Центральный государственный электронный архив Украины подвел первые итоги своей деятельности

Решение коллегии Центрального государственного электронного архива (ЦГЭА) Украины «О состоянии и результатах основных направлений работы архива за 2008 год и о перспективах на 2009 год»  от 20 января 2009 года

Центральный государственный электронный архив (ЦГЭА) Украины был создан распоряжением Кабмина Украины от 12 мая 2007 г. № 279-р.

В течение отчетного периода электронный архив осуществлял мероприятия по выполнению законов Украины «Об электронном документе и электронном документообороте», «Об электронной цифровой подписи», «О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях», а также постановлений и распоряжений Кабинета Министров Украины и приказов Госкомархива Украины.

Выполняя приказы Госкомархива Украины от 26.03. 2008 года № 54, от 07.05.2008 № 86 «Об организации выполнения п.2 поручения Кабинета Министров Украины от 24.04. 2008 г. № 21951\1\1-08, Центральный государственный электронный архив Украины утвердил «Мероприятия ЦГЭА Украины по выполнению Плана мероприятий, направленных на реализацию в 2008 году приоритетов Госкомархива »(приказ № 21 от 23.04.2008 года). Ход работ ежеквартально анализировался и контролировался. Основные пункты мероприятий нашли отражение в квартальных планах работы отделов архива.

Приоритетным направлением деятельности архива является проработка и внедрение технологий постоянного архивного хранения электронных документов и электронных информационных ресурсов.

Во исполнение приказа Госкомархива Украины № 87 от 07.05.2008 года «О мерах по устранению нарушений и недостатков, выявленных Счетной палатой Украины и по реализации решения комитета Верховной Рады Украины по вопросам культуры и духовности» ЦГЭА Украины осуществил ряд организационных мероприятий по укреплению материально-технической базы.

Работники электронного архива принимали участие в совещаниях, семинарах, конференциях проводившихся другими учреждениями.

В июле 2008 года заместитель директора находился в командировке на XVI Международном конгрессе архивов в Малайзии.

Развивается сотрудничество со средствами массовой информации. В четвертом номере на страницах журнала «Архивы Украины» состоялась презентация электронного архива.

В течение отчетного периода значительно укреплена материально-техническая база архива. Отремонтированы две комнаты общей площадью 30 кв. м, где будут размещены отдел формирования НАФ и делопроизводства и отдел информационных технологий. Обустроены 10 новых рабочих мест. Закуплены 7 компьютеров (их сейчас 14), мебель и другое компьютерно-технологическое оборудование.

В новых помещениях установлена локальная сеть, проведено подключение к Интернету. Завершается работа по открытию веб-сайта ЦГЭА Украины. Состоялись торги (тендер) на закупку оборудования для автоматической обработки информации на сумму 250 тыс. гривен. Архив пополнился двумя серверами на процессорах Intel Xeon, серверным шкафом, коммутатором, источником бесперебойного питания. Всего на материально-техническое оснащение использовано 404 тыс.527 грн. Согласно смете на год электронному архиву выделено 1 млн. 205 тыс.300грн, расходы составили 1 млн. 013 тыс. 640 грн.

Проработка и внедрение постоянного архивного хранения электронных документов и электронных информационных ресурсов было основным направлением деятельности электронного архива. Решить данную задачу невозможно без соответствующей нормативно-методической базы, которая по данной проблеме практически отсутствует. Поэтому коллектив архива, согласно плану внедрения научных и методических разработок на год, работал над темами:

• об определении форматов и метаданных электронных документов;
  
  
• о проведении экспертизы ценности электронных документов и подготовке их к передаче на государственное хранение;
  
  
• о взаимодействии государственных архивов с центрами сертификации ключей;
  
  
• об определении состава сопроводительной документации электронных документов при передаче их на государственное хранение;
  
  
• о порядке приема и передачи электронных документов в государственные архивы;
  
  
• об обеспечении доступности при постоянном хранении электронных документов.

Важное место в развитии нормативной и методической базы отводилось подготовке Концепции функционирования ЦГЭА Украины, работа над которой завершена. Концепция была одобрена нормативно-методической комиссией и решением коллегии Госкомархива Украины и утверждена приказом ЦГЭА Украины.

Она определяет основные цели и принципы функционирования ЦГЭА Украины, которые направлены на создание благоприятных условий для выполнения задач и функций государства в управлении архивным делом и делопроизводством, обеспечение реализации государственной политики в этой сфере, выявления, комплектования электронными документами и электронными информационными ресурсами Национального архивного фонда общегосударственного и местного значения, их учет, сохранность и создание условий для пользования ими.

Начата работа по формированию перечня критериев отбора веб-ресурсов органов государственной власти, учреждений и организаций для передачи их на постоянное хранение.

Задача отбора в архивном деле - это накопление веб-ресурсов в электронном архиве для возможного их использования в качестве источников ретроспективной информации.

Основной задачей электронного архива является обеспечение комплектования электронными документами и электронными информационными ресурсами Национального архивного фонда общегосударственного и местного значения. В состав документов архива входят электронные документы учреждений - источников формирования НАФ, переданные государственными архивными учреждениями. Поэтому взаимодействие и сотрудничество с ними является первоочередной задачей. Для выяснения уровня готовности и выявления основных проблем по профильным вопросам государственным архивным учреждениям были направлены информационные письма - анкеты.

Анализ полученной информации позволяет сделать вывод, что сегодня в органах государственной власти, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях создаются электронные документы с электронной цифровой подписью временного хранения. Электронные документы постоянного, длительного (более 10 лет) хранения практически не создаются, большинство органов государственной власти, органов местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций государственной формы собственности не применяют электронную цифровую подпись, хотя имеют такую возможность.

Постоянно проводится анализ создания электронных документов, использования электронной цифровой подписи, анализ формирования и эффективного использования электронных информационных ресурсов органами государственной власти, предприятиями, организациями, учреждениями.

Новизна проблемы, отсутствие необходимых нормативно-методических актов обязывает коллектив работать и дальше над их совершенствованием. Ведется разработка «Типового положения об архиве электронных документов и информационных ресурсов органа государственной власти, органа местного самоуправления, государственного и коммунального предприятия, учреждения и организации», методических рекомендаций «О проведении экспертизы ценности электронных документов и подготовке их к передаче на государственное хранение» и «О критериях отбора веб-ресурсов».

Насущной остается проблема разработки и утверждения стандартов программного обеспечения, форматов и метаданных, технических стандартов электронной цифровой подписи.

Изучается мировой опыт, обобщается информация и ведется подготовительная работа по разработке методической базы по вопросам форматов и метаданных электронных документов, взаимодействия государственных архивных учреждений с центрами сертификации ключей.

Учитывая сказанное, с целью преодоления проблем электронного архива и обеспечение дальнейшей его работы, коллегия решает:

1.    Отчет о работе Центрального государственного электронного архива за 2008 год принять к сведению.

2.    Одобрить проекты Плана развития архивного дела на 2009 год, Плана научно - исследовательской и методической работы на 2009 год, Плана внедрения научных и методических разработок на 2009 год, Плана работы с кадрами на 2009 год (прилагаются).

3.    Начальникам отделов ЦГЭА Украины обеспечить выполнение первоочередных мероприятий по работе электронного архива в 2009 году:

• Разработать порядок сотрудничества с организациями и учреждениями, которые причастны к работе ЦГЭА Украины;
  
  
• Активизировать работу по созданию веб-сайта электронного архива;
  
  
• Проработки и внедрения технологий постоянного архивного хранения электронных документов и электронных информационных ресурсов;
  
  
• Разработка и утверждение нормативно-методической базы:
• порядок передачи ЭД в государственные архивы учреждениями и организациями;
• типовое программное обеспечение информатизации процессов описания архива;
• инструкцию по описанию принципов формирования каталога архива, способов его заполнения и использования.

4.     Сектору кадровой и режимно-секретной работы:

• Наладить отношения с вузами, которые готовят специалистов в области архивного дела и информационных технологий;
  
  
• Проводить работу с кадровым резервом;
  
  
• Сотрудничать с Центром занятости населения.

Заместитель директора,
председатель коллегии            А.Г. Лавренюк

Секретарь коллегии                 Н.В. Романчук

Источник: сайт центрального государственного электронного архива Украины
http://tsdea.archives.gov.ua/about/meeting/data/r200209.php