воскресенье, 30 сентября 2018 г.

Судебная практика: Обработка персональных данных в случаях, не предусмотренных законодательством


Исторически разработка и принятие в мире законодательства, регламентирующего порядок обработки персональных данных (ПДн), в первую очередь были связаны (по крайней мере, первоначально) с необходимостью ограничить «аппетиты» органов государственной власти в части обработки ПДн и объединения сведений из различных баз данных. Об этом время от времени напоминает и судебная практика.

Судья Верховного Суда Республики Саха (Якутия) вынес в декабре 2017 года решение по делу № 7/2-580/17 об административном правонарушении, предусмотренном ч.1 ст.13.11 КоАП РФ, в отношении Управления Федеральной налоговой службы России по Республике Саха (Якутия).

Суть спора

В декабре 2015 года решением Арбитражного суда Республики Саха (Якутия) организация была признана несостоятельной (банкротом), и в отношении неё была открыта процедура конкурсного производства и назначен конкурсный управляющий.

Управлением Федеральной налоговой службы по Республике Саха (Якутия) (УФНС по РС(Я)) было установлено, что арбитражным управляющим было допущено нарушение законодательства о банкротстве, выразившееся в заключении сделки с гражданином, с признаками заинтересованности, без согласия собрания кредиторов.

В феврале 2017 года в целях сбора доказательств родства конкурсного управляющего и гражданина УФНС направило запрос в Управление записи актов гражданского состояния при правительстве республики о представлении соответствующих сведений.

Именно этот запрос стал поводом обращения гражданина в Роскомнадзор. В июле 2017 года определением Управления Роскомнадзора по РС (Я) было отказано в возбуждении дела об административном правонарушении, предусмотренном ст.13.11 КоАП РФ в отношении УФНС.
Для справки: В соответствии с ч.1 ст.13.11 КоАП РФ, обработка персональных данных в случаях, не предусмотренных законодательством РФ в области персональных данных, либо обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных частью 2 настоящей статьи, если эти действия не содержат уголовно наказуемого деяния, влечет штраф на должностных лиц в размере от 5 до 10 тысяч рублей.

В соответствии с ч.1 ст.4.5 КоАП РФ, срок давности привлечения к административной ответственности за совершение административного правонарушения, предусмотренного ст.13.11 названного Кодекса, составляет три месяца.
Соответственно, срок давности привлечения УФНС к административной ответственности в данном случае истек в мае 2017 года.

В октябре 2017 года Якутским городским судом (дело № 12-1635/2017) было вынесено решение об истечении срока давности, с которым гражданин не согласился и обратился с жалобой в Верховный Суд Республики Саха (Якутия).

Судья Верховного Суда Республики Саха (Якутия) в декабре 2017 года оставил без изменения решение Якутского городского суда Республики Саха (Якутия), а жалобу гражданина - без удовлетворения.

Мой комментарий: Срок исковой давности - сроком исковой давности, но меня интересует вопрос, так имела ли ФНС право запросить интересующие её данные о родстве в органах ЗАГС, или же нет?

Замечу, что проблему создает характерный для «континентального» (в т.ч. российского) права принцип «можно делать только то. что явным образом разрешено». Все возможные ситуации в законе не перечислишь, и полноценного прецедентного права у нас тоже нет. В странах англосаксонского права применяется более гибкий подход, когда суд, например, может установить, что обработка ПДн в конкретной ситуации осуществлялась в общественных интересах, пересиливающих интересы частных лиц, и потому правомерно.

Источник: Консультант Плюс
https://jakutsky--jak.sudrf.ru/modules.php?name=sud_delo&srv_num=1&name_op=doc&number=7041681&delo_id=1502001&new=&text_number=1

суббота, 29 сентября 2018 г.

Судебная практика: За неуничтожение «лишних» персональных данных организация оштрафована на 25 тысяч рублей


Любое взаимодействие организаций с гражданами неизбежно приводит к обработке персональных данных, в результате чего появляются и риски нарушения законодательства.

В апреле 2018 года в Севастопольском городском суде рассматривалась апелляционная жалоба представителя местной религиозной организации «Церковь Иисуса Христа Святых последний дней» в городе Севастополе по делу № 4А-98/2018 об административном правонарушении, предусмотренном частью 5 статьи 13.11 Кодекса Российской Федерации об административных правоотношениях (КоАП).
Для справки: Частью 5 статьи 13.11 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность за невыполнение оператором в сроки, установленные законодательством РФ в области персональных данных, требования субъекта ПДн или его представителя либо уполномоченного органа по защите прав субъектов ПДн об их уточнении, блокировании или уничтожении в случае, если ПДн являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, влечет предупреждение или наложение административного штрафа:
  • На граждан в размере от 1 до 2 тысяч рублей;

  • На должностных лиц - от 4 до10 тысяч рублей;

  • На индивидуальных предпринимателей - от 10 до 20 тысяч рублей;

  • На юридических лиц - от 25 до тысяч до 45 тысяч рублей.
Суть спора

Организацией в установленный срок не было выполнено требование уполномоченного органа по защите прав субъекта персональных данных - Управления Роскомнадзора по Республике Крым и городу Севастополю, о принятии мер к устранению выявленных нарушений в части уточнения, блокирования либо уничтожения незаконно полученных и не являющихся необходимыми для заявленной цели обработки персональных данных гражданина, содержащихся в учетной карточке крещения и конфирмации.

Данное обстоятельство послужили основанием для привлечения организации к административной ответственности по ч. 5 ст. 13.11 Кодекса КоАП РФ.

Постановлением мирового судьи судебного участка № 12 Ленинского судебного района г. Севастополя в ноябре 2017 года организация была признана виновной в совершении административного правонарушения, предусмотренного ч. 5 ст. 13.11 КоАП РФ, и подвергнута административному наказанию в виде административного штрафа в размере 25 тысяч рублей.

Решением судьи Ленинского районного суда г. Севастополя (дело № 12-105/2018) в феврале 2018 года постановление было оставлено без изменения.

При этом при рассмотрении дела было отмечено, что религиозная организация в своём письме сообщила об исполнении требования контролирующего органа, «из текста которого следует, что предоставлена информация об уничтожении персональных данных, в отношении обработки которых организацией на момент проверки не было предоставлено подтверждение осведомленности соответствующих субъектов либо иных правовых оснований для обработки указанных данных». Одновременно в суд был представлен акт религиозной организации об уничтожении персональных данных, «из содержания которого следует, что уничтожены персональные данные близких родственников и лиц, состоящих (состоявших) в браке с участником организации», однако сведения в части исполнения требования в отношении самого участника отсутствовали.
Для справки: К административной ответственности за совершение правонарушения, ответственность за которое предусмотрена ч. 5 ст. 13.11 КоАП РФ, был также привлечен и председатель религиозной организации как должностное лицо. Он был оштрафован на 4 тысячи рублей (см.: https://leninskiy--sev.sudrf.ru/modules.php?name=sud_delo&name_op=case&_id=1400658566&_deloId=1502001&_caseType=0&_new=0&srv_num=1 )
Позиция Севастопольского городского суда

Суд отметил, что акт совершения административного правонарушения, предусмотренного ч. 5 ст. 13.11 КоАП РФ, и виновность организации подтверждаются следующими доказательствами:
  • Протоколом об административном правонарушении;

  • Уведомлением о составлении протокола об административном правонарушении;

  • Копией учетной карточки крещения и конфирмации на имя гражданина;

  • Требованием Управления Роскомнадзора по Республике Крым и г. Севастополю;

  • Актом об уничтожении персональных данных в отношении гражданина и иными доказательствами, имеющимися в материалах дела.
Заместитель председателя Севастопольского городского суда оставил без изменения постановление мирового судьи судебного участка № 12 Ленинского судебного района г. Севастополя и решение судьи Ленинского районного суда г. Севастополя от 06 февраля 2018 года, вынесенные по делу об административном правонарушении, предусмотренном частью 5 статьи 13.11 Кодекса Российской Федерации об административных правоотношениях, жалобу представителя организации - без удовлетворения.

Источник: сайт Ленинского районного суда г. Севастополя / Консультант Плюс
https://leninskiy--sev.sudrf.ru/modules.php?name=sud_delo&name_op=case&_id=1400658564&_deloId=1502001&_caseType=0&_new=0&srv_num=1
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=SOUG;n=144222

пятница, 28 сентября 2018 г.

Конференция SAA/CoSA/NAGARA 2018 года: Секция 706 «Переход на функциональный подход к установлению сроков хранения документов»


Заметка электронного архивиста из архивов Университета Нотр-дам Скотта Кирики (Scott Kirycki – на фото) была опубликована 18 сентября 2018 года на блоге секции по вопросам управления документами Общества американских архивистов.

Мой комментарий: Конференция «Архивы/документы 2018: Содействие прозрачности» (Archives*Records 2018: Promoting transparency), совместно организованная Советом руководителей архивных служб штатов и территорий США (Council of State Archivists, CoSA), Национальной ассоциацией специалистов по управлению государственными архивами и документами (National Association of Government Archivists and Records Administrators, NAGARA) и Обществом американских архивистов (Society of American Archivists, SAA) в 2018 году прошла 12-18 августа в Вашингтоне.

Сессия 706 называлась «Возможности, предоставляемые переменами: Переход на функциональный подход к установлению сроков хранения документов в штатах Вашингтон, Вайоминг и Северная Каролина» (Opportunities in Change: Transition to Functional Records Scheduling in Washington, Wyoming, and North Carolina), см. https://archives2018.sched.com/event/ESmq/706-opportunities-in-change-transition-to-functional-records-scheduling-in-washington-wyoming-and-north-carolina-rim

Открывая секцию, её председатель Кортни Бейли (Courtney Bailey, документовед-аналитик Архивов штата Северная Каролина) процитировала определение функционального анализа из Глоссария Общества американских архивистов (SAA): «Метод установления приоритетов при проведении экспертизы ценности и обработки материалов структурного подразделения, исходя из относительной важности функций, выполняемых этим подразделением в рамках организации» (см. https://www2.archivists.org/glossary/terms/f/functional-analysis ).

Затем докладчики рассказали о том, как они применяли функциональный анализ при создании функциональных перечней документов с указанием сроков хранения в своих штатах. Они выступали в том порядке, в котором их штаты внедряли функциональный подход (Вашингтон, Вайоминг, Северная Каролина), и Бейли особенно отметила то, что она узнала из опыта её коллег, тем самым показав, что в управлении документами не всегда нужно «изобретать велосипед».

В штате Вашингтон Расселу Вуду (Russell Wood, специалист по управлению государственными документами штата, Архивы штата Вашингтон) пришлось иметь дело с более чем 28 тысячами серий документов (серия приблизительно соответствует позиции в номенклатуре дел в российской практике – Н.Х.), - наряду с такими проблемами, как дублирование номеров серий, которые должны были быть уникальными. Перечни были организованы по структурному принципу, на основе того, какое подразделение создало документы, что привело к необходимости ежемесячных изменений в перечнях по мере эволюции организационных структур. Переход на подход, основанный на выполняемых документами функциях, позволил Вуду разработать типовой перечень, общий для всех государственных органов штата, - и устранить дублирование. Сокращение объёма перечней способствовало их использованию создателями документов.

Майк Стром (Mike Strom, государственный архивист, Архивы штата Вайоминг) рассказал об аналогичном процессе упрощения при переходе от построенных по структурному принципу индивидуальных перечней на типовые перечни. К настоящему времени число указаний по срокам хранения (т.е. статей в перечнях – Н.Х.) удалось сократить с 8 тысяч до 600. Этот процесс, однако, вызвал определённое недовольство среди государственных органов, которые привыкли пользоваться собственными перечнями. Стром подчеркнул ключевую роль информирования и обучения при преодолении сопротивления. Он привел в качестве примера обучающий видеосюжет, в котором объясняется, как использовать перечни, и показаны связи между старыми и новыми сроками хранения. Он также рекомендовал консультироваться по поводу предполагаемых изменений с теми, кто пользуется перечнями и указаниями по срокам хранения.

Бейли, в свою очередь, также обратила внимание на необходимость привлечения заинтересованных сторон к составлению указаний по срокам хранения.

В Северной Каролине, по мере разработке перечней, более 200 человек приняло участие в совещаниях по их оценке. Бейли также выкладывала проекты указаний по срокам хранения на блоге, чтобы те, кто не смог присутствовать на совещаниях, также могли представить свои замечаний и предложения. Чтобы определить функции государственных органов, она просматривала их веб-сайты и существующие указания по срокам хранения, и просила специалистов по управлению документами этих органов выделить эти функции.

Позже, когда перечни были готовы, документоведы-аналитики провели обучение специалистов в подразделениях. Для дополнительного обучения, Бейли написала руководства в стиле «выбери собственное приключение» (Choose Your Own Adventure – стиль детских игровых книг, при чтении которых - подобно ряду современных компьютерных игр с неоднозначным сюжетом и многочисленными концовками – читатель, выступающий в роли главного героя, принимает решения, влияющие на дальнейшее развитие сюжета – Н.Х.).

Чтобы показать, что указания по срокам хранения брались не «с потолка», Бейли включила ссылки на нормативно-правовые акты, хотя разбираться с законодательно-нормативной базой было очень сложно. Она подготовила приложение, в котором перечислены названия серий документов, передаваемых на хранение в архивы. Это приложение помогает создателям документов и специалистам по управлению документами, а также обеспечивает прозрачность для общественности в отношении того, какие виды документов рассматриваются как архивные и принимаются архивной службой штата на постоянное хранение.

В конце сессии из аудитории был задан вопрос о том, не окажется ли для представителей общественности более сложным использование при запросе документов типовых перечней, построенных по функциональному принципу, чем индивидуальных перечней государственных органов. Вуд рекомендовал, вне зависимости от подхода к созданию перечней и указаний по срокам хранения, формулировать их так, чтобы общественность могла их понять. Бейли ответила, что единообразие при установлении сроков хранения значительно уменьшило путаницу для представителей общественности. Стром отметил, что в Вайоминге новые перечни не используются общественностью непосредственно при подаче запросов, но предположил, что они могут помочь сократить время, затрачиваемое персоналом на поиск подпадающих под запросы документов.

Скотт Кирики (Scott Kirycki)

Мой комментарий: В мире функциональный подход к установлению сроков хранения и формированию перечней известен уже не первое десятилетие (можно сказать, не первый век! :)). У нас его элементы тоже встречаются в практической работе – там, где действовать иначе уже не получается – но серьёзной научно-методической поддержки этого метода пока нет. А то, что о нём не знают Росархив и ВНИИДАД, по-прежнему пребывающие в 1980 году, хотя и вызывает сожаление, но не удивляет…

Источник: Блог секции по вопросам управления документами Общества американских архивистов
https://saarmrt.wordpress.com/2018/09/18/saa-cosa-nagara-2018-recap-session-706/

четверг, 27 сентября 2018 г.

Конференция SAA/CoSA/NAGARA 2018 года: Секция 103 «Участие архивов и роль управления документами в решении трудноразрешимых проблем»


Заметка Кэтрин Джайл (Cathrine Giles – на фото), руководителя отделения государственных документов департамента библиотек и архивов американского штата Кентукки, была опубликована 13 сентября 2018 года на блоге секции по вопросам управления документами Общества американских архивистов.

Мой комментарий: Конференция «Архивы/документы 2018: Содействие прозрачности» (Archives*Records 2018: Promoting transparency), совместно организованная Советом руководителей архивных служб штатов и территорий США (Council of State Archivists, CoSA), Национальной ассоциацией специалистов по управлению государственными архивами и документами (National Association of Government Archivists and Records Administrators, NAGARA) и Обществом американских архивистов (Society of American Archivists, SAA) в 2018 году прошла 12-18 августа в Вашингтоне.


Понятие «трудноразрешимые проблемы» (wicked problems) определяются как жизненно важные, сложные, плохо определённые общественные проблемы, разрешение которых опирается на оспариваемые политические решения. Даже сама постановка проблемы, определение её сферы охвата и характера могут оказаться затруднительными. Рассматривая их, мы можем выявить ряд проблем, с которыми сталкивается архивная профессия, с тем, чтобы определить, где наши профессиональные знания могут быть применены для решения трудноразрешимых, «злых» проблем, стоящих перед обществом.

На сессии 103 «Участие архивов и роль управления документами в решении сложных, необычных, трудноразрешимых проблем» (Archival Engagements and Recordkeeping Intersections with Wicked Problems, https://archives2018.sched.com/event/ESlf/103-archival-engagements-and-recordkeeping-intersections-with-wicked-problems-rim ), которую вёл Элиот Вильчек (Eliot Wilczek, корпорация MITRE), были рассмотрены три примера трудноразрешимых проблем.

Первым выступил Сноуден Беккер (Snowden Becker, Университет Калифорнии в Лос-Анджелесе), представивший доклад «Защищать и служить [обеспечивать сохранность]: Создание, хранение и изучение полицейских документов» (To Protect and (Pre)Serve: Making, Keeping, and Considering Police Records). В данном случае проблема заключается в том, как применять практику управления документами к носимым полицейскими видеорегистраторам и создаваемым ими видеозаписям, особенно в связи с тем, что записи видеорегистраторов беспрецедентным образом вторгаются в частную жизнь, отличаются большими объемами, и ими легко манипулировать.

Беккер рассматривает хранилища вещественных доказательств (property rooms) как вид архивов, а управление доказательствами (evidence management) как разновидность архивной практики. Выявление общих черт у управления доказательствами и управления архивами даст нам возможность поработать над «взаимовыгодными» решениями. Как архивисты, так и специалисты по управлению вещественными доказательствами испытывают трудности с интеграцией аудиовидеоматериалов в процессы управления документами, а пропасть между теми доказательствами, что лежат на полке, и теми, что находятся на сервере, тем временем растёт. Архивистам и специалистам по управлению вещественными доказательствами нужны более качественные обучение и подготовка, больше ресурсов, а также более совершенные инструменты для обработки коллекций, связанных с трагическими событиями, с учётом продолжающейся травмы, которую такие коллекции могут наносить сообществу.

В заключении Беккер отметил, что важно избегать упрощенных интерпретаций и спекуляций о последствиях; необходимо задавать серьёзные вопросы и взаимодействовать с учреждениями, деятельность которых может оказаться проблематичной.

Затем выступила Анна Гийланд (Anne Gilliland, Университет Калифорнии в Лос-Анджелесе) с докладом «Беженцы, документы и информационно-коммуникационные технологии на границах штата» (Refugees, Records, and ICT at the Borders of the State). Она рассмотрела ряд проблемных вопросов, имеющихся в сфере управления документами – например, несовместимость баз данных и неадекватность содержащейся в них информации; проблемы с цифровой интеграцией и обеспечением доступа к архивным системам, хранилищам и системам управления документами - а также проблемы, являющиеся их следствием, такие, например, как конфликт между доступностью данных и обеспечением их защиты, противоречия между необходимостью обеспечить фиксированную форму электронных материалов и цифровой избыточностью. Поскольку эти сложности уже проявляются при управлении документами, то еще более усугубляются те проблемы, с которыми сталкиваются беженцы, особенно в связи с тем, что будущие жизни и поколения зависят от того, что происходит в настоящем.

Гийланд рассказала о том, как проект «Права беженцев и документы» (Refugees Rights and Records Project, R3) работает над решением документационных проблем, с которыми сталкиваются беженцы. В рамках проекта R3 ставится задача выявить, в каком плане использование документов играет решающую роль в жизни беженцев; как профессионалы, участвующие в управлении документами в соответствующих странах, могут использовать ИКТ для выявления, защиты и обеспечения безопасности таких документов - а также предложить рекомендации, способствующие защите прав беженцев посредством документов. Проект R3 налаживает стратегическое сотрудничество с аналогичными проектами, имеющими схожие потребности, проблемы и выводы.

Последней на секции выступила Эйра Тенси (Eira Tansey, Университет Цинциннати). Она представила доклад о документах, связанные с изменением климата, под названием «Анализ архивного антропоцена» (Appraising the Archival Anthropocene – термин «антропоцен» обозначает геологическую эпоху с уровнем человеческой активности, достаточным для того, чтобы играть существенную роль в экосистеме Земли – Н.Х.). Тенси исходит из того, что связи между документированием и изменением климата помогает нам понять, почему изменение климата стало столь трудноразрешимой проблемой. При экспертизе ценности документов об изменении климата, подобном тому, что проводится в университете, Вы начинаете с изучения того, кто и какого рода документы создал, и для выполнения каких специфических функций.

С точки зрения Тенси, документы об изменении климата выполняют следующие три основные функции:
  • Документы устанавливают наличие научного консенсуса в отношении изменения климата;

  • Документы создаются для манипулирования государственной политикой, путем создания сомнений относительно изменения климата;

  • Документы обеспечивают подотчетность и открывают путь к правосудию.
Мой комментарий: Как легко заметить, в США сейчас есть «истины в последней инстанции», сомневаться в которых означает стать изгоем в либеральной университетской среде. Не предполагается возможность того, что раздувание опасений, связанных с изменением климата, тоже может использоваться для грязной политической игры; или что возможны вполне честные исследования, ставящие под сомнение гипотезу «глобального потепления» в том виде, в котором она повсеместно продвигается. У американских либералов всё просто: или ты правоверный сторонник теории глобального потепления (самостоятельно думать при этом не требуется), или фашист :(

В примере из практики, в основном посвященном компании ExxonMobil, Тенси показала, как проявляются эти три функции. Документы повлияли на каждую из стадий превращение изменения климата в трудноразрешимую проблему. Однако, поскольку ExxonMobil является частной компанией, общественность не имеет полного доступа к её документам; в результате оценка этих документов ограничивается теми, что были компанией раскрыты или получены от неё по требованию суда.

В заключение Тенси напомнила аудитории, что документы никогда не являются нейтральными. Документы отражают ценности тех, кто их создаёт.

Кэтрин Джайл (Cathrine Giles)

Мой комментарий: С моей точки зрения, американские коллеги часто рассматривают упомянутые вопросы очень предвзято, опираясь не столько на научный метод, сколько на свои идеологические убеждения и потребности текущей политической ситуации в США. В то же время проблемы они ставят действительно важные, от которых и нам не нужно «прятать голову в песок». При этом у нас есть все шансы куда серьёзнее и глубже эти трудные вопросы исследовать, поскольку в данный момент времени у наших специалистов куда больше свободы совести и слова при выполнении научной работы :)

Источник: Блог секции по вопросам управления документами Общества американских архивистов
https://saarmrt.wordpress.com/2018/09/13/saa-cosa-nagara-2018-recap-session-103/

среда, 26 сентября 2018 г.

Национальные Архивы США: Обновлен бюллетень с рекомендациями по файловым форматам


Данная заметка аналитика Национальных Архивов США Бет Крон (Beth Cron – на фото) была опубликована 31 мая 2018 года на блоге Национальных Архивов «Records Express».

Национальные Архивы США (NARA) выпустили два бюллетеня по вопросам передачи электронных документов на архивное хранение в NARA.

Бюллетень 2018-01 «Обновление бюллетеня NARA 2014-04 «Пересмотренное руководство по форматам, приемлемым для передачи на архивное хранение электронных документов постоянного хранения»» (Bulletin 2018-01: Updating NARA Bulletin 2014-04, Format Guidance for the Transfer of Permanent Electronic Records (см. https://www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2018/2018-01) упрощает на будущее процесс обновления списка форматов в нашем руководстве по передаче документов на архивное хранение.

Мой комментарий: о Бюллетене NARA 2014-04 см. также http://rusrim.blogspot.com/2014/02/blog-post_6.html

Мы также выпустили обновленный Бюллетень 2014-04 ( https://www.archives.gov/records-mgmt/policy/transfer-guidance-tables.html ) и Приложение A: Таблицы файловых форматов (Tables of File Formats, https://www.archives.gov/records-mgmt/policy/transfer-guidance-tables.html ), в котором перечислены предпочтительные и приемлемые форматы для различных категорий электронных документов. Мы продолжим добавлять в таблицы новые форматы и удалять устаревшие по мере необходимости.

Если у Вас есть какие-либо вопросы по этому Бюллетеню, пожалуйста, оставьте свой комментарий под этим постом либо напишите на адрес электронной почты: acps@nara.gov .

Бет Крон (Beth Cron)

Мой комментарий: Помимо предпочтительных и допустимых, в таблице файловых форматов появилась ещё одна категория – «допустимые для неотложной передачи на архивное хранение». В таблицах представлены файловые форматы для документов следующих типов:
1. САПР-файлы   

2. Цифровые аудиозаписи

3. Цифровые видеозаписи
  • 3.1 Цифровое кино    
  • 3.2 Цифровые видеоматериалы    
4. Цифровые неподвижные изображения
  • 4.1 Цифровые фотографии    
  • 4.2 Отсканированный текст    
  • 4.3 Цифровые плакаты
5. Форматы геопространственных данных    

6. Форматы презентаций    

7. Текстуальные данные

8. Структурированные форматы данных    

9. Электронная почта   

10. Веб-документы
Источник: блог «Records Express» на сайте NARA
https://records-express.blogs.archives.gov/2018/09/10/updating-naras-format-guidance-bulletin/

Порядок представления документов, подтверждающих сведения о происхождении товаров


Приказом Министерства финансов от 6 марта 2018 года № 40н утвержден «Порядок представления декларантом до подачи декларации на товары или после подачи декларации на товары до выпуска товаров документов, подтверждающих сведения о происхождении товаров, соблюдении запретов и ограничений», который определяет действия декларанта по представлению документов до подачи декларации на товары или после подачи декларации на товары до выпуска товаров:
  • Подтверждающих сведения о происхождении товаров;

  • Подтверждающих соблюдение запретов и ограничений (разрешительные документы), если сведения о таких документах и (или) сведения из них не могут быть получены таможенным органом.
Представление декларантом документов, подтверждающих происхождение товаров, до подачи декларации на товары

Декларант вправе до подачи декларации на товары с помощью информационного сервиса «Электронный архив» автоматизированной подсистемы «Компонент сервисов личного кабинета», размещенной на официальном сайте ФТС России (АПС «Личный кабинет»), либо с использованием программных средств, обеспечивающих возможность представления сведений в Единую автоматизированную информационную систему таможенных органов (ЕАИС ТО), предварительно разместить в электронный архив документов декларанта (ЭАДД) документы, подтверждающие происхождение товаров (сертификат о происхождении товара, декларацию о происхождении товара), а также сведения из них представленные в электронном виде (п.2).

При наличии бумажных документов, на основании которых оформлен электронный документ, сведения в них должны быть идентичными (п.3).

Все электронные размещенные документы должны быть удостоверены усиленной квалифицированной электронной подписью (ЭП) (п.1.4).

После размещения в ЭАДД каждому электронному документу автоматически присваивается идентификационный номер (ИН), который доводится до декларанта (п.5).

Электронный документ, размещенный в ЭАДД до подачи декларации на товары, считается представленным таможенному органу после регистрации декларации на товары, в которой указаны сведения и его ИН (п.6).

Представление декларантом документов, подтверждающих происхождение товаров, после подачи декларации на товары до выпуска товаров

В ходе совершения таможенных операций декларантом представляются в таможенный орган сведения о размещенных в ЭАДД документах, подтверждающих происхождение товаров, с указанием их ИН, реквизитов (номер, дата) и кодов видов документов.

В случае если требуется представление оригиналов документов, подтверждающих происхождение товаров, и (или) их копий на бумажном носителе, они представляются в любой таможенный орган, уполномоченный на их принятие (п.8).

При необходимости представления дополнительных документов должностным лицом таможенного органа формируется запрос на их представление. Запрос формируется таможенным органом с использованием штатного программного средства и направляется декларанту в виде авторизованного сообщения (п.10).

По запросу таможенного органа необходимые документы и (или) сведения, либо сведения о них с ИН (в случае их размещения в ЭАДД) направляются декларантом с использованием специализированных программных средств (п.11).

Представление декларантом разрешительных документов до подачи декларации на товары

Декларант вправе до подачи декларации на товары с помощью информационного сервиса «Электронный архив» АПС «Личный кабинет» либо с использованием программных средств, обеспечивающих возможность представления сведений в ЕАИС ТО, предварительно разместить в ЭАДД электронный разрешительный документ, либо сведения из бумажного разрешительного документа в электронном виде (п.13).

Все электронные документы, размещаемые декларантом в ЭАДД, должны быть удостоверены ЭП (п.14).

Электронные документы не принимаются в ЕАИС ТО в следующих случаях (п.15):
  • электронные документы не соответствуют установленным структуре и форматам;

  • электронные документы не удостоверены ЭП.
При отсутствии ошибок в документах декларанту автоматически направляется информация о присвоенном электронному документу ИН (п.17).

В дальнейшем при совершении таможенных операций в таможенный орган представляются сведения о размещенном в ЭАДД документе (ИН документа), его реквизитах (номер, дата) и коде вида документа в соответствии с классификатором (п.18).

Разрешительные документы, размещенные в ЭАДД, на которые имеется ссылка в подаваемой декларации на товары или ранее поданной декларации на товары, считаются ранее представленными таможенному органу при совершении таможенных операций (п.19).

Представление декларантом разрешительных документов после подачи декларации на товары до выпуска товаров

В случае, если требуется представление оригиналов разрешительных документов и (или) их копий на бумажном носителе, они представляются декларантом в таможенный орган (п.20).

При получении авторизованного запроса от таможенного органа (в случае если сведения о разрешительных документах и (или) сведения из них не могут быть получены таможенным органом из ЕАИС ТО) декларантом с использованием информационного сервиса «Электронный архив» АПС «Личный кабинет» размещаются запрашиваемые электронные документы, подписанные ЭП, в ЭАДД и об этом направляется в таможенный орган авторизованное сообщение (п.21).

С помощью информационного сервиса «Разрешительные документы» АПС «Личный кабинет» декларантом проверяется наличие (отсутствие) в ЕАИС ТО разрешительного документа и его статус (действительный – «зеленый цвет», свидетельствующий о том, что сведения о нем ранее были использованы при совершении таможенных операций, недействительный – «красный цвет» либо «желтый цвет», свидетельствующий о том, что сведения из разрешительного документа в процессе совершения таможенных операций были получены таможенными органами из информационных систем федеральных органов исполнительной власти, выдавших данный документ, но данный документ ранее не использовался при совершении таможенных операций) (п.23)

Мой комментарий: Хочу обратить внимание на несколько важных моментов. Все документы, которые декларант должен представить в таможенные органы, должны им самим быть размещены в электронном архиве документов декларанта. Каждому документу присваивается уникальный идентификационный номер, на который потом нужно ссылаться. Все документы, размещенные в электронном архиве, должны быть подписаны усиленной электронной подписью декларанта.

Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=299104

вторник, 25 сентября 2018 г.

Национальные Архивы Великобритании: Симпозиум «Архивы и искусственный интеллект»


4 сентября 2018 года Национальные Архивы Великобритании провели однодневный бесплатный симпозиум на тему «Архивы и искусственный интеллект» (Archives and AI), в рамках которого обсуждались вопросы этической обработки данных, проверки фактов, распознавания рукописного текста и многие другие.

Симпозиум был проведен при поддержке «Форума национальных архивистов» (Forum of National Archivists – FAN) Международного совета архивов (МСА).

Видеозапись симпозиума продолжительностью 7,5 часов выложена на сайте YouTube по адресу https://www.youtube.com/watch?v=uGnYcnwlXCk



Программа форума доступна по адресу https://www.ica.org/en/fan-symposium-archives-and-ai , либо здесь: https://www.eventbrite.co.uk/e/archives-and-ai-tickets-48730340761 . Она включала следующие доклады:
  • Вводное слово директора по электронным технологиям Национальных Архивов Великобритании Джона Шеридана (John Sheridan) – на моем блоге в последнее время был выложен ряд его заметок и интервью – Н.Х. ; на видеозаписи выступление Шеридана начинается на отметке 20 мин. 45 сек.

  • Практика: «Проверка фактов с использованием искусственного интеллекта» (Fact checking using AI) – выступление Мейян Бабакар (Mevan Babakar), руководителя британской независимой «благотворительной» организации по проверке фактов под названием «Автоматизированная проверка фактов – полные факты» (Automated Fact Checking, Full Fact); на видеозаписи доклад начиается на отметке 25 мин. 35 сек.

  • Практика: «Обработка парламентских запросов и иной корреспонденции с помощью искусственного интеллекта» (Using AI on PQs and other correspondence) – выступления Захари Арундел (Zachary Arundel) из исследовательской лаборатории DfT:Lab Министерства транспорта Великобритании; на видеозаписи доклад начинается на отметке 1 час 01 мин. 10 сек.

  • Практика: «Революционное преобразование доступа к архивным материалам: Автоматизированное распознавание текста с помощью платформы Transkribus» (Revolutionising access to archival material: Automated Text Recognition in Transkribus) – выступление д-ра Луизы Сивард (Dr Louise Seaward), участника проекта «Бентам» (Bentham Project), осуществляемого Университетским колледжем Лондона (University College London; UCL). На видеозаписи доклад начинается на отметке 1 час 43 мин. 00 сек.

    Получить дополнительную информацию и скачать платформу Transkribus можно на сайте https://transkribus.eu/Transkribus/

  • Теория: «Искусственный интеллект и этика обработки данных» (AI and data ethics) – выступление Оливье Терё (Olivier Thereaux), директора по технологиям «Института открытых данных» (Open Data Institute). На видеозаписи доклад начинается на отметке 2 час 15 мин. 00 сек.

  • Перспективы: «Искусственный интеллект и «литература для взрослых» в прошлом (и будущем)» (AI and adult literacy of the past (and future)) – выступление Колина Гринстрита (Colin Greenstreet) из компании MarineLives. На видеозаписи доклад начинается на отметке 2 часа 42 мин. 00 сек.

  • «Как не нужно создавать Архивного бота» (How not to build an Archives bot) – выступление д-ра Джо Пух (Jo Pugh) из Национальных Архивов Великобритании. На видеозаписи доклад начинается на отметке 4 часа 11 мин. 00 сек. (есть проблемы со звуком в начале доклада).

  • Теория / перспективы: «Искусственный интеллект, и что всё это означает» (AI and what it all means) – выступление генерального секретаря Международного совета архивов д-ра Антеи Селеш (Dr Anthea Seles). На видеозаписи доклад начинается на отметке 4 часа 31 мин. 10 сек.

  • Теория: «Роль открытых стандартов в связи с искусственным интеллектом» (The role of open standards in relation to AI) – выступление Теренса Идена (Terence Eden), руководителя подразделения по открытым стандартам службы цифровых услуг (Government Digital Service) Администрации Кабинета министров Великобритании (Cabinet Office). На видеозаписи доклад начинается на отметке 5 часов 05 мин. 00 сек.

  • «Искуственно-интеллигентный архивист» (The Artificially Intelligent Archivist) – выступление Марка Белла (Mark Bell) из Национальных Архивов Великобритании. На видеозаписи доклад начинается на отметке 5 часов 54 мин. 00 сек.

  • Доклад Питера Риппона (Peter Rippon), руководителя архивов Британской телерадиовещательной корпорации "Би-би-си" (BBC), об опыте и планах использования искусственного интеллекта корпорацией. На видеозаписи доклад начинается на отметке 6 часов 23 мин. 00 сек.

  • Круглый стол и ответы на вопросы аудитории, начало на видеозаписи на отметке 6 часов 44 мин. 40 сек.
Мой комментарий: На мой взгляд, нашим архивистам тоже нужно обратить внимание на новые технологии, способные очень серьёзно изменить характер архивной работы в будущем, и на возможности их эффективного применения. Не нужно бояться слов «искусственный интеллект» - в эту категорию традиционно «записывают» все те технологии, что пока что не стали привычными и общераспространенными :) Когда-то ныне никого не удивляющее распознавание печатных текстов тоже было в этой же «корзине»… Особенно важно, чтобы об этих технологиях имело представление молодое поколение архивистов.

Источники: сайт МСА / YouTube
https://www.ica.org/en/fan-symposium-archives-and-ai
https://www.youtube.com/watch?v=uGnYcnwlXCk
https://www.eventbrite.co.uk/e/archives-and-ai-tickets-48730340761
https://twitter.com/hashtag/ArchivesAI?src=hash
https://twitter.com/DavidUnderdown9
https://twitter.com/HouMichele
https://twitter.com/dPreservation

понедельник, 24 сентября 2018 г.

США: Новый закон Калифорнии по защите неприкосновенности частной жизни затронет полмиллиона одних только американских организаций


Данная заметка была опубликована в номере за июль-август 2018 года издаваемого Международной ассоциацией специалистов по управлению документами ARMA International журнала «Управление информацией» (Information Management Journal, July-August 2018, p.16, см. http://imm.arma.org/publication/?m=23097&l=1#{%22issue_id%22:510805,%22page%22:18} )

Мой комментарий: Хочу сказать два слова о том, почему закон одного из более чем полусотни американских регионов имеет большое значение. Всё очень просто: его обязана соблюдать любая американская или иностранная компания, действующая в Калифорнии. Калифорния – одни из самых экономически мощных штатов страны (это 5-я экономика мира в целом!), и, естественно, на его территории присутствуют все сколько-нибудь крупные компании. Вот и получается, что один-единственный штат – уже не в первый раз! – способен навязать всей стране свои законы :) Российским организациям тоже следует отнестись к этому закону столь же серьёзно, как если бы он был принят Конгрессом США.

28 июня 2018 года Калифорния приняла «Закон Калифорнии о неприкосновенности частной жизни потребителей в Калифорнии 2018 года» (California Consumer Privacy Act of 2018, CCPA, см. https://iapp.org/resources/article/california-consumer-privacy-act-of-2018/ ), компромиссную меру, которая воспрепятствовала прохождению ещё более жёсткой законодательной инициативы. Согласно анализу, проведенному Международной ассоциацией специалистов по вопросам неприкосновенности частной жизни (International Association of Privacy Professionals, IAPP), новый закон так или иначе затронет более чем полмиллиона американских компаний, большинство из которых являются малыми или средними организациями и предприятиями.

Новый закон предоставляет калифорнийцам право на прозрачность в отношении сбора данных, «право на забвение» (right to be forgotten), право на переносимость данных и право запретить (opt out) продажу своих персональных данных (чтобы продавать данные несовершеннолетних, требуется первоначально получить их явное согласие - opt in). Закон применим в отношении тех организаций, которые собирают персональные данные потребителей, а также тех, что продают такую информацию или раскрывают её в коммерческих целях.

С точки зрения закона, «коммерческой организацией» (business) является юридическое лицо, действующее с целью получения прибыли, которое персональные данные потребителей и ведет деловую деятельность в штате Калифорния. Ассоциация IAPP в своей новостной статье отмечает: «Мы полагаем, что данный закон не применяется к некоммерческим организациям, хотя это не вполне ясно из определения». IAPP далее предполагает, что формулировка «ведение деловой деятельности в штате Калифорния» охватывает организации, которые продают товары или услуги резидентам штата Калифорния, даже если эти организации физически располагаются вне этого штата.

Чтобы подпасть под действие закона, организация должна удовлетворять одному из следующих условий:
  • Иметь годовой оборот в размере 25 миллионов долларов США или более (в законе явным образом не уточняется, идёт ли речь об обороте в пределах Калифорнии, или об общем обороте компании – Н.Х.),

  • Располагать персональными данными более чем 50 тысяч «потребителей, домохозяйств или устройств»,

  • Зарабатывать более половины своего ежегодных поступлений, продавая персональные данные потребителей.
Понятие «потребитель» определяется как «любое физическое лицо, находящееся на территории штата (за исключением временного проживания или транзита), а также любое постоянно проживающее в штате физическое лицо, которое находится за его пределами временно или проездом. Данное определение охватывает находящихся в пути калифорнийцев. Ассоциация IAPP предполагает, что закон затронет 112 организаций в самой Калифорнии и 507 тысяч - в Соединенных Штатах.

Закон не применяется в отношении данных, обработка которых уже регулируются в соответствии с Законом о перемещаемости медицинского страхования и его подотчётности (Health Insurance Portability and Accountability Act, HIPAA), Законом Грэмма-Лича-Блайли (Gramm-Leach-Bliley Act, GLBA), Законом о честной кредитной отчетности (Fair Credit Reporting Act) и/ли Законом о неприкосновенности частной жизни водителей (Drivers' Privacy Protection Act).

Мой комментарий: Закон начнёт действовать с 1 января 2020 года. Впервые в американском законодательстве понятие «персональные данные» толкуется по-европейски широко, как «любая информация, относящаяся к конкретному потребителю или домохозяйству».

Субъекты персональных данных защищаются не только в их роли потребителей (в обычном смысле этого слова), но и в качестве наёмных работников, пациентов, арендаторов жилья, студентов, родителей, детей и т.д. IAPP в качестве примера отмечает, что понятие «персональные данные» будет охватывать данные о ежегодном потреблении воды или энергии домохозяйством, описание должностных обязанностей конкретного сотрудника, IP-адреса, историю просмотра интернет-сайтов и сведения о предпочтениях при покупке товаров и услуг.

Источник: сайт журнала «Information Management Journal» / сайт IAPP
http://imm.arma.org/publication/?m=23097&l=1#{%22issue_id%22:510805,%22page%22:18}
https://iapp.org/news/a/analysis-the-california-consumer-privacy-act-of-2018/

Перечень угроз безопасности, актуальных при обработке биометрических персональных данных


Совместным Указанием Банка России № 4859-У и публичного акционерного общества «Ростелеком» № 01/01/782-18 от 9 июля 2018 года утвержден «Перечень угроз безопасности, актуальных при обработке, включая сбор и хранение, биометрических персональных данных, их проверке и передаче информации о степени их соответствия предоставленным биометрическим персональным данным гражданина Российской Федерации в государственных органах, банках и иных организациях, указанных в абзаце первом части 1 статьи 14.1 Федерального закона от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», в единой биометрической системе».

Выделены следующие угрозы безопасности:

При обработке, включая сбор, биометрических персональных данных на устройстве клиента - физического лица - угроза нарушения целостности (подмены, удаления) биометрических ПДн, нарушения конфиденциальности (компрометации) биометрических ПДн, нарушения целостности (подмены, удаления) информации о степени соответствия биометрических персональных данных гражданина РФ, предоставленным им биометрическим ПДн в единой биометрической системе (информация о степени соответствия) в целях их передачи в банки или единую биометрическую систему (п.1.1)

При сборе биометрических ПДн в государственных органах, банках и иных организациях, включая сбор и их передачу между структурными подразделениями - угроза нарушения целостности (подмены, удаления), нарушения конфиденциальности (компрометации), нарушения достоверности биометрических ПДн (внесения фиктивных биометрических ПДн) (п.1.2)

При передаче собранных биометрических ПДн между государственным органом, банком, иной организацией и единой биометрической системой (п.1.3):
  • Угроза нарушения целостности (подмены, удаления), нарушения достоверности (внесения фиктивных биометрических ПДн)

  • Угроза нарушения конфиденциальности (компрометации)
При обработке информации о степени соответствия в банках - угроза нарушения целостности (подмены, удаления) информации о степени соответствия (п.1.4).

При передаче информации о степени соответствия между банком и единой биометрической системой (п.1.5):
  • Угроза нарушения целостности (подмены, удаления) информации о степени соответствия

  • Угроза нарушения конфиденциальности (компрометации) информации о степени соответствия
При обработке, хранении, проверке биометрических ПДн, обработке и передаче информации о степени соответствия в единой биометрической системе - угроза нарушения целостности (подмены, удаления), нарушения конфиденциальности (компрометации), нарушения достоверности биометрических ПДн (внесения фиктивных биометрических ПДн), нарушения целостности (подмены, удаления) информации о степени соответствия, нарушения доступности (блокирования передачи) информации о степени соответствия (п.1.6).

Мой комментарий:
Список внушительный - понятно, что на каждом этапе обработки биометрических персональных данных возникают риски, которые для граждан могут повлечь за собой серьезные последствия. С моей точки зрения, очень жаль, что авторы документа ограничились «первичными» техническими рисками и не стали называть вытекающие из них правовые риски, например, риск возложения на человека ответственности за операции и действия, которых он не совершал, а то и – как это частенько случается сейчас при использовании удаленного банковского обслуживания на основе усиленных электронных подписей – риск того, что банк не будет нести ответственность за причиненный клиенту ущерб, если проверка биометрической информации прошла успешно.

Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=304253

воскресенье, 23 сентября 2018 г.

О планировании работы архивных учреждений Российской Федерации на 2019 год и их отчетности за 2018 год


Руководителям федеральных архивных учреждений и уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела Федеральное архивное агентство 11 сентября 2018 года направило письмо № 4/2175-А «О планировании работы архивных учреждений Российской Федерации на 2019 г. и их отчетности за 2018 г.».

Отмечу, что такое письмо Росархив направляет ежегодно. Меня, как правило, интересует, что в нём говорится об электронных документах.

Исходя из положений Указа Президента Российской Федерации от 7 мая 2018 года № 204 «О национальных целях и стратегических задачах развития Российской Федерации на период до 2024 года», предусматривающих обеспечение ускоренного внедрения цифровых технологий в экономике и социальной сфере, а также укрепление гражданской идентичности на основе духовно-нравственных и культурных ценностей народов Российской Федерации, и ранее принятых документов стратегического планирования, касающихся архивного дела, - ведомство рекомендует предусмотреть в планах на 2019 год следующие виды работ в сфере комплектования: «продолжение работы по анализу состава электронных документов, образующихся в деятельности организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов, их учету и обеспечению сохранности в системах электронного документооборота и архивах организаций».

Мой комментарий: Удивляет одно – планируется только работа по проведению анализа состава электронных документов. С моей точки зрения, это дело весьма неперспективное – сейчас готовится серьезное изменение российского законодательства, направленное на дальнейшее расширение сферы применения электронных документов. Давно пора переходить на следующий этап – начать приём электронные документы на хранение в государственные архивы в плановом порядке и на регулярной основе.

В сфере информационных ресурсов и технологий Росархив планирует:
  • Проведение анализа готовности к интеграции информационных систем архивов с системами электронного документооборота органов государственной власти и органов местного самоуправления;

  • Максимально возможную автоматизацию архивной деятельности, перевод оказываемых архивами государственных услуг, прежде всего в части исполнения социально-правовых запросов граждан, в электронный вид.
Одновременно Росархив перечислил вопросы, ответы на которые он хотел бы увидеть в текстовой части годовых отчетов об основной деятельности архивных учреждений. Судя по ним, судьба электронных документов ведомство, к сожалению, не интересует.

Источник: сайт Федерального архивного агентства
http://archives.ru/documents/letter-11-09-18-planirovanie.shtml

суббота, 22 сентября 2018 г.

Судебная практика: Возможность обращения с электронной жалобой на судебные акты по делу об административном правонарушении не предусмотрена


В настоящее время судебные споры в нашей стране рассматриваются по нескольким Кодексам, в результате чего, в зависимости от вида судебного спора, возможности подавать документы в суд в электронном виде различаются.

Определением судьи Кемеровского областного суда была возвращена без рассмотрения по существу жалоба, поданная на судебные акты по делу об административном правонарушении, предусмотренном ст. 8.41 Кодекса об административных правонарушениях (КоАП) за невнесение в установленные сроки платы за негативное воздействие на окружающую среду, поскольку нормами КоАП не предусмотрена возможность обращения с жалобой на судебные акты по делу об административном правонарушении в форме электронного документа.

Окончательное решение № 81-ААД18-11 по вопросу вынес Верховный Суд РФ в августе 2018 года.

Суть спора

Постановлением от 26 апреля 2018 года № 3/01/10/18, вынесенным старшим государственным инспектором Кемеровской области в области охраны окружающей среды, общество ООО «ЕвразМеталл Сибирь» в апреле 2018 года было признано виновным в совершении административного правонарушения, предусмотренного статьей 8.41 Кодекса РФ об административных правонарушениях, и подвергнуто административному наказанию в виде административного штрафа в размере 50 тысяч рублей.

Определением судьи Центрального районного суда города Кемерово в мае 2018 года от № 12-343/2018 жалоба защитника общества на постановление должностного лица была возвращена заявителю без рассмотрения. Общество подало жалобу в Кемеровский областной суд.

Определением судьи Кемеровского областного суда в июне 2018 года № 12-424/2018 жалоба была возвращена заявителю без рассмотрения по существу.

Позиция Верховного Суда РФ

В жалобе общества, поданной в Верховный Суд РФ, ставился вопрос об отмене определения судьи Кемеровского областного суда с приведением доводов о незаконности этого судебного акта.

Судья Верховного Суда Российской Федерации в августе 2018 г. (решение № 81-ААД18-11) отметил, что жалоба общества на определение судьи районного суда, адресованная Кемеровскому областному суду (частная жалоба), была подана в электронном виде посредством использования информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», подписана простой электронной подписью и мотивирована ссылками на нормы Кодекса административного судопроизводства Российской Федерации.

Возвращая ее, судья Кемеровского областного суда в определении, в числе прочего, указал на то, что нормами Кодекса РФ об административных правонарушениях не предусмотрена возможность обращения с жалобой на постановление (решение, определение) по делу об административном правонарушении в форме электронного документа.

Суд отметил, что порядок подачи жалоб, принесения протестов на постановления по делам об административных правонарушениях и пересмотра таких решений установлен главой 30 Кодекса РФ об административных правонарушениях, нормами которой обращение с жалобой в электронном виде не предусмотрено.

Ссылки заявителя на нормы Кодекса административного судопроизводства РФ неприемлемы, поскольку его положения не распространяются на производство по делам об административных правонарушениях.

Судья Верховного Суда РФ оставил без изменения определение судьи Кемеровского областного суда, а жалобу защитника, действующего в интересах ООО «ЕвразМеталл Сибирь» - без удовлетворения.

Мой комментарий: Как мне кажется, здесь уместно поставить вопрос о необходимости унификации норм законодательства с тем, чтобы участники судебных разбирательств не путались том, когда можно использовать электронные документы, а когда нельзя.
Для справки: «План мероприятий по направлению «Нормативное регулирование» программы «Цифровая экономика Российской Федерации» (утв. Правительственной комиссией по использованию информационных технологий для улучшения качества жизни и условий ведения предпринимательской деятельности (протокол от 18.12.2017 № 2)) включает в себя внесение изменений в Гражданский процессуальный кодекс РФ, Арбитражный процессуальный кодекс РФ, Кодекс административного судопроизводства РФ, ФЗ «Об исполнительном производстве» и/или иные нормативные правовые акты в части «унификации правил подачи исковых заявлений, жалоб, ходатайств, а также иных заявлений и ходатайств в электронной форме для федеральных арбитражных судов и федеральных судов общей юрисдикции, мировых судей, Федеральной службы судебных приставов» (01.01.008.001.001).
Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=298221

пятница, 21 сентября 2018 г.

Штат Виктория, Австралия: Автоматизированная экспертиза сообщений электронной почты – проверка концепции


Данная заметка была опубликован 8 августа 2018 года на сайте Управления государственных документов австралийского штата Виктория (Public Record Office Victoria, PROV).

Электронная переписка является важной частью ведения деловой деятельности (имеется в виду деятельность государственных органов штата – Н.Х.), и сообщения электронной почты считаются государственными документами в соответствии с Законом о государственных документах 1973 года (Public Records Act 1973). Электронные письма способствуют обмену идеями, принятию решений, а также поддерживают коллективную работу всё более территориально-разобщенных сотрудников. В сфере государственного управления электронные письма также являются источниками доказательств, необходимых для обеспечения подотчетности, поэтому нужно обеспечить их долговременную сохранность для будущего в качестве государственных документов.

Проблема

Письма не должны уничтожаться до тех пор, пока не будут определены их ценность и содержание, - однако в ходе своей работы сотрудники государственного сектора способны создавать сотни тысяч электронных писем, включая такие, которые не нужно захватывать. Большой объем сообщений даже в одной отдельно взятой учетной записи электронной почты способен затруднить выделение тех, что подлежат хранению.

Более двадцати лет регулярного создания резервных копий привело к появлению неподъёмного массива необработанной электронной почты органов правительства штата Виктория, включающего 67 тысяч лент и 28 петабайт контента. Доступ, поиск и извлечение электронных писем с целью анализа и использования в качестве свидетельств принятия решений могут оказаться сложным, дорогостоящим и трудоемким делом. Это компрометирует репутацию правительства в плане обеспечения прозрачности и подотчетности.

Проверка концепции

Вместе с поставщиком ИТ-решений для правительства штата - агентством CenITex, мы осуществляем проект, направленный на то, чтобы сделать хранилища электронной почты в системе Lotus Notes более доступными и лучше управляемыми. Проверка концепции (Proof of Concept, PoC) для Lotus Notes - это первый шаг.

Проверка концепции включает изучение возможностей применения инструмента для э-раскрытия для анализа и облегчения работы по отбору на уничтожение больших объемов электронных писем, в том числе следующее:
  • Первоначальная качественная и количественная оценка тестового набора сообщений электронной почты;

  • Выделение дубликатов в наборе данных;

  • Выделение в наборе данных документов, имеющих низкую и высокую ценность;

  • Связывание набора данных, из которого удалены дубликаты, с соответствующей контекстной информацией;

  • Ручной анализ результатов для определения степени точности автоматической обработки.
При обработке выборки, содержащей 4,6 миллиона электронных писем, мы обнаружили в ней 43% дублирования и 7% материалов низкой ценности.

Диаграмма слева показывает количество оригинальных (серый цвет) и дублетных (жёлтый цвет) сообщений в выборке. Диаграмма справа показывает долю ценных (голубой цвет) и малоценных (синий цвет) материалов в массиве оригинальных сообщений.

Как мы это сделали

Наша цель заключалась в том, чтобы легальным образом уменьшить объемы необработанной электронной почты, что в среде органов правительства штата Виктория означает соответствие указаниям по срокам хранения и действиям по их истечении (Retention and Disposal Authorities, RDA – аналог наших Перечней – Н.Х.).

Упомянутый выше инструмент был использован для выявления в выборке сообщений-дубликатов. Для того, чтобы выделить из оставшегося после удаления дубликатов массива малоценные электронные письма, мы проанализировали список тематик электронной переписки с тем, чтобы определить те, которые с разумной вероятностью связаны с появлением неактуальных, не относящихся к деловой деятельности электронных писем. Были отобраны и сохранены в качестве фильтров лучшие результаты, в число которых попали электронные письма, получаемые по обычной подписке, а также оповещения Google Alerts. Наличие признака пересылки Fwd: в поле темы письма также использовалось в качестве фильтра.

Затем мы попробовали второй подход к анализу оставшихся данных, выполнив поиск по ключевым словам.

Используя третий подход, мы смогли связать сообщения электронной почты с дополнительной контекстуальной информацией, что позволило группировать по областям ответственности внутри организации. Это позволяет нам оценивать электронные письма, отдавая приоритет тем из них, что подлежат долговременному хранению.

Полученные результаты

Применение инструмента э-раскрытия для выделения электронных писем на уничтожение, а также для оценки и установления приоритетов для остальных электронных писем оказалось успешным, с точностью в диапазоне 98% - 100%, причем до 50% сообщений в выборке выло выделено на потенциальное уничтожение. Данный инструмент позволил нам прикрепить дополнительные метаданные к каждому электронному письму выборки, что облегчило идентификацию электронных писем на высоком уровне, упрощая принятие в будущем решений относительно сроков хранения.

Данный инструмент э-раскрытия может помочь государственным органам в сокращении массивов необработанной электронной почты и в получении большей отдачи от сохраняемой электронной переписки, хотя перед использованием его для отбора на уничтожение рекомендуется провести ручное тестирование на выборке большего объёма. Обратите внимание, что такой инструмент может оказаться не по средствам для небольших государственных органов, которые, тем не менее, тоже сталкиваются с проблемой «завалов» необработанной электронной почты. Рекомендуется провести исследование резервных копий электронной почты в небольших государственных органов и, возможно, протестировать существующие бесплатные решения с открытым исходным кодом.

Дополнительную информацию можно получить, скачав файл “Victoria Government Email Machine Assisted Appraisal Final.pdf” с описанием нашей работы по проверке концепции, который доступен по адресу: http://www.prov.vic.gov.au/sites/default/files/files/Blog/Government%20recordkeeping/Victoria%20Government%20Email%20Machine%20Assisted%20Appraisal%20Final.pdf

Если Вы хотите получить ещё больше информации об этом проекте, не стесняйтесь обращаться к Дэвиду Брауну (David Brown), помощнику директора PROV по обслуживанию государственных органов, по адресу david.brown@prov.vic.gov.au

Источник: сайт PROV
https://www.prov.vic.gov.au/about-us/our-blog/email-machine-assisted-appraisal

четверг, 20 сентября 2018 г.

Реформа Архивов Новой Зеландии


Данная заметка была опубликована 3 сентября 2018 года на новозеландском сайте «Политическая обсерватория» (The Policy Observatory).

В настоящее время идёт процесс пересмотра на будущее (см. https://www.dia.govt.nz/National-Archival-and-Library-Institutions-Ministerial-Group ) организационно-правовых рамок деятельности Архивов Новой Зеландии, Национальной библиотеки и Новозеландского архива кино-, теле- и аудиоматериалов (Ngā Taonga Sound and Vision). Итоги этого пересмотра в отношении Архивов Новой Зеландии будут иметь последствия для функционирования демократии в стране. Архивы Новой Зеландии регулируют практику управления документами в более чем 3000 органах и организациях государственного сектора и принимают на хранение более старые документы, признанные имеющими постоянную ценность. Создание и сохранение документов позволяет обеспечить подотчётность государства за его деятельность и принятые им решения. Эти документы не просто содержат информацию, - они содержат свидетельства и доказательства.

Организационная форма официального архива важна потому, что его устройство и место в государственном секторе поддерживают либо ограничивают его способность выполнять свои функции, ключевыми из которых являются регулирование и аудит деятельности государственных органов.

Данный пересмотр связан с исполнением данных лейбористской партией в ходе избирательной кампании 2017 года обещаний о выводе Архивов и Библиотеки из подчинения Министерства внутренних дел (Department of Internal Affairs) и о рассмотрении возможности подчинить Главного архивиста страны (Chief Archivist) непосредственно Парламенту.

Хотя кажется, что организовать деятельность Архивов таким образом, чтобы они могли наилучшим образом выполнять свои функции, задача относительно простая, на практике наблюдается обратное. Начиная с середины 1990-х годов, архивы Новой Зеландии (ранее Национальные архивы) пережили множество реформ и попыток реформ. Однако как область политики, для которой характерно видение политики на очень длительную перспективу, Архивы выигрывают от организационной стабильности. Поскольку они являются одним из механизмов, контролирующих деятельность исполнительной власти, их устройство не следует менять всякий раз, когда меняется мода в вопросах управления государственным сектором либо изменяются стратегические приоритеты правительства.

Директор «Политической обсерватории» Жюльен Молино (Julienne Molineaux – на фото; следует отметить, что Жюльен интересует вопросами устройства архивов и в других странах – например, в Канаде, см. https://www.youtube.com/watch?v=RIf0a1SckEcН.Х.) является экспертом в вопросах организационного устройства официальных архивов Новой Зеландии. Мнение Жюльен, поданное в рамках процесса пересмотра статуса Архивов Новой Зеландии в 2018 году, можно найти здесь: https://thepolicyobservatory.aut.ac.nz/__data/assets/pdf_file/0020/202835/J.-Molineaux-NALI-submission-August-2018.pdf (Жюльен высказывается за сохранение Архивов как отдельной структуры, за их преобразование в независимое агентство, предпочтительно подчиняющееся Парламенту – Н.Х.).

Жюльен писала о предвыборном обещании 2017 года и его важности на веб-сайте «Политической обсерватории» под названием «Справочные документы» (Briefing Papers), см. http://briefingpapers.co.nz/an-unlikely-political-football

Когда после выборов 2008 года структура Архивов Новой Зеландии была очередной раз пересмотрена, Жюльен высказалась против предложения о включении Архивов в структуру Министерства внутренних дел. Сводку аргументов против этого предложения можно найти на веб-сайте Pundit, см. https://www.pundit.co.nz/content/neutering-an-agent-of-our-constitution . Более детальное мнение ( https://www.parliament.nz/resource/0000129509 ) было подано в парламентский комитет, рассматривающий изменения законодательства, необходимые для осуществления этих изменений. Также некоторые вопросы обсуждались в интервью ( https://www.radionz.co.nz/national/programmes/ninetonoon/audio/2423326/merging-archives-nz-and-the-national-library ), данном Кэтрин Райан (Kathryn Ryan) на «Радио Новая Зеландия» (там речь шла о предложении слить Архивы и Библиотеку – Н.Х.).

В диссертации Жюльен Молино на получение степени доктора философии в области политических наук (эквивалент нашей кандидатской степени – Н.Х.) рассматривался механизм реформирования деятельности архивного агентства в период до принятия Закона о государственных документов 2005 года. Электронная копия диссертации доступна в библиотеке Университета Окленда (см. https://researchspace.auckland.ac.nz/handle/2292/3869 ).

Мой комментарий: Данный материал имеет определенный познавательный интерес – но не только. Не исключено, что в ближайшее время и у нас будет поставлен вопрос о дальнейшем существовании, статусе и организационных рамках деятельности Росархива. В данном вопросе нет однозначных решений. Есть, например, множество стран, в которых архивная служба подчинена министерству внутренних дел или министерству юстиции, и где-то такая схема успешно работает, а где-то нет. Есть пример Франции, где архивная служба из независимой структуры перешла даже не на первый, а на второй уровень в иерархии министерства культуры – без сколько-нибудь существенных последствий.

В одних условиях может быть важнее независимость архивной службы от исполнительной власти, а в других – получение кадровой, финансовой и материальной поддержки мощного и богатого ведомства, реально заинтересованного в обеспечении надлежащей сохранности документов и способного создать архивистам человеческие условия для работы. В любом случае, российским архивистам стоит об этот подумать, и быть готовыми сформулировать свою позицию.

Источник: сайт «The Policy Observatory»
https://thepolicyobservatory.aut.ac.nz/publications/the-reform-of-archives-new-zealand

Электронная справка об отсутствии судимости: Проблемы применения


Уже давно известно, что даже тогда, когда государственные органы готовы перейти на использование электронных документов, их благие желания не всегда претворяются в жизнь – из-за того, что другие участники информационного взаимодействия не хотят работать с электронными документами. Совместным письмом (письмо МВД России от 26.07.2018 № 1/8552, Минтруда России от 06.07.2018 № 14-2/10/В-4658, Минкомсвязи России от 06.07.2018 № АК-П13-062-14725) три ведомства направили разъяснения по вопросу приема кадровыми службами органов и организаций справок об отсутствии судимости в электронной форме.

Это было сделано «в связи с регулярным поступлением обращений от граждан об отказе в приеме кадровыми службами органов и организаций справок об отсутствии судимости, выданных в форме электронного документа».
Для справки: В соответствии с требованиями статьи 65 Трудового кодекса РФ, при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям (далее - справка об отсутствии судимости), - при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию.

К ним в соответствии с действующим законодательством относятся, в том числе, педагогические работники, государственные гражданские служащие, сотрудники органов внутренних дел, сотрудники федеральной противопожарной службы, сотрудники охраны (в том числе ведомственной и государственной охраны), авиационный персонал, сотрудники транспортной безопасности, сотрудники Следственного комитета РФ, прокуроры, судебные приставы, работники, деятельность которых связана с хранением, выдачей, торговлей, производством оружия, сотрудники ФСБ России и другие.
В письме отмечается, что «практика показывает, что кадровые службы организаций, учреждений и органов власти не принимают справки об отсутствии судимости в электронной форме и требуют предоставления документа на бумажном носителе с собственноручной подписью уполномоченного должностного лица МВД России и печатью». Ведомства подчеркнули, что такое требование не имеет под собой правовых оснований.

Порядок и форма выдачи справки об отсутствии судимости установлены приказом МВД России от 7 ноября 2011 года №1121 «Об утверждении Административного регламента Министерства внутренних дел Российской Федерации по предоставлению государственной услуги по выдаче справок о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования».

Согласно пункту 83 регламента справка об отсутствии судимости выдается заявителю в виде документа на бумажном носителе либо направляется заявителю в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного должностного лица МВД России, в личный кабинет заявителя на Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций) www.gosuslugi.ru (ЕПГУ).

В письме отмечается, что для получения справки о судимости в электронной форме от заявителя не требуется личное посещение отделения МВД России, подача заявления и ее получение осуществляются на ЕПГУ. Кроме того, средствами ЕПГУ возможна ее отправка из доверенной среды на любой адрес электронной почты. Также на ЕПГУ реализованы механизмы проверки электронной подписи справки об отсутствии судимости.

В письме также подчеркивается, что юридическая значимость справки о судимости в электронной форме и в форме документа на бумажном носителе одинаковы.

Справки об отсутствии судимости в электронной форме могут приниматься в организациях на электронных носителях информации, либо на определенный организацией адрес электронной почты напрямую с ЕПГУ. Такой порядок позволяет снизить нагрузку на работников по регулярному их получению, поскольку он не требует личного обращения в органы МВД России. Для получения и передачи справки в кадровую службу работнику потребуется только заказать справку на ЕПГУ и полученный результат средствами ЕПГУ направить на установленный в его организации адрес электронной почты.

Ведомства просили донести данную информацию до кадровых служб, в том числе кадровых служб подведомственных организаций, для использования в работе.

Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=304805

среда, 19 сентября 2018 г.

Отчет Национальных Архивов США указывает на движение государственных органов в сторону создания полностью электронной среды управления документами


Данная заметка Роберта Фаса (Robert Fahs) была опубликована 6 сентября 2018 года на расположенном на сайте Национальных Архивов США блоге «Совета по рассекречиванию в интересах общественности» (Public Interest Declassification Board, PIDB).

Ежегодный отчёт Национальных Архивов США (NARA) за 2017 год о положении дел с управлением документами в федеральных органах исполнительной власти (Federal Agency Records Management Annual Report for 2017, https://www.archives.gov/files/records-mgmt/agency/2017-farm-annual-report.pdf ) указывает на то, что федеральные органы продолжают свои усилия по переходу в полностью электронную среду, как того требуют предложенный Президентом США план реформ системы государственного управления «Выполнение государственными органами своих задач в 21-м веке» (Delivering Government Solutions in the 21st Century, https://www.whitehouse.gov/wp-content/uploads/2018/06/Government-Reform-and-Reorg-Plan.pdf - о нём см. также https://rusrim.blogspot.com/2018/07/blog-post_3.html - Н.Х.) и Стратегический плана Национальных Архивов на 2018-2022 годы (NARA’s 2018-2022 Strategic Plan,  https://www.archives.gov/about/plans-reports/strategic-plan/strategic-plan-2018-2022 - о нём см. также https://rusrim.blogspot.com/2017/09/2018-2022.html и https://rusrim.blogspot.com/2017/10/2018-2022.html - Н.Х.).

В докладе сказано, что 98% органов исполнительной ветви власти считают возможным достижение ими цели, поставленной в Директиве по управлению государственными документами М-12-18 (Managing Government Records Directive, https://www.whitehouse.gov/sites/default/files/omb/memoranda/2012/m-12-18.pdf , см. также пост http://rusrim.blogspot.ru/2012/08/i_27.htmlН.Х.), совместно выпущенной Национальными Архивами) и Административно-бюджетным управлением Администрации Президента (Office of Management and Budget, OMB),  а именно – обеспечить до 31 декабря 2019 года управление всеми электронными документами постоянного срока хранения в электронном формате. В докладе, однако, также отмечается, что для этого всё ещё необходимо проделать дополнительную работу, и что государственные органы должны активно продолжать свои усилия по модернизации.

Основные рекомендации, связанные с электронно-цифровой модернизацией, следующие:

1) Высшие должностные лица федеральных органов исполнительной власти по вопросам управления документами (Senior Agency Officials for Records Management, SAORM), должны обеспечить, чтобы программы управления документами надлежащим образом были обеспечены ресурсами и были согласованы со стратегическими планами государственных органов по вопросам управления информацией (strategic information plans);

2) Высшие должностные лица федеральных органов исполнительной власти по вопросам управления документами (SAORM) должны продвигать концепцию полномасштабного управления информацией, которая требует сотрудничества между специалистами по управлению документами и ИТ-персоналом;

3) Государственные органы должны улучшить управление электронной почтой, особенно в части установления сроков хранения документов и выполнения установленных действий по их истечении;

4) Государственные органы должны обеспечить, чтобы вновь назначенные и покидающие свои должности представители высшего руководства и лидеры проходили инструктаж об их обязанностях в части управления документами; и, где это уместно, должны требовать, чтобы эти лица получали разрешение, прежде чем изымать личные файлы или копии документов;

5) Национальные Архивы должны усилить свою надзорную деятельность (проведение инспекций, оценок или аудитов систем) с целью оценки точности данных о состоянии и эффективности управления документами и выявления причин аномальных изменений в таких данных.

О публикации ежегодного отчета Национальных Архивов за 2017 год о положении дел с управлением документами в федеральных органах исполнительной власти, в котором сведены данные, ежегодно представляемые в отчетах высших должностных лиц государственных органов по вопросам управления документами, в отчетах о проведении самооценки положения дел с управлением документами (Records Management Self-Assessment, RMSA) и в отчетах об управлении федеральной электронной почтой (Federal Email Management Report), было объявлено Национальными Архивами 22 августа 2018 года через директора по управлению документами в федеральном правительстве США (Chief Records Officer for the U.S. Government).

Роберт Фас (Robert Fahs)

Мой комментарий: Откровенно говоря, в последние годы что наш Росархив, что Национальные Архивы США напоминают лягушку, свалившуюся в чан с молоком – и проблемы у них очень похожие. Разница, однако, в том, что американская «лягушка» всё время подёргивает лапками, пытаясь сбить себе островок из сметаны, который позволит ей не утонуть ;)

Источник: блог PIDB на сайте Национальных Архивов США
https://transforming-classification.blogs.archives.gov/2018/09/06/naras-annual-records-management-report-indicates-agency-progress-toward-fully-electronic-environment/   

вторник, 18 сентября 2018 г.

Штат Виктория, Австралия: Что такое «Стратегия штата Виктория в области управления электронными документами»? Часть 2


(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2018/09/1_17.html )

Электронные навсегда

Сохраняющие свою ценность документы должны оставаться доступными до тех пор, пока в них есть потребность. Управление государственных документов разработало контейнерный формат для длительного хранения электронных документов, называющийся «Инкапсулированный объект VERS» (VERS Encapsulated Object, VEO).

Имеющие постоянную ценность электронные документы, (относительно документов постоянного и временного срока хранения, см. нашу страницу по вопросам экспертизы ценности https://www.prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/a-z-topics/appraisal ), а также некоторые документы длительного временного срока хранения должны быть преобразованы в VEO-контейнеры. Вывод из эксплуатации или закупка систем предоставляют государственным органам возможность проанализировать требования к срокам хранения документов и, возможно, передавать документы на архивное хранение в PROV.

Воспользуйтесь приведенной на рис.3 схемой принятия решений, касающихся обеспечения долговременной сохранности электронных документов, чтобы определить, когда электронные документы должны быть преобразованы в VEO-контейнеры.

Рис.3. Схема принятия решений, касающихся обеспечения долговременной сохранности электронных документов

Дополнительную информацию Вы можете найти на страницах нашего сайта, посвященных созданию VEO-контейнеров ( https://www.prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/a-z-topics/veo-creation ) и пошаговой процедуре передачи электронных документов на архивное хранение ( https://www.prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/transferring-records/digital-records-transfer-step-by-step ).

Запроектированное электронное управление документами (Digital Recordkeeping by Design)

При внедрении систем, которые осуществляют управление и обмен информацией, важно учитывать требования к управлению документами. Перед внедрением государственным органам необходимо принять во внимание:
  • объем, типы и требуемые сроки хранения документов, которыми необходимо управлять;

  • то, каким образом управление документами может выполняться / быть встроено в архитектуру новой системы.
Воспользуйтесь приведенной на рис.4 схемой принятия решений по поддержке концепции запроектированного управления документами для определения требований к управлению документами для деловых систем.

Рис.4. Схема принятия решений, поддерживающих запроектированное управление документами в информационных системах

Дополнительную информацию Вы можете найти в разработанном архивно-документационной службой австралийского штата Новый Южный Уэльс (State Archives and Records NSW) контрольном списке по оценке деловых систем (Checklist for assessing business systems, https://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/advice/checklist-for-assessing-business-systems ), а также в стандартах PROV по вопросам управления документами  ( https://www.prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/about-standards-framework-policies ).

В библиотеке документов на нашем сайте (Document Library, https://www.prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/standards-policies-rdas ) Вы также можете найти применимые в Вашем органе или учреждении типовые перечни документов с указанием сроков хранения и действий по их истечении (Retention and Disposal Authorities (RDAs).

Источник: сайт PROV
https://www.prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/a-z-topics/vers

понедельник, 17 сентября 2018 г.

Штат Виктория, Австралия: Что такое «Стратегия штата Виктория в области управления электронными документами»? Часть 1


Мой комментарий: Австралийский штат Виктория одним из первых в мире создал государственный электронный архив, в основу деятельности которого положена концепция и система стандартов VERS, от Victorian Electronic Records Strategy – «Стратегия штата Виктория в области управления электронными документами».

Электронные документы положено передавать на архивное хранение в разработанном архивно-документационной службой штата контейнерном формате VEO. Контейнеры VEO (в 3-й версии – ZIP-файлы, ранее - XML-файлы) содержат документы и их метаданные, и подписываются электронной цифровой подписью. Сертифицированные СЭД государственных органов обязаны поддерживать экспорт в формат VEO. Распространяются инструменты, позволяющие создавать VEO-объекты вручную или путем их интеграции в информационные системы; а также инструменты, позволяющие автономно работать с VEO-объектами.

Об этой стратегии я уже писала несколько раз, см. подборки
https://rusrim.blogspot.com/search/label/VERS и https://rusrim.blogspot.com/search/label/PROV .

Вниманию читателей предлагается перевод обновленной недавно страницы о стратегии VERS, выложенной на сайте разработчика стратегии – Управления государственных документов штата Виктория (Public Record Office Victoria, PROV).

Хронология проекта VERS


Что такое стратегия VERS?

«Стратегия штата Виктория в области управления электронными документами» направлена на обеспечение государственным сектором штата Виктория создания, захвата/сбора и долговременной сохранности полных, аутентичных и осмысленных электронных документов.

Эта цель достигается путём запроектированной поддержки электронных технологий (digital by design), автоматизации управления электронными документами и его интеграции в деловые процессы, а также посредством обеспечения долговременной сохранности и доступности надежных электронных документов, а также возможности их отыскивать.

Рис.1. Основные элементы стратегии VERS

Предпочтение электронным документам (Digital First)

Зафиксированную на бумажных носителях информацию, как правило, труднее отыскивать, и она менее доступна, чем электронная информация.

Управление государственных документов штата Виктория (PROV) поощряет освоение органами правительства штата подхода, предусматривающего «изначальное создание документов в электронном виде, и управление ими в дальнейшем в электронном виде» (born digital, stay digital), что позволяет избежать дорогостоящей ретроспективной оцифровки.

Воспользуйтесь приведенной на рис.2 схемой принятия решений, отдающей приоритет электронным технологиям и документам (Digital First Pathway), чтобы определить, когда документами следует управлять в электронном виде.

Рис.2. Схема принятия решений, касающихся способа управления документами

Дополнительную информацию можно найти на странице нашего сайта, посвященной вопросам оцифровки ( https://www.prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/a-z-topics/digitisation ), а также в выпущенном Национальными Архивами Австралии руководстве по сокращению объёмов бумажных документов (Reducing paper stockpiles, см. http://www.naa.gov.au/information-management/digital-transition-and-digital-continuity/reducing-paper-stockpiles.aspx ).

(Окончание следует, см. https://rusrim.blogspot.com/2018/09/2_18.html )

Источник: сайт PROV
https://www.prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/a-z-topics/vers