пятница, 23 июня 2017 г.

Международный исследовательский проект «ДНК документа»


Данный пост доцента кафедры архивной науки университета Британской Колумбии (Канада) Виктории Лемьё (Victoria Lemieux – на фото) был опубликован 15 июня 2017 года в социальной сети LinkedIn

«ДНК документа» (Record DNA) является частью однолетней междисциплинарной международной исследовательской «сети» по ДНК электронных документов, финансируемой британским Советом по исследованиям в области искусства и гуманитарных дисциплин» (Arts and Humanities Research Council, AHRC). Проект объединяет представителей разных дисциплин, с тем, чтобы получить представление об  их потребностях в плане будущей электронной доказательной базы, попытаться переосмыслить понятие «электронного документа» с точки зрения его компонент (ДНК), и определить тематику будущих глобальных исследований.

Для этого им нужна Ваша помощь!

Участники проекта проводят серию вики-опросов, чтобы, используя краудсорсинг, выявить и расставить по важности проблемы, связанные с управлением электронными документами. В первом опросе задан вопрос: «Каковы риски для сохранения электронных  доказательств с течением времени?», см.  http://www.allourideas.org/recorddna (сейчас также обсуждается следующий вопрос – «Каковы наиболее важные компоненты документа, выполняющего росль свидетельства/доказательства?», см. http://www.allourideas.org/RecordDNAcomponents - Н.Х.).

Центром информирования об этой работе является блог «ДНК документа» ( https://recorddna.wordpress.com/ ), и Вы можете следить за деятельностью группы в Твиттере (см. https://twitter.com/RecordDNA ). Будет также использоваться хэштег #RecordDNA .

Мой комментарий: На упомянутом сайте д-р Элизабет Ломас (Elizabeth Lomas – на фото) из Университетского колледжа Лондона (UCL) пишет следующее: «Мы начинаем нашу серию краудсорсинговых действий и мероприятий по построению сети, которая поможет нам справиться с проблемами, связанными с управлением электронной доказательной базой во времени. Мы начинаем с проведения вики-опроса (опроса, в котором сами участники могут расширять список возможных ответов – Н.Х.) по оценке рисков для управления электронной доказательной базой во времени. Этот механизм создает длинные, упорядоченные по приоритету списки для дальнейшего рассмотрения. Пожалуйста, найдите время, чтобы подключиться и добавить свои мысли по адресу: http://www.allourideas.org/recorddna ».

Далее она отмечает:
«Мы уже получили некоторые интересных дополнений к заданному в опросе вопросу о том, каковы риски для сохранения электронных доказательств во времени. Добавлен ряд идей:
  • «Установление в первую очередь факта существования документа»,

  • «Взаимосвязанный опыт»

  • «Информационная перегрузка в неорганизованной среде - как найти доказательства?»
В рейтинге лидирует в настоящее время следующая мысль: «Невозможность выявить документы в результате их разброса по системам из-за отсутствия согласованной информационной архитектуры или отсутствия заинтересованности соответствующих сторон».

Появились новые интересные идеи, например, такая: «Отсутствие единственной версии истины – что является настоящим документом?»».
Если зайти на сайт опроса, то на главной странице предлагается выбрать из двух вариантов наибольший риск (оба варианта, с моей точки зрения, очень наивные, но мы не должны быть слишком строги к представителям университетской науки :) ). Зато можно добавить свои варианты и посмотреть полный список вариантов на вкладке «View results».

Будет любопытно посмотреть, во что в конечном итоге выльется этот проект :)

Источник: сайт LinkedIn / сайт Wordpress
https://www.linkedin.com/feed/update/urn:li:activity:6280964768174084096/
https://recorddna.wordpress.com/2017/06/14/crowdsourcing-commences-what-are-the-risks-to-maintaining-digital-evidence-over-time/

Ответы на вопрос: Использование печатей в коммерческих организациях


Вопрос: Не могу нигде в источниках найти регламент простановки печати на документах, в частности на письмах. Т.е. мне известно, что обычно печати ставятся на гарантийные письма, письма в налоговые органы, о расторжении договоров. Но где это четко прописано, и прописано ли вообще, Я актуализирую регламент по печатям, и хотелось бы четко прописать, на какие документы не ставятся печати (счета-фактуры, например), а на какие ставятся, при этом не противореча нормативным документам.
Из «Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003»:

Оттиск печати в соответствии с ГОСТ заверяет подлинность подписи на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинности подписи.
….
Инструкция может иметь следующие разделы:
- перечень печатей, используемых в организации;
- места хранения и должности лиц, имеющих право пользования печатями;
- порядок пользования печатями.

Инструкция должна содержать также перечни документов, заверяемых гербовой печатью (печатью организации), печатью без воспроизведения герба или иной символики, печатью структурного подразделения.

На основании нормативных правовых актов и собственного опыта в организации составляется перечень наименований документов, заверяемых гербовой печатью (печатью организации), и перечни наименований документов по каждому структурному подразделению, заверяемых печатью соответствующего подразделения. В перечнях устанавливается, кто персонально и в каких случаях имеет право заверения подлинности подписи документа. Право иметь и пользоваться печатью следует фиксировать в положении о структурном подразделении.
Т.е. получается, что организация сама определяет перечень документов, на которые ставит печать? И о каких правовых актах идет речь?

Ответ: Всё гораздо интереснее - в настоящее время коммерческая организация сама определяет, будет ли у неё вообще печать, или нет.

Федеральным законом от 6 апреля 2015 года № 82-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ» для организаций, созданных в форме обществ с ограниченной ответственностью и акционерных обществ, отменена обязанность иметь печати, за исключением случаев, когда такая обязанность предусмотрена федеральным законом. Сведения о ее наличии должны содержаться в уставе организации (см.: http://rusrim.blogspot.ru/2015/04/blog-post_65.html ).

После вступления в силу этого положения в различные нормативные акты вносились уточнения, устанавливающие, что печать на документы проставляется только при ее наличии (см. http://rusrim.blogspot.ru/2015/09/blog-post_61.html , http://rusrim.blogspot.ru/2015/09/blog-post_14.html, http://rusrim.blogspot.ru/2015/09/blog-post_23.html ), - но в основном в них речь шла о документах, которые организации должны были представлять в органы государственной власти.

Другие ведомства уточняли порядок работы с документами самой организации при отсутствии печати:
  • Приказом Минобрнауки России от 31 марта 2016 года № 352 внесены изменения в «Порядок заполнения, учета и выдачи документов о высшем образовании и о квалификации и их дубликатов», утвержденный приказом Министерства образования и науки РФ от 13 февраля 2014 года № 112.  С 3 мая 2016 года печать проставляется только при наличии на следующих документах: На дипломе и приложении к нему (п.14) и в книге регистрации выданных документов об образовании и о квалификации (п.26).

  • Приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 31 октября 2016 года № 589н утверждены разъяснения по некоторым вопросам применения «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225. Проставление печати на первой странице трудовой книжки, вкладыше в трудовую книжку осуществляется только при ее наличии (см.: http://rusrim.blogspot.ru/2016/11/blog-post_71.html )

  • Приказом Министерства транспорта РФ от 30 ноября 2016 года № 367 внесены изменения в «Правила перевозок пассажиров, багажа, грузобагажа железнодорожным транспортом», утвержденные приказом Минтранса России от 19 декабря 2013 года № 473. Согласно правилам, на оборотной стороне дорожной ведомости делается запись, которая должна подтверждаться подписью отправителя (с указанием должности и фамилии), но с 6 января 2017 года заверять ее печатью отправителя нужно только при ее наличии. (см.: http://rusrim.blogspot.ru/2017/01/blog-post_23.html )
Как мне кажется, в настоящее время организациям стоит задуматься о том, каким образом они будут проверять у контрагентов официальное наличие или отсутствие печати. С эти связаны значительные риски при ведении деловой деятельности.

Вопрос: …И о каких правовых актах идет речь [в Методических рекомендациях]?

Ответ: Поскольку я не являюсь разработчиком методических рекомендаций, могу только предположить, что имеются в виду те самые нормативно-правые акты, в которых устанавливается требование о проставлении печати на тех или иных видах документов :)

Если вернуться к «классике», то:
  • Печать обычно ставилась на официальных документах (в первую очередь тех, что уходили во внешние организации – причем в былые времена печать не ставилась на бланки, но затем практика изменилась), договорах и т.п., особенно тогда, когда в форме присутствовало «место печати»

  • Печать ставилась и ставится с учетом обычаев делового оборота – особенно если Ваши контрагенты сомневаются и не хотят принимать в работу документы без печати. Если Вы на определенные виды документов испокон веку ставили печати, и для Вас такая практика не является обременительной – зачем её пересматривать? :)

  • Печать ставилась на документах, носящих церемониальный характер – например, на почётных грамотах, придавая им солидность.

  • Печати подразделений до сих пор нередко используются для заверения копий документов.

  • При хорошо налаженном делопроизводстве, должен быть утвержден порядок создания, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов. Без этого доказательная сила печатей будет куда меньше.
Я бы рекомендовала посматривать «одним глазом» на старые правила и инструкции, в которых было сказано немало разумного про печати и их использование – и спокойно заимствовала бы из них те положения, которые Вас устраивают и не противоречат современному законодательству и интересам деловой деятельности.

четверг, 22 июня 2017 г.

Китай: Стандарты по вопросам управления документами и архивного дела, часть 4


Продолжая разговор о китайских стандартах в области управления документами, архивного дела и смежных дисциплин (предыдущий пост см. здесь:  http://rusrim.blogspot.ru/2015/11/3.html ), хочу напомнить, что в Китае стандарты по вопросам управления документами и архивного дела, согласно национальной классификации, относятся к группе A14 «Библиотеки, архивы, документы и интеллектуальная деятельность», http://www.csres.com/sort/Chtype/A14_1.html . По международной классификации эти стандарты попадают в раздел 01.140.20 «Информатика», см. http://www.csres.com/sort/ics/01.140.20_1.html .

GB/T 18894-2016 «Требования к архивации и управлению электронными документами» («电子文件归档与电子档案管理规范», Specification on electronic documents archiving and electronic records management) объёмом 19 страниц, взамен редакции 2002 года, действует с 1 марта 2017 года, см. http://www.csres.com/detail/287351.html , текст доступен по адресу http://www.360doc.com/document/17/0409/11/12444660_644090737.shtml

GB/T 31599-2015 «Требования к управлению документами в сфере социального страхования» (社会保险业务档案管理规范 , Archives management regulation of social insurance), объёмом 36 страниц, вступил в силу 1 января 2016 года, см. http://www.csres.com/detail/269373.html

GB/Z 32002-2015 «Информация и документация – Анализ рабочих процессов с точки зрения управления документами» ( 信息与文献 文件管理工作过程分析, Information and documentation—Work process analysis for records, адаптация ISO/TR 26122:2008) объёмом 20 страниц, вступил в силу с 1 апреля 2016 года, см. http://www.csres.com/detail/274444.html

GB/T 32003-2015 «Требования к проведению оценки новых технологий» ( 科技查新技术规范 , Specification of scientific and technical novelty search) объёмом 40 страниц, вступил в силу 1 апреля 2016 года, см. http://www.csres.com/detail/274445.html

GB/T 32004-2015 «Информация и документация. Стойкость и долговечность записи, печати и копирования на бумаге. Требования и методы испытаний» ( 信息与文献 纸张上书写、打印和复印字迹的耐久和耐用性 要求与测试方法 ,  Information and documentation—Permanence and durability of writing, printing and copying on paper - Requirements and test methods, адаптация с изменениями ISO 11798:1999), объёмом 20 страниц, вступил в силу 1 апреля 2016 года, см. http://www.csres.com/detail/274446.html

GB/T 32010.1-2015 «Управление контентом - Переносимый формат для информационных материалов. Часть 1: PDF 1.7» ( 文献管理 可移植文档格式 第1部分:PDF 1.7, Document management - Portable document format - Part 1:PDF 1.7, адаптация ISO 32000-1:2008), объёмом 668 страниц, вступил в силу 1 апреля 2016 года, см. http://www.csres.com/detail/274454.html

GB/T 7714-2015 «Информация и документация. Правила оформления библиографических ссылок и цитирования информационных источников» ( 信息与文献 参考文献著录, Information and documentation - Rules for bibliographic references and citations to information resources, адаптация с изменениями ISO 690:2010), взамен редакции 2005 года, объёмом 28 страниц, вступил в силу 1 декабря 2015 года, см. http://www.csres.com/detail/268225.html

SZDB/Z 136-2015 «Руководство по анализу и использованию патентной информации» ( 专利信息分析与利用指南, Guide for patent information analysis and utilization), вступил в силу 1 мая 2015 года, см. http://www.csres.com/detail/279701.html

SZDB/Z 168-2016 «Требования к единому сервису технологической платформы для публичных библиотек» ( 公共图书馆统一服务技术平台应用规范 , Public Library Unified Service Technology Platform Specification), вступил в силу 1 февраля 2016 года, см. http://www.csres.com/detail/279609.html

SZDB/Z 169-2016 «Функциональные требования к приложениям RFID-технологий, используемым в публичных библиотеках» ( 公共图书馆 RFID 技术应用业务规范, Public Library RFID Technology Application Service Specification), вступил в силу 1 февраля 2016 года, см. http://www.csres.com/detail/279608.html

WH/T 71-2015 «Требования к справочной службе библиотеки» ( 图书馆参考咨询服务规范 , Library reference service specifications), вступил в силу 1 августа 2015 года, см. http://www.csres.com/detail/275438.html

WH/T 72-2015 «Стандарт формирования информационных пакетов для длительного хранения электронных библиотечных ресурсов» ( 图书馆数字资源长期保存信息包封装规范, Information package encoding standard for the long-term preservation of library digital resources), вступил в силу 1 августа 2015 года, см. http://www.csres.com/detail/275439.html

WH/T 73-2016 «Требования к услугам муниципальных библиотек» ( 社区图书馆服务规范 , Community library service specifications), вступил в силу 1 апреля 2016 года, см. http://www.csres.com/detail/282901.html

DA/T 22-2015 «Правила упорядочивания архивных документов» ( 归档文件整理规则 ,
The arrangement rule of archival documents), см. http://www.csres.com/detail/282177.html , взамен ранее действовавшего стандарта DA/T 22-2000. Стандарт вступил в силу с 1 июня 2016 года. Текст стандарта доступен по адресу http://www.saac.gov.cn/news/site2/20151030/00e04ce08970179d527602.doc . О нём также см. мой пост http://rusrim.blogspot.ru/2015/11/blog-post_5.html

DB12/T 553-2015 «Правила работы архивов отделения Коммунистической партии Китая в г. Тяньцзине» ( 天津市中国共产党党员档案管理规范, Regulations regarding the Archives of Chinese Communist Party Tianjin Branch), вступил в силу с 1 марта 2015 года, см. http://www.csres.com/detail/271059.html

GB/T 13190.1-2015 (взамен редакции 1991 года) «Информация и документация – Тезаурусы и совместимость с другими словарями – Часть 1: Тезаурусы для информационного поиска» (信息与文献 叙词表及与其他词表的互操作 第1部分:用于信息检索的叙词表, Information and documentation - Thesauri and interoperability with other vocabularies - Part 1:Thesauri for information retrieval, адаптация с изменениями ISO 25964-1:2011) объёмом 144 страницы, вступил в силу с 1 декабря 2015 года, см. http://www.csres.com/detail/268235.html

GB/T 33289-2016 «Требования к документированию работ по консервации и реставрации хранящихся в коллекциях артефактов из камня» ( 馆藏砖石文物保护修复记录规范, Specification for recording of conservation and restoration on brick and stone collection), вводится с 1 июля 2017 года, см. http://www.csres.com/detail/292789.html

Источник: сайт национального органа по стандартизации
http://www.csres.com

Вышел новый номер журнала Ассоциации канадских архивистов Archivaria


Ассоциация канадских архивистов (Association of Canadian Archivists, ACA) сообщила о выходе очередного, 83-го весеннего 2017 года номера своего журнала Archivaria.

Полные тексты, к сожалению, доступны только подписчикам и членам Ассоциации, однако по ссылкам, данным на странице http://archivaria.ca/index.php/archivaria , можно ознакомиться с аннотациями статей. Как мне кажется, определенный интерес представляют сами темы публикаций, которые приведены ниже:

Статьи
  • Джин Драйден (Jean Dryden) «Понятие «опубликования» в канадском авторском праве: Взгляд с архивной точки зрения» (The Meaning of Publication in Canadian Copyright Law: An Archival Perspective);

  • Марко Болонья (Marco Bologna) «Историческое отложение архивных материалов: Новая интерпретация основополагающего понятия в итальянской архивной традиции» (Historical Sedimentation of Archival Materials: Reinterpreting a Foundational Concept in the Italian Archival Tradition);

  • Сюзанна Беловари (Susanne Belovari) «Историки и веб-архивы» (Historians and Web Archives);

  • Энн-Софи Кларельд (Ann-Sofie Klareld) и Катарина Гидлунд (Katarina L. Gidlund) «Переосмысление архивов как электронных: Последствия «бумажного мышления» при восприятии и определении функций электронных архивов» (Rethinking Archives as Digital: The Consequences of “Paper Minds” in Illustrations and Definitions of E-archive). – Данная статья подготовлена на основе шведского опыта.
Премия Гордона Доддса (Gordon Dodds Prize)

Данная премия, установленная в 2011 году, ежегодно присуждается за лучшую работу по архивной тематике среди студентов магистратур. Премия названа в честь первого президента Ассоциации канадских архивистов Гордона Доддса (1941-2010), который также дольше всех проработал в должности главного редактора журнала Archivaria. Победитель конкурса получает почётный диплом, денежный приз в 100 канадских долларов и публикацию в журнале.

Премию за 2016 год получила Элисон Миллз (Allison Mills) за работу «Учимся слушать: Архивные аудиозаписи и культурная и интеллектуальная собственность коренных народов» (Learning to Listen: Archival Sound Recordings and Indigenous Cultural and Intellectual Property), которая опубликована в данном номере журнала.

Исследования документов

Сара Кук (Sarah Cook) «Запелёнатая история: Кинофотогруппа канадской армии (Canadian Film and Photo Unit) -  создание и повторное использование документов, ре-контекстуализация «потерянного» аудиовизуального культурно-исторического наследия» (Shrouded History: The Canadian Film and Photo Unit, Records Creation, Reuse, and the Recontextualizing of “Lost” Audio-visual Heritage).

Источник: сайт журнала Archivaria
http://archivaria.ca/index.php/archivaria