Что обсуждают коллеги: Документы постоянного срока хранения

Предлагаю вниманию читателей мини-дискуссию на международном форуме специалистов по управлению документами, которая прошла 8 июня 2010 года. Она достаточно ярко иллюстрирует взгляды на наших американских коллег на проблему выбора носителей для документов постоянного срока хранения.

Я хотел бы узнать мнение сообщества по вопросу, с которым я в последнее время столкнулся.

Поскольку я занимаюсь продажами и консультированием, в мои обязанности входит поиск новых деловых возможностей и клиентов. Неподготовленной рекламе я предпочитаю живое взаимодействие, и мой метод заключается во вступлении в различные отраслевые ассоциации либо их спонсировании.

Недавно я вступил в ассоциацию, объединяющую специалистов по  водоснабжению и канализации. Во время представления нашей компании на одной из недавних выставок, меня застало врасплох то, что некоторые люди говорили мне относительно постоянного хранения. Члены ассоциации сообщили мне, что руководитель архивной службы штата (Архивист штата) по-прежнему требует, чтобы все документы постоянного срока хранения передавались на государственное архивное хранение на микрофишах. Мотивируется это тем, что, в худшем случае, [для прочтения документа] «мы всегда можем использовать фонарик и лупу».

Меня это слегка шокировало, поскольку мы обычно рассматриваем микрофиши как вышедшие из употребления носители, и вам очень повезет, если вы сможете найти устройство, с помощью которого их можно прочитать. Большинство вопросов по поводу микрофиш, на которые мне приходится отвечать, касаются того,  как перевести документы с пленки в более подходящие форматы, такие как PDF-файлы или графические образы в формате TIFF. Излишне говорить, что моё удивление возрастало по мере того, как все большее и большее число членов ассоциации подтверждало эту информацию.

Как решают задачу постоянного хранения документов ваши организации? Остаются ли микрофиши, как раньше, предпочтительными носителями информации в частном секторе? Может ли кто-либо из государственных органов штата что-нибудь сказать по этому поводу?

Я не пытаюсь сказать, что правительство штата делает что-то неправильно, - я хотел бы узнать точку зрения коллег по поводу практики продолжающегося использования микрофиш для постоянного хранения документов. Возможно, я просто не разбираюсь в проблеме, и я буду готов первым это признать.

Ник Ноберт (Nick Naubert)
Компания «Washington Archives Management»

Я считаю, что микроформы по-прежнему являются предпочтительными носителями для создания страховых копий документов, подлежащих длительному или постоянному хранению. Преобразование в компьютерные графические образы – прекрасное решение, когда речь идёт о распространении документов, например, о выкладывании их в сети для исследователей. Но при этом по-прежнему желательно иметь страховую копию на микроплёнке.

Например, я часто читаю микрофильмированные газеты 1840-х годов. Раньше я ходил для этого в библиотеку, и использовал микропленку и читающее устройство. Теперь эти газеты доступны в сети через библиотеку местного университета, поэтому я могу читать их дома. Безусловно, это очень удобно. Однако библиотеке не стоит (и таких планов у них нет) уничтожать микроплёнки, поскольку Интернет и исходные электронные файлы - (пока что) недостаточно надежные носители для документов постоянного хранения.

Когда-нибудь прогресс в технологиях сделает электронные документы подходящими для постоянного хранения, - но пока что это время ещё не наступило.

Гэри Линк (Gary Link)

Ник, рулонная микроплёнка (не обязательно микрофиши) до сих пор рассматривается как подходящий носитель для постоянного хранения. Использование микроплёнки (или подобных аналоговых носителей) обязательно в некоторых штатах США.

Микроплёнку можно рассматривать как «страховку», или как постоянно хранящуюся резервную копию электронных документов, подлежащих длительному хранению.

Её не обязательно использовать в качестве «рабочей копии», - скорее, как длительно хранящуюся резервную копию на случай порчи  электронных версий либо их утраты вследствие морального устаревания технологий, и т.д... В этом случае будет возможность повторно отсканировать документы с микропленок.

Дуайт Уоллис (Dwight Wallis)

Ник, ключевых вопросом здесь является срок хранения «постоянно».

Инфраструктуры водоснабжения и канализации склонны быть очень долговечными. Классическим примером, который мне нравится, является система водоснабжения древнего Рима.

Строительство системы началось в 4 веке до нашей эры, и она была функционально завершена к концу второго века н.э. Отдельные части системы продолжали использоваться вплоть до осады Рима в 16-м веке нашей эры, когда был перерезан последний акведук. Таким образом, эта система водоснабжения непрерывно использовалась в течение почти двух тысяч лет.

Другим, более свежим примером является система водоснабжения города Нью-Йорка. Системе «Кротон» (Croton) (одной из трёх существующих) более сотни лет. Она в настоящее время модернизируется, – добавляется станция фильтрации воды,  - но вывод её из эксплуатации пока что не планируется.

Таким образом,  срок хранения документам по инфраструктуре систем водоснабжения и канализации установлен вполне разумный, но возникает вопрос о том, как обеспечить их доступность и пригодность к использованию в течение всего срока жизни инфраструктуры.

Как уже неоднократно отмечалось на этом форуме, у электронных документов есть много достоинств, однако «живучесть» в течение десятилетий и столетий в их число не входит. Поэтому требование Архивиста штата о сохранении аналоговой «твёрдой копии» (в данном случае, микроплёнки), является вполне обоснованным.

Фред Гревин (Fred Grevin)

Во всём мире микроплёнка продолжает оставаться предпочтительным носителем для долговременного хранения. Многие архивы штатов США требуют сохранять документы постоянного срока хранения с использованием той или иной разновидности микроформ.

Микрофиши и микроплёнки в настоящее время, как правило, создаются при помощи устройств «архивной» компьютерной записи на микроплёнку (COM),  а вместо старых читающих устройств/принтеров используются настольные  сканеры.

Оборудование для создания и просмотра микрофильмов легкодоступно, равно как и услуги по записи/считыванию цифровых материалов на микроносители и обратно.

Джон Гловер (John Glover)

Источник: архив форума за июнь 2010 года
http://lists.ufl.edu/cgi-bin/wa?A1=ind1006B&L=RECMGMT-L