Конференция SAA/CoSA/NAGARA 2018 года: Секция 601 «Приоритизация обработки в условиях, когда все операции приоритетны»

Заметка Эйры Тенси (Eira Tansey – на фото) была опубликована 7 сентября 2018 года на блоге секции по вопросам управления документами Общества американских архивистов.

Мой комментарий: Конференция «Архивы/документы 2018: Содействие прозрачности» (Archives*Records 2018: Promoting transparency), совместно организованная Советом руководителей архивных служб штатов и территорий США (Council of State Archivists, CoSA), Национальной ассоциацией специалистов по управлению государственными архивами и документами (National Association of Government Archivists and Records Administrators, NAGARA) и Обществом американских архивистов (Society of American Archivists, SAA) в 2018 году прошла 12-18 августа в Вашингтоне.

«Когда все, что Вы делаете в своём хранилище, является высокоприоритетным, как Вам сделать приоритетной базовую практику архивной обработки?» - так звучал вопрос, поставленный перед участниками круглого стола под названием «Приоритизация обработки в условиях, когда все операции приоритетны» (Prioritizing Processing When Everything is a Priority, https://archives2018.sched.com/event/ESma ), участвовать в котором был приглашён ряд архивистов.

Первой выступила Пам Хакбарт-Дин (Pam Hackbart-Dean, Университет Южного Иллинойса), проанализировавшая итоги опроса, в котором задавались вопросы о том, как принимаются решения о проведении обработки, кто их принимает и какие факторы на них влияют.

В числе существенных препятствий для проведения обработки были названы обычные «подозреваемые»: нехватка персонала, неожиданные поступления документов, изменение планов отделов, изменение приоритетов руководства и отсутствие опыта работы с необычными форматами. Обработка часто может затормозиться ввиду того, что она менее актуальна, чем другие горящие дела, возникающие в повседневной жизни архивистов. Особый интерес для специалистов по управлению документами представил полученный в ходе опроса результат, согласно которому указания по срокам хранения и действиям по их истечении редко влияют на то, как принимаются решения по обработке документов.

Следующей выступала Джейми Мартин (Jamie Martin, Корпоративные архивы фирмы IBM), говорившая с точки зрения корпоративного архивиста. Она отметила, что архивисты коммерческих организаций отличаются от других архивистов и уникальны тем, что они дают ответы, а не выдают документы. Вопросы, которые они получают от сотрудников компании, часто довольно сложны, и ответить необходимо «в течение часа». В подобных условиях исследователю (то есть корпоративному архивисту) проще ориентироваться в материалах и очень быстро выдавать ответ, если коллекция обработана более всесторонне и тщательно. Джейми рассказала о том, как она разрабатывает 1-3-летние планы обработки документов в своем хранилище.

Джессика Гейзер (Jessica Geiser, Университет Калифорнии в Риверсайд) вспоминала о том, что на момент её прихода на работу не было централизованного плана установления приоритетов. Поскольку основной рабочей силой при обработке документов были студенты, она оценивала необработанные материалы, применяя к каждой коллекции количественную метрику и используя числовую шкалу, отражающую степень сложности / трудности. В результате была сформирована большая электронная таблица, которая показывала, какие коллекции, исходя из их рейтинга, могут быть за разумное время и с разумным качеством обработаны силами студентов, а обработку каких придётся отложить ввиду их объёма или особых потребностей. В таблице также было отражено ожидаемое время проведения обработки коллекций.

Джоан Арчер (Joanne Archer, Университет штата Мэриленд) рассказала о том, как приоритеты обработки в ее учреждении определялись на основании ряда источников данных, документирующих использование материалов и интерес к ним пользователей. Среди «пользовательских» данные, которые использовались для установления приоритетов обработки, были:

• Сделанные кураторами и специалистами в соответствующей предметной области оценки научной ценности,


• Статистика справочной работы (решение RefAnalytics),


• Данные о циркуляции материалов (решение Aeon),


• Данные веб-аналитики (Google Analytics) и


• Результаты устного общения с пользователями и оказывающим публичные услуги персоналом.

После того, как завершились выступления панелистов, остальная часть сессии прошла в формате тематических секций (breakout sessions). Мы разделились на четыре группы по направлениям:

• Понимание наших пользователей


• Роль и значение инструментов


• Управление и администрирование проектов


• Управление необработанными материалами и ликвидация «завалов»

Большое количество участников данной сессии свидетельствовало о том, что многие считают данный вопрос постоянной проблемой, досаждающей большому числу архивистов. В то же время, как мне кажется, эту сессию можно было бы провести лучше за счёт двух вещей:

• На семинаре преобладали архивисты из академических учреждений, а, как отметила коллега - корпоративный архивист, разные среды предъявляют радикально различные требования к архивистам и к тому, что они должны выдавать (документы? ответы? и то, и другое?). Поэтому мне бы хотелось видеть больше разнообразия представленных учреждений и организаций. Например, я полагаю, что для хранилища документов местных органов власти приоритизация обработки была бы исключительно сложной задачей.


• Наконец, хотя эта сессия в рамках конференции была отмечена как часть «потока» по вопросам управления документами и информацией, на ней было трудно увидеть какой-либо акцент на вопросы такого рода. За исключением единственного результата опроса, показывающего, что указания по срокам хранения редко влияют на приоритизацию обработки, вопрос о том, как экспертиза ценности и установление сроков хранения пересекаются с обработкой документов, не обсуждался.

Эйра Тенси (Eira Tansey)

Источник: блог секции по вопросам управления документами Общества американских архивистов
https://saarmrt.wordpress.com/2018/09/07/saa-cosa-nagara-2018-recap-session-601/