У меня сейчас есть достаточно времени для того, чтобы написать что-то о компьютерных системах и об используемых в них подходах к электронной информации. В течение нескольких месяцев мы участвовали в ряде интересных проектов по обмену опытом, как зарубежных, так наших собственных, с финансированием из различных источников. Исходя из этого опыта, появились вопросы – много вопросов. Также появилось желание ещё раз сказать о том, что «архивная» точка зрения часто совсем не такая, какой ей следовало бы быть.
Сегодня я хочу поговорить о различиях в терминологии, философии и системах
[Скобка открывается] Мне будет очень сложно ссылаться на «румынскую архивную традицию». Порой меня раздражает то, что «мир хорошей архивной практики» ничего не читает, а занимается самовыражением. В полной мере. Четкие и ясные концептуальные представления модифицируются и заменяются на другие; которые непонятны/понятны лишь в узком контексте; всё делается пунктуально, исходя из практических и управленческих потребностей, не спрашивая и не анализируя при этом, что произойдёт со всеми этими концептуальными строительными лесами, если из них вытащить подпорку или кирпич, серьезно подорвав тем самым их прочность. Поэтому вполне возможно, что то, что я здесь пишу, неправильно с точки зрения развития архивного дела в моей родной стране. Ура! [Скобка закрывается].Традиционно как у нас в Румынии (см. работы Аурелиана Сацердотяну (Aurealian Sacerdoţeanu), 1904-1976), так и во многих других странах мира считается, что с точки зрения ответственности и оперативной деловой ценности архивы делятся на 3 категории-«возраста»: текущий архив, промежуточный (депозитарный) архив и исторический архив.
Мой комментарий: В российской архивной традиции такому (по сути, французскому) подходу соответствуют три стадии хранения документов – оперативное, ведомственное архивное и государственное архивное хранение. Разница в том, что если во Франции все эти документы считаются «архивными», то в России к архивным обычно относят документы постоянного и длительного срока хранения.
Комментарии по этому поводу:
- Я слышал, как кто-то говорил о том, что долгое время Национальные Архивы Румынии (Arhivele Naționale ale României, ANR) придерживались теории о том, что «архив начинается» - и документы становятся архивными - в момент формирования дела. Мы пока не видели, чтобы эта мысль нашла отражение в RA (речь здесь, судя по всему, идёт о румынском журнале «Архивное обозрение» - “Revista Arhivelor - Archives Review”, который издается Национальными Архивами Румынии, см. https://www.ceeol.com/search/journal-detail?id=1181 – Н.Х.) или где-либо ещё. Во всех официальных публикациях (которые я читал), то есть в статьях, в Словаре вспомогательных наук (Dicționarul științelor auxiliare), в «Трактате об архивистике» (Tratat de arhivistică, 1982 г.) – везде говорится о трёх возрастах. На самом деле, я даже на международном уровне не знаю, чтобы где-либо исключался «офисный» период существования архивных документов. То, что внутренние правила Национальных Архивов очень мало говорят об этапе оперативного использования, это совсем другое дело. Мало – не значит ничего, поскольку генеральный реестр (registratura generală) упоминается только в архивном законодательстве. Так что нельзя сказать, что этот вопрос полностью игнорируется.
Почему это важно: если мы говорим об архивном управлении документами (или об управлении актами), то мы говорим об администрировании архивных процессов, которые варьируются в зависимости от «возраста» архива. Архив начинается, когда проект документа становится законченным документом-актом, или, говоря простым языком, когда документ становится официальным и ему присваивается регистрационный номер. - Текущий архив начинается, таким образом, с регистрации – естественно, там, где она существует, например, в Великобритании, Испании, Италии, Германии, России, Словении (а-а-а, и в Румынии). Во Франции, однако, такого понятия не существует, потому что у них нет реестра. Там настоящая архивная работа начинается лишь тогда, когда активная работа с документом прекращается. Вопросы того, что происходит перед отправкой документов на промежуточное (депозитарное) хранение, обсуждаются очень мало.
Почему это важно: Когда мы говорим об архивных процедурах и системах управления архивными документами, следует понимать, охватывают ли они полный жизненный цикл документов или только часть его. Например, неясно (по крайней мере, для меня), идёт ли речь в Законе об электронной архивации (Legea Arhivării Electronice, 2007 г., http://www.legi-internet.ro/legislatie-itc/semnatura-electronica/legea-arhivarii-electronice-1352007.html ) о хранении после этапа текущего архива (т.е. о промежуточном архиве) или же он также охватывает текущий архив (по-нашему, этап оперативного хранения – Н.Х.). - Для каждого этапа жизненного цикла документа характерны специфические потребности. Этап текущего архива требует повышенной гибкости, в результате чего системы управления документами часто интегрируются с деловыми информационными системами, поддерживающими определенные виды деятельности. На этапе промежуточного архива основное внимание уделяется пассивному хранению и поиску/извлечению. Некоторые специалисты подчеркивают необходимость использования контента на этом этапе для получения отдачи от ретроспективной информации – следствием этого являются многие проекты оцифровки и распознавание текста документов (об этом мы ещё поговорим).
И, наконец, на этапе исторического архива - напомню, это документы старше 30 лет, его также называют постоянным архивом – основное внимание уделяется обеспечению долговременной сохранности и поиску в условиях, когда функциональная память об обстоятельствах создания документов давно угасла, и к оригинальному контенту и метаданным добавляются новые слои описания обстоятельств создания архивных документов.
Мой комментарий: Как я понимаю, Богдан здесь говорит о том, что организации, у которой ещё нет старых электронных документов, обычно нет особого смысла закупать систему, которая сможет одновременно выполнять функции системы оперативного управления документами и постоянного электронного архива – и с этом я готова согласиться. А вот в «обратную сторону» это не всегда верно, поскольку у «настоящего» архива есть не только архивные документы, которые он хранит, но и собственное оперативное делопроизводство. Их может быть удобно интегрировать в одной системе, и тогда модуль регистрации будет полезен – Н.Х.
(Продолжение следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2018/09/2_7.html )
Богдан-Флорин Поповичи (Bogdan-Florin Popovici)
Источник: блог Богдана-Флорина Поповичи
https://bogdanpopovici2008.wordpress.com/2018/08/13/despre-sisteme-informatice-si-documente-sau-date-sau-ce-or-mai-fi-ele-1/
Комментариев нет:
Отправить комментарий