суббота, 31 мая 2008 г.

Новая публикация Британского института стандартов по вопросам обеспечения долговременной сохранности электронных документов

Британский институт стандартов (BSI) выпустил новую публикацию по вопросам обеспечения долговременной сохранности электронных материалов - BIP 0089:2008 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов для руководителей» (A manager's guide to the long-term preservation of electronic documents)- объемом 110 страниц. Авторы книги - Нейл Питман (Neil Pitman) и Алан Шипмен (Alan Shipman, автор известной серии публикаций BIP 0008). Книга распространяется в бумажном виде, и стоит 55 фунтов.

В книге простым и понятным языком объясняются проблемы, связанные с обеспечением сохранности электронных документов и информации, и обсуждается ряд возможных решений, их достоинства и недостатки. Рассматриваются носители информации, метаданные, сроки хранения, и стандартизованные файловые форматы, подходящие для архивного хранения информации. Благодаря этой книге, руководители, которым предстоит принимать решения, связанные с долговременным хранением электронных документов, могут получить достаточно полное представление о тех факторах, которые необходимо принять при этом во внимание.

5-страничный фрагмент данной публикации (из первой главы – страницы, посвященные постановке задачи) можно скачать по адресу: http://www.bsigroup.com/upload/Standards%20&%20Publications/Manufacturing/Technical%20handbooks/SamplepagesfromBIP0089.pdf

Источник: BSI
http://www.bsigroup.com/en/Shop/Publication-Detail/?pid=000000000030175177

понедельник, 26 мая 2008 г.

Швейцария: Архивы должны идти к людям

Государственный архив кантона Цюрих собирается размещать свои материалы в Интернете. И, как говорит государственный архивист Беата Гнёдингер (Beat Gnädinger), «традиционным» архивистам не нужно этого бояться.

Нужны ли архивисты в эпоху Гугла?

Беата Гнёдингер: Сведения о том, где информация находится, также являются дополнительной ценной информацией. Отдельный, ни к чему не привязанный документ значит очень мало. Его подлинное значение проявляется только тогда, когда он помещается в соответствующий контекст, в определенное дело. Структура, в рамках которой упорядочены дела, также представляет собой важную дополнительную информацию. Именно поэтому хранящиеся в архивах дела на аналоговых носителях по-прежнему имеют большое значение, и никакой полнотекстовой поиск не может их заменить. 

Что в этом плане делают специалисты Цюрихского архива?

40 сотрудников архива (из них 30 работают полный рабочий день) обеспечивают сохранение аутентичных сведений о деятельности кантона и 40 тысяч его служащих. Эта работа начинается с выделения подлежащих сохранению документов. По оценкам, из тех документов, что производят служащие кантона, только от 2 до 5% попадают на постоянное хранение в архив.  Наша справочная служба консультирует по этим вопросам, а также по вопросам, связанным с формированием дел. Кроме того, нашей задачей является обеспечение физической сохранности и долговременной читаемости переданных нам на хранение дел.

Каковы объёмы ежегодных поступлений?

В прошлом году мы приняли 825 погонных метров документов. Здание архива было введено в строй в 1982 году, и расширено в 2007 году. В общей сложности хранилища архива способны вместить 37 километров документов, и на настоящий момент мы уже храним 28 километров. Так что, как видите, архиву ы будущем еще предстоит расширяться.

Поможет ли оцифровка сэкономить архивные площади?

Как мне кажется, это преобразование будет проходить постепенно. Даже и через 15 лет часть документов по-прежнему будет поступать к нам в бумажном виде, - и это хорошо, поскольку архивное хранение бумажных материалов обходится сравнительно дешево, и обеспечивается хорошая защита. Лист бумаги - очень хороший и экономичный носитель информации, и то, что на нем записано, нетрудно сохранить в течение длительного времени при незначительных издержках. Сохранение одного и того же документа на бумажном носителе обойдется дешевле, чем на электронном.

Но вы сейчас уже принимаете электронные документы – как вы с ними работаете?

Мы принимает электронные данные в рамках отдельных проектов. Эти данные преобразуются в форматы, подходящие для архивного хранения, такие, как PDF/A и TIFF (который все больше заменяется на JPEG2000). Мы не связываемся с «рискованными» форматами. Помимо этого, мы взаимодействуем с другими архивами – нет смысла пытаться решать все проблемы в одиночку. По этой причине Цюрих, вместе с другими кантонами, участвует в работе координационного совета по вопросам обеспечения долговременной сохранности электронных архивных документов (KOST). 

Архивируете ли вы также и веб-страницы?

Пока нет, но у нас запланирован подобный проект.

Какие объёмы данных вам приходится обрабатывать?

Пока ситуация еще не стабилизировалась, и объёмы отдельного поступления колеблются от нескольких сотен мегабайт до нескольких терабайт. Проблема в то, что если создающее документы агентство осваивает какую-либо новую технологию, архивы это почувствуют через десять лет, и зачастую предпринимать что-либо будет уже поздно. Поэтому, в принципе, задумываться о таких вопросах нужно уже в момент закупки информационных систем.

Мы, как пользователи домашних компьютеров, время от времени сталкиваемся с тем, что файлы, которые созданы не так уж давно, уже не открываются из-за тог,. что новые версии программного обеспечения не обеспечивают обратную совместимость. Может ли подобное случиться в государственном архиве?

Полностью исключить возможность этого я не могу, – и подобное время от времени случалось,  начиная с того самого момента, когда стали использоваться электронные документы и информация. Однако для тех форматов, которые широко используются для целей архивного хранения обеспечить читаемость не только можно, но часто и сравнительно несложно. Есть и более сложные случаи, как, например, хранение электронных чертежей; здесь еще очень много нерешенных проблем. Тем не менее, я не пессимист. Как мне кажется,  постепенно растет понимание того, как эту проблему решать. Поэтому, я думаю, потерь будет немного.

Скоро ли вы сможете выложить материалы архива в Интернете?

В  первую очередь мы планируем разместить в сети научно-справочный аппарат, в виде доступной онлайн базы данных. Мы считаем, что архивы должны идти к людям. Те документы, срок ограничения доступа к которым истек, в ближайшем будущем станут доступными в Интернете. Для ряда важнейших серий документов мы также хотим попробовать организовать онлайн-доступ - как к архивным, так и к текущим документам. В настоящее время правительство требует от кантонов и кантональных архивов выложить в сети в виде PDF-файлов все решения кантонального правительства, начиная с 1803 года. Это очень амбициозный проект. Мне, однако, представляется, что основным полезным эффектом будет лишь то, что люди получат представление о тех богатствах, которые имеются в архивах. Дело в том, что до 1900 года документы писались от руки, и немногие будут в состоянии их прочесть. Было бы замечательно, если бы мы смогли сделать эти важнейшие серии документов общедоступными. Однако нереально было бы ставить вопрос об оцифровке и предоставлении доступа ко всем хранящимся у нас 28 километрам документов.

Источник: Neue Zürcher Zeitung Online
http://www.nzz.ch/nachrichten/medien/das_archiv_muss_zu_den_leuten_gehen_1.740545.html?printview=true

пятница, 23 мая 2008 г.

Решением Архивиста США создано «Управление по вопросам контролируемой несекретной информации»

Созданный орган должен установить, наконец, единый порядок работы с документами «для служебного пользования» в агентствах федерального правительства

22 мая 2008 года Архивист США Аллен Вайнстайн (Allen Weinstein) объявил о создании в структуре Национальных Архивов США (National Archives and Records Administration, NARA) «Управления по вопросам контролируемой несекретной информации» (Controlled Unclassified Information Office, CUIO). Новое управление будет подчиняться Уильяму Босанко, директору Управления по надзору за информационной безопасностью (Information Security Oversight Office, ISOO).

Новое управление создано в качестве реакции на «Меморандум для глав подразделений и агентств о маркировке и порядке обмена контролируемой несекретной информацией (CUI)», выпущенный 9 мая 2008 года Президентом Бушем. В меморандуме NARA определена в качестве органа, ответственного за контроль и управление разработкой и практической реализацией концепции «контролируемой несекретной информации».

Подробнее о меморандуме Буша см. http://www.archiv.ru/news/68/1525/  , его целью является упорядочение и стандартизация практики работы федеральных агентств с информацией «для служебного пользования».

Основная задача нового управления будет заключаться в разработке и публикации соответствующих стандартов и методических рекомендаций по их внедрению. Оно также будет контролировать исполнение этих стандартов агентствами.

Источник: Federation of American Scientists
http://www.fas.org/sgp/news/2008/05/cui052208.html

четверг, 22 мая 2008 г.

Франция: Планируемая ликвидация Управления по делам архивов в составе Министерства культуры вызывает протесты как со стороны администрации Национальных Архивов, так и со стороны профсоюзов

Этой теме посвящена совместная декларация, принятая на совещании представителей профсоюзов и администрации

Административной реформой развлекается не только Россия. Сейчас, например, аналогичная реформа идет и во Франции, и в её рамках планируется, в частности, понизить статус Управления по делам национальных архивов и Управления по делам музеев, и превратить их из относительно независимых и авторитетных организаций в подчиненные агентства -  одним словом, проделать примерно то же, что у нас в свое время сделали с Росархивом.

21 мая 2008 года, на совещании объединенного технического комитета по управлению  Архивами Франции,  участвующие в нем представители ряда профсоюзов огласили совместную декларацию, в которой еще раз подтвердили свою позицию в отношении планируемой, в ходе реформ государственного управления, ликвидации Управления по делам национальных архивов.

После дискуссии, декларация была принята комитетом 16 голосами из 20, при четырех воздержавшихся. «За» проголосовали все представители профсоюзов и большая часть представителей администрации.

В декларации отмечается, что оглашенное 4 апреля 2008 года решение о передаче архивного управление в ведение Управления по делам культурного наследия было принято за закрытыми дверями, и о нем не знали не только представители профсоюзов, но и руководство архивной службы.

Управление по делам национальных архивов было основано в 1897 году, и существует уже 111 лет. В 1959 году оно вошло в качестве одного из образующих элементов в состав Министерства культуры. Оно также является одним из основателей Международного Совета Архивов.

Участники совещания ставят под сомнение идею подобной реорганизации, особенно в тот момент, когда, с одной стороны,  во Франции вскоре будет принят новый закон об архивах (и кому-то надо организовывать его реализацию на практике), а с другой – когда, вследствие планируемого закрытия целого ряда государственных учреждений и судов, ожидается поступление в архивы большого количества документов. Они также опасаются, что это «нововведение» приведет к ослаблению сети национальных архивом, сложившейся за 200 лет, а также к ослаблению влияния Франции в области архивного дела на международной арене.

Кроме того, отмечается, что другие министерства идут иным путем. Так, свое Управление по делам архивов есть в Министерстве иностранных дел, и это министерство не собирается его ликвидировать.

Мишель Тибо (Michel Thibault)

Источник: 
http://fr.groups.yahoo.com/group/archives-fr/message/7163

воскресенье, 18 мая 2008 г.

Сенат Франции принял во втором чтении закон об архивах

15 мая 2008 года Сенат рассмотрел во втором чтении проекты закона об архивах и конституционного закона об архивах Конституционного Совета, с поправками, внесенными 29 апреля Национальной Ассамблеей.

Шажок назад

Докладчик, Рене Гарре  (René Garrec), разъясняя позицию Сената относительно сроков ограничения доступа к документам, отметил, что вопреки высказанному рядом историков мнению,  Сенат ставил своей задачей не «освящение культа секретности», а «выработку сбалансированного подхода, учитывающего как интересы исторических исследований, так и вопросы защиты частной жизни и репутации людей». Он подчеркнул, что палата не только не ставила под вопрос сокращенные сроки ограничения доступа к государственным документам, относящимся к истории страны и к коллективной памяти, но и пошла по этому пути дальше, чем первоначальный проект, внеся две существенные поправки.

Судебные аудиовизуальные документы

Действительно, Сенат предложил смягчить ограничения доступа к аудиовизуальным судебным документам, сделав их доступными с того момента, как судебное разбирательство полностью завершено, - при условии, что они запрашиваются для проведения исторического или научного исследования.

Электронные архивы

Сенат также одобрил размещение государственных документов в сети с момента истечения срока ограничения доступа. Для этой цели не нужно будет получать специального разрешения. К этому вопросу Национальная Ассамблея подошла более осторожно, попросив правительство подготовить отчет о долговременной сохранности электронных архивов. Депутаты опасаются, что вследствие быстрого развития технологий значительная часть информации станет через несколько лет нечитаемой.

Отчет о долговременной сохранности электронных архивов

Первая поправка, внесенная Сенатом во втором чтении в ст.30 законопроекта об архивах расширяет круг вопросов, которые должны быть отражены в отчете. А именно, отчет должен охватывать «все возможные во Франции варианты ввода документов, их классификации, хранения и распространения. Отчет должен быть представлен парламенту в течение года с момента принятия закона, а в дальнейшем – каждые три года.

Постановление правительства

В текст ст.29 внесена еще одна поправка:  относительно права правительства выпускать постановления, с целью гармонизации доступа к государственной информации на региональном уровне,  установлен срок выпуска постановления и срок представления в парламент проекта закона о его ратификации.

Последняя поправка

Третья поправка (редакционная) внесена в  ст.2 проекта конституционного закона – исправлена дата вступления закона в силу.

Исключения

За исключением перечисленных трех поправок, тексты законопроектов были приняты Сенатом. Рене Гарре отметил, что, по его мнению, закон в таком виде не повлияет на процент положительных решений, выносимых по запросам исследователей на предоставление, в порядке исключения, доступа к документам до истечения сроков ограничения доступа, который сейчас составляет свыше 90%.

Официальный бюллетень Сената см. по адресу http://www.senat.fr/bulletin/20080505/lois.html#toc4

Mario

Источник: ActuaLitte
http://www.actualitte.com/actualite/2357-Senat-adoption-projets-lois-archives.htm

четверг, 15 мая 2008 г.

Опубликован проект нового британского стандарта по обеспечению доказательной и юридической силы электронной информации

Стандарт разрабатывается на основе самых уважаемых и распространенных методических документов по обеспечению доказательной и юридической силы электронных документов и информации – публикации серии BIP 0008.

С 1996 года Британский институт стандартов (BSI) публиковал «Практику, обеспечивающую юридическую и доказательную силу информации, сохраняемой электронным образом», сначала под номером PD 0008, а позднее – как BIP 0008. Вышли три издания – в 1996, 1999 и 2004 годах.

Данный свод хорошей практики широко распространился. В Англии и Шотландии, например, на него ссылается «Практика управления документами», опубликованная в качестве рекомендаций по исполнению  закона о свободе доступа к государственной информации.

В 2005 году были опубликованы ещё две части BIP 0008:  BIP 0008-2 «Практика, обеспечивающая юридическую и доказательную силу информации, передаваемой электронным образом» и BIP 0008-3 «Практика, обеспечивающая юридическую и доказательную силу электронной идентификации».

Во многом идя навстречу просьбам организаций, внедривших BIP 0008, Британский институт стандартов разработал и опубликовал для публичного обсуждения официальный стандарт BS 10008 «Доказательная и юридическая сила электронной информации - Спецификации» (на сайте http://drafts.bsigroup.com/ ). Публичное обсуждение будет продолжаться до 30 июня 2008 года. Теперь у организаций будет возможность говорить о своем соответствии официальному национальному стандарту.

Стандарт охватывает вопросы, которые рассмотрены во всех трех частях BIP 0008. BIP 0008, в свою очередь, будет в дальнейшем рассматриваться как методическое пособие, помогающее выполнить требования стандарта.

Стандарт BS 10008 обеспечивает придание максимальной доказательной силы электронной информации, представляемой в качества доказательства деловых транзакций. В нем сформулированы требования к планированию, внедрению, оперативному использованию, мониторингу и совершенствованию имеющихся в организации систем управления информацией. В частности, в стандарте рассмотрены следующие вопросы:
  • Управление электронной информацией на протяжении длительных периодов времени, в том числе при изменении технологий, когда очень важно обеспечить сохранение целостности информации;

  • Управление различными рисками, связанными с электронной информацией;

  • Демонстрация аутентичности электронной информации;

  • Менеджмент качества в связи с процессами сканирования электронных материалов,

  • Представление всей истории существования документа.
Все эти вопросы имеют самое непосредственное отношение к созданию электронных архивов. Более того, опыт показывает, что такого рода британские стандарты очень быстро превращаются международные стандарты Международной организации по стандартизации (ISO).

Источник: BSI
http://drafts.bsigroup.com/?i=95

Национальные Архивы США: цифры, факты, проблемы

14 мая 2008 года в подкомитете по управлению федеральными финансами, государственной информации, федеральным службам и международной безопасности комитета Сената США по внутренней безопасности и деятельности государства прошли слушания на тему «Выполнение Национальными Архивами США своих контрольных функций: Защищая и сохраняя историю нации для будущих поколений».

Перед законодателями отчитывались:
  • руководитель Национальных Архивов (NARA), 9-й Архивист США Аллен Вайнстайн (Allen Weinstein),

  • директор по вопросам информации и управления контрольно-счётной палаты (Government Accountability Office, GAO) Линда Кунц (Linda Koontz),

  • генеральный инспектор NARA Пол Брэчфелд (Paul Brachfeld).
Помимо официальных лиц, сенаторы выслушали также:
  • Патрис Макдермот (Patrice McDermott),  директора OpenGovernment.org – неправительственной организации, цель которой – содействовать правительствам и гражданам в построении более открытого государства;

  • Томаса Блантона (Thomas Blanton), директора «Архива документов по вопросам национальной безопасности» (National Security Archive) - независимого негосударственного научно-исследовательского института, расположенного в университете им. Джорджа Вашингтона, который собирает и публикует рассекреченные документы, полученные на основании закона о свободе доступа к государственной информации;

  • Джима Хендерсона (Jim Henderson), бывшего Архивиста штата Мэйн,

  • Мартина Шервина (Martin Sherwin), профессора истории из университета им. Джорджа Мэйсона.
В своем выступлении Аллен Вайнстайн рассказал проблемах, с которыми сталкиваются Национальные Архивы. За последние 10 лет объем хранимых NARA документов на традиционных носителях почти удвоился, и становится все труднее принимать новые поступления и находить им место на полках.

NARA принимает меры к разборке накопившихся «завалов». Это примерно миллион архивных коробов с документами, которые пока еще не были как следует описаны, для того, чтобы к ним был возможен эффективный доступ.

Особую озабоченность вызывает рассекречивание документов и перевод их в режим открытого доступа. В настоящее время Исполнительным приказом Президента США установлен 25-летний срок для автоматического рассекречивания документов. С момента выпуска приказа в 1995 году, рассекречено 460 миллионов страниц. Своей очереди ждут еще 400 миллионов страниц, для которых 25-летний срок уже истек.

В истекшем году Президентские библиотеки США, во исполнение требований Исполнительного приказа, направили все нерассекреченные президентские документы с истекшим 25-летним сроком в NARA на анализ и принятие решения о рассекречивании. Секретные президентские документы сканировались на местах и электронным образом пересылались в Вашингтон, где в специально отведенном месте представители соответствующих агентств их анализировали. Всего библиотеки отсканировали 3,6 миллиона страниц. Ожидается, что к лету решения будут приняты по 1 миллиону страниц. Кроме того, NARA запаздывает с передачей уже рассекреченных документов в открытый доступ.

Хотя при экспертизе и цензурировании документов по-прежнему много «ручного» труда, использование электронных систем заметно ускоряет весь процесс. Следующей крупной работой в этой области будет экспертиза и рассекречивание 7-8 миллионов страниц из библиотеки Рейгана.

Для ускорения процесса рассекречивания, Национальные Архивы в 2005 году создали межведомственный справочный центр, персонал которого готовил документы для рассмотрения в создавшем их агентстве. Сейчас, по мере поступления из агентств принятых решений, начинается обработка этих документов для перевода их на открытое хранение. Идет поиск способов упростить этот процесс и сделать его более быстрым и эффективным. В частности, вместо того, чтобы по очереди посылать документы (физически или в электронном виде) в заинтересованные агентства, представители всех агентств приглашаются в NARA – в результате решения принимаются быстрее, и быстрее разрешаются спорные ситуации.

Национальные Архивы контролируют деятельность федеральных агентств по рассекречиванию – в частности, проверяется, передаются ли рассекреченные документы в открытый доступ.

В области оцифровки документов, Национальные Архивы активно используют партнерские соглашения с частными организациями. Например, в 2006 году было заключено соглашение с частной компанией, которая взялась оцифровать всю коллекцию бумаг, фотографий и аудиозаписей президента Кеннеди. Заключено соглашение с Google о пилотном проекте по оцифровке ряда аудиовизуальных фондов и организации к ним онлайн-доступа на сайте компании. Недавно было заключено соглашение с компанией Footnote.com (предоставляющей платный доступ к информации для подписчиков) об оцифровке миллионов страниц документов. К настоящему времени компания уже оцифровала 33 миллиона страниц, и предоставляет к ним доступ через свой сайт. Ещё одно соглашение заключено с Генеалогическим обществом штата Юта – об оцифровке пенсионных дел ветеранов Гражданской войны.

Хотя каждое такое соглашение по-своему уникально, выработана стратегия оцифровки, содержащая ряд базовых принципов, обеспечивающих:
  • Безопасность и доступность оригинальных документов во время процесса оцифровки,

  • Партнерские соглашения не предоставляют исключительных прав, и во всех таких соглашениях предусматривается свободный доступ к выложенным в Интернете материалам из расположенных на территории страны читальных залов NARA;

  • Во всех случаях, после истечения определенного периода времени, к NARA переходят все права собственности на данные и графические образы;

  • Для обеспечения прозрачности, проекты таких соглашений публикуются для публичного обсуждения -  с тем, чтобы узнать мнение общественности до принятия окончательного решения.
Одной из наиболее серьёзных проблем для Национальных Архивов является стремительный рост количества создаваемых федеральным правительством электронных документов. В отличие от документов на традиционных носителях, электронные документы могут быстро стать недоступными с течением времени и изменениями в технологиях. Оборудование и программное обеспечение, использованное для создания этих документов, может устаревать очень быстро – за считанные годы и даже месяцы. В итоге огромное число важных документов подвергаются риску быть навсегда утраченными. Но есть и хорошие новости – технология обеспечения сохранности электронных документов наконец-то догоняет технологию их создания.

В июне этого года начнет действовать первая очередь создаваемой Национальными Архивами системы ERA («Архив электронных документов»). Задачей системы является аутентификация, обеспечение сохранности и предоставление доступа к важным электронным документам федерального правительства – на протяжении длительного времени, и независимо от того, какое оборудование и программное обеспечение были использованы для создания этих документов, или же будут доступны в будущем.

На первом этапе будут обеспечены базовые возможности по управлению унаследованными электронными данными и документами, и для поддержки текущей деятельности федеральных агентств. Вторая фаза предусматривает ввод документов администрации Буша, которые будут переданы в NARA в январе 2009 года.

Говоря о сети центров хранения документации, Архивист США отметил, что в настоящее время действуют 18 таких центров, хранящих в общей сложности 26 миллионов архивных коробов с документами. В ближайшие три года планируется открыть еще три центра.

Крупнейшим является Центр хранения документов военного персонала в Сент-Луисе. В центральном хранилище находятся 100 миллионов кадровых и медицинских документов, начиная с начала 20-го века. В год обрабатывается миллион запросов (5 тысяч за каждый рабочий день). Срочные запросы центр выполняет круглосуточно, без выходных

Помимо этого, в подчинении NARA находятся 14 региональных архивов. В большинстве случаев, они расположены рядом с одним из центров хранения документации.

Источник:  Сайт Сената США
http://hsgac.senate.gov/public/index.cfm?Fuseaction=Hearings.Detail&HearingID=ad3cffc2-8768-4952-8cfb-2f62188f39c8

воскресенье, 11 мая 2008 г.

Национальные Архивы США планируют систему хранения электронных документов федеральных агентств

Планируемая общегосударственная «Электронная архивная система», по-видимому,  войдет в строй с отставанием от графика на пять лет.

Национальные Архивы США  (National Archives and Records Administration, NARA) надеются, что общегосударственная система хранения электронных документов войдет в строй к 2015 году. Об этом заявил один из руководителей NARA.

Система ERA (Electronic Records Archives) позволит федеральным агентствам сохранять свои несекретные документы в сети контролируемых NARA серверов. Планируется разместить по территории страны как минимум 20  кластеров серверов, с целью защиты от утраты данных. Представители NARA уверяют, что ERA поможет решить обостряющуюся проблему управления электронными документами.

По словам ведущего аналитика NARA Стефена Адамса (Stephen Adams), «Мы хотим иметь возможность хранить оригиналы документов, в их исходном формате. Мы первоначально планировали  ввод системы в 2011 году, но, вероятнее всего, это произойдет ближе к 2015 году».

Адамс, выступая на выставке, организованной Администрацией общих служб правительства США (General Services Administration), также затронул проблемы, возникающие при организации хранения и упорядочения более 16 тысяч видов федеральных документов. Каждый год федеральные агентства создают миллионы дел, - содержащие всё, начиная от сообщений электронной почты и PowerPoint-презентаций и до географических моделей, - и лишь 3-5% из них являются историческими документами, подлежащими постоянному хранению.

Однако до сих пор федеральное правительство не выработало какой-либо единой стратегии управления документами. Для многих агентств вполне реальна угроза утраты многих мегабайт данных, уже хранящихся на жёстких дисках, флоппи-дисках и других носителях информации.

«Данные, полученные со всех этих спутников, запущенных NASA в 1970-х годах, записаны на 9-мм пленке и хранятся в оборудованном по последнему слову техники хранилище в Хьюстоне», - рассказывал 22 апреля Адамс, - «Но у нас нет оборудования для чтения этих лент. Если эти данные понадобятся, нам придется запускать новые космические аппараты». NARA надеется начать перемещение более старых электронных документов в систему ERA, как только та начнет работать. В конечном итоге Национальные Архивы планируют отсканировать бумажные документы и сохранить их в этой системе в электронном виде.

Грег Карлстрём (Gregg Carlstrom)

Источник: FederalTimes.com
http://federaltimes.com/index.php?S=3502888

суббота, 10 мая 2008 г.

Пресс-релиз Ассоциации французских архивистов по поводу принятия Национальной Ассамблеей в первом чтении закона об архивах

Ассоциация французских архивистов (AAF) приветствует принятие 29 апреля Национальной Ассамблеей в первом чтении нового закона об архивах.

Как и пользователи архивов, Ассоциация  удовлетворена тем, что была подтверждена либерализация доступа к архивам, в соответствии с первоначальными предложениями  правительства.

1) С другой стороны, с точки зрения архивистов и исследователей, непонятной фантазией является оставшееся в проекте создание категории «постоянно закрытых» архивов.

2) AAF одобряет ст. 30, которая требует от правительства «представить парламенту отчет «об обеспечении сохранности государственных документов и об их регулярной передаче на носителях долговременного хранения; а также о расходах государства и территориальных образований на выполнение этих мер». AAF считает, что это будет способствовать лучшему управлению электронными документами – хотя и сожалеет, что в статье упоминается только обеспечение сохранности, и не говорится о сборе и классификации.

3) AAF, которая всегда придерживалась мнения, что система государственных архивов должна учитывать результаты текущих исследований, продолжает ставить вопрос о тех средствах, которые имеются в распоряжении государственной архивной службы для эффективной реализации тех требований к работе архивистов, которые вводит новый закон.

4)  AAF удивлена, что сложный вопрос о гармонизации закона 1978 года об административных документах и закона 1979 года об архивах, решение которого можно было бы найти в ходе обсуждений в парламенте, отдан на откуп правительству, которое сможет регулировать его путем правительственных постановлений.

5) Наконец, AAF отмечает очевидное ослабление централизованного управления государственными архивами вследствие объявленной ликвидации Управления архивами Франции (Direction des Archives de France, DAF) в рамках программы реформ государственного управления (Révision générale des politiques publiques, RGPP). Ассоциация обеспокоена тем, в каких условиях будут в дальнейшем создаваться, собираться и обрабатываться французские государственные документы.

Ассоциация констатирует, что, несмотря на многочисленные обращения и пресс-релизы, распространяемые в течение нескольких месяцев, голос профессиональных архивистов практически не слышен в средствах массой информации, в сравнении с мнениями пользователей архивов, и особенно историков. Ход обсуждения проекта нового закона об архивах ясно показал, что как в обществе, так и в правительственных  органах преобладает ограниченная точка зрения на архивы, которые рассматриваются почти исключительно как объекты культуры либо источники исторических исследований. Помимо этого, архивная функция является одним из ключевых процессов, лежащих в основе деятельности как государственных, так и частных организаций. Что толку в открытости архивов, если вы не в состоянии контролировать их создание и формирование? Забывая об этом, государство рискует свести деятельность архивов к музейной.

четверг, 8 мая 2008 г.

Британского историка уличили в подделке документов о Второй мировой войне

В делах, хранящихся в Национальных Архивах, выявлено 29 поддельных документов. Целью злоумышленника было изменение существенных аспектов истории периода Второй мировой войны.

Национальные Архивы 3 мая 2008 года опубликовали итоги расследования по делу поддельных документов. Материалы расследования, а также сами поддельные документы доступны на веб-сайте (см. http://www.nationalarchives.gov.uk/foi/log2007.htm ).

Еще в июле 2005 года выяснилось, то ряд дел, относящихся ко Второй мировой войне, содержали поддельные документы (первые сигналы поступили еще в 2004 году, но на них не обратили внимание). Все эти документы были использованы в книгах историка Мартина Аллена (Martin Allen) «Дело Гесса: ловкий обман со стороны Гитлера» и «Секретная война Гиммлера». Аллен и его жена часто работали в Национальных Архивах.  В этой связи было проведено детальное внутреннее расследование, итоги которого сейчас публикуются.

За этим последовало уже полицейское расследование, при полной поддержке со стороны Национальных Архивов. Экспертиза подтвердила, что подозрительные документы – действительно недавно изготовленные подделки, которые вкладывались в дела, начиная с 2000 года. В общей сложности в 12 делах было идентифицировано 29 фальшивок.

Документы, о которых идет речь, свидетельствовали о связях, якобы имевших место между дядей королевы Елизаветы II герцогом Виндзорским Эдуардом и нацистами. В частности, в архиве было обнаружено письмо герцога Адольфу Гитлеру. Начиналось послание со слов "Дорогой мистер Гитлер" (Dear Mr Hitler").

Как установило следствие, документы, признанные фальшивыми, были использованы при написании трех книг историком Мартином Алленом (Martin Allen). Представители архива говорят, что эти бумаги являются подтверждением сенсационных заявлений, сделанных ученым. Тот, в частности, утверждал, что герцог Виндзорский помог нацистам оккупировать Францию, передав им секретные данные, а также что рейхсфюрер СС Генрих Гиммлер был убит агентами британских спецслужб по приказу Уинстона Черчилля (согласно официальной биографии Гиммлера, он покончил с собой).

Сомнения в подлинности документов, использованных Алленом, возникли около восьми лет назад в связи с выходом его книги о герцоге Виндзорском. Документы, на которые ссылался историк, были извлечены из архива и направлены на экспертизу, которая и установила, что они составлены позднее указанных на них дат.

В ходе экспертизы выяснилось, что бланки были изготовлены на лазерном принтере, подписи обведены поверх следов карандаша, а рукописные пометки различных чиновников были сделаны подозрительно одинаковым почерком.

По итогам проведенного расследования Королевская прокуратура пришла к выводу, что спорные документы подделал сам Аллен. Однако в связи с состоянием здоровья историка было принято решение не подвергать его преследованию, и дело было закрыто. Сам Аллен своей вины не признает, и говорит о том, что его подставили.

Как заявил руководитель службы информационных технологий Национальных Архивов Дэвид Томас (David Thomas), «Ко всему, что способно скомпрометировать целостность исторической информации, Национальные Архивы относятся очень серьёзно. Мы гордимся качеством сохраняемых нами исторических материалов и тем уровнем доступа к документам, который мы предоставляем. Поэтому было проведено тщательное расследование, и усилены меры безопасности».


Один из поддельных документов – «решение» не допустить, чтобы Гиммлер попал в руки американцев и был ими допрошен, и для этого уничтожить его при первой возможности.

Источник: Lenta.ru / The Times / Национальные Архивы Великобритании
http://lenta.ru/news/2008/05/04/forgery/
http://www.nationalarchives.gov.uk/news/stories/195.htm?homepage=news
http://www.timesonline.co.uk/tol/news/uk/article3867853.ece

вторник, 6 мая 2008 г.

Профессиональные риски в архивной работе

Пыль и плесень представляют опасность для здоровья, и при работе с «грязными» документами желательно пользоваться средствами индивидуальной защиты


Разборка бумаг семьи Чу, которую мы сейчас выполняем, - хорошая иллюстрация рисков, связанных с архивной работой. Многие короба с документами, судя по всему, десятилетиями пролежали в подвале дома. Когда мы эти документы сортируем, мы временами сталкиваемся со столетними слоями пыли, а иногда и плесени.

Для архивистов, пока не страдающих аллергией, ношение респираторов и/или перчаток – необходимые меры предосторожности при работе с подобными материалами. Те же, кто чувствителен к пыли или плесени, должны еще серьёзнее отнестись к использованию средств защиты от аллергенов. Катлин (на снимке) страдает аллергией к пыли, поэтому при работе с документами, покрытыми пылью и т.п., она часто надевает респиратор. Мы также используем очистители воздуха в зоне обработки документов. Кроме того, мы проводим предварительную очистку покрытых плесенью, большим количеством пыли или грязи документов, - с тем, чтобы будущие исследователи могли безопасно работать с ними.

Натали Виттед (Natalie Whitted)

Источник: Историческое общество Пенсильвании (США)
http://chewpapers.blogspot.com/2008/05/occupational-hazards.html

суббота, 3 мая 2008 г.

Общество американских архивистов предлагает идеи по защите архивов на случай чрезвычайных происшествий

Ежегодно в мае Общество американских архивистов SAA проводит мероприятия по повышению защищенности архивов и готовности персонала на случай ЧП. Месяц май выбран потому, что использовавшийся во времена до изобретения радио призыв о помощи на французском языке при «англификации» превратился в «Mayday», что звучит как «майский день».

Итак, что же SAA предлагает сделать хорошего в этот солнечный день:
  • Создать или освежить списки контактной информации. В случае катастрофы важнее всего знать, как связаться с ключевыми людьми – из аварийных служб, из собственного персонала и персонала поставщиков. Позаботьтесь, чтобы Ваши сотрудников располагали актуальной контактной информацией, содержащей максимальное число сведений: рабочие и домашние телефоны, мобильные телефоны, домашние и рабочие адреса электронной почты, и т.д. Подготовьте мастер-лист для хранения у себя дома, сокращенный «карманный» вариант списка, а также список ключевых поставщиков.

  • Разработайте или же обновите основные планы и процедуры на случай ЧП. Все сотрудники должны знать, что им следует делать в случае ЧП. У всех должны быть копии этих процедур, которые они могли бы держать около телефонов, дома, в машинах. Раздайте копии процедур всем сотрудникам, и убедитесь, что они с ними ознакомились.

  • Проведите учения. Различные архивы сталкиваются с различными видами угроз. Для любого хранилища существует угроза пожара. В отдельных местностях архивы могут пострадать от ураганов, торнадо и землетрясений. Часто такие ЧП происходят внезапно, поэтому сотрудники должны реагировать немедленно. Учения должны напомнить сотрудникам, что и как нужно делать, и помогут вскрыть имеющиеся проблемы. Позаботьтесь, чтобы все сотрудники знали, где расположена сигнализация о пожаре и огнетушители. Каждый из сотрудников должен быть в состоянии указать как минимум два пути эвакуации.

  • Покажите Ваши хранилища местным пожарным. Профессионалы часто могут дать дельные советы. Кроме того, им в случае ЧП очень пригодится знание «географии» и особенностей Ваших помещений.

  • Осмотрите здание на предмет выявления рисков. Осмотрите крышу (включая сливы, откосы и т.д), растущие около здания деревья и кусты. Проверьте электропроводку – нет ли где перегрузок; и посмотрите, не использует ли кто-либо неразрешенные или неисправные электроприборы (обогреватели, чайники и офисное оборудование). Убедитесь в работоспособности детекторов огня и дыма, а также аварийного освещения. Проверьте, заряжены ли огнетушители. Осмотрите трубы и вентиляционные короба. Убедитесь в беспрепятственном доступе к аварийным выходам.

  • Убедитесь, что все документы упакованы в короба. В случае пожара, документы могут пострадать от воды и дыма. Короб - не только контейнер, он до определенно степени защищает от дыма. Также важно, что когда все документы упакованы, возникающая при пожаре тяга не может питать огонь бумажной россыпью. Короба также защищают от воды (при включении спринклеров, прорыве труб или при протечках).

  • Убедитесь, что короба не стоят на полу. По целому ряду причин – из-за прорыва трубы, засора канализации или срабатывания спринклеров – хранилище может быть затоплено. Если площадь хранения ограничена, используйте поддоны.

  • Идентифицируйте наиболее важные, необходимые, значимые документы. Иногда у Вас может появиться возможность переместить часть материалов в более защищенное место. Знаете ли Вы, что возьмете с собой? Какие управленческие документы Вы могли бы заодно захватить (например, резервные компьютерные ленты)?
Источник: SAA
http://www.archivists.org/mayday/ideas.asp

четверг, 1 мая 2008 г.

Навыки архивиста

На форум Общества американских архивистов 29 апреля 2008 года пришло следующее письмо:
«Здравствуйте! Меня зовут Кэролайн Кётис (Caroline Curtis), я учусь на последнем курсе университета UWM по специализации «архивное дело». Я хотела бы задать несколько вопросов профессионалам в этой области, и заранее благодарю их за высказанные мнения.»
Мне кажется, что заданные этой студенткой вопросы и полученные ею ответы могут быть интересны и для российских специалистов в области архивного дела. Вопросов было всего два:
  • Какой набор навыков является оптимальным для современного процветающего архивиста? Из-за того, что сейчас постоянно делается упор на технологии, электронные документы и оцифровке, у меня складывается впечатление, что именно в этих областях начинающий архивист должен приобрести навыки и накопить максимальный опыт. Что Вы об этом думаете?

  • Как, с Вашей точки зрения, лучше решать вопросы, связанные с электронными документами – например, как справляться со стремительным ростом чисто электронных документов, одновременно принимая на хранение и обеспечивая сохранность традиционных документов?
Ниже приведены фрагменты из некоторых ответов:

Марья Крастен (Maarja Krusten), известный историк и архивист, много лет проработавшая в Национальных Архивах США:
После того, как она зафиксирована – будь то на бумаге, или в электронном виде – информация в конечном итоге уничтожается, если она не имеет долговременной ценности, а в противном случае обеспечивается её сохранность. В этой концепции нет ничего нового, - относительно новой является роль информационных технологий. Но как и раньше, если посмотреть на деятельность создателей документов, ИТ-специалистов, специалистов в области управления документами или конечных пользователей, то везде есть действия, совершаемые людьми. Именно здесь возможны проблемы, поскольку люди не всегда осознают, что создает корпоративную культуру, а что приводит к иным видам поведения на рабочем месте (как плохим, так и хорошим).

В одних случаях архивисты работают в тесном контакте с создателями документов, в то время как в других – получают ценные документы как сотрудники хранилища, не связанного с создавшими их подразделениями.

Также следует помнить, что корпоративные культуры (как в государственных органах, так и в организациях частного сектора) очень сильно различаются – а ведь они влияют на то, кто принимает решения, кто влияет на то, что и как происходит с документами, насколько сотрудники будут готовы слушать и учиться друг у друга, и т.д. Где-то складывается атмосфера сотрудничества, а где-то преобладают иерархические отношения. Всё это очень непросто.

Вы без труда найдете немало рекомендаций по техническим аспектам работы с электронными документами. Я бы к этому добавила следующее: обращайте внимание не только на документы (электронные или какие-то еще), но и на характер деловых взаимоотношений в создающей документы организации.

Как пишет в своей работе д-р Манн (Mann) (см. jite.org/documents/Vol1/v1n4p253-267.pdf ), «при первой встрече двух «технарей» нередко происходит быстротечное соревнование по части использования специфического жаргона – в качестве мерила технической компетентности («я знаю о компьютерах больше тебя»). Если такое поведение широко распространено в организации, то приходится принимать во внимание следующее:
  • Ваш статус зависит от умения пользоваться техническим жаргоном лучше коллег,
  • Нужно постоянно изучать новые элементы жаргона, чтобы не потерять лицо,
  • Нельзя сознаваться в том, что Вы чего-то не знаете,
  • Важнее казаться знающим, чем быть на самом деле компетентным специалистом,
  • Важно уметь быстро оценивать ситуацию и принимать решения.»
«С другой стороны, такой стиль взаимоотношений прямо противоположен тому, что нужно делать для того, чтобы конечные пользователи чувствовали себя комфортно.»

«Зная, что первоначальный уровень технических знаний у конечных пользователей обычно ниже, ИТ-аналитики воспринимают их как лиц с более низким статусом, хотя на самом деле они являются экспертами в своей области деятельности и порой занимают и более высокое служебное положение. Для ИТ-специалистов также характерна тенденция считать, что они лучше знают, что нужно пользователям»

Эта статья полезна тем, что показывает, как подобное поведение может помешать специалисту найти те решения, которые бы работали для всей группы в целом.
Кристина Ди-Белла (Christine Di Bella), архивист Исторического общества Пенсильвании:
Я согласна с тем, что технологические знания и навыки всё более важны для архивистов, и что нам нужно использовать все возможности для углубления своих знаний в этой области.

В то же время следует помнить, что куда бы Вас ни привела архивная карьера, для того, чтобы быть полноценным архивистом необходимо владеть основами теории и истории профессии. Знание теории и истории архивного дела помогает решать встающие перед нами новые проблемы, и находить решения, которые опираются не на одни лишь предпочтения и предрассудки отдельно взятого специалиста или организации. При подготовке архивистов нужен правильный баланс между теоретической подготовкой и практическим опытом. (С моей точки зрения, многие программы обучения перекошены в сторону приобретения практических навыков, и это тормозит профессиональный рост).

Ещё один специфический вопрос: принимая во внимание возрастающее значение стандартов в архивном деле, процветающий американский архивист обязательно должен разбираться в стандартах архивного и библиотечного описания (MARC, EAD, DACS), иметь представление о стандартах метаданных «Дублинское ядро», MODS, METS. Полезно знать основных национальных и мировых разработчиков стандартов, и последние тенденции в области стандартизации (EAC, EAG, ISDF и т.д.)

Что касается второго вопроса, то важно, как мне кажется, не ограничиваться сохранением свидетельств деловых транзакций или же документов, созданных организацией-работодателем. При таком подходе «за бортом» оказывается целая вселенная личных бумаг, организации-коллекционеры (например, хранилища манускриптов). Основные методы и этапы работы здесь те же, есть лишь отличия в принятии решений о том, что и как собирать и сохранять; и эта часть работы очень важная с точки зрения сохранения нашего культурного наследия.
Кароль Приетто (Carole Prietto), архивист благотворительной организации:
Технические навыки необходимы, и нет никаких сомнений, что мы живем в мире, который становится все более электронно-цифровым. Однако этим необходимые навыки не ограничиваются. Чрезвычайно важно умение наладить взаимопонимание с теми людьми, с кем Вы работаете бок о бок, и понимание системы взаимоотношений между сотрудниками в организации в целом.

Ещё я бы порекомендовала изучить проблемы и приемы работы с различными видами материалов, такими, как манускрипты, печатные издания, фотографии (аналоговые и цифровые), аналоговые звукозаписи, музейные экспонаты, предметы искусства, карты, фотоальбомы и т.д. Рано или поздно Вы столкнетесь со всеми из них, и, как архивист, Вы должны уметь обеспечивать их сохранность. Необязательно по каждому вопросу становиться экспертом, но чем больше знаний Вы накопите, тем более уверенно будете себя чувствовать в своей работе.
Клэр Флеминг (Clare Flemming), президент «Круглого стола архивистов г. Нью-Йорк»:
Общество американских архивистов (Society of American Archivists, SAA) свой взгляд на этот вопрос отразило в публикации «Новые навыки в цифровую эпоху» (New Skills for a Digital Era, http://archivists.org/publications/epubs/NewSkillsForADigitalEra.pdf , 143 стр.): «Каковы те навыки, которые необходимы имеющему дело с информацией специалисту, чтобы работать с электронными книгами, электронными документами и другими электронными материалами? Ответы на эти вопросы можно найти в трудах коллоквиума «Новые навыки в цифровую эпоху», прошедшего в мае 2006 года в Вашингтоне, который собрал вместе специалистов по работе с информацией, педагогов, менеджеров и специалистов в области технологий.»

Во Франции проект закона об архивах одобрен Национальной Ассамблеей

Вечером 29 апреля Национальная Ассамблея одобрила (30 голосами против 15) проект закона об архивах, который устанавливает новые сроки ограничения доступа к государственным документам.

"За" голосовали депутаты правого крыла, а оппозиция голосовала "против". Ассамблея отменила один из наиболее спорных пунктов варианта проекта, принятого в январе Сенатом. Для документов, затрагивающих частную жизнь, доступ к которым по закону 1979 года ограничивается в течение 60 лет, и который правительство первоначально предлагало делать доступными через 50 лет, сенаторы единогласно установили срок ограничения доступа в 75  лет, что фактически делало недоступными целый ряд уже открыты сейчас архивных фондов (в частности, относящихся к событиям Второй мировой войны), а также отодвигало на 2037 год открытие доступа к документам, относящимся к другому болезненному периоду французской истории - войне в Алжире.

Эта поправка Сената вызвала бурные протесты среди историков, исследователей, любителей генеалогии. В конце апреля было собрано более 1100 подписей под петицией, протестующей против покушения на "свободу творчества и проведения исторических исследований"  и "культа секретности". В конечном итоге, Национальная Ассамблея вернулась к первоначальному варианту - доступ к таким документам будет ограничен в течение 50 лет.


Кроме того, срок ограничения доступа к документам, "которые могут поставить под угрозу безопасность людей" установлен в 100 лет (правительство предлагало для таких документов установить постоянный режим закрытости).

В то же время Национальная Ассамблея поддержала предложение Комитета по законодательству и присоединилась в мнению Сената о том, что данные опросов населения должны оставаться закрытыми в течение 100 лет (правительство предлагало снизить этот срок до 50 лет).

Как и сенаторы, депутаты Ассамблеи установили срок в 75 лет для судебных документов, материалов полицейских расследований и нотариальных документов (правительство предлагало снизить ныне действующий срок в 100 лет до 50 лет).

Документ также законодательно закрепляет существование Верховного совета по делам архивов, созданного в январе 1988 года.

В середине мая текст законопроекта будет вновь рассматриваться в Сенате. Министр культуры Франции мадам Альбанель надеется, что Сенат примет текст без поправок, что будет означать окончательное принятие его в качестве закона.

Источники: France-Info / AFP / Le Monde
http://www.france-info.com/spip.php?article129283&theme=69&sous_theme=69
http://www.lemonde.fr/politique/article/2008/04/30/l-assemblee-vote-deux-textes-relatifs-aux-archives_1039975_823448.html