Ассоциация ARA об идее Минюста Великобритании оцифровать исторические завещания и уничтожить их оригиналы, часть 2

(Продолжение, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2024/04/ara-1.html )

Вопрос 4: Согласны ли Вы с тем, что по истечении определенного времени оригиналы бумажных документов (начиная с 1858 года) могут быть уничтожены (за исключением документов известных лиц)? Существуют ли какие-либо альтернативы их уничтожению, с участием государственного или частного сектора, которые Вы могли бы предложить?

Нет, мы не согласны с этим предложением. Многие люди оставляют совсем немного следов своего существования. В предложении говорится о сохранении «великого и хорошего» как о критерии выборочного отбора документов на сохранение. Этот подход давно уже устарел в плане определения общей стратегии экспертизы ценности / отбора на архивное хранение. Существуют процессы выборочного отбора, в разработке которых участвовали такие организации, как Национальные Архивы Великобритании, обеспечивающие сохранение надежных репрезентативных выборок - однако они не были предназначены для таких типов документов, как завещания. С нашей точки зрения, завещания и материалы переписей являются ключевыми наборами документов, которые следует сохранять как в виде аутентичных физических документов, так и в цифровой версии для целей резервного копирования.

У очень мало документальных фондов, которые бы в стандартизированном виде собирали данные от граждан по всей Великобритании. Да, многие граждане умирают, не оставив завещания, но, тем не менее, завещания, вслед за материалами переписей, представляют собой один из наиболее важных наборов документов для понимания аспектов жизни наших граждан во времени.

На будущее мы бы предложили, чтобы независимый эксперт провёл тщательный анализ существующих механизмов физического хранения и поиска / извлечения, и чтобы полученные результаты были обнародованы до того, как будут приняты какие-либо необратимые решения. Вполне вероятно, что наибольшая доля затрат приходится на частые операции поиска / извлечения. Оцифровка для целей упрощения доступа (а не для целей долговременной сохранности вместо бумажных оригиналов) значительно сократит эти затраты и позволит поместить оригиналы в хранилища с редким доступом (deep storage), у которых эксплуатационные расходы обычно ниже.

Вопрос 5: Согласны ли Вы с тем, что бумажные завещания и электронные копии эквивалентны, и поэтому можно использовать «Закон об электронном обмене информацией» 2000 года (Electronic Communications Act 2000, ECA)?

Если говорить о допустимости в качестве доказательств (legal admissibility), возможно, мы могли бы перейти на сохранение электронных экземпляров / копий. Однако в представленном предложении не предложено концепции, объясняющей, каким образом граждане и юристы будут составлять завещания в электронном формате, который был бы способен пройти испытание временем с точки зрения безопасности, сохранности и допустимости в качестве доказательств.

Что касается исторических целей, то следует сохранять аутентичные оригиналы документов. Не существует процедуры составления электронного оригинала завещания. Это порождает больше проблем, чем решает. Переход от бумажной системы к цифровой потребует значительных усилий по планированию и выделения ресурсов на протяжении ряда лет, а также широкомасштабных консультаций с соответствующими заинтересованными сторонами.

Вопрос 6: Существуют ли какие-либо иные, необходимые с Вашей точки зрения, вопросы, непосредственно связанные с сохранением электронных или бумажных завещаний, которые не охвачены предлагаемым подходом на основе положений закона ECA 2000?

В рассматриваемом предложении неправильно сформулирована цифровая стратегия, а также неверно оценены затраты.

Коммерческие организации обычно осуществляют оцифровку, а затем взимают плату за доступ, делая это на основе доступа и спроса. Они не берут на себя какие-либо текущие затраты на хранение, обеспечение долговременной сохранности и на миграцию свыше уровня, при котором они могут получать прибыль.

В контексте проверки завещаний не все расходы могут быть перенесены в оплату доступа в ходе процесса проверки.

Рассматриваемое предложение не признаёт тот факт, что оцифровка обходится дорого. Завещания обычно переплетены, и их не так легко сканировать. Существует процедура проверки документов в случае удаления скоб и скрепок (поскольку такое удаление подрывает аутентичность документа) – но об этом не говорится ни слова. При выполнении крупномасштабных проектов сканирования необходима сбалансированная система «сдерживания и противовесов» (checks and balances – иначе говоря, система мониторинга и контроля – Н.Х.). Часто отдельные электронные копии не соответствуют требуемым стандартам и требуют повторного проведения сканирования. Таким образом, сканирование, текущее хранение, обеспечение сохранности и миграция требуют непрерывного управления. Сохранение физического экземпляра позволяет минимизировать ряд физических проверок; если же физический экземпляр уничтожается, то это означает, что стандарты оцифровки и хранения должны быть намного выше, и что возникает множество новых рисков.

Создание и хранение документов в электронных форматах действительно даёт ряд преимуществ с точки зрения доступности. Оно также несёт с собой значительные новые риски, о чем свидетельствует недавний инцидент безопасности в Британской библиотеке. В обсуждаемом предложении не объясняется, каким образом будут управляться резервное копирование, миграция и безопасность. Планирование действий на случай стихийных бедствий и катастроф также потребует значительных усилий и затрат, и его необходимо будет интегрировать в планирование любого процесса оцифровки. Предложения выглядят очень наивными с точки зрения этих процессов.

(Окончание следует, см. https://rusrim.blogspot.com/2024/04/ara-3.html )

Источник: Сайт ARA
https://www.archives.org.uk/s/Archives-and-Records-Association-response-Storage-and-retention-of-original-will-documents-consultat-zgn8.pdf