Данная, вторая в серии заметка известного румынского архивиста Богдана-Флорина Поповичи (Bogdan-Florin Popovici, на фото) была опубликована на его блоге 15 августа 2018 года.
В предыдущей части было показано, что системы следует увязывать с «возрастом» архивов (т.е., в нашей терминологии, с этапом хранения, на котором находятся документы – Н.Х.), поскольку благодаря этому мы можем определить базовый набор необходимых функциональных возможностей.
Теперь я хотел бы сказать об иной обусловленности, а именно, о типологии документов.
В доэлектронную эру любая информация в любой области была представлена или как текст на бумаге, или как или изображение на бумаге, или как аудио- или видеозапись на плёнке. Все было статично, и движение информации происходило в человеческом разуме: мы проводили расчеты по столбцам, создавали новые документы на основе данных, взятых из нескольких документов и т.д.
В электронной среде это по-прежнему может быть так, но может быть и совсем иначе. У меня может быть Excel-таблица (ладно, пусть «электронная таблица», чтобы не рекламировать Майкрософт :)), в ячейке которой стоит формула, так что сумма автоматически пересчитывается при любом изменении исходных цифр. Могут использоваться составные сообщения, в которых введенный человеком текст и база данных Access связываются с определенными частями текста в Word для автоматизированного создания новых документов. Подобные документы могут быть сохранены как таковые в их окончательной форме, так и могут быть в любое время в будущем сформированы повторно с использованием тех же параметров. Бухгалтерский баланс может быть или получен как отдельный документ, или же его всегда можно будет сформировать в учетном приложении, которое будет запрашивать исходные данные и создавать отчет (= балансовый отчет) - каждый раз один и тот же, если используемые параметры те же. Таким образом, у нас могут быть «окончательные документы» или «эволюционирующие документы» - и в последнем случае вся система (или, если хотите, все данные в системе), скорее всего, будут «подлежать архивации».
При пристальном взгляде, однако, можно увидеть, что даже в аналоговой системе существуют различия, определяемые типологией документов. В большинстве случаев в организации нет единого регистра входящих и исходящих документов, поскольку в рамках разных рабочих процессов используются разные документы. Давайте вспомним о запросах на получение информации, представляющей общественный интерес, которые, согласно закону (см. Закон о свободном доступе к информации, представляющей общественный интерес - Lege nr. 544 din 12 octombrie 2001 privind liberul acces la informaţiile de interes public, http://legislatie.just.ro/Public/DetaliiDocument/31413 - Н.Х.), учитываются в отдельном реестре. Или же разрешения на строительство, которые выдаются на основании сведений из различных учетно-регистрационных систем (evidență) (я не знаю, требуется ли это по закону, но это видно на практике). Кроме того, в учетно-регистрационной системе заголовки в реестре и реквизиты (иначе говоря, «метаданные») различаются в зависимости от конкретных потребностей. Где-то нужна роспись в получении, где-то – об отправке; некоторые будут записывать документ, в одних фиксируется номер документа, в других номер документа и число вложений. В одних учитываются кадровые документы, в других – документы бухгалтерского учёта, в третьих – обычная переписка.
Что же, в электронно-цифровой среде более очевидно то, что производящие информацию (и документы) компьютерные системы созданы для удовлетворения конкретных деловых потребностей. Они были разработаны в соответствии с правилами для конкретного вида деятельности; иными словами, деятельность комитета по бухгалтерскому учету может быть совсем не такой, как деятельность комитета по городскому развитию. Если в физическом мире не имело большого значения то, что учетная система судебных дел не имела дела с метаданными реестра входящих и исходящих документов, потому что она в целом охватывала все имеющиеся дела, - то в электронной среде так ясно всё разделить не получается, поскольку, скажем, приложение, имитирующее реестр входящих и исходящих документов, будет бесполезно в плане регистрации и отслеживания дел. Кроме того, данные могут быть по-разному распределены по различным системам, а агрегирование информации (формирование традиционного «документа») выполняется по другим правилам на уровне каждого отдельного потока работ. Иными словами, из этого следует то, что я могу перевести в электронный вид весь поток деятельности и использовать для этого одну систему. И еще одну систему для другого потока. Где здесь документ? Где дело? Их не только нет, но и даже там, где они могут быть сформированы, они могут отличаться от потока к потоку.
Приведу несколько иллюстративных примеров. Традиционно у нас имеется реестр входящих документов, в котором ведётся учёт документов. В большинстве случаев компьютеризация началась с реестров, поскольку они являются ограниченными, относительно независимыми системами, содержат структурированные данные и ... это было проще сделать. Это было реализовано самым очевидным способом в виде базы данных с таблицей, столбцы которой соответствуют графам реестра, к которым можно было присоединить (это уже следующий уровень) файлы, содержащий документы (да, я знаю, что документ не то же самое, что файл, но говорю так для простоты). Мы получили реестр плюс документ - чудо компьютеризации ... Но данный подход эмулирует и унифицирует аналоговый поток, не изобретая ничего нового.
С другой стороны, я могу взглянуть на это по-другому. Как создатель бумаг, я заинтересован в документе, а не в регистрационном номере. Номера – это вопрос потока работ, процедур, бюрократии; для меня это не имеет значения. В результате я могу представить себе систему, в которой я готовлю документ, которому при сохранении система автоматически присваивает номер, а мне открывается окно для ввода описания – того самого заголовка из реестра входящих документов. Итак, нужен ли мне реестр номеров? Я могу сформировать его как отчет, но он вторичен, поскольку основное внимание – документу, а не учетной информации о нём (на самом деле, это означало бы, настоящий перевод на электронные рельсы деятельности организации - переосмысление работы в условиях электронно-цифровой среды, а не эмулирование физических / аналоговых процессов; в противном же случае, как я уже сказал, это просто оцифровка бюрократии ... Долой бюрократию!).
Все становится сложнее, когда должны взаимодействовать разные системы, сохраняя свои данные отдельно. Это большая проблема. Это означает, что сообщения электронной почты остаются в почтовом клиенте, PDF-файлы остаются на диске, проверка результатов может осуществляться учетной системой XYZ – так где же происходит объединение данных в таком случае? Вы идете к врачу, он проверяет в онлайн-режиме результаты анализов, сделанных лабораторией X, просматривает онлайн сведения о Ваших заболеваниях в электронной медицинской карте, и, используя свой персональный компьютер, выдает справку о том, что Вы здоровы (или нет). Где же полный комплект документов? (В воздухе - извините, в облаке).
Что из всего этого следует? Появление всеохватывающей системы маловероятно. Скорее всего, для каждого рабочего процесса будет своё специализированное приложение. Чаще всего, что раньше было документом организации (архива, ОК?), будет разбросано и разделено (в общем смысле румынского глагола «делиться», то есть «разделяться на части», а не «коллективно использоваться», так?) между несколькими системами. Это предполагает, что так называемая электронная архивация имеет определенные сложности и нуждается в дополнительных разграничениях и разъяснениях, связанных с метаданными, объектами архивации, методологией, и особенно – со взаимосвязями с другими системами, с тем, чтобы придать документам смысл (который, в прежние времена, обеспечивался наличием в одном деле всех актов, относящихся к данному вопросу, - то есть то, что было ранее неявным, теперь должно стать явным).
P.S.: Термин «архив» используется здесь и далее в смысле архивного дела [на французский манер – Н.Х.], как полная совокупность созданных организацией документов. С акцентом на слово «полная» (т.е. не только дела постоянного хранения или серии документов бухгалтерского учёта).
Богдан-Флорин Поповичи (Bogdan-Florin Popovici)
Источник: блог Богдана-Флорина Поповичи
https://bogdanpopovici2008.wordpress.com/2018/08/15/despre-sisteme-informatice-si-documente-sau-date-sau-ce-or-mai-fi-ele-2/
Комментариев нет:
Отправить комментарий