Япония: Закон о государственных документах и об управлении архивами

В Интернете всё время появляются новые ресурсы, открывающие доступ к ранее труднодоступной информации. Таким ресурсом, с моей точки зрения, является сайт «Перевод японского законодательства» (Japanese Law Translation), на котором представлено законодательство Японии в переводе на английский язык.

Там, например, по адресу http://www.japaneselawtranslation.go.jp/law/detail/?printID=&id=3140&re=02&vm=02 выложен Закон №66 от 2009 года (в ред. Закона №89 от 2016 года) «О государственных документах и об управлении архивами» (公文書等の管理に関する法律, английское самоназвание Public Records and Archives Management Act ).

Как известно, в Японии, несмотря на её многовековую историю, современное архивное дело и управление документами появились совсем недавно. Возможно, этим объясняется четкость определений и формулировок, на которые явно повлияла хорошая международная практика.

Понятие административного/корпоративного документа (пп.4-5 ст.2) определены «по-американски», оно охватывает все (кроме узкого закрытого списка исключений) текстовые, графические и электронные документы, которые были созданы или получены сотрудниками государственного органа в рамках выполнения ими своих служебных обязанностей, и сохраняются этим органам в интересах их оперативного использования.

Согласно ст.5, руководитель государственного органа несёт ответственность за то, чтобы созданные/поступившие документы были классифицированы, снабжены заголовками, и им был установлен срок хранения. Тесно взаимосвязанные документы в общем случае должны храниться вместе в соответствующем деле, и руководитель государственного органа отвечает за то, чтобы дела были классифицированы, снабжены заголовками, и им был установлен срок хранения. Руководитель государственного органа также отвечает за передачу документов с истекшими сроками ведомственного хранения в Национальные Архивы Японии.

Ст.7 требует осуществлять регистрацию административных документов, в том числе сведений об их классификации, названии, сроке хранения/дате истечения срока хранения, действиях с документами по истечении срока хранения, месте хранения. Требование о регистрации не распространяется на документы короткого срока хранения. Государственные органы обязаны раскрывать регистрационные реестры для широкой публики с использованием информационно-коммуникационных технологий.

Согласно ст.8, в случае проведения уничтожения административных документов, руководитель государственного органа должен получить на это согласие премьер-министра Японии. Премьер-министру также дано право налагать запрет на уничтожение тех документов, которые он сочтёт необходимым сохранить.

Согласно ст.9, руководители государственных органов ежегодно отчитываются перед премьер-министром о положении дел в делопроизводстве, а премьер-министр должен эти отчеты объединять и выкладывать в интернете.

В п.2 ст.10 дается перечень вопросов, которые должны быть охвачены внутренними правилами управления документами – подготовка, упорядочение, сохранение, управление реестрами, уничтожение либо передача на архивное хранение, отчетность и др. При разработке правил руководители государственных органов должны консультироваться с премьер-министром. Утверждённые / пересмотренные правила должны немедленно раскрываться для общественности.

Примерно половина закона посвящена деятельности Национальных Архивов, но чего-то особенно интересного эти статьи, на мой взгляд, не содержат. Есть, правда, статья 25, которая предусматривает возможность уничтожения исторических архивных документов, если глава Национальных Архивов сочтёт, что они утратили ценность, и получит согласие премьер-министра. Согласно ст.26, глава Национальных Архивов ежегодно должен докладывать о положении дел премьер-министру страны.

Источник: сайт «Перевод японского законодательства» (Japanese Law Translation)
http://www.japaneselawtranslation.go.jp/law/detail/?printID=&id=3140&re=02&vm=02