четверг, 10 июля 2025 г.

О сопроводительных письмах, часть 2

(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2025/07/1_01617535245.html )

Теперь я вернусь немного назад к своему утверждению: «Сопроводительное письмо не имеет ничего общего с существованием самого документа, оно связано только с процессом его передачи». Это означает, что если я отправляю несколько основных документов одному и тому же получателю в рамках одной операции, то каждому основному документу не нужно иметь собственное сопроводительное письмо. Сопроводительное письмо касается процесса отправки, а не документа. Не каждый документ должен сопровождаться сопроводительным письмом. Однако в таких ситуациях ясно, что каждый документ, включенный в переписку, должен иметь свой собственный идентификатор (регистрационный номер).

Но что, если сопроводительное письмо на самом деле является распоряжением (ordin)? В Инструкции по административной работе от 1942 года было просто сказано (цитирую по памяти): 

  • Зарегистрированная бумага представляет собой официальный документ, акт (act); 

  • Бумага, поступившая от вышестоящих лиц - это предписание (ordin); 

  • Бумага, поступившая от нижестоящих лиц - это рапорт (raport); 

  • Бумага, проходящая между субъектами одного ранга - это переписка (corespondență). 

Мой комментарий: Думаю, интересно сравнить сказанное с тем, что было написано в книге В.Малинко «Справочная книжка для офицеров», изд. 1915 года, раздел XVI "Положение о письмоводстве", стр. 299 (см. рис. ниже).


Между тем, появились квазинаучные «изыскания» (о таких я уже рассказывал, сопоставляя «рапорт» (raport) с докладной запиской (notă raport): единственное различие, которое я выявил, заключается в том, что «рапорт» - это не для любого простолюдина, а только для дворян; простолюдины пишут докладные записки…). Однако все можно упростить: если сопроводительное письмо приказывает что-либо, то это не сопроводительное письмо, а приказ. Если сопроводительное письмо сообщает о чём-либо, то это не сопроводительное письмо, а отчет, рапорт, доклад. Иными словами, в таких случаях этот документ не нуждается в объяснениях, анализе и данных о контексте, потому что он сам по себе является самодостаточным документом. 

Итак, что такое сопроводительное письмо? (переведено и адаптировано)

Сопроводительное письмо должно быть кратким «препроводительным письмом» (cover letter), которое (очевидно) сопровождает более сложный документ с тем, чтобы объяснить «некоторые вещи» о нём.

Сопроводительное письмо разъясняет

  • цель документа, чтобы получатели понимали, что именно они читают и почему этот документ был им направлен;

  • требования или инструкции, касающиеся прилагаемого документа;

  • включает конкретные детали и основные моменты, представленные в документе, если документ сложный.

Итак, сопроводительное письмо необходимо, когда:

  • Вам нужно объяснить требования или инструкции, касающиеся прилагаемого документа;

  • Вы отправляете документ, требующий действий со стороны получателя (например, рассмотрение или одобрение), и это не ясно из содержания документа;

  • Вам нужно объяснить, почему прилагаемый документ следует прочитать и рассмотреть;

  • необходимо подчеркнуть важные моменты документа.

В дополнение к обычным реквизитам, требуемым дипломатикой (начиная с идентификации отправителя, приветствия и заканчивая подписью отправителя), сопроводительное письмо должно содержать:

  • Цель переписки: В данном разделе представляется сопровождаемый документ и читателю предоставляется контекст. Здесь следует объяснить, что это за документ и почему Вы его отправили, чтобы получатель мог ответить и обработать документ соответствующим образом;

  • Сведения о прилагаемом документе: Этот раздел содержит сводку важных деталей или основных аспектов сопровождаемого документа, которые читатель должен знать перед его прочтением;

  • Запрос на выполнение действий: В этот разделе может запрашиваться/предлагаться реакция получателя или порядок его действий.

Эти элементы формы не меняются при использовании электронной почты; напротив, электронное письмо не следует рассматривать только как «канатную дорогу», которая перемещает некоторые объекты (документы) из одного места в другое. Как отмечается в статьях по электронной дипломатике, в случае электронного документа у нас имеются не только авторы и издатели, но и учётная запись лица, отправляющего корреспонденцию, что крайне важно для подтверждения аутентичности документа. Поэтому электронное письмо следует, как минимум, рассматривать как сопроводительное письмо. Конечно, это может быть и базовый документ с вложениями, - однако в большинстве ситуаций в нашем ментально нецифровизованном мире это именно сопроводительное письмо, и его следует рассматривать как таковое. Поэтому «пустые» электронные письма, к которым прикреплен документ (похожие на создающий киберриски спам), должны включать несколько слов, указывающих, кто отправил документ и почему.

Самым крайним случаем бюрократии остается сканирование документа, сканирование сопроводительного письма и отправка электронного письма [к котором присоединены эти скан-копии – Н.Х.], играющего в этом случае роль сопроводительного письма к сопроводительному письму. Прекрасный пример усиления бюрократии посредством цифровизации процесса, не правда ли? :) Как там обещали - «всё будет на расстоянии одного клика»? Но это зависит от того, с какой стороны кнопки Вы находитесь!

Богдан-Флорин Поповичи (Bogdan-Florin Popovici)

Источник: блог Богдана-Флорина Поповичи
https://bogdanpopovici2008.wordpress.com/2025/06/07/despre-adrese/ 

Требования к проверке простой электронной подписи, которой подписаны (заверены) электронных бюллетени для голосования

Правительство Российской Федерации в Постановлении от 18 июня 2025 года №912 утвердило «Требования к проверке простой электронной подписи, которой в соответствии с федеральными законами «Об акционерных обществах» и «Об обществах с ограниченной ответственностью» подписаны (заверены) бюллетени для голосования в электронной форме или электронные образы заполненных бюллетеней для голосования, предусмотренные указанными федеральными законами, при хранении бюллетеней для голосования в электронной форме или электронных образов заполненных бюллетеней для голосования», в соответствии со статьей 60 федерального закона «Об акционерных обществах» и статьей 37 федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью».

Документ устанавливает требования к проверке простой электронной подписи (ЭП), ключ которой получен при личной явке в соответствии с «Правилами использования простой электронной подписи при оказании государственных и муниципальных услуг», утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 25 января 2013 г. №33, - которой подписаны (заверены) бюллетени для голосования в электронной форме или электронные образы заполненных бюллетеней для голосования, предусмотренные указанными федеральными законами, при хранении бюллетеней для голосования в электронной форме или электронных образов заполненных бюллетеней для голосования (п.1).

Проверка простой ЭП осуществляется в соответствии с пунктом 23 «Правил использования простой электронной подписи посредством сервиса федеральной государственной информационной системы «Единая система идентификации и аутентификации в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме»» (п.2)).

«Правила использования простой электронной подписи при оказании государственных и муниципальных услуг», утв. Постановлением Правительства РФ от 25 января 2013 №33

23. Проверка подлинности простой электронной подписи, которой подписано обращение, осуществляется исполнителем услуги с использованием соответствующего сервиса единой системы идентификации и аутентификации.

С использованием сервиса обеспечивается проверка простой электронной подписи, ключ которой хранится не менее 5 лет в единой системе идентификации и аутентификации, в том числе в случае замены в соответствии с «Правилами использования простой электронной подписи …» лицом, подписавшим (заверившим) бюллетень, ключа простой электронной подписи после подписания (заверения) бюллетеня (п.3).

Проверка простой ЭП осуществляется в отношении бюллетеней, хранение которых осуществляется в подсистеме единой системы идентификации и аутентификации, обеспечивающей возможность осуществления проверки простой электронной подписи, которой подписан (заверен) бюллетень (п.4).

Мой комментарий: Получается, что для того, чтобы провести проверку, нужно сначала будет разметить бюллетени в подсистеме ЕАИС и там хранить.

Проверка простой ЭП, которой подписан (заверен) бюллетень, осуществляется акционерным обществом или обществом с ограниченной ответственностью, проводившими соответственно голосование на заседании общего собрания акционеров или общего собрания участников общества с ограниченной ответственностью, с использованием сервиса (п.5).

Оператор единой системы идентификации и аутентификации предоставляет акционерному обществу или обществу с ограниченной ответственностью доступ к сервису в целях проверки простой ЭП (п.6).

Результат проверки простой ЭП, которой подписаны (заверены) бюллетени, предоставляется акционерному обществу или обществу с ограниченной ответственностью в электронной форме и содержит в том числе сведения о дате и времени такой проверки (п.7).
 
Источник: Консультант Плюс
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=508057

среда, 9 июля 2025 г.

О сопроводительных письмах, часть 1

Данная заметка известного румынского архивиста Богдана-Флорина Поповичи (Bogdan-Florin Popovici, на фото) была опубликована 7 июня 2025 года на его блоге «Bogdan's Archival Blog - Blog de arhivist».

Мой комментарий: С моей точки зрения, в данном посте дана интересная оценка практики использования сопроводительных писем с точки зрения теории архивного дела и дипломатики.


Уже в течение какого-то времени я наблюдаю бюрократическое безумие – глупое, на мой взгляд – присоединять сопроводительное письмо (adresă) к любому документу. Отправляешь отчет, запрос, заявление об увольнении - сначала готовишь сопроводительное письмо. Наверное, при отправке сопроводительного письма тоже нужно будет сначала подготовить сопроводительное письмо к нему (я пока такого не видел, но кто знает, что ждёт нас в будущем) :)

И если бы дело было только в составлении сопроводительного письма… Часто, однако, регистрируется только лишь сопроводительное письмо, а «приложение» к нему (фактически, основной и важный документ) - нет. Так что, похоже, важным является именно сопроводительное письмо, у которого есть приложения, верно? В некоторых случаях, однако, сам документ получает иной регистрационный номер, чем сопроводительное письмо – когда отправитель считает, что он важнее. Так что давайте регистрировать два документа, ведь в канцелярии очень скучно и нечего делать…

Я поискал в сети информацию о том, как обстоят в этом плане дела в мире, и нашел очень интересный источник, из которого я в конце сделаю «выжимку» с добавлением нескольких личных комментариев.

Прежде всего, я думаю, что следует четко различать два случая. Основной документ может сопровождаться документами, которые детализируют/подтверждают определенные аспекты текста - это будут приложения, которые идут после основного документа. Однако может быть сопровождающий документ, которые «предшествует» основному документу, предоставляя сведения о контексте документа или о действии по отправке документа – это как раз и будет сопроводительное письмо. 

Таким образом, не документ присоединён к сопроводительному письму, а сопроводительное письмо сопровождает документ, но их взаимосвязь носит иной характер, чем взаимосвязь документа и приложения. 

Приложение обязательно должно сопровождать документ, чтобы последний был полным. Сопроводительное письмо не имеет ничего общего с существованием самого документа, оно связано только с процессом его передачи; документ же существует и без сопроводительного письма. Приложение будет одинаковым для всех, кому документ будет послан (как единое целое с ним), а сопроводительные письма могут быть разными и индивидуализированными для каждого получателя (поскольку это разные процессы переписки).

Как следует присваивать регистрационный номер? Как всегда, это зависит от режима контроля, который может быть более мягким или более строгим. 

Согласно закону о «секретных документах», приложения получают отдельный регистрационный номер. Это имеет смысл, если Вы считаете, что основной документ и приложения к нему могут иметь разные степени секретности, - но, с моей точки зрения, основное назначение этих номеров заключается не в регистрации входящих и исходящих документов (что является сутью регистрационной работы), а в контроле над номерами, которые аналогичны тем, что присваиваются документам для внутреннего пользования. По существу, это случай строгого контроля над документами / информацией. 

В нормальной же ситуации приложения упоминаются в основном документе, и этого достаточно. Что касается сопроводительного письма, то всё зависит от контекста. Если документ может быть отправлен нескольким получателям, в разных отправлениях, то сопроводительное письмо должно получить иной регистрационный номер, чем документ. Если же документ предназначен для одного получателя, то он должен иметь тот же номер.

Может ли сопроводительное письмо вообще не иметь номера? Это, по крайней мере интересный вопрос. В конце концов, во многих случаях номер проставляется только на сопроводительном письме, а основной (и более важный) документ не имеет регистрационного номера, - и мне кажется, что было бы более законно поступать наоборот. Однако, по моему мнению, роль сопроводительного письма заключается в предоставлении определенных метаданных о документе. В таком случае регистрационный номер также является метаданными, а сопроводительное письмо должно быть «обложкой», резюмирующей страницей основного документа.

(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2025/07/2_0296789094.html )

Богдан-Флорин Поповичи (Bogdan-Florin Popovici)

Источник: блог Богдана-Флорина Поповичи
https://bogdanpopovici2008.wordpress.com/2025/06/07/despre-adrese/ 

ИСО: Опубликована новая редакция стандарта ISO 11108:2025 «Бумага для архивных документов - Требования к долговечности и прочности»

В мае 2025 года сайт Международной организации по стандартизации (ИСО) сообщил о публикации новой, второй редакции стандарта ISO 11108:2025 «Информация и документация - Бумага для архивных документов - Требования к долговечности и прочности» (Information and documentation — Archival paper — Requirements for permanence and durability) объёмом 13 страниц, см. https://www.iso.org/standard/88909.html и https://www.iso.org/obp/ui/en/#!iso:std:88909:en . Документ заменил выпущенную ещё в прошлом веке первую редакцию ISO 11108:1996.

Документ подготовлен техническим подкомитетом ИСО TC46/SC10 «Требования к хранению документов и условиям, обеспечивающих их сохранность» (Requirements for document storage and conditions for preservation).

Во вводной части документа отмечается:

«В настоящем документе приведены требования к архивной бумаге. Он применим к неотпечатанной бумаге, предназначенной для тех документов и публикаций, которые необходимо хранить постоянно и часто использовать. Для таких документов и публикаций требуется бумага с высокой стойкостью и долговечностью.

Примечание 1. Архивная бумага в первую очередь требуется для документов и публикаций, которые необходимо хранить постоянно ввиду их высокой исторической, юридической или иной значимой ценности. Архивная бумага предназначена для специальных целей, а не для широкого использования. Использование термина «архивная бумага» не означает, что все хранящиеся в архивах бумажные документы изготовлены на «архивной бумаге».

Примечание 2. О взаимосвязи между международными стандартами по долговечности бумаги (ISO 9706), по стойкости и долговечности архивной бумаги (ISO 11108) и по стабильности бумаги для общих графических приложений (ISO 20494) см. Приложение B.»

Содержание документа следующее:

Предисловие
Введение
1. Область применения
2. Нормативные ссылки
3. Термины и определения
4. Требуемые характеристики
5. Отчет
Приложение A: Взаимосвязь между «архивной бумагой» и «долговечной бумагой» согласно стандарту ISO 9706
Приложение B: Взаимосвязь между долговечностью бумаги (ISO 9706), долговечностью и прочностью архивной бумаги (ISO 11108) и стабильностью бумаги для общих графических применений (ISO 20494)
Библиография

Источник: сайт ИСО
https://www.iso.org/standard/88909.html 
https://www.iso.org/obp/ui/en/#!iso:std:88909:en