Повышение осведомленности и расширение возможностей для управления документами: Почему сегодня это важно, как никогда раньше

Данный пост эксперта в области управления электронными документами, эксперта ИСО от США и сотрудника компании MetaArchivist Consulting Энди Поттера (Andy Potter - на фото) был опубликован 23 мая 2025 года в социальной сети Substack.

Данный пост является сокращённой версией статьи, выложенной автором в платном доступе по адресу https://substack.com/home/post/p-164226707

В то время, как организации «тонут» в цифровом контенте и ужесточаются законодательно-нормативные требования, один часто упускаемый из виду вид деятельности начинает играть ключевую роль для достижения успеха: это управление документами.

В этой заметке я объясняю, почему управление документами является стратегической необходимостью, - и каким образом организации могут повысить свою осведомлённость в этом вопросе и расширить соответствующие возможности, используя основанные на стандартах подходы. Независимо от того, работаете ли Вы в сфере финансов, государственного управления, образования или технологий, Вы не можете позволить себе игнорировать управление документами.

Ставки высоки

Плохое управление документами - не просто неудобство, оно может стать кошмаром в вопросе исполнения законодательно-нормативных требований. В начале 2025 года 12 финансовых компаний в общей сложности заплатили более 63 миллионов долларов штрафов американской Комиссии по ценным бумагам (Securities and Exchange Commission, SEC) за то, что не обеспечили сохранность электронной переписки. С их стороны это не было какой-то случайной ошибкой; налицо была системная неспособность обращаться с информацией как с активом и источником риска.

Тем временем в Великобритании ненадлежащее управление документами способствовало разрастанию публичных скандалов, таких как дело о проблемах внедрения системы Horizon в деятельности почтовой службы (см. мой пост http://rusrim.blogspot.com/2021/04/horizon.html - Н.Х.) и дело Windrush (в 2018 году Министерство внутренних дел Великобритании было поймано на том, что оно арестовывало, отказывало в признании законных прав, угрожало депортацией и в ряде случаев депортировало из страны выходцев из Карибского региона, прибывших в страну до 1973 года. Скандал получил название по имени одного из кораблей, «Имперский порыв ветра» (Empire Windrush), доставившего первых мигрантов из этого региона в 1948 году – Н.Х.), когда утрата и уничтожение документов привели к реальному вреду и общественному возмущению.

Ясно, какими стандартами следует пользоваться

Организациям не нужно изобретать велосипед. Международные стандарты предлагают структурированный путь вперед:

• Стандарт ISO 15489-1 определяет, что такое «документ», и устанавливает принципы эффективного управления ими;
  
  
• Стандарт ISO 30301 описывает систему стратегического и оперативного управления для целей управления документами;
  
  
• Принципы GARP ассоциации ARMA (речь идёт о довольно-таки старых, разработанных международной ассоциацией специалистов по управлению документами и контентом ARMA International в 2009 и последний раз обновлённых в 2017 году «Общепринятых принципах делопроизводства» (Generally Accepted Recordkeeping Principles, GARP), о них также см. https://rusrim.blogspot.com/2009/06/arma-international-garp.html и http://rusrim.blogspot.com/2017/06/iso-15489-3.html – Н.Х.). предлагают модель зрелости для оценки и наращивания возможностей.

Эти концептуальные документы предлагают как стратегическое обоснование, так и практические инструменты, необходимые для модернизации управления записями.

Что могут сделать организации

Чтобы нарастить свои возможности и повысить осведомлённость, организации могут начать со следующих действий:

• Проведение оценки своей зрелости с помощью моделей, разработанных Международной организацией по стандартизации (ИСО) и/или международной ассоциацией специалистов по управлению документами ARMA International;
  
  
• Получение поддержки высшего руководства организации с целью включить управление документами в сферу охвата стратегического планирования;
  
  
• Приведение политик организации [по вопросам, связанным с управлением документами – Н.Х.] в соответствие с международными стандартами;
  
  
• Инвестирование в непрерывное обучение, ориентированное на исполнителей определённых ролей;
  
  
• Обеспечение поддержки управления жизненным циклом документов применяемыми организацией технологиями.

Данные шаги являются масштабируемыми и эффективными, вне независимости от того, руководите ли Вы муниципальным образованием или многонациональной компанией.

Заключительные мысли

Управление документами больше не следует рассматривать как деятельность, осуществляемую «за кулисами» и направленную исключительно на исполнение законодательно-нормативных требований. Сегодня управление документами входит в число основных видов деятельности. Оно защищает институциональную память, обеспечивает подотчетность и стратегическую гибкость.

Спросите себя: знает ли Ваша организация, что такое «документ»? Кто несет ответственность за управление документами? Обучены ли нужные люди работе с документами?

Сегодня ответы на эти вопросы важны, как никогда ранее.

Эндрю Поттер (Andrew Potter)

Мой комментарий: В данном посте сказаны разумные слова, однако … Никуда не уйти от того, что управление документами – всё-таки поддерживающая деятельность, поэтому поднять внимание к ней в организации на самый высокий уровень можно лишь в отдельных особых случаях, когда основная деятельность организации как раз и представляет собой работу с документами. 

Ввиду этого крайне важно продемонстрировать высшему руководству, что надлежащее управление документами не только снижает риски неисполнения законодательно-нормативных требований, но и прямо способствует выполнению организацией своей миссии (а в коммерческом секторе – получению прибыли и/или существенному сокращению расходов); способствует жизнеспособности организации в случае ЧП, а также защите прав организации, её сотрудников и иных заинтересованных сторон. Правильное управление документами, помимо прочего, снижает риски «сумы и тюрьмы» для первых лиц, что те – если осознают это – всегда высоко ценят.

Сегодня важнейшая роль служб управления документами заключается в создании комфортных условий для деятельности основных «зарабатывающих» подразделений, обеспечивая наличие нужной информации и документов нужного качества в нужное время и в нужном месте для тех сотрудников, которые в них нуждаются. Тенденцией здесь является внедрение в информационные системы функциональных возможностей, поддерживающих «встроенное», осуществляемое незаметно для сотрудников надлежащее управление документами по ходу основной деловой деятельности.

Источник: сайт Substack
https://substack.com/inbox/post/164227514