Мой комментарий: Конференция «Архивы/документы 2018: Содействие прозрачности» (Archives*Records 2018: Promoting transparency), совместно организованная Советом руководителей архивных служб штатов и территорий США (Council of State Archivists, CoSA), Национальной ассоциацией специалистов по управлению государственными архивами и документами (National Association of Government Archivists and Records Administrators, NAGARA) и Обществом американских архивистов (Society of American Archivists, SAA) в 2018 году прошла 12-18 августа в Вашингтоне.
Сессия 706 называлась «Возможности, предоставляемые переменами: Переход на функциональный подход к установлению сроков хранения документов в штатах Вашингтон, Вайоминг и Северная Каролина» (Opportunities in Change: Transition to Functional Records Scheduling in Washington, Wyoming, and North Carolina), см. https://archives2018.sched.com/event/ESmq/706-opportunities-in-change-transition-to-functional-records-scheduling-in-washington-wyoming-and-north-carolina-rim
Открывая секцию, её председатель Кортни Бейли (Courtney Bailey, документовед-аналитик Архивов штата Северная Каролина) процитировала определение функционального анализа из Глоссария Общества американских архивистов (SAA): «Метод установления приоритетов при проведении экспертизы ценности и обработки материалов структурного подразделения, исходя из относительной важности функций, выполняемых этим подразделением в рамках организации» (см. https://www2.archivists.org/glossary/terms/f/functional-analysis ).
Затем докладчики рассказали о том, как они применяли функциональный анализ при создании функциональных перечней документов с указанием сроков хранения в своих штатах. Они выступали в том порядке, в котором их штаты внедряли функциональный подход (Вашингтон, Вайоминг, Северная Каролина), и Бейли особенно отметила то, что она узнала из опыта её коллег, тем самым показав, что в управлении документами не всегда нужно «изобретать велосипед».
В штате Вашингтон Расселу Вуду (Russell Wood, специалист по управлению государственными документами штата, Архивы штата Вашингтон) пришлось иметь дело с более чем 28 тысячами серий документов (серия приблизительно соответствует позиции в номенклатуре дел в российской практике – Н.Х.), - наряду с такими проблемами, как дублирование номеров серий, которые должны были быть уникальными. Перечни были организованы по структурному принципу, на основе того, какое подразделение создало документы, что привело к необходимости ежемесячных изменений в перечнях по мере эволюции организационных структур. Переход на подход, основанный на выполняемых документами функциях, позволил Вуду разработать типовой перечень, общий для всех государственных органов штата, - и устранить дублирование. Сокращение объёма перечней способствовало их использованию создателями документов.
Майк Стром (Mike Strom, государственный архивист, Архивы штата Вайоминг) рассказал об аналогичном процессе упрощения при переходе от построенных по структурному принципу индивидуальных перечней на типовые перечни. К настоящему времени число указаний по срокам хранения (т.е. статей в перечнях – Н.Х.) удалось сократить с 8 тысяч до 600. Этот процесс, однако, вызвал определённое недовольство среди государственных органов, которые привыкли пользоваться собственными перечнями. Стром подчеркнул ключевую роль информирования и обучения при преодолении сопротивления. Он привел в качестве примера обучающий видеосюжет, в котором объясняется, как использовать перечни, и показаны связи между старыми и новыми сроками хранения. Он также рекомендовал консультироваться по поводу предполагаемых изменений с теми, кто пользуется перечнями и указаниями по срокам хранения.
Бейли, в свою очередь, также обратила внимание на необходимость привлечения заинтересованных сторон к составлению указаний по срокам хранения.
В Северной Каролине, по мере разработке перечней, более 200 человек приняло участие в совещаниях по их оценке. Бейли также выкладывала проекты указаний по срокам хранения на блоге, чтобы те, кто не смог присутствовать на совещаниях, также могли представить свои замечаний и предложения. Чтобы определить функции государственных органов, она просматривала их веб-сайты и существующие указания по срокам хранения, и просила специалистов по управлению документами этих органов выделить эти функции.
Позже, когда перечни были готовы, документоведы-аналитики провели обучение специалистов в подразделениях. Для дополнительного обучения, Бейли написала руководства в стиле «выбери собственное приключение» (Choose Your Own Adventure – стиль детских игровых книг, при чтении которых - подобно ряду современных компьютерных игр с неоднозначным сюжетом и многочисленными концовками – читатель, выступающий в роли главного героя, принимает решения, влияющие на дальнейшее развитие сюжета – Н.Х.).
Чтобы показать, что указания по срокам хранения брались не «с потолка», Бейли включила ссылки на нормативно-правовые акты, хотя разбираться с законодательно-нормативной базой было очень сложно. Она подготовила приложение, в котором перечислены названия серий документов, передаваемых на хранение в архивы. Это приложение помогает создателям документов и специалистам по управлению документами, а также обеспечивает прозрачность для общественности в отношении того, какие виды документов рассматриваются как архивные и принимаются архивной службой штата на постоянное хранение.
В конце сессии из аудитории был задан вопрос о том, не окажется ли для представителей общественности более сложным использование при запросе документов типовых перечней, построенных по функциональному принципу, чем индивидуальных перечней государственных органов. Вуд рекомендовал, вне зависимости от подхода к созданию перечней и указаний по срокам хранения, формулировать их так, чтобы общественность могла их понять. Бейли ответила, что единообразие при установлении сроков хранения значительно уменьшило путаницу для представителей общественности. Стром отметил, что в Вайоминге новые перечни не используются общественностью непосредственно при подаче запросов, но предположил, что они могут помочь сократить время, затрачиваемое персоналом на поиск подпадающих под запросы документов.
Скотт Кирики (Scott Kirycki)
Мой комментарий: В мире функциональный подход к установлению сроков хранения и формированию перечней известен уже не первое десятилетие (можно сказать, не первый век! :)). У нас его элементы тоже встречаются в практической работе – там, где действовать иначе уже не получается – но серьёзной научно-методической поддержки этого метода пока нет. А то, что о нём не знают Росархив и ВНИИДАД, по-прежнему пребывающие в 1980 году, хотя и вызывает сожаление, но не удивляет…
Источник: Блог секции по вопросам управления документами Общества американских архивистов
https://saarmrt.wordpress.com/2018/09/18/saa-cosa-nagara-2018-recap-session-706/
Комментариев нет:
Отправить комментарий