Япония: Государственные документы и архивы

Правительство Японии рассматривает вопрос о реформировании управления государственной документации, для обеспечения их сохранности.

Чтобы решить проблему затерянных и пропавших документов - многие из которых могут иметь историческое значение - правительство Японии создало группу экспертов, и планирует выделить в бюджете на следующий финансовый год средства на усиление исследований и улучшение управления официальными материалами и важными документами.

Но даже при наличии дополнительных средств, никакие шаги по защите этих документов не приведут к успеху, если чиновники, отвечающие за их обработку,  не станут лучше понимать их значение и то, что они являются государственной собственностью.

Ежегодно центральное правительство формирует около 1,13 миллиона дел. Соответствующие органы хранят дела в течение периода, предусмотренного в законе о свободе доступа к государственной информации, а затем распределяют их на три категории: те, что будут храниться в Национальных Архивах Японии; те, что будут храниться в офисе соответствующего министерства или агентства;  и те, что подлежат уничтожению.

Материалы,  которые сочтены представляющими историческую ценность, передаются в Национальные Архивы. Все же такой дальний путь проделывают лишь немногие дела, поскольку каждая передача документов требует соглашения между соответствующим органом и архивами.

Деятельность Национальных Архивов, однако, выглядят бледно по сравнению с зарубежными коллегами. Начнем с того, что штат Национальных Архивов включает 42 человека, - в то время, как в архивном управлении  Южной Кореи работает 300 сотрудников, а в Национальных Архивах США занят огромный персонал из 2500 человек. Площадь главного здания Национальных архивов Японии в Токио составляет всего 11550 квадратных метров, одной десятую площади здания Национальных Архивов США в Вашингтоне - главного объект архивной сети, которая включает 22 региональных центра и новое здание площадью 167 тысяч квадратных метров.

В феврале правительство создало группу экспертов для подготовки предложений по радикальной перестройке системы управления важными материалами.

Промежуточный доклад, опубликованный этой группой в июле,  призывает к интеграции административных функций - в настоящее время распределенных между такими государственными органами, как министерство внутренних дел, министерство связи и кабинет министров - путем создания нового агентства, отвечающего за  государственные документов. Планируется, что новое ведомство будет иметь последнее слово относительно того, должны ли официальные документы быть сохранены в Национальных Архиве, или их можно уничтожить.

Группа также рекомендовала,  чтобы централизованное управление государственными документами на протяжении обязательного срока хранения выполнялось под руководством экспертов, и чтобы эти же эксперты проводили экспертизу ценности документов и определяли их дальнейшую судьбу. 

Агентство будет иметь полномочия в отношении документов начиная с момента их создания, и до передачи их на постоянное хранение, с тем, чтобы избежать утраты каких-либо исторических документов.

Премьер-министр Ясуо Фукуда проявляет интерес к сохранению архивов еще с того времени, когда он работал главным секретарем кабинета при премьер-министре Дзюнихиро  Коидзуми в 2004 году, - вплоть до  создания частного консультативного органа для обсуждения способов управления, обеспечения сохранности и использования государственных документов.

Получив июльский доклад, Фукуда, как сообщалось, заявил: «Надлежащее управление и публичный доступ к официальным документам являются основами демократии».

Тем не менее, создание нового агентства не станет панацеей от всех существующих проблем.  Так, документы, касающиеся случаев заболевания СПИДом вследствие санкционированного государственной медициной лечения, - по поводу которых министерство здравоохранения заявляло,  что они не существуют, - позднее были обнаружены, но только после того, как министр распорядился их найти. В результате усилились существующие в обществе подозрения о сокрытии чиновниками неприятных фактов.

Другие примеры неправильного обращения с официальными документами включают скандал с ошибками в пенсионных документах, и ошибочное уничтожение судового журнала судна сил морской самообороны, направленного в Индийский океан.

Оба эти примеры являются результатом непонимания должностными лицами того, что пенсионные документы и судовые журналы военных кораблей являются государственными документами, которые требуют соответствующего обращения.

Одной из глубинных проблем, которые необходимо решить, является работа с делами. По рассказам сотрудников государственных органов,  в ряде случаев документы небрежно сваливаются в кучи, а официальные и частные документы хранятся вместе в офисных хранилищах.

Даже в случае успешного проведения административной реформы, существенные результаты не будут достигнуты до тех пор, пока государственные служащие не осознают, что документы,  с  которыми они работают, являются собственностью японского народа.

«Государственные служащие, которые были приняты на работу в последние годы - в период, когда общественность подняла большой шум по поводу допущенных бюрократами ляпов - хорошо понимают важность и необходимость государственных документов», говорит профессор Токийского университета Такаши Микурия. «Но чем старше гражданские служащие,  тем хуже они осознают это».

«Утрата важных государственных документов является потерей для государства. Так что, с точки зрения национальной стратегии, для нас важно улучшить управление этими документами. Политикам необходимость содействовать реформе системы и повышение осведомленности чиновников».

Юко Мукаи (Yuko Mukai)
штатный корреспондент газеты Yomiuri Shimbun

Источник:  Daily Yomiuri Online
http://www.yomiuri.co.jp/dy/national/20080822TDY04303.htm