среда, 30 июня 2010 г.

Дискуссия по проектам стандартов системы менеджмента документов ч.III

(Окончание) В предыдущей части был приведен ответ, данный Ларри Медине координаторами рабочих групп ИСО, занимавшихся разработкой стандартов СМД, - Джудит Эллис и Карлотой Бустело. В тот же день Ларри прокомментировал письмо координаторов «по пунктам» (см. http://lists.ufl.edu/cgi-bin/wa?A2=ind1006C&L=RECMGMT-L&D=0&T=0&P=22373 ):
Что же, я рад, что завязалась какая-то дискуссия по поводу новых предлагаемых стандартов, - но, думаю, мне следует прояснить ряд моментов в моих комментариях, которые, по-видимому, были поняты неправильно.

1. Я никогда не заявлял о том, что новые стандарты заменят ISO 15489.

Мои комментарии в отношении ISO 15489 и взаимосвязей между ним и двумя новыми стандартами были главным образом нацелены на решение ИСО положить ISO 15489 «на полку». Вместо того, чтобы пересмотреть стандарт, связанный с практическими вопросами, уже используемый практиками и нуждающийся в обновлении (он был опубликован в 2001 году), - вместо этого ИСО нажимало на необходимость «стандарта менеджмента» для документов.

2. Предложенные стандарты следует отклонить, от них нет никакой пользы

Моя озабоченность была связана с содержанием документов и способом его представления, а также с путаницей в терминах/определениях и с расположением представленной информации. Я допускаю, что в какой-то момент «стандарт менеджмента» может оказаться потенциально полезным для такой отрасли, как управление документами, однако наибольшие усилия следует сосредоточить на практических стандартах, непосредственно связанных с практикой работы.

К сожалению, похоже, что конечной целью всего происходящего является выпуск других частей серии, допускающих проведение сертификации и проверку соответствия... но какая будет от всего этого польза для организаций, если базовые документы (ISO 15489, 23081 и др.) окажутся уже неактуальными, и их содержание неполным? В том, что их программы управления документами можно будет сертифицировать на соответствие стандарту, который следовало бы пересмотреть пять лет тому назад, если не больше?

Это замечание в недвусмысленной форме было передано в ИСО (через американскую Национальную организацию по информационным стандартам, NISO) комитетом по стандартам ассоциации ARMA International в 2006 году, и ещё раз - в 2007 году, когда работа над ISO 15489 была отложена в пользу разработки концепции «семейств стандартов», которая выглядела в гораздо большей степени ориентированной на маркетинг, чем на достижение основных целей подкомитета TC46/SC11.

3. У предлагаемых стандартов проблема с языком

У меня нет возражений по поводу решения написать эти стандарты таким образом, чтобы они были согласованы с другими «стандартами менеджмента» ИСО, - совершенно очевидно, что они должны быть сформированы и организованы в единой манере, для того, чтобы восприниматься единообразно.

Однако эти стандарты относятся к практике, а не к продукту. То же самое можно было бы сказать и о стандартах менеджмента качества, но ISO 9001 и 14001 не пытаются объяснить руководству необходимость внедрения практики управления качеством, они говорят об управлении имеющимися системами таким образом, чтобы вопросы качества были заложены в деловые процессы.

Снимая свою «фуражку» Профессионала и Практика, и читая этих проекты с точки зрения руководителя, я не получаю ни малейшего представления о значимости реализации хорошей практики управления документами, и с какой стати её следует вменить в обязанность организациям, которые будут сертифицироваться на соответствие этой практике. По жизни организации стремятся соответствовать законодательно-нормативным и уставным требованиям, а также отраслевым требованиям «своего» сегмента промышленности.

Как сказано на веб-сайте ИСО «Стандарты менеджмента: Понимание основ»: «Типовой (Generic) [по отношению к стандарту] означает, что тот же самый стандарт может применяться любой организацией, как крупной, так и мелкой, независимо от производимого товара или услуги, в любой сфере деятельности, как в коммерческих предприятиях, так и в государственных органах и их подразделениях.»

Когда дело касается управления документами, в разных секторах экономики, в государственном и частном секторах используются разные стандарты практической деятельности и соответствия законодательно-нормативным требованиям, - по крайней мере, в США. Финансы, здравоохранение, образование, транспорт, коммунальное хозяйство, юриспруденция - все эти отрасли имеют различные требования и регулируются различными органами. Каким же образом «типовая» модель управления документами подойдёт для всех организаций? Я не вижу ничего, что она могла бы дать, кроме разве что кое-каких возвышенных требований общего плана, типа «поступать хорошо во имя правильных целей, и соблюдать все относящиеся к тебе законы и нормативные акты».

Многие организации сейчас начинают лучше понимать значения хорошей программы управления документами, но большинство из них рассматривают технологии как средство исполнения законодательно-нормативных требований.

4. Термины и определения не соответствуют другим стандартам ИСО.

Для начала скажу, что знаю д-ра Ань Сяоми и весьма уважаю её и её работу. Заниматься терминологией / определениями в нашей сфере деятельности трудно, люди могут часами спорить, что такое «документ» (точки зрения зависят от сектора и бизнес-модели), а также о различиях между «информационным материалом (document) и документом (record)» ... и это тогда, когда они работают в одной стране, может быть, даже через дорогу друг от друга ... так что я ценю усилия, необходимые для того, чтобы сделать терминологию согласованной и пригодной для международного использования.

Моя критика была двунаправленной, я критиковал:
  • Ту манеру, в которой определения были разделены на три категории - вместо составления единого списка, с аннотациями, указывающими, к каким аспектам стандарта они применимы. Разделение их на относящиеся к «документам», «менеджменту» и «управлению документами» не имеет абсолютно никакого смысла. Документы не делятся подобным образом, так зачем это делать с определениями?

  • Необходимость раз за разом указывать, что определения были «адаптированы из ISO 15489» ясно указывает на то, что определения, содержащиеся в стандарте ISO 15489, пора переписать ... так же как и остальную часть этого стандарта, о чём я первоначально и говорил.
Я ещё раз укажу на определения терминов «конверсия» и «миграция», и на некорректность примеров. Опять же повторю, что, с моей точки зрения, еще хуже необходимость ввести приложение A, для того, чтобы при помощи многочисленных графиков объяснять, каким образом взаимосвязаны определения и термины, и к какой из трёх групп они принадлежат.

5. Для информирования об новых стандартах до сих пор сделано было недостаточно

Как я понял из присланных комментариев, множество стран работало над этими проектами, и было предпринято немало усилий в попытках различными способами проинформировать людей. Я думаю, что молчание участвующих в работе этого форума примерно 2200 профессионалов и практиков управления документами должно Вам сказать, что в сущности никто из американского сообщества специалистов и понятия не имел о том, что шла разработка, что были подготовлены проекты, а тем более, что эти стандарты уже готовы для публичного обсуждения. Если бы не информация на британском форуме (которую здесь выложил Питер Курилеч), то все бы так и осталось.

Поверьте, я не игнорирую информацию о стандартах, потенциально способных повлиять на отрасль управления документами ... всем здесь хорошо известно о моём участии в разработке стандартов. Но последний раз я слышал об этом проекте, когда бывший директор ARMA по профессиональным ресурсам в 2007 году сказал мне, что ИСО обдумывает возможность разработки набора всеобъемлющих стандартов по управлению информацией, и что ISO 15489 не будет пересматриваться, пока не будет принято решение по этому вопросу.

Я не собираюсь придираться к комментариям коллег в поддержку этих усилий, - просто я думаю, что предстоит ещё пройти долгий путь, прежде чем мы будем к этому готовы, и я не понимаю, откуда пришла идея о необходимости таких стандартов. Как правило, именно работающие в данной отрасли профессионалы начинают говорить о потенциальной потребности в разработке руководства, технического отчета или стандарта. Я не слышал, чтобы голоса специалистов прозвучали в унисон в подобном боевом кличе.

Могу сказать, что если бы я представил эти проекты кому-нибудь из высшего руководства моей организации, они после этого были бы в ещё большем недоумении, чем раньше. Если бы я сказал им о необходимости соответствовать новым стандартам, а они указали бы на ISO 15489, как на способ достичь этого, то я не смог бы объяснить, каким образом этот стандарт в его нынешнем состоянии может адекватно сказать о том, как должно осуществляться управление документами.

Как бы сказанное не воспринималось, это ни в коем случае не попытка необъективного «вымазывания в грязи» с целью подорвать усилия ISO/NISO по разработке стандартов для управления документами, - и, естественно, я не могу говорить за других присутствующих на форуме специалистов, - но я думаю, что мы имеем дело с несомненным случаем мышления, когда «телегу ставится впереди лошади».

Возьмётся ли кто-нибудь ещё прочитать эти документы и дать им оценку?

С уважением, Ларри Медина (Larry Medina)
Посмотрим, как ответят на это сторонники стандартов СМД. Ответ наверняка будет дан, поскольку такие настроения, как у Ларри, способны привести к тому, что США проголосуют против проекта…

Источник: архив форума
http://lists.ufl.edu/cgi-bin/wa?A0=RECMGMT-L

Верховный Суд регламентирует свою работу по организации доступа к информации

Приказом Верховного Суда РФ от 18.06.2010 – что удивительно, без номера (!), - утвержден «Порядок организации доступа к информации о деятельности Верховного Суда Российской Федерации». Отдельным положением регламентирован порядок размещения текстов судебных актов на официальном сайте Верховного Суда РФ в сети Интернет (приложение 1 к Порядку).

Организацию разработки, сопровождения и наполнения официального сайта ВС обеспечивает начальник Отдела правовой информатизации, информацию предоставляют руководители структурных подразделений ВС (п.2.2. Порядка).

Основное внимание уделено порядку подготовки к размещению судебных актов. На сайте будут размещены не все судебные акты; определенные виды дел (список приведен в документе) размещаться не будут. Решение о размещении на сайте принимает судья ВС, выносивший решение по делу, «с приведением соответствующих мотивов и удостоверением подписью на обратной стороне 1-го экземпляра копии судебного акта».

Из текстов судебных актов исключаются персональные данные. Вместо них используются обозначения, не позволяющие идентифицировать участников судебного процесса.

Самым интересным, на мой взгляд, является то, что «исключение персональных данных из текстов судебных актов производится с использованием Автоматизированной подсистемы по исключению персональных данных».

Верховному Суду законы не указ?

Одновременно с регламентацией размещения информации на сайте, ВС утвердил «Положение о порядке направления, регистрации и обработки запросов, поступающих в Верховный Суд Российской Федерации в виде электронных документов по сети Интернет» (приложение 4 к Порядку).

Интересно, что в самом начале документа установлено, что «Ответ на запрос, данный в электронном виде, не может быть использован пользователем информацией в качестве официального документа, подтверждающего или устанавливающего юридически значимый факт» (п.1). Кому и зачем тогда нужен этот электронный ответ? И чем, интересно, будет доказывать Верховный Суд прокуратуре факт предоставления информации по запросу, если заявитель пожалуется на несоблюдение установленных сроков для ответа на заявления граждан?

Подача запросов в ВС предусмотрена только с сайта Суда по специальной учетной форме. При этом Положение требует, чтобы в одной форме содержался только один вопрос. В тоже время, «… запросы, тексты которых содержат более двух тысяч знаков, копии документов, фотографии и другие вложения Верховным Судом к рассмотрению не принимаются», их предлагается посылать по бумажной почте. Хотелось бы знать, на каком основании ВС устанавливает подобные ограничения, не предусмотренные законами РФ?

Достаточно подробно описана процедура регистрации запросов, которая ведется в автоматизированном режиме сотрудниками Управления делами (п.3). В ходе регистрации сотрудник должен проверить наличие запрашиваемой информации в «Банке данных информации о деятельности Верховного Суда». Если в банке данных такая информация есть, она сразу же направляется заявителю по электронной почте (п. 4). Если же в базе информации нет, то запрос направляется в структурные подразделения ВС для подготовки ответа.

Ответы на электронные запросы готовятся исполнителями в структурных подразделениях и даются в электронном виде (п.5).

Положением установлены и сроки хранения для документов, созданных и полученных при исполнении запросов: «электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе».

Мой комментарий: Больше всего вопросов у меня появилось при изучении порядка работы с запросами. Почему, например, электронные запросы выделены в самостоятельную группу? Кроме того, очень большое сомнение вызывает законность требования о подаче заявлений только через сайт, - а не, скажем, по электронной почте. Вряд ли законно и положение о том, что ответ на электронный запрос дается только в электронной форме. Законодательство подобных ограничений не предусматривает, и заявитель может попросить направить информацию по его почтовому адресу. Комично, что именно Верховный Суд, пытаясь упростить себе жизнь, легко и непринужденно готов пойти на нарушение закона и на ущемление прав граждан!

Источник: Кадис
http://www.kadis.ru/texts/index.phtml?id=47862

вторник, 29 июня 2010 г.

Дискуссия по проектам стандартов системы менеджмента документов ч.II

На критику Ларри Медины ответили в совместном письме от 18 июня 2010 года (см. http://lists.ufl.edu/cgi-bin/wa?A2=ind1006C&L=RECMGMT-L&T=0&F=&S=&P=15446 ) координаторы двух рабочих групп, непосредственно занимавшихся разработкой стандартов СМД - Джудит Эллис (Judith Ellis, на фото слева) и Карлота Бустело (Carlota Bustelo, на фото справа). Это письмо приведено ниже с небольшими сокращениями.
Хотя мы и благодарны Ларри Медине за оповещения участников форума о публикации этих проектов стандартов, мы хотели бы прояснить некоторые вопросы, поднятые в его сообщении [...]

1) Эти стандарты не заменяют ISO 15489, у них иное назначение, как мы объясним ниже. СМД - это группа стандартов, предназначенных для Руководства, и в них управление документами позиционируется на уровне системы менеджмента (специфический вид стандартизации), что дает возможность стратегически согласовать вопросы делопроизводства с менеджментом качества, безопасности, окружающей среды и т.д. Поэтому сообщество профессионалов, участвовавших в разработке новых стандартов, в восторге от тех возможностей, которые открываются для нас в профессиональном плане.

2) Предлагается не международный стандарт в 2-х частях, а два отдельных стандарта (ISO DIS 30300 и ISO DIS 30301), входящие в состав запланированной серии из 5 международных стандартов, которые в совокупности составят согласованную Систему менеджмента документов (СМД), - включая компоненты по сертификации и аудиту (которые ещё предстоит разработать).

3) Участники разработки этих документов потратили значительное время на то, чтобы объяснить, что предлагаемые стандарты собой представляют:

a) На международном уровне мы работаем над этим проектом и проводим обсуждения с мая 2007 года. За это время более 18 стран-участниц были вовлечены в обширную работу по разработке, комментированию и критике представленных документов. Опубликованные недавно тексты являются результатом этого процесса консультаций. Мы предполагаем, что официальные представители стран-участниц постоянно информируют национальные сообщества специалистов.

b) Эти конкретные документы теперь достигли стадии «Проекта международного стандарта» (Draft International Standard, DIS). До выхода на эту стадию, каждую страну-участницу по крайней мере три раза просили дать свои официальные замечания по проектам этих документов.

c) Вместе с предыдущей версией – проектом комитета (CD) среди стран-участниц был распространен документ, объясняющий видение и подход к разработке нового серии стандартов СМД 30300, и взаимосвязь стандартов СМД с ISO 15489 и связанными с ним стандартами.

d) Был подготовлен и распространен вместе с проектами 6-страничный документ, содержащий ответы на часто задаваемые вопросы, в котором охвачен широкий круг тем, с тем, чтобы помочь людям в анализе проектов и в понимании их взаимосвязи с другими стандартами ISO по управлению документами.

4) Когда речь идет о формализации профессиональной практики, особенно в разных культурах, - с языком всегда возникают сложности, и процесс разработки этих стандартов не стал исключением. Помимо решения наших собственных профессиональных терминологических и лингвистических проблем, нужно было ещё выполнять существующие требования к стандартам систем менеджмента - особой «породы» стандартов. Поэтому были неизбежны широкие международные обсуждения и дискуссий по поводу языка. Мы, однако, были скрупулезны в решении этой задачи, используя надежную и документированную методологию, обеспечивающую выявление и устранение всех претензий культурного и технического плана. Профессор Ань Сяоми (Xiaomi An), хорошо известная в сообществе специалистов по управлению документами, взяла на себя инициативу по обеспечению строгости и точности в управлении терминами и определениями, в соответствии с соответствующими стандартами ISO.

5) Поскольку мы работаем в установленных для стандартов систем менеджмента ИСО рамках, проект должен был соответствовать определенным типовым текстам. Мы согласились с тем, что в стратегическом плане это важно для нашего общества, и мы напряжённо работали над тем, чтобы в тексте проектов сохранилась целостность нашего профессионального понимания, - одновременно выполняя требования к системам менеджмента ИСО.

6. В качестве завершающего штриха, некоторые страны провели с целью разъяснения и пропагандирования стандартов СМД, конференции, форумы и другие мероприятия, нацеленные на представителей высшего руководства (которые концентрируют своё внимание на всём том, что необходимо для поставки продуктов и оказания услуг клиентам и заинтересованным сторонам). Подкомитет TC46/SC11 разрабатывает глобальную программу продолжения подобного маркетинга и обмена информацией, которая должна будет одновременно осуществляться в целом ряде стран, на различных форумах и в различных средах. Мы рекомендуем Вам именно таким образом использовать опыт и знания ваших представителей в подкомитете SC11.

Джутит Эллис (Judith Ellis)
Координатор (Convenor) 8-й рабочей группы подкомитета TC46/SC11

Карлота Бустело (Carlota Bustelo)
Координатор (Convenor) 9-й рабочей группы подкомитета TC46/SC11
(окончание следует)

Источник: архив форума
http://lists.ufl.edu/cgi-bin/wa?A0=RECMGMT-L

Украина: Государственный электронный архив планирует развивать нормативно-методическое обеспечение своей деятельности

16 июня 2010 года состоялось очередное заседание Коллегии Центрального государственного электронного архива Украины (ЦГЭА Украины), на котором были рассмотрены вопросы:
  • О состоянии нормативно - методического обеспечения деятельности архива;

  • Об утверждении бюджетного запроса на 2010 год и подготовке проекта бюджетного запроса на 2011 год;

  • Об организации работы с кадровым резервом.
Коллегия заслушала доклад о состоянии нормативно-методического обеспечения деятельности архива, и сочла недостаточным уровень его подготовки.

В связи с разработкой «Концепции планирования жизненного цикла электронных документов и электронных информационных ресурсов», коллегия, в частности, решила:
  • Включить в план-отчет организационной работы ЦГЭА Украины на 2010 год разработку «Основных правил работы ЦГЭА Украины»,  а также методических рекомендаций «Учет и описания электронных документов в центральных и местных архивах»;

  • Определить реквизиты архивного электронного документа;

  • Разработать требования к информационной системе для осуществления автоматизированного процесса учета архивных копий веб-сайтов (АКВС);

  • Дополнить методические рекомендации «О создании и хранения архивных копий веб-сайтов» разделом «Проведение экспертизы ценности веб-сайтов для дальнейшего архивного хранения»;

  • Включить в план научно-исследовательской и методической работы на 2010 год тему: «Организация работы с электронными информационными ресурсами в ЦГЭА Украины».
Источник: сайт ЦГЭА Украины
http://tsdea.archives.gov.ua/about/meeting/data/agenda16062010.php
http://tsdea.archives.gov.ua/about/meeting/data/r16062010.php

понедельник, 28 июня 2010 г.

Дискуссия по проектам стандартов системы менеджмента документов ч.I

Я уже писала о том, что идёт обсуждение и голосование по проектам стандартов ИСО 30300 и 30301 новой системы менеджмента документов (СМД). Сейчас на международном форуме специалистов по управлению документами завязалась интересная дискуссия по этому поводу. Началась она с заметки авторитетного американского специалиста Ларри Медины (Larry Medina), опубликованной 10 июня 2010 год (см. http://lists.ufl.edu/cgi-bin/wa?A2=ind1006B&L=RECMGMT-L&T=0&F=&S=&P=37493 )
Было бы действительно здорово, если бы кто-нибудь из разработчиков этих документов потратил немного времени, чтобы объяснить тем из нас, кто намеревается потратить время на анализ и подготовку замечаний к этим документам (или когда-либо использовать их в будущем), - чем они являются на самом деле.

У меня есть некоторая предыстория взаимодействия с техническим комитетом ИСО TC46/SC11, во время, когда я был председателем комитета по стандартам ассоциации ARMA International. Тогда нам сказали, что разработка этих документов в значительной степени была причиной того, почему ИСО решила отложить пересмотр стандарта ISO 15489, - но вряд ли я подхожу для того, чтобы объяснять эту концепцию, в частности потому, что я с ней не согласен.

С учетом сказанного, я думаю, что всем, кто занимается управлением документами, и особенно тем специалистам, чьи организации сертифицированы по стандартам ISO 9000 или 14000; а также всем тем, чьи организации ведут деловую деятельность в международном масштабе и/или используют стандарт ISO 15489 в качестве руководства при формировании своих программ управления документами, следует внимательно проанализировать эти проекты и, возможно, подготовить свои замечания.

И если Вы соберетесь это сделать ... прежде, чем приступить к анализу содержания проекта ISO/DIS 30300, стоит посмотреть на рисунки 1-3 и не пожалеть время на изучения «Терминов и определений» в разделе 3. Не имея этой информации в качестве основы для дальнейшего чтения, Вы, скорее всего, скоро начнете рвать на себе волосы. Рисунки наглядно объясняют, в чём заключается «концепция» этого документа, и, хотя термины, по идее, должны быть ясными и чёткими, я до сих пор в недоумении, почему они были разделены на три группы (термины, относящиеся к документам, к управлению/менеджменту, и к управлению документами). Все термины используются вперемешку, а текст документа никак не структурирован в соответствии с этими тремя «направлениями».

Хотя многие термины помечены как заимствованные или же «адаптированные» из ISO 15489, некоторыми из них, как мне кажется, нуждаются в определенной шлифовке для того, чтобы их можно было применять повсеместно, - а ведь цель стандартов ИСО состоит в том, чтобы сделать их применимыми для всех пользователей, в том числе и в США. Думаю, что пришло время оспорить язык определений в ISO 15489, особенно с учётом того, что этот стандарт в любом случае будет пересмотрен в ближайшем будущем.

Ярким примером являются определения понятий «конверсия» (conversion) и «миграция» (migration). Если Вы прочитаете их, то увидите, что они не точны, - по крайней мере, по сравнению с моим пониманием. А приведенный пример, когда файл Word преобразуется из версии v1 в версию v2 – это пример миграции, а не конверсии.

Что еще хуже (по крайней мере, с моей точки зрения) - это необходимость ввести приложение A, содержащее множество графиков, объясняющих, каким образом термины и определения взаимосвязаны друг с другом, и используются ли они в отношении документов, управления или управления документами!

Может быть, я где-то запутался - когда я проснулся сегодня утром, в первый момент я ошибочно подумал, что сегодня пятница, так что, возможно, я не разобрался и в этой концепции, - но мне-то казалось, что цель стандарта – сделать вещи проще и понятнее, чтобы людям легче было в них разобраться (?)

Ларри Медина (Larry Medina)
17 июня, сообщив коллегам о том, что вспомогательные разъясняющие документы выложены в свободном доступе, Ларри не удержался ещё от одной «шпильки» (см. http://lists.ufl.edu/cgi-bin/wa?A2=ind1006C&L=RECMGMT-L&T=0&F=&S=&P=9646 ):
Они [разъясняющие документы] ни в чем не способствовали тому, чтобы мои ощущения ценности этих документов стали «теплее и уютнее»… скорее, я теперь ещё меньше поддерживаю цели, намерения и значение этих стандартов менеджмента, чем раньше.
(продолжение следует)

Источник: архив форума
http://lists.ufl.edu/cgi-bin/wa?A0=RECMGMT-L

Слушания в Конгрессе США о состоянии делопроизводства в федеральных органах власти

17 июня 2010 года в подкомитете по информационной политике, переписям и национальным архивам комитета Палаты представителей Конгресса США по надзору и реформе государственного управления прошли слушания по теме «Управление электронными документами в федеральных органах власти: Отчет о положении дел».

По словам Архивиста США Дэвида Ферьеро (David Ferriero), нет должной ответственности федеральных органов власти за то, как они управляют своими документами

На слушания был приглашён руководитель архивной службы США и ряд высокопоставленных сотрудников Национальных Архивов (NARA). Архивисты сообщили конгрессменам о том, что, по итогам последних обследований, уровень управления документами – особенно электронными – недостаточен, и у большей части агентств электронные документы постоянного срока хранения подвергаются умеренному или высокому риску утраты. Они также рассказали о мерах, предпринимаемых Национальными Архивами по решению этой проблемы.

Мне показался наиболее интересным следующий отрывок из доклада Поля Вестера (Paul M. Wester, Jr.), директора NARA по вопросам программ управления современными документами:
… С учетом особых проблем, связанных с обеспечением долговременной сохранности и доступа к электронным документам, NARA планирует отыскать способы для поощрения как можно более ранней передачи федеральными агентствами архивных копий электронных документов постоянного срока хранения в Национальные Архивы.

В соответствии с действующим законодательством, государственные органы вправе хранить у себя ценные документы постоянного срока хранения более 30 лет, либо до тех пор, пока они не перестанут быть нужны для их деловой деятельности. Если Национальные Архивы не будут активно взаимодействовать с государственными органами для того, чтобы полностью разобраться в используемых ими электронных форматах, то, когда электронные документы в конечном итоге будут приняты на архивное хранение, эти форматы уже не будут широко использоваться, и возможность доступа и использования документов может оказаться под угрозой. В рамках проводимого Национальными Архивами полномасштабного обследования практики управления документами, NARA планирует рассмотреть варианты решения этой потенциальной проблемы.

Хотя нашему персоналу часто удаётся договориться о ранней передаче на архивное хранение электронных документов и документов на специальных носителях, и хотя мы все больше работаем с федеральными ведомствами по опережающему приёму электронных документов постоянного срока хранения в Национальные Архивы на условиях депозитарного хранения, - используемый в настоящее время лоскутный подход не позволяет NARA в полной мере обеспечивать долговременную сохранность и, в конечном итоге, непрерывный доступ к электронным документам, имеющим постоянную ценность.

На каждый случай, когда нам удаётся договориться о досрочной передаче архивных копий электронных документов постоянного хранения (мы сейчас, например, работаем с Бюро переписи населения (Bureau of the Census) по передаче данных переписи 2010 года общим объёмом в 500 терабайт отсканированных изображений, которые поступят на постоянное хранение в Национальные Архивы в течение ближайших 18 - 24 месяцев, а станут доступны для исследователей с 2082 года), приходится масса других ситуаций, когда массивы электронных документов постоянного срока хранения подвергаются риску, либо потому, что мы о них не знаем, либо потому, что копии этих документов не были переданы на сохранение в Национальные Архивы.
Материалы слушаний доступны на сайте комитета по адресу:

Полный текст доклада Вестера доступен по адресу:

воскресенье, 27 июня 2010 г.

Что такое стандарт EDRM?

Некоторое время назад, рассказывая о мнениях французских специалистов по поводу спецификаций ICA-Req, MoReq и других стандартов (см. http://rusrim.blogspot.com/2010/06/moreq.html ), я обратила внимание на то, что рядом со стандартами MoReq и DoD 5015.2 они упоминают некий стандарт EDRM –  а я уже привыкла, что эта аббревиатура обычно означает «электронная система управления контентом» (Electronic Document Management System).

В ответ на заданный мною вопрос, одна из французских коллег, слегка извиняясь, сказала, что это документ, в общем-то, несколько из «другой оперы», и что имелась в виду базовая модель поиска, выемки и представления в суд или в контролирующие органы электронной информации (Electronic Discovery Reference Model), описание которой расположено на сайте http://edrm.net/ .

Поскольку эта тема (по-английски, eDiscovery) в последнее время совершенно неожиданно стала всё чаще обсуждаться, скажу несколько слов об этой модели. На сайте она представлена в виде графика:


Элементы диаграммы, в общем-то, достаточно понятны. При щелчке по блокам на графике (либо по ссылкам на веб-странице) выдается текст соответствующего руководства, основанный на положениях американского права.

Вообще в рамках разработки модели EDRM выполняется восемь проектов:
  • «Наборы данных» (Data Set) : подготовка стандартизованных наборов электронных данных и программных файлов, которые можно использовать для тестирования программного обеспечения и услуг по поиску и представлению электронной информации;

  • «Вечнозелёный» проект (Evergreen): актуализация модели, обеспечение её практичности;

  • «Базовая модель управления информацией» (Information Management Reference Model, IMRM), адресованная специалистам деловых подразделений, юристам, специалистам по управлению документами и информацией и представителям ИТ, см. http://edrm.net/projects/imrm .

  • «Вакансии» (Jobs): цель этого проекта – оценка потребности в персонале для проведения работ по представлению электронных документов, и связанных с персоналом проблем;

  • «Метрики» (Metrics): разработка эффективных методов оценки затрат времени и денег, а также оценки объёмов работ.

  • «Этический кодекс» (Code of Conduct): разработка этического кодекса для отрасли услуг в  области eDiscovery;

  • «Поиск» (Search): проект посвящен различным аспектам применения поиска в ходе процессов eDiscovery;

  • XML: продвижение XML как основного формата для обмена данными между сторонами и системами в ходе поиска и представления электронных документов.
Стоит напомнить, что американское процессуальное право требует от участвующих в судебном споре сторон раскрывать всю имеющуюся у них информацию, относящуюся к рассматриваемому делу, вне зависимости от вида носителя – т.е. и бумажную, и электронную. Стороны обязаны сообщить о своей информационной инфраструктуре и договориться между собой о порядке раскрытия информации. С одной стороны, процесс раскрытия электронной информации часто оказывается чрезвычайно дорогостоящим, а с другой – вольное или невольное сокрытие документов, если оно будет обнаружено, автоматически ведёт к проигрышу дела и к болезненным судебным санкциям. Отсюда и такое внимание к eDiscovery в США, Великобритании и некоторых других странах.

Источник: сайт проекта EDRM
http://edrm.net/

Видео: Центр оцифровки документов архива г. Маннгейм (Германия)

В видеоролике рассказывается о работах, выполняемых центром оцифровки документов архива немецкого города Маннгейм (Mannheim) как в интересах самого архива, так и по заказам исследователей. Звуковое сопровождение на немецком языке.



Источник: YouTube
http://www.youtube.com/watch?v=53NdiBZmR_0&feature=player_embedded

суббота, 26 июня 2010 г.

Что конкретно означает «трансформация государственного управления»?

Данная заметка аналитика Андреа ди Майо была опубликованной на блоге фирмы Гартнер 17 июня 2010 года. Замечу, что моя точка зрения может отличаться от высказанных в публикации идей.

В прошлый понедельник, во время рабочей поездки в Сингапур, я дал интервью, в котором затрагивался ряд различных тем, и один из вопросов был о том, что я думаю о прогрессе в области трансформации государства/государственного управления (government transformation).

Действительно, компания Гартнер публикует «цикл ажиотажа» (Hype Cycle) в области трансформации государственного управления [это исследование, проводимое по фирменной методике компании Гартнер, результаты которого выражаются в виде диаграммы, наглядно показывающей ход развития какой-либо области – Н.Х.]: на рис. показана диаграмма на 2009 год, а мой коллега Стив Биттингер (Steve Bittinger) сейчас координирует подготовку версии 2010 года.


Схема включает в себя то, что мы называем «профилями технологий», т. е. ряд точек, соответствующих тем технологиям, которые мы считаем критически-важными для трансформации государственного управлений, таким, как облачные вычисления для сообществ, аналитика, вовлечение внешних сообществ, управление тематическими делами (досье), и т.д.

Однако когда мне этот вопрос был задан, я испытал странные чувства. В течение скольких лет я слышу этот самый термин «трансформация государственного управления»? Но трансформация чего и во что конкретно? и в чём весь смысл этих преобразований?

На протяжении многих лет этот термин применялся в сочетании с термином «электронное правительство». Уверен, что некоторые из моих читателей еще помнят такие термины, как «бесшовное» (joined-up) или «ориентированное на граждан» (citizen-centric): они многократно и взаимозаменяемо использовались как синонимы или дополнения понятия «трансформация».

Итак, трансформация предполагает переход от текущего состояния в некое новое состояние. Было ли это новое состояние когда-либо описано с достаточной степенью ясности? И была ли когда-либо дана настоящая оценка текущего состояния? При общении аналитиков друг с другом в «кулуарах» в ходе разработке нового варианта «цикла ажиотажа», мы обсуждаем роль общегосударственной корпоративной архитектуры (whole-of-government enterprise architecture), и кое-кто из нас считает, что идеи такой архитектуры ещё не восприняты в сколько-нибудь существенной степени большинством программ трансформации. На самом деле, как дисциплина, корпоративная архитектура как раз заставляет задуматься о текущем и будущем состояниях, об анализе недочётов и потенциальных возможностей (gap analysis): так почему же столь немногие используют этот подход для чего-нибудь хотя бы отдаленно полезного?

Пора лишить термин «трансформация государственного управления» его мистического ореола. В данном случае, помогает то, что сегодня, более чем когда-либо, у государственных органов есть хорошее оправдание для того, чтобы не втягиваться в амбициозные программы трансформации государственного управления, а также возможность признать провал и отказаться от уже существующих подобных программ.

Будущее слишком неопределенно, чтобы можно было обосновать одну-единственную версию будущего состояния. Предвидел ли кто-нибудь мировой финансовый кризис? Предвидел ли кто-нибудь его рецидив в виде долгового кризиса в Европе? Ожидал ли кто-нибудь разрушительного воздействия социальных сетей на модели обмена информацией и предоставления услуг? Предвидел ли кто-нибудь те радикальные меры по сокращению издержек, которые придётся принимать многим государственным органам?

Вместо того, чтобы фантазировать о мифических трансформациях, государственным структурам нужно признать, что будущее больше не является предсказуемым, и сосредоточиться на изменениях, необходимых для того, чтобы сделать их более гибкими и подвижными для адаптации к неопределенностям.

Многие из этих изменений может оказаться, на удивление, намного менее дорогостоящими, сложным и болезненным, чем традиционные «походы за трансформацией». По своей природе они могут иметь более локальный характер, используя сложившиеся в государственном аппарате структуры (government silos), а не пытаясь бороться с ними, - поскольку эти структуры обеспечивают ясную подотчетность и упрощают управление рисками. [Как говорят представители технических наук, бороться со сложностью можно за счёт разделения большой системы на относительно независимые подсистемы – Н.Х.]

В мире, где все границы становятся нечеткими, и всё становится непредсказуемым, единственный способ добиться успеха (или просто выжить) – это держаться за те немногие определенности, которые у нас есть. Какой бы нефункциональной ни казалась структура государственных органов,  она сложилась именно такой не случайно, - так давайте не забывать об этом при планировании изменений. И, пожалуйста, если это возможно, - давайте прекратим использовать термин «трансформация»!

Андреа ди Майо (Andrea DiMaio)


Источник: блог компании Гартнер
http://blogs.gartner.com/andrea_dimaio/2010/06/17/what-does-government-transformation-mean-exactly/

пятница, 25 июня 2010 г.

«Открытое правительство» идёт в Россию?

Президенты России и США Дмитрий Медведев и Барак Обама 24 июня 2010 года в совместном заявлении высказались за обмен опытом и взаимодействие двух стран в вопросах продвижения и внедрения «открытого правительства». Вполне вероятно, что вскоре мы услышим от руководства страны идеи «открытого правительства» в российской интерпретации, и увидим, как эти идеи начнут отражаться в законодательстве. Ниже приведен перевод совместного заявления двух президентов (за основу взят перевод "Известий").


«Российская Федерация и Соединённые Штаты Америки выражают свою полную поддержку, приверженность и готовность сотрудничать, когда это необходимо, в целях содействия большей открытости государственного управления путем целенаправленных усилий по повышению его прозрачности, содействию конструктивному участию в нем граждан и укреплению сотрудничества между государством и частным сектором.

Создание более открытого государственного управления в 21-м веке станет проявлением нового духа гибкости, инноваций и творческой инициативы. Это повлечет за собой более широкое использование новых коммуникационных технологий и технологий «электронного правительства», которые будут содействовать расширению участия граждан в управлении, усилению подотчётности и улучшению прозрачности в сфере как нормативного регулирования, так и расходования государственных средств.

Этот новый подход уже уменьшает бюрократическое бремя, способствует экономическому росту, сокращению расходов и повышению эффективности как государственного управления двух стран, так и общества в целом.

По мере того, как обе страны претворяют в жизнь свои планы в отношении «открытого правительства», мы готовы обмениваться опытом, совместно работать над взаимовыгодными проектами, а также сотрудничать с другими странами мира, которые проводят аналогичные реформы.»

Источники: America.gov / Известия.ру
http://www.america.gov/st/texttrans-english/2010/June/20100624193430SBlebahC0.3979914.html?CP.rss=true
http://www.izvestia.ru/news/news244958

На рынок выпущена карта памяти однократной записи для мобильных устройств, рассчитанная на длительное хранение информации

23 июня 2010 года компания SanDisk анонсировала выпуск «защищённой электронной карты» (Secure Digital card). Карта является носителем однократной записи (WORM) ёмкостью 1 гигабайт, и компания обещает, что данные сохранятся в течение 100 лет – срок определен на основе неких «внутренних тестов, проведенных при комнатной температуре».

Новая карта функционирует так же, как и обычные SD-карты, но будет работать только в совместимых устройствах.

Новый продукт позиционируется как носитель для долгосрочного хранения таких важнейших данных, как юридические и медицинские документы и материалы компьютерной судебной экспертизы. По словам компании, продукт уже поставляется в значительных объёмах японской полиции, которая использует данный носитель как альтернативу пленке при архивировании графических образов.


Источник: Computerworld / HotHardware
http://www.computerworld.com/s/article/9178428/SanDisk_s_SD_card_can_store_data_for_100_years?taxonomyId=12
http://hothardware.com/News/SanDisks-Newest-SD-Card-Does-The-WORM-For-100-Years/

Мой комментарий: Я бы не стала серьёз воспринимать разговоры о «100 годах», тем более, что, судя по всему, серьёзных исследований долговечности носителя (типа тех, что проводятся для лазерных дисков, и использованием методов ускоренного старения) не проводилось. Но будет достаточно хорошо, если карта сможет уверенно «держать» информацию лет десять; а невозможность перезаписать информацию очень сильно облегчает представление электронных доказательств, поэтому у нового продукта хорошие перспективы.

В то же время полностью заменить плёнку новая карта не сможет: даже если физически она и выдержит столетие, её, в отличие от аналоговой плёнки, вряд ли удастся прочитать вследствие быстрого устаревания оборудования, программного обеспечения и форматов.

Архивы Франции приняли участие в подготовке руководства по электронным закупкам

Франсуаза Банат-Берже (Françoise Banat-Berger), руководитель отдела Межведомственной службы Архивов Франции, отвечающего за разработку политики для ведомственных и региональных традиционных и электронных архивов, сообщила в информационной рассылке о выпуске новой версии руководства по проведению электронных закупок.

Документ доступен на веб-сайте Министерства экономики, промышленности и занятости, по адресу: http://www.economie.gouv.fr/directions_services/daj/dematerialisation/guide-pratique-dematerialisation-mp.pdf

Интересно то, что Архивы Франции приняли участие в подготовке главы 11: «Архивирование документов по электронным закупкам» - хороший пример для архивных служб других стран :)

Эта глава содержит описание законодательно-нормативной базы, и целый ряд практических советов.

Рекомендуется использовать открытые форматы: ODF, OOXML, PDF (особенно PDF версии 1.7), PDF/A. Если же проводящий закупки государственный орган по каким-либо причинам не использует открытые форматы, то он должен обеспечить непрерывную цепочку преобразований, обеспечивающую читаемость документов как минимум в течение 10 лет; а перед окончательной архивацией рекомендуется преобразовать документы в открытые форматы.

Рекомендуется, по мере возможности, избегать формирования двух массивов документов по одним и тем же закупкам – отдельно электронного досье, и отдельно бумажного. Предлагается, где это позволяет законодательство, бумажные документы оцифровывать.

Любопытный совет дан на случай обнаружения вируса в электронных документах. В этом случае рекомендуется задокументировать факт заражения вирусом. Зараженный документ, из соображений безопасности, сохранять не следует.

Кроме того, в настоящее время Архивы Франции сотрудничают со службой государственных закупок (Service des Achats de l'Etat, EAS) с целью улучшения документирования государственных контрактов, заключаемых в ходе электронных закупок, и организации хранения досье по закупкам в течение ведомственного срока хранения.

Стоит также отметить интересный момент, о котором говорится во второй главе руководства, посвященной использованию электронных подписей. В принципе, не запрещается использование простой электронной подписи или усиленной подписи, не основанной на квалифицированном сертификате. Однако в случае спора по поводу действительности подписи, в случае квалифицированной подписи бремя доказывания возлагается на спорящую сторону (т.е., на практике, на государственный орган, проводящий закупки), а в прочих случаях – на подписанта.

[Дополнение от 15 декабря 2012 года] В декабре 2012 года выпущена новая версия руководства, которая доступна по адресу: http://www.economie.gouv.fr/files/directions_services/daj/marches_publics/conseil_acheteurs/guides/guide-pratique-dematerialisation-mp.pdf

четверг, 24 июня 2010 г.

Виртуальная экскурсия по архиву Парламента Великобритании

Парламентские Архивы Великобритании (The Parliamentary Archives) недавно представили свою виртуальную экскурсию по башне Виктория (Victoria Tower), построенной в 1860 году специально в качестве хранилища для размещения архивных документов, оборудованного по последнему слову науки и техники.

Во время экскурсии: Архивохранилище

Видео можно посмотреть по адресу http://www.parliament.uk/visiting/online-tours/virtualtours/victoria-tower/ . Экскурсия проходит через архивохранилище (Archive Storeroom) и хранилище древних актов (Original Act Room); о некоторых документах можно получить дополнительную информацию.

Парламентские Архивы хранят свыше трех миллионов документов, самые древние из которых датируются 1497 годом. Среди них 64 тысячи парламентских актов, начиная с XV века. Вплоть до 1849 года акты изготавливались на свитках пергамента, выделанного из козьих или овечьих шкур. С 1849 года они стали печататься в виде буклетов, также на пергаменте.

В архивах хранятся акты трёх видов. Публичные (Public Acts) и общие (General Acts) акты распространяются на всех. Местные и личные акты (Local and Personal Acts) давали компаниям и корпорациям права на постройку железных дорог, каналов, дорог, портов, на создание электрических и газовых сетей. До 1850-х годов для разводов, натурализации, сложных случаев раздела наследства требовались частные акты (Private Acts).

Кроме того, Парламентские Архивы предлагают следующий вводно-ознакомительный видеоролик:


Источники: Блог "Web watching for archivists" / YouTube
http://www.youtube.com/watch?v=aBiJDyzM5Mc

Конференция I-CHORA 5: «Документы, архивы и технологии: Взаимозависимость во времени»

С 1 по 3 июля 2010 года в Лондоне пройдёт пятая по счёту ежегодная конференция I-CHORA. В анонсе конференции говорится:
Человеческие сообщества создают документы уже в течение более чем четырех тысячелетий. Вид и форма документов и архивов, методы их создания и подходы к их поддержанию и использованию всегда определялись доступными на конкретный момент времени технологиями, и на них неизбежно сказываются происходящие со временем изменения в технологиях.

Хотя технологические изменения часто вносили новое в процессы создания и управления документами и архивами, и способствовали появлению новых способов их использования, они же создавали проблемы для тех, чья задача состоит в обеспечении сохранности и доступности документов. Такие проблемы особенно остро стоят в наше время вследствие идущей цифровой революции.

Конференция I-CHORA 5, организованная Национальными Архивами Англии, Уэльса и Великобритании, Центром архивных исследований университета Ливерпуля и факультетом информационных наук лондонского Университетского колледжа (University College), посвящена теме «Документы, архивы и технологии: Взаимозависимость во времени». На конференции этот вопрос будет рассматриваться с исторической точки зрения, но в максимально широкой интерпретации.

Будут обсуждаться эволюционирующие взаимоотношения между документами, архивами и любыми технологиями (не только цифровыми технологиями нашего времени), - охватывая при этом любые взаимосвязи, в том числе роль, проблемы и возможности технологий в деле создания, поддержания и использования документов. Это даст возможность рассмотреть такие вопросы с точки зрения различных дисциплин, в том числе философии, социологии, антропологии, археологии, истории, архивного дела, компьютерных наук, права, а также литературных и культурных исследований.

Конференция намерена развить успех предыдущих конференций I-CHORA в Торонто (2003), Амстердаме (2005), Бостоне (2007) и Перте (2008).
Конференция любопытна тем, что в ней, в отличие от большинства других подобных мероприятий, большинство докладов посвящено традиционному делопроизводству и архивному делу и их истории. Однако очень многие «исторические» сессии анализируют опыт освоения новых технологий, признания юридической значимости новых видов документов, опыт совместного сохранения «старых» и «новых» документов – а эти вопросы сегодня актуальны, как никогда, и опыт их решения нашими предками может порой оказаться чрезвычайно полезным.

Ниже приведены анонсы лишь двух из целого ряда очень любопытных докладов (например, в одной из работ изучается взаимозависимость дизайна офисной мебели XIX века и практики делопроизводства; в другой - рассказывается о том, что технологический прогресс привёл к тому, что в архивах одного из известных английских университетов откладывается меньше документов, и т.д.).

Чен Юита (Yui-tat Cheng), Китайский университет Гонконга «Исторический анализ воздействия телеграфа на практику обмена информацией и делопроизводство колониальной администрации, на примере британской администрации Гонконга» (A Historical Review of the Telegraph’s Impacts on Communication and Recordkeeping in Colonial Administration: the case of Britain and Hong Kong, http://www.liv.ac.uk/ichora5/cheng-abstract.htm )

В работе в основном рассматривается история делопроизводства в британской колониальной администрации, и в первую очередь - каким образом телеграф, мощная коммуникационная технология, постепенно внедрявшаяся начиная со второй половины XIX века, взаимодействует с системой делопроизводства и практикой британского министерства по делам колоний (Colonial Office).

Для исследования использовались телеграммы, посылавшиеся губернаторами Гонконга в министерство в период с 1870-х до 1920-х годов, которые в настоящее время образуют часть серии документов «Военное министерство и министерство по делам колоний: Гонконг, оригинальная корреспонденция» (CO 129), хранящейся в Национальных Архивах Великобритании.

В работе, помимо общего анализа системы делопроизводства министерства по делам колоний до и после появления телеграфа, рассматривается ряд взаимосвязанных вопросов:
  • как персонал министерства воспринимал и оценивал новую коммуникационную технологию с точки зрения её использования в официальной деловой деятельности,

  • при каких обстоятельствах применялся телеграф,

  • как трансформировалась телеграмма как форма официального сообщения, и

  • как телеграммы и обычные депеши совместно использовались в официальной переписке и включались в систему делопроизводства.
Через изучение перечисленных вопросов, делается попытка осмыслить проблемы и их решения, а также изменения менталитета (если таковые имели место) в системе делопроизводства министерства по делам колоний, связанные с внедрением телеграфа.

Валерии Джонсон (Valerie Johnson), Национальные Архивы Великобритании «Хотели как лучше ... славная история телефона и его последствий для архивной точки зрения на цифровую революцию» (Plus Ca Change … the salutary tale of the telephone and its implications for archival thinking about the digital revolution, http://www.liv.ac.uk/ichora5/johnson-abstract.htm )

В докладе ставится вопрос о том, действительно ли возникновение цифровой среды является, как это часто утверждают, революцией на понятийном уровне, и проводится аналогия с эпохой телефона.

Говорят, что следствием цифровой революции стала утрата возможности сбора/захвата информации, созданной с использованием новых носителей, что влечёт за собой колоссальные утраты информации. В данной работе утверждается, что этот сценарий не является ни новым, ни столь катастрофическим. Появление в 1870-х годах телефона стало технологическим прорывом, революционизировавшим дальнюю связь и вызвавшим колоссальные изменения в способе выполнения многих транзакций – используя устную форму и создавая минимум документов. Начиная с этого времени, имела место значительная потеря данных, - тем не менее, мир делопроизводства не развалился.

В работе изучается реакция делопроизводства на эту новую технологию, и ставится вопрос о том, насколько и в чём важна степень полноты документов. По мере появления более трезвых оценок воздействия цифровых технологий, сейчас начинают ставиться более фундаментальные вопросы: какие сведения цифровой эпохи мы хотим сохранить - и почему? Нужно ли нам сохранять всю информацию просто потому, что технически это возможно? Нам нужно серьезно обсудить, можно ли допустить, - и даже приветствовать! –определенную степень утраты информации.

Источник: раздел конференции на сайте университета Ливерпуля
http://www.liv.ac.uk/ichora5/index.htm

Мой комментарий: Я очень хотела бы, чтобы подобные исследования появились и у нас – пусть сначала в виде дипломных работ. История отечественного делопроизводства не слишком хорошо изучена, и в этой области можно ожидать немало открытий и находок. Кроме того, хотелось бы, чтобы активнее изучался начальный период использования ИКТ в делопроизводстве – быстрое устаревание технологий приводит к тому, что эти знания очень скоро окажутся востребованными как просто для прочтения, так и для анализа достоверности электронных документов этого периода.

среда, 23 июня 2010 г.

Национальная библиотека Новой Зеландии провела очередную кампанию по архивации веб-сайтов национального домена

Национальная библиотека Новой Зеландии закончила кампанию сплошной архивации новозеландских веб-сайтов 2010 года. В итоге получен «снимок» текущего состояния новозеландского интернета, который дополнит материалы, собираемые с 1999 года путем регулярной выборочной архивации более чем 2 тысяч сайтов.

Право проводить такие работы руководителю библиотечной службы (Национальному Библиотекарю - National Librarian) предоставлено Законом о национальной библиотеке Новой Зеландии 2003 года (National Library of New Zealand Act 2003), а также Извещением  министра по делам Национальной Библиотеки № 2006/118 от 2 мая 2006 года о требованиях Национальной Библиотеки в отношении обязательных экземпляров электронных документов (National Library of New Zealand Act 2003 and the Minister's National Library Requirement (Electronic Documents) Notice 2006, http://www.natlib.govt.nz/downloads/Requirement_Notice_2006.PDF ). Сохранность материалов обеспечивает Веб-архив Новой Зеландии (New Zeeland Web Archive, http://www.natlib.govt.nz/collections/a-z-of-all-collections/nz-web-archive ).

Сбор материалом (harvesting) по заказу библиотеки в течение 23 дней, начиная с 12 мая 2010 года, проводила известная американская некоммерческая организация Internet Archive (http://www.archive.org/ ) базирующаяся в Сан-Франциско. Всего было обработано 170 миллионов URL-ссылок. Таким образом, перевыполнен первоначальный план, предусматривавший обработку 130 млн. страниц. С целью повышения качества результата кампания была продлена более чем на неделю.

Предыдущая кампания проводилась в 2008 году, тогда за десять дней было обработано 106 миллионов страниц.

В этом году были приняты меры по соблюдению задаваемых владельцами сайтов инструкций для роботов-сборщиков в файлах robots.txt, поэтому процесс архивации шёл существенно медленнее. В итоге одни сайты оказались заархивированы гораздо менее полно, чем раньше, зато другие – более детально. Однако для обеспечения полноты информации, всегда архивировалась головная страница сайта, а также все вложенные элементы веб-страниц (например, графические образы и фотографии).

Интересно отметить, что перед проведением кампании на сайте библиотеки были опубликованы достаточно подробные технические пояснения для владельцев сайтов, и рекомендации по настройке файла  robots.txt.

Для сайтов из доменов .com и .co.nz был установлен лимит в 70 тыс. страниц, а для прочих сайтов из домена .nz – 90 тыс. страниц. Для сравнения, в 2008 году лимиты были 50 тыс. страниц для сайтов государственного домена, и 20 тыс. страниц для всех прочих.

Примерный объём собранной информации (в сжатом виде) оценивается в 4-5 терабайт.

Источники: сайт Национальной библиотеки
http://librarytechnz.natlib.govt.nz/search/label/web%20harvest
http://www.natlib.govt.nz/about-us/current-initiatives/web-harvest-2010

вторник, 22 июня 2010 г.

Правительство 2.0: Втянуться в работу трудно, продолжать ещё труднее

В данной заметке от 14 июня 2010 года аналитик компании «Гартнер» Андреа ди Майо обсуждает тему вовлечения (engagement) в рамках «правительства 2,0»

Вчера я встречался с представителями коммуникационной и интернет-групп государственного агентства Сингапура. Они в течение некоторого времени разрабатывали блог их агентства и страницу в социальной сети Facebook, и намеревались открыть их в ближайшее время.  Когда я задал им свой обычный вопрос («Для чего всё это нужно?»), то они со вздохом сказали мне, что этого требует их министр,. Очевидно, это еще один случай из разряда «Да, господин министр» (см. http://rusrim.blogspot.com/2010/06/20.html ), но, по крайней мере, они хотя бы осознавали ограниченность такого подхода.

С другой стороны, хотя агентство ведёт регулярный мониторинг того, что о нём говорят внешние сообщества, отсутствуют какие-либо стратегии и подходы по взаимодействию с этими сообществами. Мне сказали, что подобная практика не поощряется, но было не ясно, задумывался ли кто-нибудь всерьёз о различиях и нюансах личного взаимодействия в сравнении с профессиональным. Очевидно, что общее неодобрение такого рода взаимодействий связано в первую очередь с возможностью неправильного восприятия личного мнения сотрудника как официальной позиции ведомства. С другой стороны, для данной конкретной организации, занимающейся некоторыми весьма чувствительными вопросами, способными вызвать волнения среди населения, взаимодействие с внешними сообществами – не факультативный вариант, а необходимость.

Наиболее интересной оказалась та часть беседы, где мы вместе обсуждали вопрос о том, кто будет наполнять и оживлять блог и Facebook-страницу. По-видимому, этим должны заниматься директора или их заместители [Неужели и вправду они сами будут вести блог, а не их секретари?  Верится с трудом! – Н.Х.], и коммуникационной группе никак не удавалось убедить их, что стиль ведения блога не должен напоминать сухие пресс-релизы, а быть более личным и живым.

В этот момент я высказал предположение о том, что настоящая проблема заключается не в том, чтобы заставить их начать блог и взять верный тон – а в том, чтобы эта работа непрерывно продолжалась. Отвечающие за блог люди должны осознать, чем это полезно лично для них, а не «вообще» для организации, в которой они работают.

Одно из распространенных заблуждений по поводу «правительства 2,0» состоит в том, что считается, что речь идет о государственных органах и о том, каким образом они могут лучше взаимодействовать с гражданами. На самом деле, речь идёт о людях, работающих в государственных структурах, о государственных служащих всех уровней, и о том, как технологии позволяют им трансформировать свои организации изнутри. Для некоторых мотивацией может служить просто желание действовать правильно, для других - амбиции, ещё для кого-то - необходимость, любопытство и так далее. Подходящими людьми для ведения блогов и для онлайн-взаимодействия не обязательно являются те, «в ком есть 2,0», потому что они моложе и лучше знакомы с компьютерными технологиями, - но скорее те, у кого имеется достаточная мотивация для того, чтобы продолжать эту работу.

Здесь я, как блоггер, могу поделиться личным опытом. Я не молод (мне только что исполнилось 50), не принадлежу к числу крутых компьютерщиков, - но, тем не менее, достаточно регулярно пишу на блоге. Хотя компания Gartner и приветствует такую активность, она не учитывается при оценке эффективности моего труда, - позиция, с которой я лично согласен (в конце концов, мы готовим аналитические материалы, за которые клиенты платят деньги, и стимулирование сверх того работы на блогах было бы чревато риском снижения нашей производительности).

Так почему я продолжаю вести блог? Это не вопрос личного престижа, поскольку работа в качестве аналитика в ведущей компании дает его в избытке. И дело не только в весьма полезных комментариях, которых я получаю от моих читателей; я мог бы, - по крайней мере, частично, - получить ту же информацию, читая и время от времени комментируя посты на каком-нибудь чужом блоге, а также через многочисленные контакты с клиентами.

Я продолжаю это дело потому, что использую свой блог как персональную базу знаний. Неоднократно при подготовке ответов на вопросы клиентов, презентаций или аналитических записок я возвращался к блогу и отыскивал в нём интересные примеры, какие-то изюминки, ядовитые комментарии, которые помогали мне выполнять ту работу, за которую мне платят и по качеству которой оценивают.

Поэтому, поручая кому-либо вести блоги и взаимодействовать с внешними сообществами, убедитесь в том, что они сильно мотивированы как начать, так и продолжить эту работу.

Андреа ди Майо (Andrea DiMaio)

Источник: блог фирмы Гартнер
http://blogs.gartner.com/andrea_dimaio/2010/06/14/government-2-0-if-engaging-is-difficult-keeping-engaged-is-more-so/

МВД установило сроки хранения документов, создающихся при регистрации заявлений о происшествиях

Приказом МВД РФ от 04.05.2010 № 333 утверждена «Инструкция о порядке приема, регистрации и разрешения в органах внутренних дел РФ заявлений, сообщений и иной информации о происшествиях». Данный документ пошагово описывает порядок документирования и устанавливает правила регистрации обращений в органы МВД.

Принимать заявления о преступлениях предусматривается и по информационным системам общего пользования (Интернет-сообщения) (п.7) с применением программного обеспечения, предусматривающего обязательное заполнение заявителем реквизитов, необходимых для работы с сообщениями о происшествиях. Интернет-сообщение должно быть распечатано, и дальнейшая работа с ним будет вестись так же, как с письменным сообщением в порядке, установленном Инструкцией.

В инструкции установлены правила ведения следующих видов документов:
  • Книга учета сообщений о происшествиях (КУСП) (п.5)

  • Журналы учета материалов, по которым вынесены постановления об отказе в возбуждении уголовного дела (п.35)

  • Журналы учета административного производства (п.37)

  • Накопительные дела по материалам проверок

  • Книжки с талонами-корешками (п.22)

  • Талон-уведомление о передаче сообщения о происшествии по территориальности

  • Акт сверки полноты регистрации и разрешения сообщений о происшествиях (п.45)
Всем этим документам, за исключением актов, установлены и сроки хранения, в том числе и для записей заявлений, сделанных по телефону.
«Инструкция о порядке приема, регистрации и разрешения в органах внутренних дел Российской Федерации заявлений, сообщений и иной информации о происшествия» (утв. приказом МВД РФ от 04.05.2010 № 333)

47. По окончании КУСП журналы учета материалов, по которым вынесены постановления об отказе в возбуждении уголовного дела, журналы учета административного производства, накопительные дела по материалам проверок, книжки с талонами-корешками передаются из дежурной части органа внутренних дел в секретариат для их хранения в течение 5 лет.

Записи программно-технических средств регистрации информации поступивших в дежурную часть органа внутренних дел по телефону сообщений о происшествиях, в том числе полученные с помощью многофункционального цифрового регистратора сигналов, сохраняются в течение 30 суток, а затем уничтожаются в установленном порядке с письменного согласия председателя комиссии.

Срок хранения для Книги учета сообщений о происшествиях установлен не в основном тексте Инструкции, а в Приложение № 1, которое, помимо формы книги, содержит и правила её ведения. Установлено, что книга «по окончании КУСП сдается в секретариат для последующего хранения в установленном порядке в течение 5 лет».

Источник: Кадис
http://www.kadis.ru/texts/index.phtml?id=47691

понедельник, 21 июня 2010 г.

Верховный суд разъяснил вопросы, связанные с размещением информации на сайтах

В электронном сообществе активно идет обсуждение Постановления Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 15 июня 2010 г. № 16 «О практике применения судами Закона Российской Федерации «О средствах массовой информации»». Документ этот объемный и многогранный. Меня в нем, среди прочего, заинтересовало то, как судебная власть трактует вопросы, связанные с размещением информации на веб-сайтах.

С точки зрения делопроизводства, наибольший интерес представляют положения, изложенные в п.7, посвящённом способу доказывания «факта распространения сведений через телекоммуникационные сети (в том числе, через сайты в сети Интернет)». Верховный суд (далее - ВС) указал, что никаких ограничений в способах доказывания законодательством не предусмотрено.

Здесь важен следующий момент: одним из наиболее распространенных способов фиксирования наличия или отсутствия той или иной информации на сайте является нотариальное заверение данного факта. В этой связи ВС напомнил, что нотариус может заверять материалы сайта только до возбуждения гражданского дела в судах.
Постановление Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 15 июня 2010 г. № 16 «О практике применения судами Закона Российской Федерации «О средствах массовой информации»»

7. … Гражданский процессуальный кодекс Российской Федерации и часть 2 статьи 102 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате не допускают возможности обеспечения нотариусом доказательств по делам, находящимся в производстве суда. Однако в силу части 1 статьи 102 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате до возбуждения гражданского дела в суде нотариусом могут быть обеспечены необходимые для дела доказательства (в том числе, посредством удостоверения содержания сайта в сети Интернет по состоянию на определенный момент времени), если имеются основания полагать, что представление доказательств впоследствии станет невозможным или затруднительным.
Однако уже в ходе рассмотрения дела сами судьи могут обеспечить доказательства по делу, связанному с распространением сведений через телекоммуникационные сети, вплоть до просмотра размещенной на определенном веб-ресурсе информации в режиме реального времени.
Постановление Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 15 июня 2010 г. № 16 «О практике применения судами Закона Российской Федерации «О средствах массовой информации»»

В случаях, не терпящих отлагательства, при подготовке дела к судебному разбирательству, а также при разбирательстве дела суд (судья) согласно пункту 10 части 1 статьи 150 и статье 184 ГПК РФ вправе произвести осмотр доказательств на месте (в частности, просмотреть размещенную на определенном ресурсе телекоммуникационной сети информацию в режиме реального времени). Осмотр и исследование доказательств производятся в порядке, предусмотренном статьями 58, 184 ГПК РФ: с извещением участвующих в деле лиц, с фиксированием результатов осмотра в протоколе, с вызовом в необходимых случаях свидетелей, специалистов и т.д.
Помимо этого, судьи ходе рассмотрения дела вправе назначить проведение экспертизы: «для получения консультаций, пояснений и оказания непосредственной технической помощи при осмотре доказательств, воспроизведении записи, назначении экспертизы, принятии мер по обеспечению доказательств к участию в деле может быть привлечен специалист (часть 1 статьи 188 ГПК РФ)».

Ещё один интересный вопрос был рассмотрен в п.23, содержащем рекомендации по оценке содержания сайтов. Получается, что на веб-сайтах, зарегистрированных в качестве средства массовой информации, комментарии читателей можно выкладывать без предварительного редактирования, поскольку редакцию можно будет привлечь к ответственности только тогда, когда она не выполнит указания уполномоченного государственного органа об удалении или редактировании «нехороших» комментариев:
Постановление Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 15 июня 2010 г. № 16 «О практике применения судами Закона Российской Федерации «О средствах массовой информации»»

23. …Если на сайте в сети Интернет, зарегистрированном в качестве средства массовой информации, комментарии читателей размещаются без предварительного редактирования (например, на форуме читателей материалов такого сайта), то в отношении содержания этих комментариев следует применять правила, установленные в части 2 статьи 24 и пункте 5 части 1 статьи 57 Закона Российской Федерации "О средствах массовой информации" для авторских произведений, идущих в эфир без предварительной записи.

В случае поступления обращения уполномоченного государственного органа, установившего, что размещенные комментарии являются злоупотреблением свободой массовой информации, редакция указанного средства массовой информации вправе удалить их с сайта либо отредактировать, руководствуясь положениями статьи 42 Закона Российской Федерации "О средствах массовой информации".

Если комментарии, представляющие собой злоупотребление свободой массовой информации, и после этого остаются доступными для пользователей данного сайта в сети Интернет, то правила пункта 5 части 1 статьи 57 Закона Российской Федерации "О средствах массовой информации" не применяются.

С учетом этого при рассмотрении вопроса о допустимости привлечения редакции к ответственности судам следует выяснять, выдвигались ли уполномоченным государственным органом требования об удалении сведений с форума, а также было ли произведено удаление либо редактирование сведений, в связи с распространением которых перед судом поставлен вопрос о привлечении редакции к ответственности.
Источник: Консультант плюс
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=101401

Что обсуждают коллеги: Документы постоянного срока хранения

Предлагаю вниманию читателей мини-дискуссию на международном форуме специалистов по управлению документами, которая прошла 8 июня 2010 года. Она достаточно ярко иллюстрирует взгляды на наших американских коллег на проблему выбора носителей для документов постоянного срока хранения.

Я хотел бы узнать мнение сообщества по вопросу, с которым я в последнее время столкнулся.

Поскольку я занимаюсь продажами и консультированием, в мои обязанности входит поиск новых деловых возможностей и клиентов. Неподготовленной рекламе я предпочитаю живое взаимодействие, и мой метод заключается во вступлении в различные отраслевые ассоциации либо их спонсировании.

Недавно я вступил в ассоциацию, объединяющую специалистов по  водоснабжению и канализации. Во время представления нашей компании на одной из недавних выставок, меня застало врасплох то, что некоторые люди говорили мне относительно постоянного хранения. Члены ассоциации сообщили мне, что руководитель архивной службы штата (Архивист штата) по-прежнему требует, чтобы все документы постоянного срока хранения передавались на государственное архивное хранение на микрофишах. Мотивируется это тем, что, в худшем случае, [для прочтения документа] «мы всегда можем использовать фонарик и лупу».

Меня это слегка шокировало, поскольку мы обычно рассматриваем микрофиши как вышедшие из употребления носители, и вам очень повезет, если вы сможете найти устройство, с помощью которого их можно прочитать. Большинство вопросов по поводу микрофиш, на которые мне приходится отвечать, касаются того,  как перевести документы с пленки в более подходящие форматы, такие как PDF-файлы или графические образы в формате TIFF. Излишне говорить, что моё удивление возрастало по мере того, как все большее и большее число членов ассоциации подтверждало эту информацию.

Как решают задачу постоянного хранения документов ваши организации? Остаются ли микрофиши, как раньше, предпочтительными носителями информации в частном секторе? Может ли кто-либо из государственных органов штата что-нибудь сказать по этому поводу?

Я не пытаюсь сказать, что правительство штата делает что-то неправильно, - я хотел бы узнать точку зрения коллег по поводу практики продолжающегося использования микрофиш для постоянного хранения документов. Возможно, я просто не разбираюсь в проблеме, и я буду готов первым это признать.

Ник Ноберт (Nick Naubert)
Компания «Washington Archives Management»

Я считаю, что микроформы по-прежнему являются предпочтительными носителями для создания страховых копий документов, подлежащих длительному или постоянному хранению. Преобразование в компьютерные графические образы – прекрасное решение, когда речь идёт о распространении документов, например, о выкладывании их в сети для исследователей. Но при этом по-прежнему желательно иметь страховую копию на микроплёнке.

Например, я часто читаю микрофильмированные газеты 1840-х годов. Раньше я ходил для этого в библиотеку, и использовал микропленку и читающее устройство. Теперь эти газеты доступны в сети через библиотеку местного университета, поэтому я могу читать их дома. Безусловно, это очень удобно. Однако библиотеке не стоит (и таких планов у них нет) уничтожать микроплёнки, поскольку Интернет и исходные электронные файлы - (пока что) недостаточно надежные носители для документов постоянного хранения.

Когда-нибудь прогресс в технологиях сделает электронные документы подходящими для постоянного хранения, - но пока что это время ещё не наступило.

Гэри Линк (Gary Link)

Ник, рулонная микроплёнка (не обязательно микрофиши) до сих пор рассматривается как подходящий носитель для постоянного хранения. Использование микроплёнки (или подобных аналоговых носителей) обязательно в некоторых штатах США.

Микроплёнку можно рассматривать как «страховку», или как постоянно хранящуюся резервную копию электронных документов, подлежащих длительному хранению.

Её не обязательно использовать в качестве «рабочей копии», - скорее, как длительно хранящуюся резервную копию на случай порчи  электронных версий либо их утраты вследствие морального устаревания технологий, и т.д... В этом случае будет возможность повторно отсканировать документы с микропленок.

Дуайт Уоллис (Dwight Wallis)

Ник, ключевых вопросом здесь является срок хранения «постоянно».

Инфраструктуры водоснабжения и канализации склонны быть очень долговечными. Классическим примером, который мне нравится, является система водоснабжения древнего Рима.

Строительство системы началось в 4 веке до нашей эры, и она была функционально завершена к концу второго века н.э. Отдельные части системы продолжали использоваться вплоть до осады Рима в 16-м веке нашей эры, когда был перерезан последний акведук. Таким образом, эта система водоснабжения непрерывно использовалась в течение почти двух тысяч лет.

Другим, более свежим примером является система водоснабжения города Нью-Йорка. Системе «Кротон» (Croton) (одной из трёх существующих) более сотни лет. Она в настоящее время модернизируется, – добавляется станция фильтрации воды,  - но вывод её из эксплуатации пока что не планируется.

Таким образом,  срок хранения документам по инфраструктуре систем водоснабжения и канализации установлен вполне разумный, но возникает вопрос о том, как обеспечить их доступность и пригодность к использованию в течение всего срока жизни инфраструктуры.

Как уже неоднократно отмечалось на этом форуме, у электронных документов есть много достоинств, однако «живучесть» в течение десятилетий и столетий в их число не входит. Поэтому требование Архивиста штата о сохранении аналоговой «твёрдой копии» (в данном случае, микроплёнки), является вполне обоснованным.

Фред Гревин (Fred Grevin)

Во всём мире микроплёнка продолжает оставаться предпочтительным носителем для долговременного хранения. Многие архивы штатов США требуют сохранять документы постоянного срока хранения с использованием той или иной разновидности микроформ.

Микрофиши и микроплёнки в настоящее время, как правило, создаются при помощи устройств «архивной» компьютерной записи на микроплёнку (COM),  а вместо старых читающих устройств/принтеров используются настольные  сканеры.

Оборудование для создания и просмотра микрофильмов легкодоступно, равно как и услуги по записи/считыванию цифровых материалов на микроносители и обратно.

Джон Гловер (John Glover)

Источник: архив форума за июнь 2010 года
http://lists.ufl.edu/cgi-bin/wa?A1=ind1006B&L=RECMGMT-L

воскресенье, 20 июня 2010 г.

Для «правительства 2.0» сообщества пользователей служат инструментами

Данная заметка аналитика Андреа ди Майо (Andrea Di Maio) была опубликованная на сайте фирмы Гартнер 10 июня 2010 года.  Мне в ней показалась интересной точка зрения ди Майо на взаимоотношения «правительства 2.0» и сообществ пользователей.

Интересно было бы подсчитать, насколько часто в ходе бесед клиенты задают вопросы типа «какие инструменты веб 2,0 нам следует использовать, чтобы добиться успеха?»… Как правило, они ищут такой передовой опыт и технологии, использование которых с большой вероятностью даст нужный результат: например, вики-средства хорошо зарекомендовали себя во многих государственных учреждениях, в то время как отдача (или вред) от блогов, как правило, вещь более спорная.

Поскольку в обсуждении обычно исключительно принимают участи либо доминируют технические специалисты, это не удивительно. «Технари» всегда рассматривают в качестве инструментов программные продукты или новые технологические подходы, спрашивая себя, стоит ли (и каким образом) включить их в свой набор технологий.

Но «веб 2,0» - иное дело. Речь идет не о том, какой инструмент лучше: обмен видеоматериалами, микроблоги, RSS-ленты, пакеты поддержки коллективной работы ... в чём, собственно, принципиальная разница? Настоящий вопрос заключается в том, можно ли в качестве инструмента рассматривать сообщество пользователей. Не имеет большого значения, на какой платформе базируется сообщество, - важен факт существования этого сообщества, и то, что оно способно помочь государственному органу в выполнении его ключевых функций. Самоорганизовавшиеся сообщества (т.е. сформировавшиеся без вмешательства государства) выбирают собственные платформы, и в этом случае представители государственных органов должны решить, хотят ли они быть там, где люди, - или нет.

Оценку актуальности и полезности сообществ нужно оставить на усмотрение отдельных государственных служащих, которые должны определиться с тем, хотят ли они видеть конкретные сообщества в качестве элемента своего набора инструментов. Используя подход «снизу вверх», подобный описанному в аналитическом материале компании Gartner под названием «Как государственные органы могут использовать социальные сети» [How governments can use social networks , доступ, к сожалению, платный –Н.Х.], можно определить, имеет ли смысл рассматривать сообщество как корпоративный инструмент, в отличие от инструмента для индивидуального использования.

Андреа ди Майо (Andrea Di Maio)

Источник: блог компании Гартнер
http://blogs.gartner.com/andrea_dimaio/2010/06/10/for-government-2-0-the-community-is-the-tool/

суббота, 19 июня 2010 г.

55-я ежегодная конференция ассоциации ARMA International пройдёт в ноябре

Конференция-выставка, уже в 55-й раз проводимая международной ассоциацией специалистов по управлению документами ARMA International – безусловно, одно из важнейших событий для отрасли управления документами и информацией, особенно в Северной Америке. На этот раз конференция пройдёт в Сан-Франциско (штат Калифорния, США), с 7 по 10 ноября 2010 года (а если считать дни обучающих семинаров, то с 5 по 11 ноября).

Конференцию стоит посетить тем, кто ищет ответы на сложные проблемы, с которыми сегодня сталкивается профессия, такие, как разработка автоматизированных средств, позволяющих точно устанавливать сроки хранения, или моделей метаданных. Конференция включает ряд обучающих семинаров и лекций. Трудно переоценить возможность лично пообщаться с коллегами по профессии.

В выставке примут участие свыше 200 экспонентов, предлагающих продукты, имеющие отношение к управлению документами и информацией: это решения для управления электронным контентом, электронными документами, электронной почтой; решения, помогающие исполнять законодательно-нормативные требования и средства для создания электронных архивов.

В программе конференции (сейчас с ней можно ознакомиться, используя поиск по базе данных, по адресу: http://www.arma.org/conference/2010/event/ ) немало интересных сессий.

В обучающей части ARMA продолжает пропагандировать разработанные ею «Общепринятые принципы делопроизводства» (GARP). В этот раз к этой работе привлекают Джона Монтанью (John Montana) - видного юриста, специализирующихся на вопросах управления документами и информацией.

Вообще бросается в глаза, что среди выступающих необычно много людей, имеющих научные степени в области юриспруденции, и обсуждается целый ряд проблем, так или иначе затрагивающих вопросы права. В частности, запланирована трёхчасовая сессия на тему «Сроки хранения электронных документов», которую проведет американский классик по срокам хранения Дональд Скупски (Donald Skupsky).

Наверное, больше всего докладов посвящёно крайне актуальной сейчас для американцев теме выявления, извлечения и представления электронной информации и документов в суды и контролирующие органы (e-Discovery).

В этом году вырос интерес к теме взаимодействия и сотрудничества специалистов по управлению документами с представителями других профессии (в первую очередь, с ИТ-специалистами и юристами).

Своё влияние оказал и недавний экономический кризис: в программе появилась целая группа докладов о том, как экономно управлять документами с использованием «подручных» средств, особенно в малых и средних предприятиях. Больше стало сессий по вопросам экономической отдачи, а также по методике убеждения высшего руководства в необходимости и полезности управления документами

Традиционно много будет выступлений по вопросам профессиональной подготовки и переподготовки специалистов в области управления документами.

Меньше, чем можно было бы ожидать, сессий будет посвящено таким темам, как облачные вычисления, «предприятие 2.0» и Sharepoint.

Запланирован ряд отраслевых круглых столов – для специалистов, работающих в сфере права, в фармацевтических компаниях, в федеральных органах власти, в энергетике, финансовой отрасли и в сфере розничной торговли.

Источник: сайт выставки ARMA-2010
http://www.arma.org/conference/2010/SanFrancisco.aspx