Национальные Архивы США опубликовали рекомендации федеральным агентствам по управлению сообщениями электронной почты

В рекомендациях подчеркивается, что большинство почтовых программ и программ архивации электронной почты не в полной мере соответствуют нормативным требованиям, и это следует учитывать при их внедрении и использовании

Бюллетень Национальных Архивов США  2008-05
от 31 июля 2008 года

Кому: Руководителям федеральных агентств

Тема: Рекомендации, касающиеся использования программных приложений архивации электронной почты (e-mail archiving applications) для хранения сообщений электронной почты

Срок действия: до 31 июля 2010 года

1. Какова цель этого бюллетеня?

Данный бюллетень содержит указания федеральным агентствам в отношении  использования программных приложений архивации электронной почты и аналогичных технологий для управления  сообщениями электронной почты, являющимися документами. Агентствам предлагается обратить внимание на следующее:

• Хотя использование программных приложений архивации электронной почты может быть полезно для деловой деятельности агентства, эти приложения могут иметь ограниченные возможности  по сохранению и организации документов в соответствии с законами, правилами и политиками, регламентирующими управление документами,
  
  
• Если агентство принимает решение использовать программные приложения архивации электронной почты для управления федеральными документами,  то это агентство несет ответственность за решение вопросов в тех областях, в которых эти программные приложения не соответствуют требованиям Закона о федеральных документах и  соответствующим нормативным актам, выпущенным Национальными Архивами.

2. Что такое архивация электронной почты?

Говоря об архивации электронной почты, обычно имеют в виду программные  приложения, убирающие сообщения электронной почты с почтового сервера и управляющие ими в централизованном месте хранения, также называемом архивом. Специалисты в области информационных технологий термин «архивация» понимают как  копирование или перемещение файлов в хранилище. Обычно такие приложения собирают электронную почту (которая может включать приложения, календари, списки поручений и т.д.)  некоторых или всех пользователей агентства в центральном хранилище. Программные приложения архивации электронной почты, как правило, либо вовсе не требуют, либо требуют небольших усилии со стороны пользователей по сохранению и управлению теми сообщениями, которые являются документами. После того, как сообщения сохранены,  авторизованные пользователи имеют возможность вести поиск по содержимому хранилища.

3. В каких случаях сообщения электронной почты являются федеральными документами?

Сообщения электронной почты являются документами тогда, когда их содержание (включая приложения) соответствует определению «документа» согласно Закону  о федеральных документах (см. также Свод федеральных нормативных актов США, разделы 36 CFR 1222. 34 и 1234.24).

4. Каковы требования по управлению сообщениями электронной почты в качестве федеральных документов?

Документационные системы, включающие сообщения электронной почты, должны:

• Обеспечивать группировку взаимосвязанных документов в рамках классификационной схемы, соответствующей характеру деловых целей, которым служат документы;
  
  
• Обеспечивать простое и своевременное извлечение как отдельных документов, так и дел или других массивов взаимосвязанных документов;
  
  
• Хранить документы в пригодном для использования формате, в течение срока хранения,  установленного в соответствии с утвержденными Национальными Архивами перечнями  документов;
  
  
• Быть доступными для лиц, у которых имеются деловые потребности в  хранящейся в системе информации;
  
  
• Сохранять сведения о передаче и получении сообщений, перечисленные в инструкциях агентства, и
  
  
• Обеспечивать передачу документов постоянного срока хранения в Национальные Архивы (см. Свод федеральных нормативных актов США,  разделы 36 CFR 1228.270 и 36 CFR 1234.32 (a)).

5. Как обычно функционируют  программные приложения архивации электронной почты?

Электронная почта может быть удалена из почтового сервера либо вручную пользователем, либо автоматически по истечении заранее установленного периода времени. Автоматическая передача сообщений на сервер архивации электронной почты может быть основана на определенной характеристике или сочетании характеристик,  явно присутствующих в сообщении электронной почты, таких, как личность отправителя или получателя, дата, или ключевых слов в теме или тексте сообщения. Архивный сервер затем индексирует электронную почту и прикрепленные файлы для обеспечения их поиска и извлечения в будущем. Отдельные почтовые системы при этом продолжают обеспечивать доступ к архивированной электронной почте, используя для этого ссылки или указатели. В большинстве случаев, архивируется только одна копию сообщения электронной почты.

6. Какую пользу приносят программные приложения архивации электронной почты?

В зависимости от агентства и его деловых целей,  программные приложения архивации электронной почты могут обеспечить следующие преимущества (каждое приложение имеет собственный набор функциональных возможностей,  уровень приложений различается, поэтому данный перечень не является исчерпывающим):

• Более эффективное хранения электронной почты, - поскольку почта перемещается из распределенной сети серверов, персональных компьютеров и т.д.  в единое место, где ею удобнее управлять;
  
  
• Расширенные возможности электронного поиска  материалов,  подпадающих под требование о выемке документов, либо под запрос о предоставлении сведений в соответствии с законом о свободе доступа к государственной информации  и т.п.;
  
  
• Содействие в решении задач резервного копирования и восстановления в случае чрезвычайных происшествий.

7. Какие проблемы управления документами связанны с программными приложениями архивации электронной почты?

Архивация электронной почты -  сравнительно новая технология, которая продолжает развиваться. Хотя эти приложения способны принести пользу для деловой деятельности, используемые технологии архивации электронной почты не всегда отвечают нормативным требованиям раздела 36 CFR 1234.24 Свода федеральных нормативных актов. И если агентство не позаботится о том, чтобы должным образом  сконфигурировать и внедрить такое приложение, это приложение способно повредить выполнению программы управления документами. Например:

• Программные приложения для архивации текущей электронной почты могут не поддерживать группировку взаимосвязанных документов в соответствии с требованиями делопроизводства,  или же могут не обеспечивать поддержание документов в удобном для использования формате в течение всего требуемого срока их хранения;
  
  
• Подобное приложение может затруднить выделение документов постоянного и временного хранения, и выполнение установленных действий с этими документами по истечении их сроков хранения, - будь то передача документов постоянного срока хранения в Национальные Архивы,  или уничтожение документов временного срока хранения;
  
  
• Агентство, которое внедряет архивацию электронной почты, продолжая в то же время политику «распечатать и подшить в дело» в отношении сообщений электронной почты, являющихся официальными документами, может непреднамеренно помешать исполнению требований в отношении управления документами,  поскольку  пользователи могут решить, что потовая программа заменила политику «распечатать и подшить».  В этом случае агентству следует дать четкие указания о том, что распечатка и подшивка в дела сообщений должны выполняться в дополнение к архивации электронной почты.

8. Если программное приложение архивации электронной почты является единственным средством для хранения федеральных документов, то что агентство должно сделать для обеспечения надлежащего управления документами?

При таких обстоятельствах, агентства должны использовать технологии архивации электронной почты в сочетании с дополнительные мерами, такими,  как политики и процедуры управления документами, бизнес-правила, - и иными средствами, необходимыми для обеспечения исполнения требований в области управления документами. Агентство, выбравшее программные приложения архивации электронной почты в качестве средства  ведения официального делопроизводства,  должно разработать политики и обеспечить надлежащую подготовку пользователей, а также выявить ограничения, имеющиеся в используемых программных приложениях архивации электронной почты, и принять соответствующие меры, -  в целях обеспечения хранения документов в соответствии с нормативными требованиями раздела 36 CFR 1234.24 Свода федеральных нормативных актов.

9. Что еще делают Национальные Архивы в отношении программных приложений архивации электронной почты?

Национальные Архивы проводят мониторинг того, как федеральные агентства внедряют или обдумывают внедрение  программных приложений архивации электронной почты, с тем, чтобы оценить, какие шаги агентства могут предпринять для решения проблем в области управления документами, возникших в связи с использованием этой новой технологии. Национальные Архивы продолжают следить за технологиями архивации электронной почты, и считают, что в ходе совершенствования программного обеспечения эти технологии, в конечном итоге,  станут лучше соответствовать хорошей практике делопроизводства.

10. Где можно получить дополнительную информацию?

За информацией общего плана, связанной с содержанием настоящего бюллетеня, пожалуйста, обращайтесь по адресу ERM@nara.gov .

Аллен Вайнстайн (Allen Weinstein)
Архивист Соединенных Штатов Америки