Данная заметка Жарко Поповича (Žarko Popović) и Неманьи Сладаковича (Nemanja Sladaković) была опубликована 18 декабря 2023 года на сайте сербской юридической фирмы Gecić Law.
Жарко Попович (Žarko Popović) и Неманья Сладакович (Nemanja Sladaković)
В ходе деловой деятельности создаются сотни и тысячи договоров, служебных записок, писем, счетов-фактур и других документов. Эти документы, возникающие в ходе административной и хозяйственной деятельности, с точки зрения правил архивного дела представляют собой так называемые документальные материалы (dokumentarni materijal). Это также означает, что каждый предприниматель и каждая коммерческая компания в Республике Сербия является создателем и/или владельцем документальных материалов, поскольку эти материалы возникают вследствие их действий (здесь они выступают в роли создателей), и они выступают в качестве владельцев, сторон договора в гражданско-правовых отношениях или же просто хранителей документов (роль владельцев). Однако лишь часть этих материалов имеет непреходящее значение для общества и представляет собой так называемые архивные документы (arhivska građa).
Всё вышеперечисленное единообразно регламентируется положениями Закона «Об архивных документах и архивном деле» (Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti, 2020, https://www.paragraf.rs/propisi/zakon-o-arhivskoj-gradji-i-arhivskoj-delatnosti.html ). Данный закон вступил в силу в феврале 2021 года, о чём мы подробно писали в нашей статье «Что несёт с собой новый Закон об архивных документах и архивном деле?» (см. https://geciclaw.com/new-act-archival-material/ ).
Уже тогда мы обратили внимание на один из основных принципов, согласно которому документы должны сохраняться в той форме, в которой они были созданы. Вступление в силу положений ряда подзаконных нормативных актов, в том числе правил электронного архивирования – «Положения об особых технических и технологических требованиях и процедурах хранения и защиты архивных документов и документальных материалов в электронной форме» (Uredba o jedinstvenim tehničko-tehnološkim zahtevima i procedurama za čuvanje i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku, 2021, https://www.paragraf.rs/propisi/uredba-tehnicko-tehnoloskim-zahtevima-procedurama-za-cuvanje-i-zastitu-arhivske-gradje.html ), было отложено на время переходного периода, дающего время для подготовки государственным органам и коммерческим организациям. В частности, исполнение требований «Положения» было отложено до 1 января 2024 года.
Что следует знать?
«Положение» уточняет предусмотренные Законом «Об архивных документах и архивном деле» обязанности для создателей и владельцев документальных материалов и архивных документов в электронной форме. Речь идет о материалах и документах, которые изначально были созданы в электронном виде. Таким образом, данное нормативно-правовое регулирование не распространяется на документы, созданные в неэлектронной форме (например, в бумажном виде), и не влечет за собой обязательства по сканированию таких документов и их дальнейшему электронному хранению, обеспечению сохранности и архивированию.
«Положение» устанавливает особые технические и технологические требования и процедуры, которые должны выполнять создатели и владельцы для обеспечения надёжного хранения, защиты и архивирования электронных документальных материалов, определяется порядок осуществления надзора соответствующим архивом, а также порядок отбора на архивное хранение и на уничтожение электронных документальных материалов, т.е. порядок выделения и передачи в архив подлежащих постоянному хранению электронных документов после истечения 30-летнего периода с момента создания этих документов.
До передачи архивных документов в соответствующий архив создатели и владельцы электронных документов обязаны обеспечивать их электронное архивирование в соответствии с «Положением о порядке подготовки документов для надёжного электронного хранения и о форматах документов, пригодных для долговременного хранения» (Uredba o uslovima za pripremu dokumenta za pouzdano elektronsko čuvanje i formatima dokumenta koji su pogodni za dugotrajno čuvanje, 2018, https://www.paragraf.rs/propisi/uredba-uslovi-priprema-dokumenata-za-pouzdano-elektronsko-cuvanje-formati-dokumenata.html ).
Создатели и владельцы осуществляют электронное архивирование с использованием программного решения – информационной системы для надёжного электронного хранения. Такое решение должно обеспечивать высокий уровень защиты от утраты сохранённых данных, от компрометации их целостности и от несанкционированного доступа к этим данным.
Органы и организации государственного сектора (государственные органы и организации, органы территориальной автономии и органы местного самоуправления, государственные учреждения) осуществляют электронное архивирование в специальном программном решении (портале) eArchiv. На данный момент более подробной информации об этом портале, сроке начале его работы и его возможностях не имеется.
Организации частного сектора могут свободно выбирать программное решение для надёжного электронного архивирования. Это не обязательно влечёт за собой дополнительные экономические затраты, поскольку законодатель оставил возможность субъектам частного сектора самостоятельно надёжно хранить (осуществлять электронное архивирование) документов с помощью уже существующего для этой цели программного обеспечения. С другой стороны, у желающих также есть возможность привлечения субподрядчиков – поставщиков квалифицированных услуг электронного хранения документов.
До передачи их документов на архивное хранение, создатели и владельцы документов обязаны:
- ввести внутренние правила подготовки документов к надёжному электронному хранению,
- применять меры по защите программного решения,
- проводить подготовку документальных материалов к электронному архивированию,
- классифицировать документальные материалы в соответствии с перечнем видов архивных документов и документальных материалов, и устанавливать сроки их хранения,
- документировать сведения о создателе в программном решении и сохранять метаданные о документальных материалах,
- подтверждать верность оригиналов и точность метаданных с помощью усиленных квалифицированных электронных подписей и/или печатей, и проводить их периодическое обновление,
- документировать действия, предпринятые в процессе подготовки документов к электронному хранению и электронному архивированию,
- сохранять документальные материалы в форматах, пригодных для длительного хранения;
- вести архивный учёт в электронной форме.
Следующим шагом является утверждение перечня видов документов. Утвержденный перечень видов архивных документов и документальных материалов с указанием сроков их хранения передается владельцем или создателем в электронной форме в соответствующий государственный или муниципальный архив через портал государственных услуг eUprava, где он попадает в решение eArhiv. Принимающий архив в системе eArhiv проверяет и одобряет это перечень. Если этот архив обнаружит в перечне неточности, он может потребовать принятия мер по их исправлению, после чего создатель или владелец должным образом вносят исправления и передают исправленный перечень в систему eArhiv.
Требования, обязывающие осуществлять электронное архивирование, вступили в силу 1 января 2024 года. Они будут применяться в отношении документальных материалов, созданным в электронной форме после этой даты.
Жарко Попович (Žarko Popović) и Неманья Сладакович (Nemanja Sladaković)
Источник: сайт юридической фирмы Gecić Law
https://geciclaw.com/archival-material/?idU=2
Комментариев нет:
Отправить комментарий