Швейцария: Архивы должны идти к людям

Государственный архив кантона Цюрих собирается размещать свои материалы в Интернете. И, как говорит государственный архивист Беата Гнёдингер (Beat Gnädinger), «традиционным» архивистам не нужно этого бояться.

Нужны ли архивисты в эпоху Гугла?

Беата Гнёдингер: Сведения о том, где информация находится, также являются дополнительной ценной информацией. Отдельный, ни к чему не привязанный документ значит очень мало. Его подлинное значение проявляется только тогда, когда он помещается в соответствующий контекст, в определенное дело. Структура, в рамках которой упорядочены дела, также представляет собой важную дополнительную информацию. Именно поэтому хранящиеся в архивах дела на аналоговых носителях по-прежнему имеют большое значение, и никакой полнотекстовой поиск не может их заменить. 

Что в этом плане делают специалисты Цюрихского архива?

40 сотрудников архива (из них 30 работают полный рабочий день) обеспечивают сохранение аутентичных сведений о деятельности кантона и 40 тысяч его служащих. Эта работа начинается с выделения подлежащих сохранению документов. По оценкам, из тех документов, что производят служащие кантона, только от 2 до 5% попадают на постоянное хранение в архив.  Наша справочная служба консультирует по этим вопросам, а также по вопросам, связанным с формированием дел. Кроме того, нашей задачей является обеспечение физической сохранности и долговременной читаемости переданных нам на хранение дел.

Каковы объёмы ежегодных поступлений?

В прошлом году мы приняли 825 погонных метров документов. Здание архива было введено в строй в 1982 году, и расширено в 2007 году. В общей сложности хранилища архива способны вместить 37 километров документов, и на настоящий момент мы уже храним 28 километров. Так что, как видите, архиву ы будущем еще предстоит расширяться.

Поможет ли оцифровка сэкономить архивные площади?

Как мне кажется, это преобразование будет проходить постепенно. Даже и через 15 лет часть документов по-прежнему будет поступать к нам в бумажном виде, - и это хорошо, поскольку архивное хранение бумажных материалов обходится сравнительно дешево, и обеспечивается хорошая защита. Лист бумаги - очень хороший и экономичный носитель информации, и то, что на нем записано, нетрудно сохранить в течение длительного времени при незначительных издержках. Сохранение одного и того же документа на бумажном носителе обойдется дешевле, чем на электронном.

Но вы сейчас уже принимаете электронные документы – как вы с ними работаете?

Мы принимает электронные данные в рамках отдельных проектов. Эти данные преобразуются в форматы, подходящие для архивного хранения, такие, как PDF/A и TIFF (который все больше заменяется на JPEG2000). Мы не связываемся с «рискованными» форматами. Помимо этого, мы взаимодействуем с другими архивами – нет смысла пытаться решать все проблемы в одиночку. По этой причине Цюрих, вместе с другими кантонами, участвует в работе координационного совета по вопросам обеспечения долговременной сохранности электронных архивных документов (KOST). 

Архивируете ли вы также и веб-страницы?

Пока нет, но у нас запланирован подобный проект.

Какие объёмы данных вам приходится обрабатывать?

Пока ситуация еще не стабилизировалась, и объёмы отдельного поступления колеблются от нескольких сотен мегабайт до нескольких терабайт. Проблема в то, что если создающее документы агентство осваивает какую-либо новую технологию, архивы это почувствуют через десять лет, и зачастую предпринимать что-либо будет уже поздно. Поэтому, в принципе, задумываться о таких вопросах нужно уже в момент закупки информационных систем.

Мы, как пользователи домашних компьютеров, время от времени сталкиваемся с тем, что файлы, которые созданы не так уж давно, уже не открываются из-за тог,. что новые версии программного обеспечения не обеспечивают обратную совместимость. Может ли подобное случиться в государственном архиве?

Полностью исключить возможность этого я не могу, – и подобное время от времени случалось,  начиная с того самого момента, когда стали использоваться электронные документы и информация. Однако для тех форматов, которые широко используются для целей архивного хранения обеспечить читаемость не только можно, но часто и сравнительно несложно. Есть и более сложные случаи, как, например, хранение электронных чертежей; здесь еще очень много нерешенных проблем. Тем не менее, я не пессимист. Как мне кажется,  постепенно растет понимание того, как эту проблему решать. Поэтому, я думаю, потерь будет немного.

Скоро ли вы сможете выложить материалы архива в Интернете?

В  первую очередь мы планируем разместить в сети научно-справочный аппарат, в виде доступной онлайн базы данных. Мы считаем, что архивы должны идти к людям. Те документы, срок ограничения доступа к которым истек, в ближайшем будущем станут доступными в Интернете. Для ряда важнейших серий документов мы также хотим попробовать организовать онлайн-доступ - как к архивным, так и к текущим документам. В настоящее время правительство требует от кантонов и кантональных архивов выложить в сети в виде PDF-файлов все решения кантонального правительства, начиная с 1803 года. Это очень амбициозный проект. Мне, однако, представляется, что основным полезным эффектом будет лишь то, что люди получат представление о тех богатствах, которые имеются в архивах. Дело в том, что до 1900 года документы писались от руки, и немногие будут в состоянии их прочесть. Было бы замечательно, если бы мы смогли сделать эти важнейшие серии документов общедоступными. Однако нереально было бы ставить вопрос об оцифровке и предоставлении доступа ко всем хранящимся у нас 28 километрам документов.

Источник: Neue Zürcher Zeitung Online
http://www.nzz.ch/nachrichten/medien/das_archiv_muss_zu_den_leuten_gehen_1.740545.html?printview=true