Одна вещь, которая абсолютно справедлива в отношении всех людей во всем мире, заключается в том, что людям нравится делать свои дела простым и дешевым способом. В долгосрочной перспективе результаты конкуренции между способами достижения результата всегда определяются соотношением экономических показателей этих способов. И именно поэтому мы сейчас наблюдаем, как постепенно теряются сила и престиж профессии управления документами.
25 лет назад, когда мы ещё жили в бумажном мире, деловая отдача от наличия в штате организации специалистов по управлению документами было настолько иной способ работы с большими объёмами документов был сложнее и дороже.
Мой комментарий: Я тоже хорошо помню, что было 25 и 50 лет назад, и с уверенностью могу сказать, что полезность служб управления документами и даваемую ими деловую отдачу всегда приходилось обосновывать, чтобы добиться от высшего руководства необходимых полномочий, финансирования, кадров и ресурсов. И в продвинутых в плане управления документами странах (например, в США) будущих специалистов учили, как это делать.
Посмотрите на экономику некоторых наших самых основных инструментов – упорядочения по видам деловых операций, каталогизации и описания.
Если у Вас имеется пятьсот коробов (примерно 200 погонных метров документов, или 8000 стандартных дел – Н.Х.) несистематизированных и не упорядоченных документов, то единственный способ найти то, что Вам нужно либо убедиться, что у Вас этого нет - это полистно просмотреть содержимое всех пятисот коробов. Цифры здесь (и стоящие за ними трудозатраты – Н.Х.) не радуют.
Среднестатистический человек читает около 240 слов в минуту — примерно одну страницу. Давайте предположим. Что короб содержит 3000 страниц (т.е. 30 погонных сантиметров документов - это короб, который достаточно полон, но не набит до отказа – Н.Х.). Исходя из этих предположений, полистный просмотр 500 коробов занимает около 17 лет (3000 минут на короб, 500 коробов, 420 рабочих минут в день, 210 рабочих дней в году).
Это действительно плохие экономические показатели, и на основе подобной экономики невозможно выстроить какую-либо деловую деятельность – если только, конечно, деловая деятельность, который Вы развивали, не опирается на использование набора инструментов и практик, которые могли бы сделать экономику этого вопроса достаточно хорошей, чтобы Вы могли управлять полагающейся на них деловой деятельностью.
Здесь на сцену выходят наши инструменты – упорядочение по видам деловых операций (transactional aggregation), каталогизация и описание.
Разместите Ваши документальные материалы в дела в зависимости от деловых операций, к которым они относятся, каталогизируйте и хорошо опишите их, и экономика этого вопроса резко изменится. Срок в 17 лет резко уменьшится – возможно, сведётся к одному дню, если в конечном итоге Вам придётся прочитать каждое слово в деле объёмом 500 страниц. То, что раньше потребовало бы 17 лет (6205 дней), теперь требует 1 дня.
Это означает, что теперь за тот же промежуток времени мы можем при тех же расходах выполнить 6205 таких операций вместо одной-единственной. Это феноменальный результат. Давайте проведём сравнение, которое покажет, насколько это действительно большое достижение.
Насколько Google ускоряет выполнение людьми их работы? Предположим, что у меня в часе езды от места, где я живу, есть библиотека (на самом деле она находится менее чем в 5 минутах ходьбы от моего дома, но давайте будем щедры к бедному Google), - и в ней есть нужная мне информация. Google, вероятно, сократит мои затраты времени на поиск нужной информации с примерно 70 минут до 10 - 30 секунд.
Если принять, что время поиска составляет 10 секунд, то Google помогает нам найти нужные факты примерно за 1/4200 времени, необходимого для посещения библиотеки. Ну а управление документами помогает сотрудникам находить документы по деловой транзакции примерно в 6200 раз быстрее (при условии указанных выше скорости чтения и объёмов документации).
Это не идеальное сравнение, но оно, безусловно, помогает проиллюстрировать, насколько большое значение имеет управление документами в бумажном мире – разница получается больше, чем при использовании Google.
Очевидная загвоздка заключается в том, что мы больше не живём в бумажном мире. И, как было сказано в самом начале, в долгосрочной перспективе выигрывают те практики, которые обеспечивают лучшие экономические показатели, потому что в долгосрочной перспективе люди всегда будут по умолчанию выбирать простой и дешёвый способ достижения нужного им результата.
Это важно, поскольку экономика электронных документов и файловых серверов совсем иная, и мы [специалисты по управлению документами – Н.Х.] допустили ряд серьёзных ошибок, когда пытались адаптировать наши практики к условиям электронного мира, к изменениям, которые катастрофически повлияли на экономические показатели работы с документами.
Начнём с файловых серверов.
Для начала отметим, что сотрудники прекрасно осознают практические аспекты хранения информации на файловых серверах - поэтому обычно нет необходимости просить их систематизировать, каталогизировать и описывать хранимые материалы, они делают это сами (как правило, не идеальным образом, но достаточно хорошо для того, чтобы в краткосрочной перспективе это позволяло им выполнить свою работу).
Ещё есть средства поиска - как минимум, поддерживается поиск по заголовку; часто также имеется поиск по содержанию (который, как мне известно, не всегда помогает).
Давайте сразу внесём ясность: поведение непрофессионалов в вопросах управления информацией не является систематическим и согласованным во времени. Это означает, что файловые серверы всегда оптимизированы под работы, выполняемые в данный момент (то, что мы могли бы назвать «активной» стадией жизненного цикла). Это означает, что после выполнения рутинных оперативных задач информацию о соответствующих транзакциях на файловых серверах часто бывает трудно отыскать.
Имея это в виду, давайте на секунду предположим, что с точки зрения удовлетворения потребностей активной стадии жизненного цикла файловые серверы и системы, основанные на практике управления документами, эквивалентны с точки зрения экономики (на самом деле это не так, как мы увидим впоследствии).
Если названные подходы экономически эквивалентны на этой стадии, нам [специалистам по управлению документами – Н.Х.] следует сосредоточить внимание на количественной оценке долгосрочных экономических последствий, чтобы наши организации видели, что у «наших» решений более благоприятная экономика в долгосрочной перспективе - что означало бы (следуя нашему первоначальному утверждению), что мы выиграем.
Итак, давайте оценим экономические факторы.
Первое, что нам нужно принять во внимание, это объёмы использования информации после завершения активной стадии жизненного цикла. Вообще говоря, около 95% документов никак не используются по истечении первого года с момента их создания.
Если взять этот факт в качестве отправной точки, то это означает, что если мы требуем приложения определённых усилий в отношении каждого документа, то 95% всех усилий, затраченных на систематизацию, каталогизацию и описание контента для долгосрочных нужд, будут потрачены впустую.
Это также означает, что полезная отдача от любых затраченных нами усилий должна быть как минимум в 20 раз больше затрат на них (раз только 5% усилий приводят к получению отдачи). Проще говоря, это означает, что каждая минута приложенный усилий и каждый затрачиваемый нами доллар должны экономить нам в дальнейшем 20 минут и, соответственно, 20 долларов.
Мы могли бы доказать это, если бы заранее подумали об этом, и продолжали думать об этом при разработке и проектировании наших программ управления документами.
(Окончание следует)
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/records-management-practice-and-the
