention Schedules, о них см. https://www.tsl.texas.gov/slrm/localretention ), а для органов исполнительной власти штата и государственных университетов – на Типовой перечень документов с указанием сроков хранения штата Техас (Texas State Records Retention Schedule, https://www.tsl.texas.gov/slrm/rrs ).

Чат-бот службы поддержки клиентов

Сценарий: Посещающие веб-сайт города граждане имеют возможность обмениваться мгновенными сообщениями с чат-ботом, использующим технологии искусственного интеллекта. Чат-бот отвечает на базовые вопросы и направляет пользователей на соответствующие ресурсы на сайте. Например, если человек спрашивает, как сообщить о нарушении городского законодательства, то чат-бот отправляет ему ссылку на страницу, посвящённую обеспечению соблюдения законодательства, и даёт краткое объяснение процесса отправки обращения или жалобы.

Классификация: Общая переписка (GR1000-26b, 1.1.008).

Проект пресс-релиза

Сценарий: Государственный служащий использует инструмент порождающего (генеративного) ИИ для подготовки пресс-релиза о предстоящем мероприятии. Сотрудник вводит в ИИ-инструмент запрос, указывающий основную информацию, которую он хочет включить в пресс релиз. ИИ-инструмент выдаёт проект пресс-релиза, который сотрудник редактирует перед публикацией.

Классификация: Документы по связям с общественностью (GR1000-33, 1.1.019).

Транскрипция выступлений и формирование протоколов на совещаниях персонала

Сценарий: Совещания сотрудников проводятся онлайн с помощью программного обеспечения для видеоконференций. Во время встреч используется ИИ-инструмент для протоколирования. По окончании встречи ИИ-инструмент выдает подробный протокол того, что обсуждалось на встрече. Соответствующий сотрудник просматривает и редактирует этот протокол.

Классификация: Протоколы совещаний персонала (GR1000-32, 1.1.063).

Отчет на основе анализа данных

Сценарий: Сотрудник государственного или муниципального органа использует ИИ-инструмент для поиска закономерностей в больших наборах данных. После анализа закономерностей, выявленных в данных, и сравнения их с другой соответствующей информацией, сотрудник составляет отчет о результатах.

Классификация: Отчеты и исследования, не имеющие отношения к налогообложению (GR1000-41, 1.1.067).

Дополнительная информация:

• Варианты использования ИИ органами федерального правительства США (U.S. Federal Government AI Use Cases): https://ai.gov/ai-use-cases/
  
  
• Реестр вариантов использования ИИ, поддерживаемый Национальными Архивами США (NARA): https://www.archives.gov/data/ai-inventory

Кэтрин Хоффман (Katherine Hoffman)

Источник: сайт TSLAC
https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/2024/06/classifying-ai-generated-records/

Банк России утвердил «Условия по защите информации для участников платформы цифрового рубля»

Банк России своим нормативным актом утвердил «Условия по защите информации для участников платформы цифрового рубля», которые будут применяться с 1 января 2025 года. Они являются неотъемлемой частью договора счета цифрового рубля между оператором платформы цифрового рубля и участником платформы, который является кредитной организацией (далее - Клиент).

Банк России проверяет готовность выполнения Клиентом требований на основании полученного от Клиента акта о готовности выполнения требований к обеспечению защиты информации для участников платформы цифрового рубля и документов (п.3).

Акт предоставляется Клиентом в подразделение Банка России, обслуживающее его корреспондентский счет, в электронном виде посредством личного кабинета (п.4).

К акту прилагаются (п.5):

• Документы, подтверждающие полномочия заместителя руководителя Клиента на утверждение акта;
  
  
• Распорядительный документ о создании комиссии для проверки готовности выполнения требований;
  
  
• Документы, подтверждающие готовность выполнения Клиентом требований.

Среди требований к обеспечению защиты информации включены требования к обеспечению сохранности электронных сообщений:

• Во внутренних документах клиентом должны быть определен порядок подготовки, обработки, передачи и хранения сообщений в электронном виде, связанных с осуществлением операций с цифровыми рублями (далее - электронные сообщения) и защищаемой информации, предусмотренной нормативным актом Банка России, устанавливающим требования к обеспечению защиты информации для участников платформы цифрового рубля (участник платформы), с использованием объектов информационной инфраструктуры;
  
  
• Клиентом должно быть обеспечено хранение электронных сообщений, подписываемых электронной подписью и признаваемых в соответствии со статьей 6 Федерального закона от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи» электронными документами, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью, и средств, обеспечивающих проверку электронной подписи, не менее пяти лет с даты подписания электронных сообщений в соответствии со сроками хранения документов из перечня документов, предусмотренного частью 1.1 статьи 23 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Мой комментарий: Здесь имеется в виду «Перечень документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков их хранения», утверждённый Положениеями Росархива № 1 и Банка России № 801-П от 12 июля 2022 года. Радует, что наконец-то надёжное хранение электронных документов отнесено к обеспечению информационной безопасности организации.

Источник: Консультант Плюс
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=476087

Ответ на вопрос коллеги: Сроки хранения проектной и рабочей документации

Вопрос: Наша организация является подрядчиком по строительству подстанций и линейных объектов. Поясните, пожалуйста, верно ли, что при разработке проектной (ПД) и рабочей (РД) документации, мы являемся её разработчикам и храним ее у себя до ликвидации организации? Если мы прибегаем к услугам сторонних организаций для разработки части или полного объема ПД и РД, то каков наш статус по отношению к этим документам и сколько мы их храним? В каком случае мы имеем статус исполнителя по отношению к РД и ПД?
 
Ответ: Определяя сроки хранения документов, следует в первую очередь исходить из требований законодательства в отношении Вашей организации, из Ваших договорных обязательств и из собственных потребностей Вашей организации в документах – и лишь потом смотреть в Перечни (мне известен целый ряд печальных историй, связанных с бездумным следованием указаниям Перечней).

Вашу организацию никто не накажет за несоблюдение положений перечней – наказания последуют за нарушение требований применимого законодательства и положений договоров; также организация может наказать сама себя, если преждевременно уничтожит документы и в итоге лишится возможности отстаивать свою позицию в суде или потеряет своё ноу-хау.

Исходя из Ваших собственных правовых и деловых интересов, Вам следует хранить документы:

• Пока не истекли сроки хранения, прямо установленные законодательством и договорами с контрагентами,
  
  
• Пока эти документы могут (с учётом оценки риска) потребоваться для разрешения возможных претензий, судебных споров и при расследованиях (самый минимум, с моей точки зрения – в течение соответствующих сроков исковой давности, отсчитываемых, в зависимости от важности объекта, от момента завершения контракта или даже от момента ликвидации соответствующего построенного объекта),
  
  
• Пока Ваша организация собирается защищать свои права интеллектуальной собственности, связанные с этими документами,
  
  
• Пока эти документы нужны для Вашей внутренней деловой деятельности (включая использование документов в качестве отправной точки в новых проектах, или в качестве носителей ценных научно-технических идей).

Сроки хранения необходимо согласовать с заинтересованными структурными подразделениями и с юристами.

В случае сомнений, следует сопоставить потенциальную пользу от более длительного хранения с затратами на такое хранение (а также со связанными с ним рисками – скажем, рисками выявления недостатков в прошлой деятельности организации).

Исходя из сказанного, документацию по важным объектам лучше хранить постоянно, а вот документы по малозначительным объектам и второстепенные документы по итогам экспертизы ценности, пожалуй, можно хранить не так долго.

Если в разработке документации принимают участие другие организации, то Ваши права и обязанности зависят от договорных обязательств – обычно оговаривается, кто является ответственным исполнителем, кто обладает правами интеллектуальной собственности – и может также быть определено, кто обязан хранить и поддерживать документацию. Вне зависимости от всего этого, Вашей организации лучше хранить всю документацию (или хотя бы контролировать её хранение), за которую она прямо или косвенно несёт ответственность, а также все документы, представляющие ценность для Вашей дальнейшей деловой деятельности.

В перечне типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций для данной документами установлены следующие сроки хранения.

Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Росархива от 28.12.2021 № 142

Информация к размышлению. В августе 2009 года на Саяно-Шушенской ГЭС произошла одна из самых серьёзных техногенных катастроф в истории России. После аварии изучались не только документация на самой станции. Были изъяты и комплекты документов из организаций, которые разрабатывали и производили эти турбины.

Так, в Акте технического расследования причин аварии на Саяно-Шушенской ГЭС от 17 августа 2009 года были приведены данные об утвержденной проектной документации.

Насколько я знаю, были повторно проведены расчёты по установленным на станции турбинам, которые показали, что проектировщики турбин выполнили расчёты правильно.

Из этого примера видно, что разработчик кровно заинтересован в сохранении тех документов, которые он разработал, - фактически до тех пор, пока объект или система продолжают эксплуатироваться. В случае возникновении тех или иных чрезвычайных ситуаций, как правило, изучается всё, что связано с объектом, включая документацию - и только на основании сохранённых документов можно разобраться, по чьей вине произошло ЧП, как его лучше устранять, и что нужно сделать, чтобы предотвратить подобные ситуации в будущем.

Разработка Перечней с указанием сроков хранения: Итоги 2022 года

На расширенном заседании 16 февраля 2023 года Коллегии Росархива руководитель Росархива Андрей Николаевич Артизов в своем докладе о деятельности российской архивной отрасли в 2022 году и о перспективах её развития подвёл итоги работы по разработке перечней с указанием сроков хранения.

Он отметил, что в 2022 году «была завершена работа по обновлению перечней типовых архивных документов с указанием сроков хранения, составляющих нормативную правовую основу для комплектования Архивного фонда Российской Федерации на современном этапе». Совместным Положением Федерального архивного агентства и Центрального банка Российской Федерации от 12.07.2022 №1/801-П был утвержден «Перечень документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков их хранения».

Он также сообщил, что в рамках исполнения поручения Правительства Российской Федерации от 26.03.2020 №ДЧ-П44-2409 по разработке (переработке) и утверждению перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов исполнительной власти, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций с указанием сроков хранения, Центральной экспертно-проверочной комиссией при Федеральном архивном агентстве согласованы ведомственные перечни 20 федеральных органов государственной власти (Минфин России, МВД России, Минтранс России, МЧС России, Росгвардия, Росфинмониторинг, ФССП России, ФТС России, Росстат, ГФС России, ФНС России, ФСО России, Управление делами Президента Российской Федерации, ФСИН России, ФАС России, Росаккредитация, Росприроднадзор, Казначейство России, Росархив, Федеральная пробирная палата), еще по 58 органам согласованы структуры (схемы построения и звенности).

На сайте Росархива создан специальный раздел «Перечни документов» ( https://archives.gov.ru/perechni-dokumentov.shtml ), в котором представлены как перечни типовых архивных документов с указанием сроков хранения, так и уже утвержденные ведомственные перечни.

Мой комментарий: Это очень хорошая инициатива, особенно в отношении ведомственных перечней. Их всегда было сложно отыскать даже в справочно-правовых системах.

Слайд из презентации к докладу А.Н.Артизова на Коллегии Росархива в феврале 2023 года

В рамках взаимодействия с федеральными органами государственной власти Росархивом также согласованы перечни документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов - для Минобрнауки России, ФССП России, Рособрнадзора, Ространснадзора.

Мой комментарий: К сожалению, в справочно-правовых системах этих перечней мне найти не удалось, а ведь интересно было бы посмотреть, какие документы ведомства  включили в разряд электронных.

Источник: сайт Федерального архивного агентства
http://archives.gov.ru/press/16-02-2023-kollegiya.shtml

Минфин дал разъяснения по поводу сроков хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества

Департамент налоговой политики и департамент регулирования бухгалтерского учета, финансовой отчетности и аудиторской деятельности Министерства финансов отметили, что согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса РФ (НК РФ) налогоплательщики обязаны в течение пяти лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов, если иное не предусмотрено НК РФ.

Документы, образующиеся в деятельности организации, в том числе первичные учетные документы, могут храниться не только на бумажных носителях, но и в виде электронных документов.

Так, в соответствии с подпунктом 3 пункта 2 статьи 253 НК РФ для целей налогообложения прибыли организаций в состав расходов, связанных с производством и реализацией, включаются, в том числе, суммы начисленной амортизации. При этом сумма амортизации определяется налогоплательщиками ежемесячно в порядке, установленном главой 25 НК РФ, исходя из первоначальной стоимости амортизируемого имущества и срока его полезного использования.

Поэтому ведомство считает, что срок хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, должен исчисляться с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете.

Для справки: Начисление амортизации прекращается с 1-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором имущество:

• Списано с учета (при продаже, ликвидации и т. д.);
  
  
• Полностью самортизировано;
  
  
• Временно выбыло из состава амортизируемого имущества.

Мой комментарий: Логика Минфина проста и понятна: срок хранения начинает отсчитываться с того момента, когда первичный учетный документ перестаёт использоваться для исчисления амортизации. Учитывая, что некоторые основные средства могут использоваться организациями десятилетиями, то и срок хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества может растянуться на десятилетия, а то и столетия, - а потом нужно подождать ещё пять лет, и их можно уничтожать :)

А теперь взглянем, что о сроках хранения первичных учетных документов говорит Перечень типовых управленческих архивных документов.

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 г. №236

277. Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка) - 5 лет При условии проведения проверки; при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу

323. Документы (протоколы, акты, справки, расчеты, ведомости, заключения) о переоценке, определении амортизации, списании основных средств и нематериальных активов - 5 лет
После выбытия основных средств и нематериальных активов
Акты списания федерального недвижимого имущества – Постоянно

Мой комментарий: Это наглядный- и, к сожалению, достаточно типичный - пример ситуации, когда сроки хранения в Перечне установлены не совсем корректно. По-хорошему, в Перечне должно быть разъяснено, что первичные документы могут иметь более длительные сроки хранения, чем пять календарных лет.

Источник: Гарант
https://www.garant.ru/products/ipo/prime/doc/407243424/?ysclid=lk5fugwbh8715672516

Судебная практика: Банк уничтожил первичные учетные документы в строгом соответствии с установленными сроками их хранения

Изучая правоприменительную практику, я регулярно отслеживаю дела, в которых суды и участники судебного спора ссылались при рассмотрении спора на Перечни с указанием сроков хранения.

Люберецкий городской суд Московской области рассмотрел в июле 2020 года дело №2-6089/2019 (УИД 50RS0026-01-2019-009132-96), в котором речь шла, в том числе, о сроках хранения приходно-расходных кассовых ордеров.

Суть спора

Гражданином был заключен договор банковского вклада. Сумма вклада составила 100 тысяч рублей, срок вклада - 3 месяца. В соответствии с условиями договора банк обязался начислять по вкладу доход в виде процентов. В этот же день истцом был открыт счет, на который он в тот же день внес сумму в размере 100 тысяч рублей на срок 3 месяца, с процентной ставкой 2,50% годовых. В судебном решении дата открытия счёта не указана, однако ясно, что события происходили более 10 лет тому наазаад.

В январе 2019 года истец обратился в АО «Райффайзенбанк» с целью снятия денежных средств, однако ему было отказано в связи с тем, что счёт закрыт.

Истец заявил, что он заявления о закрытии счёта не подавал, денежные средства не снимал, и обратился в банк с претензией. На претензию ему ответили, что банк не может провести расследование в связи с истечением срока хранения расходно-кассовых ордеров.

В судебном иске истец отметил, что до настоящего времени сумма вклада ему не возвращена, и что он считает, что действиями ответчика ему, как потребителю банковской услуги, причинен ущерб. В связи с этим гражданин просил суд взыскать с ответчика в свою пользу денежные средства по договору банковского вклада и начисленные проценты, штраф в размере 50% от суммы присужденной судом, компенсацию морального вреда в размере 50 тысяч рублей.

Истцом также оспаривалось совершение операции по банковскому счету, поскольку по его запросу банком не были предоставлены приходные кассовые ордера по совершению оспариваемых операций с денежными средствами.

Позиция Банка

С момента совершения операций до момента подачи искового заявления прошло более 10 лет, в связи с чем документы по открытию счета и расходно-кассовые ордера не сохранились.

У гражданина был открыт депозит в рублях по счету, денежные средства были переведены на текущий счет истца, что подтверждается представленной выпиской по счету. Из представленной выписки по счету следует, что истец неоднократно совершал операции по частичному снятию денежных средств.

Позиция Люберецкого городского суда Московской области

Судом было установлено, что истец после закрытия счета, т.е. с 2007 года, с заявлением о предоставлении выписок, приходных кассовых ордеров не обращался. Выписка по счетам была запрошена и предоставлена банком только в январе 2019 года. При этом судом было учтено, что истец, действуя добросовестно и разумно, при закрытии вклада не позднее 2007 года, должен был обнаружить недостаточность денежных средств на вкладе. Вместо этого, он закрыл счета, получив полный остаток по вкладу. Из пояснений истца следует, что ранее 2019 года он с требованиями о предоставлении расходных ордеров не обращался.

Согласно приказу Минкультуры России от 25.08.2010 №558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» срок хранения приходных кассовых ордеров составляет 5 (пять) лет.

Следовательно, на день подачи иска в суд срок хранения приходных кассовых ордеров, истек.

Суд отметил, что согласно п. 1 ст. 7 Федерального закона «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма» организации, осуществляющие операции с денежными средствами или иным имуществом, обязаны до приема на обслуживание идентифицировать клиента, представителя клиента и/или выгодоприобретателя.

Процесс снятия денежных средств обязательно сопровождается удостоверением личности клиента, обратившегося за совершением денежной операции, по представленному паспорту или иному документу, удостоверяющему личность. Проверка личности осуществляется на нескольких стадиях и в случае верности всех данных уполномоченный сотрудник проставляет свою подпись в соответствующей графе ордера и далее заполненный ордер выдается клиенту для получения денежных средств в кассе, где также кассир сверяет данные и проверяет паспорт клиента. В случае несоответствия документов, банковская операция не была бы совершена.

Доказательств нарушения порядка совершения операций по вкладу и процедуры идентификации клиента, суду стороной истца не представлено.

По мнению суда, оснований для удовлетворения требований истца у суда не имеется, поскольку истец длительное время не обращался к ответчику с заявлением об оспаривании операций, достоверных и относимых доказательств, опровергающих снятие денежных средств в указанной сумме заявителем, стороной истца не представлено и материалы дела не содержат.

Факт присвоения банком денежных средств истца в сумме заявленных требований не нашел своего подтверждения в ходе судебного разбирательства и опровергается представленными ответчиком документами – архивными выписками.

Кроме того, судом было принято во внимание злоупотребление правом со стороны истца, поскольку после закрытия счетов, он совершенные операции не оспаривал, в банк за получением выписок по счету обратился только через десять лет, доказательств невозможности обратиться до указанного времени им не было представлено.

Суд оставил без удовлетворения исковые требования гражданина к АО «Райффайзенбанк» о взыскании денежных средств, процентов по договору вклада, штрафа, компенсации морального вреда.

Позиция Судебной коллегии по гражданским делам Московского областного суда

Обращаясь с заявлением о пересмотре судебного решения по вновь открывшимся обстоятельствам, гражданин ссылался на то, что суд при рассмотрении дела не учёл существенные для его правильного разрешения обстоятельства, а именно то, что срок хранения банковских документов составляет более 5 лет, а не 15 лет (судя по всему, здесь имело место какое-то недопонимание – Н.Х.), как указывал в судебном заседании представитель ответчика, после чего создаются резервные копии с периодами хранения. Утверждение сотрудников банка о том, что согласно акту Министерства культуры, банковские расходно-кассовые ордера на выплату частичных денежных средств уничтожаются через 15 лет, является обманом. Министерство культуры не является государственным органом, уполномоченным регламентировать банковские операции, в том числе создание актов об уничтожении.

Мой комментарий: Изложение позиции гражданина наглядно демонстрирует, что со сроками хранения он не до конца разобрался, равно как и с ролью Министерства культуры в утверждении Перечня. Однако истец, в принципе, был прав в том, что установление сроков хранения банковских документов не входит в компетенцию Министерства культуры. Более того, базовые сроки хранения таких документов установлены законодательством.

Для справки:  Вот какие сроки хранения упомянуты в Перечнях

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558

362. Первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка и др.) - 5 л. При условии проведения проверки (ревизии)

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236

277. Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка) - 5 лет при условии проведения проверки; при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу

Перечень документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков их хранения, утв. положением Росархива №1, Банка России № 801-П от 12.07.2022

59. Документы (заявления, ордера сберегательных книжек, извещения) по счетам вкладчиков - 5 лет после прекращения обязательств по договору

172. Кассовые документы (приходные и расходные кассовые ордера, приходно-расходные кассовые ордера, денежные чеки, объявления на взнос наличными, препроводительные ведомости к сумкам), валютные кассовые ордера, ордера по передаче ценностей с приложениями и другие документы, оформляемые при осуществлении кассовых операций (отчетные справки, справки о кассовых оборотах, справки о принятых сумках и порожних сумках, заявления на размен наличных денег) - 5 лет

Судебная коллегия в ноябре 2020 года отметила, что заявитель фактически указывает на несогласие с принятым решением, его требование направлено на переоценку исследованных судом доказательств, оспаривание вступившего в законную силу судебного постановления, что является недопустимым.

Судебная коллегия оставила без изменения определение Люберецкого городского суда, а частную жалобу гражданина – без удовлетворения.

Первый кассационный суд общей юрисдикции в августе 2021 года (дело №88-14307/2021) оставил без изменения определение Люберецкого городского суда Московской области и апелляционное определение судебной коллегии по гражданским делам Московского областного суда, а кассационную жалобу гражданина - без удовлетворения.

Мой комментарий: Суды всех инстанций вполне удовлетворились представленными банком выписками по счету, а первичные документы - приходные кассовые ордера, на которых должна была присутствовать подпись самого гражданина - банк представить не смог, но они были им уничтожены в соответствии со сроками хранения, которые были установлены законодательством и отражены в «Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» 2010 года.

Источник: Сайт Люберецкого городского суда Московской области/ сайт Московского областного суда/ сайт Первого кассационного суда общей юрисдикции
https://luberetzy--mo.sudrf.ru/modules.php?name=sud_delo&srv_num=1&name_op=doc&number=105240165&delo_id=1540005&new=&text_number=1
https://oblsud--mo.sudrf.ru/modules.php?name=sud_delo&srv_num=1&name_op=doc&number=6705061&delo_id=5&new=5&text_number=1
https://1kas.sudrf.ru/modules.php?name=sud_delo&srv_num=1&name_op=doc&number=11799303&delo_id=2800001&new=2800001&text_number=1

Штат Виктория, Австралия: Опубликовано новое онлайн-руководство по ответственному управлению документами, содержащими персональные данные

Я регулярно рассказываю об уникальном опыте Управления государственных документов австралийского штата Виктория (Public Record Office Victoria, PROV) по разработке нормативно-методической базы в сфере управления документами для государственных органов штата. Данный пост подготовлен на основе новостной рассылки PROV и материалов, размещённых на веб-сайте Управления 13 декабря 2022 года.

Ответственное управление персональными данными

Персональная информация подвергается риску в тех случаях, когда органы исполнительной власти штата не имеют эффективной программы уничтожения и продолжают хранить государственные документы штата дольше установленного законодательством минимального срока хранения.

Управление государственных документов штата Виктория (Public Record Office Victoria, PROV) недавно опубликовало руководство ( https://prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/a-z-topics/privacy-and-recordkeeping-obligations ) по обязанностям в отношении защиты неприкосновенности частной жизни и управления документами, а также новый типовой перечень видов документов с указанием сроков хранения и действий по их истечении (Records Disposal Authority, RDA) PROS 22/07 для документов, выполняющих функцию установления личности (Records of the Identity Verification Function, https://prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/document-library/pros-2207-identity-verification-function ), чтобы помочь государственным органам штата обеспечивать ответственное и законное управление персональными данными.

К государственным документам штата относятся любые документы, созданные или полученные государственным служащим в ходе исполнения им своих обязанностей; и они могут быть представлены в любом формате, включая текстовые материалы, базы данных, записи в базах данных, электронные письма, сообщения, изображения и аудиовидеозаписи. Государственные органы и учреждения должны собирать и хранить персональные данные только тогда, когда это необходимо для выполнения ими их функций или осуществления деятельности.
 
Уничтожение государственных документов штата должно осуществляться в соответствии со стандартами, включая перечни RDA, изданными Хранителем государственных документов штата (Keeper of Public Records – должность руководителя архивно-документационной службы штата PROV – Н.Х.). Государственным органам и учреждениям штата рекомендуется уничтожать документы, представленные для подтверждения личности, как только исчезает в них потребность, с тем, чтобы снизить риск утечки персональных данных.

Источник: сайт PROV
https://prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/a-z-topics/privacy-and-recordkeeping-obligations
https://prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/document-library/pros-2207-identity-verification-function

Установление сроков хранения документов

Данная заметка архивиста и консультанта Марго Ноут (Margot Note – на фото) была опубликована 12 декабря 2022 года на сайте компании Lucidea.

Принятие решений об уничтожении документов либо их передаче на постоянное архивное хранение кажется непосильной задачей. Здесь помогает проведение обследования документов.

К счастью, большинство документов попадает в значимые категории, которые одинаковы для разных организаций.

Перечни видов документов с указанием сроков хранения и действий по их истечении содержат рекомендации по установлению сроков хранения и по выделению на уничтожение для многих видов документов. Перечни обычно включают список видов документов с рекомендацией о том, в течение какого срока хранить документ каждого вида, прежде чем он будет уничтожен либо передан в архив. Конечно же, хотя многие типовые перечни и полезны, однако содержащиеся в них рекомендации носят общий характер и не могут удовлетворить все потребности организации.

Жизненный цикл документов

Ввиду этого, помимо использования опубликованных перечней, организациям следует провести экспертизу ценности своих документов и определять сроки хранения на основе жизненного цикла документов. Жизненный цикл документа состоит из трёх этапов: активное использование, полуактивное использование и уничтожение/передача на архивное хранение.

Активно используемые документы – это те материалы, которые используются в настоящее время и к которым часто обращаются. Полуактивными считаются документы, которые в настоящее время не используются, но к которым время от времени всё же обращаются. Активные и полуактивные документы сохраняются до тех пор, пока они остаются полезными для организации, будь то шесть месяцев или десять лет. Их также может потребоваться хранить в течение определённых сроков во исполнение нормативно-правовых требований.

Документы полуактивного использования можно храниться в каком-либо ином месте, с тем, чтобы системы могли работать более эффективно. Однако очень немногие документы (если таковые вообще имеются) реально продолжают активно или полуактивно использоваться спустя десятилетие.

Документы, которые больше не используются, находятся на заключительном этапе своего жизненного цикла: этапе уничтожения/передачи. Документы в этой категории редко нужны для справочных, юридических, финансовых или административных целей. Большинство документов на этом этапе уничтожается, однако некоторые документы имеют непреходящую ценность и передаются в архивы.

Постоянное хранение материалов

Решение о том, какие именно документы имеют непреходящую ценность, является субъективным. Типовые перечни распространенных видов документов, подлежащих длительному и постоянному хранению, хотя и полезны для принятия решений, никогда не являются окончательным авторитетом при установлении постоянной ценности документов. Документы, которые отражают цели, виды деятельности и ценности организации, являются архивными и должны быть сохранены. Однако лишь весьма небольшая часть документов организации имеет непреходящую ценность. Документы непреходящей ценности дают ответ на следующие ключевые вопросы:

• Почему и как была создана организация?
  
  
• Каковы были приоритеты организации?
  
  
• Как и почему нацеленность деятельности организации менялась с течением времени?
  
  
• Кто обеспечивал стратегическое руководство и лидерство в организации?
  
  
• Какую роль организация играла в обществе?
  
  
• Какое влияние оказала организация?

Важно избежать сохранения одних только документов о главных событиях и достижениях организации, таких, как награды и памятные доски (строго говоря, это скорее материалы музейного характера – Н.Х.). Эти сувениры имеют эмоциональную ценность и должны сохраняться в архивах; они полезны в публикациях, на выставках и маркетинговых усилиях, потому что иллюстрируют историю организации. Однако основная ценность архивов организации заключается в документах, отражающих её цели, решения, программы и политики.

Оцифровка для удобства доступа

Оцифровка является для организаций мощный инструментом, позволяющим улучшить доступ к своим полуактивным и историческим документам. Оцифрованные записи занимают мало места и ими легко обмениваться. Однако реализация и поддержка проектов по оцифровке обходится дорого, и к ним следует приступать только после проведения исследований и планирования.

Бумажные записи можно положить в хранилище и затем извлекать для использования по мере необходимости. Так они могут пролежать многие десятилетия (ключевым здесь является то, что не требуется предпринимать никаких регулярных активных действий, требующих затрат времени и средств – достаточно обеспечить подходящий микроклимат в хранилище – Н.Х.).

По контрасту, электронные документы требуют от организации постоянных усилий для предотвращения их устаревания, порчи или утраты. В связи с этим проект ретроспективной оцифровки не должен предусматривать сканирование всех подряд старых дел организации; сканироваться должны лишь те, что по-прежнему сохраняют непреходящую ценность.

Предположим, что организация решила оцифровать свои старые документы. В этом случае она может по-прежнему может рассмотреть вопрос о депозитарном хранении оригинальных бумажных документов вместе с их электронными версиями - либо в собственном архиве, либо во внешнем хранилище.

Марго Ноут (Margot Note)

Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/identifying-records-for-retention/

Утверждена типовая номенклатура дел нотариуса

Приказом Минюста России от 14 декабря 2022 года №393 утверждена «Типовая номенклатура дел нотариуса», которая также была утверждена решением Правления Федеральной нотариальной палаты от 28 ноября 2022 года №21/22). Она начинает применяться с 11 января 2023 года.
 
Типовая номенклатура дел нотариуса определяет состав и сроки хранения нотариальных документов, и представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, образующихся в процессе деятельности нотариуса (п.1).

Она также «определяет порядок идентификации, индексации и сроки хранения дел, содержащих нотариальные документы, и является нормативным документом для составления номенклатуры дел нотариуса» и предназначена для определения сроков хранения дел и отбора их для передачи на хранение в нотариальный архив или для уничтожения.

Установленные сроки хранения применяются к нотариальным документам, изготовленным(п.3):

• на бумажном носителе,
  
  
• в электронной форме,а также
  
  
• к образам нотариальных документов, хранящимся в единой информационной системе нотариата

Типовая номенклатура дел нотариуса включает дела, связанные с совершением нотариальных действий (п.4). Всего в номенклатуре упомянут 31 вид дел, которым установлены следующие сроки хранения:

• постоянно – 2;
• 75 лет – 8;
• 25 лет – 2;
• 10 лет – 4;
• 5 лет - 13;
• 3 года – 2.

Мой комментарии: Большая часть нотариальных документов формируется в досье и половила таких досье имеет длительный срок хранения.  

Отмечу, что в данную типовую номенклатуру не включены иные документы, образующиеся в процессе деятельности нотариуса (бухгалтерские, налоговые, кадровые и т.д.) – соответственно, каждому нотариусу при составлении своей номенклатуры дел в отношении подобных документов придется использовать другой перечень – а именно, «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения», утверждённый приказом Росархива от 20 декабря 2019 № 236.

Источник: Консультант Плюс
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=434402

Влияние законов о защите персональных данных на Ваш перечень видов документов с указанием сроков их хранения, часть 2

(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2022/11/1_0903998872.html )

Приведение перечня в соответствие с законодательством о защите персональных данных

Понимая теперь, что законы и требования в различных юрисдикциях сближаются, Ваша организация может предпринять следующие действия, направленные на то, чтобы обеспечить соответствие Вашего перечня законам о защите персональных данных.

• Обновите свой перечень: Ваш перечень должен отражать особенности деловой деятельности Вашей организации. Это означает, что он должен включать виды документов, которые создаются и сохраняются Вашей организацией, с учётом тех юрисдикций, в которых Вы ведёте деловую деятельность. Кроме того, перечень должен применяться ко всем документам, вне зависимо от вида носителя (т.е. к бумажным и электронным документам).
  
  
• Сроки хранения и сроки уничтожения/передачи: период времени, установленный как срок хранения, также следует рассматривать как срок, по истечении которого проводится уничтожение/передача документов. Срок хранения - это не минимальное время хранения, а время, в течение которого документ хранится, а затем уничтожается/передаётся (такое отношение к срокам хранения характерно для государственных органов в США. В российской традиции – это именно минимальное время хранения, а уничтожение является не обязанностью, а правом организации – Н.Х.).
  
  
• Выделение категорий (видов) документов, содержащих персональные данные. Знание того, какие категории документов содержат персональные данные, поможет организациям определить риски и те цели, в которых сохраняются персональные данные. Организации должны уделять особое внимание данным о потребителях и нефинансовым данным о сотрудниках.
  
  
• Ограничьте сроки хранения персональных данных. Организации должны понять и сформулировать цели (т.е. цели обработки ПДн – Н.Х.), в которых собирается и хранится персональная информация. Такой целью может быть исполнение положений закона или нормативного акта о хранении документов, законную деловая цель или обработку данных на основании согласия физического лица. Как только это будет понято, организациям следует ограничить срок хранения этих документов моментом достижения целей обработки.
  
  
• Выявите и скорректируйте необоснованные сроки хранения персональных данных. Необоснованные сроки хранения могут включать чрезмерно длительные периоды хранения, которые не основаны на законе или же на предоставлении потребителя продукта/услуги. Они также могут включать использование субъективных или трудно определяемых на практике событий-триггеров (от которых начинается отсчёт сроков хранения – Н.Х.), или же сроков хранения, которые являются теоретически правильными, однако нереализуемыми на практике. Организации должны быть в состоянии объяснить причину установления конкретного срока хранения, особенно если соответствующие документы включают персональную информацию или данные.
  
  
• Добавьте в перечень виды документов, относящиеся к защите персональных данных: Пользователи перечня должны иметь возможность найти в нём правила хранения и уничтожения/передачи, применимые к уведомлениям об утечках, согласиям потребителей, запросам субъектов персональных данных и ответам на них, политикам и процедурам обеспечения неприкосновенности частной жизни, а также к видео- и аудиозаписям.

Выводы

В то время, как область охвата законов о защите персональных данных расширяется, а штрафы являются вполне реальными, - действительность такова, что законы о защите персональных данных просто укрепляют основы для создания перечней. Перечни идентифицируют виды создаваемых организацией документов и устанавливают правила хранения и уничтожения/передачи этой информации.

Ни одна организация не должна хранить информацию, которая не имеет сколько-нибудь существенной ценности. Избыточно длительное хранение приводит к более высоким затратам на хранение и судебным издержкам, а также к невозможности найти полезную информацию. Законы о защите персональных данных являются дополнительным стимулом для своевременного уничтожения/передачи информации, в интересах достижения и поддержки основных целей хорошего управления документами и информацией.

Понимая, что именно обычно рассматривается как персональные данные, а также правовые ограничения, связанные с хранением персональных данных, необходимость отвечать на запросы субъектов персональных данных, и области высокого риска штрафов или судебных разбирательств, - организации могут принимать эффективные меры по совершенствованию своих перечней, в полном соответствии с законами о защите данных.

Результатом этого может стать подготовка обновлённого перечня, с тем, чтобы обеспечить отражение в нём фактических документов организации; его применимость в отношении документов на носителях любых типов; выполнение им функций политики хранения и уничтожения/передачи информации; идентификацию документов, содержащих персональные данные и ограничение сроков хранения таких документов; и включение в него видов документов, относящихся к деятельности по исполнению законодательно-нормативных требований по защите персональных данных.

В заключение отметим, что воздействие законов о защите персональных данных проявляется не столько в усложнении перечня, сколько в поддержке и подкреплении перечня и его основной цели.

Литература

1. General Data Protection Regulation. 2016. 2016/679 (EU, April 27). https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32016R0679

2. DLA Piper. Data Protection Laws of the World. Accessed March 13, 2022. https://www.dlapiperdataprotection.com/

3. Personal Information Protection and Electronic Documents Act (PIPEDA). 2000. S.C. 2000, c. 5 (Senate and House of Commons of Canada, April 13).

4. Consumer Protection Privacy Act. 2020. Bill C-11, Sec. 53n (Canada House of Commons, December 2).

5. California Privacy Rights Act (CPRA). 2023. Cal. Civ. Code § 1798.105 (State of California, Effective January 1, 2023).

6. Colorado Privacy Act. 2023. Colo. Rev. Stat. § 6-1-1308 (State of Colorado, Effective July 2023).

7. Virginia Consumer Data Protection Act. 2023. § 59.1-577 (State of Virginia, Effective January 1, 2023).

8. General Data Protection Regulation. 2016. 2016/679, Art. 4 (EU, April 27).

9. Id., Art. 5(e).

10. California Privacy Rights Act (CPRA). 2023. Cal. Civ. Code § 1798.105 (State of California, Effective January 1, 2023).

11. Brazilian General Data Protection Law (LGPD). 2018. Law No. 13.709, Article 19 (Brazil, August 14).

12. GDPR Enforcement Tracker. Accessed March 3, 2022. https://www.enforcementtracker.com

Том Кори (Tom Corey)

Источник: ARMA Magazine / сайт IGGuru.net
https://magazine.arma.org/2022/04/the-impact-of-data-protection-laws-on-your-records-retention-schedule/
https://igguru.net/2022/10/24/the-article-the-impact-of-data-protection-laws-on-your-records-retention-schedule-gets-award-at-arma-infocon-2022/

Влияние законов о защите персональных данных на Ваш перечень видов документов с указанием сроков их хранения, часть 1

Данная статья директора группы стратегического управления информацией компании HBR Consulting американца Тома Кори (Tom Corey) - профессионального адвоката, также имеющего профессиональные квалификации «сертифицированный специалист по управлению документами» (Certified Records Manager, CRM) и «сертифицированный специалист по обеспечению конфиденциальности информации» (Certified Information Privacy Professional, CIPP / US), была опубликована 18 апреля 2022 года на сайте журнала ARMA Magazine, издаваемого  Международной ассоциацией специалистов по управлению документами и информацией ARMA International. Эта статья 24 октября 2022 года на конференции ARMA InfoCon 2022 была удостоена награды The Britt Literary Award (на фото).

На фото: Том Кори получает награду за свою статью

Крайне важно, чтобы перечень видов документов с указанием сроков их хранения и действий по их истечении (далее – перечень; в российской традиции ту же роль обычно выполняет номенклатура дел – Н.Х.) Вашей организации соответствовал требованиям к защите персональных данных в тех юрисдикциях, в которых ведёт свою деятельность Ваша организация. Эта задача может показаться неподъёмной, поскольку юрисдикции по всему миру принимают новые законы, нормативные акты и требования; в то время, как организации продолжают расширять спектр юрисдикций, в которых они ведут деловую деятельность. Цель данной статьи - снять опасения и страхи перед внутренними и глобальными законами о защите персональных данных и показать, каким образом эти законы и требования согласуются с существующим задачам Вашего перечня и Вашей политики стратегического управления информацией.

Определение и назначение перечня видов документов с указанием сроков их хранения

Перечень является основополагающим документом для деятельности службы управления документами. Он представляет собой политику, которая идентифицирует виды создаваемых и/или сохраняемых организацией документов. Эти документы обычно упорядочиваются путем группировки их по видам деятельности или по структурным подразделениям, а затем описываются или по отдельности, или после группировки в категорию документов. В перечне затем устанавливает срок хранения этих документов. После того, как установленный срок хранения истёк, документ уничтожается либо передаётся на архивное хранение.

Помимо соблюдения законодательно-нормативных требований в отношении сроков хранения документов, перечень также учитывает потребность организации в сохранении ценной информации и в уничтожении не имеющих существенной ценности документов. Поступая таким образом, организация сохраняет необходимую деловую информацию, одновременно экономя деньги и ресурсы посредством избавления от ненужной информации, дальнейшее хранение которой в противном случае привело бы к увеличению затрат на хранение, миграцию данных и на ведение судебных разбирательств (имеется в виду увеличение затрат в рамках э-раскрытия – существующей в англосаксонских странах практики обязательного раскрытия перед противной стороной всей относящейся к делу информации – Н.Х.).

Введение в законы о защите персональных данных

Законы, нормативные акты и правила защиты персональных данных регулируют сбор, использование, передачу и хранение личной и высокочувствительной информации. Требования по защите персональных данных могут устанавливаться как федеральными, региональными (провинциальными – в США это штаты – Н.Х.), так и местными органами власти. В некоторых случаях законы или требования, выпускаемые регулирующими органами или неправительственными деловыми ассоциациями, адресованы конкретным отраслям экономики.

Страны и организации в рамках Европейского союза (ЕС) обязаны соблюдать требования «Общих правил защиты персональных данных» (General Data Protection Regulation, GDPR – это закон прямого действия – Н.Х.) [1]. Многие страны за пределами Евросоюза создали и внедрили свои собственные законы о защите персональных данных, аналогичные GDPR [2]. Например, закон о защите персональных данных действует в Канаде [3], и в настоящее время рассматривается новый закон о защите персональных данных, устанавливающий даже больше ограничений на хранение и использование персональных данных, чем GDPR [4].

В Соединенных Штатах нет федерального закона о защите персональных данных, который бы защищал всех потребителей. В некоторых секторах, таких как банковское дело, финансовые услуги, здравоохранение и страхование, действуют собственные требования в отношении защиты персональных данных и неприкосновенности частной жизни. Совсем недавно правительства штатов США начали вводить законы о защите персональных данных, соответствующие глобальным требованиям или аналогичные им. В число этих штатов входят Калифорния [5], Колорадо [6] и Вирджинию [7], в то время как в ряде других штатов рассматриваются аналогичные законопроекты.

Понимание перемен

Поначалу может показаться, что во всех этих законах, нормативных актах и правилах невозможно разобраться. Существует много законов о защите данных, и они, судя по всему, изменяются быстрыми темпами. Однако законы и требования сближаются друг с другом в плане подходов и требований, работая в интересах достижения той же конечной цели, что стоит перед перечнем -  сохранять имеющие ценность документы и избавляться от информации, не имеющей вовсе либо имеющей небольшую ценность.

Что касается перечней, то организации могут обратить внимание на четыре конкретные области. Данные области являются довольно близкими и согласованными в разных юрисдикциях и в различных законах. Эти четыре области следующие:

• Определение «персональных данных». Персональные данные обычно определяются как «любая информация, относящаяся к физическому лицу, которое идентифицировано или может быть идентифицировано». [8] Это определение из закона GDPR, и другие страны используют аналогичные широкие определения понятия «персональные данные».
  
  
• Ограниченный срок хранения персональных данных. Одной из целей законов о защите персональных данных является ограничение времени хранения таких данных. Хотя лишь немногие страны дают конкретные рекомендации по срокам хранения, в большинство законов говорится, что персональные данные должны храниться «не дольше, чем это необходимо». [9]
  
  
• Запросы субъектов персональных данных. Физические лица имеют право знать, какую их персональную информацию хранит организация, и они имеют право требовать удаления этих данных, за исключением тех случаев, когда для дальнейшего хранения этой информации имеются законные основания. Запрос субъекта персональных данных - это действие физического лица по реализации данного права, и организация обязана дать ответ на такой запрос [10] [11].
  
  
• Обеспечения исполнения законов: Внимание контролирующих органов в основном было сосредоточено на данных о потребителях и нефинансовых данных о сотрудниках (таких, например, как автобиографии, личные дела, записи видео/аудиозвонков). Типичные ситуации, в которых организации подвергались штрафам или же когда против них подавались судебные иски, были связаны с политиками, которых либо отсутствовали, либо устарели, либо не применялись; с нежелательным маркетингом на основе персональных данных; с ненадлежащим использование камер наблюдения; с отсутствием надлежащего реагирования на запросы субъекта персональных данных; и с неадекватным реагированием на утечки, затрагивающие персональные данные. [12]

(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2022/11/2_044725571.html )

Том Кори (Tom Corey)

Источник: ARMA Magazine / сайт IGGuru.net
https://magazine.arma.org/2022/04/the-impact-of-data-protection-laws-on-your-records-retention-schedule/
https://igguru.net/2022/10/24/the-article-the-impact-of-data-protection-laws-on-your-records-retention-schedule-gets-award-at-arma-infocon-2022/

Проведение уничтожения/передачи документов по истечении сроков их хранения архивно-документационной службой организации

Данная заметка архивиста и консультанта Марго Ноут (Margot Note – на фото) была опубликована 26 сентября 2022 года на сайте компании Lucidea.

Выявление документопотоков в организации даёт архивистам возможность установить сроки хранения и уничтожения материалов.

Помимо этого, архивисты могут установить партнёрские отношения со структурными подразделениями организаций, помогающие сохранить важную документацию и включить эти документы в состав архивов. Создание перечня видов документов с указанием сроков хранения и действий по их истечении, если его ещё нет, должно стать одной из первых задач архивистов после проведения архивной оценки-обследования (об архивной оценке см. выложенные на блоге переводы других постов Марго Ноут, например: http://rusrim.blogspot.com/2022/09/blog-post_30.html – Н.Х.).

Перечень видов документов с указанием сроков хранения

Перечень видов документов с указанием сроков хранения и действий по их истечении (records retention schedule) организует список [видов – Н.Х.] документов по структурным подразделениям, идентифицируя, таким образом, виды документов, их создателей, сроки их хранения и действия, выполняемые по истечении сроков хранение (уничтожение/передача).

Финансовый, юридический и административный отделы и их руководители должны принять участие в составлении перечня. Хотя в соответствующей электронной таблице можно указать базовый (типовой) срок хранения, организации могут пожелать проконсультироваться со специалистом по управлению документами и/или с юрисконсультом, чтобы получить помочь в этой работе, особенно в строго регулируемых отраслях. После утверждения перечень поможет в проведении прямолинейной экспертизы материалов с целью выделения документов длительного и краткосрочного хранения. Большинство документов, на которые распространяется перечень, легко попадают в одну их двух категорий: с конечным по времени жизненным циклом (временного срока хранения) и архивные (постоянного срока хранения).

Организации хранят документы временного срока хранения в течение установленных сроков в юридических целях. Установление адекватного срока хранения позволяет организации хранить эти документы только до тех пор, пока этого требует законодательство. Перечень и политика хранения документов устанавливают календарные даты проведения уничтожения документов после того, как исчезла потребность в них и/или сроки их хранения истекли.

С другой стороны, организации и учреждения хранят ряд документов постоянно. Такого рода документы составляют основную часть архивных коллекций и включают множество материалов, отражающих историю деятельности учреждений.

Классификация документов по этим категориям помогает в управлении документами. Обработка [по логике автора, упрощённая по сравнению с архивными документами – хотя на практике это не всегда так – Н.Х.] документов временного срока хранения оставляет больше времени для детальной работы по управлению архивными материалами. Выделение мест для хранения документов перед их уничтожением/передачей помогает изолировать эти документы от архивной коллекции и упрощает мониторинг деятельности по их окончательному уничтожению.

Для отслеживания сроков хранения могут быть использованы электронная таблица или база данных. В качестве полей данных архивисты и специалисты по управлению документами могут использовать сведения о содержимом коробов, такие, например, как диапазон дат, название структурного подразделения и номер короба или места хранения. Как только срок хранения документов истёк, сотрудники организации могут их уничтожить. Шредируя документы с истекшими сроками хранения, организации обеспечивают соблюдение федеральных законов и законов штатов. Многие компании – поставщики услуг шредирования предлагают как безопасное мобильное шредирование на площадке компании, так и внеофисное уничтожение документов.

Документы постоянного срока хранения

То, какие именно документы считаются имеющими непреходящую ценность, несколько отличается в каждом учреждении и организации и отражает её миссию. Однако в архивах должны храниться постоянно материалы, отражающие историю деятельности учреждения и его место в историческом контексте.

Архивный отдел должен установить политику в отношении сроков хранения материалов и включить её в руководства по делопроизводству вместе с перечнем документов с указанием сроков их хранения. Кроме того, такая политика должна включать контрольный список желательных архивных документов, помогающий устанавливать сроки хранения и порядок дальнейшего сохранения документов после того, как сотрудники передадут материалы на хранение в архивы.

Устранение пробелов в архивном фонде

Взяв под контроль текущие документы организации посредством создания перечня и политики по срокам хранения, архивисты смогут сосредоточить своё внимание на недостающих материалах. Политика комплектования фондов или приобретения архивных документов определяет материалы, которые архивы стремятся приобрести. Для большинства учреждений политика комплектования фондов должна включать только те материалы, которые непосредственно поддерживают или улучшают деятельность организации. Получаемые в дар материалы должны соответствовать этой политике. При установлении чётко определённых областей комплектования могут быть также включены области, непосредственно к организации не относящиеся.

Политика комплектования должна также принимать во внимание материалы, способные восполнить пробелы в архивных фондах, такие как материалы, относящиеся к первым годам деятельности учреждения. Программа документирования устной истории - отличный способ запечатлеть историю организации. Укрепление серьёзных взаимоотношений с людьми, принимавшими участие в создании организации, может оказаться самым важным шагом по обеспечению сохранности документов. Всё это увеличивает потенциальную полезность архивов для научных исследований, в качестве культурно-исторического наследия и коллективно используемого ресурса.

Марго Ноут (Margot Note)

Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/records-disposition-for-archives/

Перечень кредитных организаций: Так сколько же хранить документы по валютному контролю?

Следующей контрольной точкой при изучении «Перечня документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденного Положением Федерального архивного агентства №1 и Центрального банка Российской Федерации №801-П от 12 июля 2022 года для меня стали документы валютного контроля.

Перечень документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков их хранения», утв. Положением Федерального архивного агентства №1 и Центрального банка Российской Федерации №801-П от 12 июля 2022 года

192. Данные по валютным и иным операциям, проведенным резидентами и нерезидентами в соответствии с валютным законодательством Российской Федерации, актами органов валютного регулирования и актами органов валютного контроля, формируемые уполномоченным банком в электронном виде в установленном им порядке - 5 лет после проведения соответствующей операции, либо после закрытия паспорта сделки, либо после снятия контракта с учета

193. Досье валютного контроля (справки, договоры, соглашения, контракты, заявления, акты приема-передачи между структурными подразделениями кредитной организации, информация и иные документы, связанные с проведением валютных операций, открытием и ведением счетов; паспорта сделок; ведомости банковского контроля) - 15 лет после проведения операции, либо после закрытия паспорта сделки, либо после снятия контракта с учета

К сожалению, сроки хранения, установленные в Перечне, по-прежнему противоречат срокам хранения, установленным законом «О валютном регулировании и валютном контроле» для документов по валютным операциям. Это означает, что их правомочность можно оспорить в судебном порядке – а можно и просто игнорировать.

Федеральный закон от 10 декабря 2003 года «О валютном регулировании и валютном контроле» № 173-ФЗ

Статья 24. Права и обязанности резидентов и нерезидентов

2. Резиденты и нерезиденты, осуществляющие в Российской Федерации валютные операции, обязаны: …

2) вести в установленном порядке учет и составлять отчетность по проводимым ими валютным операциям, обеспечивая сохранность соответствующих документов и материалов в течение не менее трех лет со дня совершения соответствующей валютной операции, но не ранее срока исполнения договора;

Сам Банк России в своей инструкции для банков установил иные сроки хранения для документов валютного контроля в другом нормативно-правовом акте:

Инструкция Банка России от 16.08.2017 № 181-И «О порядке представления резидентами и нерезидентами уполномоченным банкам подтверждающих документов и информации при осуществлении валютных операций, о единых формах учета и отчетности по валютным операциям, порядке и сроках их представления»

3.4. Порядок формирования данных по операциям, за исключением сроков хранения, определяется уполномоченным банком самостоятельно.

Данные по операциям должны храниться уполномоченным банком в электронном виде не менее трех лет после даты проведения соответствующей операции.

Данные по операциям, проведенным по принятому на учет уполномоченным банком договору в соответствии с разделом II настоящей Инструкции, должны храниться уполномоченным банком в электронном виде не менее трех лет после даты снятия с учета договора.

В результате получается, что в двух равнозначных нормативно-правовых документах установлены разные сроки хранения. Перечень увеличивает срок хранения документов (и, соответственно, расходы организаций) в пять раз! Для чего? Мне, например, это совершенно не понятно.

Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=422444