воскресенье, 31 августа 2008 г.

Сохранение информации на очень долгое время

Все знают о Розеттском камне. Это рассказ Кевина Келли (на рис.) о Розеттском диске, современной версии Розеттского камня

Бумага, оказывается, очень надежный носитель информации. Хотя она может сгореть или раствориться в воде, добротные бескислотные варианты бумаги в остальном стабильны в течение длительного периода времени. Хранение бумаги обходится дешево, и на неё не влияют изменения в современных технологиях, поскольку бумажные страницы «сканируемы глазом». Не нужно никаких специальных устройств. Хорошего качества, сохраняемая в хороших условиях бумага может легко может выдержать 1000 лет, и, вероятно, её можно сохранить и до 2000 лет без чрезмерных усилий.

Этого мы не можем сказать об электронных носителях информации. Страницы, сохраненные на пластиковых DVD-дисках, не являются ни стабильными, ни читаемыми в течение длительного периода времени, Если только не обеспечить непрекращающуюся миграцию электронной информации с одних угасающих носителей на новые, она быстро станет недоступной. Два десятилетия назад флоппи-диски были распространены повсеместно, и основная часть личной электронной информации хранилась в этом формате. Сегодня любая информация, сохранившаяся только на флоппи-диске, по сути потеряна. Представьте себе, насколько несовместимыми будут сегодняшние DVD через 1000 лет.

Как ни долговечна бумага, но присущие ей ограничения в плане сохранения электронных данных очевидны. Можно лишь пожалеть того, кому потребуется отыскать какую-либо информацию, а единственной имеющейся в его распоряжении копией информации из сети будет бумажная распечатка, занимающая несколько авиационных ангаров. Нам нужны носители информации, с долговечностью бумаги и доступностью флоппи-диска (или лучше!).

Эта проблема долгосрочного хранения электронной информации представляется ключевым препятствием для любой цивилизации, пытающейся действовать в масштабе многих поколений. Как может общество мыслить категориями столетий, если у него нет надежного способа передавать и хранить свои знания на протяжении столетий? Эта головоломка была в центре внимания организованной фондом «Продолженное настоящее» (The Long Now Foundation) в 1998 году конференции, посвященной техническим решения для Управления Цифровой Непрерывностью. На этой встрече Брюстер Калe (Brewster Kahle) из компании «Интернет-Архив» предложил новую технологию, разработанную в лабораториях Лос-Аламоса, и превращенную в коммерческий продукт компанией Норссам (Norsam), - качестве решения проблемы долговременной сохранности информации. Компания Норсам пообещала, что на 3-дюймовом никелевом диске со сроком службы, оцениваемом в диапазоне 2-10 тысяч лет, при помощи микрогравировки можно будет записать 350 тысяч страниц информации.

Можно ли на наборе дисков выгравировать целую библиотеку? Возможно, стоит попробовать это сделать. Все, что нам было нужно – это конечный набор данных, в обеспечении долговременной сохранности было бы заинтересовано общество.

Во время полевой экспедиции «Продолженного настоящего» на археологические раскопки на юго-западе США, родилась идея современного Розеттского камня – создать резервную копию человеческих языков, которая могла стать большой ценностью для будущих поколений. Зимой 1999 года, член совета директоров фонда Дуг Карлстон (Doug Carlston) предложил в качестве параллельного общего текста этого современного Розеттского камня  использовать Книгу Бытия, поскольку она, скорее всего, уже переведены на все языки. Мы придумали план создания неподверженного коррозии 3-дюймого диска, содержащего по меньшей мере 1000 переводов Книги Бытия, а также другую лингвистическую информацию о каждом языке.

Розеттский камень (первоначальная версия - камень, 196 г. до н.э.)

Следую принципу архивации LOCKS (Lots of Copies Keep 'em Safe – Много копий обеспечивают сохранность), мы хотели бы размножить диск и распространить его копии (со встроенными увеличивающими устройствами) по всему. Если думать на длительную перспективу, то этот проект сделать две вещи: он продемонстрирует новую технологию долгосрочного хранения информации, и будет обеспечено минимальное резервирование человеческих языков. Мы считали, что на этот проект уйдет год.


В итоге, проект продолжался восемь лет. 19 августа 2008 года на церемонии в музее «Продолженного настоящего» в Форт-Мейсон (Fort Mason), один из пяти прототипов Розеттского диска был передан фонду Оливер Вилке (Oliver Wilke Foundation), лингвистическому центру в городе Франкфурт, который поддерживал проект. Трёхдюймовый диск прикрыт стеклянным полушарием.


Одна сторона диска содержит графическую головоломку. Текст на восьми основных языках мира скручивается в спираль. Шрифт постепенно уменьшается в размере, пока не становится настолько мелким, что его становится трудно читать -  а он продолжает уменьшаться. Написано следующее: «Языки мира: это архив более 1500 языков человека, собранный в год 02008 н.э. Увеличить в 1000 раз, чтобы найти более 13000 страниц документации по языкам».

Этот графическая сторона диска сделана из чистого титана. Поверхность покрыта чёрным оксидным покрытием, по которому гравировался текст,  открывая более светлый титан. Это бросающееся в глаза оформление необходимо потому, что страницы Книги Бытия, выгравированные на зеркально-гладкой обратной стороне диска, почти невидимы.

Эта рабочая поверхность диска сделана из чистого никеля. Рассматривая её, вы и не  догадаетесь, что здесь спрятано  13500 страниц лингвистических сокровищ. Никель нанесен на  гравированную кремниевую основу диска. По сути, Розеттский диск – это никелевая отливка, сделанная с помощью микрогравированной кремниевой формы. Если держать диск под нужным углом, то прямоугольная сетка страниц дает слабую дифракционную радугу. Для чтения текста нужен 750-сильный оптический микроскоп.

Розеттский диск  не является электронным цифровым носителем. Страницы представляют собой  аналоговые «человеко-читаемые» отсканированные образы текстов и графики. 13500 отсканированных страниц содержат 1500 различных языковых версий Книги Бытия 1-3, универсальный перечень общих слов для каждого языка, указания по произношению и т.д. Некоторые из ключевых индексирующих метаданных каждого языкового раздела (такие, как стандартный код языка) отображаются с использованием машиночитаемого шрифта (OCRb), с тем, чтобы «умный» микроскоп мог провести пользователя вас через эту аналоговую коллекцию.

Мы надеемся на то, что через 1000 лет люди смогут прочесть тексты хотя бы на одном из восьми основных языков нашего времени. Но даже и не читая, можно догадаться, что на диске есть миниатюрные объекты.

Все это заняло восемь лет из-за того, что в 2000 году технология компании Норсам не позволяла записать библиотеку такого объёма.  Кроме того, оказалось, что, вопреки нашим ожиданиям,  не существовало библиотеки, где можно было бы получить уже сделанные переводы Книги Бытия. Не было и какого-либо централизованного депозитария лингвистической информации. Поэтому, чтобы собрать тысячу переводов Книги Бытия, и соответствующую лингвистическую информацию для этих языков, фонд «Продолженное настоящее» организовал «Розеттский проект».

Проектом руководил артист и лингвист Джим Мейсон (Jim Mason), который первоначально управлял им как проектом в области искусства (а отчасти он таковым и являлся). Работая под «присмотром» лингвистического научного сообщества, Мейсон начал собирать и сканировать все известные версии Книги Бытия, а позднее - и региональные и этнические легенды о создании мира на местных языках. Он сумел собрать вместе лингвистов-индивидуалистов и враждующие группировки лингвистического сообщества. При Мейсоне проект быстро трансформировался из артистического проекта в крупную лингвистическую инициативу.

Мейсон постепенно завоевал поддержку специалистов всего мира, а «Розеттский» веб-сайт вырос в «Архив всех языков». Восемь лет спустя, благодаря крупным грантам NSF и другим источникам финансирования, «Розеттский проект» в настоящее время располагает объединенным  набором информации на 2300 языках. В определенные моменты в ходе его эволюции, крошечные некоммерческие отделения проекта были битком набиты десятками студентов,  сканировавшими страницы текста на восхитительно загадочных языках, - с такой скоростью,  с какой только было возможно переворачивать листы. Свыше ста человек работали в офисах,  и ещё тысячи - на сайте. Целью всё время было уместить весь этот языковой архив на несколько дисков.  Или в небольшой куб. стало навязывании этого все языковые архив на нескольких дисках. А может быть, – раз уж это в основе своей артистический проект – высечь в очень длинной стене.

Это проект фонда «Продолженного настоящего», что означает,  что вполне нормально, если он затянется на какое-то время. На сбор отсканированных текстов Книги Бытия ушло восемь лет, а за это время компания Норсам усовершенствовала свою продукцию. Теперь у нас есть диск.

Это, однако, не самый первый диск. Первый диск сейчас в космосе. В 2004 году Европейское Космическое Агентство (European Space Agency, ESA) запустило зонда «Розетта», с целью посадки на комету в 2014 году. Прежде чем запускать его, ESA связались с нами, потому что мы используем одно и то же название. Они спросили, не хотим  ли мы установить версию нашего диска на их зонде. Конечно, мы согласились! Был изготовлен диск из  чистого никеля, содержащий подмножество набора переводов в 6000 страниц. Диск был установлен в отсеке зонда для научной аппаратуры.

Космический зонд Европейского Космического Агентства «Розетта»

Если полет пройдет удачно, то в 2014 году зонд «Розетта» совершит посадку на комету 67P Чурюмова-Герасименко, где он будет изучать молекулярный состав. Там зонд и будет оставаться, пока комета в течение сотен миллионов лет будет кружить вокруг солнца. Так что резервная копия человеческих языков будет храниться в просторах солнечной системы, на случай, если она вдруг понадобится, - в безопасном, хотя и труднодоступном месте.

При желании, можно получить диск и здесь, на Земле, выполняя роль дополнительного узла распределенного архива. Есть ещё для раздачи два диска из этой пробной серии. В настоящее время, несмотря на всю свою высокотехнологичность,  каждый диск изготавливается вручную, и,  соответственно, высока их себестоимость – 25 тысяч долларов каждый. Если Вы заинтересованы в том, чтобы стать хранителем «архива всех языков», свяжитесь с нашим офисом. Фонд «Продолженное настоящее» надеется в будущем выпустить дополнительные экземпляры, с тем, чтобы эти небольшие «глобусы» рассеялись по всему миру в не слишком заметных местах; и тогда хотя бы один из них уцелеет через 2000 лет.

Внутри каждого такого «глобуса» есть небольшая скрытая полость, где владельцы могут выгравировать свое имя,  оставляя место и поощряя то же самое сделать следующих владельцев. Это устройство, рассчитанное на то, что с ним будут работать многие поколения. Как сказал Оливер Вилке (Oliver Wilke), взяв прошлым вечером в руки свою стеклянную сферу, - «Это один из наиболее удивительных предметов на земле. Если мы нашли нечто подобное, сделанное 2000 лет назад, со всеми языками того времени, то такой объект был бы в числе наших самых драгоценных артефактов. Я чувствую высокую ответственность за обеспечение его сохранности для будущих поколений»".

Стоя на фоне образцов страниц  с Розеттского диска, Оливер Вилке держит в руках полученную им сферу, а Лаура Вельшер (Laura Welcher), директор «Розеттского проекта», показывает никелевый диск.

Кевин Келли (Kevin Kelly)

Источник: Kevin Kelly’s Lifestream
http://kk.org/kk/2008/08/very-longterm-backup.php

суббота, 30 августа 2008 г.

Еще один новый проект ИСО – «Информационная система для обеспечения длительной сохранности электронных документов»

Синди Хепфер (Cindy Hepfer), представляющая Американскую библиотечную ассоциацию (American Library Association, ALA) в Национальной организации по информационным стандартам (National Information Standards Organization, NISO) сообщила нам о предлагаемом новом проекте ИСО по разработке стандарта «Электронная архивация – Требования к проектированию и эксплуатации информационных систем для обеспечения длительной сохранности электронных документов».

Извещение ИСО включает в себя матрицу, в которой показаны взаимосвязи предлагаемого стандарта с другими существующими стандартами и проектами стандартов, в том числе с выполняемым техническим комитетом TC46 проектом разработки стандарта ISO/PDTR 26102 «Управление документами - Требования к обеспечению долговременной сохранности электронных документов».

Сфера применения предлагаемого стандарта описана следующим образом: «Данный стандарт применяется к документам, созданным любыми информационными системами или любым программным обеспечением для автоматизации деятельности офиса, либо преобразованным из физической (или аналогичной) формы в электронную. В нем описывается разработка и эксплуатация системы управления информацией, хранящей электронные документы, в случае, когда основной задачей является обеспечение их целостности, доступности и надежности, в том числе в юридических, деловых, государственных, общественных интересах, а также для других целей».

«Документы могут содержать любые типы данных, включая изначально созданную в электронном виде или оцифрованную информацию, цифровые аудио или видеозаписи. Настоящий стандарт применим в отношении любых видов электронных носителей информации, включая «логические» или «физические» носители однократной записи (WORM), и системы на основе перезаписываемых носителей».

Конкретнее, этот стандарт содержит требования, которые могут быть полезны:
  • организациям и компаниям, которые хотели бы создать информационные системы, в которых они могли бы сохранять созданные электронным образом или оцифрованные информационные материалы, обеспечивая их соответствие и целостность по сравнению с оригинальными информационными материалами; 

  • обслуживающим компаниям, которые участвуют в разработке и интеграции систем электронного документооборота (ERMS);

  • компаниям, проектирующим программные и/или аппаратные подсистемы, которые будут интегрированы в продукты для конечных пользователей.
В стандарте не рассматриваются процессы оценки аутентичности информации; отбора документов; и организации хранилища до начала ввода, импорта и сохранения документов в системе.

Дайан Хилман (Diane Hillmann)
Координатор LITA по вопросам стандартизации

Источник: LITA Blog
http://litablog.org/2008/08/28/information-system-for-electronic-records-preservation%e2%80%94another-new-iso-work-item/

Япония: Государственные документы и архивы

Правительство Японии рассматривает вопрос о реформировании управления государственной документации, для обеспечения их сохранности.

Чтобы решить проблему затерянных и пропавших документов - многие из которых могут иметь историческое значение - правительство Японии создало группу экспертов, и планирует выделить в бюджете на следующий финансовый год средства на усиление исследований и улучшение управления официальными материалами и важными документами.

Но даже при наличии дополнительных средств, никакие шаги по защите этих документов не приведут к успеху, если чиновники, отвечающие за их обработку,  не станут лучше понимать их значение и то, что они являются государственной собственностью.

Ежегодно центральное правительство формирует около 1,13 миллиона дел. Соответствующие органы хранят дела в течение периода, предусмотренного в законе о свободе доступа к государственной информации, а затем распределяют их на три категории: те, что будут храниться в Национальных Архивах Японии; те, что будут храниться в офисе соответствующего министерства или агентства;  и те, что подлежат уничтожению.

Материалы,  которые сочтены представляющими историческую ценность, передаются в Национальные Архивы. Все же такой дальний путь проделывают лишь немногие дела, поскольку каждая передача документов требует соглашения между соответствующим органом и архивами.

Деятельность Национальных Архивов, однако, выглядят бледно по сравнению с зарубежными коллегами. Начнем с того, что штат Национальных Архивов включает 42 человека, - в то время, как в архивном управлении  Южной Кореи работает 300 сотрудников, а в Национальных Архивах США занят огромный персонал из 2500 человек. Площадь главного здания Национальных архивов Японии в Токио составляет всего 11550 квадратных метров, одной десятую площади здания Национальных Архивов США в Вашингтоне - главного объект архивной сети, которая включает 22 региональных центра и новое здание площадью 167 тысяч квадратных метров.

В феврале правительство создало группу экспертов для подготовки предложений по радикальной перестройке системы управления важными материалами.

Промежуточный доклад, опубликованный этой группой в июле,  призывает к интеграции административных функций - в настоящее время распределенных между такими государственными органами, как министерство внутренних дел, министерство связи и кабинет министров - путем создания нового агентства, отвечающего за  государственные документов. Планируется, что новое ведомство будет иметь последнее слово относительно того, должны ли официальные документы быть сохранены в Национальных Архиве, или их можно уничтожить.

Группа также рекомендовала,  чтобы централизованное управление государственными документами на протяжении обязательного срока хранения выполнялось под руководством экспертов, и чтобы эти же эксперты проводили экспертизу ценности документов и определяли их дальнейшую судьбу. 

Агентство будет иметь полномочия в отношении документов начиная с момента их создания, и до передачи их на постоянное хранение, с тем, чтобы избежать утраты каких-либо исторических документов.

Премьер-министр Ясуо Фукуда проявляет интерес к сохранению архивов еще с того времени, когда он работал главным секретарем кабинета при премьер-министре Дзюнихиро  Коидзуми в 2004 году, - вплоть до  создания частного консультативного органа для обсуждения способов управления, обеспечения сохранности и использования государственных документов.

Получив июльский доклад, Фукуда, как сообщалось, заявил: «Надлежащее управление и публичный доступ к официальным документам являются основами демократии».

Тем не менее, создание нового агентства не станет панацеей от всех существующих проблем.  Так, документы, касающиеся случаев заболевания СПИДом вследствие санкционированного государственной медициной лечения, - по поводу которых министерство здравоохранения заявляло,  что они не существуют, - позднее были обнаружены, но только после того, как министр распорядился их найти. В результате усилились существующие в обществе подозрения о сокрытии чиновниками неприятных фактов.

Другие примеры неправильного обращения с официальными документами включают скандал с ошибками в пенсионных документах, и ошибочное уничтожение судового журнала судна сил морской самообороны, направленного в Индийский океан.

Оба эти примеры являются результатом непонимания должностными лицами того, что пенсионные документы и судовые журналы военных кораблей являются государственными документами, которые требуют соответствующего обращения.

Одной из глубинных проблем, которые необходимо решить, является работа с делами. По рассказам сотрудников государственных органов,  в ряде случаев документы небрежно сваливаются в кучи, а официальные и частные документы хранятся вместе в офисных хранилищах.

Даже в случае успешного проведения административной реформы, существенные результаты не будут достигнуты до тех пор, пока государственные служащие не осознают, что документы,  с  которыми они работают, являются собственностью японского народа.

«Государственные служащие, которые были приняты на работу в последние годы - в период, когда общественность подняла большой шум по поводу допущенных бюрократами ляпов - хорошо понимают важность и необходимость государственных документов», говорит профессор Токийского университета Такаши Микурия. «Но чем старше гражданские служащие,  тем хуже они осознают это».

«Утрата важных государственных документов является потерей для государства. Так что, с точки зрения национальной стратегии, для нас важно улучшить управление этими документами. Политикам необходимость содействовать реформе системы и повышение осведомленности чиновников».

Юко Мукаи (Yuko Mukai)
штатный корреспондент газеты Yomiuri Shimbun

Источник:  Daily Yomiuri Online
http://www.yomiuri.co.jp/dy/national/20080822TDY04303.htm

Новый проект ИСО – «Конверсия и миграция электронных документов»

Международная организация по стандартизации ИСО в настоящий момент проводит голосование среди национальных органов по стандартизации по вопросу открытия под эгидой подкомитета SC11  технического комитета TC46 нового проекта стандарта «Конверсия и миграция электронных документов» (Conversion and Migration of Digital Records). Сообщившие об этом американские коллеги из Ассоциации библиотечных и информационных технологий (Library and Information Technology Association, LITA) отмечают, что «это прекрасная возможность для членов LITA внести сой вклад на ранних стадиях разработки стандартов».

Согласно информации на блоге LITA, в разосланном ИСО извещении говорится: «Предлагаемый стандарт будет описывать компоненты программы, вопросы планирования, требования к делопроизводству, а также процедуры выполнения конверсии и миграции электронных документов таким образом,  чтобы сохранить целостность таких документов в качестве свидетельств деловых транзакций. Настоящий стандарт предназначен для использования только при конверсии и миграции тех данных, которые должна быть сохранены в качестве электронных документов. Данный документ не касается процедур оцифровки бумажных документов».

По поводу цель и обоснования проекта сказано следующее: «Содержащиеся в данном стандарте  указания помогут понять требования к делопроизводству, организационные и деловые основания для выполнения процессов конверсии и миграции, вопросы технологического планирования, и вопросы мониторинга / контроля выполнения процесса. В стандарте указаны действия, компоненты, и конкретные методики конверсии и миграции документов из одной системы управления документами в другую – охватывая, в том числе,  такие вопросы, как управление рабочими процессами (workflow), тестирование, контроль версий и верификация».

Дайан Хилман (Diane Hillmann)
Координатор LITA по вопросам стандартизации

Источник: LITA Blog
http://litablog.org/2008/08/28/conversion-and-migration-of-digital-records-new-iso-work-item/

Конференция Общества Американских Архивистов, день второй

На фото: Джоф Хат, директор службы государственных документов архива штата Нью-Йорк

Я сегодня перебрался в Сан-Франциско из моей резиденции в Бёрлингейме (Burlingame). Конференция Общества американских архивистов (Society of American Archivists, SAA) сегодня проходит довольно интенсивно, поэтому я выбрал этот день для переезда в город. Сегодня моя основная роль, - и единственная, где я выступал в официальном качестве, -  заключалась в том, чтобы на ряде заседаний сделать объявления от имени Программного Комитета конференции SAA 2009 года.

Круглый стол по документам муниципальных органов власти

Первое заседание, на котором я выдал свою «речь», был круглый стол по документам местных органов власти. Моё «послание» было простым, и старался поощрить архивистов местных органы власти к тому, чтобы они предлагали свои доклады, поскольку на конференции SAA-2009 будет уделено определенное внимание государственным архивам, учитывая то, что это будет совместное мероприятие с Советом государственных архивистов (Council of State Archivists, CoSA).

На данный  круглый стол я прихожу каждый год, и меня всегда поражает, что на нём присутствует так много архивистов,  которые (подобно мне) не имеют отношения к муниципальным властям.

Важной частью моей работы является оказание поддержки программам управления документами  муниципальных властей штата Нью-Йорк, отсюда и мой неизменный интерес к  муниципальным архивам. По этой же причине на заседании появляются и другие специалисты из Архивов штатов. Интересно, что мы по численности  почти превосходим муниципальных архивистов, и это происходит каждый год. Кроме того, присутствует довольно много местных муниципальных архивистов – им обычно трудно выбить финансирование на то, чтобы съездить на конференцию в другой штат, но они могут посещать мероприятия, проводящиеся поблизости.  Но в результате муниципальные архивисты слабо ощущают свою принадлежность к SAA, и лишь небольшое их число активно участвует в работе Общества. С моей точки зрения, эту проблему необходимо как-то решать.

Круглый стол по управлению документами

«Муниципальный» круглый стол завершился рано, и я смог поучаствовать участвовал в последней части круглого стола по управлению документами (опять таки, управление документами составляет значительную часть моих служебных обязанностей). У входа в зал заседаний зал я встретил Рассела Джеймса (Russell James), который вёл этот круглый стол и многое сделал для активизации участников. Поразительно, сколько всего может увлечённый и энергичный человек, - и Рассел как раз из таких людей.

Дэвид Джордж-Шонго, архивист племени Сенека

Я, конечно, пропустил большую часть круглого стола, но я пришел в середине выступления моего друга Дэвида Джордж-Шонго (David George Shongo), которые рассказывал о программе управления архивами и документами, которую он в течение последних пяти лет разрабатывал для племени Сенека (Seneca). Рассказы Дэвида о его достижениях в рамках этой программы  всегда интересны, поскольку в них отмечаются те проблемы, с которыми сталкиваются как архивист, так и делопроизводитель, в одиночку упорядочивающий документы, -  и дополнительный интерес вызывают вопросы культурного плана, которые он также затрагивает.  Например, по причинам, которые я не могу вспомнить в точности, многие из документов племени хранятся в двух экземплярах, в двух разных местах, - причем не в качестве резервной копии важнейших документов, а в связи с озабоченностью различных членов племени удобством их доступа к этим документам.

Когда я пришёл, Дэвид говорил об отпечатках пальцев, и о том, как большинство из нас видит свои отпечатки пальцев и не обращает на них внимания.. Он же, глядя на свои отпечатки пальцев, понимает, что Создатель наполнил его человеческой энергией, и что эта энергия, и что когда эта энергия пронеслась по его телу, то она завихрилась в его отпечатках пальцев -  и стала документом,  протоколирующим это конкретное воплощение жизненной силы. Он пояснил, что именно поэтому наши руки, самые «творческие» части тела, столь важны: они могут сделать вещи, потому что они являются средоточием нашей энергии.

Я иногда встречаю Дэвида в Нью-Йорке, также на конференциях. В прошлом году, также  на конференции SAA, мы стояли вместе, в то время, как Элизабет Эдкинс (Elizabeth Adkins) говорила о необходимости разнообразия в нашей профессии. Оглядевшись в комнате, я заметил (насколько было видно с моей наблюдательной позиции) что в комнате присутствовали только белые, кроме него, - и мы немного пообсуждали эту тему. Мы увидели в этом проблему, над которой стоит подумать, и Дэвид дал мне почитать экземпляр «Отчетов об архивных материалах коренных американцев» (Protocols for Native American Archival Materials). В прошлом мае, я встретил Давида Региональной среднеатлантической конференции архивистов в Чаутаква (Chautauqua), штат Нью-Йорк, и он открывал заседание. Одетый в традиционный костюм племени Сенека, он открыл заседание, сказав несколько слов по-английски, и гораздо больше – на языке племени. Хотя, вероятно, никто из аудитории его не понимал, это было впечатляющим напоминанием о культурном наследии Нью-Йорка, которое не слишком на виду, но вовсе не исчезло.

Итак, Дэвид продолжал рассказывать, как он всё делал, всегда перемежая объяснения по поводу доступа и других архивных процессов с интересными дополнениями, в духе племени Сенека. Он отметил, что он иногда поет песню на языке племени, и это помогает находить давно затерявшиеся документы - хотя он также отметил, что прибегать к этому сильному средству ему приходится редко. Он сказал, что большая часть его работы связана с бумажными документами, и что его руководство  требовало, чтобы он их все сканировал - до тех пор, пока оно узнало о том, во сколько это обходится. По его словам, племя считает,  что все ими делается по замыслу Создателя. Свою передаточную документацию  он называет  «путем сквозь огонь» (по причинам, мне непонятным, - но подобная метафора имеет культурное значение для члена племени Сенека).

В конце Дэвид говорил о культуре, и о том, какое  важное значение она имеет для всех нас. Себя он характеризовал как «хранителя старых слов и старых обычаев». Обратите внимание на вторую часть этой фразы. Дэвид сказал, что он, человек из «поколения MTV», должны научиться балансировать культуры: племенную с западной. И он отметил, что для него оказалось важным  научиться рассматривать  различные департаменты, с которыми он работает, как различные кланы,  и научиться учитывать индивидуальные культуры этих кланов при работе с ними.

Джоф Хат (Geof Huth)

Источник: The Anarchivist
http://anarchivist.blogspot.com/2008/08/saa-day-two.html

пятница, 29 августа 2008 г.

Конференция Общества Американских Архивистов

На прошедшем 27 августа круглом столе «Проблемы и пропаганда» (Issues and Advocacy)  состоялся интересный обмен идеями и предложениями, и в целом круглый стол прошёл более динамично, чем я предполагал. Я рад, что я решил на него пойти.

Заседание началось с того, что Кейт Теймер (Kate Theimer) и Питер Гюнтер (Peter Gunther) предложили участникам выбрать один или два вопроса, по которым они реально могли бы изменить ситуацию и повести за собой профессию. Синди Смоловик (Cindy Smolovik) коротко проинформировала о подготовке следующей конференции SAA 2009 в г. Остин (Austin), и затем мы «понеслись».

Одно из первых двух предложений заключалось в том, чтобы сосредоточить внимание на «живучести» - не в обычном для инженеров толковании  (живучесть физических ресурсов и зданий), а на «живучести» архивной отрасли. Давний вопрос о старении профессии, - а такие дискуссии ведутся сейчас на «верхних этажах» в большинстве областей знания, - был одной из основных тем для обсуждения. Я надеюсь, что эта тема подробнее будет рассмотрена на конференции в Остине, и что там будут высказаны свежие идеи относительно того, как обучать молодых архивистов и ставить их на все более ответственные посты, прежде чем с таким трудом накопленные здания  выйдут (вместе со своими носителями) в  двери - на пенсию.

Второй стартовой темой была охрана здоровья тех архивистов, которые работают в условиях, когда им не предоставляются льготы и не обеспечивается их социальная защищенность – это, например, архивисты, работающие в отдельных проектах, или в небольших местных исторических обществах, и т.д. Дискуссия по этому вопросу началась неторопливо, но, по мере того, как разговор перешел на уровни зарплаты и практику найма на работу, стало очевидно, что эта тема близко затрагивает многих, особенно тех, кто пока еще находится в начале своей карьеры архивиста. Конечно, вопрос зарплаты  всегда будет горячей темой, но я не думаю, что кто-либо ожидал столь эмоционального обсуждения. По ходу разговора, несколько слов было сказано о предложении по поводу аккредитации, которое на днях направлено в Совет SAA, и которое Марк Грин (Mark Greene) будет осуждать совместно с представителями других информационных профессий этой осенью [Интересно, кто-нибудь слышал, как называется это мероприятие, и какова его цель?].

К концу заседания, была предложена несколько размытая тема -  сосредоточить внимание на этих вопросах заработной платы, здравоохранения и т.д. для архивистов. Руководящий комитет (членом которого я являюсь) вновь соберется 29 августа, для того, чтобы обсудить эти идеи, и пытаться понять, каким образом мы могли бы приложить наши коллективные руки  к решению различных проблем. Мне кажется, что мне еще предстоит в разных местах говорить  об этом,  поэтому не стесняйтесь делиться своими мыслями, пишите мне по электронной почте или ловите меня на конференции.

The archivist

Источник: Archives Found
http://archivesfound.com/2008/08/28/saa-thursday-august-28-2008/

четверг, 28 августа 2008 г.

Новая Зеландия: Новые стандарты в области управления документами

Министр по делам архивов Джудит Тизард (Judith Tizard - на фото) 26 августа 2008 года объявила о выходе двух новых стандартов в области управления документами:
«Управление информацией является необходимым делом», отметила Джудит Тизард на церемонии представления двух новых стандартов управления документами для государственных и муниципальных органов.  «Хорошо сохраняемая информация позволяет нам сохранить для будущего  память о прошлом,  и обеспечивает прозрачность и подотчетность правительства».

«Два новых стандарта закладывают  прочную основу для достижения этой цели. Стандарт «Требования к созданию и поддержанию документов»  определяет основные требования, выполнение которых необходимо для успешного управления информацией с целью документирования, и является обязательным для государственных и муниципальных органов.

Стандарт устанавливает минимальные требования к доступности, надёжности и годности к использованию информации, которой располагает организация.

Аналогично, обязательный  «Стандарт метаданных для управления электронными документами»  дает нам системный подход к управлению информацией в деловых системах. Стандарт обеспечивает осмысленность информации, возможность её отыскать в случае необходимости, её аутентичность, а также возможность безопасно переместить информацию из одной системы в другую.

Благодаря этому, мы сможем ответить на вопросы о том, кто, когда и с какой целью создал документ,  и, что очень важно,  вносились ли в документ какие-либо изменения», говорит Тизард.

«Это дает ощутимые деловые преимущества. Трудно переоценить те преимущества и деловую эффективность, которые обеспечивает полезная, хорошо организованная, надежная, «долгоживущая» информация.»

По словам Тизард, эти стандарты соответствуют  международным стандартам ИСО и «Концепции взаимодействия в рамках электронного правительства» (e-Government Interoperability Framework, е-GIF). Они были разработаны с учётом мнения государственных и муниципальных органов.

Данные стандарты дополняют стандарт 2007 года «Хранение документов и архивов» (Standard for the Storage of Records and Archives, http://continuum.archives.govt.nz/files/file/standards/s2/index.html ),  - первый обязательный стандарт, в котором были установлены требования к хранению физических документов в центральных и местных органах власти.

«В совокупности эти стандарты делают «зубастым» Закон о государственных документах 2005 года (Public Records Act 2005), и помогают заложить основу для независимого аудита делопроизводства в органах центрального, который начнётся с2010 году»,  подчеркнула Тизард.

«Эти добротные стандарты способствуют  открытости и подотчётности правительства, и предоставить нам хорошую возможность обеспечить, чтобы документы, имеющие деловое и культурное значение, эффективно создавались и поддерживались, а также сохранялись в качестве историко-культурного наследия Новой Зеландии».

Джудит Тизард (Judith Tizard)

Источник:  Beehive.govt.nz – официальный сайт правительства Новой Зеландии
http://feeds.beehive.govt.nz:80/release/new+record+keeping+standards+announced

среда, 27 августа 2008 г.

Ни один архив не является островом

Под таким девизом пройдет 14-19 сентября 2008 года в Сиднее (Австралия) ежегодная конференция Международной ассоциации звуковых и аудиовизуальных архивов.

Международная ассоциация звуковых и аудиовизуальных архивов (International Association of Sound and Audiovisual Archives, IASA) проведет свою ежегодную конференцию 14-19 сентября 2008 года в городе Сиднее (Австралия).

Организует конференцию Австралийская ассоциация звукозаписи (Australasian Sound Recordings Association, ASRA). Местом проведения выбран Австралийский национальный морской музей в Сиднее.
   
Выживания звуковых и аудиовизуальных архивов зависит от обмена идеями, от использования общих стандартов, сходных технологических подходов, и от взаимной поддержки. И не случайно выбран девиз конференции - "Ни один архив не является островом"

На конференции будет возможность познакомиться с деятельностью, достижениями, взаимосвязями и взаимоотношениями между специалистами и организациями, действующими в области создания и управления звуковыми и аудиовизуальными коллекциями. В конференции примут участие и выступят с докладами представители Австралии, Океании, Азии, Европы, Африки и Северной и Южной Америки, в том числе руководители и ведущие специалисты из научно-исследовательских организаций, с радио и телевидения, из национальных аудиовизуальных архивов и библиотек; а также ведущие эксперты в области технологий, обеспечения долговременной сохранности, документирования и организации доступа.

Члены IASA и ASRA имеют опыт в области радио, исследований, устной истории, социальной истории, аудиовизуальных коллекций, музыковедения, лингвистики, этнографии, этномузыковедения, фольклора, звукозаписи, документации, музыки, аудиоискусства, долговременной сохранности, описания фондов, каталогизации, метаданных, управления архивами  и организации доступа к коллекциям аудиовизуальных материалов.

Большинство докладчиков - это специалисты из Австралии, США, Западной и Центральной Европы. К сожалению, представителей Восточной Европы на конференции будет очень мало (пока что замечены только доклады от Эстонии и Финляндии).

С кратким содержанием докладов можно ознакомиться на сайте конференции по адресу: http://www.iasa2008.com/abstracts.asp

Источник: сайт конференции IASA-2008
http://www.iasa2008.com/

Италия: Международный институт архивного дела Триеста и Марибора готовится провести вторые осенние курсы

Занятия Архивной Школы будет проходить с 17 по 19 ноября.

Международный институт архивного дела Триеста и Марибора (International Institute for Archival Science of Trieste and Maribor, IIAS) с 17 по 19 ноября во второй раз организует осенние курсы для аспирантов - Архивную Школу.

В первой Школе, прошедшей в октябре 2007 года, приняли участие 25 слушателей из 10 стран (Албании, Боснии, Болгарии, Хорватии, Венгрии, Италии, Македонии, Черногории, Румынии и Сербии). Обсуждались вопросы архивного дела, использования в архивах информационных технологий, архивной этики, электронных документов и соответствующего европейского и международного законодательства.

В занятиях, которые будут проводить преподаватели из университетов и государственных учреждений, примут участие молодые архивисты из стран Центральной и Юго-Восточной Европы. Особое внимание будет уделено тем же вопросам, которые  будут обсуждаться во время 18го Международного Архивного Дня, т.е. экспертизе ценности, охране труда и безопасности в архивах.

Школа, совместно финансируемая Центральноевропейской Инициативой (Central European Initiative) и итальянским министерством культуры, снова будет проходить в Международном центре теоретической физики в Мирамаре (Триест).

Источник: IIAS
http://www.iias-trieste-maribor.eu/index.php?id=27&L=1&tx_ttnews[pS]=1219752189&tx_ttnews[tt_news]=7&tx_ttnews[backPid]=23&cHash=b7b8917f5a

понедельник, 25 августа 2008 г.

Проект Всеобщей декларации по архивам

На пленарном заседании ежегодной Международной конференции Круглого стола по архивам (Conférence internationale de la Table ronde des archives, CITRA), прошедшей в ноябре 2007 года в Квебеке (Канада), была принята резолюция, предлагающая секции профессиональных ассоциаций Международного Совета Архивов (Section for Professional Associations, SPA) подготовить «Всеобщую декларацию по архивам», по образку Квебекской декларации по архивам,  разработанной Ассоциацией архивистов Квебека. Цель такой декларации – четко и ясно определить предназначение, сферу деятельности и ценность архивов, и сказать о тех непрерывных усилиях, которые необходимы для обеспечения должного управления архивами и доступа к ним.

Для подготовки декларации была создана рабочая группа в следующем составе: Диан Байаржон (Diane Baillargeon) и Денис Шуинар (Chouinar) из Канады, Абделькадар Кападону (Abdelkadar Kapadonou) из Франции, Ким Эберхард (Kim Eberhard) и Колин МакИвен (Colleen McEwen) из Австралии, и Дидье Гранж (Didier Grange), президент секции SPA в 2004-2008 годах, из Швейцарии.

На днях был опубликован проект, подготовленный совместно рабочей группой и руководящим комитетом SPA. Замечания и предложения по проекту можно направлять членам рабочей группы до 3 сентября (австралийцам рекомендуется писать Colleen McEwen, по адресу tcmcewen@gmail.com ; и Kim Eberhard,  по адресу keberhard@waverley.nsw.edu.au ).

Документ будет рассмотрен на Исполнительным советом МСА на его заседании в октябре 2008 года, и затем утвержден на ежегодном Общем собрании, которое состоится на Мальте в 2009 году.

Колин МакИвен (Colleen McEwen) tcmcewen@gmail.com
25 августа 2008 г.

Примечание: при чтении декларации следует иметь в виду, что под словом «архивы» наши зарубежные коллеги (особенно представители французской школы) имеют в виду в первую очередь массивы архивных документов, а не здания.

Проект декларации

Архивы документируют решения, действия и воспоминания. Архивы представляют собой уникальное и незаменимое наследие, передаваемое от одного поколения к другому. С момента их создания, управление архивами осуществляется таким образом, чтобы сохранить их ценность и значение. Они являются авторитетными источниками информации, лежащими в основе подотчетных и прозрачных административных действий. Архивы играют ключевую роль в развитии общества путем сохранения и пополнения личной и коллективной памяти. Открытый доступ к архивам обогащает наши знания о человеческом обществе, содействует развитию демократии, дает возможность защищать права граждан, и повышает качество жизни.

В этой связи мы признаем:
  • уникальную роль архивов в качестве аутентичного свидетельства административной, культурной и интеллектуальной деятельности, а также в качестве отражения эволюции общества;

  • жизненную необходимость архивов для поддержки эффективности деловой деятельности, подотчетности и прозрачности; для защиты прав граждан; для создания индивидуальной и коллективной памяти; для понимания прошлого; и для документирования настоящего, чтобы на этой основе определять свои действия в будущем;

  • разнообразие архивов,  которые документируют все области человеческой деятельности;

  • многообразие форматов, в которых создаются архивные документы, в том числе бумажные, электронные, аудиовизуальные и иные типы документов;

  • роль архивистов как обученных специалистов-профессионалов, получивших первоначальное образование и продолжающих повышать свою квалификацию, и служащих интересам общества путем поддержки создания документов, а также путем отбора, сохранения, и предоставления доступа к этим документам с целью их использования;

  • коллективную ответственность всех:  - граждан, государственных служащих и лиц, принимающих решения, владельцев и  хранителей  государственных и частных архивов, а также архивистов и других специалистов по работе с информацией, - за  управлении архивами.
Поэтому мы обязуемся работать вместе, с тем, чтобы:
  • соответствующие национальные политики и законы в области архивного дела были приняты и исполнялись;

  • управление архивами ценилось и компетентно осуществлялось всеми органами, как частными, так и государственными, которые создают и используют архивы в ходе своей деловой деятельности;

  • адекватные ресурсы выделялись на поддержку надлежащего управления архивами;

  • архивы управлялись и сохранялись таким образом, чтобы обеспечить их аутентичность, надежность, целостность и удобство использования;

  • архивы были доступными для всех, при условии соблюдении соответствующего законодательства и прав отдельных лиц, создателей, владельцев и пользователей;

  • архивы использовались в помощь программам поощрения ответственного отношения и поведения граждан (responsible citizenship).
Источник:  Список рассылки австралийских архивистов
Aus-archivists@archivists.org.au

суббота, 23 августа 2008 г.

Венесуэла: Программа развития архивной отрасли должна привести к созданию национальной системы архивов

Исторические архивы будут объединены в единую систему во главе с Национальными Архивами страны.

Национальный архив будет отвечать за создание, организацию и за координацию процессов отбора информации для исторических, административных и управленческих архивов.


Здание Национальных Архивов Венесуэлы

Министерство культуры (Ministerio del Poder Popular para la Cultura, MPPC), с помощью Национального архива (Archivo General de la Nación, AGN), организовало 13 августа первую встречу представителей исторических архивов, основной целью которой было познакомить участников с диагностическими средствами, которые будут использоваться в архивах Национальной государственной администрации.

В мероприятии приняли участие генеральный директор Управления MPPC Америка Феррер (América Ferrer), директор Национального архива Кармен Алида Сото (Carmen Alida Soto), а также руководитель ИТ-службы Национальных Архивов Генри Дельгадо (Henry Delgado).

Феррер подчеркнул, что «это начало того, что должно стать программной развития архивного дела, которая должна будет привести к созданию национальной системы архивов, под руководством Национальных Архивов страны, и  эта работа, связанная с историей и архивами, пробуждает чувство волнения, потому мы любим и историю, и любим архивы».

Сото, со своей стороны, пояснила, что это позволит охватить все общины, через систему национальных архивов, действующую под эгидой главного Национального Архива страны, который будет отвечать за создание, организацию и за координацию процессов отбора информации для исторических, административных и управленческих архивов.

Она отметила, что представление диагностических средств, - бесплатно программного обеспечения, разработанного в AGN,  нацелено на то, чтобы организации включили их в свои национальные планы в рамках генеральной программы развития архивной отрасли, которая начнет осуществляться с 2009 года.

Сото подчеркнула, что эта работа направлена на то, чтобы каждый житель Венесуэлы чувствовал себя хозяином этих документов, потому что «наша обязанность состоит не только в том, чтобы  обеспечить их постоянную сохранность. Наш долг перед народом, владельцем этих документов, заключается также в обеспечении к ним доступа, чтобы документы были частью нашей жизни»

Этот инструментарий позволит собрать информацию о различных архивах, которая затем будет использована для развития проекта создания системы национальных архивов, а также способствовать массовому использованию информационно-коммуникационных технологий для достижения технологической независимости.

Источник:  Archivologo
http://archivologo.blogcindario.com/2008/08/01926-inicio-del-plan-nacional-archivistico-que-dara-origen-al-sistema-nacional-de-archivos.html

пятница, 22 августа 2008 г.

Национальные Архивы США опубликовали рекомендации федеральным агентствам по управлению сообщениями электронной почты

В рекомендациях подчеркивается, что большинство почтовых программ и программ архивации электронной почты не в полной мере соответствуют нормативным требованиям, и это следует учитывать при их внедрении и использовании

Бюллетень Национальных Архивов США  2008-05
от 31 июля 2008 года

Кому: Руководителям федеральных агентств

Тема: Рекомендации, касающиеся использования программных приложений архивации электронной почты (e-mail archiving applications) для хранения сообщений электронной почты

Срок действия: до 31 июля 2010 года

1. Какова цель этого бюллетеня?

Данный бюллетень содержит указания федеральным агентствам в отношении  использования программных приложений архивации электронной почты и аналогичных технологий для управления  сообщениями электронной почты, являющимися документами. Агентствам предлагается обратить внимание на следующее:
  • Хотя использование программных приложений архивации электронной почты может быть полезно для деловой деятельности агентства, эти приложения могут иметь ограниченные возможности  по сохранению и организации документов в соответствии с законами, правилами и политиками, регламентирующими управление документами,

  • Если агентство принимает решение использовать программные приложения архивации электронной почты для управления федеральными документами,  то это агентство несет ответственность за решение вопросов в тех областях, в которых эти программные приложения не соответствуют требованиям Закона о федеральных документах и  соответствующим нормативным актам, выпущенным Национальными Архивами.
2. Что такое архивация электронной почты?

Говоря об архивации электронной почты, обычно имеют в виду программные  приложения, убирающие сообщения электронной почты с почтового сервера и управляющие ими в централизованном месте хранения, также называемом архивом. Специалисты в области информационных технологий термин «архивация» понимают как  копирование или перемещение файлов в хранилище. Обычно такие приложения собирают электронную почту (которая может включать приложения, календари, списки поручений и т.д.)  некоторых или всех пользователей агентства в центральном хранилище. Программные приложения архивации электронной почты, как правило, либо вовсе не требуют, либо требуют небольших усилии со стороны пользователей по сохранению и управлению теми сообщениями, которые являются документами. После того, как сообщения сохранены,  авторизованные пользователи имеют возможность вести поиск по содержимому хранилища.

3. В каких случаях сообщения электронной почты являются федеральными документами?

Сообщения электронной почты являются документами тогда, когда их содержание (включая приложения) соответствует определению «документа» согласно Закону  о федеральных документах (см. также Свод федеральных нормативных актов США, разделы 36 CFR 1222. 34 и 1234.24).

4. Каковы требования по управлению сообщениями электронной почты в качестве федеральных документов?

Документационные системы, включающие сообщения электронной почты, должны:
  • Обеспечивать группировку взаимосвязанных документов в рамках классификационной схемы, соответствующей характеру деловых целей, которым служат документы;

  • Обеспечивать простое и своевременное извлечение как отдельных документов, так и дел или других массивов взаимосвязанных документов;

  • Хранить документы в пригодном для использования формате, в течение срока хранения,  установленного в соответствии с утвержденными Национальными Архивами перечнями  документов;

  • Быть доступными для лиц, у которых имеются деловые потребности в  хранящейся в системе информации;

  • Сохранять сведения о передаче и получении сообщений, перечисленные в инструкциях агентства, и

  • Обеспечивать передачу документов постоянного срока хранения в Национальные Архивы (см. Свод федеральных нормативных актов США,  разделы 36 CFR 1228.270 и 36 CFR 1234.32 (a)).
5. Как обычно функционируют  программные приложения архивации электронной почты?

Электронная почта может быть удалена из почтового сервера либо вручную пользователем, либо автоматически по истечении заранее установленного периода времени. Автоматическая передача сообщений на сервер архивации электронной почты может быть основана на определенной характеристике или сочетании характеристик,  явно присутствующих в сообщении электронной почты, таких, как личность отправителя или получателя, дата, или ключевых слов в теме или тексте сообщения. Архивный сервер затем индексирует электронную почту и прикрепленные файлы для обеспечения их поиска и извлечения в будущем. Отдельные почтовые системы при этом продолжают обеспечивать доступ к архивированной электронной почте, используя для этого ссылки или указатели. В большинстве случаев, архивируется только одна копию сообщения электронной почты.

6. Какую пользу приносят программные приложения архивации электронной почты?

В зависимости от агентства и его деловых целей,  программные приложения архивации электронной почты могут обеспечить следующие преимущества (каждое приложение имеет собственный набор функциональных возможностей,  уровень приложений различается, поэтому данный перечень не является исчерпывающим):
  • Более эффективное хранения электронной почты, - поскольку почта перемещается из распределенной сети серверов, персональных компьютеров и т.д.  в единое место, где ею удобнее управлять;

  • Расширенные возможности электронного поиска  материалов,  подпадающих под требование о выемке документов, либо под запрос о предоставлении сведений в соответствии с законом о свободе доступа к государственной информации  и т.п.;

  • Содействие в решении задач резервного копирования и восстановления в случае чрезвычайных происшествий.
7. Какие проблемы управления документами связанны с программными приложениями архивации электронной почты?

Архивация электронной почты -  сравнительно новая технология, которая продолжает развиваться. Хотя эти приложения способны принести пользу для деловой деятельности, используемые технологии архивации электронной почты не всегда отвечают нормативным требованиям раздела 36 CFR 1234.24 Свода федеральных нормативных актов. И если агентство не позаботится о том, чтобы должным образом  сконфигурировать и внедрить такое приложение, это приложение способно повредить выполнению программы управления документами. Например:
  • Программные приложения для архивации текущей электронной почты могут не поддерживать группировку взаимосвязанных документов в соответствии с требованиями делопроизводства,  или же могут не обеспечивать поддержание документов в удобном для использования формате в течение всего требуемого срока их хранения;

  • Подобное приложение может затруднить выделение документов постоянного и временного хранения, и выполнение установленных действий с этими документами по истечении их сроков хранения, - будь то передача документов постоянного срока хранения в Национальные Архивы,  или уничтожение документов временного срока хранения;

  • Агентство, которое внедряет архивацию электронной почты, продолжая в то же время политику «распечатать и подшить в дело» в отношении сообщений электронной почты, являющихся официальными документами, может непреднамеренно помешать исполнению требований в отношении управления документами,  поскольку  пользователи могут решить, что потовая программа заменила политику «распечатать и подшить».  В этом случае агентству следует дать четкие указания о том, что распечатка и подшивка в дела сообщений должны выполняться в дополнение к архивации электронной почты.
8. Если программное приложение архивации электронной почты является единственным средством для хранения федеральных документов, то что агентство должно сделать для обеспечения надлежащего управления документами?

При таких обстоятельствах, агентства должны использовать технологии архивации электронной почты в сочетании с дополнительные мерами, такими,  как политики и процедуры управления документами, бизнес-правила, - и иными средствами, необходимыми для обеспечения исполнения требований в области управления документами. Агентство, выбравшее программные приложения архивации электронной почты в качестве средства  ведения официального делопроизводства,  должно разработать политики и обеспечить надлежащую подготовку пользователей, а также выявить ограничения, имеющиеся в используемых программных приложениях архивации электронной почты, и принять соответствующие меры, -  в целях обеспечения хранения документов в соответствии с нормативными требованиями раздела 36 CFR 1234.24 Свода федеральных нормативных актов.

9. Что еще делают Национальные Архивы в отношении программных приложений архивации электронной почты?

Национальные Архивы проводят мониторинг того, как федеральные агентства внедряют или обдумывают внедрение  программных приложений архивации электронной почты, с тем, чтобы оценить, какие шаги агентства могут предпринять для решения проблем в области управления документами, возникших в связи с использованием этой новой технологии. Национальные Архивы продолжают следить за технологиями архивации электронной почты, и считают, что в ходе совершенствования программного обеспечения эти технологии, в конечном итоге,  станут лучше соответствовать хорошей практике делопроизводства.

10. Где можно получить дополнительную информацию?

За информацией общего плана, связанной с содержанием настоящего бюллетеня, пожалуйста, обращайтесь по адресу ERM@nara.gov .

Аллен Вайнстайн (Allen Weinstein)
Архивист Соединенных Штатов Америки

четверг, 21 августа 2008 г.

Ассоциация по информационной безопасности и аудиту опубликовала рейтинг наиболее актуальных проблем, с которыми сталкиваются ИТ-менеджеры и руководители

Ассоциация по информационной безопасности и аудиту (Information Security and Audit Association, ISACA), в августе 2008 года опубликовала результаты опроса «Основные деловые и технологические проблемы» (Top Business/Technology Issues Survey Results).  ISACA провела этот опрос с целью расставить приоритеты и проверить те выводы, к которым пришла рабочая группа ISACA по проблемам деловой деятельности и технологий.

Рабочая группа выделила 21 проблему, стоящую перед ИТ-менеджерами и руководством организаций. В список были включены глобальные проблемы, с которыми, по мнению рабочей группы, члены ISACA уже столкнулись, либо столкнутся в ближайшие 12-18 месяцев. Участникам опроса было предложено расположить эту 21 проблему по степени серьёзности.  В число семи наиболее актуальных проблем вошли:

1. Соответствие законодательно-нормативным требованиям,  особенно защита персональных данным и мониторинг финансовых транзакций
2. Управление ИТ на корпоративном уровне,
3. Управление информационной безопасностью,
4. Восстановление после катастроф / обеспечение непрерывности деловой деятельности,
5. Управление отдачей от ИТ,
6. Проблемы управления ИТ-рисками,
7. Соблюдение стандартов финансовой отчетности.

В исследовании также определялся рейтинг деловых проблем  по группам респондентов: аудит и управление степенью уверенности (assurance management) , управление безопасностью и ИТ-менеджмент управления. Опрос «Основные деловые и технологические проблемы» проводился во всемирном масштабе, в нем приняли участие респонденты из 95 стран, представляющие все пять регионов ISACA (Европа и Африка, Азия, Центральная и Южная Америка, Северная Америка и Океания). Было получено и обработано 3173 ответов, что составляет 6,9 процента от числа разосланных анкет.

Защита персональных данных (Personally Identifiable Information, PII) в этом году была признана проблемой, сильнее всего беспокоящей руководителей деловых и ИТ-подразделений.

Одним из выводов было то, что деятельность по  обеспечении непрерывности деловой деятельности  (Business Continuity Management, BCM) дает возможность в опережающем режиме повысить сопротивляемость предприятия к оперативным сбоям, и обеспечивает возможность адекватно на них реагировать. Несмотря на все преимущества, BCM остается ускользающей целью для большинства предприятий.

Среди проблемных вопросов, относящихся к восстановлению после катастроф и обеспечению непрерывности деловой деятельности, наиболее актуальной в течение ближайших 12-18 месяцев, по мнению респондентов, будут слабая информированность руководства об их ответственности за  обеспечение способности поддерживать важнейшие функции в случае катастроф. В итоге деловые подразделения не являются владельцами и движущей силой BCM-процесса.

В число других проблем, выделенных участниками опроса, вошли отсутствие формализованной корпоративной BCM –политики, а также то, что многие рассматривают BCM как одноразовую акцию, не требующую постоянных усилий.

ISACA - некоммерческая ассоциация, объединяющая более 86 тысяч специалистов по управлению ИТ-технологиями во всем мире. Отчет о результатах опроса можно бесплатно скачать на сайте  www.isaca.org/downloads

Источник: Rothstein Associates Inc. Business Survival Weblog / Global Security Mag
http://www.rothstein.com:80/blog/2008/08/isaca-announces-major-survey-results/
http://www.globalsecuritymag.com/ISACA-International-Study-Securing,20080805,4341

среда, 20 августа 2008 г.

Обследование состояния «электронных правительств» мира в 2008 году

Опубликован подготовленный известным американским специалистом Дарреллом Вестом (Darrell M. West) аналитический обзор «Расширение использования современных технологий в «электронных правительствах» мира – 2008 год» (Improving Technology Utilization in Electronic Government around the World, 2008).

Даррелл Вест – вице-президент и директор компании  «Исследования в области государственного управления» (Governance Studies) в институте  Брукингса (Brookings Institution). С 2000 года он занимается изучением и сравнительной оценкой правительственных веб-сайтов США и мира.

В отчете оценивается текущее состояние «электронного правительства» на основе изучения правительственных веб-сайтов,  и даются практические предложения, направленные на улучшение распространения информации и оказания услуг через Интернет.

На основе проведенного летом 2008 года  детального анализа 1667 национальных правительственных веб-сайтов в 198 стран мира, были изучены  функциональные возможности, доступные «он-лайн»; вариации по странам, а также то, как нынешние тенденции в области «электронного правительства» соотносятся с ситуацией в предшествующие годы, начиная с 2001 года.

Основные результаты исследования следующие:
  • Показатели состояния «электронного правительства» у  разных стран варьируются в очень широких пределах. В плане использования технологий, Соединенные Штаты Америки оказались позади таких стран как Южная Корея и Тайвань. Наиболее высокую оценку получили «электронные правительства» Южной Кореи, Тайваня, США, Сингапура, Канады, Австралии, Германии, Ирландии, Доминики, Бразилии и Малайзии. На другом конце спектра, такие страны, как Тувалу, Мавритания, Гвинея, Конго, Коморские Острова, Македония, Кирибати, Самоа и Танзания в минимальной степени присутствуют в Интернете

  • По всему миру, 50 процентов правительственных веб-сайтов предлагают услуги, полностью выполняемые в онлайн-режиме, по сравнению с 28 процентами в прошлом году. Девяносто шесть процентов веб-сайтов в этом году предоставляют доступ к публикациям, и 75 процентов имеют дают ссылки на базы данных.

  • Лишь 30 процентов правительственных веб-сайтов публикуют свои политики в отношении защиты персональных данных, и 17 процентов - политики в области безопасности. Хорошо заметные заявления о том, как веб-сайт обеспечивает защиту персональных данных и безопасность, являются важным инструментом для поощрения использования гражданами услуг и информации, предоставляемых «электронным правительством». Лишь немногие правительственные веб-сайты размещают  подобные заявления.

  • Лишь 16 процентов правительственных веб-сайтов предлагают какой-либо вид доступа, рассчитанный на лиц с ограниченными возможностями.

  • Лишь 57 процентов правительственных веб-сайтов обеспечивают перевод материалов для посетителей, не владеющих языком данной страны.. Восемьдесят процентов предлагают, - по крайней мере, частично, – материалы сайта на английском языке.

  • Четырнадцать процентов сайтов предлагают возможности для персонализации с учетом сферы интересов пользователя, в то время как три процента обеспечивают доступность через КПК. «Электронное правительство» дает возможность организовать более тесное взаимодействие граждан с правительством. Независимо от типа политической системы страны, общественность выигрывает от внедрения интерактивных функций, облегчающих коммуникации между гражданами и правительством.
Источник:  FCW.com
http://www.fcw.com/online/news/153553-1.html
http://www.brookings.edu/~/media/Files/rc/reports/2008/0817_egovernment_west/0817_egovernment_west.pdf (прямая ссылка)

Аналитики компании Forrester Research предупреждают, что взрывное увеличение объема данных усложняет задачу соблюдению законодательно-нормативных требований

Подход «сохранить и забыть» приводит к миллионным затратам, в то время, как спрос на доступ к историческим данным увеличивается, а деловые риски возрастают.

По данным, приведенным в  новом отчете аналитиков Forrester Research, деловые организации подвергают себя повышенным операционным рискам и затратам из-за использования неадекватных стратегий архивации баз данных. Специализирующаяся на архивном хранении данных компания Clearpace говорит, что данный факт – ещё одно подтверждение тому,  что для ИТ-менеджеров критически-важно уделять такое же внимание долговременной сохранности и извлечению структурированных данных, как и управлению сообщениями электронной почты и архивами документов.

Основные результаты, приведенные в отчете, следующие:
  • На 50% ежегодно увеличивается объем данных онлайн-транзакций и объём хранилищ данных;
  • У 27% опрошенных предприятий объем оперативно используемых баз данных составляет 50 и более гигабайт;
  • 64% опрошенных предприятий более половины из своих баз данных хранят на дорогостоящем «первом уровне»;
  • 20% инфраструктуры центра обработки данных уходит на поддержку растущих объёмов данных.
Ноэль Иханна (Noel Yuhanna), главный аналитик Forrester Researc, пишет в отчете: «Вопрос архивации баз данных часто не получает необходимого внимание, по сравнению с другими ключевыми видами работ, связанными с оперативно используемыми базами данных и хранилищами данных». Далее он говорит, подчеркивая те проблемы с исполнением законодательно-нормативных требований, с которыми приходится сталкиваться в настоящее время: «Система архивного хранения начинает играть критически-важную роль, когда вам нужно получить доступ к архивированной информации для выполнения запросов судебных и контролирующих органов; для решения проблем, возникающих при обслуживании клиентов; при расследовании инцидентов по безопасности или решении техническим проблем. Чем легче получить доступ к архивных данных, тем больше отдача от архивного хранения».

Джон Бэнтлман (John Bantleman), генеральный директор Clearpace, которые заказал проведение данного исследования, отметил: «По мере ужесточения законодательно-нормативных требований к доступности данных, традиционные подходы к архивации баз данных все чаще оказываются недостаточными. Они ориентируются на изъятие и перенос неактивных данных из оперативных баз данных с целью повышения производительности программных приложений, не задумываясь о том, как оптимизировать способы архивного хранения данных. Налаживая как следует архивное хранение,  можно  сократить расходы на хранение и обеспечить простой, гарантированный  доступ к данным в будущем. Сделайте что-либо не так, и, в худшем случае, вас ждёт тюрьма».

Мнение Clearpace подтверждается данными из отчета Forrester Research., озаглавленного «Почему архивирование баз данных должно быть частью Вашей стратегии в отношении СУБД стратегии» (Why Database Archiving Should Be Part of Your DBMS Strategy). В отчете подчеркивается, методы архивации должны развиваться – от решения одного лишь вопроса о том, как отобрать и переместить данные в архив,  к тому, чтобы использовать специализированные хранилища, обеспечивающие целостность данных, их безопасность и доступность.

Независимые исследователей опросили 150 ИТ-руководителей высокого ранга, равномерно представлявших США и Великобританию. Полученные ответы показывают, что объем данных в организациях ежегодно возрастает на 50%, вследствие использования нового поколения программных приложений, и одновременно растущей потребности в сохранении данных  для бизнес-анализа и анализа тенденций. 75% респондентов сообщили, что они в настоящее время управляют 10 или более базами данных объемом не менее терабайта. Этот рост является причиной серьезных проблем в организации  хранения данных и в обеспечении нужной производительности.

Как правило, 85% данных в оперативных системах - это неактивные записи. Учитывая,  что 64% респондентов сообщили, что их организации более половины своих баз хранят в дорогостоящих онлайн-системах «первого уровня», расходы на хранение неактивных данных в этой среде существенны и излишни.

Понимая этого, многие организации выявляют неактивные данные и перемещают их из оперативных баз данных в традиционные архивы, - используя, например, системы хранения на лентах; XML-файлы; или другие базы данных, хранящихся на более низких уровнях в иерархических системах хранения. Во всех этих случая, мало или вообще никакого внимания не уделяется обеспечению долговременной целостности архивированных данных т возможности их использовать. Время извлекаемости информации,  хранимой вне офиса на лентах, как правило, измеряется неделями или днями. Кроме того, расходы, связанные с перенаправлением ресурсов на восстановление системы и структур данных, могут перевесить ту отдачу, которую предполагалось получить за счет «чистки» оперативных баз данных.  С другой стороны, перемещение данных в архивную СУБД увеличивает сложность всей системы, и требует ресурсов, сравнимых с теми, что нужны для поддержки оперативных  баз данных  - следовательно, редко удается в полной мере достичь желаемой экономии расходов.

Согласно данным опроса, двумя основными побудительными причинами для  выбора стратегий архивирования оказались законодательно-нормативные требования и потребности деловой деятельности. В условиях, когда национальные и наднациональные законодательно-нормативные требования обязывают организации сохранять определенные виды  информации (например, сведения о соединениях требуется хранить в течение нескольких лет), и когда усиливается деловая потребность в доступе к историческим данным,  - это результат легко объясним.

«ИТ-менеджерам необходимо сбалансировать потребность в соблюдении законодательно-нормативных требований к сохранению информации, и деловое требование по обеспечению  экономичного хранения и поиска информации. Используемые в настоящее время СУБД-технологии оптимизированы для обработки транзакций; хранилища данных (data warehouses) оптимизированы под аналитики исследования; и ни те, ни другие не учитывают потребности в архивном хранении. Ещё хуже то, что зачастую смазываются границы между архивным хранением и резервным копированием, цели и задачи которых совершенно разные», говорит Джон Бэнтлман. «Исследование, проведенное компанией Forrester, ясно показывает необходимость в новом поколения систем архивного хранения. Они должны обеспечить как  сокращение затрат памяти за счет сжатия данных, так и безопасность и неизменность данных, возможность выполнения запросов по состоянию на определенный момент времени, - что обеспечит быстрое, простое и неоспоримое выполнения нормативных требований»..

Отчет «Почему архивирование баз данных должно быть частью Вашей стратегии в отношении СУБД стратегии» доступен для скачивания по адресу http://www.clearpace.com/resource_library.php (требуется бесплатная регистрация на сайте)

Источник: RealWire
http://www.webitpr.com/release_detail.asp?ReleaseID=9610

вторник, 19 августа 2008 г.

США: Проект позволит сохранить веб-сайты администрация Буша

Более 100 миллионов веб-страниц, созданных во время второго срока президента Буша, будут сохранены для историков, исследователей и общественности, благодаря совместным усилиям государственных учреждений и некоммерческих библиотек.


Библиотека  Конгресса и Государственное издательство (Government Printing Office),  в партнерстве с электронной библиотекой Калифорнийского университета, библиотекой университета Северного Техаса и «Интернет-архивом», проведут сбор  и архивацию всех веб-сайтов, которые могут измениться с приходом новой президентской администрации. Общий объем данных в коллекции, которая будет ориентирована на веб-сайты органов исполнительной и законодательной власти, как ожидается, составит от 10 до 12 терабайт.

«Эти сайты или быстро изменяются - сразу же по окончании выборов - или меняются уже ближе к моменту приведения президента к присяге», говорит Крис Карпентер (Kris Carpenter), директор веб-группы некоммерческой организации «Интернет-архив» (Internet Archive). «Мы хотим сохранить наиболее важную информацию для будущих исследователей».

Например, комитеты, состоящие из назначенных президентом лиц и из выборных должностных лиц, изменяются с приходом новой администрации, поэтому необходимо сохранить информацию об их членах, сферах ответственности, политике и достижениях. Некоторые изменения бросаются в глаза, в то время, как другие менее заметны, говорит Карпентер, но все они могут быть многое сказать исследователям, изучающим прошлое и задающим вопрос, «Как это повлияло на конкретные действия текущей и последующей администраций?».

Помимо содержания, исследователи смогут проанализировать, каким образом информация размещалась на веб-странице; что был помещено вместе с ней, и какое это могло иметь значение для воздействия на читателей.

Библиотека Конгресса уделит основное внимание сохранению веб-сайтов Конгресса США, в то время, как «Интернет-архив» будет проводить всеобъемлющие «сканирование». Сайтов домена .gov,  фактически делая «снимки» всех соответствующих сайтов. Университет Северного Техаса и электронная библиотека Калифорнийского университета проведут более углубленное сканирование сайтов отдельных государственных агентств, а Государственное издательство будет консультировать по вопросам, связанным с процессом сохранения. Провести сбор материалов помогут средства автоматизации, хотя инвентаризация будет проводиться вручную, с тем, чтобы ничего не упустить.

«Мы используем технологии и процессы, которые позволяют нам отображать материалы точно так же, как их сейчас видят пользователи», - говорит Карпентер. «Это очень важно – мы никоим образом их не модифицируем». После завершения проекта, исследователи и широкая публика смогут перемещаться по страницам архива точно так же, как они делают в сети: набрав адрес, они смогут увидеть страницу и вести дальнейший просмотр материалов. Содержание будет проиндексировано, чтобы была возможность полнотекстового поиска.

Аналогичные проекты были выполнены в 2000 и 2004 годах, чтобы задокументировать веб-страницы, созданные при президенте Клинтоне и во время первого срока президента Буша. Коллекция, собранная в 2004 году, насчитывает около 75 миллионов адресов Интернет-ресурсов (Uniform Resource Identifiers, URIs).

Настоящий проект является наиболее масштабным, - отчасти из-за того, что документы увеличились в объёме. В 2004 году правительственный веб-документ был в семь раз больше, чем средний коммерческий веб-документ. За последние четыре года средний объём документов, судя по всему, вырос ещё больше, с учетом все более широкого использования мультимедийных материалов, таких, как графические образы, pdf-документы и видеозаписи.  «Интернет-архив» проводит ежемесячное сканирование ряда сайтов федерального правительства, и компания отмечает 15-процентное увеличение объема собираемой информации только за последние два года.

Джил Айторо (Jill R. Aitoro)

Источник: NextGov
http://www.nextgov.com/nextgov/ng_20080815_9193.php

понедельник, 18 августа 2008 г.

Международное агентство по атомной энергии уделяет большое внимание вопросам управления документами на носителях всех видов, включая обеспечение их долговременной сохранности

В августе 2008 года МАГАТЭ выпустило технический отчет «Обеспечение долговременной сохранности информации в интересах проектов вывода из эксплуатации»

Международное агентство по атомной энергии МАГАТЭ (International Atomic Energy Agency, IAEA) в августе 2008 года опубликовало технический отчет 467 «Обеспечение долговременной сохранности информации в интересах проектов вывода из эксплуатации» (Long Term Preservation of Information for Decommissioning Projects) объёмом 167 страниц.

Во введении в технический отчет отмечается, что с момента начала эксплуатации ядерных объектов документы имеют важное значение для обеспечения эффективной и безопасной эксплуатации. Документация  должна постоянно обновляться и пополняться в течение периода  эксплуатации объекта, и должна включать, например, сведения обо всех модификациях, об истории эксплуатации, и информацию обо всех инцидентах, которые привели к незапланированным загрязнениям систем, структур, компонентов и земли.

Задача окончательного вывода объекта из эксплуатации должна продумываться начиная с ранних стадий жизненного цикла объекта, с упором на сбор и ведение соответствующих документов. При разработке  детальных планов окончательного вывода объекта из эксплуатации, необходимы целенаправленные усилия по разработке стратегии отбора, передачи и управления важнейшими документами. Данный технический отчет МАГАТЭ посвящен вопросам управления документами в рамках программ вывода объектов из эксплуатации, и в нем подчеркивается необходимость создания ориентированной на эти цели системы управления документами  ещё в самом начале проектирования и строительства объекта.

Система управления документами  (СУД) играет важнейшую роль в процессе сбора, каталогизации, поддержания и распространения документов на протяжении установленного периода времени, который может длиться много десятилетий. Создание СУД должен сопровождаться подготовкой письменных инструкций, процедуры и планов, и внедрением в их отношении соответствующих процедур  обеспечения качества. Также необходимо проведение регулярного независимого аудита на всех этапах. Основная задача СУД, создаваемой в интересах вывода объекта из эксплуатации, заключается в отборе на хранение соответствующих документов, и в надлежащей аутентификации их источников.

Большинство крупных проектов вывода из эксплуатации длятся более десятилетия, хотя реализации стратегии вывода из эксплуатации может начаться сразу после окончательного закрытия объекта (немедленный демонтаж). С точки зрения управления документами, этот период времени может рассматриваться как долгосрочная перспектива.

Очевидно, что документирование в рамках  продолжительных проектов по демонтажу или длительных проектов вывода из эксплуатации предполагает долгосрочное хранение документов, и что проблемы доступности документов этом случае значительно больше, чем при немедленном демонтаже. В случае продолжительного процесса вывода из эксплуатации, который длиться десятилетиями после закрытия объекта, возможность опросить персонал, вероятно, будет только на начальной стадии. Поэтому придется в полной мере полагаться на те документы, что будут собраны в ходе проектирования, строительства, эксплуатации и закрытия объекта, а также созданы по итогам опроса персонала. Эти документы будут сохраняться для последующего использования в течение нескольких десятилетий. Очевидно, что при таких длительных периодах времени важное значение будет иметь решение таких проблем, как обеспечение читаемости, долговременной сохранности и доступности.

В последние годы растущее понимание долгосрочных экологических проблем привело к отходу от практики решения экологических проблем только после того, как они возникли. Цель состоит в том, чтобы избежать негативного воздействия на окружающую среду, начиная с самых ранних стадий жизненного цикла объекта. Управление жизненным циклом направлено на то, чтобы рассматривать каждый этап в жизни объекта не как отдельное событие, а как одно из звеньев всей его жизни. Таким образом, планирование не только покрывает каждый из этапов в отдельности, но и представляет собой продолжающуюся деятельность, учитывающую уже произошедшие и возможные изменения.

Как следствие, более активное комплексное управление деятельностью человека стало законодательным требованиям во многих государствах-членах МАГАТЭ. Во многих странах существуют также нормативные требования к компаниям в отношении сохранения документов и способности предъявить их в случае проверки. Поэтому важно учитывать долговечность созданных документов, а также способность будущих поколений читать и использовать их. Хотя публикации МАГАТЭ не содержат прямого требования  о сохранении достоверной и актуальной информации для будущих поколений,  статья 11 (vii) от Объединенной конвенции о безопасном обращения с отработанным топливом и о безопасном обращения с радиоактивными отходами требует избегать «возложения чрезмерного бремени на будущие поколения». Вопросы «бремени, возлагаемого на будущие поколения» и «защиты прав будущих поколений» также подчеркнуты в серии публикаций МАГАТЭ по безопасности. В более общем плане, «МАГАТЭ обязано вести деятельность по сохранение и расширению знаний в области ядерных технологий, дополняя и, при необходимости, беря на себя соответствующие виды деятельности правительств, промышленности, научных кругов и международных организаций».

Данный документ – это уже второй отчет, выпущенный МАГАТЭ по вопросам управления документами. В 2002 году был опубликован технический отчет №411 «Делопроизводство в интересах программ вывода ядерных объектов из эксплуатации: Рекомендации и накопленный опыт» (Record Keeping for the Decommissioning of Nuclear Facilities: Guidelines and Experience).

Источник: сайт МАГАТЭ
http://www-pub.iaea.org/mtcd/publications/ResultsPage.asp
http://www-pub.iaea.org/MTCD/publications/PDF/trs467_web.pdf (текст отчета)

воскресенье, 17 августа 2008 г.

Великобритания: Успешно завершена программа «Непрерывный поток» по обеспечению сбора, сохранности и доступности электронных документов

Национальные Архивы Великобритании успешно завершили новаторский проект «Непрерывный поток» (Seamless flow).  Теперь, когда система «Непрерывный поток» введена в эксплуатацию, Национальные Архивы начали переход от отдельных экспериментальных проектов к работе с электронными документами в штатном режиме.

В течение ближайших нескольких лет, Национальный архив будет постепенно превращаться из учреждения, в основном работавшего с бумажными носителями, в организацию, главным образом имеющую дело с электронными документами. Благодаря программе «Непрерывный поток»,  обеспечивается хранение и долговременная сохранность документов, а также их доступность через раздел «Онлайн-доступ к электронным документам» (Electronic records online) веб-сайта Национальных Архивов (по адресу http://www.nationalarchives.gov.uk/ero/ ).

Вследствие широкого внедрения электронных систем управления документами (т.е. систем электронного документооборота – Н.Х.), большинство государственных документов в настоящее время создается в электронном виде. Согласно действовавшему ранее законодательству, основная масса документов передавалась в архивы по истечении 30 лет. Однако с введением закона о свободе доступа к государственной информации (Freedom of Information Act, FOI), с января 2005 года ограничение «открыть через 30 лет» исчезло. Нам сейчас необходимо принять меры, чтобы как можно быстрее провести отбор и обеспечить сохранность таких документов, поскольку, в отличие от бумажных документов, они крайне уязвимы в плане возможного искажения и утраты.

Созданные государственными органами электронные документы прошли отбор и были переданы в Национальные Архивы, где были сохранены в нашем электронном архиве. Этот процесс был весьма трудоемким. Однако никаких мероприятий по обеспечению долговременной сохранности (в отличие от помещения на хранение) проводить не потребовалось, поскольку документы были созданы сравнительно недавно.

Мы ожидаем, что в течение ближайших нескольких лет объем передаваемых в Национальные Архивы электронных документов резко возрастет. Единственным способом справиться с этим потоком является автоматизация максимально возможного числа процессов,  и обеспечение того, чтобы остальные процессы (такие, как отбор, классификация, идентификация, удаление не подлежащей раскрытию информации) выполнялись либо в момент создания документов государственными органами, либо как можно скорее после их создания. Нам также потребуются средства для обработки всё большего числа типов документов: видеозаписей, баз данных, анимированных изображений и т.д. Мы должны иметь возможность активного обеспечения сохранности документов, - например, миграции электронных документов в новые форматы по мере устаревания  ныне используемых форматов. Кроме того, нам нужно будет исполнять требования законодательства о свободе доступа к государственной информации  о более раннем доступе к документам, включая доставку электронных документов пользователям через Интернет.

Мы бы не смогли справиться с растущими объемами электронных документов путем простого масштабирования использовавшихся до сих пор полуручных процессов. Только реорганизация рабочих процессов и крупные инвестиции в автоматизацию процессов, которые были предусмотрены программой «Непрерывный поток», позволили решить проблему.

Источник: сайт Национальных Архивов Великобритании
http://www.nationalarchives.gov.uk/electronicrecords/seamless_flow/default.htm

* * *

Как сообщает Kable's Government Computing, Дэвид Томас, руководитель ИТ-службы Национальных Архивов, заявил: «Проблемы, с которыми мы сталкиваемся при использовании электронных документов - каталогизация, обеспечение долговременной сохранности, доступность - схожи с проблемами для документов на бумажных носителях, но они определенно не могут быть решены тем же способом. Появление этой новой системы, первой в своем роде, означает, что теперь у нас появились средства для обеспечения того, чтобы современные документы выдержали испытание временем».

«Это важный шаг на пути обеспечения «выживания» огромного количества государственных документов, с тем чтобы они были так же доступны в будущем для исследователей, как сегодня доступны бумаги и пергаменты», добавил он.

Автоматизированная система включает в себя систему экспертизы ценности для выявления документов, заслуживающих сохранения; workflow-подсистему, обеспечивающую защищённую передачу документов и мониторинг файловых форматов; новую систему каталогизации и хранения; а также подсистему «Онлайн-доступ к электронным документам», который позволяет представителям широкой публики просматривать все имеющиеся отрытые документы, и имеет параллельную защищенную версию, дающую возможность сотрудникам государственных органов просматривать документы ограниченного доступа.

По данным Национальных Архивов, 95% государственных документов в настоящее время создается в электронном виде, и их объемы постоянно растут. «Непрерывный  поток» является одним из нескольких проектов Национальных Архивов, направленных на улучшение обработки электронных документов. В число других проектов входят архивация и постоянное хранение всех веб-сайтов правительства Великобритании; и создание для организаций государственного сектора, нуждающихся в сохранении электронных документов в течение десятилетий, специализированной службы миграции документов.

Источник: Kable
http://www.kablenet.com:80/kd.nsf/Frontpage/F18AB84AC09B4226802574A6004CDFF5?OpenDocument

Американское общество архивистов опубликовало проект руководства по проектированию и строительству зданий и помещений для архивных учреждений

Руководство содержит многочисленные количественные и качественные рекомендуемые показатели

3 августа 2008 года Общество американских архивистов (Society of American Archivists, SAA) опубликовало очередную, третью по счету версию проекта документа под названием «Здания для архивов и специальных коллекций. Руководство для архивистов, библиотекарей, архитекторов и инженеров» (Archival and Special Collections Facilities. Guidelines for Archivists, Librarians, Architects, and Engineers).

В информационном сообщении отмечается, что "архивные объекты являются основным элементом в деле сохранения и обеспечения доступа к национальному документальному наследию. Учитывая исключительную важность архивных помещений для нашей профессии, удивляет отсутствие национальных стандартов и руководств, которые бы помогали архивистам и специалистам строительной отрасли в планировании и проектировании новых и модернизированных архивных зданий. В ноябре 2006 года, SAA сформировало рабочую группу из специалистов, имеющих большой опыт в различных вопросах, связанных со строительством и эксплуатацией архивных зданий, для разработки соответствующего руководства".

"Рабочая группа подготовила третью версию проекта руководства, и хотела бы  получить замечания и предложения от специалистов отрасли. Замечания и предложения можно подавать в течение 60 дней; их следует направлять по адресу: facilities-tf@forums.archivists.org . Просьба при подаче замечаний и предложений указывать номер раздела, подраздела и страницы. Имейте в виду, в следующей версии мы намерены добавить метрические эквиваленты там, где это возможно, в помощь тем лицам и организациям, которые преимущественно используют метрическую систему единиц".

"Мы надеемся подготовить окончательный вариант руководства к концу 2008 года. Печатная и онлайн-версии будут доступны к августу 2009 года".

Объём руководства - 126 страниц. Оно включает введение, девять глав, приложение, список определений и библиографию. Главы руководства посвящены следующим вопросам:
  • Место для строительства - выбор, оценка, планировка

  • Строительство здания - планировка, вопросы окружающей среды, кровля, механические и электрические системы

  • Условия хранения - для бумажных документов, плёнок, электронных документов, системы для поддержания заданных параметров среды хранения

  • Защита от пожара

  • Обеспечение безопасности

  • Освещение

  • Строительные и отделочные материалы

  • Оборудование для хранения – полки, передвижные стеллажи и т.д.

  • Функциональные зоны - погрузки/выгрузки, приёма материалов, складская, служебные коридоры, лифты, лаборатории, помещения для оцифровки и микрофильмирования, рабочие помещения, компьютерный зал, помещения для персонала, читальные залы, помещения для публики, выставочные залы.
Руководство содержит многочисленные количественные и качественные рекомендуемые показатели.

В приложении приведен список запрещенных для применения в архивных зданиях строительных и отделочных материалов.

Источник: сайт Общества американских архивистов
http://saa.archivists.org/Scripts/4Disapi.dll/4DCGI/committees/SAATF-FACIL.html?Action=Show_Comm_Detail&CommCode=SAA**TF-FACIL
http://www.archivists.org/governance/taskforces/ArchivalFacilitiesGuidelines-Draft-3Aug08.pdf   (прямая ссылка)