Оцифровка используется повсеместно, но не при всяком сканировании создаётся документ, на который можно положиться.
Недостаточно создавать скан-копии хорошего качества. Оцифровка должна поддерживать доверие, возможность защитить свои интересы [в случае попыток оспаривания другими сторонами – Н.Х.] и долговременную доступность - даже тогда, когда оригиналов уже не будет.
В государственных органах, корпорациях и организациях происходят кардинальные перемены: физические исходные документы, включая архивные материалы, заменяются цифровыми суррогатами. Это не просто вопрос удобства, а вопрос выживания - форматов, доступа, бюджетов и доверия.
Здесь на помощь приходит технический отчёт Международной организации по стандартизации (ИСО) ISO/TR 13028:2010 «Информация и документация - Руководство по организации оцифровки документов» (Information and documentation - Implementation guidelines for digitization of records, см. https://www.iso.org/contents/data/standard/05/23/52391.html и https://www.iso.org/obp/ui/#!iso:std:52391:en ; а также мой пост http://rusrim.blogspot.com/2010/12/blog-post_3868.html . Существует перевод на русский язык в приложении к отчёту ВНИИДАД о НИР 2014 года на тему «Исследование и анализ зарубежной нормативно-методической документации, регулирующей вопросы оцифровки архивных документов», стр. 44-83, см. http://archives.ru/sites/default/files/2014-obzor-standart-digitization.pdf - Н.Х.).
Технический отчёт ISO/TR 13028 не предписывает настроек разрешения (dpi) или же цветовых профилей. Вместо этого он объясняет, с точки зрения управления документами, как обеспечить, чтобы оцифрованная версия могла рассматриваться как аутентичный, надёжный документ, допустимый в качестве надлежащего доказательства в случае спора, - тем самым позволяя уничтожить оригинал.
ISO/TR 13028 «Руководство по организации оцифровки документов»
В данном техническом отчёте ИСО описаны передовые практики оцифровки документов с последующим уничтожением исходных материалов. Это не руководство по использованию оборудования для сканирования или по файловым форматам. Этот документ рассказывает о том, как планировать, проверять и документировать процесс оцифровки, с тем, чтобы полученным электронным документам по-прежнему можно было доверять. В нём рассматриваются:
- Оцифровка деловых процессов (например, оцифровку поступающих заполненных форм),
- Ретроспективная оцифровка неактивных документов (например, закрытых дел и досье, кадровых дел),
- Оцифровка архивных материалов, которые решено в дальнейшем сохранять в электронном виде, с проведением авторизованного уничтожения оригиналов.
В документе особое внимание обращается на:
- Доказательства надежности и аутентичности,
- Прозрачность процесса,
- Прослеживаемость решений,
- Порядок уничтожения исходных материалов после оцифровки.
Данные вопросы особенно актуальны в юрисдикциях и/или организациях, использующих стратегии архивирования документов преимущественно или исключительно в электронном виде, в ситуациях, когда затраты, проблемы обеспечения доступа и/или устаревание форматов делают физическое хранение нецелесообразным или ненужным.
Какие документы и концепции дополняют ISO/TR 13028?
Поскольку в центре внимания технического отчёта ISO/TR 13028 находится вопрос о том, почему и в каких случаях оцифрованные документы заслуживают доверия, то, чтобы сделать процесс оцифровки действенным и измеримым, его необходимо применять совместно с техническими стандартами и национальными руководствами.
Здесь могут быть полезны такие концепции, стандарты и рекомендации, как FADGI, BS 10008, рекомендации DFG и другие документы.
Рекомендации FADGI: Эталон качества графических образов в США
«Инициатива по разработке руководств по оцифровке для федеральных органов исполнительной власти США» (Federal Agencies Digitization Guidelines Initiative, FADGI) начала реализовываться в 2007 году. В рамках Инициативы FADGI разрабатываются ориентированные на эффективность и производительность технические рекомендации по оцифровке, в первую очередь для текстовых документов и неподвижных изображений.
Мой комментарий: Среди многочисленных документов, разработанных в рамках Инициативы FADGI, одним из наиболее востребованных является «Техническое руководство по оцифровке материалов культурного наследия: Создание мастер-файлов растровых изображений» (Technical Guidelines for Digitizing Cultural Heritage Materials: Creation of Raster Image Master Files, http://www.digitizationguidelines.gov/guidelines/digitize-technical.html , 2016 год - о нём также см. мой пост http://rusrim.blogspot.com/2025/03/fadgi.html ).
Организованные по рейтингу эффективности и производительности (от 1 до 4 звезд), рекомендации FADGI включают:
- Стандарты разрешения (300–400 точек на дюйм для печатных материалов),
- Битовая глубина и цветовое пространство,
- Форматы без потери информации для мастер-файлов (например, TIFF, JPEG2000)
- Проверка неизменности (целостности)с использованием контрольных сумм, вычисляемых с помощью хеш-функции SHA,
- Тестовые мишени для калибровки и показатели воспроизводимости,
- Требования к метаданным для целей технического и административного контроля и управления.
Рекомендации FADGI стал де-факто стандартом качества оцифровки в США. Ими также пользуются во всём мире при проведении высоконадежной оцифровки.
(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2025/09/2.html )
Эндрю Поттер (Andrew Potter)
Источник: сайт Substack
https://metaarchivist.substack.com/p/digitize-with-intent?r=5cqz6j
Наталья, огромное спасибо за наводку на рекомендации FADGI.
ОтветитьУдалитьЭто, похоже, как раз та отправная точка, которую я искал в вопросе организации цифрового архива фото-материалов.
Кстати, в PDF от ВНИИДАД, на который вы ссылаетесь в приложении 5 как раз приводится перевод FADGI (правда, довольно старый - от августа 2010, а руководство, на сколько я могу судить - очень живое и обновляется регулярно, т.е. для общего ознакомления можно воспользоваться переводом, а вот дальше лучше смотреть на последнюю версию в оригинале)