Я достаточно часто рассказываю о деятельности архивных служб таких австралийских штатов-лидеров, как Виктория и Новый Южный Уэльс. Однако в последнее время заметно активнее стали работать Архивы штата Квинсленд (Queensland).
Впечатляет набор ссылок на странице публикаций ( http://www.archives.qld.gov.au/Recordkeeping/Pages/Publications.aspx ) - это 3 стандарта, 2 закона, 6 политик, 4 перечня с указанием роков хранения, 28 руководств и инструментов, 3 обучающих ресурса, 86 информационных бюллетеней, 9 рекомендаций службы обеспечения сохранности документов, 7 документов по электронной сохранности, 12 документов по прочим вопросам и 22 формы.
Недавно был опубликован ряд новых интересных материалов.
Данное руководство содержит рекомендации для государственных органов по ключевым вопросам управления документами, которые необходимо принять во внимание при планировании и проведении проектов конверсии (миграции) в случаях, когда соответствующие деловые системы содержат государственные документы.
При перемещении государственных документов из одной аппаратно-программной конфигурации в другую, или при переходе с одного поколения компьютерных технологий на последующие поколения, этот процесс требует четкого планирования, чтобы обеспечить сохранение аутентичности и целостности государственных документов в соответствии с положениями Закона о государственных документах штата (Public Records Act 2002).
Исходные электронные документы, в отношении которых проводилась миграция, могут быть уничтожены только при условии, что удовлетворены определенные критерии, перечисленные в Типовых перечнях для оригинальных электронных документов (QDAN 678). Данное руководство дает рекомендации органам государственной власти штата относительно проведения миграции электронных документов и законного уничтожения первичных документов.
Руководство состоит из трех частей:
- Введение, в котором рассматривается контекст миграции электронных документов;
- Раздел о принципиальных проблемах при миграции государственных электронных документов, в котором говорится о проблемах, связанных с постоянным развитием технологий, побудительных причинах для миграции, рисках, обязанностях и об обращении с первичными документами после их миграции;
- Раздел о вопросах управления документами, которые надо учесть в ходе выполнения проектов миграции.
Электронные документы зависят от оборудования, программного обеспечения и носителей информации, которые могут довольно быстро устареть. В то же время многие документы необходимо сохранять в течение длительного периода времени, а некоторые - постоянно. Электронными документами нужно тщательно и активно управлять, чтобы они оставались доступными в течение всего установленного срока их хранения, несмотря на изменения в оборудовании или программном обеспечении и на деградацию носителей информации.
Данное руководство содержит рекомендации по использованию метаданных в интересах обеспечения непрерывного доступа к документам, обеспечивая их доступность в течение длительного периода хранения. По этим вопросам оно дополняет «Стандарт делопроизводческих метаданных штата и руководство по его применению».
Делопроизводческие метаданные представляют собой описательную информацию о документе, которая позволяет управлять этим документов и обеспечивать его сохранность во времени. На самом базовом уровне делопроизводческие метаданные содержат такую информацию, как название, автор, дата создания. Метаданные также применяются для отслеживания использования документа и внесения в него изменений, помогая обеспечить его аутентичность во времени. Наконец, метаданные документируют окончательное решение судьбы документов (их уничтожение или передачу на архивное хранение), так что даже после уничтожения документов остаются свидетельства того, что они существовали и на каком основании были уничтожены.
«Стандарт делопроизводческих метаданных штата и руководство по его применению» устанавливает, какие метаданные обязательны для всех документов во всех форматах, независимо от сроков их хранения. Данное дополнительное руководство основное внимание обращает на дополнительные метаданные, необходимые для управления электронными документами в течение длительного периода времени, и включает в себя обсуждение вопросов, связанных с практической реализацией рекомендаций.
В число опубликованных в последнее время документов также входят:
- «Структурные преобразования - Выявления подлежащих передаче документов» (Administrative Change: Identifying records for transfer, http://www.archives.qld.gov.au/Recordkeeping/GRKDownloads/Documents/IdentifyingRecordsforTransfer.pdf , февраль 2012 г., 2 стр.)
- «Управление ответственностью за государственные документы»(Managing public records responsibly, http://www.archives.qld.gov.au/Recordkeeping/GRKDownloads/Documents/Managingpublicrecordsresponsibly.pdf , февраль 2012 г., 3 стр.)
- «Хранение и уничтожение документов советов» (Retention and disposal of council records, http://www.archives.qld.gov.au/Recordkeeping/GRKDownloads/Documents/Retention-and-disposal-of-council-records-PRB.pdf , март 2012 г., 3 стр.)
- «Рекомендации по выбору форматов электронных документов» (Advice on choosing file formats for digital records, http://www.archives.qld.gov.au/Recordkeeping/GRKDownloads/Documents/Public_Records_Brief_Advice_on_choosing_file_formats_for_digital_records_%20June_2012.pdf , июнь 2012 г., 4 стр.)
- «Технологии шифрования и обеспечение постоянной доступности и читаемости государственных документов» (Encryption technologies and the treatment of public records for ongoing readability and accessibility, http://www.archives.qld.gov.au/Recordkeeping/GRKDownloads/Documents/Encryptionandpublicrecords.pdf , июнь 2012 г., 2 стр.)
- «Управление документами в электронной среде с использованием стандарта ISO 16175 "Информация и документация - Принципы и функциональные тиребования к документам в электронной офисной среде"» (Managing records in digital environments using ISO 16175: Information and documentation - Principles and functional requirements for records in electronic office environments, http://www.archives.qld.gov.au/Recordkeeping/GRKDownloads/Documents/PRB_ICA_project.pdf , июнь 2012 г., 3 стр.)
- «Понимание и применение делопроизводческих метаданных» (Understanding and Applying Recordkeeping Metadata, http://www.archives.qld.gov.au/Recordkeeping/GRKDownloads/Documents/metadataintro.pdf , июнь 2012 г., 4 стр.)
- «Документы местных органов власти - Часто задаваемые вопросы» (Local Government Records – Frequently Asked Questions, http://www.archives.qld.gov.au/Recordkeeping/GRKDownloads/Documents/Local%20Government%20Records%20Frequently%20Asked%20Questions%20PRB%20update%20-%20July%202012.pdf , июль 2012 г., 5 стр.)
- «Документирование контактов между государственными органами и лоббистами» (Recording contact between government and lobbyists, http://www.archives.qld.gov.au/Recordkeeping/GRKDownloads/Documents/Recordinglobbyinginteractions.pdf , июль 2012 г., 2 стр.)
http://www.archives.qld.gov.au/Recordkeeping/Pages/Publications.aspx
Комментариев нет:
Отправить комментарий