Итак, что же SAA предлагает сделать хорошего в этот солнечный день:
- Создать или освежить списки контактной информации. В случае катастрофы важнее всего знать, как связаться с ключевыми людьми – из аварийных служб, из собственного персонала и персонала поставщиков. Позаботьтесь, чтобы Ваши сотрудников располагали актуальной контактной информацией, содержащей максимальное число сведений: рабочие и домашние телефоны, мобильные телефоны, домашние и рабочие адреса электронной почты, и т.д. Подготовьте мастер-лист для хранения у себя дома, сокращенный «карманный» вариант списка, а также список ключевых поставщиков.
- Разработайте или же обновите основные планы и процедуры на случай ЧП. Все сотрудники должны знать, что им следует делать в случае ЧП. У всех должны быть копии этих процедур, которые они могли бы держать около телефонов, дома, в машинах. Раздайте копии процедур всем сотрудникам, и убедитесь, что они с ними ознакомились.
- Проведите учения. Различные архивы сталкиваются с различными видами угроз. Для любого хранилища существует угроза пожара. В отдельных местностях архивы могут пострадать от ураганов, торнадо и землетрясений. Часто такие ЧП происходят внезапно, поэтому сотрудники должны реагировать немедленно. Учения должны напомнить сотрудникам, что и как нужно делать, и помогут вскрыть имеющиеся проблемы. Позаботьтесь, чтобы все сотрудники знали, где расположена сигнализация о пожаре и огнетушители. Каждый из сотрудников должен быть в состоянии указать как минимум два пути эвакуации.
- Покажите Ваши хранилища местным пожарным. Профессионалы часто могут дать дельные советы. Кроме того, им в случае ЧП очень пригодится знание «географии» и особенностей Ваших помещений.
- Осмотрите здание на предмет выявления рисков. Осмотрите крышу (включая сливы, откосы и т.д), растущие около здания деревья и кусты. Проверьте электропроводку – нет ли где перегрузок; и посмотрите, не использует ли кто-либо неразрешенные или неисправные электроприборы (обогреватели, чайники и офисное оборудование). Убедитесь в работоспособности детекторов огня и дыма, а также аварийного освещения. Проверьте, заряжены ли огнетушители. Осмотрите трубы и вентиляционные короба. Убедитесь в беспрепятственном доступе к аварийным выходам.
- Убедитесь, что все документы упакованы в короба. В случае пожара, документы могут пострадать от воды и дыма. Короб - не только контейнер, он до определенно степени защищает от дыма. Также важно, что когда все документы упакованы, возникающая при пожаре тяга не может питать огонь бумажной россыпью. Короба также защищают от воды (при включении спринклеров, прорыве труб или при протечках).
- Убедитесь, что короба не стоят на полу. По целому ряду причин – из-за прорыва трубы, засора канализации или срабатывания спринклеров – хранилище может быть затоплено. Если площадь хранения ограничена, используйте поддоны.
- Идентифицируйте наиболее важные, необходимые, значимые документы. Иногда у Вас может появиться возможность переместить часть материалов в более защищенное место. Знаете ли Вы, что возьмете с собой? Какие управленческие документы Вы могли бы заодно захватить (например, резервные компьютерные ленты)?
http://www.archivists.org/mayday/ideas.asp
Комментариев нет:
Отправить комментарий