Смешанный документооборот в органах исполнительной власти Москвы

Как бы ни хотелось разом отказаться от использования бумажных документов в системе государственного управления и перейти на использование только электронных документов, сделать это сейчас вряд ли возможно. Вот и в утвержденном распоряжением Мэра Москвы от 10 июля 2012 года №552-РМ «Порядке работы с электронными документами в электронном документообороте органов исполнительной власти города Москвы, а также подведомственных им государственных учреждений города Москвы» предусмотрено использование бумажных документов.

В документе даны определения двух понятий «бумажная копия электронного документа» и «электронная копия документа» (п.1.3.)

Порядок работы с электронными документами в электронном документообороте органов исполнительной власти города Москвы, а также подведомственных им государственных учреждений города Москвы (утв. Распоряжением Мэра Москвы от 10 июля 2012 года № 552-РМ)

1.3. Термины, используемые в настоящем Порядке:

бумажная копия электронного документа - документ, полученный посредством распечатки электронного документа и заверенный лицом, обладающим полномочиями на заверение электронных документов;

электронная копия документа - электронный документ, полученный путем сканирования документа, подписанного уполномоченным должностным лицом на бумажном носителе.

Порядок работы с бумажными документами регламентирован в разделах:

• Порядок работы в органах исполнительной власти города Москвы, учреждениях города Москвы с документами на бумажном носителе, подписанными собственноручной подписью (п.4); и


• Порядок работы в органах исполнительной власти города Москвы, учреждениях города Москвы с бумажными копиями электронных документов (п.5).

Порядок работы с документами на бумажном носителе, подписанными собственноручной подписью

Документы оформляются на бумажном носителе и подписываются собственноручной подписью соответствующего должностного лица в случаях невозможности передачи адресату электронного документа в ЭДО и /или подтверждения подлинности электронных документов, подписанных ЭЦП и/или ЭП (п.4.2.). При этом в ЭДО сохраняется электронная копия данного документа.

Включение электронной копии документа в ЭДО происходит после подтверждения соответствия электронной копии документу на бумажном носителе. Документ на бумажном носителе хранится в деле документа  (интересно, а что это такое – дело документа? – Н.Х.), а движение (передача) документа и его рассмотрение участниками ЭДО осуществляется с использованием его электронной копии (п.4.3).

Порядок работы с бумажными копиями электронных документов

При необходимости использования информации электронного документа на бумажном носителе может быть сделана его бумажная копия. Печать бумажной копии электронного документа производится с использованием электронного бланка документа участника ЭДО (п.5.1).

Бумажная копия электронного документа при отправке адресатам должна содержать оттиск печати структурного подразделения органа исполнительной власти города Москвы или структурного подразделения учреждения города Москвы, осуществившего перевод электронного документа на бумажный носитель. Оттиск печати размещается на бумажной копии электронного документа рядом с реквизитом «Подпись» (п.5.3).

Реквизитами печати являются (п.5.4):

• Наименование органа исполнительной власти города Москвы или его структурного подразделения или наименование учреждения города Москвы или структурного подразделения учреждения города Москвы - участника ЭДО, создавшего электронный документ;


• Надпись «Для заверения документов» (для печатей структурных подразделений, обеспечивающих деятельность органов исполнительной власти города Москвы, или структурных подразделений учреждений города Москвы, обеспечивающих деятельность учреждений города Москвы);


• Номер печати (начиная с № 2).

Мой комментарий: Как мне кажется, здесь авторы Порядка что-то напутали. Как понимать требование п.5.4 о том, что в печати должно быть указано наименование организации-создателя электронного документа? Значит ли это, что копии электронных документов вправе выдавать только организация - их создатель (ведь вряд ли можно считать допустимым использование одной организацией печати с наименованием другой организации)? Если да, то к чему было весь этот «огород городить»?

Заверение бумажных копий электронных документов осуществляется сотрудниками делопроизводственных служб, уполномоченных заверять электронные документы (п.5.5).

Мой комментарий: На мой взгляд, процедура заверения бумажной копии электронного документа не продумана как следует.

Во-первых, ни к чему было тратить время на описание печати – вполне достаточно было бы сказать, что копии электронных документов заверяются в том же порядке, что и копии бумажных документов. Я считаю ошибочным без нужды создавать какие-то новые способы заверения документов, с которыми у нас и так путаница.

Во-вторых, согласно действующему законодательству, на копии следует указать, где находится подлинник документа, и регистрационный номер документа (особенно если в самом тексте документа его нет).

В-третьих, возможность участников ЭДО выдавать копии документов, созданных совсем другими организациями, создает определенные возможности для мошенничества, и этот вопрос стоило бы проработать более тщательно именно с точки зрения  предотвращения противоправных действий.

Источник: Консультант Плюс
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=MLAW;n=136532