Новая Зеландия: Новые стандарты в области управления документами

Министр по делам архивов Джудит Тизард (Judith Tizard - на фото) 26 августа 2008 года объявила о выходе двух новых стандартов в области управления документами:

• «Требования к созданию и поддержанию документов» (Create and Maintain Recordkeeping Standard)
  http://continuum.archives.govt.nz/files/file/standards/S7%20Create%20and%20Maintain%20Standard.pdf , и
  
  
• «Стандарт метаданных для управления электронными документами» (Electronic Recordkeeping Metadata Standard)
  http://continuum.archives.govt.nz/files/file/standards/S8%20Electronic%20Recordkeeping%20Metadata%20Standard.pdf .

«Управление информацией является необходимым делом», отметила Джудит Тизард на церемонии представления двух новых стандартов управления документами для государственных и муниципальных органов.  «Хорошо сохраняемая информация позволяет нам сохранить для будущего  память о прошлом,  и обеспечивает прозрачность и подотчетность правительства».

«Два новых стандарта закладывают  прочную основу для достижения этой цели. Стандарт «Требования к созданию и поддержанию документов»  определяет основные требования, выполнение которых необходимо для успешного управления информацией с целью документирования, и является обязательным для государственных и муниципальных органов.

Стандарт устанавливает минимальные требования к доступности, надёжности и годности к использованию информации, которой располагает организация.

Аналогично, обязательный  «Стандарт метаданных для управления электронными документами»  дает нам системный подход к управлению информацией в деловых системах. Стандарт обеспечивает осмысленность информации, возможность её отыскать в случае необходимости, её аутентичность, а также возможность безопасно переместить информацию из одной системы в другую.

Благодаря этому, мы сможем ответить на вопросы о том, кто, когда и с какой целью создал документ,  и, что очень важно,  вносились ли в документ какие-либо изменения», говорит Тизард.

«Это дает ощутимые деловые преимущества. Трудно переоценить те преимущества и деловую эффективность, которые обеспечивает полезная, хорошо организованная, надежная, «долгоживущая» информация.»

По словам Тизард, эти стандарты соответствуют  международным стандартам ИСО и «Концепции взаимодействия в рамках электронного правительства» (e-Government Interoperability Framework, е-GIF). Они были разработаны с учётом мнения государственных и муниципальных органов.

Данные стандарты дополняют стандарт 2007 года «Хранение документов и архивов» (Standard for the Storage of Records and Archives, http://continuum.archives.govt.nz/files/file/standards/s2/index.html ),  - первый обязательный стандарт, в котором были установлены требования к хранению физических документов в центральных и местных органах власти.

«В совокупности эти стандарты делают «зубастым» Закон о государственных документах 2005 года (Public Records Act 2005), и помогают заложить основу для независимого аудита делопроизводства в органах центрального, который начнётся с2010 году»,  подчеркнула Тизард.

«Эти добротные стандарты способствуют  открытости и подотчётности правительства, и предоставить нам хорошую возможность обеспечить, чтобы документы, имеющие деловое и культурное значение, эффективно создавались и поддерживались, а также сохранялись в качестве историко-культурного наследия Новой Зеландии».

Джудит Тизард (Judith Tizard)

Источник:  Beehive.govt.nz – официальный сайт правительства Новой Зеландии
http://feeds.beehive.govt.nz:80/release/new+record+keeping+standards+announced