Данная заметка архивиста и консультанта Марго Ноут (Margot Note – на фото) была опубликована 4 октября 2021 года на сайте компании Lucidea.Архивные документы содержат важную историческую информацию. В качестве первоисточников они дают пользователям возможность максимально «приблизиться» к прошлому. Часто они содержат информацию, которая с юридической или этической точки зрения должна оставаться конфиденциальной.
Субъекты персональных данных часто не знают о том, что сведения о них представлены в архивных коллекциях, что ставит архивистов в сложное положение, поскольку им приходится открывать доступ к документам, обеспечивая одновременно защиту прав физических лиц. Архивисты пытаются разрешить этот конфликт таким образом, чтобы соблюсти одновременно интересы архива, создателей документов и исследователей. В цифровом мире достижение баланса интересов ещё больше усложняется по мере того, как архивисты определяют ожидания субъектов в отношении онлайн-доступа.
Рамки законаИногда решение об исключении информации из состава электронных архивов чётко определяется федеральным законодательством США, когда, например, речь идёт о персональной информации о здоровье (personal health information) или о документах об образовании, защищаемых соответственно законом «О перемещаемости медицинского страхования и его подотчётности» (Health Insurance Portability and Accountability Act, HIPAA) и законом «О праве семьи на образование и защиту личной жизни» (Family Educational Rights and Privacy Act, FERPA -
закон США, защищающий персональные данные в документах, касающихся школьников - Н.Х.)
Кроме того, законодательство также предусматривает защиту от разглашения персональных данных (personally identifiable information, PII). К персональным данным относится любая хранимая организацией информация, содержащая (не ограничиваясь этим) сведения об образовании и финансовых транзакциях, здоровье, судимости и/или историю трудовой деятельности. К ним также относится информация, которая может быть использована для установления личности человека - например, имя и фамилия, номер социального страхования, дата и место рождения, а также иные персональные данные, связанные с конкретным человеком.
Круглосуточно работающий читальный залС оцифровкой архивных документов связан ряд правовых и этических требований и обязательств. Например, кодекс этики Общества американских архивистов (Society of American Archivists, SAA) требует, чтобы архивисты защищали права на неприкосновенность частной жизни как доноров (источников комплектования), так и отдельных лиц и групп, которые являются субъектами архивных документов; и принимали во внимание этические обязательства по обеспечению доступа к историческим источникам для научно-исследовательских целей.
С электронными документами связан ряд юридических проблем, поскольку вследствие оцифровки материалы становятся более доступными, а при широком доступе любые раскрытые персональные данные могут достичь гораздо более широкой аудитории и, следовательно, причинить больший вред. Кроме того, непрозрачность конфиденциальной информации в физических коллекциях и фондах подрывается электронными архивами, которые дают возможность глобальной аудитории вести точный поиск по документам - до оцифровки исследователям приходилось лично приходить в читальные залы и физически вести поиск в коллекциях, чтобы найти ту же информацию.
Не забывайте меняПраво быть забытым - это право требовать, при определённых обстоятельствах, удаления персональных данных о человеке из результатов поиска в Интернете и из иных справочников. Конкретные детали и рамки применения этого права всё ещё разрабатываются и обсуждаются на международном уровне. Однако по мере того, как всё больше материалов оцифровывается и становится доступными онлайн, те материалы, которые, доступность которых, как мы думали, была ограниченной - например, негативная новость о человеке в местной газете, опубликованная несколько десятилетий тому назад, - теперь, по-видимому, навечно остаются доступными в Интернете.
Архивы всё активнее выкладывают материалы в своих цифровых коллекциях, что повышает вероятность их привлечения к юридической ответственности за публикацию персональных данных. Защита персональных данных является проблемной задачей для архивов, поскольку многие архивисты считают конфликтующими ценностями свою ответственность за сохранение неприкосновенности частной жизни и ответственность за большую доступность архивных документов.
Стратегии защиты персональных данных в архивахКак следствие, архивисты используют ряд стратегий для экспертизы высокочувствительной информации и снижения рисков причинения вреда, связанного с нарушением неприкосновенности частной жизни. Архивисты переконструировали ряд процессов с тем, чтобы способствовать снижению связанных с персональными данными рисков при выполнении работ по оцифровке, включая политики и процедуры отбора, обращение к донорам и субъектам за разрешениями и цензурирование чувствительной информации. Стратегии предусматривают тщательный отбор материалов для электронной публикации, возможность получения обратной связи от упомянутых в архивных коллекциях третьих лиц, разработку политик реагирования на возможные жалобы и адаптацию порядка доступа к особенностям чувствительных коллекций. Кроме того, архивы часто включают политики удаления, которые позволяют субъектам архивных материалов запрашивать удаление онлайн-материалов.
Если, например, архивисты выявляют содержащие персональные данные материалы, то им следует оценить их потенциальную ценность для исследований и решить, что делать с ними дальше. Если документ имеет высокую потенциальную научно-исследовательскую ценность, архивисты могут решить оставить его в составе коллекции. Они могут физически удалить его из коллекции и поместить в хранилище с ограниченным доступом; или оставить в составе коллекции, удалив из него чувствительную информацию. Цензурирование электронных документов может выполняться с помощью программного обеспечения, а физических документов – посредством закрытия информации и изготовления копии. Если документ не имеет научно-исследовательской ценности, архивисты могут исключить его из фондов его и официально удалить из коллекции.
Мой комментарий: Эти рекомендации очень ярко показывают, что в США большинство «архивов» на самом деле таковыми не являются, а представляют собой музейные коллекции. Разница простая – фонды архива в максимальной степени поддерживаются в своём первозданном виде и без какого-либо вмешательства, способного исказить из состав и интерпретацию; в то время как музейные коллекции – это набор нравящихся их владельцу и, возможно, выдернутых из общего массива и из соответствующего контекста материалов, доверять которым можно с очень большой оглядкой. Поддержка интересов всех заинтересованных сторонНезависимо от того, какие стратегии они используют, архивисты должны сбалансировать законодательно-нормативные и иные обязательные требования и этические соображения в отношении доступности. Архивисты должны обеспечивать как можно больший доступ, с учётом особенностей той информации, которую содержат имеющие непреходящую ценность документы.
Марго Ноут (Margot Note)Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/privacy-concerns-in-archival-records/
