«Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях» утверждены приказом Росархива от 2 марта 2020 года №24 и вступают в силу с 1 июня 2020 года, см. http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=353044 .
Меня, прежде всего, интересовало в Правилах всё, что касается инноваций в деловых процессах, электронных документов и использования в архивах современных информационных технологий.
Хорошо, что Правила предусматривают возможность использования информационных систем, но это, к сожалению, не означает, что архивы перестают использовать в учетной работе бумажные документы:
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях (утв. приказом Росархива от 2 марта 2020 года №2)Организации хранения электронных документов посвящен ЦЕЛЫЙ раздел, который, правда, состоит всего из 3 пунктов: 7.1, 7.2 и 7.3. Приведу их полностью, чтобы коллеги могли их оценить самостоятельно.
1.4. При наличии в архиве информационной системы, соответствующей техническим требованиям, устанавливаемым уполномоченными федеральными органами исполнительной власти в сфере информационных технологий и информационной безопасности, архив осуществляет хранение, комплектование, учет и использование архивных документов с использованием такой информационной системы.
7.1. Хранение электронных документов в архиве осуществляется:Мой комментарий: Хочу обратить внимание коллег на то, что у нас уже давно переведен на русский язык и утвержден в качестве государственных стандартов ряд международных стандартов, напрямую касающихся вопросов долговременного хранения электронных документов (см. ниже). В них даются разъяснения по ключевым вопросам, связанным с организацией долговременного хранения электронных документов, так что если потребуется разрабатывать свои локальные нормативно-правовые акты, то можно посмотреть, что по этим вопросам говорится в стандартах:
Мой комментарий: Очень важный вопрос, сколько экземпляров съёмных носителей нужно для того, чтобы обеспечить надежное хранение на них электронных документов. Росархив считает, что достаточно двух (!), причем один экземпляр - рабочий, т.е. именно его используют для того, чтобы получить доступ к документам.
- На физически обособленных носителях - в двух экземплярах, один из которых является основным, другой - рабочим. При этом основной и рабочий экземпляры хранятся в разных архивохранилищах (помещениях), при температурно-влажностном режиме, рекомендованном производителями носителей;
- В информационной системе архива - на собственном оборудовании архива или в федеральном и (или) региональном хранилище электронных документов.
Не знаю, на основе какого опыта данная норма включена в нормативно-правовой акт, но в большинстве случаев уважающие себя архивы хранят материалы в трёх и более экземплярах, причем один их них обязательно хранится территориально удалённо, - желательно на другом конце страны.
О двух экземплярах можно, на мой взгляд, говорить только в случае хранения материалов гигантского объёма и/или требующих для работы с ними особого оборудования и программного обеспечения…
Замечу, что в современной практике, когда пользователи носители на руки не получают и доступ к документам осуществляется через информационную систему, понятие «рабочего экземпляра» вообще теряет смысл.
7.2. Обязательными условиями хранения электронных документов на физически обособленных носителях являются:
Мой комментарий: В качестве позитивной стороны отмечу отсутствие попыток навязать конкретные виды носителей и программных средств, а также способов конверсии и миграции – для Росархива, с моей точки зрения, это большой шаг вперёд в правильном направлении!
- Применение носителей, предназначенных для долговременного (свыше 10 лет) хранения информации;
- Наличие технических и программных средств, позволяющих осуществлять их воспроизведение, миграцию и конвертацию, а также контролировать физическое и техническое состояние;
- Проведение миграции на новые носители и конвертации в современные форматы;
- Организация контроля за их аутентичностью, целостностью, достоверностью, пригодностью для использования.
Конечно, было бы совсем уж замечательно, если бы по каждому из этих пунктов в Правилах были бы даны высокоуровневые указания и рекомендации (или отсылки к отраслевой литературе) о том, как реализовать данные требования на практике. Отмечу, что для бумажных документов, по вполне понятным причинам, всё это описано достаточно подробно.
К примеру, положение Правил о проведении миграции и конвертации электронных документов написано так, как будто каждый архивист у нас знает, что такое миграция, чем она отличается от конверсии, и как и когда их можно и нужно проводить.
7.3. Нормативные условия хранения электронных документов в информационной системе архива обеспечиваются:
- Ее соответствием требованиям законодательства Российской Федерации в области создания, развития, ввода в эксплуатацию государственных информационных систем и хранения в них информации
- Соблюдением при ее эксплуатации требований информационной безопасности и защиты информации;
- Резервным копированием электронных документов, в том числе при применении облачных технологий, и их конвертацией в современные форматы.
- ГОСТ Р 54989-2012 / ISO/TR 18492:2005 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов», http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&id=172688
- ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009 «Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности», http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&id=172001 ;
- ГОСТ Р ИСО 13008-2015 «Информация и документация. Процессы конверсии и миграции электронных документов» объёмом 70 страниц, введён с 01.10.2016 года, см. http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&id=193476 ;
- ГОСТ Р ИСО/МЭК 27037-2014 «Информационная технология. Методы и средства обеспечения безопасности. Руководства по идентификации, сбору, получению и хранению свидетельств, представленных в цифровой форме», http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&id=179958 .
Для сравнения: в только что опубликованном «Руководстве по форматам, рекомендованным Национальной Библиотекой и Архивами Квебека (Guide concernant les formats recommandés par BAnQ, см. https://www.banq.qc.ca/documents/archives/archivistique_gestion/publications_proposees/Guide-formats-BAnQ_Final.pdf ) перечислены следующие виды электронных документов, которые архивы провинции Квебек принимают на хранение:
- Текстовые документы;
- Презентации;
- Сообщения электронной почты;
- Статические графические образы;
- Аудиодокументы;
- Видеодокументы;
- Геопространственные данные;
- Документы в системах автоматизированного проектирования; м
- Наборы данных;
- Материалы веб-сайтов.
Источник: Консультант Плюс:
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=353044
