Мой комментарий: Джеймс Лепен защитил данную диссертацию на степень PhD (аналог нашего кандидата наук) весной 2023 года.
23 марта 2024 года была опубликована моя диссертация на степень доктора философии (PhD) объёмом 477 страниц, под названием «Наука о системах управления документами: Реалистичная точка зрения» (The science of recordkeeping systems - a realist perspective). Вы можете просмотреть/скачать её из цифрового хранилища университета Лафборо (Loughborough University) по адресу https://doi.org/10.26174/thesis.lboro.25055396.v1 (прямая ссылка на PDF-файл: https://repository.lboro.ac.uk/ndownloader/files/44214170/1 ).
В заключительной части исследования высказан ряд соображений о возможности создания науки о системах управления документами (документных системах), предметом которой стало бы изучение того, как документные системы работают как в физическом, так и в социальном мирах.
Я выражаю свою признательность моим научным руководителям: профессору Тому Джексону (Tom Jackson), профессору Грэму Мэтьюзу (Graham Matthews) и д-ру Клэр Рэйвенвуд (Clare Ravenwood - все из университета Лафборо), а также Майклу Эпплби (Michael Appleby, Национальные Архивы Великобритании), за их замечательную поддержку и советы.
Я также благодарен Национальным Архивам Великобритании за финансирование работы и помощь в научном руководстве.
Джеймс Лепен (James Lappin)
Мой комментарий: В аннотации на диссертацию, в которой сделан сильный акцент на проблемах управления сообщениями электронной почты, в частности, отмечается:
«Массовое внедрение систем электронной почты в 1990-е годы принесло с собой революцию в сферу обмена информацией. Впервые в истории человечества большая часть письменных сообщений стала отправляться с использованием цифровых, а не аналоговых средств. Эта революция оказала огромное влияние на теорию и практику управления документами. Она стимулировала мини-ренессанс теории управления документами, но также привела к трансформирующим переменам и спорным моментам.
В профессиональной сфере управления документами возникли конкурирующие парадигмы. Одна из них утверждала, что системы электронной почты представляют собой чисто инструменты связи, а учётные записи электронной почты – это не более чем электронные ячейки, в которые доставляются письма и документы; и что электронное письмо становится документов только в том случае, если (и когда) принимается решение сохранить его в специализированном хранилище документов.
Конкурирующая парадигма утверждала, что системы электронной почты являются частью документной системы организации; что учётные записи электронной почты функционируют как агрегации документов (вне зависимости от того, хочет ли этого организации или нет); и что электронные письма являются документами с момента их отправки или получения системой электронной почты.
Разногласия между этими конкурирующими парадигмами затрагивают н ряд фундаментальных вопросов архивной науки, - например, что значит создать и захватить документ; и как следует систематизировать и упорядочивать документы.
Эти разногласия не могут быть разрешены в рамках существующей теории управления документами. В 1990-х годах Фрэнк Апворд (Frank Upward) разработал модель континуума документов, которая концептуализировала то, каким образом процессы управления документами работают в масштабах общества. Это чрезвычайно полезная теория «среднего уровня», широта и гибкость которой позволили ей пережить большинство других теоретических разработок 1990-х годов в области управления документами. Однако модель Апворда не даёт представления о системе управления документами организации, достаточно детального для того, чтобы можно было оценить и сравнить последствия различных политических решений.
Мой комментарий: Читая этот текст, можно подумать, что спор между различными парадигмами решался в рамках архивной теории. На самом деле победителя в споре определила реальная новая практика правоприменения англосаксонских стран, выработанная на основе интересов деловой деятельности и обеспечения стабильности политико-экономической системы в электронную эпоху. Иными словами, никто мнения теоретиков от архивной науки и управления документами не спрашивал …
Называть модель континуума документов успешной способны, пожалуй, только сами её авторы и их родственники :) – данная модель применяется только в одном регионе мира, Австралии – и то лишь на словах. Хуже того, по-настоящему мало кто понял суть этой модели (в том числе и автор диссертации). Модель континуума противостоит модели жизненного цикла документов, предполагающей, что на протяжении своего существования документы последовательно проходят ряд чётко выделяемых этапов. В связи с особенностями управления документами, информацией и данными в эпоху больших данных и искусственного интеллекта, а также в связи с тем, что сфера охвата управления документами вышла далеко за рамки бумагоподобной организационно-распорядительной документации и всё больше охватывает научно-техническую документацию, базы данных, структурированные документы и т.п., - область применимости традиционной теории жизненного цикла сокращается, и растёт интерес к альтернативным подходам, наследующим определенные черты теории континуума (однако возвращаться к теории континуума в том виде, в котором она была сформулирована Апвордом, пока что никто не собирается).
Данное исследование начинается с выборочного критического обзора истории идей о том, как работают системы управления документами. Предпринята попытка представить идеи основных теоретиков систем управления документами – Дженкинсона (Jenkinson), Шелленберга (Schellenberg), Скотта (Scott), Бирмана (Bearman), Дюранти (Duranti) и Апворда (Upward) в контексте средств связи и практик управления документами, преобладавших на момент написания ими своих работ.
Далее даётся оценка конкурирующих подходов к управлению документами применительно к электронной почте, с использованием реалистичных методологий (реалистичная оценка и реалистичный обзор) Рэя Поусона (Ray Pawson). Ключевое представление, которое позволяет получить реалистичный продход в социальных науках, заключается в том, что ни одна социальная программа не способна работать для всех заинтересованных сторон и в любое время. В исследовании выявляются теоретические, эмпирические и правовые разногласия между основными конкурирующими подходами к управлению электронной почтой, и выносятся решения по ним посредством мысленного эксперимента и/или обзора литературы.
В данном исследовании, на основе обзора теории управления документами и оценки конкурирующих политик в отношении управления электронной почтой, разработаны две новые модели того, как работает документная система организации: матрица документной системы и модель компромиссов в документной системе.
Матрица документной системы «увеличивает» модель континуума документов Апворда, чтобы представить документную систему организации как открытую систему, встроенную в общество управления документами. Матрица отражает шестнадцатиэтапную цепочку внедрения документной системы организации, представленную в виде матрицы размером 4 x 4, которая показывает действия, выполнение которых требуется от социальных субъектов (разработчиков политик, практиков и конечных пользователей), с тем, чтобы организация могла осуществлять коммуникационные транзакции, захватывать документы этих транзакций, агрегировать эти документы и применять правила к документам посредством этих агрегаций.
Модель компромиссов для документной системы показывает, какими свойствами должна обладать документная система, чтобы её можно было считать надежной, эффективной, точной и достаточно предсказуемой для удовлетворения потребностей самой организации и её заинтересованных сторон. Модель показывает, с какими компромиссами сталкиваются организации в обстоятельствах, когда невозможно оптимизировать документную систему так, чтобы в полной мере обеспечить все эти четыре ключевых свойства.
В исследовании используются две новые модели для оценки возможного влияния на управление документами возможностей, связанных с достижениями в области искусственного интеллекта (ИИ). Рассматривается возможность использования ИИ для повторного агрегирования документов в рамках документной системы на любом этапе их жизненного цикла. Данное исследование на основе серии мысленных экспериментов предсказывает, что первоначальное агрегирование электронной корреспонденции в рамках учётных записей электронной почты, - в той мере, в которой оно устанавливает ожидания конечных пользователей относительно того, как их переписка будет управляться в целях обеспечения доступности и отслеживания сроков хранения, - будет продолжать оказывать влияние и ограничить политику управления документами в части управления электронной почтой даже после приобретения таких ИИ-возможностей.
Прогнозы, полученные на основе двух разработанных в рамках данного исследования моделей, а также на основе проведенных мысленных экспериментов с ИИ, используются для построения пошагового маршрута, при движении по которому ИИ-возможности могут быть применены в рамках учётных записей электронной почты с целью постепенного повышения точности и эффективности управления электронной почтой, при одновременной минимизации риска действий, противоречащих ожиданиям конечного пользователя.»
Содержание диссертационной работы следующее:
Краткое содержание
Определения ключевых терминов
1. Введение
2. Методология и использование реалистичной точки зрения
3. Использование концепции континуума документов (records continuum)
4. Мир природы и системы управления документами доиндустриальной эпохи
5. Управление документами в «аналоговом» 20-м веке
6. Воздействие электронной почты на управление документами
7. Теория управления документами в 1990-е годы
8. Практика управления документами в 2000-х и 2010-х годах
9. Анализ спорных моментов теории
10. Возможность перемещения деловых писем из учётных записей электронной почты
11. Возможность управления учётными записями электронной почты
12. Последствия метода «Верхушки пирамиды» (Capstone – разработанный Национальными Архивами США метод экспертизы ценности электронной переписки на уровне учётных записей систем электронной почты – Н.Х.) для защиты данных
13. Модель компромиссов для документной системы
14. Реалистичная оценка подходов к управлению электронной почтой
15. Разработка матрицы документной системы
16. Матрица документной системы
17. Применение ИИ в отношении электронной почты: Практические аспекты
18. ИИ и электронная почта: Аспекты политик и теоретические аспекты
19. Выводы
20. Литература
Источники: сайт LinkedIn / сайт университета Лафборо
https://www.linkedin.com/posts/jameslappin_the-science-of-recordkeeping-systems-a-activity-7177387289356967936-3Ht4
https://doi.org/10.26174/thesis.lboro.25055396.v1
https://repository.lboro.ac.uk/articles/thesis/The_science_of_recordkeeping_systems_-_a_realist_perspective/25055396/1
Комментариев нет:
Отправить комментарий