Практика управления документами и экономика альтернатив, часть 2

(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2024/04/1_0762952703.html )

Я уже упоминал огромную (катастрофическую) ошибку, которую мы [специалисты по управлению документами – Н.Х.] совершили ранее, когда перешли на электронно-цифровые технологии, и которая, на мой взгляд, является одной из причин, которая действительно привела к провалу практики управления документами, сделав её экономически несостоятельной.

Ошибка заключалась вот в чём - мы привыкли описывать материалы на уровне дел.

Когда мы перешли в электронную среду, мы снизили этот уровень и, продолжая классифицировать документы на уровне дел, начали требовать от сотрудников описывать их на уровне отдельных документов.

Что это означает с экономической точки зрения?

Предположим, что в каждом деле содержится десять документов. Это означает, что описание на уровне документа в 10 раз увеличивает трудозатраты на процесс описания по сравнению с тем, что делалось (нами) ранее. Данные трудозатраты также существенно больше тех, что имеют место при использовании файловых серверов. Это означает, что если раньше описание занимало 1 минуту, то теперь оно занимает десять минут.

Если сложить эти экономические факторы вместе, то полученный результат будет означать, что отдача от долгосрочного мышления и использования практики управления документами взамен просто наличия файлового сервера должна примерно в 200 раз превышать те усилия, о которых мы просим.

Если организация ежедневно добавляет на свой файловый сервер 10 тысяч новых документов [это, несомненно, весьма крупная организация – Н.Х.], а описание требует 20 секунд дополнительных трудозатрат на каждый документ/файл, то это означает, что каждый день 1111 (? – Н.Х.) минут (около 20 часов) тратится на описание документов (это около 4 000 часов в год).

Мой комментарий: С арифметикой здесь у автора проблемы :) При названных условиях, ежедневные трудозатраты на описание составят 3333 минут или 55,6 часов – или 11,7 тысяч часов в год.

Если Вы пока что согласны с этими расчётами, то имейте в виду, что 95% этого времени тратится на документы, которые больше никогда не понадобятся.

Таким образом, затратив более чем 4000 [по моим подсчётам, 11,7 тысяч часов – Н.Х.] человеко-часов за год на описание документов, деловая отдача, получаемая благодаря описанию примерно 500 документов [в день, т.е. 105 тысяч документов в год – Н.Х.] (это около 5 дел [в день, или более 1000 в год – Н.Х.]), должна окупить дополнительные усилия и покрыть затраты на Вас, Вашу группу управления документами и Ваши инструменты.

И вам необходимо получить лучший результат по формуле прибыли «отдача минус затраты» по сравнению с другими альтернативами, которыми могут оказаться просто файловый сервер со средствами поиска, или решение для э-раскрытия с поддерживающей его группой, или постоянно растущий пул дешёвых хранилищ, или риски, связанные с применением по умолчанию правила «уничтожить всё по истечении 25 лет», и т. д.

Если Вы обращали на эти вопросы внимание, то, вероятно, у Вас были проблемы с соответствующими расчётами, и Вам кажется, что всё это очень сложно. Здесь следует учитывать то, что финансирующие нас представители высшего руководства тоже считают, что это очень сложно. Они пытаются оценить отдачу, получаемую от практики управления документами, в контексте дополнительных затрат на неё – и точно так же поступают в отношении других альтернатив.

Если эти расчёты вызывают головную боль у Вас, то представьте себе, каково приходится высшему руководству, которое вообще не понимает практику управления документами и у которого очень невелика профессиональная мотивация разбираться со сложным набором экономических вопросов - и очень мало стимулов для решения проблем долгосрочного характера.

У высшего руководства есть много более приоритетных вопросов, при решении которых возможные варианты и ожидаемую отдачу от них понять проще.

Стоит ли удивляться, что сейчас руководство готово использовать файловые серверы, облачные хранилища или деловые приложения, - а вопросы долгосрочного характера оно предпочитает решать тогда, когда они возникают?

Это был длинный и сложный пост, и я надеюсь, что Вы всё ещё остаётесь со мной.

Есть три основных момента, которые, как я полагаю, нам всем необходимо принять во внимание.

Первое соображение заключается в том, что у нас есть конкуренты. Наши практики и методы конкурируют с другими способами достижения тех же целей, и результаты конкуренции в конечном итоге определяются экономическими факторами. В краткосрочной перспективе может победить идеология, может победить политика, могут победить кризисы, могут победить регуляторы. В долгосрочной перспективе победитель в любой человеческой «игре» определяется экономикой, потому что все человеческие проблемы в конечном итоге сводятся к обеспечению едой, а когда мы не можем позволить себе еду, ненужные усилия или усилия по решению долгосрочных проблем сокращаются в пользу усилий по добыванию еды …

Для достижения какой бы цели нас ни нанимали на работу, если наше решение окажется экономически хуже иных способов достижения этой цели, мы станем лишь временным решением данной проблемы, которое может быть и будет заменено более экономичным решением.

Второе соображение заключается в том, что нам необходимо проанализировать и пересмотреть наши методы и практики с точки зрения того, как они влияют на экономику проблемы, которую мы решаем.

Описание документов на уровне отдельного документа могло показаться отличной идеей, когда у нас появились электронные системы управления документами и контентом получили (EDRMS) и каждый документ стал отдельной сущностью, к которой мы могли добавлять метаданные. Могу поспорить, что архивисты и историки буквально исходили пеной от возбуждения по этому поводу.

Однако затем мы взяли на вооружение некастодиальный подход (т.е. отказались от перемещения документов из деловых систем в специализированные документные системы, управляя теперь документами «по месту» в деловых системах – Н.Х.)  и в 10 раз увеличили нагрузку на рядовых сотрудников при выполнении той же задачи, что решал и файловый сервер.

Мы также заставили сотрудников использовать деловую классификационную схему или же какую-либо систему ключевых слов, освоение которых потребовало от них ещё больших усилий, впоследствии часто усложняя им поиск материалов по сравнению с файловым сервером.

Это означает, что нам следует анализировать экономические факторы каждой основной практики управления документами, потому что все они были изобретены в бумажную эпоху, когда управление документами экономило людям больше времени, чем Google, и когда любой другой вариант был заведомо хуже. Сегодня же существуют другие жизнеспособные варианты, и они побеждают, потому что их воспринимаемая экономическая эффективность выше.

Третье соображение заключается в том, что следует помнить о сложности экономических факторов. Это справедливо для экономической эффективности как в краткосрочной, так и в долгосрочной перспективе.

Единственная группа специалистов, у которой есть стимул поработать над экономикой управления документами и сопоставить её с альтернативами, а также адаптировать новые методы, которые решают те же проблемы еще более экономично, - это мы сами.

Плохая новость заключается в том, что если мы не пересмотрим и не реформируем экономику наших собственных практик, то кто-то другой сделает это за нас.

Наши руководители не станут приходить к нам со словами: «Эй, хорошие ребята из управления документами, ваши практики стали экономически неэффективными по сравнению с их альтернативами, так что давайте сядем все вместе и подумаем, как мы можем сделать их более экономически эффективными, чтобы мы могли и впредь давать вам эти деньги вместо того, чтобы отдать их вот тем милым людям, которые, кажется, предлагают более простой и дешевый способ решить ту же проблему». Руководство просто потратит деньги где-нибудь еще.

Карл Мелроуз (Karl Melrose)

Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/records-management-practice-and-the