пятница, 5 июня 2020 г.

Новые «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации»


«Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях» утверждены приказом Росархива от 2 марта 2020 года №24 и вступают в силу с 1 июня 2020 года, см. http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=353044 .

Меня, прежде всего, интересовало в Правилах всё, что касается инноваций в деловых процессах, электронных документов и использования в архивах современных информационных технологий.

Хорошо, что Правила предусматривают возможность использования информационных систем, но это, к сожалению, не означает, что архивы перестают использовать в учетной работе бумажные документы:
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях (утв. приказом Росархива от 2 марта 2020 года №2)

1.4. При наличии в архиве информационной системы, соответствующей техническим требованиям, устанавливаемым уполномоченными федеральными органами исполнительной власти в сфере информационных технологий и информационной безопасности, архив осуществляет хранение, комплектование, учет и использование архивных документов с использованием такой информационной системы.
Организации хранения электронных документов посвящен ЦЕЛЫЙ раздел, который, правда, состоит всего из 3 пунктов: 7.1, 7.2 и 7.3. Приведу их полностью, чтобы коллеги могли их оценить самостоятельно.
7.1. Хранение электронных документов в архиве осуществляется:
  • На физически обособленных носителях - в двух экземплярах, один из которых является основным, другой - рабочим. При этом основной и рабочий экземпляры хранятся в разных архивохранилищах (помещениях), при температурно-влажностном режиме, рекомендованном производителями носителей;

  • В информационной системе архива - на собственном оборудовании архива или в федеральном и (или) региональном хранилище электронных документов.
Мой комментарий: Очень важный вопрос, сколько экземпляров съёмных носителей нужно для того, чтобы обеспечить надежное хранение на них электронных документов. Росархив считает, что достаточно двух (!), причем один экземпляр -  рабочий, т.е. именно его используют для того, чтобы получить доступ к документам.

Не знаю, на основе какого опыта данная норма включена в нормативно-правовой акт, но в большинстве случаев уважающие себя архивы хранят материалы в трёх и более экземплярах, причем один их них обязательно хранится территориально удалённо, - желательно на другом конце страны.

О двух экземплярах можно, на мой взгляд, говорить только в случае хранения материалов гигантского объёма и/или требующих для работы с ними особого оборудования и программного обеспечения…

Замечу, что в современной практике, когда пользователи носители на руки не получают и доступ к документам осуществляется через информационную систему, понятие «рабочего экземпляра» вообще теряет смысл.

7.2. Обязательными условиями хранения электронных документов на физически обособленных носителях являются:
  • Применение носителей, предназначенных для долговременного (свыше 10 лет) хранения информации;

  • Наличие технических и программных средств, позволяющих осуществлять их воспроизведение, миграцию и конвертацию, а также контролировать физическое и техническое состояние;

  • Проведение миграции на новые носители и конвертации в современные форматы;

  • Организация контроля за их аутентичностью, целостностью, достоверностью, пригодностью для использования.
Мой комментарий: В качестве позитивной стороны отмечу отсутствие попыток навязать конкретные виды носителей и программных средств, а также способов конверсии и миграции – для Росархива, с моей точки зрения, это большой шаг вперёд в правильном направлении!

Конечно, было бы совсем уж замечательно, если бы по каждому из этих пунктов в Правилах были бы даны высокоуровневые указания и рекомендации (или отсылки к отраслевой литературе) о том, как реализовать данные требования на практике. Отмечу, что для бумажных документов, по вполне понятным причинам, всё это описано достаточно подробно.

К примеру, положение Правил о проведении миграции и конвертации электронных документов написано так, как  будто каждый архивист у нас знает, что такое  миграция, чем она отличается от конверсии, и как и когда  их можно и нужно проводить.

7.3. Нормативные условия хранения электронных документов в информационной системе архива обеспечиваются:
  • Ее соответствием требованиям законодательства Российской Федерации в области создания, развития, ввода в эксплуатацию государственных информационных систем и хранения в них информации

  • Соблюдением при ее эксплуатации требований информационной безопасности и защиты информации;

  • Резервным копированием электронных документов, в том числе при применении облачных технологий, и их конвертацией в современные форматы.
Мой комментарий: Хочу обратить внимание коллег на то, что у нас уже давно переведен на русский язык и утвержден в качестве государственных стандартов ряд международных стандартов, напрямую касающихся вопросов долговременного хранения электронных документов (см. ниже). В них даются разъяснения по ключевым вопросам, связанным с организацией долговременного хранения электронных документов, так что если потребуется разрабатывать свои локальные нормативно-правовые акты, то можно посмотреть, что по этим вопросам говорится в стандартах:
  • ГОСТ Р 54989-2012 / ISO/TR 18492:2005 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов», http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&id=172688

  • ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009 «Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности», http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&id=172001  ;

  • ГОСТ Р ИСО 13008-2015 «Информация и документация. Процессы конверсии и миграции электронных документов» объёмом 70 страниц, введён с 01.10.2016 года, см. http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&id=193476  ;

  • ГОСТ Р ИСО/МЭК 27037-2014 «Информационная технология. Методы и средства обеспечения безопасности. Руководства по идентификации, сбору, получению и хранению свидетельств, представленных в цифровой форме», http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&id=179958 .
Всё, что написано в правилах, фактически относится только к «бумагоподобным» текстовым электронным документам. Но как быть с многочисленными иными электронными документами и материалами?

Для сравнения: в только что опубликованном «Руководстве по форматам, рекомендованным Национальной Библиотекой и Архивами Квебека (Guide concernant les formats recommandés par BAnQ, см. https://www.banq.qc.ca/documents/archives/archivistique_gestion/publications_proposees/Guide-formats-BAnQ_Final.pdf ) перечислены следующие виды электронных документов, которые архивы провинции Квебек принимают на хранение:
  • Текстовые документы;

  • Презентации;

  • Сообщения электронной почты;

  • Статические графические образы;

  • Аудиодокументы;

  • Видеодокументы;

  • Геопространственные данные;

  • Документы в системах автоматизированного проектирования;
  • м
  • Наборы данных;

  • Материалы веб-сайтов.
У нас архивы хорошо если способны принять хотя бы половину из перечисленного…

Источник: Консультант Плюс:
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=353044

четверг, 4 июня 2020 г.

ETSI: Стандарт «киберпакета для электронных доказательств», подтверждающего целостность данных в ходе судебных разбирательств, часть 1


Данная заметка Клэр Бойе (Claire Boyer - на фото) была опубликована 21 апреля 2020 года на сайте Европейского института телекоммуникационных стандартов (European Telecommunications Standards Institute, ETSI).

Технический комитет CYBER (отвечающий за техническую стандартизацию в области кибербезопасности – Н.Х.) Европейского института телекоммуникационных стандартов (European Telecommunications Standards Institute, ETSI) недавно опубликовал ключевой стандарт для «киберпакета для электронных доказательств» (cyber digital evidence bag, DEB).

В предстандарте ETSI TS 103 643 рассматриваются «методы обеспечения уверенности в электронных материалах, используемых в судебных разбирательствах», и предлагается набор дополнительных инструментов для тех, кому нужно продемонстрировать целостность электронных доказательств.

Наши правовые системы зависят от способности суда положиться на используемые в ходе судебного разбирательства материалы, то есть от уверенности в целостности данных, означающей, что данные не были изменены; и в происхождении данных – когда и откуда они поступили. Для правильного функционирования общества крайне важно иметь уверенность в том, что люди будут признаваться виновными или невиновными на основе точной информации.

Для сравнения: Так выглядит современный пакет для физических вещественных доказательств – Н.Х.

В течение долгого времени существовали различные физические меры, обеспечивающие сохранение целостности информации - например, записная книжка полицейского заполнялась непрерывно и могла им подписываться; а вещественные доказательства помещались в пакеты, которые опечатывались, датировались, подписывались и затем защищённым образом хранились.

Мы все чаще наблюдаем, как цифровые материалы представляются в качестве доказательств в рамках судебного разбирательства. Это может быть файл с жёсткого диска, видеозапись с носимых видеокамер, скриншот электронного документа из базы данных. Важно, чтобы методы обеспечения сохранности доказательств постоянно обновлялись по мере эволюции форматов данных. Спецификации ETSI TS 103 643 ( https://www.etsi.org/deliver/etsi_ts/103600_103699/103643/01.01.01_60/ts_103643v010101p.pdf ) помогают применять такие методов. Обеспечение уверенности в доказательствах обычно содержит «человеческие компоненты», такие, как ответы на вопросы, были ли вовлечённые люди должным образом обучены и компетентны, или же правильно ли провёл техник тестирование и калибровку оборудования. Но там также есть программный, или машинный компонент, и могут возникнуть вопросы: были ли алгоритмы достаточно сильными? Как использовались и хранились хеши?

«Данные новые спецификации ETSI помогают обеспечить уверенность в программных/машинных аспектах, помогая людям создавать соответствующее программное обеспечение, которое можно будет использовать в суде, и которое сможет выдержать проверку временем», - говорит Алекс Лидбитер (Alex Leadbeater), председатель технического комитета ETSI CYBER. «Документ направлен на то, чтобы обеспечить заверение ключевых судебных материалов экономически эффективным способом, и экономит время тех, кто вовлеч1н в процесс».

Клэр Бойе (Claire Boyer)

(Окончание следует)

Источник: сайт ETSI
https://www.etsi.org/newsroom/press-releases/1754-2020-04-etsi-releases-standard-for-cyber-digital-evidence-bag-to-confirm-integrity-of-data-in-legal-proceedings

Международный совет архивов: Расписание мероприятий на Международной неделе архивов


Как Вы уже, возможно, знаете, с 8 по 14 июня Международный совет архивов (МСА) проводит Международную неделю архивов, а 9 июня очередной раз отмечается Международный день архивов. К сожалению, российские архивисты пока что не склонны активно участвовать в этом мероприятии – однако «первые ласточки» в социальных сетях, тем не менее, видны :) – см, например, здесь: https://twitter.com/ICArchiv/status/1263870161951621122

В последних числах мая на сайте и в новостной рассылке МСА была опубликована приведенная ниже информация о проведении в рамках Международной недели архивов серии вебинаров.

Присоединяйтесь к нам на Международной неделе архивов 8-14 июня 2020 года!

Воспользуйтесь этим глобальным событием -Международной неделей архивов - чтобы больше узнать о роли архивов, поделиться своим опытом и рассказать о важности своей работы в своем учреждении, подразделении или компании.

Давайте покажем и расскажем, что архивисты и специалисты по управлению документами абсолютно необходимы для сохранения памяти мира, и что каждый день их деятельность открывает новые возможности для «общества знаний»!

Международная неделя архивов (хештег #IAW2020) будет проходить с 8 по 14 июня, и каждый её день будет посвящён определенной теме:
  • Понедельник, 8 июня: Открытие.

    Вебинар дня: в 19:00 по московскому времени (18:00 CET) «Итоги семинара «Отражение ИТ в архивных фондах радио и телевидения»» (Retour d'experience sur un datasprint "l'imaginaire de l'informatique au travers des fonds d'archives de radio et TV) – на французском языке. Доступ на странице: ICA Facebook Live, https://www.facebook.com/ICAInternationalCouncilonArchives/live/

  • Вторник, 9 июня. Тема дня: Цели устойчивого развития (Sustainable Development Goals, SDGs) и #AnArchiveIs (это хештег кампании МСА в социальных сетях, в рамках которой участники говорят о том, чем для них являются архивы – Н.Х.).

    Вебинары дня:

    • в 17:00 по московскому времени (16:00 CET) «Социальная функция архивов» (La función social de los Archivos) – на испанском языке. Регистрация на участие по адресу https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSdZd9TwdmgKH3WoxRyWzIG5ChJT06dpws6dddQmpyEcvq1cEw/viewform

    • в 19:00 по московскому времени (18:00 CET) «Искусственный интеллект и архивы» (AI and Archives) – на английском языке.  Регистрация на участие в этой Zoom-конференции по адресу: https://clirdlf.zoom.us/webinar/register/WN_B4D4UoePSEC18wW8KW2Clg . Этот вебинар будет вести генеральный секретарь МСА д-р Антея Селес (Anthea Seles).

  • Среда, 10 июня. Тема дня: «Обеспечение электронной сохранности» (совместно с британской Коалицией по электронной сохранности - Digital Preservation Coalition, DPC).

    Вебинар дня: в 16:00 по московскому времени (15:00 CET) «Что бы я хотел бы знать о электронной сохранности …» (What I wish I knew about Digital Preservation…) – на английском языке.  Доступ на странице: ICA Facebook Live, https://www.facebook.com/ICAInternationalCouncilonArchives/live/

  • Четверг, 11 июня. Тема дня:  Доказательства и правда (Evidence and Truth). В этот день вебинаров нет.

  • Пятница, 12 июня. Тема дня: «Изменение климата и культурно-историческое наследие» (совместно с Международным советом по сохранению памятников и достопримечательных мест ИКОМОС - ICOMOS).

    Вебинар дня: в 15:30 по московскому времени (14:30 CET) «Изменение климата и культурно-историческое наследие – Призыв к действию!» (Climate Change and Cultural Heritage: a call to action!) – на английском языке. Доступ на странице: ICA Facebook Live, https://www.facebook.com/ICAInternationalCouncilonArchives/live/

  • Суббота, 13 июня. Тема дня: «Открытые стандарты и открытые инструменты» (совместно с Ассоциацией архивистов и специалистов по управлению документами испанской провинции Каталония - Associació d’Arxivers i Gestors de Documents de Catalunya).

    Вебинар дня: в 17:00 по московскому времени (16:00 CET) «Архивирование социальных сетей» (Archiving Social Media) - на испанском языке.  Доступ на странице: ICA Facebook Live, https://www.facebook.com/ICAInternationalCouncilonArchives/live/

  • Воскресенье, 14 июня. Тема дня: «Будущее профессии» (совместно с группой «молодых профессионалов» МСА).

    Вебинар дня: в 13:00 по московскому времени (12:00 CET) «Воскресный кофе/чай для молодых специалистов» (New Professionals Sunday Coffee (or Tea)) – на английском языке. Доступ на странице:  ICA New Professionals Facebook LiveStream, https://www.facebook.com/ICA-New-Professionals-Nouveaux-professionnels-1594390744107857/
Источник: сайт МСА / новостная рассылка МСА за май 2020 года
https://www.ica.org/en/iaw2020-webinars-programme 

Заседания Научно-методических советов архивных учреждений федеральных округов пройдут в формате видеоконференции


Федеральное архивное агентство (Росархив) направило председателям научно-методических советов архивных учреждений федеральных округов и руководителям уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела информационное письмо от 26 мая 2020 г. №4/1290-А.

Учитывая сложную санитарно-эпидемиологическую обстановку в стране, ведомство рекомендовало воздержаться от проведения в 2020 году заседаний Научно-методических советов (далее НМС) архивных учреждений федеральных округов в очном режиме.

Оно предложило подготовить и провести однодневные заседания в формате видеоконференций в удобное время (с учетом разницы часовых поясов) - и в сроки, согласованные с Росархивом, поскольку планируется участие в заседаниях представителей ведомства. Для проведения видеоконференций предлагается использовать программное обеспечение типа TrueConf, Skype, Zoom и др.

Председатели НМС архивных учреждений федеральных округов должны направить до 15 июня 2020 года в Росархив по электронной почте информацию о сроках и времени проведения заседаний, их повестке, а также о выбранном программном обеспечении.

Одновременно Росархив сообщил, что в условиях сохранения угрозы распространения коронавирусной инфекции вопрос о форме и сроках проведения в Казани заседания Совета по архивному делу остается открытым.

Мой комментарий: В этой связи я обращаюсь к коллегам с предложением. Проведение заседаний НМС в формате видеоконференции позволяет предоставить возможность принять в них участие всем желающим – послушать доклады и. может быть, даже задать свои вопросы. 

Понимаю, что руководителям Росархива, наверное, страшно решиться на такой разгул демократии и открытости – но здесь могу заверить их на основе собственного опыта: при наличии грамотного модератора всё пройдёт чинно и благородно! :)

Учитывая, что в этом году вряд ли состоятся намеченные на осень конференции, было бы здорово предоставить коллегам возможность пообщаться хотя бы в удаленном режиме. Я бы первая записалась :)

Источник: Официальный сайт Федерального архивного агентства
http://archives.ru/documents/letter-26-05-2020.shtml