США: Когда рабочие материалы и копии являются федеральными документами?

Данная заметка аналитика Национальных Архивов США Бетани Крон (Bethany Cron – на фото) была опубликована 12 августа 2025 года на блоге Национальных Архивов «Records Express».

Мой комментарий: Ранее на блоге уже был американский пост на ту же тему, см. «Замечательные документы: Черновики и рабочие материалы», https://rusrim.blogspot.com/2025/04/blog-post_8.html 

В этом первом посте из нашей серии публикаций, посвящённых новому «Руководству по инвентаризации, установлению сроков хранения и уничтожению/передаче федеральных документов» (Guide to Inventorying, Scheduling, and Disposition of Federal Records, ISD, объёмом70 страниц, см. https://www.archives.gov/records-mgmt/scheduling , прямая ссылка на PDF-файл:  https://www.archives.gov/files/records-mgmt/scheduling/isd.pdf ), мы объясним статус рабочих материалов и копий. Подробнее об этом см. раздел Руководства «Основы работы с документами» (Records Basics, https://www.archives.gov/records-mgmt/scheduling/basics ).

В электронно-цифровой среде управления документами иметь дело с рабочими материалами и копиями может быть порой непросто. Являются ли они документами или же нет?

Ключом к определению того, является ли рабочий материал документом, являются положения статьи 36 CFR 1222.12(c) «Какие типы документальных материалов относятся к федеральным документам?» Свода федеральных нормативных актов США (Code of Federal Regulations, CFR, см. https://www.ecfr.gov/current/title-36/part-1222/section-1222.12#p-1222.12(c) ).

Рабочие материалы считаются документами (records) в тех случаях, когда:

• Они были распространены или предоставлены сотрудникам, не являющимся их создателями, в официальных целях, таких как утверждение, комментирование, принятие мер, подготовка рекомендаций, выполнение последующих действий или же общение с сотрудниками федерального органа исполнительной власти по вопросам, связанным с деятельностью этого органа; и (это «и» очень важно! – Н.Х.)
  
  
• Они содержат уникальную информацию (такую как содержательные аннотации или комментарии), которая способствуют правильному пониманию формулирования и исполнению федеральным органом исполнительной власти основных политик, решений, действий или обязанностей.

Иногда в состав рабочих материалов входят черновики (проекты) или копии документальных материалов (documents).

Копии считаются документами в тех случаях, когда:

• Они используются для ведения деловой деятельности,
  
  
• Их функция или назначение отличаются от других версий документа,
  
  
• Они размещены на веб-сайте (внутреннем или внешнем).

Рабочие материалы и копии, являющиеся документами, должны охватываться утвержденными Национальными Архивами США (NARA) указаниями по срокам хранения и действиям по их истечении (проще говоря, им в обязательном порядке должны быть установлены сроки хранения – Н.Х.).

Если у Вас есть какие-либо вопросы, обращайтесь к специалисту по экспертизе ценности Национальных Архивов, курирующему Ваш федеральный орган исполнительной власти (см. https://www.archives.gov/records-mgmt/appraisal/work-group-all.html ).

Бетани Крон (Bethany Cron)

Источник: сайт NARA 
https://records-express.blogs.archives.gov/2025/08/12/understanding-working-files-and-copies-as-records/