Это переработка статьи, впервые опубликованной в 2012 году, но она и сегодня сохраняет свою актуальность.
DIRKS – инструмент для достижения лучших деловых результатов
Мало кто за пределами сферы управления документами знаком с методологией DIRKS. Что такое DIRKS, спросите вы?
Аббревиатура DIRKS (от «design and implementation of recordkeeping systems») означает «проектирование и внедрение систем управления документами». DIRKS представляет собой методологию, которая соответствует стандарту управления документами ISO 15489–1:2001 «Информация и документация – Управление документами. Часть 1: Понятия и принципы» (Information and documentation - Records management - Part 1: Concepts and principles) и расширяет его.
Мой комментарий: Даже австралийцы уже позабыли, что первоначально аббревиатура DIRKS расшифровывалась как «Проектирование информационных систем и систем управления документами» (Designing Information and Recordkeeping Systems).
Стандарт ISO 15489 адаптирован в России как ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», см. https://protect.gost.ru/document.aspx?control=7&id=128367 . В настоящее время действует редакция международного стандарта ISO 15489-1:2016 «Информация и документация - Управление документами - Часть 1: Понятия и принципы» (Information and documentation - Records management - Part 1: Concepts and principles), непринципиально отличающаяся от редакции 2001 года.
В своё время методология DIRKS легла в основу ныне отменённой второй части ISO 15489 – технического отчёта ISO/TR 15489-2:2001 «Информация и документация - Управление документами - Часть 2: Руководство» (Information and documentation - Records management - Part 2: Guidelines), где она была изменена на DIRS (Design and Implementation of Records Systems – «проектирование и внедрение документных систем»).
Методологию DIRKS можно найти в приложении А известного австралийского стандарта AS 4390.3-1996 – предшественника ISO 15489. Руководство по DIRKS, опубликованное архивной службой австралийского штата Новый Южный Уэльс, можно скачать по адресу https://staterecords.nsw.gov.au/sites/default/files/Recordkeeping/DIRKS_Manual.pdf .
Методология DIRKS включает восемь этапов:
- предварительное обследование (шаг А);
- анализ деловой активности (шаг B);
- определение требований к управлению документами (шаг C);
- оценка существующих систем (шаг D);
- определение стратегий управления документами (шаг E);
- проектирование системы управления документами (шаг F);
- внедрение системы управления документами (шаг G); и
- анализ после внедрения (шаг H).
Методология DIRKS не является ни новой, ни революционной. Она основана на традиционных методологиях проектирования систем, которые были адаптированы для среды управления документами. Это интенсивный аналитический процесс, в котором изучаются все аспекты организации – её структура, условия деятельности, заинтересованные стороны, процессы и результаты. В ходе анализа собираются и сопоставляются все соответствующие источники информации.
Примерно к 2000 году методология DIRKS стала общепринятой среди органов исполнительной власти Австралии, которой должны были ей следовать при разработке своих инструментов для управления документами. Органы исполнительной власти Австралийского Содружества выполняли шаги A–C DIRKS с целью получить от Национальных Архивов Австралии (National Archives of Australia, NAA) одобрение подготовленной ими деловой классификационной схемы и взаимосвязанного с ней ведомственного перечня видов документов с указанием сроков хранения и действий по их истечении.
Подход Национальных Архивов Австралии к продвижению DIRKS привел к негативной реакции на эту методологию, главным образом из-за масштабности и затратности процесса. Масштаб проектов на основе DIRKS был огромен, а необходимые навыки (исследования, развитие языков и анализ деловых процессов) были в дефиците. Ввиду этого значительная часть работ была передана консультантам.
Поскольку целью большинства проектов DIRKS являлось создание инструментов для управления документами, значение этих проектов не была известно более широкой аудитории в организации и не осознавалось ею. Однако полученные в ходе процесса DIRKS знания должны были использоваться как ценный актив организации, будь то государственная или частная, большая или маленькая организация.
Чтобы понять, какую пользу приносит DIRKS, давайте подробнее рассмотрим первые три шага этой методологии.
Шаг А: Предварительное обследование
Целью шага А является выявление и документирование деловых функций организации, её целей, структуры; деловой, нормативной и социально-политической среды, в условиях которой она работает; а также основных факторов, влияющих на практику управления информацией. Вся ключевая информация об организации воссоздается снова и снова для использования при подготовке таких публикаций, как:
- годовой отчет,
- корпоративный сайт – раздел «О нас»,
- ответы на тендеры,
- процессы в рамках проявления должной предусмотрительности.
Шаг B: Анализ деловой деятельности
Целью шага B является разработка модели того, что и как делает организация, посредством изучения её деловой деятельности и процессов.
Результатом шага B является деловая классификационная схема (Business Classification Scheme, BCS), которая описывает деловые процессы организации в виде иерархической структуры функций (functions), видов деятельности (activities) и транзакций (transactions), где:
- Функции представляют собой основные направления деятельности, за которые организация несёт ответственность и которыми она управляет для достижения своих целей. Они представляют собой высокоуровневые совокупности видов деятельности организации.
- Виды деятельности – это основные задачи, выполняемые организацией для реализации каждой из своих функций. Они образуют второй уровень деловой классификационной схемы. Пример: «Проведение тендеров».
- Транзакции - это наименьшая единица деловой активности. Они образуют третий уровень деловой классификационной схемы. Использование документов само по себе является транзакцией.
Пример:
Функция: «Строительство объектов недвижимости»
Вид деятельности: «Проведение тендеров»
Транзакции:
- подготовлены спецификации на работы и услуги.
- разосланы запросы котировок или приглашения к участию в тендерах,
- получены ответы от заинтересованных сторон.
- и т. д.
Деловая классификационная схема являются одной из основных таксономий, используемых организациями. Такие схемы очень стабильны, поскольку функции и виды деловой деятельности не сильно меняются с течением времени. Эта стабильность является одной из основных причин, по которой модель деловой классификационной схемы (BCS) была принята в качестве стандарта для классификации документов – схема остаётся неизменной, несмотря на постоянные организационные изменения.
Мой комментарий: Здесь важно подчеркнуть, что в отличие от отечественной практики, деловые классификационные схемы строятся по функциональному, а не по структурному признаку.
В качестве инструмента деловой деятельности, деловая классификационная схема обеспечивает основу анализа деловых процессов и развития организации:
- Описания должностных обязанностей (ролей) могут быть связаны с BCS-схемой,
- Права доступа и допуски по безопасности могут быть связаны с BCS-схемой,
- Анализ транзакций лежит в основе анализа рабочих процессов.
Использование BCS-схем для поддержки деловых структур и систем придает этим структурам внутреннюю стабильность. Поскольку функции и виды деятельности более или менее постоянны, изменения в организационной структуре будут оказывать меньшее влияние на ключевые по важности деловые системы.
Шаг C: Определение требований к управлению документами
Целью шага C является определение и документирование требований организации к управлению документами. Эти требования вытекают из анализа деловых потребностей, законодательно-нормативных требований и обязательств перед обществом. Эти требования касаются необходимости создания, захвата, защиты документов, предоставления доступа к ним и их уничтожения либо передачи на архивное хранение, - а также структуры управления, которую организации следует создать для того, чтобы иметь всю необходимую ей деловую информацию и управлять ею подотчётным образом.
Анализ рисков проводится для определения того, какому риску подвергнется организация, если эти требования к управлению документами не будут соблюдены.
Для специалистов по управлению документами основным результатом анализа является перечень видов документов с указанием сроков их хранения: документы с одинаковыми требованиями к управлению документами группируются вместе. Перечень используется для применения правил уничтожения/передачи в отношении дел и документов.
Что касается деловой деятельности, то многие результаты этого анализа могут удовлетворить целый спектр деловых потребностей:
- На основе документированных источников формируется перечень законодательно-нормативных требований, который передаётся группе по юридическим вопросам и обеспечению соответствия;
- Результаты анализа рисков, связанных с управлением документами, используются для целей общей стратегии управления рисками;
- Анализ требований к управлению документами полезен для ИТ-служб, помогая им определить стратегии обеспечения доступа и хранения электронных деловых документов;
- Наконец, анализ заинтересованных сторон предоставляет сотрудникам, занимающимся связями с общественностью и развитием бизнеса, ценную информацию о требованиях внешних заинтересованных сторон и об ожиданиях общественности.
Общие итоги
Во многих отношениях методология DIRKS - это изобретение заново колеса, которое постоянно вращается в организации. Многие деловые организации проводят функциональный анализ – проблема заключается в том, чтобы интегрировать процесс DIRKS с другими инициативами организации или с инициативами в области анализа процессов. Даже без интеграции существует возможность обмениваться информацией между различными проектами, что приводит к меньшему дублированию усилий и меньшим вариациям в результатах. Это даже могло бы привести к использованию общей терминологии. Вот это действительно радикальная мысль!
Литература
Руководство по DIRKS архивно-документационной службы штата Новый Южный Уэльс (NSW State Records NSW DIRKS Manual), см.
https://staterecords.nsw.gov.au/recordkeeping/strategies-documenting-government-business-the-dirks-manual
Конни Кристенсен (Conni Christensen)
Источник: Сайт компании Synercon
https://synercon.co/a-rehash-on-dirks-methodology/
Комментариев нет:
Отправить комментарий