Указания по срокам хранения и действиям по их истечении, а также сформированные из них перечни (далее «перечни»), являющиеся краеугольным камнем современного управления документами и информацией, имеют богатую и сложную историю, корни которой лежат в юридических, бюрократических и архивных традициях. Эволюция перечней отражает меняющееся отношение человечества к информации: от благоговения и долговременного сохранения к прагматизму и контролю.
Истоки перечней в архивах древности
Представители древнейших цивилизаций, такие как шумеры, жители Месопотамии, египтяне и китайцы, разработали детальные системы документирования для управления налогообложением, торговлей, земельными правами и законодательством. Однако в этих ранних обществах не существовало концепции систематического уничтожения документов. Документы обычно хранились в течение неограниченного срока в храмовых архивах, царских дворцах или же захоранивались в герметичных контейнерах- иногда намеренно, иногда случайно. Срок хранения фактически определялся долговечностью носителя (камень, глина, папирус), а не каким-либо заранее установленным жизненным циклом - таким образом, по сути, это было сочетание удачи, обычной небрежности и преднамеренного уничтожения.
В Древнем Риме, однако, мы начинаем видеть зачатки управления жизненным циклом документов. Государственные документы хранились в Табулярии (Tabularium), но при этом административные и юридические документы имели разную степень важности, и некоторые из них в конечном итоге уничтожались после того, как их полезность была исчерпана. Однако, в отсутствие формальных перечней, уничтожение документов проводилось нерегулярно и часто было политически мотивированным.
Бюрократия Средневековья и раннего Нового времени: Накопление без какого-либо порядка
На протяжении всего периода средневековья, особенно в монастырских и королевских учреждениях, накопление документов было приоритетным по сравнению с систематическим хранением в течение установленных сроков. Документы считались имеющими юридическую, налоговую и/или духовную ценность, поэтому их скорее копили, чем управляли ими. К началу Нового времени (XVI–XVIII век), с возникновением всё более сложно бюрократически устроенных государств в Европе, некоторые правительства начали разрабатывать практики, близкие к разработке и использованию перечней.
Например, казначейство Англии и королевские архивы Франции начали сортировать документы с учётом их назначения и непреходящей ценности. Тем не менее, стандартных сроков хранения в тот периода не существовало. Появление канцелярий, регистраторов и клерков привело к развитию систем делопроизводства и рудиментарных методов отбора на уничтожение, которые оставались крайне субъективными.
Зарождение управления документами: Административная революция XX века
Истоки современных перечней непосредственно восходят к периоду бурного развития бюрократического управления в XX веке, особенно во время и после Второй мировой войны. В условиях стремительного нарастания объёмов административных документов, правительства начали осознавать финансовые и эксплуатационные затраты на сохранение всего и вся.
Мой комментарий: Не будем слишком строки к автору, знания которого в вопросах европейской и азиатской истории по понятным причинам всё-таки ограничены… Отмечу, что во все времена наши предки были достаточно практичны – пока документы было где хранить, их обычно не уничтожали; а вот в ситуациях, когда хранилища переполнялись либо происходила существенная реструктуризация учреждений, тогда обычно и проводились кампании по уничтожению ненужных документов, и со временем складывалась определённая практика экспертизы ценности. Также отмечу, что Первая мировая война (спровоцировавшая, в частности, резкий рост объёмов производимых документов и потребность в ускорении их обработки) дала даже более сильный толчок к развитию управления документами, чем Вторая мировая война.
В Соединенных Штатах Комиссия Гувера (Hoover Commission, 1947–1949 гг.) по реорганизации государственного управления подчеркнула необходимость систематического проведения уничтожения документов. Это привело к принятию Закона о федеральных документах 1950 года (Federal Records Act), который обязывал федеральные органы исполнительной власти США разрабатывать перечни, подлежащие утверждению Национальными Архивами США. Это стало первым масштабным официальным принятием на вооружение концепции жизненного цикла документов Филиппа Брукса (Phillip Brooks) и Эммета Лихи (Emmett Leahy), включавшего этапы создания, активного использования, неактивного использования и уничтожения либо передачи на постоянное архивное хранение.
Одновременно с этим в Великобритании была внедрена практика установления сроков хранения Управлением государственных документов (Public Record Office – ныне Национальные Архивы Великобритании – Н.Х.) и тем самым была формализована практика, сложившаяся во время войны.
К 1950–1960-м годам концепция перечней стала боле зрелой. Перечни являлись структурированными документами, в которых перечислялись категории документов, указывались их административное/юридическое значение, требуемый срок хранения и порядок их окончательного уничтожения либо передачи.
Стандартизация и профессиональный подход (1960–1990-е годы)
По мере роста масштабов и сложности деятельности государственных учреждений и корпораций росла и потребность в формализованном управлении информацией. Перечни видов документов с указанием сроков хранения стали краеугольным камнем программ управления документами, основанных на принципах соблюдения законодательно-нормативных требований, снижения рисков и на архивной экспертизе ценности.
Среди ключевых достижений этого периода можно назвать:
- Стандарты Международной организации по стандартизации (ИСО) (в особенности стандарт ISO 15489-2001 и его предшественник, австралийский стандарт управления документами AS 4390, опубликованный в конце 1990-х годов) кодифицировали важность планового хранения и уничтожения в рамках стратегического управления информацией.
- Возрастание роли официальных перечней (например, в Австралии, Новой Зеландии и Канаде) привело к формированию обязательных в национальном масштабе систем сроков хранения.
- Получила развитие теория экспертизы ценности в архивной науке (в частности, благодаря таким мыслителям, как Хилари Дженкинсон и Т.Р. Шелленберг), помогая различать документы, имеющие долговременную историческую ценность, и документы, имеющие краткосрочную административную ценность.
- Теория экспертизы ценности получила дальнейшее развитие благодаря таким мыслителям, как Терри Кук (Terry Cook, Канада) с его концепцией макрооценки, как школа университета Монаш (Monash) в Австралии, и в особенности как Фрэнк Апворд (Frank Upward, Австралия) с теорией континуума документов.
Наступление цифровой эпохи и стратегическое управление информацией (2000-е годы – по настоящее время)
С расширением использования электронной почты, облачных хранилищ и больших данных проблемы хранения данных возросли в геометрической прогрессии. Традиционная система перечней, разработанная для бумажных документов, с трудом поспевала за цифровыми форматами, децентрализованными системами и экспоненциальным ростом объёмов документов.
Реагируя на это, перечни стали более динамичными, более интегрированными с системами управления документами (RMS) и платформами управления корпоративным контентом (ECM), и всё более автоматизированными благодаря использованию метаданных и бизнес-правил.
Ключевые тенденции включают:
- Функциональная классификация, заменяющая классификацию на основе дел, с акцентом на деловую деятельность, а не на формат.
Мой комментарий: Функциональная классификация на самом деле является альтернативой классификации по структурному признаку, - а вопрос форматов связан с ответом на вопрос о том, что считать документами в современных условиях. - Интеграция в процесс принятие решений в отношении сроков хранения вопросов установления/снятия временных запретов на уничтожение, исполнения законодательно-нормативных требований по защите персональных данных (вроде, например, требований европейского закона GDPR) и концепций информационной безопасности.
- Более широкое использование ИИ и машинного обучения для определения типов документов и генерирования рекомендаций в отношении сроков их хранения.
Современный перечень представляет собой своего рода гибрид: отчасти это юридический реестр, отчасти инструмент архивной экспертизы ценности, и отчасти - средство поддержки деловой деятельности. Он находится на пересечении вопросов соответствия законодательно-нормативным требованиям, рисков, истории и деловой ценности документов.
Заключение: От глиняных табличек к стандартам
Перечни видов документов с указанием сроков хранения и действий по их истечении из пассивного побочного продукта делопроизводства превратились в активный инструмент стратегического управления информацией. Путь их развития отражает более широкие общественные тенденции: стремление к прозрачности, эффективности, подотчётности и устойчивому развитию. По мере нашего вступления в эпоху искусственного интеллекта и повсеместного распространения данных, перечень, вероятно, снова изменится, став более автоматизированным, предсказуемым и сильнее учитывающим вопросы этики.
Одно остаётся неизменным: базовая необходимость решать, что следует хранить, а что – уничтожать, и когда. Это обманчиво простой вопрос, который является ключевым в управлении документами.
Стивен Кларк (Stephen Clarke)
Источник: сайт Substack
https://steffclarke.substack.com/p/from-clay-tablets-to-code
Комментариев нет:
Отправить комментарий