Навыки архивиста

На форум Общества американских архивистов 29 апреля 2008 года пришло следующее письмо:

«Здравствуйте! Меня зовут Кэролайн Кётис (Caroline Curtis), я учусь на последнем курсе университета UWM по специализации «архивное дело». Я хотела бы задать несколько вопросов профессионалам в этой области, и заранее благодарю их за высказанные мнения.»

Мне кажется, что заданные этой студенткой вопросы и полученные ею ответы могут быть интересны и для российских специалистов в области архивного дела. Вопросов было всего два:

• Какой набор навыков является оптимальным для современного процветающего архивиста? Из-за того, что сейчас постоянно делается упор на технологии, электронные документы и оцифровке, у меня складывается впечатление, что именно в этих областях начинающий архивист должен приобрести навыки и накопить максимальный опыт. Что Вы об этом думаете?
  
  
• Как, с Вашей точки зрения, лучше решать вопросы, связанные с электронными документами – например, как справляться со стремительным ростом чисто электронных документов, одновременно принимая на хранение и обеспечивая сохранность традиционных документов?

Ниже приведены фрагменты из некоторых ответов:

Марья Крастен (Maarja Krusten), известный историк и архивист, много лет проработавшая в Национальных Архивах США:

После того, как она зафиксирована – будь то на бумаге, или в электронном виде – информация в конечном итоге уничтожается, если она не имеет долговременной ценности, а в противном случае обеспечивается её сохранность. В этой концепции нет ничего нового, - относительно новой является роль информационных технологий. Но как и раньше, если посмотреть на деятельность создателей документов, ИТ-специалистов, специалистов в области управления документами или конечных пользователей, то везде есть действия, совершаемые людьми. Именно здесь возможны проблемы, поскольку люди не всегда осознают, что создает корпоративную культуру, а что приводит к иным видам поведения на рабочем месте (как плохим, так и хорошим).

В одних случаях архивисты работают в тесном контакте с создателями документов, в то время как в других – получают ценные документы как сотрудники хранилища, не связанного с создавшими их подразделениями.

Также следует помнить, что корпоративные культуры (как в государственных органах, так и в организациях частного сектора) очень сильно различаются – а ведь они влияют на то, кто принимает решения, кто влияет на то, что и как происходит с документами, насколько сотрудники будут готовы слушать и учиться друг у друга, и т.д. Где-то складывается атмосфера сотрудничества, а где-то преобладают иерархические отношения. Всё это очень непросто.

Вы без труда найдете немало рекомендаций по техническим аспектам работы с электронными документами. Я бы к этому добавила следующее: обращайте внимание не только на документы (электронные или какие-то еще), но и на характер деловых взаимоотношений в создающей документы организации.

Как пишет в своей работе д-р Манн (Mann) (см. jite.org/documents/Vol1/v1n4p253-267.pdf ), «при первой встрече двух «технарей» нередко происходит быстротечное соревнование по части использования специфического жаргона – в качестве мерила технической компетентности («я знаю о компьютерах больше тебя»). Если такое поведение широко распространено в организации, то приходится принимать во внимание следующее:

• Ваш статус зависит от умения пользоваться техническим жаргоном лучше коллег,
• Нужно постоянно изучать новые элементы жаргона, чтобы не потерять лицо,
• Нельзя сознаваться в том, что Вы чего-то не знаете,
• Важнее казаться знающим, чем быть на самом деле компетентным специалистом,
• Важно уметь быстро оценивать ситуацию и принимать решения.»

«С другой стороны, такой стиль взаимоотношений прямо противоположен тому, что нужно делать для того, чтобы конечные пользователи чувствовали себя комфортно.»

«Зная, что первоначальный уровень технических знаний у конечных пользователей обычно ниже, ИТ-аналитики воспринимают их как лиц с более низким статусом, хотя на самом деле они являются экспертами в своей области деятельности и порой занимают и более высокое служебное положение. Для ИТ-специалистов также характерна тенденция считать, что они лучше знают, что нужно пользователям»

Эта статья полезна тем, что показывает, как подобное поведение может помешать специалисту найти те решения, которые бы работали для всей группы в целом.

Кристина Ди-Белла (Christine Di Bella), архивист Исторического общества Пенсильвании:

Я согласна с тем, что технологические знания и навыки всё более важны для архивистов, и что нам нужно использовать все возможности для углубления своих знаний в этой области.

В то же время следует помнить, что куда бы Вас ни привела архивная карьера, для того, чтобы быть полноценным архивистом необходимо владеть основами теории и истории профессии. Знание теории и истории архивного дела помогает решать встающие перед нами новые проблемы, и находить решения, которые опираются не на одни лишь предпочтения и предрассудки отдельно взятого специалиста или организации. При подготовке архивистов нужен правильный баланс между теоретической подготовкой и практическим опытом. (С моей точки зрения, многие программы обучения перекошены в сторону приобретения практических навыков, и это тормозит профессиональный рост).

Ещё один специфический вопрос: принимая во внимание возрастающее значение стандартов в архивном деле, процветающий американский архивист обязательно должен разбираться в стандартах архивного и библиотечного описания (MARC, EAD, DACS), иметь представление о стандартах метаданных «Дублинское ядро», MODS, METS. Полезно знать основных национальных и мировых разработчиков стандартов, и последние тенденции в области стандартизации (EAC, EAG, ISDF и т.д.)

Что касается второго вопроса, то важно, как мне кажется, не ограничиваться сохранением свидетельств деловых транзакций или же документов, созданных организацией-работодателем. При таком подходе «за бортом» оказывается целая вселенная личных бумаг, организации-коллекционеры (например, хранилища манускриптов). Основные методы и этапы работы здесь те же, есть лишь отличия в принятии решений о том, что и как собирать и сохранять; и эта часть работы очень важная с точки зрения сохранения нашего культурного наследия.

Кароль Приетто (Carole Prietto), архивист благотворительной организации:

Технические навыки необходимы, и нет никаких сомнений, что мы живем в мире, который становится все более электронно-цифровым. Однако этим необходимые навыки не ограничиваются. Чрезвычайно важно умение наладить взаимопонимание с теми людьми, с кем Вы работаете бок о бок, и понимание системы взаимоотношений между сотрудниками в организации в целом.

Ещё я бы порекомендовала изучить проблемы и приемы работы с различными видами материалов, такими, как манускрипты, печатные издания, фотографии (аналоговые и цифровые), аналоговые звукозаписи, музейные экспонаты, предметы искусства, карты, фотоальбомы и т.д. Рано или поздно Вы столкнетесь со всеми из них, и, как архивист, Вы должны уметь обеспечивать их сохранность. Необязательно по каждому вопросу становиться экспертом, но чем больше знаний Вы накопите, тем более уверенно будете себя чувствовать в своей работе.

Клэр Флеминг (Clare Flemming), президент «Круглого стола архивистов г. Нью-Йорк»:

Общество американских архивистов (Society of American Archivists, SAA) свой взгляд на этот вопрос отразило в публикации «Новые навыки в цифровую эпоху» (New Skills for a Digital Era, http://archivists.org/publications/epubs/NewSkillsForADigitalEra.pdf , 143 стр.): «Каковы те навыки, которые необходимы имеющему дело с информацией специалисту, чтобы работать с электронными книгами, электронными документами и другими электронными материалами? Ответы на эти вопросы можно найти в трудах коллоквиума «Новые навыки в цифровую эпоху», прошедшего в мае 2006 года в Вашингтоне, который собрал вместе специалистов по работе с информацией, педагогов, менеджеров и специалистов в области технологий.»