Штат Виктория, Австралия: Что такое «Стратегия штата Виктория в области управления электронными документами»? Часть 2

(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2018/09/1_17.html )

Электронные навсегда

Сохраняющие свою ценность документы должны оставаться доступными до тех пор, пока в них есть потребность. Управление государственных документов разработало контейнерный формат для длительного хранения электронных документов, называющийся «Инкапсулированный объект VERS» (VERS Encapsulated Object, VEO).

Имеющие постоянную ценность электронные документы, (относительно документов постоянного и временного срока хранения, см. нашу страницу по вопросам экспертизы ценности https://www.prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/a-z-topics/appraisal ), а также некоторые документы длительного временного срока хранения должны быть преобразованы в VEO-контейнеры. Вывод из эксплуатации или закупка систем предоставляют государственным органам возможность проанализировать требования к срокам хранения документов и, возможно, передавать документы на архивное хранение в PROV.

Воспользуйтесь приведенной на рис.3 схемой принятия решений, касающихся обеспечения долговременной сохранности электронных документов, чтобы определить, когда электронные документы должны быть преобразованы в VEO-контейнеры.

Рис.3. Схема принятия решений, касающихся обеспечения долговременной сохранности электронных документов

Дополнительную информацию Вы можете найти на страницах нашего сайта, посвященных созданию VEO-контейнеров ( https://www.prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/a-z-topics/veo-creation ) и пошаговой процедуре передачи электронных документов на архивное хранение ( https://www.prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/transferring-records/digital-records-transfer-step-by-step ).

Запроектированное электронное управление документами (Digital Recordkeeping by Design)

При внедрении систем, которые осуществляют управление и обмен информацией, важно учитывать требования к управлению документами. Перед внедрением государственным органам необходимо принять во внимание:

• объем, типы и требуемые сроки хранения документов, которыми необходимо управлять;


• то, каким образом управление документами может выполняться / быть встроено в архитектуру новой системы.

Воспользуйтесь приведенной на рис.4 схемой принятия решений по поддержке концепции запроектированного управления документами для определения требований к управлению документами для деловых систем.

Рис.4. Схема принятия решений, поддерживающих запроектированное управление документами в информационных системах

Дополнительную информацию Вы можете найти в разработанном архивно-документационной службой австралийского штата Новый Южный Уэльс (State Archives and Records NSW) контрольном списке по оценке деловых систем (Checklist for assessing business systems, https://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/advice/checklist-for-assessing-business-systems ), а также в стандартах PROV по вопросам управления документами  ( https://www.prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/about-standards-framework-policies ).

В библиотеке документов на нашем сайте (Document Library, https://www.prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/standards-policies-rdas ) Вы также можете найти применимые в Вашем органе или учреждении типовые перечни документов с указанием сроков хранения и действий по их истечении (Retention and Disposal Authorities (RDAs).

Источник: сайт PROV
https://www.prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/a-z-topics/vers