суббота, 28 ноября 2009 г.

Голландия: Введено в эксплуатацию электронное хранилище Национальных Архивов eDepot

12 ноября 2009 года было введено в эксплуатацию электронное хранилище Национальных Архивов Голландии.

Министерство внутренних дел и по делам Королевства передало на архивное хранение в eDepot первый электронный документ. Как правило, документы поступают в архивы только по прошествии 20 лет. Этот документ, однако, датируется 2007 годов. Его символическая передача рассматривается поэтому в архивном мире как этапное событие.

За последние два десятилетия резко увеличились масштабы использования компьютеров, электронной почты и Интернета. Начиная с 2006 года, Национальные архивы, в сотрудничестве с различными национальными и международными партнерами, создавали собственное электронное хранилище - eDepot.

Хранение и обеспечение защиты электронных дел - это очень непростая работа. Созданные сегодня электронные документы могут через несколько лет стать нечитаемыми вследствие постоянного обновления программных приложений. Во избежание этого, в eDepot будет организовано временное хранение большого количества дел. Те дела, которые более не будут нужны Министерству внутренних дел и по делам Королевства для оперативной работы, будут закрыты и переданы в eDepot. Затем Национальные архивы обеспечат непрерывный доступ к этой электронной информации, для того, чтобы Министерство по-прежнему могло ей пользоваться, и чтобы на более позднем этапе к ней могли получить доступ граждане. Министерство при этом остается ответственным за эти материалы.

Министерство внутренних дел и по делам Королевства является партнером в осуществлении пилотной программы по передаче электронных архивных материалов. 12 ноября 2009 в ходе рабочего визита в Национальные Архивы  года министра Тер Хорст (Ter Horst) и государственного секретаря по внутренним делам и по делам Королевства Анки Бийлевельд (Ank Bijleveld), Тер Хорст передала электронное дело, полученное ею от своего предшественника Ремкеса (Remkes), под управление Национальных Архивов.

Источник: сайт ePractice.eu
http://epractice.eu/en/news/299294

Конференция ВНИИДАД: День круглых столов

Уже утром попалась ценная «добыча»: книга Владимира Ивановича Тихонова «Информационные технологии и электронные документы в контексте архивного хранения», да еще и с дарственной надписью автора!  (На фото: В.И.Тихонов подписывает экземпляр белорусскому коллеге С.Силкову).



Подробнее об этой книге здесь:  http://mosarchiv.mos.ru/detail.aspx?cid=86b2f7bc-8ead-4132-ada5-7b856624011c&tuid=dd8538d9-8fa8-4f3b-bfb8-c84ffd677861&ruid=f861deb9-0aff-4b59-8bb9-a9dec6cfd01d 

Общее впечатление от докладов: разногласия остались (особенно по терминологии),  но споры шли спокойнее, чем раньше (наверное, потому, что все, в общем, уже знают точки зрения друг друга). Бросилось в глаза резкое уменьшение числа ляпов, связанных с различными электронными технологиями – выступавшие явно были хорошо знакомы с соответствующими вопросами.

На фоне достижений стран ближнего зарубежья (часто вспоминали Казахстан) и российских регионов как-то бледненько смотрелись наши федеральные органы власти – впрочем, это уже стало привычным.

В ряде докладов обсуждались вопросы стандартизации в области управления документами. Наиболее часто упоминался MoReq2 (на фото: выступает А.Е.Загоруйко). А один из докладов был посвящен такой ещё непривычной для нас теме, как управление метаданными.



По ходу докладов, поймала себя на мысли: возможно, скоро нам предстоит ещё один терминологический спор. Пока у нас нет настоящих электронных архивов, – в «архивном» смысле слова, - нет и причин спорить с коллегами из ИТ, которые вкладывают в термин «архив» иной смысл. Когда же электронные архивы начнут создаваться, тогда, вполне возможно, придётся если не «выяснять отношения», то, по крайней мере, как-то научиться разграничивать архивы (решающие задачу обеспечения долговременной сохранности комплексов юридически значимых документов) и «архивы» (решающие в основном вопросы обеспечения удобного доступа и создания резервных копий, но мало обращающие внимания на обеспечение долговременной сохранности, на юридическую значимость, на установление и отслеживание сроков хранения, на выдачу архивных справок и т.д.).

Ну и, конечно, я получила огромное удовольствие от общения с коллегами. Так что, как мне кажется, конференция удалась.

четверг, 26 ноября 2009 г.

Перу: Архив нации в руинах (видео)

В эксклюзивном репортаже, вышедшем в эфир 24 ноября 2009 года, группа расследований Панамериканского телевидения показала, в каком плачевном состоянии находятся  документы Национального архива Перу. «Хаос, ужасно, возмутительно» - так отреагировали на этот репортаж многие латиноамериканцы. (Комментарий на испанском языке).



Источник: YouTube
http://www.youtube.com/watch?v=TB46uujEq8Q

«Пленарный» день конференции ВНИИДАД

Конференция ВНИИДАД этого года отличается от предыдущих: в ней впервые упор сделан на вопросы «электронного правительства» и управления электронными документами. И даже несмотря на то, что ряд докладчиков пал жертвами простуды, «пленарный» день, как мне кажется, удался.



Не вдаваясь в подробное описание, отмечу некоторые «изюминки»:

среда, 25 ноября 2009 г.

Датский опыт электронного архивного дела

В октябре 2008 года, Национальный архив Дании организовал симпозиум по вопросам передачи, хранения и доступа к изначально электронным документам, на основе датского опыта.



Национальные Архивы Дании - одно из немногих архивных учреждений мира, прошедшее через все этапы своей действующей стратегии обеспечения долговременной сохранности, включая проведение конверсии носителей информации и форматов более ранних электронных документов, а также разработку инструментов для обеспечения доступа.


Сборник тезисов (на английском языке) сделанных на симпозиуме докладов теперь доступен в виде PDF-файла на сайте Национальных Архивов, по адресу:  http://www.sa.dk/media%283009,1033%29/Symposium_about_the_Transfer%2C_Preservation_of_and_Access_to_Digital_Records.pdf

Ян Дальстен Сёренсен (Jan Dalsten Sørensen)
Департамент экспертизы ценности и приёма документов на хранение
секции электронной архивации Национальных Архивов Дании

*    *    *

От себя добавлю: объём сборника 64 страницы. Содержание его следующее:
  • Предисловие руководителя национальной архивной службы Дании Йохана Петера Ноака (Johan Peter Noack)

  • Датская модель с 1973 по настоящее время
    • Исторический обзор
    • Датская модель
    • Обеспечение долговременной сохранности
    • Передача электронных документов на архивное хранение
    • Хранение
    •  Конверсия форматов и структур
    • Проект по обеспечению доступности
    • Итоги

  • Приложение 1: Министерский приказ о создании архивной версии содержащихся в системах управления электронными документами данных, заслуживающих долговременного сохранения

  • Приложение 2: Список участников симпозиума
Источник: блог l'Affaire Makropoulos http://laffairemakropoulos.blogspot.com/2009/11/le-projet-danois-darchivage-numerique.html

вторник, 24 ноября 2009 г.

Файловые форматы в Интернете и Рунете

По просьбе коллег, выкладываю диаграммы, отражающие распространенность в сети различных офисных файловых форматов. Статистику я набирала с помощью Google.




Новый отчет по облачной компьютерной среде: Выгоды, риски и рекомендации по информационной безопасности

Европейское агентство по кибербезопасности ENISA (European Network and Information Security Agency)  в ноябре 2009 года опубликовало отчет, в котором попыталось ответить на вопрос: как государственным органам и коммерческим организациям воспользоваться очевидными преимуществами «облачной» компьютерной среды, не подвергая себя при этом риску?

Отчет называется «”Облачная” вычислительная среда: Выгоды, риски и рекомендации по информационной безопасности» (Cloud Computing: Benefits, risks and recommendations for information security). В нем рассмотрены вопросы технического и политического плана, правовые последствия; и, что важно, в отчете даны конкретные рекомендации по снижению рисков и повышению отдачи для пользователей. Риски детально описаны и классифицированы.

По мнению авторов отчет, наибольший риск представляют:
  • Попадание в зависимость от поставщика «облачных» услуг,
  • Утрата контроля над информацией,
  • Проблемы при исполнения требований законодательства,
  • Риски, связанные тем, что вычислительные центры могут подчиняться законодательству, существенно отличающемуся законодательства, в рамках которого действует пользователь,
  • Проблемы надежного разделения ресурсов между различными пользователями «облака»,
  • Инсайдеры среди персонала поставщика «облачных» услуг,
  • Проблемы в случае получения требований на выемку данных,
  • Проблемы защиты персональных данных,
  • Проблемы управления сетью (неоптимальность, ошибочные соединения, перегрузка).
С учётом обеспечиваемых «облачным» подходом гибкости и уменьшении расходов, переход на этот способ обеспечения вычислительными ресурсами очень привлекателен для малых и средних предприятий. Однако результаты опроса, проведенного в рамках подготовки данного отчета, показали, что основные сомнения в целесообразности использования «облачного» подхода связаны с вопросами конфиденциальности их информации, и с ответственностью за инциденты, связанные с информационной инфраструктурой.

Отчет объёмом 123 страницы можно скачать по адресу: http://www.enisa.europa.eu/act/rm/files/deliverables/cloud-computing-risk-assessment/at_download/fullReport

Источник: блог «ARMA International in Europe» / сайт ENISA
http://armaineurope.blogspot.com/2009/11/eus-cyber-security-agency-enisa.html
http://www.enisa.europa.eu/media/press-releases/enisa-clears-the-fog-on-cloud-computing-security-1

Кто как переводит термин «record»

На сайте Международного института архивного дела Триеста и Марибора (IIAS) есть международный словарик архивной терминологии (в котором русский язык почему-то отсутствует).

Достаточно любопытно, как мне кажется, взглянуть, как европейцы переводят такой спорный у нас термин как «records» - «документы» у специалистов ДОУ, «записи» у специалистов по качеству и у части ИТ-специалистов. Итак:



Несколько разочаровали сербы, хорваты и черногорцы, у которых «записи» есть (правда, в качестве единственного варианта этот термин переводится как «записи» только в хорватском разделе словарика). А всё же «документ» преобладает!

Источник: сайт IIAS
http://www.iias-trieste-maribor.eu/index.php?id=68&L=1

понедельник, 23 ноября 2009 г.

Проект Указаний ЦБ – первые в России правила хранения электронных документов

Посмотрела в выходные проект Указаний Банка России "О хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета" (отзывы принимаются до 24 ноября, документ доступен по адресу: http://www.cbr.ru/analytics/standart_acts/projects/)

Документ производит хорошее впечатление, чувствуется, что над ним основательно поработали. Предлагается технология хранения документов на носителях однократной записи, напоминающая ту, которая используется с 2001 года во Франции.

Насколько мне известно, это первый нормативный документ в России конкретно описывающий технологию хранения электронных документов. Первая ласточка!

Подготовка специализированных архивистов: интервью Лючианы Дюранти

В ходе своего доклада на конференции CITRA-2009, называвшегося «Подготовка специализированных архивистов: Возможно ли это?» (Educating the Extreme Archivist: Is it Possible?), известный международный эксперт Лючиана Дюранти (Luciana Duranti) говорила о проблемах, связанных с разработкой программы обучения, которая отвечала бы требованиям, предъявляемым к «специализированным архивистам» (extreme archivist) - архивистам 21-го века.

Эти новые требования включают присутствие архивиста в самом начале жизненного цикла информации; оценку аутентичности информации и контроль над аутентичностью во времени; выделение документов, подлежащих длительному и постоянному хранению; разработку стандартов по обеспечению долговременной сохранности; понимание вопросов, связанных с правами интеллектуальной собственности, и разработку соответствующей политики - в дополнение к выполнению функций по архивному описанию, организации доступа и распространению информации. Лючиана также подчеркнула важную роль подразделений организации, занимающихся научными исследованиями и проектированием.

Большинство выпускников программ архивного обучения в североамериканских вузах сегодня не в состоянии найти работу в качестве классического архивиста, объяснила профессор Дюранти. Все больше и больше работодателей ищут квалифицированных специалистов, подготовленных для работы в специализированных областях, таких, как управление медицинскими и финансовыми документами, обеспечение долговременной сохранности электронных документов и информации, и т.д. Специализированный архивист, следовательно, должен иметь солидную основу в виде архивных принципов, но также должен получить возможность специализироваться, с тем, чтобы удовлетворять этому растущему спросу

После доклада я побеседовала с профессором Дюранти, попросив её подробнее объяснить свои идеи об специализированных архивистах,  которые сейчас пополняют ряды профессионалов.

Есть ли  спрос на специализированных архивистов?

Существует огромный спрос, в это просто трудно поверить! Читая публикуемые сейчас вакансии, поражает, насколько специфические требования они содержат. Например, в одной из вакансий Всемирного банка от претендента требуется пройти обучение по управлению финансовыми документами, - поэтому мы добавили такую тему в нашу программу обучения.

Как программа обучения может  одновременно удовлетворить потребности  в специализации и обеспечить гибкость, учитывая, что нынешние специалисты за время своей карьеры, вероятно, сменят более десятка мест работы?

Гибкость и специализация не являются несовместимыми. Модель, используемая университетом Британской Колумбии (UBC), позволяет добиться такого совмещения, объединяя базовое обучение, курсы по выбору и специализации. У студентов также есть возможность получить две степени.

Вы говорили о важности общения с представителями иных областей, помимо архивного дела, и упомянули, что архивисты должны повышать осведомленность о своей профессии, публикуясь в журналах по другим дисциплинам. А есть ли для этого какие-то другие способы?

Очень важно привлекать студентов к участию в научных исследованиях, к посещению и выступлению с докладами на конференциях, и проводить междисциплинарные коллоквиумы, как это делает студенческое отделение Ассоциации канадских архивистов при университете UBC. Ключом являются междисциплинарные исследования.


Автор: Энн Бест (Anne Bast), «летучий репортер» МСА на конференции CITRA-2009

Источник:  блог «ICA Flying Reporters @ Malta 2009»
http://flyingreporters.ica.org/malta2009/2009/11/20/educating-the-extreme-archivist-an-interview-with-luciana-duranti/

суббота, 21 ноября 2009 г.

ОЭСР: Проблемы государственных бюджетов подталкивают развитие «электронного правительства»

Как показывают результаты последних исследований, проведенных Организацией экономического сотрудничества и развития (Organisation for Economic Co-operation and Development, OECD), возникшее в результате экономического кризиса давление на государственные бюджеты заставляет правительства пересмотреть свой подход к электронным государственным услугам и «электронному правительству», вследствие того, что государственные органы стремятся к повышению эффективности своей деятельности.

Компания Capgemini опубликовала свой ежегодный рейтинг электронных государственных услуг стран Евросоюза

Начиная с 2001 года, компания Capgemini ежегодно готовит и публикует такого рода рейтинги, по заказу генерального директората Еврокомиссии по информационному обществу и СМИ (Directorate General for Information Society and Media).

В отчете 2009 года, подготовленном на основе анализа 14 тысяч государственных веб-сайтов 31 европейской страны, отмечается постепенный прогресс стран Европы в плане онлайн-доступности государственных услуг. В качестве лидеров названы Австрия, Мальта, Португалия, Великобритания, Швеция и Словения.

Отмечается, однако, что, несмотря на постоянное совершенствование электронных государственных услуг и их всё большую доступность, имеется значительный разрыв между доступностью услуг и их реальным использованием – особенно услуг для граждан.

Источник: сайт Capgemini
http://www.capgemini.com/services-and-solutions/by-industry/public-sector/publications/2009-egovernment-benchmark/

пятница, 20 ноября 2009 г.

GazoPa - ещё одна необычная машина поиска

В интернете появилась бета-версия поисковика GazoPa, разработанного компанией Хитачи, см. http://www.gazopa.com/ . Он ищет среди 60 миллионов фотографий и графических образов те, что похожи на загруженную пользователем фотографию, или же на графические образы, найденные в интернете. Поддерживается и поиск по ключевым словам.

Похожесть определяется по таким характеристикам, извлекаемым из картинки-образца, как цветовая гамма, форма, структура изображения. Как говорят разработчики, многие из характеристик графических изображений просто не могут быть описаны словами, и данная машина поиска позволяет в сети отыскать, то что не найти никак иначе.

Выглядит это примерно так:



GazoPa – ещё одно средство, позволяющее искать информацию в Сети нетрадиционным образом. Думаю, будет любопытно с ним поэкспериментировать :)

Источник:  блог «Internetresearch, personen zoeken en archieven»
http://archieven.blogspot.com/2009/11/gazopro.html

Встреча DLM-форума в Швеции - 5

Ричард Блейк (Richard Blake) из Национальных Архивов Великобритании от имени DLM-форума рассказал об идее разработки стандарта интероперабельности (в плане обмена уже существующими документами между системами). Если использование  MoReq2 позволяет обеспечить надежность, целостность и возможность использования документов, когда они захвачены и введены в СЭД, то новый стандарт должен обеспечить аутентичность, целостность, надёжность и возможность использования документов при передаче их из системы в систему. Естественно, что такой стандарт должен быть полностью совместим с MoReq2 :), частично перекрываясь и потенциально расширяя требования к экспорту, потоковому импорту и передаче документов.

В случае одобрения членами DLM-форума, соответствующие предложения будут выложены на веб-сайте, и начнется процесс обсуждения и формализации проекта (и одновременно – поиска финансирования).

Презентацию Карла Майрхофера (Karl Mayrhofer) из компании Fabasoft об опыте первой сертификации программного продукта на соответствие требованиям MoReq2 наши специалисты уже увидели на Инфодокуме-2009 (правда, «в исполнении» другого специалиста компании). Специалисты Fabasoft считают, что MoReq2 требует определенных улучшений – например, нужно убрать неоднозначные требования (порядка 20%), сфокусировать внимание на правилах управления документами (что именно СЭД должна делать), и по возможности избегать требований к технической реализации (как СЭД должна это делать).

четверг, 19 ноября 2009 г.

Архивная школа в Триесте - 2009

После конференции в Триесте, о которой я уже писала, в течение нескольких дней (с 11 по 15 ноября) те же специалисты проводили обучение аспирантов в рамках осенней архивной школы. Приятно, что среди учащихся (и преподавателей тоже) были и представители России (см. http://www.iias-trieste-maribor.eu/index.php?id=78&L=1 ).

Сейчас в Интернете доступны некоторые материалы этой школы – за это большое спасибо румынскому архивисту Богдану-Флорину Поповичи (Bogdan-Florin Popovici).

Презентацию лекции лауреата премии Лихи этого года Марии Герсио (Maria Guercio)  «Архивисты 20-го века: профессиональные аспекты» можно скачать по адресу http://bogdanpopovici2008.files.wordpress.com/2009/11/guercioiiasschool2009.pdf

Это большая лекция (41 слайд), в которой не столько обсуждается прошлое, сколько будущее – какими должны быть архивисты электронной эпохи, что они должны уметь, как их обучать и т.д.

Сформулированы следующие базовые требования к электронным архивистам. Это:
  • Люди, обладающие знаниями в нескольких областях,
  • Специалисты, глубоко знающие предметную область и имеющие большой опыт (в основном, в области архивного дела),
  • Люди, способные работать в междисциплинарных группах,
  • Люди, способные быстро учиться и адаптироваться к частым изменениям,
  • Люди, способные к сотрудничеству с научно-исследовательской средой информационных технологий.
Доступна также красочная презентация Мирослава Новака (региональный архив Марибора, Словения): http://bogdanpopovici2008.files.wordpress.com/2009/11/novak_2009-compatibility-mode.pdf . Видимого названия у неё нет, а посвящена она тем основным проблемам, с которыми сегодня сталкиваются архивисты (большая часть материала посвящена традиционным документам). Для её понимания знания языка не требуется.

Огромна презентация Иозефа Хануса (Jozef Hanus), Словакия, «Сохранение и защита архивов» - целых 143 слайда, 16 Мб, http://bogdanpopovici2008.files.wordpress.com/2009/11/hanus-compatibility-mode.pdf . Тоже богато иллюстрированная, и тоже с упором на традиционный носитель – бумагу, и традиционные неблагоприятные воздействия. Особенно подчёркивается проблема обеспечения сохранности огромных объёмов документов и книг на кислотной бумаге, - в то время, как полностью удовлетворяющих архивистов способов массовой обработки документов пока ещё не предложено. Показаны используемые сейчас технологии такой обработки, в т.ч. опыт Швейцарских архивов.

Д-р Иоахим Кемпер (Joachim Kemper), генеральный директор земельного архива Баварии, Мюнхен, Германия, рассказывал об электронной архивации старинных манускриптов, см. http://bogdanpopovici2008.files.wordpress.com/2009/11/kemper.pdf . Тоже всё достаточно понятно и без слов.

Жавьер Агуадо (Javier Aguado), Испания, доклад «Архивы газет», http://bogdanpopovici2008.files.wordpress.com/2009/11/aguado-school.pdf . Нет, речь шла не об огромны подшивках бумажных изданий – рассматривались проблемы архивации мультимедийного контента, которым отличается современная новостийная продукция.

Источник: Bogdan’s Archival Blog
http://bogdanpopovici2008.wordpress.com/2009/11/17/trieste-archival-school/?utm_source=feedburner&utm_medium=feed&utm_campaign=Feed%3A+ArchivesBlogs+%28ArchivesBlogs%29

Встреча DLM-форума в Швеции - 4

Профессор Карен Андерсон из Швеции говорила о том, как нужно готовить архивистов к работе в электронно-цифровой среде. Предложенный ею список компетенций идеального архивиста «внушает»: он должен быть в равной степени лидером и менеджером, уметь анализировать бизнес-процессы, уметь анализировать риски, проводить аудит, выступать в роли руководителя проекта и преподавателя… Идеальный архивист должен разбираться в корпоративной архитектуре, в ECM, в разработке и внедрении систем, в вопросах сетевой, системной и информационной безопасности, в разработке стандартов и спецификаций (в общем, это должен быть продвинутый ИТ-специалист с некоторым знанием архивного дела :) ).

Представитель Национальных Архивов Эстонии Лаури Лехт (Lauri Leht) рассказал об эстонском опыте построения гибкой системы автоматизированного приёма на архивное хранение электронных документов из различных СЭД.

В 2007-2009 гг. на основе требований Национальных Архивов к архивации электронных документов было централизовано разработано ПО  «Универсальный архивный модуль», обеспечивающее стандартизацию экспортируемых метаданных (с которыми, собственно, и связаны основные проблемы). Это ПО устанавливается на рабочем месте архивиста и соединяется с СЭД XML/XPath/XSLT-конверторами. В ближайшее время, помимо версии на национальном языке, появится и англоязычная версия.

Применение «Универсального архивного модуля» дает возможность нормализовать экспортированные из СЭД XML-файлы с метаданными. Функциональные возможности ПО включают:
  • Подготовку описания агентств и архивных фондов,
  • Импорт извлеченных из СЭД описаний фондов и дел, проверку этих описаний на всех уровнях и, при необходимости, их дополнение,
  • Импорт извлеченных из СЭД документов и их метаданных,
  • Размещение документов в архивной классификационной схеме,
  • Проверка того, подходят ли файловые форматы для архивного хранения,
  • Извлечение, при необходимости, электронно-цифровых подписей и конвертация файлов в архивные форматы,
  • Экспорт архивной классификационной схемы и документов в виде XML-файлов,
  • Пересылку готовых XML-файлов в электронный архив Национальных Архивов Эстонии по Интернету или на сменных носителях.
В государственный электронный архив сдаются только нормализованные XML-файлы, структура которых соответствует требованиям Национальных Архивов к сдаточным информационным пакетам (SIP).

В настоящее время завершен пилотный проект в одном из государственных агентств. Изготовлен конвертор для одной СЭД, и ещё несколько находятся в разработке. Требование о возможности стыковки СЭД с «Универсальным архивным модулем» будет теперь включаться в конкурсную документацию при проведении госзакупок. С 2010 года планируется приступить ко второму этапу развёртывания системы.

(окончание следует)

среда, 18 ноября 2009 г.

Возрождение Фонда международного архивного развития

Исполком Международного Совета Архивов (МСА) на встрече 17 ноября 2009 года, принял решение о возобновлении деятельности Фонда международного архивного развития (Fund for International Archival Development, FIDA), в качестве практически автономного органа МСА.

Это решение будет способствовать поддержке проектов в интересах развития архивов и архивной профессии, с учетом местной ситуации и культурного разнообразия – что будет особенно важно для развивающихся стран.

Первая встреча нового FIDA пройдёт в Париже в 2010 году. В первую очередь будут приняты нормативные документы, определяющие порядок работы фонда – в частности, как и когда, по каким критериям будут отбираться проекты.

Сесиль Фабри

Источник: блог ICA Flying Reporters @ CITRA 2009
http://flyingreporters.ica.org/malta2009/2009/11/17/the-fund-for-international-archival-development-fida-is-reactivated/

Статья: Обеспечение долговременной сохранности электронной информации в Китае

В журнале «Программа: электронные библиотеки и информационные системы» (Program: electronic library and information systems), вып.2, том 43,  2009, выпускаемом издательством Emerald, опубликована статья Ли Дьядженя (Jiazhen Liu) и Дю Пена (Peng Du), представляющих факультет управления информацией университета г. Ухань, КНР «Обеспечение долговременной сохранности электронной информации в Китае: некоторые проблемы и решения» (Long-term preservation of digital information in China: Some problems and solutions).

В статье описана работа в области долговременной сохранности электронной информации, финансируемая с 2001 года Национальные естественнонаучным фондом Китая (National Natural Science Foundation of China, NSFC).

В частности, анализируется опыт конверсии документов из унаследованных форматов. Данная проблема была особенно остра ввиду многочисленности форматов и кодировок, разработанных для поддержки китайского языка. Отмечено, что труднее всего сохранить доказательную силу мигрированных электронных документов, и что в целях сохранения целостности и аутентичности документов при миграции необходимо разработать специальные правила.

В статье обсуждаются проблемы, связанные с обеспечением сохранности электронных документов, в т.ч. вопросы стандартизации и выработки единых стратегий.

Источник: база публикаций Emerald (доступ платный)
http://www.emeraldinsight.com/Insight/ViewContentServlet?contentType=Article&Filename=Published/EmeraldFullTextArticle/Articles/2800430204.html

Встреча DLM-форума в Швеции - 3

Не в первый уже раз одним из наиболее содержательных выступлений, судя по презентациям, был доклад Татьяны Хайтник (Tatjana Hajtnik), руководителя отдела электронной архивации Архивов республики Словения. Тема уже знакомая – «Аккредитация услуг электронного хранения документов: От законодательства к практике». 

Напомню, что когда в 2006 году в Словении было принято новое архивное законодательство, то Архивы Республики Словения ввели систему аккредитации программного обеспечения, оборудования и поставщиков услуг в области управления документами. Краеугольным камнем системы аккредитации являются введенные в 2006 году «Единые технические требования», гармонизированные с европейскими требованиями MoReq.

Аккредитация была введена в два этапа. Сначала в 2007 году началась аккредитация оборудования и прикладного программного обеспечения для управления документами. В 2008 году Архив Республики Словения приступил к созданию системы аккредитации услуг в области управления документами и архивного дела. Прежде чем обращаться за аккредитацией, поставщик должен сначала зарегистрировать оказываемые им услуги. Государственные органы и поставщики услуг обязаны подготовить внутренние нормативные документы (правила). Эти внутренние нормативные документы в первую очередь описывают организованную поставщиком систему внутреннего контроля, которая обеспечивает необходимый уровень услуг в плане соответствия требованиям законодательства и хорошей деловой практики.

Аккредитация услуг по захвату и обеспечению долговременной сохранности электронных документов представляет собой аудит Национальными Архивами того, как на практике реализованы ранее сертифицированные внутренние правила работы.

Накопленный в Словении опыт отражают следующие цифры:
  • 84 зарегистрированных поставщика оборудования и услуг,
  • 16 сертифицированных внутренних нормативных документов (правил),
  • 98 аккредитованных моделей оборудования,
  • 9 аккредитованных программных продуктов (на рассмотрении ещё три),
  • 3 аккредитованных службы захвата и обеспечения долговременной сохранности электронных документов.
Планы на будущее предусматривают гармонизацию национальных требований с MoReq2, создание контрольных листов, разработка дополняющих «Единые технические требования» требований к объёмным и государственным реестрам и регистрам, аудиовизуальным документам, к сохранению кинофильмов, веб-сайтов и электронной почты.

(продолжение следует)

вторник, 17 ноября 2009 г.

Ещё о конференции в Триесте

Финский архивист Пекка Хеттонен (Pekka Henttonen) на блоге "Управление документами - заметки на полях" (Asiakirjahallinnan reunamerkintöjä) рассказал о завершившейся неделю назад конференции в Триесте, организованной Международным институтом архивного дела (IIAS) (см. также http://rusrim.blogspot.com/2009/11/blog-post_12.html ).

Хеттонен пишет, что основное отличие данной конференции от, например, тех, что проводятся в Северной Европе, в том, что докладчики - это, в основном, члены Института, который в этом году отметил своё 25-летие. Люди знают друг друга десятилетиями, а общение на форуме представляет собой смесь английского, немецкого, итальянского, французского и славянских языков.



На фото показаны давние члены института, которые также выступали с докладами. Слева - Михаил Васильевич Ларин (ВНИИДАД, Россия), рядом с ним - Андрей Рыбаков (БелНИИДАД, Беларусь), Йозеф Ханус (Jozef Hanus) - новый руководитель государственной архивной службы Словакии, Робер Науе (Robert Nahuet) - представитель Национальных архивов и библиотеки Канады, и Мари-Клод Дельма (Marie-Claude Delmas) из Национальных Архивов Франции. Во втором ряду, позади Рыбакова и Хануса - Магдалена Марош из городского архива Кракова. Польша.

Источник: блог "Управление документами - заметки на полях"
http://reunamerkintoja.wordpress.com/2009/11/13/monikielista-ei-monimielista/

«Команда сохранения и смертельная загадка» - третий мультфильм о значении и проблемах обеспечения долговременной сохранности электронной информации

Команда сохранения – это герои, спасающие мир благодаря тому, что кто-то позаботился о долговременной сохранности электронных документов и их метаданных.  Им противостоит «команда хаоса», которая создаёт разнообразные неприятности, портя, разрушая, уничтожая информацию или блокируя к ней доступ.

В данном случае, только благодаря тому, что автор старинной базы данных - цифрового плана здания побеспокоился о сохранении в реестре соответствующей описательной информации, герои смогли найти и обезвредить бомбу, которая должна была разнести в щепки здание ЮНЕСКО.



До этого вышли два других мультика:
Источник: YouTube
http://www.youtube.com/watch?v=Yun9hkPPF9M

CITRA-2009: Биографии докладчиков и аннотации докладов

На сайте Международного Совета Архивов выложены биографии докладчиков и краткие резюме некоторых докладов, см. http://www.ica.org/en/2009/11/16/citra-malta-2009-biographies-and-abstracts-speakers . Некоторые из них довольно любопытные.

Встреча DLM-форума в Швеции - 2

С сообщением о бизнес-плане DLM-форума и план-графике развития спецификаций  MoReq/MoReq2 (MoReq Roadmap) выступил секретарь DLM-форума и Управляющего совета MoReq Йон Гард (Jon Garde).

В организационном плане, предлагается существенно активизировать деятельность DLM-форума – в том числе заняться, помимо аккредитации центров сертификации MoReq2, аккредитацией обучающих организаций и консультантов. Помимо сертификации программных продуктов предлагается проводить обучающие курсы по MoReq2 и аудиты соответствия требованиям MoReq2. Больше должно быть различных региональных мероприятий. Планируется, что к осени 2011 года число корпоративных членов DLM-форума превысит сотню, и будет принято намного больше индивидуальных членов. Выполнение намеченных мер должно увеличить годовой бюджет в четыре раза.

Предполагается, что дальнейшие версии спецификаций MoReq будут создаваться на основе, заложенной MoReq и MoReq2. Возможно, что работа над новой версией стартует уже в 2010 году, а после 2012 года могут быть созданы специализированные требования для таких областей, как медицина, финансы, оборона и право.


Предполагается, что спецификации нового поколения будут отличаться от MoReq2 следующим:
  • Ориентацией не на продукт, а на потребителя,
  • Предназначаться для широкого круга систем, а не только для систем управления документами,
  • «Ядро» новых спецификаций, в отличие от MoReq2,  будет значительно меньше, зато будет намного больше опций, больше гибкости и масштабируемости, более свободная связь между различными блоками требований,
  • Сильно упростится первоначальное внедрение спецификаций.
Таким образом, будет заложена основа для дальнейшего развития.

На разработку программы развития MoReq2 (MoReq2 Work Programme), которая будет выполняться в 2010 году в течение полугода, предусматривается финансирование в размере 50 тыс. евро. Основное внимание будет уделено следующим ключевым темам:
  • Управление доступом (по ролевому принципу),
  • Классификационные схемы,
  • Корреляция с другими стандартами,
  • Модульность,
  • Управление важнейшими документами (vital records),
  • Резервное копирование и восстановление,
  • Контрольная информация (audit trail),
  • Модель метаданных,
  • XML-схема, и
  • Материалы для тестирования.
Программа была в принципе одобрена в сентябре 2009 года Исполнительным комитетом DLM-форума, а на ноябрьской встрече в Швеции – одобрена членами DLM-форума.

(продолжение следует)

понедельник, 16 ноября 2009 г.

Выложены презентации докладов на встрече DLM-форума в Швеции

4-5 ноября 2009 года в шведском городе Хёрнёсанд (Härnösand),  по приглашению региональной архивной службы, прошла очередная полугодовая встреча членов DLM-форума. Сейчас презентации докладов стали доступны на сайте DLM-форума по адресу:
http://www.dlmforum.eu/index.php?option=com_jotloader&view=categories&cid=21_8503f903bbce99c159fca8ebfce698f9&Itemid=95&lang=en

Постараюсь оценить наиболее интересные из них.

Председатель DLM-форума, представитель Национальных Архивов Эстонии Тойво Юлинен (Toivo Jullinen) проинформировал участников встречи о деятельности форума. В настоящее время его членами состоят 22 Национальных Архива и около 40 других организаций. Деятельностью руководит Исполнительный комитет из восьми человек (среди них – представители Эстонии, Бельгии, Франции, Германии, Словении, Испании и Великобритании). Ключевым направлением MoReq2 «заведует» Руководящий совет из 11 человек, в котором уже преобладают представители коммерческих организаций.

(продолжение следует)

Вокруг закона о персональных данных

Прочитала законопроект о поправках в ФЗ «О персональных данных», внесенный на днях в Думу В.М.Резником (текст доступен на сайте Думы здесь: http://asozd2.duma.gov.ru/main.nsf/%28ViewDoc%29?OpenAgent&work/dz.nsf/ByID&557C3D306A38BD58C325766D0040C8B7 ).

Не со всеми предложенными поправками я бы согласилась, однако в целом этот документ очень точно выделяет наиболее проблемные места в законодательстве о персональных данных. Мне кажется правильной идея «баланса интересов государства, гражданина и оператора, обрабатывающего его персональные данные».

В документе, частности, предлагается:
  • Ещё на год отодвинуть срок, к которому в полное соответствие с законом должны быть приведены существующие системы;

  • Меры защиты определять по договоренности сторон;

  • Допустить в определенных случаях автоматическое принятие решений на основе обрабатываемых персональных данных;

  • Существенно упростить процедуру получения согласия на обработку персональных данных (на мой взгляд, поправки, в случае их принятия, на практике позволят операторам, как в былые времена, обрабатывать персональные данные вообще без согласия граждан).
Также доступен текст пояснительной записки к законопроекту:  http://asozd2.duma.gov.ru/main.nsf/(ViewDoc)?OpenAgent&work/dz.nsf/ByID&B856C0E9BB7075E6C325766D0040D445

пятница, 13 ноября 2009 г.

Инфодокум - 2009, день второй

Сегодня выступала на круглом столе «О взаимодействии СУЭД: единое корпоративное пространство». Тема моего выступления была «Межведомственный электронный документооборот в России: зарубежный опыт и поиск своего пути».



Сегодня на конференции выступал Б.В.Альбрехт – зам. начальника Управления делопроизводства и комплектования ведомственных архивов Федерального архивного агентства. Он сообщил, что принятие нового «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов Российской Федерации, государственных органов субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления и учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения» запланировано на 1 квартал 2010 года. Принятие нового перечня кредитных организаций, который, по его словам, также уже готов, отложено на 3 квартал 2010 года (после утверждения Перечня типовых управленческих архивных документов).


четверг, 12 ноября 2009 г.

Инфодокум-2009, день первый

Сегодня весь день провела на проводимой в Гильдией Управляющих Документацией в здании Торгово-промышленной палаты конференции «Инфодокум-2009».

Что запомнилось:

Доклад Татьяны Робертовны Сидоровой из Банка России. Она сказала, что ЦБ уже подготовил  изменения в правила ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях (№302-П) и проект правил хранения в кредитных организациях в электронном виде отдельных документов, планируется, что они вступят в силу с 1 января 2010 года.

Владимир Алексеевич Танонин из Федерального архивного агентства, в свою очередь, сообщил, что уже закончена разработка предусмотренных новыми Правилами делопроизводства в ФОИВ Методических указаний к этим правилам – так что мы их, вероятно, скоро увидим. Как мне кажется, вслед за их публикацией будет официально отменена Типовая инструкция по делопроизводству.

Достаточно интересным был и доклад иноземного гостя из компании Fabasoft Руперта Графендорфера (Rupert Grafendorfer), который рассказывал о MoReq2 и о том, как его компания проводила сертификацию своего продукта. Австриец жаловался на отдельные положения стандарта (видимо, соответствовать им оказалось нелегко!).



А ещё были интересные беседы с коллегами. На левом фото я с В.И. Дрожжиновым и В.В. Мининым обсуждаем новые законодательные инициативы в области «электронного правительства». На фото справа - Руперт Графендорфер и мы с А.Е. Загоруйко.

«Архивный день» в Триесте

9-10 ноября 2009 года в Триесте (Италия), проходила очередная конференция «Международный архивный день», организованная Институтом архивного дела Триеста и Марибора.

Парными темами первого дня были: «Архивы 20-го века: технические аспекты» и «Архивы 20-го века: профессиональные аспекты». В частности, выступил представитель Беларуси Андрей Рыбаков с докладом «Формирование архивной службы Республики Беларусь».

Во второй день выступил представлявший Россию директор ВНИИДАД М.В. Ларин с докладом «Архивное дело в России на рубеже столетий».

Подробная программа конференции здесь: http://www.iias-trieste-maribor.eu/index.php?id=77&L=1 Вероятно, в ближайшее время здесь же будут выложены презентации.

Источник: сайт Института архивного дела Триеста и Марибора
http://www.iias-trieste-maribor.eu/index.php?id=72&L=1

среда, 11 ноября 2009 г.

Национальный архив Эстонии будет использовать новейшие технологии компании Tessella для решения проблемы сохранения цифрового наследия

Британская компания Tessella в России малоизвестна, одна она – один из лидеров в специфической нише программного обеспечения. Компания разрабатывает ПО для «настоящих» электронных архивов, предлагая при этом на рынке «коробочное» решение – продукт под названием Safety Deposit Box (SDB). Этот продукт в настоящее время используется Национальными Архивами Великобритании, Швейцарии и Дании и региональным архивом Роттердама.

Программа «Сейф» (Safety Deposit Box) была создана на основе работы, выполненной в партнерстве с Национальными Архивами Великобритании по решению проблемы обеспечения долговременной сохранности цифрового наследия. Программное обеспечение, которое используется в Национальных Архивах Великобритании уже более шести лет, в качестве основы отмеченной наградами системы «Электронный архив» (Digital Archive), было значительно улучшено в ходе выполнения программы Национальных Архивов «Бесперебойный поток» (Seamless Flow).

10 ноября 2009 года в своём пресс-релизе компания сообщила, что Национальный архив Эстонии выбрал последнюю версию Tessella SDB4 для управления процессом приема документов на архивное хранение в рамках создаваемого электронного архива.

Д-р Роберт Шарп (Robert Sharpe), возглавляющий в Tessella направление решений для электронной архивации, так прокомментировал это событие: «Я рад объявить о том, что эстонский Национальный архив станет первым пользователем последней версии SDB, которая включает в себя гибкую систему управления workflow-процессами. Мы надеемся впоследствии мигрировать на SDB4 прочих наших пользователей».

Источник: сайт компании Tessela
http://www.tessella.com/2009/11/press-release-estonia-national-archives-chooses-tessella%e2%80%99s-safety-deposit-box/

EMC собирается сертифицировать свой продукт на соответствие MoReq2

В своём пресс-релизе от 10 ноября 2009 года компания EMC сообщила о намерении провести сертификацию EMC Documentum Records Manager на соответствие требованиям MoRe2. Европейским организациям и многонациональным корпорациям, работающим в Европе, такое сертифицированное решение от EMC поможет выполнить самые строгие требования в отношении управления информацией и исполнения законодательно-нормативных требований. Компания планирует обратиться за сертификацией в 2010 году.

Джефф Бетанкур (Jeff Bettencourt), вице-президент и генеральный менеджер подразделения EMC, занимающегося продуктами по управлению информацией, контентом и архивацией, отметил: «Как ведущий производитель решений для управления документами и член группы рецензентов MoReq2, компания внесла существенный вклад в то, чтобы спецификации MoReq2 удовлетворяли потребностям максимально широкого сообщества пользователей. Нынешнее заявление подчёркивает намерение EMC способствовать тому, чтобы наши европейские клиенты соответствовали нормативным требованиям, стандартам и наилучшим практикам в области управления документами, - помогая им хорошо управлять всё возрастающими объёмами информации».

Решения EMC для управления документами, подчёркивается в пресс-релизе, позволяют организациям контролировать все этапы жизненного цикла корпоративных документов – от создания, сохранения, обеспечения доступа до уничтожения, в соответствии с установленной политикой, исполнение которой обеспечивает система. В число этих решений – модулей в составе EMC Documentum входят служба отслеживания сроков хранения (Retention Policy Services), модуль управления документами (Records Manager),  служба управления физическими документами (Physical Records Services) и объединенные службы управления документами (Federated Records Services). Модульная архитектура даёт пользователям возможность реализовать, в зависимости от потребностей, больший или меньший набор функциональных возможностей.

Источник: сайт EMC
http://uk.emc.com/about/news/press/2009/20091110-02.htm

Встреча членов DLM-форума в Хёрнёсанде, Швеция

4-5 ноября 2009 года в шведском городе Хёрнёсанд (Härnösand),  по приглашению региональной архивной службы, прошла очередная полугодовая встреча членов DLM-форума

Форум открылся приветственными речами руководителя Национальных Архивов Швеции Томаса Линдмана (Tomas Lidman) и руководителя регионального архива Кеннета Хёнстрёма (Kenneth Hänström). Далее последовали два дня с насыщенной программой.

Представители DLM обсуждали ход продвижения  MoReq2 и планы на будущее. Представители различных европейских национальных архивов выступили с докладами о своем опыте работы и о стратегиях управления электронными документами, - в том числе Торбьёрн Хёрнфельдт (Torbjorn Hörnfeldt) от Национальных Архивов Швеции. Профессор Карен Андерсон (Karen Anderson) из Университета центральной Швеции (Mittuniversitetet) рассказала о том, как образовательные учреждения должны действовать, чтобы подготовить новое поколение архивистов для работы в цифровой среде.

Представители различных компаний-производителей рассказали том, как они удовлетворяют потребности ведомств и предприятий в безопасном и надежном программном обеспечении.

Кроме того, были проведены встречи и дискуссии о том, как DLM-форум должен действовать в будущем, и какие задачи нужно будет решать.

В целом встреча прошла успешно. Делегаты были довольны как итогами встречи, так и всеми мероприятиями.

Лина Марклунд (Lina Marklund),  Анжелика Бьёрлестранд (Angelica Björlestrand)


Источник: сайт Национальных Архивов Швеции
http://www.statensarkiv.se/default.aspx?id=19849&refid=1193

вторник, 10 ноября 2009 г.

Реакция французских архивистов на несанкционированное уничтожение документов местными властями

Уничтожение документов коммуны Вивьер


Коммюнике Ассоциации французских архивистов от 6 ноября 2009 года

В начале лета 2009 года муниципальные архивы города Вивьер (Viviers, 4000 жителей), были частично уничтожены по инициативе управляющего делами мэрии, без соблюдения обязательных правил отбора на уничтожение.

Французское законодательство требует проведения предварительных консультаций с архивной службой страны, с тем, чтобы защитить документы, подлежащие сохранению в качестве культурно-исторического наследия, а также документы, необходимые для  государственного управления или в качестве доказательств - как для самой администрации, так и для её субъектов.

До этого случая данный муниципалитет соблюдал установленные правила и поддерживал регулярные контакты с региональными архивами, директор которых от имени государства контролирует такого рода деятельность и оказывает методическую поддержку. Поспешность, с которой было проведено уничтожение, вызывает удивление и даже подозрение.

Выдвинутый в качестве обоснования аргумент о том, что документы в своей массе плохо сохранились вследствие имевших место наводнений, может быть поставлен под сомнение и опровергнут профессиональными архивистами, знающими ситуацию на месте. В любом случае это не является оправданием для местной власти, которая, как и все остальные, несет ответственность за свои документы и обеспечение их сохранности, и не должна, ради собственного удобства, избегать получения санкции государства на уничтожение десятков погонных метров документов.

За уничтожение государственных документов предусмотрено наказание, включающее до трех лет тюремного заключения и 45 тысяч евро штрафа (1 год и 15 иысяч евро, если документы уничтожены вследствие халатности), а также дополнительные санкции в виде потери гражданских прав и лишения права занимать государственные должности.

Данное законодательство нацелено на то, чтобы гарантировать права граждан в спорах с администрацией, а также их права на доступ к исторической информации.

Ассоциация французских архивистов удивлена тем, что высокопоставленные официальные лица позволяют себе игнорировать эти правила и их основания, и действуют не думая. Ассоциация удивлена, что управляющий делами мэрии не принял во внимание ни сложившуюся практику взаимодействия с региональными архивами, ни проделанную работу по налаживанию управления архивными документами.

Ассоциация поддерживает коллег-архивистов, которые хотят быть защищены от ведомственного произвола. Она шокирована варварским уничтожением объектов культурного наследия, и надеется, что будут приняты все необходимые меры для того, чтобы все лица, ответственные за деятельность местных органов власти, все организации, создающие государственные документы, впредь знали и уважали правила. Наконец, ассоциация требует, чтобы эти лица и организации предприняли собственные меры, предусмотренные их регламентами.

Это необходимо для надлежащего функционирование наших институтов и для обеспечения основных прав граждан.

Источник: сайт Ассоциации французских архивистов
http://www.archivistes.org/article.php3?id_article=807

Комментарий:

Мне показались интересными два аспекта этого документа:
  • Во-первых, активная позиция французских архивистов, которые привлекли внимание общественности к событию, пришедшему во французском захолустье.

  • Во-вторых, впечатляет строгость наказания, предусмотренного за такие деяния французским законодательством.

Счета-фактуры: Приближается время "Э"

23 октября 2009 г. компания METRO Cash&Carry ECR-Rus провела семинар, посвященный перспективам перехода с бумажных на электронные счета-фактуры в России. Спустя много лет в этом вопросе наметился положительный сдвиг – долгожданные поправки в законодательство попали на рассмотрение в Государственную Думу.

Прочитать о семинаре и скачать презентации докладов (содержащих ряд любопытных цифр и фактов) можно здесь: http://ecr-rus.ru/?p=2210#more-2210 . Представители группы METRO особенно пропагандировали применение для обмена счетами-фактурами технологии EDI.

На семинаре выступил депутат Государственной Думы Константин Шипунов (см. видео), который рассказал о тех поправках, которые были предложены в Налоговый Кодекс и закон о бухгалтерском учёте, с целью открыть дорогу использованию электронных документов.



Источник: сайт ECR-Rus / YouTube
http://ecr-rus.ru/?p=2210#more-2210
http://www.youtube.com/watch?v=I7qeY2TWbIc

Дополнительный материал – мои статьи об электронных счетах-фактурах:

Храмцовская Н.А. Электронные счета-фактуры: Россия и Европа //
 Делопроизводство и документооборот на предприятии, 2008. -  № 3. - С. 6-17.
http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_analitics/detail.php?ID=33208

Храмцовская Н.А. «Электронные счета-фактуры в России: учимся у Европы», CNews, 8 июля 2008 года, http://eos.ru/eos_delopr/eos_analitics/detail.php?ID=33193

понедельник, 9 ноября 2009 г.

CITRA-2009: «Летучие репортеры» Международного Совета Архивов возвращаются!

Создание группы «летучих репортеров» было новой инициативой, впервые опробованной во время 16-го конгресса Международного Совета Архивов в Куала-Лумпуре в 2008 году. Группа тогда включала 11 студентов и молодых специалистов в области архивного дела и управления документами, которые готовили отчеты о работе сессий, брали интервью у членов МСА, фотографировали и записывали впечатления участников. Ежедневно они загружали свои материалы на сайт конгресса, и одновременно распространяли печатный бюллетень для участников Конгресса.

Благодаря усилиям этих молодых специалистов, и те члены МСА, что не смогли приехать на конгресс, и все интересующиеся вопросами управления документами и архивного дела, были в курсе того, что происходило на конгрессе.

И вот «летучие репортеры» возвращаются! Небольшая группа молодых специалистов будет вести репортажи с41-й Международной конференции «Круглого стола по архивам» CITRA 2009 (Conférence Internationale de la Table ronde des Archives), которая пройдет на Мальте с 17 по 21 ноября 2009 года (программа конференции доступна по адресу: http://www.ica.org/sites/default/files/Programme%20CITRA%202009%20Malta.pdf ). В эту группу входят Энн Бест (Anne Bast, США) , Ноэль Донастас (Noel Danastas, Мальта), Инеке Дезерно (Ineke Deserno, Голландия/Бельгия), Сесиль Фабри (Cécile Fabris, Франция) и Кристоф Жакоб (Christophe Jacobs, Франция).

Используя хорошо зарекомендовавшую себя в Куала-Лумпуре модель работы, группа будет освещать ход конференции, делая отчеты о сессиях, интервьюируя участников и фотографируя на всех мероприятиях. Каждый день они будут размещать свои материалы на веб-сайте МСА и конференции CITRA, а среди участников будет также распространяться печатный бюллетень. Группа рассчитывает на тесное онлайн-взаимодействие с членами МСА и участниками конференции, и собирается приложить максимальные усилия для налаживания диалога между представителями различных стран и поколений.



О конференции CITRA 2009

Тема конференции в этом году: «Каким будет архивист 21-го века: Новые стратегии обучения и подготовки». В конференции примет участие целый ряд ведущих специалистов в области управления документами и архивного дела. Вот некоторые темы секционных заседаний:
  • Что работодатели сегодня ждут от архивистов?
  • Разработка модели компетенций
  • Разработка политики обучения
  • Зачем архивное образование и подготовка нужны коренным народностям и обособленным социальным группам?
  • Обучение и подготовка: Что есть и что нужно?
  • Ассоциации и повышение профессиональной квалификации
  • Взаимовыгодный обмен опытом и знаниями с представителями других профессий
  • Разработка современных учебных программ и практикумов, соответствующих тем проблемам, с которыми в настоящее время сталкивается архивное дело
  • Новое видение и новый инструмент для подготовки преподавателей
  • Сертификация: Зачем она нужна, и в чём выгода?
  • Программы дистанционного обучения и подготовки
  • Непрерывное повышение квалификации
Источник: сайт МСА
http://www.ica.org/en/2009/11/06/flying-reporters-are-back

суббота, 7 ноября 2009 г.

Новый руководитель архивной службы США утверждён в должности

6 ноября 2009 года Сенат Конгресса США проголосовал за утверждение Дэвида Ферьеро (David Ferriero) в должности Архивиста США – руководителя Национальных Архивов страны. Ферьеро был номинирован на этот пост Бараком Обамой ещё 28 июля.

Ферьеро до последнего времени руководил системой публичных библиотек Нью-Йорка (New York Public Libraries, NYPL) – крупнейшей в США, объединяющей 4 научно-исследовательские библиотеки и 87 отделений. Теперь он станет преемником профессора Аллена Вайнстайна, который ушел в отставку с поста Архивиста в декабре прошлого года, и десятым Архивистом в истории страны.

Источник: .Net Developer’s Journal
http://dotnet.sys-con.com/node/1176497

пятница, 6 ноября 2009 г.

Ведущий журнал ассоциации ARMA International доступен онлайн

С интересом узнала о том, что журнал «Управление информацией» (Information Management Journal), публикуемый международной ассоциацией специалистов по управлению документами ARMA International, теперь имеет собственную страничку в интернете, снабжённую машиной поиска, а также «архив», в котором можно получить доступ с публикациям начиная с февраля 2008 года (но за нечётные месяцы номера журнала не выложены!).

Как мне кажется, в последние годы уровень журнала несколько снизился, - возможно, в связи с уходом на заслуженный отдых целого ряда крупных специалистов, которые ранее много писали для него, - но в нём по-прежнему можно найти немало полезного.

Адрес страницы журнала: http://content.arma.org/IMM/index.aspx

Адрес «архивной» страницы: http://content.arma.org/IMM/Archives.aspx

Программа создания государственного электронного архива в США: Есть продвижение, но сохраняются существенные риски

Счётная палата США (Government Accountability Office, GAO) 5 ноября 2009 года опубликовала показания директора GAO по вопросам управления информационными технологиями Дэвида Поунера (David A. Powner) перед подкомитетом по информационной политике, переписям и национальным архивам комитета по контролю и реформе государственного управления Палаты представителей Конгресса США. Доклад был посвящён прогрессу и рискам в ходе создания государственного электронного архива в рамках программы ERA (Electronic Records Archive).

В своём докладе Дэвид Поунер отметил, что, несмотря на завершение двух этапов проекта, имеется ряд рисков, способных ограничить возможности Национальных Архивов по успешному завершению оставшихся трёх этапов к 2012 году. В их число входят отсутствие конкретных планов, описывающих те функциональные возможности, которые должны быть реализованы на этих этапах; непоследовательное применение методологии EVA; и отсутствие проверенного плана действий в случае непредвиденных обстоятельств.

Рекомендации счетной палаты включают:
  • детализацию будущих планов финансирования программы, с включением информации о функциональных возможностях и расходах на их реализацию;

  • более качественное использование методологии EVM на основе наилучшей практики, и

  • разработку и реализацию на практике для программы ERA плана действий в случае непредвиденных обстоятельств.

Источник: отчёт GAO 10-222T “National Archives: Progress and Risks in Implementing its Electronic Records Archive Initiative”
http://www.gao.gov/new.items/d10222t.pdf

Евросоюз начинает новую программу интероперабельности ISA

«Электронное правительство» в Евросоюзе: Начата реализация программы «Интероперабельные решения для европейских государственных администраций» (Interoperability Solutions for European Public Administrations, ISA) 

В основе программы ISA лежит практический подход при решении задачи упрощения взаимодействия между органами государственного управления по всей Европе. Она опирается на опыт, накопленный с 1999 года в ходе выполнения двух предыдущих программ, а именно: IDA II (Interchange of Data between Administrations – «Обмен данными между администрациями») и IDABC (Interoperable Delivery of European eGovernment services to public Administrations, Businesses and Citizens – «Интероперабельное оказание услуг европейского электронного правительства государственным администрациям, организациям и гражданам»).

Программа ISA рассчитана на период с 2010 по 2015 год, с финансированием  в размере 164 миллиона евро.

Вице-президент Еврокомиссии Сийм Калласс (Siim Kallas), отвечающий за административные вопросы, аудит и борьбу с мошенничеством, отметил: «Граждане и коммерческие организации обоснованно ожидают эффективного оказания государственных услуг по всей Европе, они хотели бы, чтобы органы государственного управления имели возможность быстро и беспрепятственно общаться с другими правительственными ведомствами всей Европы. Программа ISA придаст дополнительный импульс нашим длительным усилиям по созданию Европейского Союза, свободного от электронных барьеров на национальных границах».

Источник: Европейская комиссия, 01.11.2009
http://www.egovmonitor.com/node/30467

Моя вторая статья о Правилах делопроизводства в ФОИВ

Вышла моя вторая статья о новых правилах делопроизводства в ФОИВ: «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти: что меняется?». Статья опубликована в журнале Секретарь-референт, № 11, 2009, стр.53-45.
http://www.profiz.ru/sr/11_2009/pravila_deloproizvodstva/

«Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477, не вызывают особого восторга у специалистов. Однако факт остается фактом, они утверждены, и нам с ними какое-то время придется жить, поэтому в данной статье основной упор сделан не на обсуждение достоинств и недостатков этого документа, а на то, кто и как сможет использовать их в своих интересах.»

Первая статья «Новые Правила делопроизводства: пристальный взгляд специалиста» вышла в журнале Делопроизводство и документооборот на предприятии. № 8, 2009, стр.14-23.
http://www.delo-press.ru/magazines/documents/issue/2009/8/9202/

среда, 4 ноября 2009 г.

Решение Федерального архива Швейцарии для архивного хранения реляционных баз данных

Федеральный архив Швейцарии (Schweizerische Bundesarchiv, BAR) разработал систему SIARD (Software Independent Archiving of Relational Databases - программно-независимое архивное хранение реляционных баз данных), - жизнеспособное решение для долгосрочного сохранения реляционных баз данных. Решение включает открытый формат для архивирования реляционных баз данных, а также пакет программного обеспечения SIARD Suite для преобразования реляционных баз данных в формат SIARD.

Формат SIARD

Формат SIARD был разработан Федеральным архивом Швейцарии, и является частью  платформы для электронного архивного хранения, создаваемой в рамках европейского научно-исследовательского проекта PLANETS. В мае 2008 года формат SIARD был принят в качестве официального формата для хранения баз данных в проекте PLANETS. Спецификации формата открыты и опубликованы. В Швейцарии все базы данных в настоящее время передаются на архивное хранение в Федеральный архив в формате SIARD. Описание формата на английском языке можно скачать здесь.

Пакет программ SIARD

Программное обеспечение SIARD базируется на международных стандартах, таких, как XML, SQL:1999 и UNICODE. В настоящее время приложение поддерживает следующие базы данных: Oracle, Microsoft SQL Server и Microsoft Access. Федеральный архив Швейцарии распространяет пакет SIARD Suite бесплатно, в соответствии с условиями лицензионного соглашения. В случае принятия условий лицензионного соглашения, по электронной почте присылается ссылка для скачивания SIARD Suite.

Источник: сайт Федерального архива Швейцарии
http://www.bar.admin.ch/dienstleistungen/00823/00825/index.html?lang=en

вторник, 3 ноября 2009 г.

Очередной срок хранения документов установлен Постановлением Правительства

Постановлением Правительства РФ от 28 октября 2009 г. № 846 утверждены «Правила расследования причин аварий в электроэнергетике». Правилами предусмотрено (п.23), что  «Материалы расследования причин аварии формируются в отдельное дело с приложением  описи всех документов и подлежат хранению уполномоченным органом в сфере контроля и надзора в электроэнергетике в течение не менее чем 3 лет».

Кроме того, согласно п. 29, «электронные копии актов расследования включаются в базу данных об авариях в электроэнергетике». Сроки хранения электронных копий актов в базе данных не установлены, но очевидно, что данные сведения будут храниться как минимум до ликвидации базы данных, т.е. довольно долго.

В ИСО предстоит голосование по стандарту DOI

В скором времени предстоит голосование по проекту стандарта ISO/DIS 26324 «Система идентификаторов цифровых объектов» (Digital Object Identifier System). В сообщении ИСО говорится:

 «Настоящий стандарт специфицирует ряд функциональных компонент системы идентификаторов цифровых объектов (DOI ®), а также общие принципы создания, регистрации и администрировании DOI-имен. Этот стандарт также описывает, каким образом DOI-система может быть использованы совместно с существующими идентификационными системами ИСО, включая предоставление дополнительных функциональных возможностей (там, где они ещё не реализованы)».

Вариант проекта от 24.01.2008 доступен по адресу http://www.doi.org/ISO_Standard/sc9n475.pdf

О  системе DOI можно прочитать, например, в Википедии (статья «Идентификатор цифрового объекта», http://ru.wikipedia.org/wiki/Идентификатор_цифрового_объекта ), а также  (на украинском - пользуйтесь автопереводчиками!) в статье Дениса Соловяненко "Цифровий ідентифікатор об'єкта (DОІ): «ІSBN суспільства знань»", Бібліотечний вісник, 2009, № 4, http://www.nbuv.gov.ua/Portal/soc_gum/bib_visnyk/2009-4/01.pdf

Источник: LITA Blog
http://litablog.org/2009/11/doi-standard-up-for-ballot/

Новая рабочая группа 46-го технического комитета ИСО ищет экспертов

В подкомитете SC8 технического комитета TC46 ИСО создана новая рабочая группа WG9 «Вопросы статистики и качества в веб-архивации» (Statistics and quality issues for web archiving), которая сейчас ищет участников – экспертов в данной области.

Первая встреча участников новой рабочей группы пройдет в декабре 2009 года.

Уже зарегитрирован новый проект стандарта  ISO/NP TR 14873 "Информация и документация - Вопросы статистики и качества в веб-архивации" (Information and documentation - Statistics and quality issues for web archiving).

Источник: LITA Blog / сайт ИСО
http://litablog.org/2009/09/new-iso-working-group-needs-expertise/
http://www.iso.org/iso/catalogue_detail.htm?csnumber=55211

понедельник, 2 ноября 2009 г.

80-летие Анжелики Николаевны Соковой

2 ноября во ВНИИДАД торжественно отмечали 80-летие Анжелики Николаевны Соковой, нашего выдающегося специалиста, соавтора практически всех стандартов, основных нормативных и методических документов, регламентирующих делопроизводство и архивное дело.



От имени компании «Электронные офисные системы» я также сердечно поздравила юбиляра. В адресе нашей компании было особенно подчеркнуто, что работы А.Н.Соковой по-прежнему актуальны, а содержащиеся в них идеи помогают развивать отечественное делопроизводство в новых условиях.



К юбилею ВНИИДАД опубликовал сборник избранных трудов А.Н.Соковой «Документоведения: теория и практика», и участники торжества смогли получить автографы автора.