вторник, 31 июля 2012 г.

Международный совет архивов: Новости из Брисбена – 7


На сайте Международного совета архивов ( http://www.ica.org ) в преддверии очередного конгресса, который пройдёт с 20 по 24 августа в австралийском городе Брисбене (Brisbane), публикуется серия материалов из жизни австралийских архивистов. Предлагаю Вашему вниманию двадцать четвертую статью серии, выложенную на сайте МСА 15 июля 2012 года.

Чем так замечательны социальные сети с точки зрения архивов?

Привет, я Тара Николс (Tara Nichols – на фото). Я работаю в группе Национальных Архивов Австралии по распространению информации и использую социальные сети для того, чтобы пропагандировать деятельность Архивов.

Суть моей работы - распространение увлекательных историй о нашей коллекции, а также повышение осведомленности о деятельности организации, которая сохраняет документы, отражающие нашу историю, и делает их доступными для всех. Ещё я занимаюсь развеиванием мифа о том, что архивы – это всего лишь комнаты со скучными, пыльными коробами, набитыми скучными, пыльными документами!

Когда мне рекомендовали попросится на маркетинговую работу в Национальных Архивах, я сомневалась, будет ли мне это интересно. С какой стати кого-то будут волновать старые документы государственных органов? Ап-чхи!

Я быстро обнаружила, какой на самом деле  сокровищницей являются Национальные Архивы Австралии. Меня поразила богатая история, о которой рассказывают документы, интриги, политика и чувство прикосновенности к ушедшим эпохам. Я также поняла, насколько эти «пыльные старые документы» взаимосвязаны с тем, что происходит здесь и сейчас. Они представляют собой удивительный источник информации о нашей истории, но они также часто тесно связаны с текущими событиями в политике и обществе, которые в конечном итоге тоже станут частью истории Австралии.

Вот почему я с таким увлечением делюсь с другими людьми некоторыми из самых замечательных историй.

Использование социальных сетей Национальными Архивами

В Национальных Архивах мы используем в основном Facebook, Twitter, а также сайты для обмена фото- и видеоматериалами, такие, как Flickr, Pinterest и YouTube. Я готовлю посты  о наших документах и фотографиях, о выставках и мероприятиях, а также о работе наших реставраторов и группы обеспечения онлайн-доступа. Мы постоянно смотрим, как наши документы связаны с историческими событиями, такими, как День Ветеранов (ANZAC Day – ежегодно отмечаемый 23 апреля в Австралии и Новой Зеландии день памяти, посвященный павшим солдатам и ветеранам вооружённых сил. Первоначально был введен в память солдат экспедиционных сил Австралии и Новой Зеландии (Australian and New Zealand Army Corps, ANZAC), сражавшихся в Галлиполи против Оттоманской империи во время Первой мировой войны – Н.Х.) и с текущие событиями, такими, как предстоящие Олимпийские игры. Я также обычно веду твиттер-репортажи с наших мероприятий, таких, как посвященные семейным родословным дни под названием «Встряхни своё генеалогическое древо» (Shake Your Family Tree).

Я наблюдала, как  в течение последних 18 месяцев постепенно росло число наших последователей в Facebook, Twitter и в других социальных сетях. Приятно знать, что людям приносят радость экспонаты из нашей коллекции, которые в противном случае могли остаться незамеченными.

Относитесь ли Вы с увлечением к содержимому Ваших коллекций? Хотите ли Вы  подробнее рассказать о своей работе? Социальные сети – отличное место для этого. 

Помните – одно сообщение в день позволяет удержать своих последователей!

Проще всего начать с какой-то одной социальной сети, такой, как Facebook. Организуйте регулярное публикацию сообщений в социальной сети, постоянно поддерживая интерес к своему разделу. Мне, например, помогает план, составленный на месяц вперед. В качестве темы своих постов можно выбрать ряд любимых артефактов из состава коллекций. У вас есть интересные фотографии? Новости о последних событиях? Пишите о них! Если нет возможности выделить человека, который специально занимался бы работой с социальными сетями, то эту работу можно распределить между сотрудниками.

Работа в социальных сетях – дело непростое. Я могла бы потратить все свое рабочее время (и более!) на размещение сведений о нашей коллекции, на распространение новостей о деятельности Национальных Архивов, приглашая читателей задавать вопросы и взаимодействуя с нашими последователями в реальном времени. Работу в социальных сетях я выполняю в качестве составной части нашей более широкой маркетинговой деятельности - но мне часто кажется, что сам объём контента таков, что для управления им требуется ещё одна «я»!

Используйте социальные сети в рамках Конгресса Международного совета архивов - 2012!

Самым замечательным в социальных сетях является то, что они позволяют намного расширить охват таких мероприятий, как Конгресс Международного совета архивов. Участники конгресса могут поддерживать связь между собой,  в то время как другие коллеги могут следить за событиями со стороны, также принимая участие в разговоре.

Присоединяйтесь к нам на Твиттере во время Конгресса, следя за твитами Национальных Архивов Австралии и используя хештег #ICA_2012. Мы будем слушать и отвечать как накануне, так и во время Конгресса. И я буду вести твиттер-трансляцию непосредственно с Конгресса! :)

Тара Николс (Tara Nichols)

Источник: сайт Международного совета архивов
http://www.ica.org/13271/news-from-brisbane/news-from-brisbane-24.html 

В Общественном совете при Министерстве культуры создана рабочая группа по архивам


Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 3 июля 2012 года № 736 при министерстве создан Общественный совет. В его состав включены два человека, которых можно отнести к представителям архивной общественности (см. Персональный состав Общественного совета при Министерстве культуры Российской Федерации, http://www.mkrf.ru/ministry/obshestvennij_sovet/detail.php?ID=245268 ). Это:
  • Пивовар Ефим Иосифович,
  • Пихоя Рудольф Германович.
16 июля 2012 года на сайте Минкультуры был опубликован «Первый состав рабочих групп Общественного совета при Минкультуры России на 16.07.2012» (см.:  http://mkrf.ru/upload/mkrf/mkdocs2012/20_07_2012_1.doc ). Среди 17 созданных рабочих групп есть и рабочая группа по архивам:
10. Рабочая группа по архивам:
  • Меглинская Ирина Владимировна , галерея «Меглинская»
  • Пивовар Ефим Иосифович, РГГУ
  • Пихоя Рудольф Германович, доктор исторических наук
  • Черняховский Сергей Феликсович, писатель, публицист
Замечу, что Р.Г.Пихоя и Е.И.Пивовар, помимо этого, являются членами Общественного совета при Федеральном архивном агентстве (См.: http://archives.ru/public-council.shtml ), причём Е.И. Пивовар является его председателем (Приказ Федерального архивного агентства от 25.11.2011 № 96).

Мой комментарий: Уж что-то, а различные комитеты и комиссии, советы и рабочие группы создавать мы умеем… К сожалению, в состав многочисленных комитетов включаются одни и те же крупные руководители, которым реальной комитетской работой заниматься просто некогда. Посмотрим, что получится на этот раз (надежда ведь есть всегда),  но даже сам состав рабочий группы вызывает вопросы: хотелось бы видеть в ней представителей архивов, генеалогических обществ, а также коммерческих организаций, действующих в этой сфере.

Время покажет, что сможет сделать этот совет, а мы пока будем следить за его деятельностью. Согласно положению «Об Общественном совета при Министерстве культуры Российской Федерации» (п.18-н), информация о решениях, принятых Общественным советом и рабочими группами Общественного совета, будет размещаться в информационных системах общего пользования не позднее чем через 2 дня после дня заседания.

Источник: сайт Министерства  культуры РФ
http://www.mkrf.ru/ministry/obshestvennij_sovet/

понедельник, 30 июля 2012 г.

Зачем тратить время на работу в читальном зале? Национальные Архивы Индии завалены запросами на основании закона о доступе к государственной информации


Данная заметка Собханы К. (Sobhana K.) была опубликована 20 июля 2012 года на сайте индийской газеты «Телеграф» (The Telegraph), издаваемой в Калькутте.

Готовите домашнюю работу или пишете диссертацию по исторической тематике? Нет ничего проще - просто подайте запрос на основании законодательства о праве на доступ к государственной информации (Right to Information Act, RIA) в Национальный Архив Индии, и его сотрудники найдут нужные сведения.

Как говорят руководители Национальных Архивов (National Archives of India, NAI), данная проблема приняла уже совсем нешуточные масштабы. Архивисты работают в поте лица, чтобы отыскать среди гор документов ответы на такого рода RIA-запросы, которыми их бомбардируют граждане, включая и профессиональных исследователей-историков, рассматривающие этот способ получения информации как самый быстрый, позволяющий им не проводить долгие часы в читальном зале Национальных Архивов, листая пахнущие плесенью документы.

В месяц Национальные Архивы получают около 120 запросов на основании законодательства о праве на доступ к государственной информации. Поскольку закон не установил никаких ограничений на сложность запросов, то иногда один запрос содержит множество вопросов.

«Читальный зал открыт для всех и каждого. У людей нет никаких причин для того, чтобы искать информацию посредством RIA-запросов, когда они могут прийти лично и искать ее здесь самостоятельно. Они просто ищут легкий путь», - жалуется генеральный директор Национальных Архивов Миширул Хасан (Mushirul Hasan).

Вынужденные, помимо своей основной работы, выполнять роль исследователей, руководители архивной службы планируют просить правительство внести поправки в соответствующее законодательство и вывести из-под его действия архивы.

Им вполне можно посочувствовать: Так, в одном из запросов просили дать «список имен, высеченных на Арке Индии в Дели (India Gate), и сообщить, кто они такие». На этом памятнике начертано 90 тысяч имён солдат, погибших, сражаясь за Британскую Индию в Первой мировой войне (1914-1918 гг.) и третьей англо-афганской войне (1919 год). В другом запросе требовали предоставить сведения «обо всех людях, повешенных начиная с 1947 года, и о тех, кто получил амнистию».

Всё, по-видимому, началось с вопроса, который задала 10-летняя школьница из Лакхнау (Lucknow). Айшвария Парашар (Aishwarya Parashar)  в феврале послала запрос на основании закона о доступе к государственной информации в администрацию Премьер-министра (Prime Minister’s Office), в котором спрашивала, как Махатма Ганди получил титул «Отца нации». Администрация Премьер-министра переслала запрос в Министерство внутренних дел, которое отправило его в Национальные Архивы. Смущенные руководители Национальных Архивов обнаружили, что какой-то официальной декларации  такого рода никогда не было, и ответили, что никаких документов по запрашиваемой информации не имеется. Пример Парашар подтолкнул других подавать подобный запросы, на этот раз напрямую в Национальные Архивы.

Как сообщил один их руководителей архивной службы, «Мы получили несколько запросов на ту же тему, лишь немного иначе сформулированных. Одни просят предоставить им официальное извещение в газете, в котором Ганди был объявлен «Отцом нации», другие просят соответствующее дело, если таковое имеется».

Ещё одной любимой темой для такого рода запросов является период чрезвычайного положения (Emergency – период с 26 июня 1975 года по 21 марта 1977 года, когда в стране было введено чрезвычайное положение и Премьер-министр Индира Ганди получила всю полноту власти – Н.Х.). Один из заявителей спрашивал, «сколько людей было стерилизованы в период чрезвычайной ситуации?». Другой просил « представить подробную информацию обо всех арестованных и задержанных» в этот период.

Некоторые заявители пытаются таким способом узнать исторические даты, такие как дата рождения героя восстания 1857 года Мангала Панди (Mangal Pandey).

 «Множество» заявителей, по словам руководителя архивной службы,  требуют информацию о состоянии и имуществе бывших членов княжеских семей, которые были обязаны декларировать свои активы в момент присоединения к Индии. «Люди требуют ксерокопии этих деклараций, главным образом, для урегулирования судебных  споров», пояснил он. Помимо этого, запросы подают и исследователи. «Большинство из них честно признают, что подали запрос на основании закона о праве доступа к государственной информации, чтобы упростить себе сбор данных», отметил чиновник.

Собхана К. (Sobhana K)

Мой комментарий:  Помимо того, что данная история интересна сама по себе, она может послужить предупреждением нашим архивистам. Ведь наш федеральный закон от 09.02.2009  № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» тоже, в принципе, может быть использован точно таким же образом…

Источник: сайт газеты «Телеграф» (The Telegraph)
http://www.telegraphindia.com/1120721/jsp/nation/story_15754904.jsp#.UAoo_6BSQrV

Арбитражная практика: Документы на недвижимость нужно оформлять в соответствии с требованиями законодательства


Не все организации умеют учиться на ошибках других в управлении документами. Многие, как мне кажется, вообще считают, что никакие напасти их не коснутся и понимают разницу между плохим и хорошим управлением документами только тогда, когда исправить ситуацию уже крайне затруднительно.

На этот раз организация, приобретшая в 2001 году недвижимость, не могла доказать суду права на собственность из-за отсутствия основных подтверждающих документов. Решение по делу № А47-10072/2011 в марте 2012 года принимал арбитражный суд Оренбургской области.

Суть спора

Общество ЗАО «Нива» обратилось в суд с иском о признании за собой права собственности на приобретенные в 2001 году объекты недвижимости, которые были ему переданы колхозом «Правда» в целях погашения кредиторской задолженности путем зачета встречного однородного требования в рамках ст. 410 Гражданского Кодекса.

У общества, к сожалению, отсутствовали первичные бухгалтерские документы, подтверждающие зачет встречных однородных требований, в связи с их уничтожением. При этом общество сослалось на ст. 17 закона «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ от 21.11.1996 года и на Перечень  типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения 2000 года, в которых срок хранения первичных бухгалтерских документов установлен в 5 лет.

Позиция Арбитражного суда Оренбургской области

В качестве доказательств перехода прав собственности в январе 2001 года общество представило в суд ряд сохранившихся у него документов:
  • Решение правления колхоза «Правда» о вынесении на Общее собрание пайщиков колхоза вопроса о продаже части имущества, в том числе мастерских с гаражом;

  • Решение Общего собрания колхозников, принятое в январе 2001 года, о продаже части имущества колхоза и направлении вырученных средств на погашение кредиторской задолженности колхоза. В решении также было указано, что сделку считать свершившейся после подписания акта приема-передачи товарно-материальных ценностей, оформленных счетами-фактурами;

  • Акт приема-передачи основных средств, согласно которому были переданы, в том числе, мастерские и гараж стоимостью 35 тысяч рублей;

  • Счет-фактура ЗАО «Нива» об оплате проданного имущества, в том числе и за мастерские и гараж стоимостью 35 тысяч руб.;

  • Накладная, по которой колхоз «Правда» передал, а ЗАО «Нива» приняло проданное имущество, в том числе мастерские и гараж. 

  • Инвентарная карточка учета объекта основных средств «мастерские и гараж», поставленных на баланс ЗАО «Нива».
Колхоз «Правда» был ликвидирован вследствие признания его несостоятельным (банкротом) в декабре 2006 года.

Суд счел, что общество при рассмотрении данного дела не доказало факт того, что передающая сторона – колхоз обладал правами собственности в отношении данного имущества на момент его продажи, а в отсутствие вещных прав на заявленное имущество  у колхоза отсутствовало право распоряжения данным имуществом, следовательно, он не мог заключать сделки, направленные на отчуждение имущества, в том числе продавать его. Данным правом обладает либо собственник, либо иное лицо, в титульном владении, которого находится имущество.

Согласно представленным в материалы дела уведомлениям Управления Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Оренбургской области следует, что в Едином государственном реестре прав на недвижимое имущество и сделок с ним отсутствует информация на заявленный объект недвижимости и земельный участок под ним.

«Ростехинвентаризация – Федеральное БТИ» также сообщила суду о том, что правоустанавливающие документы на спорный объект недвижимости отсутствуют и правообладатель не установлен. Иных правоустанавливающих документов на заявленный объект недвижимости обществом не было представлено.

Кроме того, суд предъявил претензии  к оформлению сделки в письменной форме. Сделка должна была быть совершена путем составления документа, выражающего ее содержание и подписанного лицом или лицами, совершающими сделку либо должным образом уполномоченными ими лицами (пункт 1 ст.160 Гражданского кодекса Российской Федерации).

Обществом в материалы дела было представлено только решение общего собрания колхозников, подписанное председателем правления колхоза и имевшими имущественный пай колхозниками; и акт приема-передачи основных средств, подписанный сторонами, согласно которому колхоз передал объекты недвижимости, а общество их приняло.

Эти документы, по мнению суда, не могут свидетельствовать о совершение сторонами сделки купли-продажи объекта недвижимости – здания мастерских и гаража, так как не содержат сведений о местонахождении спорных объектов, расположении их на земельном участке (кадастровый номер, размещение в кадастровом квартале), технических характеристиках объектов, прав передающей стороны – колхоза на передаваемые объекты. Общество пояснило, что договор купли-продажи не заключался.

Суд отметил, что в соответствии со ст. 554 Гражданского кодекса в договоре продажи недвижимости должны быть указаны данные, позволяющие определенно установить недвижимое имущество, подлежащее передаче покупателю по договору, в том числе данные, определяющие расположение недвижимости на соответствующем земельном участке либо в составе другого недвижимого имущества. При отсутствии этих данных в договоре условие о недвижимом имуществе, подлежащем передаче, считается не согласованным сторонами, а соответствующий договор не считается заключенным.

Таким образом, Акт приема-передачи основных средств, подписанный передающей  и принимающей сторонами, не является достаточным доказательством для установления права собственности на заявленный объект. Кроме того, из указанного акта не видно, что передающая сторона является продавцом, а принимающая сторона покупателем.

Одновременно суд пришел к выводу о том, что истцом был избран неправильный способ защиты права. В случае ликвидации продавца покупатель вправе защищать свои права путем обжалования отказа регистрирующего органа в государственной регистрации перехода права собственности на объект недвижимости. В данном случае общество не обращалось за регистрацией перехода права собственности на заявленный объект недвижимости, а обратилось  в суд с иском о признании права собственности.

Суд отказал обществу в удовлетворении иска ввиду недоказанности и необоснованности исковых требований.

Мой комментарий: Это дело ещё раз наглядно демонстрирует, как пренебрежение к оформлению документов в соответствии с требованиям законодательства и к обеспечению их сохранности создает для организации существенные риски.

Источник: Официальный сайт Высшего арбитражного суда
http://ras.arbitr.ru/

воскресенье, 29 июля 2012 г.

Штат Новый Южный Уэльс, Австралия: Опубликован проект руководства по использованию SharePoint 2010 для целей управления документами


Данная заметка была опубликованная 19 июля 2012 года на сайте Управления государственных документов штата Новый Южный Уэльс (NSW State Records).

Microsoft SharePoint 2010 представляет собой программный продукт, который все чаще используется а государственными органами штата Новый Южный Уэльс для создания и хранения корпоративных документов. В случае внедрения «коробочного» варианта, SharePoint имеет ограниченные возможности для захвата и сохранения документов таким образом, чтобы документы могли служить аутентичным свидетельством деловой деятельности организации.

Управление государственных документов штата разработало предназначенный для публичного обсуждения проект руководства для государственных органов, которое:
  • описывает функциональные возможности и опции для управления документами, которые могут быть подключены или настроены в SharePoint;

  • показывает, где для исполнения определенных требований к управлению документами требуются дополнительные настройки и/или дополнительное программное обеспечение.
Документ объёмом 40 страниц доступен по адресу http://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/government-recordkeeping-manual/guidance/guidelines/files/sharepoint-2010-recordkeeping-considerations .

По мнению Управления, данное руководство будет полезно государственных органам и учреждениям при планировании и проектировании новых внедрений SharePoint, а также при оценке возможности включения функциональных возможностей для управления документами в существующие реализации SharePoint.

Управление государственных документов предлагает заинтересованным сторонам подавать свои замечания и предложения по любым аспектам руководства. Мы особенно заинтересованы обеспечить, чтобы наши рекомендации относительно SharePoint были точными и соответствовали потребностям государственного сектора штата Новый Южный Уэльс, поэтому, пожалуйста, свяжитесь с нами, если Вы считаете, что какая-либо содержащаяся в проекте руководства информация является неточной, или что мы опустили информацию, которую следовало включить.

В качестве составной части руководства мы хотели бы опубликовать примеры из практического опыта внедрения SharePoint 2010 в государственных органах штата. Мы стремимся подобрать ряд примеров, которые показывали бы различные способы проектирования и настройки  внедрений SharePoint для поддержки хорошего управления документами. Если Ваша организация внедрила или планирует внедрить SharePoint, и Вы готовы поделиться своим опытом и решениями, пожалуйста, свяжитесь с нами.

Публичное обсуждение проекта продлится до 26 октября 2012 года. Замечания по проекту следует посылать по адресу govrec@records.nsw.gov.au .

Источник: сайт Управления государственных документов штата Новый Южный Уэльс
http://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/government-recordkeeping-manual/guidance/guidelines/sharepoint-2010-recordkeeping-considerations
http://futureproof.records.nsw.gov.au/guidance-on-the-recordkeeping-capabilities-of-sharepoint-2010-exposure-draft-now-available/

суббота, 28 июля 2012 г.

Итоги опроса, проведенного фирмой Vanson Bourne: Растет давление на ИТ-службы


Данный пост был опубликован 21 июля 2012 года на блоге «Специалист по управлению документами и информацией» (Document & Information Manager).

Только что опубликованные результаты исследования, проведенного фирмой Vanson Bourne ( см.  http://www.cordys.com/ufc/file2/cordyscms_sites/download/d5cb5f86e309ee35ad15b7767ce574fd/pu/the_ambition_maturity_gap_report_june_2012_final_final.pdf  )  показывают,  в частности, что доступ к деловой информации и документам является важным вопросом для респондентов:
  • 65% хотят улучшений в своём подразделении в плане использования ИТ-технологий;

  • у 49% уже осуществляются меры по улучшению доступа к деловой информации, необходимой для принятия решений;

  • 40% знают об осуществляемых ИТ-службами мерах по улучшению доступа к деловой информации;

  • 72% считает критически-важным улучшение доступа к деловой информации и документам, необходимым для принятия решений;

  • 47% лиц, принимающих деловые решения, считает, что нужные им улучшения, связанные с улучшением доступа к документам и информации, являются проблемными для ИТ-служб;

  • 41% лиц, принимающих деловые решения, считает, что их ИТ-службы не помогают им в осуществлении необходимых для их деятельности изменений, связанных с улучшением доступа к деловой информации.
Проведенное фирмой Vanson Bourne исследование охватывает куда более широкий круг вопросов, чем те, которые выделены выше. Оно подчеркивает необходимость инвентаризации и установления приоритетов имеющихся потребностей компании в области информационных технологий. Это тем более важно, что невозможно выполнить все желаемые проекты.

Специалисты по управлению документами и информацией должны сделать из этого следующий вывод: им следует в срочном порядке оценить приоритеты планов, представляемых высшему руководству. От этого зависит жизнеспособность их организации!

Жан-Пьер Бланже (Jean-Pierre Blanger)
Вице-президент по управлению документами и информацией,
Директор по НИОКР и предложению услуг компании Ricoh

Мой комментарий: В феврале 2012 года компания Cordys – поставщик программного обеспечения для инновационного преобразования деловых процессов -  подрядила специализирующуюся на исследованиях рынка фирму Vanson Bourne провести в Европе опрос 650 лиц, принимающих деловые и ИТ-решения. Опрос проводился в Великобритании, Франции, германии и Голландии. Опрашивались сотрудники фирм численностью не менее 500 человек, действующих в сфере финансовых услуг,  производства и телекоммуникационных услуг.

Подготовленный отчёт называется: «Улучшение деловых операций: Разрыв между амбициями и зрелостью, и потребность в управлении деловыми процессами (BPM) – Европейская перспектива» (Improving Business Operations: The Ambition/Maturity Gap and the need for BPM - A European perspective).

Источник: блог Document & Information Manager
http://dimanager.wordpress.com/2012/07/21/toujours-plus-de-pression-sur-les-dsi/ 

пятница, 27 июля 2012 г.

Почему установление связи между MoReq2010 и моделью OAIS пойдет на пользу как архивистам, так и специалистам по управлению документами - часть V


(Окончание, предыдущую часть см. http://rusrim.blogspot.com/2012/07/moreq2010-oais-iv.html )

Возможность соединить MoReq2010 и модель OAIS

В настоящее время единственный претендентом на роль такого стандартного формата экспорта является формат экспорта MoReq2010, опубликованный DLM-форумом (В отличие от пока ещё не опробованного на практике формата экспорта MoReq2010, существуют уже хорошо зарекомендовавшие себя в течение ряда лет форматы VEO (штат Виктория, Австралия), EDIACT (Австрия)… Они, правда, не претендуют на роль универсальных общемировых форматов, поскольку существенно учитывают национальную специфику – Н.Х.). DLM-форум объединяет в своих рядах как архивистов, так и специалистов по управлению документами, но большинство архивистов до сих пор проявило сравнительно небольшой интерес к MoReq2010. Первого июня этого года (на следующий день после экскурсии в Национальных Архивах Дании), я выступил с докладом на встрече членов DLM-форума и предложил архивному сообществу  разработать модуль расширения для MoReq2010, такой, что любая система, соответствующая требованиям этого модуля, также имела бы все необходимые функциональные возможности для функционирования в соответствии с моделью OAIS.

Такое решение позволило бы получить ряд полезных эффектов. Впервые за всё электронную эпоху мы получили бы скоординированные спецификации функциональных возможностей, необходимых для управления документами на всех стадиях их жизненного цикла, включая управление архивными документами.

Огромное ускорение получили бы и спецификации MoReq2010. Первыми двумя продуктами, которые будут протестированы на соответствие MoReq2010, будут плагины (надстройки) для SharePoint - один производства фирмы GimmalSoft, второй - фирмы Automated intelligence. Предположим, что оба продукта успешно пройдут тестирования и будут сертифицированы как MoReq2010-соответствующие. Оба продукта будут управлять документами в рамках инсталляции SharePoint, с которой они связаны. Оба будут способны экспортировать документы в формате, соответствующем MoReq2010, однако нигде в мире всё еще не будет системы, способной регулярно импортировать результаты этого экспорта. Дело в том, что в MoReq2010 функциональная возможность импорта не входит в число обязательных базовых модулей (ядра) MoReq2010 - вместо того в ближайшее время модуль импорта будет опубликован как необязательный модуль расширения.

Давайте представим себе, что в какой-либо стране Национальный Архив создает электронный архив, соответствующий модели OAIS и способный импортировать документы, экспортируемые любой MoReq2010-соответствующей системой. Внезапно у этого архива появляется реальный стимул для оказания влияния на организации-источники его комплектования, с тем, чтобы те внедряли MoReq2010-соответствующие приложения (или приложения, способные экспортировать в соответствии со схемой экспорта MoReq2010 либо MoReq2010-соответствующие хранилища документов). Этот же механизм также работает и в обратную сторону. Если в какой-либо стране государственные органы внедряют MoReq2010-соответствующие приложения, то сразу появляется стимул для их Национальных Архивов создать электронный архив, соответствующий модулю импорта спецификаций MoReq2010 и поэтому способный регулярно импортировать документы и метаданные, экспортированные из упомянутых MoReq2010-соответствующих приложений.

Дискуссия на встрече членов DLM-форума относительно модуля расширения для MoReq2010, совместимого с моделью OAIS

Предложение о создании OAIS-совместимого модуля для MoReq2010 вызвало интересную дискуссию на майской 2012 года встрече членов DLM-форума. Тим Каллистер (Tim Callister) из Национальных Архивов Великобритании и Лючия Стефан (Lucia Stefan) оба критиковали модель OAIS. По их мнению, эта модель была разработана для нужд очень специализированной отрасли (именно, для отрасли космических исследований, с её уникальными форматами и типами данных), и она не соответствует нуждам национальных архивов, перед которыми в значительной степени ставится задача импорта электронных объектов, представленных в небольшом числе очень хорошо понимаемых файловых форматов (.doc, .pdf и т.д.). Ян Дальстен Сёренсен из Национальных Архивов Дании защищал OASIS, говоря, что тот дал архивистам общий  язык и общий набор понятий, которые используются для разработки и обсуждения электронных архивов.

Я высказал точку зрения о том, что любой модуль расширения MoReq2010 для электронных архивов должен быть совместим с моделью OAIS – хотя бы потому, что в противном случае для этого модуля будут потеряны те архивы (как, например, Национальные Архивы Дании), которые инвестировали в эту модель. Будет также потеряна связь со всеми теми, кто думает и пишет об электронных архивах, используя понятия модели OAIS

По завершению дискуссии я беседовал с архивистом из Национальных Архивов Эстонии. Он сказал, что его архив не хочет получать слишком много метаданных вместе с принимаемыми на архивное хранение документами. На это я ответил, что так происходит из-за того, что чем больше полей метаданных они укажут в своем формате для передачи документов на архивное хранение, тем больше объем работы, который либо они сами, либо государственные органы – источники комплектования должны будут выполнить, чтобы преобразовать метаданные в формат для передачи. Если бы у их источников комплектования были системы, способные экспортировать метаданные в соответствии со схемой экспорта MoReq2010, а электронный архив мог импортировать, то они не нужно было бы выбирать подмножество метаданные - они могли бы взять все.

Джеймс Лепен (James Lappin)

Источник: блог «Thinking Records»
http://thinkingrecords.co.uk/2012/07/13/why-a-link-between-moreq2010-and-the-oais-model-would-benefit-both-records-managers-and-archivists/

Судебная практика: Право на отзыв субъектом персональных данных согласия на их обработку не является безусловным, если правила обработки установлены федеральным законом


В законе «О персональных данных» есть требование о необходимости получения согласия от субъекта персональных данных на их обработку и, самое главное, законом субъекту персональных данных (т.е. нам с Вами) предоставлено право в любой момент отозвать это согласие.

Пока что не все субъекты персональных данных, да и, как показывает это судебное решение, не все суды разобрались в том, что это положение законодательства распространяются не на все случаи обработки персональных данных операторами.

В данном конкретном случае  Судебная коллегия по гражданским делам Верховного Суда Российской Федерации (определение от 27 марта 2012 года № 82-В11-6) сочла, что субъект персональных данных не вправе отозвать своё согласие на их обработку.

Суть спора

В августе 2007 года между Л. и ОАО «ВУЗ-Банк» был заключен кредитный договор. Пунктом 3.2.1 кредитного договора было предусмотрено право заемщика предоставить банку согласие на предоставление его кредитной истории по договору в бюро кредитных историй, с которыми у банка установлены договорные отношения. Согласие на предоставление кредитной истории было оформлено заемщиком в письменном виде по форме банка.

На основании кредитного договора ОАО «ВУЗ-Банк» предоставил ОАО «Национальное бюро кредитных историй» кредитную историю Л. Впоследствии 1 марта 2010 года Л. в своем заявлении отказалась предоставлять банку право на предоставление ее кредитной истории по кредитному договору в бюро кредитных историй.

Поскольку банк отказался это сделать, то Л. обратилась в суд.

Позиции судов различных инстанций

Решением Курганского городского суда в декабре 2010 года заявленные Л. требования были удовлетворены. Определением судебной коллегии по гражданским делам Курганского областного суда в мае 2011 года решение суд первой инстанции было оставлено без изменения.

Определением судьи Верховного Суда Российской Федерации в феврале 2012 года надзорная жалоба ОАО «Национальное бюро кредитных историй» была передана для рассмотрения на рассмотрение в Судебную коллегию по гражданским делам Верховного Суда Российской Федерации.

Позиция Судебной коллегии по гражданским делам Верховного Суда Российской Федерации

Судебная коллегия при рассмотрении жалобы нашла, что имеются основания для отмены состоявшихся по данному делу судебных постановлений, поскольку судами первой и кассационной инстанций при рассмотрении дела были допущены нарушения норм материального права.

Суды  исходили из того, что Л., являясь субъектом персональных данных, вправе принять решение о непредоставлении своих персональных данных другим лицам и отозвать свое согласие на их обработку в любое время.

Судебная коллегия по гражданским делам посчитала, что вынесенные судебные постановления не основаны на законе, поскольку право на отзыв субъектом персональных данных согласия на обработку персональных данных не является безусловным, а особенности обработки персональных данных могут устанавливаться федеральным законом, определяющим цель обработки персональных данных.

К числу таких законов, по мнению Судебной коллегии, относится федеральный закон от 30 декабря 2004 года № 218-ФЗ «О кредитных историях», который устанавливает цель, определяет условия и порядок обработки персональных данных, составляющих кредитную историю заемщика. Так, согласно ст.4 (часть 1) закона кредитная история содержит информацию о фамилии, имени, отчестве, паспортных данных, месте регистрации и фактического проживания физического лица, то есть информацию, относящуюся к персональным данным физического лица.

Представление информации в бюро кредитных историй в соответствии с этой статьей не является нарушением служебной, банковской, налоговой или коммерческой тайны. При этом возможность отзыва кредитной истории субъектом кредитной истории законом «О кредитных историях» не предусмотрена.

Этого судами первой и кассационной инстанций учтено не было. В связи с этим вывод судебных инстанций о том, что Л. вправе отозвать свое согласие на их обработку в любое время, сделан без учета требований материального права, допускающего ограничение прав гражданина-заемщика в целях защиты интересов иных лиц - кредитных организаций.

При таких обстоятельствах Судебная коллегия сочла, что допущенные судами первой и кассационной инстанций нарушения являются существенными, а принятые ими решения подлежат отмене. По делу было вынесено новое решение – в удовлетворении иска Л. было отказано.

Мой комментарий: Оговорюсь сразу, что данное решение принималось судами по «старой» версии закона «О персональных данных». В настоящее время в законе предусмотрена возможность для оператора продолжить обработку персональных данных даже в случае отзыва субъектом персональных данных согласия на их обработку.
Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ (ред. от 25.07.2011) «О персональных данных»


Статья 9. Согласие субъекта персональных данных на обработку его персональных данных

2. Согласие на обработку персональных данных может быть отозвано субъектом персональных данных. В случае отзыва субъектом персональных данных согласия на обработку персональных данных оператор вправе продолжить обработку персональных данных без согласия субъекта персональных данных при наличии оснований, указанных в пунктах 2 - 11 части 1 статьи 6, части 2 статьи 10 и части 2 статьи 11 настоящего Федерального закона.

3. Обязанность предоставить доказательство получения согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных или доказательство наличия оснований, указанных в пунктах 2 - 11 части 1 статьи 6, части 2 статьи 10 и части 2 статьи 11 настоящего Федерального закона, возлагается на оператора.
Получается так: при выдаче кредита заемщик может дать согласие о представлении информации о нем в бюро кредитных историй, а может и не дать. И уж если он даёт своё согласие, то насовсем!

Источник: Консультант Плюс
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=ARB;n=271758

четверг, 26 июля 2012 г.

Почему установление связи между MoReq2010 и моделью OAIS пойдет на пользу как архивистам, так и специалистам по управлению документами - часть IV


(Продолжение, предыдущую часть см. http://rusrim.blogspot.com/2012/07/moreq2010-oais-iii.html )

Пример хорошо работающего подхода с позиций управления документами: Европейская Комиссия

Европейская Комиссия приняла основанный на идеях управления документами подход к управлению документами от момента их создания до уничтожения либо передачи на постоянное хранение.

Еврокомиссия начала с внедрения довольно обычной электронной системы управления документами и контентом (EDRMS) с использованием корпоративной классификационной схемы (т.е. схемы размещения дел и документов в системе, представляющей собой, по сути дела, электронный аналог нашей номенклатуры дел – Н.Х.), а позднее - связанных с документами правил отслеживания сроков хранения и выполнения действий по их истечении (retention rules). Затем на основе этой модели сфера применения системы расширилась. Сейчас идёт процесс интеграции, одной за одной, деловых информационных систем, поддерживающих основную деятельность Еврокомиссии, с EDRM-хранилищем. Конечная цель состоит в том, чтобы сотрудник мог по своему выбору загрузить документ в любую из управляющих контентом систем Еврокомиссии, и документ всё равно захватывался бы в дело в соответствии с классификационной схемой Еврокомиссии и установленными правилами отслеживания сроков хранения. Кроме того, разрабатывается модель обеспечения долговременной сохранности для исторических архивов. Эта модель обеспечит передачу документов из-под контроля создавших их Генеральных директоратов Еврокомиссии под управление Исторических Архивов, - при этом документы не будут покидать само EDRM-хранилище.

Эта модель не идеальна (как и любой другой организации, Еврокомиссии трудно убедить сотрудников перемещать электронную почту в EDRMS-систему), и она ещё не закончена (ещё не все управляющие документами и контентом системы интегрированы в хранилище, и реализованы не все функциональные возможности, необходимые для управления процессом передачи документов под контроль Исторических Архивов), но это очень хорошо продуманный и основательный подход, который успешно был промасштабирован и сейчас обслуживает около 30 тысяч человек.

Как и в случае с Национальными Архивами Дании, другим организациям может быть непросто повторить успешный опыт применения этого подхода. Успех Еврокомиссии стал результатом программы управления документами, начатой в 2002 году и проводимой в течение длительного времени (десять лет); а также большой политической воли в плане разработки политик, классификационной схемы, указаний по срокам хранения и действиям по их истечении, внедрения EDRM-системы и начала интеграции других управляющих контентом систем с EDRM-системой (сказано красиво, однако всё это нужно для успешного внедрения систему управления электронными документами даже в небольших организациях :) - Н.Х.). Интеграция с EDRM каждой новой деловой системы - это новый проект, каждый раз требующий от разработчиков основательно поработать с деловой системой с тем, чтобы та была способна использовать модель объектов EDRM-системы при передаче документов в её хранилище.

В наше бурное время жесткой экономии трудно себе представить, чтобы многие организации взялись за выполнение программы управления документами, которая начнет давать отдачу через 6-8 лет. (Замечу, что специалисты по управлению документами считают, что хорошо спланированная программа управления документами должна давать заметную для высшего руководства отдачу через полгода-год, и в дальнейшем каждые полгода-год должны быть новые достижения, иначе высшее руководство может потерять к программе интерес. Во времена экономического спада, когда ужесточаются законодательно-нормативные требования, а потери вследствие плохой работы с документами могут нанести организации относительно более тяжёлый ущерб, хорошо управлять документами ничуть не менее важно, чем в благополучные времена. –Н.Х.)

Как упростить управление документами на всём протяжении их жизненного цикла?

Тот факт, что эти два прекрасных примера - Национальных Архивов Дании и Европейской Комиссии - так трудно воспроизвести, является проблемой для профессионалов как по управлению документами, так и архивного дела.

В идеальном мире у каждой службы управления документами было бы своё хранилище электронных документов, а у каждого архива - электронный архив. В идеальном мире специалистам по управлению документами не нужно было бы просить разработчиков писать программы, позволяющие деловым приложениям экспортировать свои документы в хранилище документов - приложения были бы изначально сконфигурирован так, чтобы иметь возможность экспортировать документы и связанные с ними метаданные в формате, который хранилище понимало бы. (Впрочем, в такой идеальный мир порой удается попасть, закупая, когда это возможно, все системы у одного поставщика :) – Н.Х.)

В идеальном мире электронному архиву не нужно было бы требовать от источников комплектования, чтобы те адаптировали и настраивали экспорт из своих систем. В идеальном мире эти организации могли бы использовать стандартные функции экспорта любого из своих приложений, а электронный архив мог импортировать, понимать и использовать результаты такого экспорта.

Ключевым фактором, обеспечивающим реализацию обеих этих возможностей, мог бы стать широко распространенный стандарт, определяющий, каким образом хранятся в приложениях метаданные таких объектов, как пользователи, группы, права доступа, роли, идентификаторы, указания по срокам хранения, контейнеры и классификации, - в сочетании со стандартной схемой экспорта для экспорта таких метаданных. Если бы такая стандартная схема существовала, то владелец хранилища документов или электронного архива мог бы потребовать от владельцев приложений, поставляющих документы в хранилище / электронный архив, что они:
  • либо внедряли приложения, хранящие документы и связанные с ними метаданные в этом стандартном формате,

  • либо внедряли приложения, способные экспортировать метаданные в стандартном формате экспорта, даже если внутри приложения метаданные хранятся по-иному,

  • либо разработали средства преобразования результатов экспорта из своих приложений в формат, соответствующий стандартной схеме экспорта.
Использованию последнего из перечисленных вариантов может способствовать то, что появление общепризнанной схемы экспорта приведет к росту экосистемы поставщиков, имеющих опыт преобразования экспортированных из различных систем документов и метаданных в данный стандартный формат. Действительно, такой формат может стать языком общения (lingua franca) между различными программными приложениями.

(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2012/07/moreq2010-oais-v.html )

Джеймс Лепен (James Lappin)

Источник: блог «Thinking Records»
http://thinkingrecords.co.uk/2012/07/13/why-a-link-between-moreq2010-and-the-oais-model-would-benefit-both-records-managers-and-archivists/

Размещение информации в ряде федеральных реестров и регистров будет осуществляться с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи


Хотя срок существования ЭЦП и продлен ещё на один год, постепенно продолжается работа по определению видов электронной подписи, которые будут использоваться государственными органами. В марте-апреле 2012 года Постановлениями Правительства РФ было определено, что при ведении следующих федеральных реестров и регистров будет использоваться усиленная квалифицированная электронная подпись:
  • Федеральная информационная система территориального планирования (Постановление Правительства РФ от 12.04.2012 № 289);

  • Регистр лиц, страдающих жизнеугрожающими и хроническими прогрессирующими редкими (орфанными) заболеваниями, приводящими к сокращению продолжительности жизни граждан или их инвалидности, и его регионального сегмента (Постановление Правительства РФ от 26.04.2012 № 403);

  • Федеральный регистр лиц, больных гемофилией, муковисцидозом, гипофизарным нанизмом, болезнью Гоше, злокачественными новообразованиями лимфоидной, кроветворной и родственных им тканей, рассеянным склерозом, лиц после трансплантации органов и (или) тканей (Постановление Правительства РФ от 26.04.2012 № 404);
Кроме того, при подаче документов на проведение государственной экспертизы проектной документации и результатов инженерных изысканий через Портал государственных услуг, документы также должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью:
Постановление Правительства РФ от 31.03.2012 № 270 «О внесении изменений в постановление Правительства Российской Федерации от 5 марта 2007 г. № 145»

В «Положении об организации и проведении государственной экспертизы проектной документации и результатов инженерных изысканий» пункт 18 изложен в следующей редакции:

18. Документы, … представляются на бумажном носителе или в форме электронных документов с использованием в том числе федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)» (при наличии соответствующей технической возможности). Электронные документы, представляемые заявителем, должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью. В случае если документы представляются на бумажном носителе, в договоре о проведении государственной экспертизы может быть предусмотрено, что проектная документация и результаты инженерных изысканий могут представляться также в электронной форме.
Источник: Консультант Плюс
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=129079
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=129078
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=128491
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=128709

среда, 25 июля 2012 г.

Почему установление связи между MoReq2010 и моделью OAIS пойдет на пользу как архивистам, так и специалистам по управлению документами - часть III


(Продолжение, предыдущую часть см. http://rusrim.blogspot.com/2012/07/moreq2010-oais-ii.html )

Несогласованность инициатив в областях управления документами и архивного дела

Редко можно увидеть примеры единой стратегии, объединяющей инициативы в области управления документами и архивного дела. В Великобритании в ранние годы электронной эпохи Национальные Архивы (которые тогда назывались Управлением государственных документов, Pubic Record Office) начали с того, что проявили большой интерес к тому, как государственные органы управляли своими электронными документами, в надежде, что это облегчит Архивам приём электронных документов от этих ведомств. Отделение Национальных Архивов, занимавшееся вопросами управления документами, разработали британские спецификации - требования к электронным системам управления документами. С 2002 по 2008 год Национальные Архивы помогали государственным ведомствам во внедрении EDRM-систем, соответствующих этим спецификациям. Однако сами архивисты Национальных Архивов мало что от этого получили. (Следует иметь в виду, что спецификации не были обязательными для государственных органов Великобритании. В полной мере им удовлетворяли лишь дорогие мощные системы ведущих поставщиков, которые могли себе позволить лишь немногие ведомства.  – Н.Х.)

Обе версии своих спецификаций Национальные Архивы опубликовали без стандарта метаданных и без XML-схемы экспорта документов (и в этом нет ничего удивительного, поскольку даже в 2002 году, когда вышла вторая версия спецификаций, язык XML ещё не был стандартным инструментом управления документами. – Н.Х.). Это означало, что соответствующие спецификациям EDRM-системы от различных поставщиков хранили метаданные документов по-разному, и, следовательно, процесс передачи документов из этих EDRM-систем в Национальные Архивы нужно было бы продумывать заново для каждой такой системы. К тому времени, когда Национальные Архива дошли до публикации стандарта метаданных, они уже приняли решение прекратить тестирование и сертификацию систем (в пользу общеевропейского стандарта MoReq) (Стандарт метаданных был опубликован в 2002 году в составе второй версии спецификаций – Н.Х.).

Отсутствие режима тестирования означало, что у поставщиков не было стимула для реализации соответствующих требований в своих продуктах. (Всё же куда важнее то, что ведомства имели право по-прежнему закупать системы, не соответствовавшие спецификациям. Это легко видеть, сравнивая судьбу британских спецификаций с американским военным стандартом DoD 5015.2-STD, который изначально был обязателен для всех подразделений Министерства обороны США, и в итоге стал стандартом де-факто в США и некоторых других странах – Н.Х.) Но даже если бы производители реализовали требования стандарта метаданных, то Национальные Архивы немногое выиграли бы от этого с точки зрения интересов архивного дела. Дело в том, что Национальные Архивы решили не использовать этот стандарт метаданных в своих собственных электронных архивных хранилищах.

Модель OAIS

Модель OAIS - это концептуальная модель, определяющая, какими свойствами должна обладать электронная архивная система. Из неё ясно видно одно из ключевых различий, имеющихся между традиционным архивом бумажных документов и других аналоговых объектов и электронным архивом.

Традиционный архив, как правило, выдает запрашивающему лицу тот же самый объект, что хранился в архиве, который, в свою очередь, является тем же объектом, что был передан на архивное хранение источником комплектования.

В электронном архиве это не так. Первоначально переданный на архивное хранение объект, возможно, придется изменить или, иначе говоря, мигрировать на новое аппаратное и программное обеспечение, поэтому реально хранящийся в архиве электронный объект может отличаться от того, что первоначально был передан в архив (В настоящее время многие действующие государственные электронные архивы наряду с мигрированными объектами сохраняют и первоначально переданные в архив электронные объекты – Н.Х.). В момент, когда пользователи архива просят показать им электронные документы, электронный архив, как правило («как правило» - это очень сильно сказано! Пока что такая практика на самом деле мало распространена – Н.Х.), не выдает им те объекты, что лежат в его хранилище, а изготавливает для них копии-представления (presentation copy), которые они могут просматривать. Объект, который архив предоставляет пользователю, в некоторых отношениях может отличаться от объекта, который хранится в архиве, - например, если архив желает предоставить пользователю версию объекта, которая лучше соответствует имеющимся у пользователя браузеру,  программному обеспечение и оборудованию.

В модели OAIS введены термины, описывающие эти три различные версии документа:
  • объект, первоначально переданный в архив – это сдаточный информационный SIP-пакет представления информации;

  • объект, хранящийся в архиве – это архивный информационный AIP-пакет;

  • объект, предоставляемый пользователям – это дистрибутивный информационный DIP-пакет.
OAIS не имеет системы сертификации, поэтому невозможно провести сертификацию коммерческих продуктов, продуктов с открытым кодом и/или реально созданных систем на соответствие модели. В разное время сообщество архивистов / специалистов по обеспечению долговременной сохранности электронных объектов обсуждало, есть ли необходимость в такой системе сертификации (см. отчет о семинаре по OAIS, проведенном Коалицией по электронной сохранности (Digital Preservation Coalition), http://www.dpconline.org/events/previous-events/295-dpc-briefing-on-oais ). По мнению ряда архивистов, отсутствие такой сертификации является преимуществом, поскольку обеспечивает поставщикам и организациям необходимую гибкость, позволяющую по-разному внедрять модель OAIS. Другие же считают, что отсутствие системы сертификации мешает взаимодействию/интероперабельности между архивами.

Пример того, что модель OAIS может хорошо работать: Национальные Архивы Дании

31 мая 2012 года, в первый день встречи членов DLM-форума,  я побывал на экскурсии по новому зданию Национальных Архивов Дании. У датчан имеется очень хорошо функционирующий процесс, основанный на модели OAIS. Они ввели четкий стандарт формата, в котором датские государственные органы передают документы, а также их метаданные (сдаточные SIP-пакеты) в архив. Государственные органы присылают документы на оптических дисках или на жестких дисках. Каждой партии документов архив присваивает уникальный регистрационный номер. Затем партия проверяется на соответствие стандарту (у нас бы сказали, что проводится форматно-логический контроль – Н.Х.). Проверка проводится на изолированном компьютере, специально выделенном для этой цели. Каждую партию датчане называют «базой данных», поскольку она всегда поступает в виде реляционной базы данных (имеется в виду, что датчане предпочитают принимать документы из систем управления документами, выгруженные не поштучно, а так, как они в системе хранились – Н.Х.). В таких реляционных базах данных метаданные обычно хранятся вместе с документами / контентом, к которому они относятся.

Я спросил, может ли государственный орган сдать в архив документы, хранившиеся на общем диске (а не в СЭД – Н.Х.). Мне ответили, что в этом случае государственному органу сначала придется импортировать содержимое общего диска в реляционную базу данных, с тем, чтобы сформировать необходимые для сдачи в архив метаданные. Тут для меня стало ясно, что когда архив устанавливает стандартную модель импорта, это не приводит к снижению затрат на передачу в единый электронный архив документов из многочисленных разнообразных систем, используемых организациями. Такой стандарт просто позволяет переложить большую часть расходов на миграцию на плечи источников комплектования (в том случае, следует уточнить, когда такая миграция необходима, т.е. когда при оперативной работе с документами используются иные форматы – Н.Х.).

Скопировать успешный опыт Национальных Архивов Дании другим национальным архивам может быть непросто. Вместе со мной на экскурсии был ирландский архивист, отвечающий за электронные документы в архивах своей страны. Архивы Ирландии не смогли согласовать стандартный формат, в котором государственные органы должны были бы передавать им электронные документы. Время от времени государственные органы передают в архивы партии электронных документов, обычно тогда, когда они ликвидируются. Архивы не могут сделать ничего большего, помимо хранения полученных партий документов на серверах и изготовления резервных копий. У них нет электронного архивного хранилища, в которое эти материалы можно было бы импортировать. Но даже если бы такое хранилище и имелось, тот факт, что партии документов представлены в с столь различных форматах, означает, что процесс ввода документов в архивное хранилище был бы очень трудозатратным и чреватым потерями процессом. Шансы Архивов на то, чтобы убедить остальные ирландские государственные органы принять стандартный формат и процесс передачи электронных документов невелики, поскольку во времена жесткой экономии это будет рассматриваться как дополнительное административное бремя.

(При желании более подробно познакомиться с  подходом, используемым Национальными Архивами Дании, можно посмотреть 25-минутный доклад Яна Дальстена Сёренсен (Jan Dalsten Sorensen), http://www.youtube.com/watch?v=A2Wx6WDTCbI )

(Продолжение следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2012/07/moreq2010-oais-iv.html )

Джеймс Лепен (James Lappin)

Источник: блог «Thinking Records»
http://thinkingrecords.co.uk/2012/07/13/why-a-link-between-moreq2010-and-the-oais-model-would-benefit-both-records-managers-and-archivists/

Франция: Министр культуры Орели Филипетти собирается внести изменения в закон об архивах


Статья Гийома де Морана (Guillaume de Morant)  на сайте «Генеалогия» (Généalogie) была опубликована 17 июля 2012 года.

Выступая 11 июля 2012 года перед депутатами парламента на заседании Комиссии по вопросам культуры, новый министр культуры (на фото) изложила целую программу действий в этой области. Эти слушания позволяют, хотя не во всех деталях, понять её намерения (отчет о заседании доступен на сайте Национального собрания Франции, http://www.assemblee-nationale.fr/14/cr-cedu/11-12/c1112004.asp#P2_66 ). Многие обсуждавшиеся вопросы представляют интерес для специалистов в области генеалогии, как, например, будущее Дома истории Франции (Maison de l'Histoire de France), о котором уже много говорилось и будущее которого, похоже, остается в подвешенном состоянии. В одном из своих высказываний Орели Филипетти (Aurélie Filipetti) отметила, что хотела бы пересмотреть некоторые положения закона об архивах 2008 года.

Трудно угадать, что конкретно имела в виду министр, но известно, что данный закон, часто оцениваемый как несовершенный, подвергался критике со стороны историков и архивистов, поскольку впервые в истории Франции он сделал навсегда закрытым для исследователей ряд гражданских и военных архивных документов (например, затрагивающих способ изготовления атомной бомбы ...). «Что касается законодательной базы, которую мы вместе посмотрим, то следует также, вернуться к некоторым положениям закона об архивах 2008 года, способным создать препятствия для изучения архивных документов. Я намереваюсь вернуть исследователям необходимую им свободу и доступ к этим коллективно сформированным ресурсам», сказала Филипетти.

Помимо вопросов доступа к документам, касающимся военной истории и атомных бомб, есть ещё и побочные эффекты закона 2008 года. Понижение в законе срока ограничения доступа к  актам гражданского состояния со 100 до 75 лет выявило противоречие между различными намерениями: доступ к коллективной памяти упростился, но в ущерб защите неприкосновенности частной жизни. Например, согласно закону, свидетельство о рождении лица старше 75 лет целиком и полностью попадает в число свободно доступных документов, как недавно напомнила Комиссия по доступу к административным документам (La commission d'accès aux documents administratifs, CADA)... Можно также вспомнить исключение, не позволяющее повторно использовать государственные архивные документы, отнесенные к историко-культурному наследию Франции, попавшее недавно под огонь критики в связи с решением административного апелляционного двора по делу о доступе к документам департамента Канталь (об этой истории см. http://rusrim.blogspot.com/2012/07/blog-post_2407.html ).

По поводу Национальных Архивов, министр культуры подтвердила, что в скором времени состоится торжественное открытие  нового архивного комплекса в  Пьеррефит-сюр-Сен  (Pierrefitte-sur-Seine). Он пожелала также «укрепить партнерство с центральным правительством по вопросам, касающимся архивов департаментов». По всем этим вопросам как архивисты, так и специалисты по генеалогии горят нетерпением узнать подробности!

Примечание: Среди советников министра культуры есть очень хороший знаток архивных проблем. Это Филипп Барба (Philippe Barbat - выпускник как Школы хартий, так и Высшей школы государственного управления), член CADA и бывший заместитель директора Архивов Франции, который 6 июня 2012 года был назначен советником, отвечающим за вопросы культурно-исторического наследия (см. http://www.culturecommunication.gouv.fr/Ministere/La-ministre-et-son-cabinet/Philippe-Barbat-conseiller-en-charge-du-patrimoine ).

Гийом де Моран (Guillaume de Morant)

Источник: сайт Généalogie
http://www.rfgenealogie.com/s-informer/infos/archives/aurelie-filipetti-veut-modifier-la-loi-sur-les-archives 

Официальное опубликование временно применяемых международных договоров будет осуществляться в электронном виде


Во исполнение постановления Конституционного Суда РФ от 27 марта 2012 г. № 8-П принят Указ Президента РФ от 12 июля 2012 года № 970 «Об официальном опубликовании временно применяемых международных договоров Российской Федерации».
Для справки: В марте 2012 года Конституционный суд вынес решение по жалобе Игоря Ушакова, который ввез из Китая в Россию товары для личного пользования и оплатил таможенные пошлины в соответствии с законодательством Российской Федерации. Однако впоследствии выяснилось, что таможенные пошлины должны были рассчитываться на основе вступившего в силу с 1 июля 2010 Таможенного кодекса Таможенного союза, а также соглашения между участниками Союза о ввозе и вывозе товаров физическими лицами для личного пользования. Это соглашение временно применялось, начиная с 1 июля 2010 года, и устанавливало более высокие ставки таможенных платежей.

Конституционный суд потребовал внести изменения в законодательство и установить порядок официального опубликования временно применяемых международных договоров, затрагивающих права, свободы и обязанности человека и гражданина.
Ответственность за опубликование возложена на Федеральную службу охраны. В соответствии с указом Президента, ведомство должно:
  • Обеспечить официальное опубликование временно применяемых международных договоров Российской Федерации, затрагивающих права, свободы и обязанности человека и гражданина и устанавливающих иные правила, чем предусмотренные законодательством Российской Федерации, на «Официальном интернет-портале правовой информации» ( www.pravo.gov.ru ) в соответствии с представленным Министерством иностранных дел Российской Федерации перечнем таких международных договоров;

  • До внесения изменений в законодательство, регулирующее порядок официального опубликования временно применяемых международных договоров, осуществлять официальное опубликование соответствующих международных договоров на «Официальном интернет-портале правовой информации».
Представлять в ФСО тексты договоров будет Министерство иностранных дел (как на бумажном носителе, так и в электронном виде).

Мой комментарий: Вообще-то согласно статьям 79 и 80 Закона от 21.07.1994 № 1-ФКЗ «О Конституционном Суде», правительство не позднее трех месяцев после опубликования решения Конституционного Суда должно было внести в Госдуму изменения или дополнения в закон, признанный неконституционным. Указ - это лишь временная мера, позволяющая исправить ситуацию до принятия поправок в законодательство.

Кстати, данный случай служит наглядным примером того, как «недовольный и активный» гражданин, защищая свои конституционные права, сделал доброе дело дл всех.

Источник: Консультант Плюс
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=132603;

вторник, 24 июля 2012 г.

Почему установление связи между MoReq2010 и моделью OAIS пойдет на пользу как архивистам, так и специалистам по управлению документами - часть II

(Продолжение, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2012/07/moreq2010-oais-i.html )

Сохраняющееся размежевание между архивистами и специалистами по управлению документами

Призыв Фрэнка Апворда (Frank Upward) к объединению в единую профессию хранителей документов (recordkeeping profession) остался в англоязычном мире в значительной степени незамеченным. Прожив двадцать лет в электронную эпоху, мы все еще видим глубокую пропасть не только между ролями архивистов и специалистов по управлению документами внутри их организаций, но и между их амбициями и стратегиями в отношении электронных документов.

Архивист и специалист по управлению документами (рис. Джеймса Лепена). У каждого на полочке стоят используемые в его области стандарты (EAD и OAIS у первого, ISO15489, MoReq2 и MoReq2010 – у второй)

DLM-форум представляет собой европейскую группу, объединяющую архивистов (в основном из различных национальных архивов стран Европы) и специалистов по управлению документами. Прислушиваясь к беседам на мероприятиях, проводимых DLM-форумом, всегда можно отличить архивистов и специалистов по управлению документами друг от друга:
  • Специалисты по управлению документами ссылаются на MoReq2010 (документ, разработанный самим DLM-форумом) - спецификации функциональных возможностей, необходимых программному приложению для управления хранимыми им документами;

  • Архивисты говорят о стандарте OAIS (открытых архивных информационных систем). Этот стандарт помогает обеспечить способность электронного хранилища захватывать в архивную систему, сохранять в течение длительного времени и выдавать представления электронных документов, переданных на архивное хранение.
Это отражает разницу в инициативах, которые две ветви профессии проводят в отношении электронных документов

Инициативы в области управления документами

Специалисты по управлению документами пытаются ещё на стадии проектирования заложить функциональные возможности для управления документами в системы, используемые конечными пользователями, которые создают и захватывают документы. В период с 2000 по примерно 2008 год эта стратегия в основном сводилась к формулированию требований и практической реализации крупномасштабных общекорпоративных электронных систем управления документами и контентом (Electronic Document And Records Management Systems, EDRMS). К сожалению, относительно небольшой процент организаций преуспел во внедрении таких систем, и даже те из них, кому это удалось, обнаружили, что многие документы хранились и в других деловых программных приложениях и никогда не попадали в EDRMS. (Лепен, как мне кажется, всё-таки больше теоретик, чем практик, и не слишком хорошо знаком с опытом внедрения реальных систем управления документами и контентом. Как и в нашей стране, лишь немногие зарубежные организации пытаются абсолютно все свои документы и информацию сразу поместить в одну систему. Подавляющее же большинство решает куда более ограниченные по масштабам задачи, и расширяет охват EDRMS-систем поэтапно – Н.Х.)

Сейчас мы находимся в самом начале развития альтернативных моделей управления документами. MoReq2010 является самой последней попыткой повлиять на рынок и специфицировать функциональные возможности электронных систем управления документами. В MoReq2010 заложена возможность поддержки нескольких различных моделей. Он продолжает поддерживать EDRM-модель, но также поддерживает и следующие альтернативные модели:
  • Встраивание функциональных возможностей для управления документами в деловые приложения (и хранение документов в этих приложениях) – так называемое управление документами «по месту» (in-place records management);

  • Хранение документов в тех деловых приложениях, которыми они впервые были захвачены, в условиях, когда оперативное и стратегическое управление документами осуществляются централизованно  - федеративное управление документами;

  • Интеграция многочисленных разнообразных деловых приложений, используемых организацией, в центральное хранилище, которое хранит документы и управляет ими.
Ключевым аспектом, общим для всех этих трёх новых подходов, является то, что каждый из них предусматривает переход документов в течение их жизненного цикла из одной системы в другую. Например, при использовании модели управления документами «по месту», даже тогда, когда организации удается снабдить все свои программные приложения функциональными возможностями для управления документами (на что надежда слабая!), ей всё равно нужно будет предусмотреть, что произойдет с документами, хранимыми программным приложением, в случае, если его потребуется заменить. (С моей точки зрения, ровно то же самое можно сказать и о EDRM-модели, поскольку централизованная документная система  тоже не вечна!  – Н.Х.) По этой причине MoReq2010 уделяет особое внимание тому, чтобы программные приложения были способны экспортировать документы вместе с их метаданные таким образом, чтобы другие приложения могли их понимать и использовать. (Здесь, на мой взгляд, у авторов MoReq2010 не всё хорошо. В MoReq2010, действительно, очень много вниманию уделено экспорту документов, и куда меньше их импорту. Модуль требований к функциональным возможностям, обеспечивающим импорт, является необязательным и пока ещё не опубликован даже для публичного обсуждения. На практике это может привести к тому, что MoReq2010-соответствующие системы будут способны экспортировать документы в некоем стандартизованном формате, однако лишь немногие из них будут в состоянии читать этот формат. – Н.Х.)

Инициативы в области архивного дела

Стратегия архивистов заключалась в создании электронных архивных систем, способных захватывать документы из любых систем, которые используются в организации-создателе документов. Теоретически не должно иметь значения ни то, какие именно приложения организация (орган государственной власти, государственное учреждение и т.д.) использует для ведения своей деловой деятельности, ни наличие или отсутствие в этих приложениях функциональных возможностей для управления документами. Архивы всё равно смогут принимать эти документы на хранение при условии, что им удастся:
  • Создать электронный архив, способный принимать партии электронных документов и связанных с ними метаданных;

  • Разработать стандартную схему экспорта / схему метаданных, предписывающую, какие именно и в какой форме должны быть предоставлены метаданные передаваемых на архивное хранение документов;

  • Обеспечить применение такой схемы экспорта / схемы метаданных на практике, с тем, чтобы все новые партии электронных документов поступали в стандартной форме, позволяющей архиву без особых усилий принять документы на хранение и поместить в свои электронные хранилища.
К сожалению, лишь немногие национальные архивы сумели добиться того, чтобы принятие электронных документов на архивное хранение стало хотя бы отдаленно напоминать типовой повседневный процесс. Некоторые архивы добились успеха в создании электронных архивных хранилищ; такие хранилища есть у Национальных Архивов Великобритании, Дании, США, Японии и у ряда других. Однако в процессе приёма партий передаваемых на архивное хранение электронных документов возникают проблемы. Каждый поставщик в своих системах управления документами и контентом по-своему настраивает сохранение метаданных о хранимом в этих системах контенте. Когда архивы впервые принимают партию электронных документов из новой для них системы, приходится выполнить большую работу по преобразованию полученных из этой системы метаданных в формат, приемлемый для электронного архивного хранилища. (Лепен умалчивает об успешном опыте ряда национальных архивов, таких как Национальные Архивы Австрии или Управление государственных документов австралийского штата Виктория, которые разработали обязательные для источников комплектования контейнерные форматы для передачи документов и их метаданных как между ведомствами, так и на архивное хранение. В этом случае организации-создатели документов, как правило, с самого начала обеспечивают правильное формирование контейнера с документами и метаданными, не откладывая эту работу «на потом», когда вследствие морального устаревания форматов, программного обеспечения и оборудования, ухода знающих сотрудников и снятия с эксплуатации систем уже может понадобиться помощь компьютерной археологии. Учитывая обычно очень ограниченные ресурсы архивов, именно такой путь мне кажется наиболее рациональным. – Н.Х.)  Ресурсы, необходимые для выполнения этой работы, должны выделять либо архивы, либо источники комплектования. (Чем тратить ресурсы на переделку уже сделанного, почему с самого начале не придерживаться единого для всех формата? Впрочем, Лепен как раз сторонник использования стандартного формата – а именно, формата, предусмотренного спецификациями MoReq2010. Вопрос только в том, согласятся ли с этим национальные архивы многочисленных стран той же Европы, у каждой из которых немало особенностей как в делопроизводстве, так и в архивном деле. – Н.Х.)

Автор MoReq2010 Йон Гард (рис. Джеймса Лепена), говорящий, что «большинство документов никогда не покидает систему, в которой они были созданы»

Йон Гард (Jon Garde) подытожил ситуацию, сказав в своем выступлении на майской 2012 года встрече членов DLM-форума о том, что «большинство документов никогда не покидает систему, в которой они были созданы». Это замечание служит печальным свидетельством успеха инициатив, предпринятых до сих пор представителями двух ветвей нашей профессии.

(Продолжение следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2012/07/moreq2010-oais-iii.html )

Джеймс Лепен (James Lappin)

Источник: блог «Thinking Records»
http://thinkingrecords.co.uk/2012/07/13/why-a-link-between-moreq2010-and-the-oais-model-would-benefit-both-records-managers-and-archivists/

Смешанный документооборот в органах исполнительной власти Москвы


Как бы ни хотелось разом отказаться от использования бумажных документов в системе государственного управления и перейти на использование только электронных документов, сделать это сейчас вряд ли возможно. Вот и в утвержденном распоряжением Мэра Москвы от 10 июля 2012 года №552-РМ «Порядке работы с электронными документами в электронном документообороте органов исполнительной власти города Москвы, а также подведомственных им государственных учреждений города Москвы» предусмотрено использование бумажных документов.

В документе даны определения двух понятий «бумажная копия электронного документа» и «электронная копия документа» (п.1.3.)
Порядок работы с электронными документами в электронном документообороте органов исполнительной власти города Москвы, а также подведомственных им государственных учреждений города Москвы (утв. Распоряжением Мэра Москвы от 10 июля 2012 года № 552-РМ)

1.3. Термины, используемые в настоящем Порядке:

бумажная копия электронного документа - документ, полученный посредством распечатки электронного документа и заверенный лицом, обладающим полномочиями на заверение электронных документов;

электронная копия документа - электронный документ, полученный путем сканирования документа, подписанного уполномоченным должностным лицом на бумажном носителе.
Порядок работы с бумажными документами регламентирован в разделах:
  • Порядок работы в органах исполнительной власти города Москвы, учреждениях города Москвы с документами на бумажном носителе, подписанными собственноручной подписью (п.4); и

  • Порядок работы в органах исполнительной власти города Москвы, учреждениях города Москвы с бумажными копиями электронных документов (п.5).
Порядок работы с документами на бумажном носителе, подписанными собственноручной подписью

Документы оформляются на бумажном носителе и подписываются собственноручной подписью соответствующего должностного лица в случаях невозможности передачи адресату электронного документа в ЭДО и /или подтверждения подлинности электронных документов, подписанных ЭЦП и/или ЭП (п.4.2.). При этом в ЭДО сохраняется электронная копия данного документа.

Включение электронной копии документа в ЭДО происходит после подтверждения соответствия электронной копии документу на бумажном носителе. Документ на бумажном носителе хранится в деле документа  (интересно, а что это такое – дело документа? – Н.Х.), а движение (передача) документа и его рассмотрение участниками ЭДО осуществляется с использованием его электронной копии (п.4.3).

Порядок работы с бумажными копиями электронных документов

При необходимости использования информации электронного документа на бумажном носителе может быть сделана его бумажная копия. Печать бумажной копии электронного документа производится с использованием электронного бланка документа участника ЭДО (п.5.1).

Бумажная копия электронного документа при отправке адресатам должна содержать оттиск печати структурного подразделения органа исполнительной власти города Москвы или структурного подразделения учреждения города Москвы, осуществившего перевод электронного документа на бумажный носитель. Оттиск печати размещается на бумажной копии электронного документа рядом с реквизитом «Подпись» (п.5.3).

Реквизитами печати являются (п.5.4):
  • Наименование органа исполнительной власти города Москвы или его структурного подразделения или наименование учреждения города Москвы или структурного подразделения учреждения города Москвы - участника ЭДО, создавшего электронный документ;

  • Надпись «Для заверения документов» (для печатей структурных подразделений, обеспечивающих деятельность органов исполнительной власти города Москвы, или структурных подразделений учреждений города Москвы, обеспечивающих деятельность учреждений города Москвы);

  • Номер печати (начиная с № 2).
Мой комментарий: Как мне кажется, здесь авторы Порядка что-то напутали. Как понимать требование п.5.4 о том, что в печати должно быть указано наименование организации-создателя электронного документа? Значит ли это, что копии электронных документов вправе выдавать только организация - их создатель (ведь вряд ли можно считать допустимым использование одной организацией печати с наименованием другой организации)? Если да, то к чему было весь этот «огород городить»?

Заверение бумажных копий электронных документов осуществляется сотрудниками делопроизводственных служб, уполномоченных заверять электронные документы (п.5.5).

Мой комментарий: На мой взгляд, процедура заверения бумажной копии электронного документа не продумана как следует.

Во-первых, ни к чему было тратить время на описание печати – вполне достаточно было бы сказать, что копии электронных документов заверяются в том же порядке, что и копии бумажных документов. Я считаю ошибочным без нужды создавать какие-то новые способы заверения документов, с которыми у нас и так путаница.

Во-вторых, согласно действующему законодательству, на копии следует указать, где находится подлинник документа, и регистрационный номер документа (особенно если в самом тексте документа его нет).

В-третьих, возможность участников ЭДО выдавать копии документов, созданных совсем другими организациями, создает определенные возможности для мошенничества, и этот вопрос стоило бы проработать более тщательно именно с точки зрения  предотвращения противоправных действий.

Источник: Консультант Плюс
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=MLAW;n=136532

понедельник, 23 июля 2012 г.

Почему установление связи между MoReq2010 и моделью OAIS пойдет на пользу как архивистам, так и специалистам по управлению документами - часть I


Данная статья известного британского консультанта и педагога в области управления документами Джеймса Лепена (James Lappin – на фото) была опубликована на его блоге «Thinking Records» (Думая о документах) 13 июля 2012 года.

Первая часть статьи посвящена австралийкой теории континуума и её создателю Фрэнку Апворду (Frank Upward). Это, наверно, лучшее (хотя и несколько вольное) объяснение теории континуума из всех, что мне приходилось встречать!

Мечта о единой профессии хранителей документов

Прошло около двадцати лет с тех пор, как Фрэнк Апворд начал пропагандировать идею континуума документов в качестве новой парадигмы, отходящей от доминировавшей ранее (да и, в общем-то, продолжающей и ныне доминировать – Н.Х.) модели жизненного цикла документов. Это было начало 1990-х годов, «электронно-цифровая революция» должна была вот-вот ударить по организациям, и Апворд не верил, что  профессиональная идеология, основанная на парадигме жизненного цикла, даст возможность с ней справиться.

У Апворда были как философские, так и практические претензии к модели жизненного цикла.

В философском плане его беспокоило то, что, согласно модели жизненного цикла, документы двигались во времени по прямой линии: от создания документа, через фазу активного использования (на которой документ пополняется и используется) и неактивную фазу (когда документ сохраняется в административных и/или иных целях), и до окончательного решения  его судьбы (уничтожения или передачи на длительное или постоянное архивное хранение). Апворд отмечал, что если Исаак Ньютон полагал, что время шло по прямой, как стрела, то Эйнштейн доказал, что время и пространство неотделимы друг от друга и что оба они деформируются в зависимости от скорости.

Апворд сравнивал документы со светом. Свет передаёт информацию о событиях во времени и пространстве. То же самое делают и документы. В основе известной диаграммы Апворда лежала пространственно-временная диаграмма. Пространственно-временная диаграмма показывает, как свет распространяется во всех направлениях от точки события в пространстве и во времени. Никто не может знать о событии до тех пор, пока свет не достигнет их. Диаграмма континуума документов показывает, что документами следует  управлять в нескольких различных измерениях с тем, чтобы они могли служить в качестве свидетельства/доказательства этого события во времени и пространстве, и могли достичь – в разные моменты времени и в разных местах -  различные аудитории, заинтересованные по тем или иным причинам в данном событии.

 Фрэнк Апворд и его диаграмма континуума документов (рис. Джеймся Лепена)

Практические проблемы, которые видел Апворд, были связан с тем фактом, что модель жизненного цикла служила основой для проведения различия между ролью специалиста по управлению документами (документоведа) и архивиста. Специалист по управлению документами заботится о документах в тот период, пока создавшая их организация нуждается в них для административных целей, в то время, как архивист берет на себя ответственность за документы тогда, когда они более не нужны для административных целей, но всё ещё сохраняют ценность для общества в целом.

Интерес общества к документам, отражающим какое-либо конкретное событие, не возникает ниоткуда спустя 20 или 30 лет после события. Этот интерес существует ещё до того, как событие произошло. Того или иного рода документная система должна иметься ещё до события, для того, чтобы участники и/или наблюдатели события имели возможность его задокументировать. Такая система должна учитывать заинтересованность в событии общества в целом, с тем, чтобы у документов были реальные шансы достичь заинтересованных сторон, если и когда те будут иметь право доступа к этим документам. Данная проблема особенно актуальна для электронных документов. Если на бумажные документы можно какое-то время не обращать внимание, то электронные документы подвергаются риску утраты, если не осуществляется активное управление как ими самими, так и программными приложениями, в которых они хранятся.

Апворд не пользовался словами «архивист» или «специалист по управлению документами». Для него мы все – хранители документов (record keepers). Мы храним документы, и мы принадлежим к профессии хранителей документов. (Хотя это рассуждение Джеймса Лепена очень красивое, оно вводит в заблуждение: Апворд австралиец, и в Австралии термин record keeper используется вместо распространенного в других англоговорящих странах термина records manager, т.е. как раз в значении «специалист по управлению документами» - Н.Х.)

Одним из самых серьёзных последствий электронно-цифровой революции и отхода от парадигмы жизненного цикла был сдвиг внимания от формы и содержания собственно документов к вопросам конфигурации документных систем. Далее в этой статье я сравню путь, пройденный специалистами по управлению документами в области формирования требований к документным системам с тем, как архивисты определяют требования к электронным архивам.

(Продолжение следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2012/07/moreq2010-oais-ii.html )

Джеймс Лепен (James Lappin)

Источник: блог «Thinking Records»
http://thinkingrecords.co.uk/2012/07/13/why-a-link-between-moreq2010-and-the-oais-model-would-benefit-both-records-managers-and-archivists/

Арбитражная практика: Одна ЭЦП на две организации


Наши суды с каждым годом становятся всё более сведущими в современных технологиях, и хорошо разбираются даже в сложных ситуациях; но иногда их решения просто удивляют.

В данном случае, клиент банка, оформив договор на обслуживание системы «Интернет/Клиент-Банк», не стал получать собственное средство создания ЭЦП, уведомив банк о том, что общество «доверяет право первой цифровой электронной подписи» другой организации. Банк, что удивительно, не возражал. Конфликт возник уже позднее, когда банк выставил организации счет за обслуживание.

Разбираться в запутанной истории пришлось в январе 2012 года Арбитражному суду Республики Марий Эл (дело №А38-1398/2011).

Суть спора

Банк «АК БАРС» списал с расчетного счета ОАО «Медведевское ремонтно-техническое предприятие» 1300 рублей за установку и обслуживание системы «Интернет/Клиент-Банк». Общество обратилось в суд. По его словам, оно не пользовалось данной услугой, не оформляло ЭЦП, не подписывало акт признания открытого ключа обмена информацией.

Позиция Арбитражного суда Республики Марий Эл

В январе 2009 года банк и общество заключили договор на подключение и обслуживание электронной системы «Интернет/Клиент-Банк» и подписали акт о начале использования системы. Услуга по установке системы была оплачена обществом, что подтверждается выпиской с расчетного счета. При этом от общества в адрес банка поступило письмо, в котором оно сообщило, что доверяет право цифровой электронной подписи (ЭЦП) третьему лицу, ООО «Снабсервис-М».

Таким образом, два юридических лица использовали одну ЭЦП, что, по мнению суда, «не противоречило действующему законодательству». Утверждение общества о том, что оно не пользовалось электронной системой «Интернет/Клиент-Банк», было опровергнуто платежными документами, оформленными с применением ЭЦП. Платежные поручения, заверенные ЭЦП, обществом не были оспорены, каких-либо претензий о необоснованном списании денежных средств с расчетного счета обществом не заявлялось.

В подтверждение своих возражений банком были представлены в материалы дела копии платежных поручений, выполненных с применением ЭЦП, и выписка с расчетного счета общества.

Банк не оспаривал утверждение общества о том, что акт признания открытого ключа (сертификата) для обмена сообщениями сторонами не подписывался. Составление такого документа не потребовалось, поскольку истец использовал ЭЦП ООО «Снабсервис -М», которому открытый ключ ЭЦП был оформлен в декабре 2006 года (т.е. один и тот же ключ использовался. видимо, более четырех лет! – Н.Х.).

Третье лицо, общество ООО «Снабсервис-М», в письменном отзыве вообще указало, что никому не передавало право использования своей ЭЦП, - да и вообще не оформляло и не использовало ЭЦП. Имеющиеся в распоряжении банка договоры на подключение и обслуживание электронной системы «Интернет/Клиент-Банк» общество считало недействительными, поскольку руководитель общества их не подписывал. (Интересно, что данный вопрос больше не затрагивался - суды и не пытались более подробно разобраться в этих утверждениях. Правда, само ООО «Снабсервис-М» также подало иск к банку, не желая платить за обслуживание в системе «Интернет/Клиент-Банк». Сейчас это дело находится в суде кассационной инстанции. - Н.Х.)

Довод общества о том, что оно не давало своего согласия на использование ЭЦП другого лица в целях совершения денежных операций по своему расчетному счету, по мнению суда, опровергается представленными в дело доказательствами. В соответствии с письмом руководителя ОАО «Медведевское РТП», общество «доверяет право первой цифровой электронной подписи ООО «Снабсервис-М». Общество не заявляло о фальсификации данного документа, а утверждение третьего лица, - ООО «Снабсервис-М», - об отсутствии его согласия на использование его ЭЦП не соответствует имеющимся в деле доказательствам. ООО «Снабсервис-М не заявляло о несанкционированном использовании его ЭЦП. Так, в деле имеются представленные банком бумажные версии электронных платежных поручений за февраль-март 2009 года, согласно которым с расчетного счета общества были перечислены денежные средства его контрагентам. В свою очередь общество не представило доказательств, подтверждающих его утверждение о том, что все поручения банку давались на бумажных носителях. Письменные претензии банку о необоснованном распоряжении расчетным счетом иным лицом не были заявлены.

Таким образом, применение ЭЦП иного лица подтверждается проведением операций по расчетным счетам и отсутствием каких-либо претензий о ненадлежащем осуществлении банковских операций.

На этом основании суд сделал вывод о том, что плата за услуги в общей сумме 1300 руб. была законно списана с расчетного счета общества. Оснований для признания названной суммы неосновательным обогащением не имеется, и обществу в удовлетворении иска было отказано.

Позиция Первого арбитражного апелляционного суда

Первый арбитражный апелляционный суд в апреле 2012 года подчеркнут, что договор на подключение и обслуживание электронной системы «Интернет/Клиент-Банк» и акт о начале использования системы подписаны руководителем общества, скреплены печатью общества, оттиск которой сомнению не подвергался. Кроме того, договор в установленном законом порядке обществом не оспаривался.

Суд также согласился с мнением суда первой инстанции, что использование ЭЦП, оформленной на руководителя третьего лица, не противоречит нормам Федерального закона № 1-ФЗ от 10.01.2002 «Об электронной цифровой подписи».

Первый арбитражный апелляционный суд оставил решение Арбитражного суда Республики Марий Эл без изменения, апелляционную жалобу ОАО «Медведевское ремонтно-техническое предприятие» - без удовлетворения.

В суде кассационной инстанции дело не рассматривалась.

Мой комментарий: У меня эта ситуация как-то не укладывается в голове. Взять ЭЦП руководителя одной организации и, без оформления доверенности, подписывать ею платежные документы другой организации ... При этом банк совершенно спокойно осуществлял денежные операции…

Суды тоже посчитали, что это не противоречит законодательству. Да, в законе нет прямого запрета использования одной ЭЦП двумя организациями, но дело в том, что ЭЦП выдается не организации, а конкретному физическому лицу, которое представляет эту организацию. Соответственно, выдать одно средство создания ЭЦП для использования  двумя организациями возможно (как и в случае с собственноручной подписью) только если физическое лицо работает в обеих организациях, либо если одна из организаций выдала на его имя соответствующую доверенность. Но и тогда в сертификате ЭЦП следовало указать, что данное лицо имеет право на подписание документов этих двух организаций.
Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»

Статья 3. Основные понятия, используемые в настоящем Федеральном законе

Владелец сертификата ключа подписи - физическое лицо, на имя которого удостоверяющим центром выдан сертификат ключа подписи и которое владеет соответствующим закрытым ключом электронной цифровой подписи, позволяющим с помощью средств электронной цифровой подписи создавать свою электронную цифровую подпись в электронных документах (подписывать электронные документы)
Источник: Официальный сайт Высшего арбитражного суда
http://ras.arbitr.ru/