В Москве утвержден порядок работы с электронными документами органов исполнительной власти

Распоряжением Мэра Москвы от 10 июля 2012 года №552-РМ утвержден «Порядок работы с электронными документами в электронном документообороте органов исполнительной власти города Москвы, а также подведомственных им государственных учреждений города Москвы».

Согласно Порядку, электронные документы органов исполнительной власти города Москвы создаются, обрабатываются и хранятся в «электронном документообороте (ЭДО)» (п.2.1.).

Мой комментарий: Определение ЭДО, данное в документе, говорит о том, что ЭДО – это процесс. Как хранить документы в процессе, науке и практике пока не известно. Видимо, помимо процесса, под ЭДО также понимается система электронного документооборота, хотя явно об этом не сказано.

Порядок работы с электронными документами в электронном документообороте органов исполнительной власти города Москвы, а также подведомственных им государственных учреждений города Москвы (утв. Распоряжением Мэра Москвы от 10 июля 2012 года № 552-РМ)

1.3. Термины, используемые в настоящем Порядке:

• электронный документооборот органов исполнительной власти города Москвы, а также учреждений города Москвы (ЭДО) - процесс создания электронных документов и обмена ими в органах исполнительной власти города Москвы, учреждениях города Москвы;

Предусмотрено, что созданные в процессе деловой деятельности электронные документы, в зависимости от того, кому они адресованы, будут подписываться разными видами электронных подписей. Документы, адресованные:

• должностным лицам, органам исполнительной власти города Москвы, учреждениям города Москвы, являющимся участниками ЭДО подписываются ЭЦП и / или ЭП.


• органам исполнительной власти города Москвы, учреждениям города Москвы, не являющимся участниками ЭДО, переводятся на бумажный носитель, подписываются собственноручной подписью соответствующего должностного лица и отправляются адресату. В ЭДО сохраняется электронная копия указанного документа.


• пользователям ЭДО, относящимися к одному участнику ЭДО, не подлежат подписанию ЭЦП и могут быть подписаны простой ЭП (п.2.2.).

Прием, регистрация и отправка электронных документов, поступающих в адрес органов исполнительной власти города Москвы, учреждений города Москвы, осуществляются делопроизводственными службами органов исполнительной власти города Москвы, учреждений города Москвы, обеспечивающими их деятельность (п.2.4.).

Электронные документы в делопроизводственных службах всех участников ЭДО проходят первичную обработку и регистрацию. В ЭДО электронные документы хранятся и передаются вместе с их регистрационными данными, зафиксированными в электронной карточке (п.2.6.). Первичная обработка поступающих электронных документов включает проверку правильности адресования (доставки) электронных документов, проверку подлинности ЭЦП и/или ЭП (при наличии), наличия указанных в содержании документа приложений.

Мой комментарий: Замыкание абсолютно всех процедур регистрации документов на службу делопроизводства, как показывает опыт, не всегда является оптимальным решением. В ряде случаев удобнее, чтобы определенные виды документов регистрировали непосредственно с ними работающие сотрудники деловых подразделений.

Регистрация документов в ЭДО, как мне кажется, продумана не очень хорошо (п.3). С одной стороны установлено, что регистрация документов в ЭДО осуществляется в соответствии с принципом единой регистрации документа (однократности записи информации о документе) (п.3.1). Документ, зарегистрированный в ЭДО, имеет единую карточку. С другой стороны, при получении документа каждым участником ЭДО в карточку добавляется входящий номер и дата регистрации документа этого участника (п. 3.2.3).

Мой комментарий: Получается, что если в Москве только органов исполнительно власти 60, то документу теоретически может быть присвоено 60 регистрационных номеров. И как его потом в системе искать? Входящие номера – удобный инструмент бумажного делопроизводства, однако в электронной среде особой необходимости в них уже нет.  Не лучше ли бы было присваивать документу один-единственный уникальный регистрационный номер, а в регистрационную карточку добавлять только дату поступления документа в конкретные государственные органы?

В документе достаточно хорошо продумано разграничение доступа пользователей ЭДО к электронным документам (п.8). Пользователи ЭДО разделяются на три основные группы: руководители, делопроизводственная служба, сотрудники (п.8.1). Каждая группа имеет набор прав, определенных в данном Порядке. Внутри каждой группы права пользователя могут быть ограничены или расширены по согласованию с руководителем структурного подразделения участника ЭДО.

Пользователи каждого структурного подразделения участника ЭДО могут получить доступ только к документам, зарегистрированным в данном структурном подразделении или направленным в данное структурное подразделение (п.8.2).

Порядок устанавливает ответственность за работу с электронными документами при электронном взаимодействии (п.9):

• Отправитель электронного документа несет ответственность за содержание электронного документа, реквизитов, сканирование, адресацию и использование ключа ЭЦП и/или ЭП (п. 9.1).


• Получатель электронного документа несет ответственность за невнесение или несвоевременное внесение сведений о ходе движения и исполнения электронных документов в единой электронной карточке, а также за дублирование электронной карточки, ошибки, допущенные при регистрации, сканировании и неправильном направлении электронного документа адресату (п.9.2).

Мой комментарий: Как мне кажется, это достаточно неплохой документ, но он, к сожалению, копирует процедуры работы с бумажными документами, что в ряде случаев не позволит повысить эффективность обработки документов за счет применения современных технологий, и может ещё сильнее забюрократизировать деятельность государственных органов.

Замечу, что в нормативном акте совершенно не отражён достаточно важный процесс создания проекта документа и его согласования. Или этот этап  жизненного цикла документа пока будет проводиться на бумажных носителях?

Источник: Консультант Плюс
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=MLAW;n=136532