Распоряжением Мэра Москвы от 10 июля 2012 года №552-РМ утвержден «Порядок работы с электронными документами в электронном документообороте органов исполнительной власти города Москвы, а также подведомственных им государственных учреждений города Москвы» в котором целый раздел (хоть и не большой) посвящен порядку формирования дел и хранения электронных документов.
Как обычно, это очень небольшой раздел, который вызывает больше вопросов, чем из него можно получить ответов.
«Порядок работы с электронными документами в электронном документообороте органов исполнительной власти города Москвы, а также подведомственных им государственных учреждений города Москвы» (утв. Распоряжением Мэра Москвы от 10 июля 2012 года № 552-РМ)Мой комментарий: В других разделах документа вообще ничего не сказано про порядок формирования электронных дел, про то, кто отвечает за их создание и систематизацию. Вся работа в системе с документами, согласно Порядку, связана с их регистрацией, пересылкой и контролем их исполнения. Можно сделать вывод о том, что вопросы организации хранения документов в ЭДО не отрегулированы, хотя такая цель и декларировалась.
7. Порядок формирования дел и хранения электронных документов
7.1. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел участников ЭДО. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.
7.2. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в ЭДО в течение сроков, предусмотренных законодательством для аналогичных документов на бумажных носителях.
7.3. Хранение электронных документов должно сопровождаться хранением соответствующих сертификатов ключей ЭЦП и (или) ЭП и программного обеспечения, обеспечивающего возможность проверки ЭЦП и (или) ЭП хранимых электронных документов.
7.4. После истечения установленного срока хранения электронных документов на основании акта о выделении их к уничтожению, оформленного и утвержденного в установленном порядке, указанные электронные документы и информация о них, зафиксированная в электронных карточках, подлежат уничтожению (удалению из ЭДО).
Интересно, видели ли этот документ в Главном архивном управлении города Москвы, и согласовали ли его? По сути дела, Порядок относит все документы, созданные только в электронном виде, к документам временного срока хранения и предусматривает их уничтожение.
В Порядке ни слова ни сказано о возможности передачи электронных документов на постоянное хранение в государственные архивы города Москвы. При таком подходе, - учитывая, что подавляющее количество документов в московских органах исполнительной власти предполагается создавать, использовать и хранить только в электронном виде, - возникает реальная угроза утраты не просто документально-исторического наследия города, но и юридически значимых документов, необходимых для решения задач государственного управления.
Источник: Консультант Плюс
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=MLAW;n=136532
как всегда через ЗДЦ все
ОтветитьУдалитьА какой смысл с юридической точки зрения хранить в архиве документы в элекронном виде, если сила электронной подписи определяется её стойкостью к взлому. Через несколько лет ни один документ не будет иметь юридической силы, так как к любому за такой срок можно будет подобрать нужный код и подменить содержание.
ОтветитьУдалитьРазве нельзя периодически заверять содержимое архивных документов новыми, более надежными подписями?
УдалитьАнонимный писал: "Через несколько лет ни один документ не будет иметь юридической силы"
ОтветитьУдалитьЧестное слово, я уже устала объяснять нашим айтишникам, что помимо их собственного мирка, есть ещё сфера права, и там действуют совсем иные правила игры (а именно, установленные законодательством). Какими бы ни были логичными или нелогичными Ваши рассуждения, они никого не интересуют, если - как в данном случае - они противоречат законодательству.
Советую также задуматься над тем, что и собственноручная подпись не слишком "стойка ко взлому". Однако из того, что её в принципе можно подделать, ещё не следует, что подписанные ею документы автоматически теряют юридическую силу.
Поддерживаю Вас, безусловно у госорганов архивирование документов - единственный вариант легального хранения персональных данных. Однако по сути это будет касаться только документов имеющих отношение к персональным данным и уникальных документов. Думаю до 99% документов будут действительно подлежать "уничтожению" в связи с тем, что они не подпадают по эти критерии, следовательно сохранность их обеспечить государство не обязано (читай: не будет).
УдалитьОднако вопрос не стоял бы так остро, если бы фонды архивов были готов принимать на хранение такие данные и предоставлять возможность удаленной работы с ними.
Тут есть 2 проблемы:
- наличие технических возможностей у архивов хранить информацию в электронном виде и предоставлять доступ к ней (в т.ч. общий доступ к открытым данным") - есть ли исследования по РФ о готовности архивов принимать информацию в электронном виде и обеспечивать её сохранность?
- наличие регламентов взаимодействия между органами власти с одной стороны и архивом с другой стороны для организации обмена информацией в рабочем порядке - о том что таких типовых регламентов нет можно констатировать уверенно.
Даниил Русанов писал: Разве нельзя периодически заверять содержимое архивных документов новыми, более надежными подписями?
ОтветитьУдалитьТеоретически можно, но действующее законодательство такой возможности не предусматривает.