пятница, 30 октября 2009 г.

Чехия: Система «информационных ящиков» готова к промышленной эксплуатации


27 октября 2009 года, пресс-секретарь Министерства внутренних дел и представители Чешской почты проинформировали о том, что Чешская информационная система «информационных ящиков» (ISDS) на сто процентов готова к полномасштабной промышленной эксплуатации, которая должна начаться с 1 ноября 2009 года.

В настоящее время система работает без сбоев и выполняет все необходимые функции. Все региональные отделения службы социального обеспечения, Главного таможенного управления и других соответствующих ведомств уже активировали и начали использовать свои информационные ящики.

 «Система работает круглосуточно, обслуживая несколько сот запросов на вход в минуту. Время загрузки минимально, и задержек при обработке практически нет», отметил Петр Стиглер (Petr Stiegler), руководитель отдела Чешской почты (оператора системы) по развитию электронного правительства.

Согласно пресс-релизу, осложнения, с которыми в течение нескольких дней сталкивалось Министерство юстиции - при попытке входа и отправки / получении сообщений через свои информационные ящики - никоим образом не связаны с ISDS, - они возникли в связи с техническими проблемами у провайдеров. Министерство внутренних дел, Чешская почта и компания Telefonica O2 оказали помощь Министерству юстиции в решении этого вопроса.

Для справки

«Информационные ящики» используются в качестве реестров / хранилищ электронных сообщений, которыми юридические и физические лица обмениваются с государственными органами. Каждый ящик защищен паролем и доступен только при использовании сертифицированной электронной подписи. Система информационных ящиков работает быстро (сообщения доставляются практически мгновенно), надежно (данные не могут быть потеряны), и проста в использовании, обеспечивая при этом возможность аутентификации отправителя и получателя.

В соответствии с Законом «Об электронных транзакциях и авторизованной конверсии документов», - о котором также говорят как о «чешском законе об электронном правительстве», - каждый чешский государственный орган и каждое юридическое лицо обязано открыть и до 1 ноября 2009 года активировать собственный «информационный ящик». После этого срока ящики будет активироваться автоматически. Что касается граждан, то они могут открыть свой «информационный ящик» на добровольной основе,  и использовать содержащиеся в нем документы в своих взаимоотношениях с государственной администрацией.

Министр внутренних дел Чехии и генеральный директор Чешской почты в феврале 2009 года подписали контракт на обеспечение функционирования информационной системы информационных ящиков. Целью было обеспечить открытие первых информационных ящиков с 1 июля 2009 года, даты вступления в силу «чешского закона об электронном правительстве».

Источник: сайт epractice.eu
http://www.epractice.eu/en/news/295693

четверг, 29 октября 2009 г.

Проект перечня управленческих документов опубликован для обсуждения

Как сообщает сайт "Архивы России", 29 октября 2009 г. Федеральное архивное агентство разместило для публичного обсуждения и общественной экспертизы проект "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов Российской Федерации, государственных органов субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления и учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения" ( http://www.rusarchives.ru/news/ptyad.pdf  )

Проект Перечня прошел рецензирование во всех федеральных органах государственной власти, уполномоченных органах исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, федеральных государственных архивах, в ряде негосударственных организаций. Проект Перечня согласован решением Центральной экспертно проверочной комиссии Федерального архивного агентства от 15 сентября 2009 года.

Предложения и замечания по проекту Перечня можно представлять до 1 декабря 2009 года на Форум портала "Архивы России", в Гостевую книгу, а также на электронный адрес Росархива: malygina_nv@gov.ru

Источник: сайт Росархива
http://www.rusarchives.ru/news/project_ptyad.shtml

Мой комментарий:

Росархив заслужил похвалу - впервые мы сможем покритиковать разрабатываемый документ до его принятия, а не после. Впечатляет и то, что для подачи замечаний предлагается использовать ряд современных технологий. Так держать!

Сам документ при первом беглом просмотре введения в определенной степени разочаровал. Видимо, работавшие над Перечнем сотрудники Росархива и ВНИИДАД были так заняты, что в течение последних пяти лет читать статьи и ходить на конференции им было некогда. В итоге - опять одни и те же правовые ляпы. Ничему людей судьба Перечня для кредитных организаций не научила...

США: Новые правила делопроизводства в федеральных органах власти опубликованы и вступят в силу со 2 ноября 2009 года


2 октября Национальные Архивы США опубликовали новую редакцию Правил делопроизводства в федеральных органах власти (36 CFR Chapter XII, Subchapter B, Federal Records Management. Revision. Final Rule, см. http://www.smartpdf.com/register/2009/oct/02/E9-23613.pdf ). Правила вступают в силу 2 ноября 2009 года.

В рамах инициативы по обновлению принципов и методов делопроизводства в федеральных органах власти, NARA проанализировала и переработала существующие правила, с целью обновить стратегии и методы управления документами, и сделать данный нормативный документ более простым для чтения, понимания и использования. Изменения в правилах затронут все федеральные агентства США.

Проект правил был опубликован для публичного обсуждения 4 августа 2008 года. На проект было получено 19 отзывов, в том числе 12 официальных отзывов от федеральных агентств.

В официальном извещении, помимо текста правил, приводится подробный разбор поступивших замечаний и предложений, с указанием, какие из них были приняты или не приняты, и почему.

В новых правилах упрощен порядок продления агентствами срока хранения «времянки». Если ранее в этом случае агентство должно было подать в NARA специальную форму SF 115 и получить от NARA одобрение, то теперь, как правило, будет достаточно агентству просто известить NARA о факте удлинения срока хранения.

Правила представляют собой документ объёмом 46 страниц убористым шрифтом – разительный контраст с недавно принятыми 6-страничными отечественными Правилами делопроизводства в ФОИВ.

Источник: сайт GPO
http://www.smartpdf.com/register/2009/oct/02/E9-23613.pdf

среда, 28 октября 2009 г.

SITOP-2009 и Docflow Day

27 и 28 октября провела на выставке Softool-2009, которая проходит на ВВЦ, и на проходивших в её рамках конференциях.

Выставка оказалась довольно интересной. Удалось сфотографироваться вместе с инфоматом ОГИЦ (когда ещё удастся?). Далее, на стенде Росархива, представитель компании-разработчика рассказывала об «Архивном фонде-4».



Неподалёку расположился стенд Высшего арбитражного суда, так что я воспользовалась случаем, чтобы похвалить их за действительно очень полезную систему БРАС, в которой сейчас собрано около 5 млн. решений арбитражных судов различных уровней за последние четыре года.

Запомнился красочный стенд Югры с замечательными игрушками, а также «профессор» Консультанта+ в натуральную величину.



Стенд Республики Карелия радовал не только клюквой, но и демонстрацией реально действующего регионального электронного правительства. Удалось пообщаться с главным идеологом и «мотором» этой программы Натальей Сократовной Рузановой.



Очень приятное впечатление оставили конференции, особенно Docflow Day, на котором практически все доклады (согласно условию, аналитические, без рекламы) были сделаны на очень хорошем уровне. Характерно, что на всех секциях затрагивались проблемы, связанные с исполнением законов о персональных данных и об обеспечении доступа к информации государственных органов (и я тоже в этом поучаствовала).

вторник, 27 октября 2009 г.

Вьетнам: Назначена дата суда над руководителями провалившегося проекта «электронного правительства»


На фото: 67-летний Ву Дин Тхуан (Vu Dinh Thuan), бывший заместитель руководителя государственной администрации и руководитель «Проекта 112»

Как сообщил Ханойский Народный суд, бывший высокопоставленный чиновник ранга замминистра и ряд других лиц, участвовавших в провалившемся проекте «электронного правительства», предстанут перед судом в октябре.

В начале августа Верховная народная прокуратура Вьетнама утвердила список обвинений в отношении 23 лиц, включая бывшего заместителя руководителя государственной администрации Ву Дин Тхуана. Тхуан, который возглавлял «Проект 112», представлявший собой попытку компьютеризировать всю систему государственного управления страны, обвиняется в «злоупотреблении служебным положением». Такое же обвинение предъявлено секретарю проекта Луон Цхао Сону (Luong Cao Son) и ещё 18 бывшим чиновникам.

Тхуан и Сон, арестованные в сентябре 2007 года, находятся под арестом, а остальные участники процесса – под домашним арестом до суда. Аресты были произведены после того, как вскрылось, что обвиняемые завышали расходы на печать учебных материалов, и присваивали разницу. Они также получали «откаты» от нескольких ИТ-компаний за заключение контрактов в рамках проекта.

Начатый в 2001 году «Проект 112», стоимостью свыше 200 млн. долларов, ставил своей целью установить в государственных учреждениях по всей стране интегрированное программное обеспечение, провести обучение чиновников по использованию ИТ-технологий, и наладить межведомственное взаимодействие через общую сеть.

Однако вследствие финансовых, технических и правовых проблем, таких, как неотлаженное программное обеспечение, нерациональное расходование средств и плохое планирование, в апреле 2007 года премьер-министр Тан Дун (Tan Dung) закрыл проект, заявив, что он «не достиг поставленных целей».

VNA


Источник: thanhniennews.com
http://www.thanhniennews.com/society/?catid=3&newsid=51416

понедельник, 26 октября 2009 г.

Государственный электронный архив Швейцарии введен в эксплуатацию

Швейцарский Федеральный архив (BAR) официально принял в эксплуатацию электронный архив. Внедрение проекта «ARELDA - Архивное хранение электронных данных и дел», выполнявшееся в рамках построения «электронного правительства» Швейцарии, успешно завершено в сентябре 2009 года.

Целью проекта, начатого в  2005 году, была разработка информационной системы, обеспечивающей архивное хранение электронных документов. Одновременно в  Швейцарском Федеральном архиве (BAR) была создана организационная структура, обеспечивающая функционирование архива. Теперь Швейцарский Федеральный архив  может принимать на архивное хранение документы органов государственной власти  в электронной форме, обеспечивая их длительное и постоянное хранение, независимо от изменений форматов файлов и технологий хранения данных.

Таким образом, создаются условия, которые позволят к концу внедрения программы электронного управления документами, то есть после 2012 года, сохранять архивные документы только в электронной форме. До этого момента будет также проведена дальнейшая автоматизация, которая позволит обеспечить комплексное управление жизненным циклом информации. Это позволит наладить, в том числе через управление документами, эффективный обмен информацией между всеми органами власти. Швейцарский Федеральный архив оказывает помощь и  консультирует федеральные органы государственной власти при внедрении электронного документооборота и архивирования, а также предлагает соответствующее обучение персонала.

Источник: Die Bundesbehörden der Schweizerischen Eidgenossenschaft
http://www.news.admin.ch/message/?lang=de&msg-id=29301

суббота, 24 октября 2009 г.

На осенней конференции ЭОС

Вчера, 23 октября, прошла традиционная конференция компании ЭОС «Осенний документооборот – 2009». От Росархива выступал А.Н.Артизов. Из его доклада запомнилось обещание выложить для публичного обсуждения проект нового Перечня управленческих архивных документов. Кроме того, Андрей Николаевич посулил, что министерствам и ведомствам придется переписать свои типовые инструкции на основе новых Правил делопроизводства в ФОИВ (кто их, интересно, заставит?), а Росархив будет эти инструкции утверждать.

Сильное впечатление произвел доклад итальянских гостей. Генеральный директор компании SIAV (крупного европейского игрока на рынке ECM) Джованни Сено ярко показал роль законодательства в успехе проектов внедрения современных технологий. Также впечатлила степень проработанности итальянской правовой базы – здесь есть чему поучиться.



Итальянцы приехали «командой» из четырёх человек, и охотно общались с участниками конференции (со мной в том числе – на снимке, слева направо, М.В.Ларин, я, Джулиано Венециани и Андреа Вентурато).

Премия Лихи-2009

14 октября в рамках ежегодного конгресса международной ассоциации специалистов в области управления документами ARMA International, состоялось вручение высшей награды за индивидуальные достижения в сфере управления документами и информацией - премии им. Эммета Лихи. Премия установлена в 1967 году в честь выдающегося американского специалиста (Emmett J. Leahy, 1910-1964) – пионера и новатора в данной области. Лауреатами этой премии были многие выдающиеся североамериканские специалисты, такие, как Чарльз Доллар, Кеннет Тибодё, Лючиана Дюранти и другие. В этом году, однако, премию получила представительница Европы профессор Мариэлла Герсио (Mariella Guercio).

Лауреата премии им. Эммета Лихи за 2009 год профессора Мариэллу Герсио (справа) представляет д-р Лючиана Дюранти, обладатель премии Лихи 2006 года

Ниже приводится перевод речей, которыми обменялись на церемонии вручения Лючиана Дюранти и Мария Герсио.

четверг, 22 октября 2009 г.

PAdES: Новый европейский стандарт электронных подписей, соответствующих требованиям Евросоюза

Европейский институт телекоммуникационных стандартов (European Telecommunications Standards Institute, ETSI) опубликовал состоящий из нескольких частей стандарт, который будет способствовать защищённым безбумажным деловым транзакциям в Европе, в соответствии с требованиями европейского законодательства.

Стандарт определяет серию профилей для подписи PAdES - усиленной электронной подписи для документов в формате PDF - отвечающих требованиям Европейской директивы об основах законодательства Евросоюза в отношении электронных подписей (Директива 1999/93/ЕС).

Стандарт ETSI поддерживает выполнение «Плана действий по электронным подписям и электронной идентификации» Еврокомиссии (правительства Евросоюза). Этот план опирается на существующий опыт в данной области, и нацелен на дальнейшее повышение эффективности трансграничного использования электронных подписей. Открытые технические стандарты, такие как стандарты, выпускаемые ETSI, служат инструментом для обеспечения требуемой интероперабельности, с тем, чтобы, например, документ, созданный и подписанный в одном из государств-членов Евросоюза, мог быть проверен в другом.

Стандарт также учитывает, что подписанные цифровой подписью документы могут сохраняться и использоваться в течение многих лет - даже многих десятилетий. В любое время в будущем, несмотря на технологические и другие изменения, должна иметься возможность проверки документа, чтобы подтвердить действительность подписи на момент его подписания - концепция, известная как поддержка долговременной проверки (Long-Term Validation, LTV).

Новый стандарт был разработан техническим комитетом ETSI по электронным подписям и инфраструктуре (ESI) в сотрудничестве с экспертами по формату PDF. Формат PDF специфицирован в стандарте ISO 32000-1, опубликованном Международной организацией по стандартизации (ИСО), поэтому деятельность ETSI включала анализ и документирование того, каким образом ISO 32000-1 может удовлетворить требованиям европейской Директивы.

Получившийся стандарт подписи PAdES – «Технические спецификации ETSI 102 778» (ETSI TS 102 778) также вносит в формат PDF ряд изменений и расширений, необходимых для того, чтобы удовлетворить требованиям Директивы. ETSI передаст эти европейские доработки обратно в ИСО, для включения в следующую редакцию стандарта на формат PDF - ISO 32000-2.

PAdES дополняет две другие европейские концепции электронных подписей, также разработанные в ETSI техническим комитетом ESI, которые уже получили широкое признание в рамках Европейского союза и ориентированы на приложения, не работающие с человеко-читаемыми документами: CAdES и XAdES (для XML-документов).

Как и все остальные стандарты ETSI, стандарты PAdES, CAdES и XAdES можно бесплатно скачать с веб-сайта ETSI по адресу: http://pda.etsi.org/pda/ .

Источник: сайт epractice.eu
http://www.epractice.eu/en/news/293700

среда, 21 октября 2009 г.

Сроки хранения в нормативных актах

Очередным нормативным актом установлен срок хранения для документов. На этот раз приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н утвержден «Порядок учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы». В нём читаем:

6. Работодатель или уполномоченное им лицо обязан обеспечить хранение журнала выбытия и журнала прибытия в течение 5 лет со дня их оформления в установленном порядке.

Полное название документов, о которых идет речь: «журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации» и «журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы».

Это хорошо, что сейчас ведомства думают о сроках хранения, и устанавливают их в своих нормативных актах. Плохо то, что это делается непрофессионально: обычно срок хранения таких документов отсчитывается от даты внесения последней записи в такой журнал. А под «оформлением в установленном порядке» можно понимать оформление ещё нового пустого журнала.

Кроме того, взят типовой срок хранения, который не учитывает одну особенность, связанную с командировками, например в районы крайнего Севера.

Более подробно о проблеме см. мою статью «Сроки хранения документов по командировкам» журнал «Кадровик», тетрадь 3: «Кадровое делопроизводство», №3, 2009.

вторник, 20 октября 2009 г.

Финляндия: Закон об электронной идентификации

Закон об электронной идентификации должен способствовать предоставлению и использованию идентификационных услуг

Закон о «сильной» электронной идентификации и электронных подписях (Laki vahvasta sähköisestä tunnistamisesta ja sähköisistä allekirjoituksista, 7.8.2009/617, http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2009/20090617 ) вступил в силу с 1 сентября 2009 года. Он заменил Закон об электронных подписях, принятый в 2003 году.

Целью данного закона является создание единых правил для предоставления электронных услуг по сильной идентификации. Закон будет одновременно способствовать предоставлению идентификационных услуг и использованию электронных подписей.

Закон основывается на том принципе, что у пользователей должна быть уверенность в информационной безопасности и защищенности их частной жизни, в случае, когда они используют услуги по «сильной» электронной идентификации.

Финский регулирующий орган в сфере коммуникаций FICORA (фин. Viestintävirasto – «Управление коммуникаций») должен контролировать, чтобы поставщики идентификационных и сертификационных услуг, выдающие квалифицированные сертификаты, исполняли налагаемые на них законом обязательства. Поставщики должны предоставлять в FICORA сведения о начале операций, о существенных изменениях, и о завершении операций. FICORA ведет государственный реестр поставщиков вышеупомянутых услуг.

Кроме того, FICORA может, при необходимости, выпускать технических требования к надежности и информационной безопасности операций провайдеров идентификационных и сертификационных услуг, выдающих квалифицированные сертификаты. Кроме того, FICORA дает советы и публикует рекомендации по вопросам, касающимся идентификационных услуг, электронных подписей и сертификационных услуг, следит за деятельностью международных групп по стандартизации и за международным прогрессом в области сильной электронной идентификации и электронных подписей.

Источник: сайт FICORA
http://www.ficora.fi/en/index/viestintavirasto/uutiset/2009/P_32.html

воскресенье, 18 октября 2009 г.

Латвия: Разработаны процедуры для межведомственного обмена информацией

Государственный секретарь на заседании в четверг, 27 августа 2009 года, представил проект правил Министерства регионального развития и местного самоуправления (Reģionālās attīstības un pašvaldību lietu ministrija, RAPLM). Эти правила определяют порядок обмена информацией в электронной форме между взаимодействующими органами власти, и нацелены на то, чтобы обеспечить и удостоверить точность такой информации.

Проект правил определяет основные требования к электронному обмену информацией, а также основные методы.

Если у поставщика информации она имеется только в бумажной форме, то с бумажного документа снимается электронная копия и передается запрашивающей стороне в соответствии с правилами документооборота.

Правила RAPLM предусматривают, что получатель имеет право ожидать, что поставщик предоставляет ему верную информацию. Для засвидетельствования верности переданной и полученной электронной информации, правила устанавливают требования по протоколированию сведений о потоке информации.

Правила вступят в силу после утверждения их кабинетом министров.

Источник: сайт epractice.eu
http://www.epractice.eu/en/news/293728

суббота, 17 октября 2009 г.

Новости DLM-форума

Очередная встреча членов DLM-форума пройдёт 3-5 ноября 2009 года в шведском городе Харнёсанд (Härnösand - надеюсь, я не очень сильно исковеркала название!). Программа встречи уже опубликована здесь.

В первый день встречи, - помимо обсуждения вопросов, связанных с MoReq2, - руководитель отдела развития и электронного правительства Национальных Архивов Швеции Торбьёрн Хёрнфельдт (Torbjörn Hörnfeldt) расскажет о стратегиях сохранения электронных документов и связанных с этим новых правилах Национальных Архивов Швеции. Представитель Национальных Архивов Словении Татьяна Хайтник (Tatjana Hajtnik) поделится уникальным опытом своей страны по аккредитации услуг в сфере электронного управления документами.

Во второй день наиболее многообещающе звучат такие пункты повестки дня, как доклад д-ра Карен Андерсон (Karen Anderson) об обучении архивистов работе в условиях электронно-цифровой среды; и рассказ Лаури Лехта (Lauri Leht) из Национальных Архивов Эстонии о гибком автоматизированном процессе ввода документов из систем электронного документооборота в электронный архив.

Новый сайт MoReq2

Появился «новый» сайт www.moreq.info , посвященный европейским спецификациям MoReq и MoReq2 (при ближайшем рассмотрении – это одна из внутренних страниц сайта DLM-форума). Он будет выполнять роль официальной домашней страницы спецификаций MoReq.

На закладке «Скачивания» (Downloads) в разделе «Управление MoReq2» (MoReq2 Governance) в настоящее время можно скачать руководство по переводу MoReq2, руководство по написанию национального введения – «нулевой главы», а также описания процессов одобрения перевода и «нулевой главы» Управляющим советом MoReq2. Радует, что все эти документы небольшие (1-2 страницы), написаны простым ясным языком, и содержат вполне разумные требования.

Там же в разделе «Сертификация» (MoReq2 Certificates) можно скачать отчет о сертификации продукта фирмы Fabasoft, и заодно полюбоваться на выданный ей сертификат соответствия.
Первое сообщение в блоге - самое трудное!

Посмотрим, выйдет ли что-нибудь из этой затеи. Во всяком случае, я собираюсь писать здесь о новостях и проблемах в области управления документами и информацией. Если ещё год назад событий было так мало, что по каждому поводу можно было написать и опубликовать полноценную статью, то теперь происходит столько всего, что, видимо, только в формате блога это можно хоть как-то отразить.

В общем, пожелайте мне удачи :)

среда, 7 октября 2009 г.

Американцам придётся теперь быть осторожнее при ведении блогов

5  октября 2009 года Федеральная комиссия США по торговле (Federal Trade Commission, FTC) обновила правила (Свод федеральных нормативных актов, 16 CFR Part 255), регламентирующие использование в рекламных целях результаты исследований и личные заверения. Целью ужесточения регулирования является борьба с рекламой, вводящей потребителя в заблуждение. Изменения вступают в силу с 1 декабря 2009 года. Официальное извещение об изменениях  доступно по адресу: http://www.ftc.gov/os/2009/10/091005endorsementguidesfnnotice.pdf 

Новая редакция нормативного акта затрагивает теперь и интернет-блоггеров. Так, на стр.9 официального извещения сказано следующее: «Таким образом, потребитель, приобретающий продукт за собственные деньги и положительно высказывающийся о нём на личном блоге или в электронной доске объявлений, не будет рассматриваться как лицо, одобряющее продукт. Напротив, сообщения блоггера, который получает плату за то, что высказывается о продукте рекламодателя, подпадают под требования Руководства, независимо от того, получает ли блоггер оплату непосредственно от стороны, продвигающей продукт, или от её имени от третьей стороны.»

Те, кто подпадает под требования FTC, обязаны раскрывать свои финансовые связи с компаниями-производителями, сообщая о полученном вознаграждении. Штраф за неисполнение может достигать 11 тысяч долларов за каждое нарушение.

На стр.10 извещения даются дальнейшие разъяснения: «Например, блоггер может получать продукты от компании с просьбой дать им оценку, но при этом не получать иного вознаграждения, помимо стоимости самого продукта. В данной ситуации вопрос о том, будут ли положительные оценки блоггера считаться «одобрением» в смысле Руководства FTC, будет решаться, помимо прочего, в зависимости от ценности продукта и того, получает ли данный блоггер такие просьбы регулярно. Если данный блоггер часто получает продукты от производителей ввиду того, что им известно о широкой аудитории, которую данный блог привлекает из членов определенной демографической группы, являющейся для производителя целевой, - то высказывания блоггера, скорее всего, будут расценены как «одобрения продукта», равно как и сообщения, публикуемые участниками программ сетевого маркетинга. В равной степени потребители, участвующие в программах «устного» маркетинга, и периодически получающие в рамках этих программ продукты, которым они должны публично дать оценку (в отличие от просто сообщения своего мнения рекламодателю), также с большой вероятностью будут рассматриваться в качестве авторов спонсированных сообщений».

Источник: The Washington Post
http://www.washingtonpost.com/wp-dyn/content/article/2009/10/05/AR2009100503620.html?wpisrc=newsletter&wpisrc=newsletter&wpisrc=newsletter

суббота, 3 октября 2009 г.

Центральный государственный электронный архив Украины подвел первые итоги своей деятельности

Решение коллегии Центрального государственного электронного архива (ЦГЭА) Украины «О состоянии и результатах основных направлений работы архива за 2008 год и о перспективах на 2009 год»  от 20 января 2009 года

Центральный государственный электронный архив (ЦГЭА) Украины был создан распоряжением Кабмина Украины от 12 мая 2007 г. № 279-р.

В течение отчетного периода электронный архив осуществлял мероприятия по выполнению законов Украины «Об электронном документе и электронном документообороте», «Об электронной цифровой подписи», «О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях», а также постановлений и распоряжений Кабинета Министров Украины и приказов Госкомархива Украины.

Выполняя приказы Госкомархива Украины от 26.03. 2008 года № 54, от 07.05.2008 № 86 «Об организации выполнения п.2 поручения Кабинета Министров Украины от 24.04. 2008 г. № 21951\1\1-08, Центральный государственный электронный архив Украины утвердил «Мероприятия ЦГЭА Украины по выполнению Плана мероприятий, направленных на реализацию в 2008 году приоритетов Госкомархива »(приказ № 21 от 23.04.2008 года). Ход работ ежеквартально анализировался и контролировался. Основные пункты мероприятий нашли отражение в квартальных планах работы отделов архива.

Приоритетным направлением деятельности архива является проработка и внедрение технологий постоянного архивного хранения электронных документов и электронных информационных ресурсов.

Во исполнение приказа Госкомархива Украины № 87 от 07.05.2008 года «О мерах по устранению нарушений и недостатков, выявленных Счетной палатой Украины и по реализации решения комитета Верховной Рады Украины по вопросам культуры и духовности» ЦГЭА Украины осуществил ряд организационных мероприятий по укреплению материально-технической базы.

Работники электронного архива принимали участие в совещаниях, семинарах, конференциях проводившихся другими учреждениями.

В июле 2008 года заместитель директора находился в командировке на XVI Международном конгрессе архивов в Малайзии.

Развивается сотрудничество со средствами массовой информации. В четвертом номере на страницах журнала «Архивы Украины» состоялась презентация электронного архива.

В течение отчетного периода значительно укреплена материально-техническая база архива. Отремонтированы две комнаты общей площадью 30 кв. м, где будут размещены отдел формирования НАФ и делопроизводства и отдел информационных технологий. Обустроены 10 новых рабочих мест. Закуплены 7 компьютеров (их сейчас 14), мебель и другое компьютерно-технологическое оборудование.

В новых помещениях установлена локальная сеть, проведено подключение к Интернету. Завершается работа по открытию веб-сайта ЦГЭА Украины. Состоялись торги (тендер) на закупку оборудования для автоматической обработки информации на сумму 250 тыс. гривен. Архив пополнился двумя серверами на процессорах Intel Xeon, серверным шкафом, коммутатором, источником бесперебойного питания. Всего на материально-техническое оснащение использовано 404 тыс.527 грн. Согласно смете на год электронному архиву выделено 1 млн. 205 тыс.300грн, расходы составили 1 млн. 013 тыс. 640 грн.

Проработка и внедрение постоянного архивного хранения электронных документов и электронных информационных ресурсов было основным направлением деятельности электронного архива. Решить данную задачу невозможно без соответствующей нормативно-методической базы, которая по данной проблеме практически отсутствует. Поэтому коллектив архива, согласно плану внедрения научных и методических разработок на год, работал над темами:
  • об определении форматов и метаданных электронных документов;

  • о проведении экспертизы ценности электронных документов и подготовке их к передаче на государственное хранение;

  • о взаимодействии государственных архивов с центрами сертификации ключей;

  • об определении состава сопроводительной документации электронных документов при передаче их на государственное хранение;

  • о порядке приема и передачи электронных документов в государственные архивы;

  • об обеспечении доступности при постоянном хранении электронных документов.
Важное место в развитии нормативной и методической базы отводилось подготовке Концепции функционирования ЦГЭА Украины, работа над которой завершена. Концепция была одобрена нормативно-методической комиссией и решением коллегии Госкомархива Украины и утверждена приказом ЦГЭА Украины.

Она определяет основные цели и принципы функционирования ЦГЭА Украины, которые направлены на создание благоприятных условий для выполнения задач и функций государства в управлении архивным делом и делопроизводством, обеспечение реализации государственной политики в этой сфере, выявления, комплектования электронными документами и электронными информационными ресурсами Национального архивного фонда общегосударственного и местного значения, их учет, сохранность и создание условий для пользования ими.

Начата работа по формированию перечня критериев отбора веб-ресурсов органов государственной власти, учреждений и организаций для передачи их на постоянное хранение.

Задача отбора в архивном деле - это накопление веб-ресурсов в электронном архиве для возможного их использования в качестве источников ретроспективной информации.

Основной задачей электронного архива является обеспечение комплектования электронными документами и электронными информационными ресурсами Национального архивного фонда общегосударственного и местного значения. В состав документов архива входят электронные документы учреждений - источников формирования НАФ, переданные государственными архивными учреждениями. Поэтому взаимодействие и сотрудничество с ними является первоочередной задачей. Для выяснения уровня готовности и выявления основных проблем по профильным вопросам государственным архивным учреждениям были направлены информационные письма - анкеты.

Анализ полученной информации позволяет сделать вывод, что сегодня в органах государственной власти, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях создаются электронные документы с электронной цифровой подписью временного хранения. Электронные документы постоянного, длительного (более 10 лет) хранения практически не создаются, большинство органов государственной власти, органов местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций государственной формы собственности не применяют электронную цифровую подпись, хотя имеют такую возможность.

Постоянно проводится анализ создания электронных документов, использования электронной цифровой подписи, анализ формирования и эффективного использования электронных информационных ресурсов органами государственной власти, предприятиями, организациями, учреждениями.

Новизна проблемы, отсутствие необходимых нормативно-методических актов обязывает коллектив работать и дальше над их совершенствованием. Ведется разработка «Типового положения об архиве электронных документов и информационных ресурсов органа государственной власти, органа местного самоуправления, государственного и коммунального предприятия, учреждения и организации», методических рекомендаций «О проведении экспертизы ценности электронных документов и подготовке их к передаче на государственное хранение» и «О критериях отбора веб-ресурсов».

Насущной остается проблема разработки и утверждения стандартов программного обеспечения, форматов и метаданных, технических стандартов электронной цифровой подписи.

Изучается мировой опыт, обобщается информация и ведется подготовительная работа по разработке методической базы по вопросам форматов и метаданных электронных документов, взаимодействия государственных архивных учреждений с центрами сертификации ключей.

Учитывая сказанное, с целью преодоления проблем электронного архива и обеспечение дальнейшей его работы, коллегия решает:

1.    Отчет о работе Центрального государственного электронного архива за 2008 год принять к сведению.

2.    Одобрить проекты Плана развития архивного дела на 2009 год, Плана научно - исследовательской и методической работы на 2009 год, Плана внедрения научных и методических разработок на 2009 год, Плана работы с кадрами на 2009 год (прилагаются).

3.    Начальникам отделов ЦГЭА Украины обеспечить выполнение первоочередных мероприятий по работе электронного архива в 2009 году:
  • Разработать порядок сотрудничества с организациями и учреждениями, которые причастны к работе ЦГЭА Украины;

  • Активизировать работу по созданию веб-сайта электронного архива;

  • Проработки и внедрения технологий постоянного архивного хранения электронных документов и электронных информационных ресурсов;

  • Разработка и утверждение нормативно-методической базы:
    • порядок передачи ЭД в государственные архивы учреждениями и организациями;
    • типовое программное обеспечение информатизации процессов описания архива;
    • инструкцию по описанию принципов формирования каталога архива, способов его заполнения и использования.
4.     Сектору кадровой и режимно-секретной работы:
  • Наладить отношения с вузами, которые готовят специалистов в области архивного дела и информационных технологий;

  • Проводить работу с кадровым резервом;

  • Сотрудничать с Центром занятости населения.
Заместитель директора,
председатель коллегии            А.Г. Лавренюк

Секретарь коллегии                 Н.В. Романчук


Источник: сайт центрального государственного электронного архива Украины
http://tsdea.archives.gov.ua/about/meeting/data/r200209.php

четверг, 1 октября 2009 г.

AIIM: Уровень управления электронными документами всё еще лишь догоняет уровень бумажного делопроизводства

В конце сентября 2009 года ассоциация специалистов в области управления контентом AIIM в серии «Обзоры состояния отрасли» (AIIM Industry Watch) опубликовала документ под названием «Электронное управление документами: всё еще догоняет бумажное делопроизводство» (Electronic Records Management - still playing catch-up with paper).

Отчёт выпущен по итогам опроса 768 индивидуальных членов AIIM, проведенного с 30 июля по 18 августа 2009 года с использованием веб-инструментария. При анализе во многих случаях исключались данные по организациям с менее чем десятью сотрудниками, а также ответы, полученные от поставщиков продуктов и услуг для управления контентом. Отчет можно скачать на сайте ассоциации, по адресу http://www.aiim.org/Research/Electronic-Records-Management-Research.aspx (требуется пройти регистрацию).

Общий вывод, сделанный авторами отчета, следующий: в большинстве организаций к электронным документам всё ещё относятся менее серьёзно, чем к бумажным. Ответственность за применение хорошей практики управления документами к электронным документам, похоже, лежит скорее на ИТ-службе, чем на службе делопроизводства; и даже там, где разработаны хорошие регламенты, они часто не выполняются, и их исполнение не контролируется.

При этом, однако, всё большее число организаций гармонизируют свои регламенты и процедуры управления электронными и бумажными документами. Многие переходят на чисто электронную модель, связывая воедино свои хранилища документов и информации с целью улучшить процесс выемки поиска и документов в случае судебных разбирательств, а также повысить эффективность оперативной работы.

Основные результаты опроса:
  • В 56% организаций объёмы бумажных документов по-прежнему стабильно растут,  но в 22% - наконец-то появились признаки их сокращения. Одновременно в 70% организаций объёмы электронных документов «увеличиваются быстро», и, как и можно было ожидать, не сокращаются ни в одной организации.

  • В половине организаций поступающие бумажные документы сканируются и затем сохраняются в электронном, а не в бумажном виде. Примерно треть коммерческих организаций подумывает о переходе на чисто электронное хранение документов.

  • Что же касается второй половины организаций, то помимо того, что входящие бумажные документы вручную формируются в дела, в 40% из них вновь созданные офисные документы, а также сообщения электронной почты регулярно распечатываются, для того, чтобы подшить их в бумажные дела.

  • Вероятность отнесения респондентами электронных документов к категории «не управляемых организацией» вдвое выше, чем для бумажных документов.

  • 71% организаций имеют процедуру приостановления уничтожения бумажных документов в случае возникновения судебных исков, к которым те могут иметь отношение. Только 57% организаций имеет подобную процедуру для электронных документов.

  • Процедура отбора и выемки относящихся к делу бумажных документов в случае судебного разбирательства будет затяжной (месяц и более) в 25% организаций, в то время как в случае выемки электронных документов – только в 17% организаций.

  • Большинство компаний при проведении отбора и выемки электронных документов в случае судебных разбирательств полагается на ИТ-службу, в то время, как с бумажными документами разбираются специалисты службы делопроизводства и деловых подразделений.

  • 13% организаций уже используют специальные средства для отбора и выемки документов, и ещё 22% планируют внедрить такие средства. 42% используют для этих целей свои электронные системы управления контентом или документами, и 12% - «Корпоративный поиск» (Enterprise Search – единая система поиска по ряду корпоративных хранилищ информации и документов).

  • Из числа организаций, не имеющих электронных систем управления документами/контентом, 60% не смогут, в случае возникновения проблем, заявить о своей уверенности в том, что их электронные документы не были модифицированы, уничтожены, и что к ним не было неавторизованного доступа.

  • 38% опрошенных признали, что в их организации отсутствует или очень слаб контроль исполнения политики в области управления документами; в 55% организаций отсутствуют руководства по работе с важными сообщениями электронной почты как с документами.

  • 31% организации имеет 20 и более хранилищ контента, которые было бы полезно как-то связать друг с другом. В качестве наиболее приоритетного контента рассматривается электронная почта.

  • В 35% организаций для объединения хранилищ контента используются самостоятельно разработанные средства; ещё 28% использует заказные средства, разработанные для них поставщиками. Спецификация CMIS (Content Management Interoperability Services – службы обеспечения интероперабельности при управлении контентом) заинтересовала пока что 15% организаций.

  • Половина организаций «допускает возможность» хранения документов у местного, идентифицируемого поставщика услуг внеофисного хранения; однако 77% заявили о том, что никогда не будут хранить свои документы в публичном «облаке» (типа того, что предлагают Google, Amazon и Microsoft), даже если получат гарантии того, что хранилище будет располагаться на национальной территории. Однако 67% готовы подумать об использовании корпоративного или государственного «облака».

  • Две трети организаций сохраняют существенную часть своих документов в исходных форматах, таких как Word и Excel, - хотя треть организаций планирует перейти в течение трёх лет на формат PDF/A.

  • Более 70% организаций не имеют каких-либо планов и не предпринимают мер, направленных на обеспечение долговременной архивации электронных документов. У них отсутствуют политики миграции на новые носители и в новые форматы иили виртуализации программных приложений.

  • Ожидается, что расходы на управление документами в течение ближайших 12 месяцев в целом возрастут. В отношении расходов на консультационное облуживание, ожидается небольшое снижение.
Источник: сайт AIIM
http://www.aiim.org/Research/Electronic-Records-Management-Research.aspx