среда, 26 февраля 2020 г.

Утверждена Инструкция по применению Перечня типовых управленческих архивных документов


Приказом Федерального архивного агентства № 237 от 20 декабря 2019 года утверждена
«Инструкция по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения», которая вступает в силу 25 февраля 2010 года.

Инструкция, прежде всего, дает общее представление о том, для чего, по мнению Росархива, нужен Перечень, и кто в первую очередь должен его использовать в своей деятельности. Предполагается, что это:
  • Экспертные комиссии, делопроизводственных и архивных служб государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, а также

  • Экспертно-проверочных комиссий федеральных государственных архивов, уполномоченных органов исполнительной власти субъектов РФ в сфере архивного дела, государственных и муниципальных архивов, научных организаций, включенных в Перечень федеральных органов исполнительной власти и организаций, осуществляющих депозитарное хранение документов Архивного фонда РФ, находящихся в федеральной собственности.
Инструкция устанавливает, что Перечень:
  • Является нормативным правовым актом, устанавливающим сроки хранения типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организаций, на основе требований действующего законодательства, иных нормативных правовых актов с учетом практических задач хранения документов и их исторической ценности» (п.2.1);

  • Включает виды документов, образующихся при документировании однотипных (общих для большинства организаций) управленческих функций, выполняемых организациями независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности (п.2.2).
Ключевым разделом инструкции, с моей точки зрения, является раздел «IV. Определение сроков хранения документов». Правда, про определение сроков хранение в данном разделе практически ничего не сказано, просто разъясняется, как применять и трактовать то, что указано в перечне.

Сроки хранения архивных документов независимо от места их хранения исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством. Временные сроки хранения реестров, книг, журналов исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором было завершено их ведение (п.4.1).

Мой комментарий: Мне совсем понятно, зачем в подзаконном акте повторять нормы законодательства.
Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

Статья 21.1. Установление и исчисление сроков хранения архивных документов

1. Сроки хранения архивных документов устанавливаются федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частями 1 и 1.1 статьи 23 настоящего Федерального закона.

2. Сроки хранения архивных документов независимо от места их хранения исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством (в значении, предусмотренном пунктом 17 статьи 3 настоящего Федерального закона).
Сроки хранения не зависят от вида носителя и ограничения доступа к ним (п.4.2).

4.3. Сроки временного хранения (1 год, 3 года, 5 лет, 6 лет, 10 лет, 15 лет, 45 лет, 50 лет и 75 лет), установленные Перечнем, должны соблюдаться всеми организациями независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности. После истечения сроков временного хранения документы подлежат уничтожению. Уничтожение документов до истечения сроков их временного хранения запрещается. Нарушение требований о хранении документов влечет за собой ответственность, предусмотренную законодательством Российской Федерации.

Мой комментарий: А вот с требованием о соблюдении сроков хранения я не согласна. Постоянно выявляются факты, когда сроки хранения, установленные Перечнями, противоречат срокам хранения, установленным законами РФ. Росархив вместо того, чтобы разъяснить, как действовать в таких случаях, требует нарушались нормы законов!

Кроме того, Росархив делает вид, что ему неизвестно о том, что сроки и порядок хранения документов организациями целого ряда отраслей по закону устанавливаются банком России.

Документы временного срока хранения не являются архивными документами :) , и  в Перечне архивных документов им не место.

Срок хранения «Постоянно», установленный для определенных видов документов, означает, что, если они образовавшиеся в деятельности источников комплектования государственных или муниципальных архивов, они включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации и подлежат передаче на постоянное хранение после истечения сроков их временного хранения в организациях (п.4.4):
  • 15 лет для документов федеральных органов государственной власти, иных государственных органов РФ (в том числе органов прокуратуры РФ, Центральной избирательной комиссии РФ, Счетной палаты РФ, Центрального банка РФ (Банка России), а также для документов государственных внебюджетных фондов, государственных корпораций, государственных компаний и федеральных организаций;

  • 10 лет для документов органов государственной власти, иных государственных органов субъектов РФ и организаций субъектов РФ;

  • 5 лет для документов органов местного самоуправления и муниципальных организаций.

  • Негосударственные организации передают их в сроки, определенные договором.
Мой комментарий: Все, конечно прекрасно, но это означает, что эти же сроки ведомственного хранения распространяются и на электронные документы – что, вообще говоря, глупо. Об этом знают немногочисленные российские электронные архивисты, а вот авторам Перечня об этом, видно, пока ещё не сказали :)

Напомню также, что срок хранения «постоянно» вовсе не гарантирует того, что документы будут приняты на хранение государственными и муниципальными архивами. Очень часто организации тратят немалые средства на хранение документов, которые никому не нужны - и ни Росархив, ни государственные и муниципальные архивы не несут ответственности за экономический ущерб, который их бестолковость наносит организациям.

В организациях, которые не являются источниками комплектования государственных или муниципальных архивов эти документы хранятся не менее 10 лет.

Мой комментарий: Если документ не нужно хранить более 10 лет, не нужно ставить ему срок хранения «постоянно» - хотя бы для того, чтобы не дискредитировать Перечень ещё больше.

Также разъясняется, что подразумевается под следующими сроками хранения:
  • Срок хранения «До ликвидации организации» -  документы хранятся в организации до её ликвидации, независимо от того, выступает или не выступает эта организация источником комплектования государственного или муниципального архива. При ликвидации организации эти документы подлежат экспертизе ценности на предмет возможного включения в состав Архивного фонда РФ (п.4.5).

    Мой комментарий: Законодательство РФ не предусматривает подобной экспертизы в случае ликвидации организации, не являющейся источником комплектования,-  но мечтать, конечно, не вредно!

  • Срок хранения «До минования надобности» - организация сама определяет их срок хранения, однако этот срок не может быть менее одного года. Этот срок хранения установлен для таких документов, как проекты локальных нормативных актов организации, документы, присланные для сведения, копии документов (п.4.6).

    Мой комментарий: Я ни разу не встречала судебного решения, в котором организацию наказали бы за несвоевременное уничтожение документов с таким сроком хранения – и, думаю, и не увижу :)

  • Срок хранения «До замены новыми» применяется, как правило, к копиям нормативных документов, которые присылаются в организацию для использования в работе, и означает, что они хранятся до их отмены и замены новыми (п. 4.7.).
Срок хранения 50/75 лет, установленный для документов по личному составу, означает следующее (п.4.8):
  • Срок хранения указанных документов, законченных делопроизводством до 1 января 2003 года, составляет 75 лет;

  • Срок хранения указанных документов, законченных делопроизводством после 1 января 2003 года, составляет 50 лет;

  • По истечении данных сроков хранения документы по личному составу, образовавшиеся в процессе деятельности источников комплектования государственных и муниципальных архивов, подлежат экспертизе ценности;

  • Документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся в государственных органах, в которых граждане проходили государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, в течение 75 лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения.
Мой комментарий: В связи с включением в Трудовой Кодекс новых норм, связанных с передачей данных о трудовой деятельности в Пенсионный Фонд РФ, возможно, изменится состав документов и сроки их хранения. Правда, Росархив об этом узнает лишь в следующем столетии :)

Отметка «ЭПК», проставленная к срокам хранения отдельных видов документов, означает, что они могут быть отобраны на постоянное хранение по результатам экспертизы их ценности (п.4.9).

Снижение сроков хранения, установленных Перечнем, запрещается (п. 4.10). Организации вправе продлевать сроки временного хранения при проведении экспертизы ценности. Повышение установленных Перечнем сроков хранения допускается в тех случаях, когда это обусловлено особенностями работы конкретной организации и ее практическими потребностями (п.4.11).

Мой комментарий: Установление в Перечне сроков хранения, превышающих те, что установлены для соответствующих видов документов законодательством, незаконно. Что касается продления сроков хранения, то не всегда это законно, и особенно осторожными следует быть с документами, содержащими персональные данные, для которых цели обработки ПДн достигнуты.

Перечень используется федеральными органами государственной власти, иными государственными органами Российской Федерации, органами местного самоуправления (п.5.1):
  • При подготовке ими перечней документов, образующихся в процессе их деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел для территориальных органов и подведомственных организаций;

  • Всеми организациями при разработке индивидуальных номенклатур дел.
При разработке перечней используется (п.5.2):
  • Структура Перечня;

  • Видовой состав документов, отраженный в его статьях,

  • Сроки хранения документов.
Сроки хранения документов в перечнях не могут быть ниже тех сроков, которые установлены Перечнем для документов того же вида.

При подготовке номенклатур дел используются (п.5.3):
  • Приведенный в перечне видовой состав документов;

  • Установленные перечнем сроки их хранения. Наименования видов документов конкретизируются.
К сроку хранения дается ссылка на статью Перечня. При наличии других перечней, типовых или примерных номенклатур дел дается ссылка на соответствующий перечень (номенклатуру).

Документы должны приниматься на хранение в государственные, муниципальные архивы, как правило, в виде подлинников. При их отсутствии могут приниматься заверенные копии (п.5.4).

Мой комментарий: Последний, юридически безграмотный пункт вообще никакого отношения к Перечню не имеет. Зачем его включили в документ, можно лишь догадываться …

С моей точки зрения, большую часть пунктов Инструкции можно было включить в Перечень в виде комментариев, поскольку на нормы, регламентирующие порядок использования этого документа, они явно «не тянут».

Проблема грамотного установления сроков хранения давняя и, к сожалению, данный документ вряд ли будет способствовать её решению.

Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=345467

вторник, 25 февраля 2020 г.

В мае 2020 года в Хорватии состоится очередная встреча-конференция членов DLM-форума


DLM-форум давно уже не тот, что прежде, но, как говорится, «старая любовь не ржавеет», - и я продолжаю следить за его деятельностью, тем более, что на организуемых им конференциях по-прежнему встречаются заслуживающие внимания доклады. Данный пост подготовлен на основе заметки, опубликованной на датском сайте Digitalbevaring.dk в разделе «События».

Государственный архив Хорватии приглашает членов DLM-форума в Загреб принять участие в ежегодной пленарной встрече-конференции участников форума, которая пройдёт 27-28 мая 2020 года.

DLM-форум - это сообщество, в котором представлены государственные архивы, органы власти, коммерческие организации, научные и образовательные учреждения, а также волонтерский сектор. Члены DLM-форума обмениваются профессиональным опытом и знаниями в области архивного дела, управления документами и жизненным циклом документов и информации.


Источники дополнительной информации:
Мой комментарий: В приглашении представить на конференцию свои доклады, в частности, отмечается:
Искусственный интеллект и управление электронными документами

Цель встречи в Загребе – собрать вместе всех тех в нашем сообществе, кто активно занимается и интересуется темами в области искусственного интеллекта (ИИ), а также потенциальными возможностями его применения для управления электронными документами.

Мы хотели бы представить широкий спектр докладов (включая критические размышления), обсуждающе связанные с искусственным интеллектом вопросы и возможности его использования для управления электронными документами.

Возможные темы докладов включают следующие (но не ограничиваются ими):
  • Концепции, развитие и текущие тенденции в области искусственного интеллекта, которые могут быть применимы к управлению электронными документами;

  • Возможности, которые искусственный интеллект открывает в области архивного дела и в сфере сохранения культурно-исторического наследия в целом;

  • Представление проектов, подходов и результатов применения искусственного интеллекта в интересах управлении электронными документами;

  • Этические проблемы и проблемы законодательно-нормативного регулирования, встающие в связи с внедрением искусственного интеллекта.
Источник: сайт Digitalbevaring.dk / сайт конференции
https://digitalbevaring.dk/begivenhed/dlm-forum-aarlige-generalforsamling/
http://www.dlmforum.eu/files/events/2020Zagreb/DLM_Meeting_Zagreb_2020_Call_for_papers.pdf

Конференция ВНИИДАД: Подходы к проведению экспертизы ценности электронных документов


8 ноября 2019 года на XXVI Международной научно-практической конференции «Документация в информационном обществе: делопроизводство и архивное дело в условиях цифровой трансформации» Всероссийского научно-исследовательского института делопроизводства и архивного дела (ВНИИДАД) (программа конференции см.: http://www.vniidad.ru/Downloads/conferens26/programma.pdf ) с докладом «Подходы к проведению экспертизы ценности электронных документов» выступила старший советник Отдела специальных архивов Архива Республики Словении Министерства культуры Республики Словении Аида Шкоро-Бабич.

Выступает Аида Шкоро Бабич

Видеозапись доклада выложена по адресу: https://www.youtube.com/watch?v=X7ihrSvyUp4



Источник: сайт ВНИИДАД / YouTube
http://www.vniidad.ru/Downloads/conferens26/programma.pdf
https://www.youtube.com/watch?v=X7ihrSvyUp4

понедельник, 24 февраля 2020 г.

Чем новая редакция стандарта э-раскрытия ISO/IEC 27050-1 отличается от предыдущей, на основании которой выпущен ГОСТ?


Как я уже рассказывала, совсем недавно почти одновременно были опубликованы два документа:
  • Вторая редакция международного стандарта ISO/IEC 27050-1:2019 «Информационные технологии - Выявление и раскрытие электронной информации - Часть 1. Обзор и концепции» (Information technology - Electronic discovery - Part 1: Overview and concepts) – о нём см. http://rusrim.blogspot.com/2019/12/isoiec-27050-1.html ; и

  • Российский стандарт ГОСТ Р ИСО/МЭК 27050-1-2019 «Информационные технологии. Методы обеспечения безопасности. Выявление и раскрытие электронной информации. Часть 1. Обзор и концепции», подготовленный на основе первой редакции ISO/IEC 27050-1, выпущенной в 2016 году – о нём см. http://rusrim.blogspot.com/2019/12/27050-1-2019.html
Думаю, вполне естественно, что наших специалистов волнует, не получили ли они очередной раз морально устаревший документ. Этот вопрос беспокоил и меня как участника работы над данным ГОСТом, поэтому, как только текст новой редакции международного стандарта попал в мои руки, я не поленилась сверить тексты первой и второй редакций.

Скажу сразу об общем итоге – различия между двумя документами незначительные, большинство из них связано с исполнением требований ИСО к английскому языку стандартов (и они вообще никак не влияют на русский текст). Единственное сколько-нибудь содержательное изменение внесено в определение одного из терминов (об этом ниже).

В будущем, возможно, в России будет адаптирована и новая редакция ISO/IEC 27050-1, однако, с моей точки зрения, ГОСТ Р ИСО/МЭК 27050-1-2019 вполне ей адекватен, и им можно смело пользоваться.

Подробно выявленные изменения описаны ниже.

Различия между первой и второй редакциями ISO/IEC 27050-1

Раздел 1. Область применения:

В последнем абзаце убраны слова «Стандарт может использоваться в той мере, в какой он не противоречит законам и нормативным актам соответствующей юрисдикции, поэтому необходимо позаботиться об обеспечении соответствия действующим законодательно-нормативным требованиям.» О причине несложно догадаться – ИСО сейчас требует избегать формулировок, которые могут быть истолкованы как «попытки писать законы», поэтому даже вполне невинные (и очевидные) высказывания вроде этого становятся жертвой самоцензуры.

Раздел 2. Нормативные ссылки:

Ранее нормативных ссылок не было, а теперь в разряд таковых переведена ссылка на стандарт ISO/IEC 27000.

Раздел 3. Терминология:

Исчезло определение термина «нормативно-правовой документ, регламентирующий уничтожение/передачу документов» (disposition authority).

Убраны определения терминов «энергонезависимое хранилище данных» (non-volatile storage) и «энергозависимое хранилище данных» (volatile storage). Взамен в определение термина «сохранение» (store) добавлено примечание:
Примечание 1: Под «энергонезависимым хранилищем данных» (non-volatile storage) понимается такое, содержимое которого сохраняется даже после отключения питания, в то время. как под «энергозависимым хранилищем данных» (volatile storage) понимается такое, содержимое которого не сохраняется после отключения питания.
Удалено определение термина «файловый формат раскрытия данных» (production file format).

Вследствие удаления ряда терминов появились ошибки в перекрестных ссылках на термины в данном разделе.

Содержательно изменилось определение термина «очистка носителей информации» (при переводе глагол преобразован в существительное):
Было: 3.23. Очистка носителей информации (sanitization) - Процесс удаления информации с носителей таким образом, чтобы восстановление данных было невозможным при заданном уровне усилий.

Стало: 3.20. Очистка носителей информации (sanitization) – Процесс, делающий доступ к целевым данным на носителе информации невозможным при заданном уровне усилий
Как следствие, термин «очистка» уже не подразумевает именно уничтожение информации, и охватывает, например, криптографическое стирание (т.е. уничтожение ключей шифрования без уничтожения самой информации).

Раздел 5. Общая структура и содержание стандартов серии ИСО/МЭК 27050

Данный небольшой раздел, описывающий входящие в состав серии ISO/IEC 27050 документы, их взаимосвязи и назначение, был полностью переработан. Исчезла диаграмма, удалено упоминание об ISO/IEC 27050-4.

Разделы с 6 по 9

В эти разделы внесены минимальные изменения редакционного характера. Из раздела 6 также удалены все упоминания о стандарте ISO/IEC 27050-4, работа над которым пока что продолжается.

Библиография

Скорректированы ссылки на некоторые стандарты (в т.ч. уточнены гиперссылки). Ссылка на ISO/IEC 27000 перемещена в раздел нормативных ссылок, добавлены ссылки на опубликованные с момент выхода первой редакции стандарты ISO/IEC 27050-2 и ISO/IEC 27050-3.

Источник: сайт ИСО