Архивы Новой Зеландии: Искусственный интеллект и государственные документы

Данный материал взят со страницы веб-сайта Архивов Новой Зеландии, опубликованной 14 февраля 2024 года, см. https://www.archives.govt.nz/manage-information/how-to-manage-your-information/implementation/artificial-intelligence-and-public-records

Что такое искусственный интеллект?

Под «искусственным интеллектом» (ИИ) понимаются компьютерные системы, выполняющие задачи, которые, как представляется, требуют наличия интеллекта и осмысленного поведения – такие, например, как поиск закономерностей или классификация. Сюда входят инструменты порождающего (генеративного) искусственного интеллекта и иные системы, которые интерпретируют данные или автоматизируют выполнение задач.

Какое отношение ИИ имеет к документам государственных и местных органов власти?

Производимые с использованием ИИ результаты представляют собой государственные документы или документы местных органов власти

Информация, документирующая внедрение и использование ИИ применительно к документам государственных и местных органов власти, подпадает под действие новозеландского Закона о государственных документах 2005 года (Public Records Act 2005, https://www.legislation.govt.nz/act/public/2005/0040/latest/DLM345529.html ) и опубликованного Архивами Новой Зеландии в 2016 году «Стандарта управления документами и информацией» (Information and records management standard, https://www.archives.govt.nz/manage-information/how-to-manage-your-information/key-obligations-and-the-standard/information-and-records-management-standard , прямая ссылка на PDF-файл: https://assets.ctfassets.net/etfoy87fj9he/7qpFAuKeY0Ncg2qUCXKi6P/5693187df1ed076ddd3be71b8d664f80/16-s1-information-and-records-management-standard.pdf ). Производимые с использованием ИИ результаты представляют собой государственные документы или документы местных органов власти.

ИИ-технологии могут использоваться для принятия обоснованных решений и выполнения ключевых деловых операций. Способы использования ИИ - и результаты такого использования - являются неотъемлемыми компонентами полной, точной и доступной документации о деятельности государственных органов и учреждений.

Влияние ИИ на информацию и документы должно быть задокументировано

Для обеспечения прозрачности и подотчётности важно аккуратно документировать, как и почему организациями государственного сектора принимаются решения и выполняются действия.

Вам следует документировать использование ИИ и его влияние на информацию и документы. Это связано с тем, что используемые процессы и технологии оказывают влияние на то, как информация и документы:

• формируются,
  
  
• захватываются, и
  
  
• интерпретируются в соответствующем контексте.

Это обеспечивает их целостность как доказательств, а также их доступность как в настоящее время, так и в будущем.

Как способствовать надёжному и заслуживающему доверия использованию ИИ?

Вы можете способствовать надёжному и заслуживающему доверия использованию ИИ следующим образом:

• Используйте рекомендации новозеландских лидеров в области цифровизации системы государственного управления по реализации надёжного использования ИИ в деятельности государственных служб, включая временное руководство по порождающему (генеративному) ИИ для государственных служб ( https://www.digital.govt.nz/standards-and-guidance/technology-and-architecture/interim-generative-ai-guidance-for-the-public-service/managing-the-risks-of-genai-to-the-public-service/ ) и их же «Десять действий по обеспечению надёжного использования порождающего ИИ в деятельности государственной службы» (10 do’s for trustworthy use of GenAI for the Public Service, https://www.digital.govt.nz/assets/Standards-guidance/Technology-and-architecture/Generative-AI/Joint-System-Leads-tactical-guidance-on-public-service-use-of-GenAI-summary-September-2023.pdf );
  
  
• Используйте рекомендации уполномоченных по защите персональных данных в отношении ответственного использования ИИ (см. https://www.privacy.org.nz/publications/guidance-resources/ai/ );
  
  
• Используйте «Принципы использования алгоритмов органами правительства Новой Зеландии» (Algorithm charter for Aotearoa New Zealand, https://data.govt.nz/toolkit/data-ethics/government-algorithm-transparency-and-accountability/algorithm-charter/ ) и следуйте рекомендациям этого документа.
  
  
• Используйте «Контрольный лист по использованию ИИ для работы с информацией и документами» (Information and records AI checklist).

Контрольный лист по использованию ИИ для работы с информацией и документами

«Контрольный лист по использованию ИИ для работы с информацией и документами» (Information and records AI checklist, https://assets.ctfassets.net/etfoy87fj9he/6P89TcBfa4vEFOti9qeSxm/c72358f103ebda843bee24f551859850/23-fm11-ai-checklist-for-public-offices-and-local-authorities.docx ) основан на отражающего передовую практику процессе, разработанном Министерством здравоохранения Новой Зеландии в 2023 году.

Чем контрольный лист может вам помочь?

Данная заполняемая форма:

• соответствует указаниям лидеров в области цифровизации системы государственного управления,
  
  
• соответствует нашим [Архивов Новой Зеландии – Н.Х.] рекомендациям по соблюдению требований Закона о государственных документах и «Стандарта управления документами и информацией», и
  
  
• способствует хорошей практике принятия в организациях государственного сектора решений о внедрении и использовании ИИ.

Контрольный лист основан на этапах жизненного цикла, охватываемых в рамках принятия решений и оперативного использования. Он поможет Вам управлять разработкой и внедрением новых ИИ-решений в Вашей организации. Вы можете адаптировать и редактировать контрольный лист в соответствии с потребностями Вашей деловой деятельности.

Хотя все аспекты Закона и Стандарта могут быть применимыми к документам государственных и местных органов власти, на которые оказывает влияние использование ИИ, - некоторые вопросы в контрольном листе выделены. Наряду с другими рекомендациями, следующими из передовой практики, это поможет Вам ответить на ключевые вопросы, касающиеся исполнения положений Закона и Стандарта.

Контрольный лист помогает обеспечить прозрачность, точность и подотчетность, посредством документирования в нём следующих сведений:

• что представляет собой ИИ-приложение или ИИ-система,
  
  
• для чего ИИ-приложение или ИИ-система будет использоваться,
  
  
• как ИИ-приложение или ИИ-система будет использоваться.

Источник: сайт Архивов Новой Зеландии
https://www.archives.govt.nz/manage-information/how-to-manage-your-information/implementation/artificial-intelligence-and-public-records