Данная заметка была опубликована 21 января 2026 года на сайте китайской интернет-компании NetEase, Inc. (网易) в учётной записи «Системы управления архивами Хуэйботун» (会博通档案管理系统). Бренд Хуэйботун (会博通) принадлежит «Шаолиньской технологической компании» ( 广东绍林科技开发有限公司, Guangdong Shaolin Technology Development Co., Ltd. из приморской провинции Гуандун (广东) на юго-востоке Китая, граничащей с Гонконгом и Макао.I. «Рост относительной ценности» бумажных документов: от повседневного носителя информации до ключевого активаВ эпоху цифровизации ниша бумажных документов постоянно сокращается за счет распространения электронных носителей, однако остающиеся бумажные документы претерпевают трансформацию, превращаясь из «повседневных офисных материалов» в «ключевые активы». Их незаменимость обусловлена тремя основными факторами:
1. Наилучшее юридическое доказательствоВерховная народная прокуратура Китая (最高人民检察院) четко указала на то, что физические бумажные документы обладают более высокой степенью аутентичности и юридической силой, и что являются оригинальными доказательствами, которые электронные документы не могут заменить.
Будь то документы слушаний по судебным делам, патентные свидетельства предприятий (на что обратил внимание Гао Декхан (高德康 –
крупный китайский предприниматель и экономист – Н.Х.), говоря о ключевых документах негосударственных предприятий) или документы государственных учреждений, - оригинальные бумажные документы являются наилучшим доказательством, обладающим всей полнотой юридической силы.
Выпущенное Государственным архивным управлением Китая «Положение об управлении архивами государственных учреждений» (机关档案管理规定, утв. Приказом №13 Госархива КНР от 11 октября 2018 года, см.
https://www.saac.gov.cn/daj/xzfgk/202112/6e4f1d909e2443fc85111b8f82973e37.shtml ) дополнительно требует (ст.36), чтобы передаваемые на архивное хранение документы являлись оригиналами, а электронные документы передавались вместе с их бумажными копиями, что с институциональной точки закрепляет ключевую роль бумажных документов.
2. «Физический барьер» с точки зрения защиты данных
Электронные документы зависят от аппаратного обеспечения и программных систем, и подвержены таким рискам, как вирусные атаки, хакерские взломы и несовместимость форматов. У бумажных документов возникает естественный «защитный барьер» ввиду их физической стабильности.
В случае непреднамеренного повреждения электронных данных оригинальные бумажные документы становятся единственным надёжным источником для восстановления данных.
Эта логика «двойного резервирования» особенно важна в таких чувствительных областях, как судебная система, финансы и государственное управление.
Практической демонстрацией такого подхода может служить то, как Судебное управление в дельте реки Чжуцзян (珠三角某司法局) внедрило совместное управление бумажными и электронными документами с помощью системы Хуэйботун (Huibotong), обеспечив 100% безопасное и контролируемое использование документов
3. Жизнестойкость при долговременном храненииСохраняемые в надлежащих условиях бумажные документы могут хранить информацию до 100 лет и более, что значительно превышает срок службы электронных носителей информации. Для имеющих постоянную ценность исторических документов, документов о значимых событиях и ключевых корпоративных документов, бумага остается наиболее надежным вариантом долгосрочного хранения.
Рабочая станция Huibotong поддерживает высокоточное сканирование с разрешением 600 точек на дюйм и архивирование в формате PDF/A, как обеспечивая оцифровку бумажных документов, так способствуя сохранности имеющих долговременную ценность бумажных оригиналов, тем самым идеально балансируя немедленную доступность и долговременную сохранность.
II. Совместное использование технологий: Результаты оцифровки не подменяют, а усиливают ценность бумажных документовДля архивов основная инновация, связанная с внедрением интеллектуальной цифровой рабочей станции Huibotong, заключается в создании совместной экосистемы «бумажные + электронные документы», а не просто в переходе «от бумаги к электронным документам». Эта модель совместного использования технологий экспоненциально увеличивает ценность бумажных документов:
1. Интеллектуальная обработка решает проблему «трудностей использования»Основными проблемами использования бумажных документов являются медленный поиск и трудности в работе с ними. Технологии Huibotong распознавания текста с использованием искусственного интеллекта (AI-OCR) и интеллектуального извлечения метаданных позволяют преобразовывать бумажные документы в двухслойные PDF-файлы с возможностью поиска - слой изображения сохраняет исходный вид, а слой распознанного текста обеспечивает возможность полнотекстового поиска.
В сочетании с 32 Гб оперативной памяти и процессором Intel Core i7. система Huibotong обеспечивает высокоскоростное сканирование со скоростью 60 страниц в минуту и возможность обработки более 10 тысяч страниц в день, повышая эффективность использования бумажных документов на 300% и полностью меняя традиционную проблемную ситуацию, когда бумажные документы оказываются «ненаходимыми и неизвестными».
2. Управление всем жизненным циклом обеспечивает «физическую безопасность»Благодаря таким аппаратным решениям, как пункты приема документов, интеллектуальные шкафы для хранения и отслеживание с помощью RFID-радиометок, решение Huibotong создает систему управления бумажными документами на протяжении всего их жизненного цикла, охватывающую начиная от сбора/захвата, хранения, использования, и вплоть до уничтожения.
После внедрения этой системы одна производственная компания добилась бесшовной интеграции бумажных документов со своей ERP-системой и/или MES-системой оперативного управления производством. Это не только обеспечило безопасность оригинальных производственных документов, но и одновременно позволило реализовать передачу оцифрованных бумажных документов в режиме реального времени через API-интерфейсы, тем самым разрешив конфликт между «хранением на бумаге» и «цифровым обменом информации».
3. Интеграция в рамках экосистемы расширяет сферу примененияЦенность бумажных документов заключается не только во внутренне присущей им ценности, но и в их интеграции в деловые системы.
Решение Huibotong поддерживает интеграцию в единую экосистему таких ключевых систем, такими как системы офисной автоматизации (Office Automation, OA), ERP-системы управления корпоративными ресурсами и системы оперативного управления производством (Manufacturing Execution System, MES), что даёт возможность напрямую использовать данные из оцифрованных бумажных документов для принятия деловых решений.
Одна инвестиционная группа использовала решение Huibotong для автоматизации всего процесса «оригинальный контракт -> оцифровка -> ввод данных в ERP-систему», сохраняя при этом юридическую силу оригинального контракта и глубоко интегрируя информационную ценность бумажных документов в цепочку деловых процессов.
III. Проверка практикой: Основные сценарии использования бумажных документов в ключевых областяхОт государственных органов и учреждение до коммерческих организаций, от юриспруденции до производства, важность бумажных документов особенно заметно проявляется в следующих ключевых вариантах их использования:
1. Государственный секторОпыт управления документами судебного управления в дельте реки Чжуцзян демонстрирует, что бумажные документы являются основой для административного контроля и судебного надзора. Цифровизация снижает частоту обращения к бумажным оригиналам документов (тем самым защищая их) и повышает эффективность судопроизводства благодаря использованию интеллектуального поиска.
2. Коммерческий сектор
Ключевые бумажные документы, такие как патентные свидетельства, соглашения о долевом участии и крупные контракты, формируют основу для исполнения коммерческими организациями законодательно-нормативных требований.
Ранее упомянутая инвестиционная группа, используя решение Huibotong, реализовала для этих документов подход «хранение оригиналов документов + цифровая авторизация», обеспечивая безопасность активов и одновременно поддерживая удаленный доступ.
3. Производственный секторИнтеграция бумажных документов, такими как производственные чертежи и отчеты о контроле качества, с MES-системой оперативного управления производством обеспечивает сохранность оригинальных документов производственного процесса и позволяет отслеживать качество посредством обмена электронной информацией. В результате упомянутая ранее производственная компания добилось 50% повышения эффективности отслеживания проблем с качеством продукции.
IV. Заключение: В цифровую эпоху ценность бумажных документов обусловлена их незаменимостьюВолна цифровизации не привела к уничтожению бумажных документов; вместо этого она высветила их незаменимые ключевые ценные качества – юридическую значимость, физическую безопасность и пригодность для долговременного хранения.
Появление интеллектуальных рабочих станций, таких как решение Huibotong, благодаря модели «поддержка передовыми технологиями + совместное использование в рамках экосистемы», освободило бумажные документы от ярлыков вроде «неэффективные и сложные для эффективного использовании», трансформировав их в ключевые по важности носители основных активов организации.
Согласно философии «расширении возможностей организаций с помощью документов» компании Guangdong Shaolin Technology Development, конечная цель цифровизации заключается не в устранении бумажных документов, а в том, чтобы позволить как бумажным, так и электронным документам проявить свои сильные стороны, максимизируя ценность документов за счет их взаимодополняемости.
Для организаций игнорирование важности бумажных документов означает отказ от юридической мер защиты, от барьера безопасности и от исторического наследия; в то время как эффективное использование цифровых инструментов для реализации ценности бумажных документов имеет важнейшее значение для построения «двойной линии защиты» основных активов в цифровую эпоху.
Источник: сайт компании NetEase, Inc.
https://www.163.com/dy/article/KJQAA3450518QM6N.html
