вторник, 30 июня 2015 г.

Великобритания: Национальные Архивы впервые приняли на хранение изначально-электронные документы


Заметка Марка Сея (Mark Say) была опубликована 24 июня 2015 года на сайте UKAuthority.com.

Управление по вопросам валлийского языка (Welsh Language Board) является лидеров в обеспечении сохранности электронных документов

В Национальные Архивы Великобритании поступила первая партия передаваемых на постоянное архивное хранение изначально-электронных документов – тех, что изначально были созданы в электронном формате - в рамках программы Национальных Архивов по созданию «места долговременного обитания» для электронных документов.

Национальные Архивы начали предоставлять доступ к документам Управления по вопросам валлийского языка, наряду с рядом документов из собственных фондов, через онлайн-каталог Discovery («Открытие»,  http://discovery.nationalarchives.gov.uk/ ).

Это первый этап программы, предусматривающей в следующем году передачу изначально-электронных документов ряда департаментов Уайтхолла (т.е. министерств и ведомств центрального правительства Великобритании – Н.Х.).

Представитель Национальных Архивов сообщил сайту UKAuthority, что до недавнего времени они не располагали технологией, позволяющей принять документы в свою систему таким образом, чтобы обеспечить их целостность и сделать их доступными для поиска и просмотра. Сейчас Архивы в состоянии это сделать, и приняли на хранение первую партию гибридных документов, включающих электронные и бумажные компоненты.

В качестве следующего шага, Национальные Архивы работают с рядом органов центрального правительства, выясняя, кто из них лучше всего готов к тому, чтобы начать передачу в следующем году передачу на архивное хранение изначально-электронных документов.

Обеспечение долговременной доступности

Национальные Архивы также изучают вопрос обеспечения долговременной доступности документов по мере того, как изменяется (и устаревает – Н.Х.) технология, с использованием которой они первоначально были созданы.

«В целях долговременной сохранности изначально-электронных документов мы используем подход, который называем «экономным» (parsimonious preservation), обеспечивая возможность работать с документами с использованием разрабатываемых технологий следующих поколений», - рассказал представитель Национальных Архивов. «Мы хотим, чтобы документы можно было без проблем просматривать через 10 лет, однако мы не можем пока планировать на период в 100 лет (?! – Н.Х.), поскольку не можем знать, какими тогда будут технологии».

«Чтобы обеспечить возможность по-прежнему использовать документы так же, как и сейчас, нам нужно понимать, на что будет способна технология в ближайшие 10 лет».

«Здесь уместно вспомнить тот факт, что мы иногда не в состоянии прочитать электронные письма, которые были отправлены шесть или семь лет назад, однако можем свободно читать переписку наших бабушек и дедушек 60-70 летней давности».

Также идёт постепенное снижение возраста передаваемых в архивы документов с 30 до 20 лет, хотя этот срок может быть меньше (должен быть, по мнению большинства специалистов! Мешает, однако, «экономность» выбранного Национальными Архивами подхода – Н.Х.) для изначально-электронных документов.

Онлайн-каталог Национальных Архивов «в настоящее время предоставляет доступ к более чем 32 миллионам документов. Ожидается, что в ближайшие годы большинство партий передаваемых на архивное хранение документов будут гибридными».

Основные проблемы

Как отметил исполнительный директор и Хранитель (Keeper) Национальных Архивов Джефф Джеймс (Jeff James), «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов и информации является одной из важнейших проблем международного масштаба. Электронные технологии меняют представления о том, что такое архив, и мы реагируем на эти изменения».

«Приём на хранение этих документов показывают, как мы ведем за собой архивную отрасль в деле решения проблемы сохранения электронной информации для будущих поколений. Мы обеспечиваем свою готовность к тому, чтобы защитить, сохранить и сделать доступными государственные документы нации для будущих поколений, независимо от их формата».

Марк Сей (Mark Say)

Мой комментарий: Автор заметки, похоже, не слишком хорошо знаком с темой обеспечения долговременной сохранности электронных документов, и вполне вероятно, что некоторые странные высказывания, приписываемые им представителям Национальных Архивов, на самом деле на его совести. Тем не менее, факт официального приема на хранение изначально-электронных и гибридных документов заслуживает внимания.

Источник: сайт UKAuthority.com
http://www.ukauthority.com/news/5460/national-archives-kicks-off-born-digital-transfer 

Персональные данные и личное дело государственного служащего


Один из читателей блога по поводу поста «Арбитражная практика: Обработка персональных данных, избыточных по отношению к заявленным целям их обработки» (см.: http://rusrim.blogspot.ru/2015/05/blog-post_30.html ) задал мне в блоге вопрос. Пока я готовила на него ответ, коллега удалил свой комментарий, но я решила всё-таки опубликовать свой ответ, поскольку затронутая тема, как мне кажется, может быть интересна многим. 

Вопрос: Я работаю в государственном казенном учреждении…. После прочтения этой статьи, попросил у нашего кадровика мое личное дело и обнаружил в нем копии моего паспорта и военного билета. Получается, что нарушены мои права? Или в соответствии с [нормативным документом] «Об утверждении положения о персональных данных государственного гражданского служащего российской федерации и ведении его личного дела» учреждение имеет право хранить копии паспорта и военного билета в личном деле?

Ответ: Уважаемый коллега, наше российское законодательство далеко от совершенства, поэтому в нем достаточно часто встречаются «серые зоны» и неурегулированные вопросы. Еще сложнее тогда, когда некоторые вопросы регламентируются целым «букетом» законов, у каждого из которых свой комплект подзаконных нормативно-правовых актов. В этих случаях разобраться в хитросплетениях требований весьма непросто.

Поскольку в данном случае речь идет об обработке персональных данных гражданского служащего, то ключевую роль играют положения специального законодательства:
Федеральный закон от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»

Статья 42. Персональные данные гражданского служащего и ведение личного дела гражданского служащего

1. При обработке "персональных данных" гражданского служащего кадровая служба государственного органа обязана соблюдать следующие требования:

2) персональные данные следует получать лично у гражданского служащего. В случае возникновения необходимости получения персональных данных гражданского служащего у третьей стороны следует известить об этом гражданского служащего заранее, получить его письменное согласие и сообщить гражданскому служащему о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных;

3) запрещается обрабатывать и приобщать к личному делу гражданского служащего не установленные настоящим Федеральным законом и другими федеральными законами персональные данные о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни, о членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах;

3. В личное дело гражданского служащего вносятся его персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с гражданской службы и необходимые для обеспечения деятельности государственного органа.

4. Положение о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела утверждается Президентом Российской Федерации.

Положение о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела (утв. Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609)

16. К личному делу гражданского служащего приобщаются:

г) копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;

л) копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
Таким образом, хранение копии паспорта и военного билета в личном деле гражданского служащего вполне законно, более того - за их отсутствие в деле кадровую службу могут наказать.

С моей точки зрения, в данном случае наблюдается нестыковка положений двух законов: закона «О государственной гражданской службе Российской Федерации» и закона «О персональных данных». Судебная практика показывает, что претензии Роскомнадзора в отношении хранении в кадровых делах копий паспортов и других документов связаны с тем, что они содержат фотографию гражданина. Фотографии контролирующим органом расцениваются как биометрические персональных данные, обработка которых возможна только при получении письменного согласия объекта персональных данных (за незначительным количеством исключений, перечисленных в статье 11 «Биометрические персональные данные»):
Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ "О персональных данных"

Статья 11. Биометрические персональные данные

1. Сведения, которые характеризуют физиологические и биологические особенности человека, на основании которых можно установить его личность (биометрические персональные данные) и которые используются оператором для установления личности субъекта персональных данных, могут обрабатываться только при наличии согласия в письменной форме субъекта персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных частью 2 настоящей статьи.

2. Обработка биометрических персональных данных может осуществляться без согласия субъекта персональных данных в связи с реализацией международных договоров Российской Федерации о реадмиссии, в связи с осуществлением правосудия и исполнением судебных актов, а также в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации об обороне, о безопасности, о противодействии терроризму, о транспортной безопасности, о противодействии коррупции, об оперативно-разыскной деятельности, о государственной службе, уголовно-исполнительным законодательством Российской Федерации, законодательством Российской Федерации о порядке выезда из Российской Федерации и въезда в Российскую Федерацию, о гражданстве Российской Федерации.
Отмечу, что с того момента, как соответствующие средства копирования стали широко распространенными, большинство кадровых служб предпочитает включать в личные дела копии всех представляемых сотрудниками документов. Часто это просто связано со служебной необходимостью.

Поскольку копии этих документов находятся под контролем кадровых служб и используются в кадровом делопроизводстве, с моей точки зрения, проще закрепить в законодательно-нормативных актах правомочность подобных действий, чем пытаться «сломать» уже устоявшуюся практику кадровой работы.

понедельник, 29 июня 2015 г.

Пересмотр в Китае концепции национального архивного фонда


Данная статья китайских специалистов Ань Сяоми (Xiaomi An), Ден Хепу (Hepu Deng) и Джан Биня (Bin Zhang), была выложена 30 июня 2014 года на сайте австралийской дискуссионной группы «Круглый стол по вопросам управления документами» (Recordkeeping Roundtable, см. http://rkroundtable.org/ ). Публикуется с сокращениями.

Фонд - это совокупность документов, происходящих из одного источника. Традиционно под «национальным архивным фондом» понимают совокупность исторических документов, находящихся в собственности государства. В последние 20 лет не было общего согласия о содержании этого понятия. Цель данной работы заключается в том, чтобы понять эволюцию и развитие концепции национального архивного фонда в Китае и последствия этого для управления архивным делом, а также пересмотреть эту концепцию в интересах эффективного управления архивами в целях их оптимального использования в сегодняшней динамично меняющейся среде.

Различные точки зрения

Пришедшая из бывшего Советского Союза концепция «национального архивного фонда» была впервые введена в Китае в 1950-х годах, а впоследствии обновлена в 1980-х годах. Она основана на плановой экономике в рамках социалистической системы управления. У этой стадии управления архивным делом есть три характерные особенности, в числе которых государственная собственность на архивные документы, единая государственная система управления архивным делом и централизованная государственная архивная информационная система для доступа и использования архивных материалов.

В китайской литературе существуют три различные точки зрения на концепцию национального архивного фонда, связанные с переходом общества от плановой экономики к рыночной и из бумажного мира в электронный:
  • Национальный архивный фонд рассматривается как физическая конструкция. С этой точки зрения, все архивные документы находятся в государственной собственности. Они являются национальными активами, которые должны централизованно контролироваться как органическое целое, с тем чтобы защитить их целостность как государственных активов.

  • Национальный архивный фонд рассматривается как социальная конструкция. С этой точки зрения, все архивные документы должны быть охвачены единым идейным руководством в интересах эффективного управления ими на различных уровнях с тем, чтобы обеспечить целостность и сохранность архивов и содействовать их оптимальному использованию. Такая трактовка подчеркивает роль системы государственного управления архивным делом в обеспечении целостности государственных архивных документов, имеющих ценность и заслуживающих сохранения в интересах страны и общества.

  • Национальный архивный фонд рассматривается как интеллектуальная конструкция. С этой точки зрения, все архивные документы страны имеют ценность и заслуживают сохранения в интересах людей и общества. Акцент при таком подходе делается на сохранении подлинной истории и всеобъемлющей памяти страны с целью их последующего использования. Такая точка зрения на национальный архивный фонд подчёркивает важность интеграции национальных архивных ресурсов для оказания ориентированных на граждан информационных услуг, направленных на улучшение использования этих ресурсов.
Представители трех приведенных выше точек зрения по-разному смотрят на цели агрегирования, на происхождение архивных документов и на то, как их следует использовать для достижения этих целей. Эти взгляды существенно влияют на решение вопроса о целях и способах архивной работы и управления архивным делом в Китае.

Проблемные вопросы

Концепция национального архивного фонда сталкивается со следующими проблемами:
  • Ограничения физической конструкции. Начиная с 1990-х годов, в ходе движения Китая в сторону рыночной экономики, шел переход от единой государственной собственности на архивные документы к ряду форм собственности (государственной, корпоративной, частной и государственно-частной). В результате сохранение целостности всей совокупности архивных документов страны сталкивается с многочисленными проблемами из-за разнообразия форм собственности и использования различных подходов в делопроизводстве и архивном деле.

  • Слабости социальной конструкции. В ходе преобразований общества надзор и оказание услуг в соответствии с правами органов управления архивным делом оказываются неэффективными в отношении частного сектора. Множество находящихся в негосударственной собственности архивных документов, сохранение которых имеет общенациональное и общественное значение, управляется ненадлежащим образом. Отсутствуют адекватные стратегии и политики для систематического уничтожения либо передачи на государственное архивное хранение, экспертизы ценности и приобретения этих ценных архивных документов. Это ставит под угрозу целостность памяти и истинной истории страны.

  • Отсутствие поддерживающих систем для интеллектуальной конструкции. Деловая и социальная жизнь людей в электронную эпоху 21-го века всё больше осуществляется в сети, и существуют различные способы интеграции архивных ресурсов с целью их оптимального использования. Имеет место, однако, недостаточная развитость национальной кибер-инфраструктуры для объединения людей, процессов и технологий для управления документами и архивации. Это ставит под угрозу доступность и целостность информации, а также непрерывность использования электронных ресурсов нации (digital continuity) сейчас и в будущем.
Эти проблемные вопросы показывают, что традиционное представление о национальном архивном фонде больше уже не способно приспосабливаться к физической, социальной и интеллектуальной трансформациям в современной динамичной среде. Существует потребность в разработке новых конструкций для лучшего понимания в будущем концепции национального архивного фонда.

Новые конструкции

Для сохранения целостности памяти и истинной истории страны и эффективной адаптации к идущим сейчас динамичным изменениям, в данной работе предполагается широкое толкование понятие национального архивного фонда. Основываясь на этой широкой трактовке, национальный архивный фонд можно рассматривать и как социальную конструкцию управления документами и архивным делом на национальном уровне, и как интеллектуальную конструкцию архивной кибер-инфраструктуры, объёдиненной в сеть на национальном уровне. Такие новые конструкции имеют следующие преимущества по сравнению с традиционным толкованием:
  • Ориентированность на потребности людей. Концепция подчеркивает ценность архивов для страны и общества. Принимается во внимание ценность для людей и представления общественности о том, что они считают ценным. Признается ценность архивных документов в качестве доказательств, памяти, самобытности, знаний, культурно-исторического наследия народа и общества.

  • Плюрализм точек зрения. Предлагаемая концепция учитывает разнообразие происхождения архивных документов. Она допускает использование различных способов агрегирования документов и интеграции архивных ресурсов для их оптимального использования. Кроме того, такой подход учитывает разнообразие архивных фондов и их многообразную ценность для различных видов использования архивных документов, относящихся к государственной и негосударственной собственности.

  • Механизмы управления, способствующие участию различных сторон (participatory governance mechanisms). Концепция соответствует положениям Закона об архивах Китайской Народной Республики, касающимся управления архивным делом в условиях рыночной экономики. Она в полной мере учитывает права на администрирование, распоряжение судьбой и доступ, присущие различным формам собственности на архивные документы; роль граждан и корпораций различных видов, а также их обязанности по защите целостности памяти и истинной истории страны, равно как и их права на доступ к архивным документам в качестве потребителей информации.

  • Концепция национальной службы. Концептуальная конструкция обеспечивает стратегический взгляд и целостный подход к выявлению взаимосвязей между различными типами архивных документов и контекстом их создания и текущего использования, в том числе для архивных документов, созданных до и после 1949 года (т.е. до и после образования КНР – Н.Х.), относящихся как к государственной, так и к негосударственной формам собственности,

  • Стратегия управления знаниями на основе анализа рисков. Новая конструкция способствует практике эффективного управления знаниями при управлении архивными ресурсами, вместо того, чтобы уделять основное внимание физическому управлению архивными объектами. Это представляет собой переход от акцента на административный контроль к оказанию ориентированных на интересы общественности информационных услуг, с тем чтобы повысить общий профессионализм в деле защиты национальных интеллектуальных активов, а также избежать риска появления «черной дыры» в памяти и разрывов в истории. Такая стратегия включает:

    • Коллективно осуществляемую перестройку управления знаниями в интересах защиты ценности архивных ресурсов в качестве интеллектуальных активов страны;

    • Согласованный реинжиниринг деятельности в сфере управления знаниями для повышения отдачи от коллективного использования архивных ресурсов в качестве интеллектуальных активов общества;

    • Развитие ресурсов в сфере управления знаниями в увязке с увеличением ценности архивных ресурсов в качестве интеллектуальных активов, предназначенных для использования общественностью.

  • Сложные адаптивные системы. Новая конструкция принимает во внимание сложность и неопределенности, связанные с агрегированием различных документов по времени, пространстве и контекстах. Интеграция архивных ресурсов для их оптимального использования является динамическим процессом, который включает в себя многостороннее взаимодействие между различными типами заинтересованных сторон, взаимоотношения которых всегда являются динамическими. Из этого следует, что архитектура кибер-инфраструктуры для объединения людей, процессов и технологий управления документами и архивацией является нелинейной. Она должна быть адаптивной и самоорганизовываться таким образом, чтобы обеспечивать оптимальное использование архивных документов.
В данной работе приведены аргументы в пользу того, что традиционная концепция национального архивного фонда больше не способна адаптироваться к реалиям 21-го века. В этой связи чрезвычайно важно переосмыслить это понятие с учетом общего сдвига и расхождения мнений в рамках архивного дискурса, которые влияют на принципы «зачем, что и как» при управлении архивами. На основе новой трактовки предлагается концепция оценки эффективности управления документами и архивации (с возможностью привлечения заинтересованных сторон), с целью уменьшения риска при обеспечении целостности памяти и истинной истории страны. Отсюда следует функциональное требование о создании кибер-инфраструктуры для предоставления ориентированных на граждан услуг посредством использования инструментов управления документами и архивации.

Благодарности

Данная работа была выполнена при поддержке Национального фонда социальных наук Китая в рамках проекта «Новые механизмы интеграции национальных электронных архивных ресурсов с целью их эффективного использования» (проект номер 13 &ZD 184).
   
Ань Сяоми (Xiaomi An), Ден Хепу (Hepu Deng), Джан Бинь (Bin Zhang)

Источник: сайт Recordkeeping Roundtable
http://rkroundtable.org/2014/06/30/reinventing-the-concept-of-the-state-archival-fond-in-china/ 

Утверждены требования к документам, используемым при проведении налогового мониторинга


Приказом Федеральной налоговой службы от 7 мая 2015 г. № ММВ-7-15/184@ «Об утверждении форм документов, используемых при проведении налогового мониторинга, и требований к ним» утверждены:
  • Форма регламента информационного взаимодействия;

  • Требования к регламенту информационного взаимодействия;

  • Форма заявления о проведении налогового мониторинга;

  • Форма мотивированного мнения налогового органа;

  • Требование к составлению мотивированного мнения налогового органа;

  • Форма решения о проведении налогового мониторинга;

  • Форма решения об отказе в проведении налогового мониторинга.
Регламент информационного взаимодействия составляется по установленной форме на бумажном носителе на русском языке и имеет сквозную нумерацию страниц (п.3 Требования к регламенту).

Регламент состоит из (п.5):
  • Титульного листа;

  • Главы I «Порядок представления налоговому органу документов (информации)»;

  • Главы II «Порядок отражения организацией в регистрах бухгалтерского и налогового учета доходов, расходов и объектов налогообложения, сведения об аналитических регистрах налогового учета»;

  • Главы III «Информация о системе внутреннего контроля организации за правильностью исчисления (удержания), полнотой и своевременностью уплаты (перечисления) налогов и сборов».
Регламент подписывается руководителем организации/ее представителем. При подписании Регламента представителем организации указываются наименование, иные реквизиты документа, подтверждающего полномочия представителя организации. При этом копия указанного документа прилагается к Регламенту.

В Регламенте указывается описание порядка представления налоговому органу документов, служащих основаниями для исчисления, уплаты налогов и сборов в электронной форме, в том числе форма представления (п.8):
  • На электронном носителе информации;

  • По телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота;

  • Посредством доступа к электронному хранилищу информации (в том числе, расположенному у третьих лиц).
Также дается описание порядка структурирования представляемой информации.

Регламент также должен предусматривать использование следующих форматов документов, представляемых в налоговый орган:
  • Для регистров бухгалтерского учета и налогового учета, расчета налоговой базы: xls, xlsx, doc, docx;

  • Для первичных учетных документов, иных документов: xls, xlsx, doc, docx, bmp, pdf, jpg, gif, jpeg, tif, tiff, djvu, xml (по формату, утвержденному ФНС России).
При использовании иных форматов указывается также на обязанность представлять при необходимости налоговому органу программные средства визуализации представляемых документов.

В нем также должен быть описан способ определения и подтверждения целостности  представленных и полученных документов.

Регламент также должен содержать описание порядка структурирования переданной информации/файлов, в том числе, описание системы вложенных каталогов, а также описание принципов идентификации передаваемой информации/файлов по названию файла/папки представляется одновременно с представлением информации/файлов. В случае, если структура передаваемой информации не меняется, повторного представления описания не требуется.

Источник: Консультант Плюс
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=180125

воскресенье, 28 июня 2015 г.

Опубликована «Энциклопедия архивной науки» под редакцией Лючианы Дюранти и Патриции Фрэнкс


Как сообщает сайт интернет-магазина «Амазон» (Amazon), 16 июня 2015 года издательство «Роумен и Литлфилд» (Rowman & Littlefield Publishers) выпустило в свет «Энциклопедию архивной науки» (Encyclopedia of Archival Science), подготовленную под редакцией Лючианы Дюранти (Luciana Duranti) и Патриции Фрэнкс (Patricia C. Franks).

Издание в твёрдой обложке объёмом 464 страницы можно приобрести за 79 фунтов стерлингов (чуть более 6700 рублей), см. http://www.amazon.co.uk/Encyclopedia-Archival-Science-Luciana-Duranti/dp/0810888106

Как отмечается в аннотации, впервые публикуется столь всеохватывающее руководство по архивным концепциям, принципам и практике. Энциклопедия архивной науки содержит 154 статьи, в которых затрагиваются все аспекты профессиональных знаний в сфере архивного дела.

В этих статьях рассматриваются как традиционные представления (такие, как экспертиза ценности и происхождение), так и современные проблемные вопросы (оцифровки и обеспечение долговременной сохранности электронных материалов). Они отражают как мнения ведущих светил архивной науки, таких, как Эрнст Познер (Ernst Posner), Маргарет Кросс-Нортон (Margaret Cross-Norton) и Филипп Брукс (Philip Brooks), так и точки зрения современных авторов и ученых нового поколения. На протяжении всей книги затрагиваются исторические и этические составляющие архивной практики.

Мой комментарий:
  • Эрнст Максимилиан Познер (1892-1980) – начал свою карьеру как государственный архивист в Пруссии, позднее переехал в США, где преподавал историю и архивную науку в Американском университете в Вашингтоне. Сыграл большую роль в развитии архивной науки в США на основе германского опыта, см. https://en.wikipedia.org/wiki/Ernst_Posner 

  • Маргарет Кросс-Ньютон (1891-1984) - была первым Архивистом (руководителем архивно-документационной службы) американского штата Иллинойс с 1922 по 1957 год и со-основателем в 1936 году Общества американских архивистов, а в 1943-1945 годах его президентом. В течение ряда лет была редактором журнала Американский архивист (American Archivist), см. https://en.wikipedia.org/wiki/Margaret_Cross_Norton 

  • Филипп Брукс (Philip Coolidge Brooks, 1906-1977) - американский архивист и документовед, с 1935 года работавший в Национальных Архивах США и с 1957 по 1971 руководившей президентской библиотекой Гарри Трумена. Брукс был одним из основателей Общества американских архивистов, его первым секретарем и седьмым президентом. Преподавал архивную науку в Американском университете в Вашингтоне, см. http://www.lib.utexas.edu/taro/utcah/02711/cah-02711.html
Подготовку данного основополагающего труда под редакцией Лючианы Дюранти из Университета Британской Колумбии, Канада, и Патриции Фрэнкс из университета Сан-Хосе (San Jose State University), США, курировала редколлегия, в состав которой вошли ведущие архивисты и преподаватели архивного дела со всех континентов: Адриан Каннингем (Adrian Cunningham, Архивы штата Квинсленд, Австралия), Фиорелла Фоскарини (Fiorella Foscarin, университеты Торонто и Амстердама), Пэт Галлоуэй (Pat Galloway, университет Техаса в Остине), Шадрак Кату (Shadrack Katuu, Международное агентство по атомной энергии), Джованни Мичетти (Университет Рима La Sapienza), Кен Тибодё (Ken Thibodeau, Национальные Архивы США) и Джеффри Йео (Geoffrey Yeo, Университетский колледж Лондона, Великобритания).

Источник: сайт Amazon
http://www.amazon.co.uk/Encyclopedia-Archival-Science-Luciana-Duranti/dp/0810888106

Верховный Суд РФ: При подаче заявки на участие в аукционе представлять выписку из Единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей не нужно


Анализ судебной практики показывает, что значительная часть наших подзаконных нормативно-правовых актов содержит положения, противоречащие положениям законодательства. Такие вопросы регулярно рассматриваются Верховным Судом Российской Федерации.

В мае 2014 года Верховный Суд РФ (решение № АКПИ14-496) признал недействующим с 1 июля 2012 г. подпункт 1 пункта 22 «Методических указаний по подготовке, организации и проведению аукционов по продаже права на заключение договоров аренды лесных участков, находящихся в государственной или муниципальной собственности, либо права на заключение договора купли-продажи лесных насаждений в соответствии со статьями 78 - 80 Лесного кодекса Российской Федерации», утвержденных приказом Министерства сельского хозяйства РФ от 24 февраля 2009 г. № 75, обязывающий индивидуального предпринимателя приложить к заявке на участие в аукционе выписку из Единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей (или нотариально удостоверенную копию такой выписки).

Суть спора

Гражданка обратилась в Верховный Суд РФ с заявлением, в котором просила признать недействующим с 1 июля 2011 г. подпункт 1 пункта 22 «Методических указаний» в части, который обязывает индивидуального предпринимателя приложить к заявке на участие в аукционе выписку из Единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей или ее нотариально удостоверенную копию.

По мнению заявителя, оспариваемая норма противоречит части 11 статьи 79 Лесного кодекса РФ. Обращение в суд было связано с тем, что Методические указания в оспариваемой части послужили основанием для отказа в допуске к торгам по продаже права на заключение договора аренды лесного участка.

Позиция Верховного Суда Российской Федерации

Суд отметил, что статья 79 Лесного кодекса РФ определяет организацию проведения аукциона по продаже права на заключение договора аренды лесного участка, находящегося в государственной или муниципальной собственности, или права на заключение договора купли-продажи лесных насаждений.

Федеральным законом от 1 июля 2011 г. № 169-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» статья была изложена в иной редакции, согласно которой к заявке на участие в аукционе прикладываются документы, подтверждающие факт внесения задатка. По межведомственному запросу организатора аукциона федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий государственную регистрацию юридических лиц, физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей и крестьянских (фермерских) хозяйств, предоставляет сведения, подтверждающие факт внесения сведений о заявителе в единый государственный реестр юридических лиц (единый государственный реестр индивидуальных предпринимателей).

Суд сделал вывод о том, что федеральный закон не возлагает на индивидуального предпринимателя обязанность при подаче заявки на участие в аукционе приложить к ней выписку из единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей или ее нотариально удостоверенную копию, закрепляя, что такие сведения предоставляются соответствующим федеральным органом исполнительной власти по запросу организатора аукциона.

Вопреки законодательству Методические рекомендации содержат требование о приложении к заявке выписки из единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей или ее нотариально удостоверенной копии, что не может быть признано законным.

Верховный Суд Российской Федерации удовлетворил заявление гражданки и признал недействующим с 1 июля 2012 г. подпункт 1 пункта 22 Методических указаний, обязывающий приложить к заявке на участие в аукционе выписку из Единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей - для индивидуального предпринимателя или нотариально удостоверенную копию такой выписки.

Источник: Консультант Плюс
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=164756

суббота, 27 июня 2015 г.

Архивы и архивисты в 2030 году


Данная заметка известного французского специалиста в области управления документами и архивного дела Мари-Анн Шабен (Marie-Anne Chabin) была опубликована 17 июня 2015 года на блоге «Трансархивистика» (Transarchivistique).

Архивная служба Католического университета Лувена (Université catholique de Louvain – Лувен-ла-Нёв (Louvain-la-Neuve) - небольшой бельгийский университетский город, расположенный в 30 километрах на юго-восток от Брюсселя – Н.Х.) никогда ничего не делает наполовину. Известная своими «Днями архивов» (Journées des Archives), проводимыми каждую весну уже в течение пятнадцати лет, в 2015 году она приготовила двойное «угощение» в виде публикаций.

В 2015 году «Дни архивов» в Лувен-ла-Нёв прошли 23-24 апреля 2015 года. Их тема звучала так: «Архивисты через 15 лет. Новые ожидания, новые обязанности, новые проблемы».

Первая публикация под редакцией Поля Серве (Paul Servais), выпущенная в свет в серии публикаций университета накануне «Дней архивов» под названием «Архивисты 2030 года. Размышления о будущем» (Archivistes de 2030. Réflexions prospectives), включает статьи тридцати пяти архивистов из разных стран о том, какой они видят архивную профессию в 2030 году. Статьи расположены в алфавитном порядке, что поначалу несколько запутывает, но такое решение, возможно, и к лучшему, поскольку каждая статья совершенно не связана с другими, что неизбежно приводит к трудностям при попытке как-то их упорядочить.

Подробное содержание книги и ее глав доступно на веб-сайте университета (см.  https://www.uclouvain.be/506515.html , автоперевод на русский язык:  https://translate.google.com/translate?hl=en&sl=fr&tl=ru&u=https%3A%2F%2Fwww.uclouvain.be%2F506515.html&sandbox=1  ).

Уже после апрельских «Дней архивов» появилась ещё одна публикация, организованная более традиционным образом и содержащая статьи докладчиков на этом мероприятии. Сборник под редакцией Поля Серве и Франсуаз Мирге (Françoise Mirguet) объёмом 272 страницы называется «Архивы через 15 лет. К новым основам» (L’archive dans quinze ans. Vers de nouveaux fondements).

Содержание этой публикации доступно по адресу: https://www.uclouvain.be/512173.html (автоперевод на русский язык: https://translate.google.com/translate?hl=en&sl=fr&tl=ru&u=https%3A%2F%2Fwww.uclouvain.be%2F512173.html ).

Во введении к данному сборнику отмечается, что [архив - в единственном числе ...] «должен постепенно становится архивом данных, а не документов; динамичным, а не статичным; интегрированным в информационную систему, а не в систему серий документов». Что касается данных, согласна. Динамичность - возможно. Интеграция в информационную систему - конечно. Отсутствие интеграции в систему серий документов: вот это меня озадачивает. Означает ли это, что мы отказываемся от структурирования архивных фондов?

Мари-Анн Шабен (Marie-Anne Chabin)
Мой комментарий: Пусть полные тексты публикаций недоступны (а даже будь они доступны, потребовалось бы хорошее владение языком, чтобы всё это прочитать!), однако даже знакомство с оглавлениями может быть полезно для наших специалистов – хотя бы для того, чтобы понимать, где сейчас находится мировая архивная наука и какие вопросы волнуют наших зарубежных коллег.

Источник: блог Transarchivistique
http://transarchivistique.fr/archives-et-archivistes-en-2030/ 

Судебная практика: Незаконно отказывать в оказании государственной услуги из-за непредставления справки из БТИ и отсутствия подписи на документах


Анализ судебной практики показывает, что перестройка системы государственного управления в нашей стране достаточно часто дает сбои именно в самом начале цепочки взаимодействия государственных органов и граждан, особенно тогда, когда не государству нужны наши деньги в виде налогов, а граждане обращаются за положенными им мерами социальной поддержки.

Судебная коллегия по гражданским делам Верховного суда Республики Коми (апелляционное определение от 27 марта 2014 г. по делу № 33-1383/2014) рассмотрела дело, в котором многодетной матери отказали в предоставлении в собственность земельного участка из-за отсутствия справки из Бюро технической инвентаризации и отсутствия подписи отца детей на документах.

Муниципальные служащие просто «забыли» о том, что эту справку из БТИ они должны были запросить сами.

Суть спора

Гражданка, имеющая троих детей, в сентябре 2013 года обратилась в администрацию МО ГО «Сыктывкар» с заявлением о включении её в списки граждан, имеющих право на бесплатное предоставление в собственность земельного участка по категории «семья, имеющая трех и более детей» с составом семьи 4 человека.

Письмом администрации ей было отказано в постановке на учет на предоставление земельного участка.

Прокурор города Сыктывкара обратился в суд с иском в интересах гражданина к администрации округа о признании незаконным отказа во включении истицы и членов ее семьи в списки граждан на получение земельного участка согласно Закону Республики Коми от 28.07.2005 года № 59-РЗ «О регулировании некоторых вопросов в области земельных отношений», а также об обязании устранить нарушения закона.

Позиция Сыктывкарского городского суда

Сыктывкарский городской суд, проверяя в январе 2014 года законность действий органа местного самоуправления, отметил, что законодательством Республики Коми не предусмотрено в качестве обязательного условия для гражданина, обратившегося с соответствующим запросом, предоставление справки БТИ. Напротив, согласно порядку, который установлен законом, орган местного самоуправления в течение 5 рабочих дней с даты поступления от гражданина запроса о предоставлении земельного участка, самостоятельно запрашивает данный документ.

Отсутствие в запросе, поданном в администрацию, подписи второго родителя, также не могло быть основанием для отказа в рассмотрении запроса, поскольку право на получение бесплатно в собственность земельного участка имеют семьи с тремя и более детьми.

В состав семьи входят 4 человека, в том числе трое несовершеннолетних детей, брак с отцом двух детей гражданкой расторгнут и он не проживает и не зарегистрирован в жилом помещении. В свидетельстве о рождении третьего ребенка вообще отсутствуют сведения об отце ребенка.

Суд первой инстанции пришел к выводу о том, что поскольку отец  несовершеннолетних детей не является членом семьи гражданки и на получение земельного участка не претендуют, отсутствие его подписи в запросе не является препятствием к его рассмотрению.

Судебная коллегия по гражданским делам Верховного суда Республики Коми оставила без изменения решения Сыктывкарского городского суда, а апелляционную жалобу администрации МО ГО «Сыктывкар» - без удовлетворения.

Источник: Консультант Плюс
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=SOJ;n=859487 

пятница, 26 июня 2015 г.

ИСО стандартизовала версию 1.2 формата ODF


В последнее время интерес к открытым форматам и к борьбе с форматами компании Microsoft сильно упал, и новость, которая несколько лет назад, наверное, обошла бы все ведущие ИТ-издания, сегодня осталась практически незамеченной…

Международная организация по стандартизации (ИСО) 17 июня 2-15 года опубликовала три новых документа, официально стандартизирующих версию 1.2 формата ODF. Это:
  • ISO/IEC 26300-1:2015 «Информационные технологии. Открытый документный формат для офисных приложений (OpenDocument) версии 1.2. Часть 1: Схема OpenDocument» (Information technology - Open Document Format for Office Applications (OpenDocument) v1.2 - Part 1: OpenDocument Schema), см. http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=66363 и https://www.iso.org/obp/ui/#!iso:std:66363:en .

    Данный стандарт описывает XML-схему для офисных документов, в число которых входят текстовые документы, электронные таблицы, диаграммы и графические документы, такие как рисунки и презентации (эти список документов такого рода не ограничивается).

  • ISO/IEC 26300-2:2015 «Информационные технологии. Открытый документный формат для офисных приложений (OpenDocument) версии 1.2. Часть 2: Формат пересчитываемых формул OpenDocument» (Information technology - Open Document Format for Office Applications (OpenDocument) v1.2 - Part 2: Recalculated Formula (OpenFormula) Format), см. http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=66375 .

    Данный стандарт описывает язык формул OpenFormula для документов OpenDocument.

  • ISO/IEC 26300-3:2015 «Информационные технологии. Открытый документный формат для офисных приложений (OpenDocument) версии 1.2. Часть 3: Пакеты» (Information technology - Open Document Format for Office Applications (OpenDocument) v1.2 - Part 3: Packages), см. http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=66376
Ранее действовал стандарт ISO/IEC 26300:2006 «Информационные технологии. Открытый документный формат для офисных приложений (OpenDocument) версии 1.0» (Information technology - Open Document Format for Office Applications (OpenDocument) v1.0) с поправками, обновлявшими его до версии 1.1. Этот документ в своём первоначальном варианте был адаптирован в России как ГОСТ Р ИСО/МЭК 26300-2010 «Информационная технология. Формат Open Document для офисных приложений (OpenDocument) v1.0», см. http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&page=0&month=6&year=2015&search=26300&RegNum=1&DocOnPageCount=15&id=169179

Источник: сайт ИСО
http://www.iso.org/iso/home/search.htm?qt=26300&sort=rel&type=simple&published=on&active_tab=standards

Порядок и способы предоставления сведений, содержащихся в государственном адресном реестре


Приказом Минфина России от 21 апреля 2015 года № 68н утверждено «Положение о порядке и способах предоставления сведений, содержащихся в государственном адресном реестре, органам государственной власти, органам местного самоуправления, физическим и юридическим лицам, в том числе посредством обеспечения доступа к федеральной информационной адресной системе», которое вступило в силу 1 июня 2015 года.

Сведения, содержащиеся в государственном адресном реестре, предоставляются органам государственной власти, органам местного самоуправления, физическим и юридическим лицам, в том числе посредством обеспечения доступа к федеральной информационной адресной системе, территориальными органами Федеральной налоговой службы (п.2).

Сведения предоставляются в виде следующих документов (за исключением сведений, содержащихся в государственном адресном реестре, предоставляемых путем обеспечения доступа к федеральной информационной адресной системе) (п.3):
  • Выписки из государственного адресного реестра об адресе объекта адресации;

  • Обобщенной информации, полученной в результате обработки содержащихся в государственном адресном реестре сведений об адресах.
Сведения, содержащиеся в государственном адресном реестре, предоставляются в виде документа на бумажном носителе или в форме электронного документа (п.4):

Документ на бумажном носителе:
  • Может быть получен непосредственно при личном обращении в территориальный налоговый орган;

  • Направляется территориальным налоговым органом заявителю по почте.
Электронный документ территориальным налоговым органом:
  • Направляется заявителю по электронной почте;

  • Размещается в личном кабинете заявителя в федеральной государственной информационной системе «Единый портал государственных и муниципальных услуг»;

  • Размещается в личном кабинете заявителя на портале федеральной информационной адресной системы;

  • Направляется органу, предоставляющему государственную или муниципальную услугу, либо подведомственной государственному органу или органу местного самоуправления организации, участвующей в предоставлении государственной или муниципальной услуги, в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» с использованием единой системы межведомственного электронного взаимодействия и подключаемых к ней региональных систем межведомственного электронного взаимодействия.
Сведения, содержащиеся в государственном адресном реестре в виде обобщенной информации, полученной в результате обработки сведений об адресах, предоставляются в электронном виде территориальным налоговым органом следующими способами (п.5):
  • Направляются заявителю по электронной почте;

  • Размещаются на портале федеральной информационной адресной системы, ссылка на который направляется заявителю по электронной почте;

  • Размещаются в личном кабинете заявителя на едином портале;

  • Размещаются в личном кабинете заявителя на портале федеральной информационной адресной системы.
Предоставление содержащихся в государственном адресном реестре сведений об адресах с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, за исключением обобщенной информации, полученной в результате обработки информации, содержащейся в государственном адресном реестре, осуществляется бесплатно (п.8).

Предоставление содержащихся в государственном адресном реестре сведений об адресах на бумажном носителе, предоставление обобщенной информации, полученной в результате обработки содержащихся в государственном адресном реестре сведений об адресах, осуществляется за плату (п.9).

Запрос представляется по выбору заявителя в форме (п.10):
  • Документа на бумажном носителе посредством почтового отправления;

  • Документа на бумажном носителе при личном обращении в территориальный налоговый орган или многофункциональный центр;

  • Электронного документа с использованием портала федеральной информационной адресной системы;

  • Электронного документа с использованием единого портала.
Запрос в форме бумажного документа подписывается заявителем либо представителем заявителя (п.15).

Запрос в форме электронного документа, за исключением запросов, указанных в пунктах 17 и 18 настоящего Положения, подписывается простой электронной подписью заявителя либо простой электронной подписью представителя заявителя (п.16). В случае наличия у заявителя/представителя заявителя усиленной квалифицированной электронной подписи, допускается подписание запроса в форме электронного документа усиленной квалифицированной электронной подписью.

Запрос заявителя, который обладает правом на безвозмездное получение сведений на бумажном носителе, заверяется (п.17):
  • Подписью уполномоченного представителя организации и оттиском печати данной организации - если запрос представляется в форме документа на бумажном носителе;

  • Усиленной квалифицированной электронной подписью лица, уполномоченного на это от имени организации - если запрос представляется в форме электронного документа.
К запросу заявителем прилагаются следующие документы:
  • Сведения о законодательных и иных нормативных правовых актах РФ, подтверждающих право заявителя на безвозмездное получение сведений, содержащихся в государственном адресном реестре;

  • Документ, подтверждающий полномочия представителя заявителя - если запрос представляется представителем заявителя.
Если запрос представляется в электронной форме, то документы должны быть представлены в форме электронных документов или электронных образов документов, удостоверенных усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного лица организации.

Запрос заявителя, который обладает правом на безвозмездное получение сведений на бумажном носителе, представленный государственными органами, государственными внебюджетными фондами, органами местного самоуправления, многофункциональными центрами при предоставлении государственных и муниципальных услуг, заверяется (п.18):
  • Подписью руководителя соответствующего органа/организации или иного уполномоченного лица и оттиском печати - если запрос представляется в форме бумажного документа;

  • Усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя соответствующего органа/организации или иного уполномоченного - если запрос представляется в форме электронного документа.
Сведения, содержащиеся в государственном адресном реестре, предоставляются в течение пяти рабочих дней со дня получения запроса (п.39).

Источник: Консультант Плюс
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=179945 

четверг, 25 июня 2015 г.

28 положений наилучшей практики полномасштабного управления информацией, часть 3


(Окончание, предыдущую часть см. http://rusrim.blogspot.ru/2015/06/28-2.html )

Спустя несколько дней после публикации «28 положений наилучшей практики полномасштабного управления информацией» один из коллег задал Роберту Смолвуду на форуме специалистов по управлению документами и информацией следующий вопрос:
Хорошо подмечено, Боб. Спасибо тебе за то, что написал и выложил этот материал.  Можешь ли ты привести какие-нибудь примеры метрик, о которых ты упоминал в пункте 12?

Спасибо,

Гэри Линк (Gary Link)
Г. Питтсбург, США
30 апреля 2015
Напомню, о чём был 12-й пункт:
12. Требуются подходящие метрики для количественной оценки соответствия и эффективности Вашей программы управления информацией. Вам необходим объективный метод оценки положения дел, что означает цифры и метрики. Очень важно выбрать несколько осмысленных количественных мер ещё до развёртывания программы управления информацией.
Вот что ответил Роберт Смолвуд:
На Ваш вопрос, Гэри, перечислю несколько общих метрик, что первыми приходят в голову, с оговоркой, что наиболее подходящие метрики - это те, которые Ваша организация сама разрабатывает и считает наиболее актуальными в Вашей ситуации:
  • Выделите весь дублирующийся неструктурированный контент на общих дисках, в системах хранения типа SAN и NAS, и сократите объёмы хранения и соответствующие затраты на 20% в течение одного года. (Примечание: в среднем, как показывают результаты обследования организаций с использованием программного обеспечения для анализа файлов, дублетный контент составляет, как правило, 40-70% и очень редко - менее 40%).

  • Выявите не имеющий владельца «осиротевший» контент из выведенных из эксплуатации приложений либо принадлежавший уволившимся сотрудникам; а затем проанализируйте его, классифицируйте и к концу года удалите все материалы, не имеющие статуса документов. Цель заключается в сокращении объёмов хранения и расходов на 10% по сравнению с предыдущим финансовым годом. К концу года внедрите новые системы и процессы для отслеживания, классификации и управления «осиротевшим» контентом.

  • Сократите затраты на проведение юристами анализа материалов в ходе э-раскрытия на 20% по сравнению с предыдущим финансовым годом, используя технологию «предсказательного кодирования» (predictive coding).

  • В течение года проведите силами третьей стороны тестирование сети на защищенность от вторжений (intrusion test) с тем, чтобы выявить слабые места в Вашей сетевой инфраструктуре и системах.

  • Примите меры по устранению уязвимостей сети и систем, установите все необходимые обновления, связанные с безопасностью, и сократите количество попыток хакерских вторжений на 25% по сравнению с предыдущим годом.

  • В 2015 финансовом году проведите обучение 100 сотрудников, работающих в целевой сфере, по вопросам полномасштабного управления информацией и управления документами.

  • В течение года выявите всю персональную информацию (PII), защищаемые медицинские данные (PHI) и данные кредитных карт (PCI) и обеспечьте их защищённость с помощью технологий шифрования и цензурирования. В течение года внедрите постоянно действующий процесс, обеспечивающий защищённость персональных данных.

  • В течение года проведите обучение 100 сотрудников, работающих в целевой сфере, по вопросам защиты персональных данных.

  • В течение года внедрите программу полномасштабного управления данными с помощью программного обеспечения для управления мастер-данными (MDM) и устраните дубликаты структурированных данных. Целевая задачей является 20% сокращение требуемых ресурсов и расходов на хранение структурированных данных в сравнении с предыдущим финансовым годом.

  • В течение года проведите аудит полномасштабного управления информационными технологиями, используя руководства и инструменты ISO 38500 и COBIT5. К концу года сформируйте рекомендации по улучшению управления информационными технологиями.

  • В течение года проведите тестирование плана восстановления деловой деятельности после катастроф, выполняя в течение недели основные операции с использованием альтернативного источника энергии.

  • В течение года проведите пересмотр и аудит программы управления важнейшими документами организации. Подготовьте рекомендации по совершенствованию и расширению этой программы.
Уверен, что есть ещё десятки других метрик. Всё это должно стимулировать формирование осмысленных метких для планируемых программ полномасштабного управления информацией.

Роберт Смолвуд (Robert Smallwood)
Г. Сан-Диего, Калифорния, США
Источник: блог на сайте LinkedIn
https://www.linkedin.com/pulse/best-practices-information-governance-robert-f-smallwood?trk=mp-reader-card

Федеральная налоговая служба: Хозяйствующие стороны могут применять простую и усиленную неквалифицированную электронную подпись


Федеральная налоговая служба своим письмом от 17 января 2014 г. № ПА-4-6/489 высказала свою позицию по использованию для подписания первичных учетных документов простой и неквалифицированной электронных подписей.
Вопрос: Организация обменивается с контрагентами электронными первичными документами. Налоговый кодекс РФ и Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» не уточняют, какой подписью надо визировать электронные первичные документы. Подтверждают ли расходы документы, заверенные простой или неквалифицированной электронной подписью? Или для подписания документов нужно использовать только квалифицированную электронную подпись?
По мнению Федеральной налоговой службы, нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать порядок проверки электронной подписи.

При наличии юридически действительного соглашения хозяйствующие стороны могут организовать электронный документооборот, применяя простую и/или усиленную неквалифицированную электронную подписи.

Налоговое законодательство предъявляет требование по применению квалифицированной электронной подписи для электронных счетов-фактур и при электронном взаимодействии с налоговыми органами (в том числе при сдаче налоговой отчетности).

Источник: Консультант Плюс
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=QUEST;n=133745 

среда, 24 июня 2015 г.

28 положений наилучшей практики полномасштабного управления информацией, часть 2


(Продолжение, начало см. http://rusrim.blogspot.ru/2015/06/28-1.html )

11. План смягчения информационных рисков является ключевой частью процесса планирования управления информацией. План смягчения информационных рисков помогает при разработке вариантов и постановке задач по снижению конкретных рисков и повышению вероятности достижения деловых целей.

12. Требуются подходящие метрики для количественной оценки соответствия и эффективности Вашей программы управления информацией. Вам необходим объективный метод оценки положения дел, что означает цифры и метрики. Очень важно выбрать несколько осмысленных количественных мер ещё до развёртывания программы управления информацией.

13. Необходимо проводить аудит эффективности программ управления информацией. Периодические проверки покажут Вам, каково положение дел в Вашей организации и где следует уточнить свои действия. Чтобы сохранить здоровье, актуальность и эффективность программы управления информацией, нужно будет постоянно вносить изменения и доработки.

14. Высшее руководство должно задать тон и обеспечить лидерство в плане поддержки программы управления важнейшими документами и исполнения её требований. К важнейшим относятся ключевые деловые документы, необходимые Вашей организации для продолжения деятельности. Хотя электронные документы легче защищать и резервировать, они также создают и специфические проблемы. Сейчас большинство важнейших документов являются электронными, и должны быть предприняты специальные меры для их защиты и сохранения. Эти меры должны периодически тестироваться.

15. Прежде чем внедрять поддерживающие технологии, следует перепроектировать деловые процессы с целью улучшить и оптимизировать управление информацией и её безопасность, особенно в отношении электронных документов. Использование программного обеспечения для электронного управления документами (electronic records management, ERM), управления потоками работ (workflow) или управления бизнес-процессами (business process management, BPM), в корне меняет стиль работы. Пересмотр деловых процессов способен дать значительно большее повышение эффективности (по сравнению с использованием ERM-систем просто в качестве электронных шкафов для хранения дел и документов ради ускорения плохих процессов).

16. Как входящие, так и исходящие сообщения электронной почты должны автоматически архивироваться, и это должно делаться (предпочтительно) в реальном времени. Это позволяет избежать порчи доказательств (spoliation – т.е. потеря проверенной аутентичности электронной почты). Архивация в режиме реального времени позволяет сохранить юридическую значимость и обеспечить соответствие требованиям электронной судебной экспертизы (forensic compliance). Кроме того, желательно обеспечить сжатие сообщений электронной почты для экономии места и их индексирование для упрощения процесса поиска. Все сообщения желательно сохранять в едином защищённом хранилище, будь оно виртуальным или физическим. С помощью этих мер может быть обеспечена аутентичность и надежность содержащихся в электронной почте документов.

17. Предпочтительно иметь единый корпоративный перечень документов с указанием сроков хранения, поскольку в этом случае исключается возможность того, что различные деловые подразделения будут использовать конфликтующие сроки хранения документов. Если, например, одно деловое подразделение уничтожает определенные документы по истечении 5 лет, то не имеет смысла другому подразделению хранить те же самые документы в течение 10 лет. Если единый корпоративный перечень создать невозможно, меньшие по размеру подразделения, такие как дивизионы или региональные отделения, должны работать с использованием собственных согласованных перечней.

18. Следует запретить архивацию сообщений электронной почты собственными силами отдельных сотрудников. Хотя пользователи могут быть заинтересованы в сохранении определенных сообщений электронной почты по собственным причинам, однако контроль и управления архивацией электронной почты должны быть на уровне организации (или на максимально высоком уровне, насколько это возможно из соображений практичности, например, на уровне департамента, дивизиона или региона).

19. Уничтожение сообщений электронной почты по истечении сроков хранения помогает уменьшить затраты на хранение и правовые риски, улучшая при этом «находимость» важных документов. С деловой точки зрения разумно иметь политику, предусматривающую, скажем, уничтожение по истечении 90 или 120 дней всех сообщений электронной почты, которые не помечены как потенциальные документы (помогающие, например, задокументировать транзакцию или ситуацию, которая может быть в будущем оспорена в суде) – за исключением тех сообщений, что подпадают или могут подпасть под судебный запрет на уничтожение.

20. Применяйте практичный подход и используйте публичное облако для хранения только тех материалов, что не имеют длительных сроков хранения и с которыми связаны низкие риски судебных разбирательств. Когда людям нужны функциональные возможности для хранения и коллективной работы, они найдут способ их использовать. Следует установить определенные правила. Это позволит снизить риск компрометации или потери ключевого контента и электронных документов. Следует иметь в виду следующее: некоторые специально разработанные облачные приложения являются высокозащищёнными, однако большинство решений для синхронизации и коллективного использования файлов не имеют надежных средств обеспечения безопасности, и в большинстве случаев в них отсутствуют функциональные возможности для управления документами и проведения массовой миграции. Вам вряд ли стоит хранить слишком много информации в таких приложениях при отсутствии четкой стратегии.

21. Управляйте контентом в социальных сетях в соответствии с политикой управления информацией, и проводите мониторинг социальных сетей с применением мер, обеспечивающих защиту ключевых информационных активов и сохранность деловых документов. Ваша организация должна четко определить, какой контент и тон являются приемлемыми при использовании социальных сетей, и она должна сохранять документы, отражающие использование социальных сетей, которые должны захватываться в режиме реального времени. Если документ существует только в социальных сетях, то он должен быть захвачен и ему должен быть установлен срок хранения. Если он имеется где-либо еще, его нужно захватить в этом месте. Основные правила управления документами применимы к сообщениям в социальных сетях точно так же, как и к прочим видам документов.

22. Международные и национальные стандарты являются эффективными руководствами по реализации управления информацией на практике. Ничего абсолютного в мире нет, однако изучение и использование стандартов, выпускаемых Международной организацией по стандартизации (ИСО) и другими органами по стандартизации должно быть частью любых усилий в области управления информацией. Существует ряд содержащих рекомендации стандартов ИСО в области управления электронными документами, соответствие которым, однако, не может быть объективно проверено. В США (и в значительной степени в остальном мире) широко используемым проверяемым стандартом является DoD 5015.2, хотя он уже устарел и не учитывает использование облачных вычислений, управление документами «по месту» в деловых системах и вертикальные (отраслевые) приложения. Молодой европейский стандарт MoReq 2010 также является проверяемым (хотя этот процесс пока не отлажен) и в нем присутствует понятие агрегаций документов, учитываются различия в потребностях в управлении документами для вертикальных рынков, таких как здравоохранение, оборона и финансовые услуги, а также управления документами, находящимися в деловых системах.

23. Для обеспечения всеобъемлющей безопасности конфиденциального электронного контента на протяжении всего его жизненного цикла, контент должен быть с момента создания защищён с использованием таких сложных технологий, как технологии шифрования или управления правами доступа к информации (information rights management, IRM). IRM действует как своего рода «защитная оболочка», которая не позволяет получить доступ без предъявления соответствующих полномочий. Также ведётся тщательный мониторинг доступа к контенту и его использования лицами, имеющими надлежащие действующие полномочия. Соответствующее программное обеспечение контролирует доступ, копирование, редактирование, рассылку и печать конфиденциальных документов с использованием реализующего политику «движка» (policy engine), который управляет правами на просмотр и работу с электронным контентом. Права доступа устанавливаются в соответствии с должностным положением или «ролями», которые сотрудники выполняют в организации.

24. Запроектированная защита персональных данных (privacy by design) - исполнение законодательно-нормативных требований по защите неприкосновенности частной жизни должно быть встроено в деловые процессы и в максимально возможной степени автоматизировано. При управлении персональной информацией, включая защищаемую медицинскую информацию (protected health information, PHI), персональные данные (personally identifiable information, PII) и информацией о кредитных картах (credit card information, PCI) вопросы обеспечения неприкосновенности частной жизни должны быть на первом месте. Некоторые штаты США требуют уничтожения PHI / PII / PCI вскоре после завершения обработки этих чувствительных персональных данных или же тогда, когда соответствующее лицо перестает быть клиентом.

25. Создание стандартизированные элементов метаданных должно быть частью усилий в области управления информацией, направленных на обеспечение более быстрого, полного и точного поиска и извлечения документов. Это важно не только для повседневной деловой деятельности, но также и тогда, когда приходится анализировать, возможно, миллионы документов на этапе раскрытия сторонами имеющейся у них информации (discovery) в ходе судебного процесса. Хорошее управление метаданные также способствует сохранению корпоративной памяти и улучшению подотчетности в деловых операциях. Использование стандартного формата и контролируемых словарей обеспечивает «точное и понятное описание контента, местоположения и ценности». Использование контролируемых словарей означает, что Ваша организация стандартизировала наборы терминов, используемые для описывающих документы элементов метаданных. Это обеспечивает согласованность всей коллекции документов и помогает оптимизировать функции поиска и извлечения, исследование документов, а также исполнение запросов на э-раскрытие и исполнение других законодательно-нормативных требований.

26. Программное обеспечение для управления мастер-данными (master data management, MDM) имеет ключевое значение для программы полномасштабного управления данными (data governance) – такое программное обеспечения помогает выделить и поддерживать «единую версию истины» или, иными словами, обеспечивать хранение единственного, не имеющего дубликатов экземпляра «чистых» данных.

27. Концепции управления информационными технологиями, такие как ISO 38500, ITIL (от Information Technology Infrastructure Library - библиотека методов организации ИТ-инфраструктуры) и COBIT5 являются важнейшими инструментами, помогающими организациям в достижении их деловых целей при разработке программного обеспечения и оказании вычислительных услуг. Они служат руководствами при управлении корпоративной информацией и технологическими активами.

28. Некоторые электронные информационные ресурсы подлежат постоянному хранению как часть документального наследия организации. Чрезвычайно важно выявить документы, которые должны храниться длительное время (более 10 лет), и сделать это как можно раньше. В идеале, эти документы должны быть выделены ещё до или сразу же после их создания. Методы обеспечения долговременной сохранности электронных материалов (long term digital preservation, LTDP) применяются в отношении как изначально-электронного контента, так и контента, который был преобразован в электронную форму. Под электронной сохранностью понимается долгосрочное, обеспечивающее отсутствие ошибок хранение электронной информации, а также средств для её извлечения и интерпретации, в течение установленного срока хранения. Существуют сложившиеся и проверенные LTDP-процессы, стандарты и модели.

Внимательно посмотрите на эти 28 положений наилучший практики управления информацией, поманипулируйте ими, отредактируйте, пополните, нарежьте на куски и приспособьте для своих целей. Коллективный «мозговой трест» управления информацией способен продвинуть эту дисциплину вперед.

(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.ru/2015/06/28-3.html )

Роберт Смолвуд (Robert F. Smallwood)

Источник: блог на сайте LinkedIn
https://www.linkedin.com/pulse/best-practices-information-governance-robert-f-smallwood?trk=mp-reader-card

Печать на документах об образовании


Своим письмом Министерство образования и науки РФ от 4 июня 2015 г. № 05-2038 «О документах, подтверждающих наличие образования» обратило внимание на то, что существуют особенности заверения документов установленного образца об образовании, которые отличаются от заверения документов государственного образца об образовании. Их необходимо учитывать при оценке документов об образовании, которые представляют абитуриенты.

Документы государственного образца об образовании ранее заверялись печатью с изображением Государственного герба Российской Федерации (пункт 2 статьи 27 Закона № 3266-1). Такое заверение осуществлялось вне зависимости от организационно-правовой формы организации, которая выдавала эти документы.

В настоящее время данная правовая норма не действует, и Федеральный закон № 273-ФЗ не устанавливает какой-либо специальной нормы по вопросу заверения документов установленного образца об образовании. Эти документы заверяются печатью организации, осуществляющей образовательную деятельность, в соответствии с общими законодательными нормами.

Министерство отметило, что необходимо иметь в виду, что законодательством РФ установлены нормы, регулирующие изображение Государственного герба РФ на печатях различных юридических лиц. Помещение Государственного герба РФ на печатях муниципальных и частных организаций не предусмотрено. В соответствии с этим после вступления в силу Федерального закона от 29 декабря 2012 года № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» у муниципальной или частной организации нет оснований заказать изготовление печати с изображением Государственного герба.

Если муниципальная или частная организация имеет печать с изображением Государственного герба РФ, изготовленную до вступления в силу закона № 273-ФЗ (на основании нормы, установленной Законом № 3266-1), то она вправе использовать эту печать для заверения документов об образовании.

Абитуриент, поступающий на обучение, может представить документ установленного образца об образовании, заверенный печатью без Государственного герба РФ либо печатью с изображением Государственного герба РФ. Отнесение представленного документа к документам установленного образца об образовании осуществляется на основании бланка документа, который должен соответствовать установленному образцу.

Образцы документов об образовании установлены:
  • Аттестат о среднем общем образовании - приказом Минобрнауки России от 27 августа 2013 г. № 989;

  • Диплом о среднем профессиональном образовании - приказом Минобрнауки России от 4 июля 2013 г. № 531;

  • Диплом бакалавра, диплом специалиста, диплом магистра, диплом об окончании аспирантуры, диплом об окончании адъюнктуры - приказом Минобрнауки России от 1 октября 2013 г. № 1100;

  • Диплом об окончании ассистентуры-стажировки - приказом Минкультуры России от 19 августа 2013 г. № 1191;

  • Диплом об окончании ординатуры - приказом Минздрава России от 6 сентября 2013 г. № 634н.
Источник: Консультант Плюс 
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=180871 

вторник, 23 июня 2015 г.

28 положений наилучшей практики полномасштабного управления информацией, часть 1


Статья управляющего директора Института полномасштабного управления информацией (Institute for Information Governance) Роберта Смолвуда (Robert F. Smallwood - на фото) была опубликована 28 апреля 2015 года на блоге в социальной сети LinkedIn.

Полномасштабное управление информацией (Information governance, IG - далее для краткости просто «управление информацией» - Н.Х.) - это новая развивающаяся гибридная «супердисциплина», пересекающая множество функциональных границ и охватывающая, главным образом, управление документами, информационную безопасность, управление рисками, вопросы права и э-раскрытия, информационные технологии (ИТ), аналитику «больших данных», вопросы обеспечения неприкосновенности частной жизни и многое другое.

Дисциплина управления информацией стремительно развивается, и из-за этого наилучшая практика по-прежнему находится в стадии формирования и «шлифовки». Этот процесс тестирования, проверки и обмена передовым опытом будет продолжаться по мере того, как наилучшая практика будет расширяться, пересматриваться и совершенствоваться.

В ходе изучения вопроса и написания в течение последних трех лет трёх книг по теме управления информацией (см.  http://www.wiley.com/WileyCDA/Section/id-302475.html?query=Robert+F.+Smallwood ) я просматривал блоги, книги, новые статьи и отчеты - всё, что мог отыскать по управлению информацией, брал интервью у ведущих специалистов-практиков и дистиллировал всю эту информацию в главы моих книг. По ходу этой работы некоторые лучшие практики всплыли на поверхность, и они были подкреплены результатами научных исследований и реальными фактами.

Этот список будет расти, меняться и расширяться. Думаю, что фокус-группа профессионалов в области управления информацией, вероятно, могла бы удвоить размер списка, который я скомпилировал в течение нескольких часов. Целью является способствование пониманию лучших практик управления информацией теми, кто рассматривает или приступает к выполнению программ в этой области, ради повышения их шансов на успех.

Наиболее подходящим исследованием лучших практик управления информацией является то, которое проведено для Вашей организации и анализирует Вашу отрасль, а также деятельность в этой сфере некоторых из Ваших наиболее продвинутых конкурентов (или даже Ваших собственных деловых подразделений). Часто лучшим способом проведения такого исследования является привлечение стороннего консультанта, которому проще контактировать, изучать и интервьюировать Ваших конкурентов по вопросам, относящимся к их практике управления информацией. Бизнес-группы экспертов из одной отрасли и профессиональные ассоциации также могут прийти к определенному консенсусу в отношении складывающейся наилучшей практики.

Ниже перечислены 28 элементов наилучшей практики управления информацией, охватывающие фундаментальные основы, а также ряд областей, в которых управление информацией оказывает влияние или должно быть одним из основных принимаемых во внимание вопросов:

1. Решающее значение имеет поддержка высшего руководства. Заручиться поддержкой кого-либо из представителей высшего руководства является ключом к успешному выполнению программ управления информацией. Невозможно требовать от руководителей, чтобы ради участия в проекте они отвлекались от выполнения своих прочих обязанностей, если нет соответствующего указания «сверху».

2. Управление информацией - не разовый проект, а постоянно выполняемая программа. Это должна быть «вечнозеленая» программа. Программу управления информацией можно сравнить с программой обеспечения безопасности на рабочем месте. Чтобы убедиться в том, что требования программы соблюдаются, проводятся регулярные проверки и затем вносятся коррективы на основе сделанных выводов. Эти усилия никогда не заканчиваются.

3. Для реализации программы управления информацией необходима команда из специалистов ряда профессий. Поскольку для управления информацией требуются элементы ряда сложившихся дисциплин, то представители ключевых областей должны быть вовлечены в процесс планирования и в усилия по внедрению. Как минимум, Вам потребуются лидеры команды, представляющие области права, ИТ, управления документами, информационной безопасности, исполнения законодательно-нормативных требований и управления рисками, управления кадрами и исполнительного руководства. В идеале команду управления информацией должен возглавлять директор по управлению информацией (Chief IG Officer), имеющий необходимые полномочия для того, чтобы реально влиять на ситуацию. Могут также понадобиться специалисты в сфере корпоративных коммуникаций, управления знаниями, финансов и бухгалтерского учета, и других направлений. В зависимости от обстоятельств, может быть нужно привлечь представителей ряда основных деловых подразделений организации.

4. Управление информацией является фундаментом для успешной программы управления документами (records management, RM). Осуществление на практике хорошего управления информацией служит необходимым фундаментом для построения юридически защитимой программы управления документами, обеспечивая основу для согласованных, надежных методов управления документами и контентом. Наличие вызывающих доверие, надежных документов, отчетов и баз данных позволяет руководителям с уверенностью принимать ключевые решения. А своевременный доступ к этой информации и бизнес-аналитике может дать долгосрочное стабильное конкурентное преимущество, делая организацию более гибкой.

5. Использование рамочной концепции или модели зрелости помогает оценивать и направлять программы управления информацией. Предлагаются различные модели зрелости, такие, как, например, «Принципы» ассоциации ARMA International для управления документами; Базовая модель управления информацией (Information Governance Reference Model), выросшая из «Базовой модели э-раскрытия» (Electronic Discovery Reference Model, её можно найти на сайте EDRM.net); или концепция MIKE2.0, которая была разработана консалтинговой фирмой Bearing Point и выложена в свободном доступе. Еще один инструмент из области управления документами, который особенно часто используется на австралийском рынке проектов управления документами – это концепция «Проектирования и внедрения систем управления документами» (Designing and Implementing Recordkeeping Systems, DIRKS). В конечном итоге организациям следует адаптировать используемую ими концепцию управления информацией под собственные цели, и она должна выходить далеко за рамки базового управления документами.

6. Защитимое уничтожение и очистка от уже не представляющего ценности информационного мусора имеют ключевое значение в эпоху «больших данных». Следует реализовать на практике политики управления информацией и быть в состоянии доказать, что Вы последовательно и систематически их исполняете, с тем, чтобы в суде и перед регуляторами оправдать удаление информации. При меньших общих объёмах информации организациям проще найти то, что им нужно, и получить от этого деловую отдачу. От информационного мусора следует избавляться регулярно и последовательно, а для этого должны быть реализованы процессы и системы, отбирающие ценную информацию и отбрасывающие мусор. Программа управления информацией устанавливает рамки для выполнения этой задачи.

7. Политики управления информацией должны быть разработаны до развертывания поддерживающих их реализацию технологий. После разработки политик можно заняться поиском подходящих технологических инструментов, обеспечивающих и помогающих осуществлять мониторинг, аудит и исполнение.

8. Процессы разработки перечней документов с указаниями по срокам их хранения и действиям по истечении этих сроков (records retention schedule, RRS) и оповещения о судебных запретах на уничтожение документов и информации (legal hold notification, LHN) - две основных элемента базовой программы управления информацией. Это краеугольные камни. Для реализации на практике этих процессов потребуется провести инвентаризацию документов, разработать систему классификации, нормализовать и стандартизировать метаданные, а также изучить хорошую практику установления и снятия запретов на уничтожение.

9. Первым шагом в планировании исполнения законодательно-нормативных требований на основе анализа информационных рисков является изучение затрагивающих организацию законов и нормативных правовых актов в тех юрисдикциях, в которых она осуществляет свою деловую деятельность. Федеральные, региональные и даже муниципальные законы и нормативные акты могут содержать требования к порядку и срокам хранения данных, документов и контента. Действующие в нескольких юрисдикциях организации должны исполнять законодательно-нормативные требования, которые могут пересекать национальные границы и границы провинций, штатов и регионов. Для каждой юрисдикции (государство, штат), в рамках которой организация ведёт деловую деятельность, следует изучить законодательно-нормативные требования в отношении защиты неприкосновенности частной жизни и сроков хранения, с тем, чтобы соответствовать положениям всех применимых законов.

10. Разработка профиля рисков является основным строительным блоком в сфере корпоративного менеджмента риска, который помогает руководству понять риски, связанные с заявленными целями деловой деятельности, и распределить ресурсы в рамках структурированного подхода или концепции оценки рисков. Есть множество способов формирования профиля рисков; и частота, с которой он создается, внешние источники, с которыми проводятся консультации, а также заинтересованные стороны, мнение которых учитывается, будут варьироваться от организации к организации. Ключевой принцип, который следует помнить, заключается в том, что чем проще, тем лучше, и что использование изощренных инструментов и методов не должно делать весь процесс чрезмерно сложным. Хорошим началом является составление списка из десяти основных угроз, с указанием их вероятности, потенциального воздействия и мер по снижению риска.

(Продолжение следует, см. http://rusrim.blogspot.ru/2015/06/28-2.html )

Роберт Смолвуд (Robert F. Smallwood)

Источник: блог на сайте LinkedIn
https://www.linkedin.com/pulse/best-practices-information-governance-robert-f-smallwood?trk=mp-reader-card 

США: Национальные Архивы опубликовали бюллетень 2015-01


Данная заметка аналитика Национальных Архивов США Бет Крон (Beth Cron – на фото) была опубликована 17 июня 2015 года на блоге Национальных Архивов «Records Express».

Национальные Архивы США (NARA) рады сообщить о публикации Бюллетеня NARA 2015-01 от 17 июня 2015 года «Определение возраста документов, по достижении которого следует заняться определением порядка и сроков передачи документов постоянного срока хранения на хранение в Национальные Архивы» (Determining the Appropriate Age for Scheduling the Legal Transfer of Permanent Records to the National Archives and Records Administration (NARA)), см. http://www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2015/2015-01.html .

Мой комментарий: о подготовке данного документа см. http://rusrim.blogspot.ru/2014/09/blog-post_69.html .

Данный бюллетень уточняет соответствующий возраст, по достижении которого документы постоянного срока хранения, независимо от их носителя или формата, должны быть переданы в Национальные Архивы и под их контроль. Как правило, вопрос о передаче на постоянное хранение рассматривается для несекретных документов старше 15 лет и для секретных документов старше 25 лет. Бюллетень сопровождается вспомогательным инструментом под названием «Контрольный список для подачи предложения о ранней передаче документов постоянного срока хранения под контроль Национальных Архивов» (Checklist for Proposing the Early Legal Transfer of Permanent Records). Данный контрольный список (см. http://www.archives.gov/records-mgmt/scheduling/early-legal-transfer-checklist.doc ) поможет федеральным органам исполнительной власти и персоналу NARA определить, уместно ли провести передачу документов и юридической ответственности за них до достижения ими 15 лет.

Бюллетени Национальных Архивов являются основополагающим руководством для федеральных органов исполнительной власти, которые, в свою очередь, должны определить наиболее подходящие способы практической реализации этих указаний в своей деятельности.

Брифинг по этому бюллетеню будет проведен в августе 29015 года на заседании группы BRIDG (Bi-monthly Records and Information Discussion Group - организованной Национальными Архивами США дискуссионной группы по вопросам управления документами и информацией, проводящей встречи один раз в два месяца. В работе группы регулярно участвует более 80 специалистов. См. также http://www.archives.gov/records-mgmt/meetings/Н.Х.). Если у Вас есть вопросы или замечания, пожалуйста, выскажите их здесь на блоге. Спасибо.

Бет Крон (Beth Cron)

Источник: блог «Records Express» на сайте NARA
http://blogs.archives.gov/records-express/2015/06/17/release-of-nara-bulletin-2015-01/ 

Перечень документов, подтверждающих фактический срок пребывания в служебной командировке


Приказом Министерства финансов от 10 марта 2015 г. № 33н утвержден «Перечень документов, подтверждающих фактический срок пребывания федерального государственного гражданского служащего в служебной командировке при отсутствии проездных документов (билетов)».

При отсутствии проездных документов фактический срок пребывания федерального государственного гражданского служащего в служебной командировке определяется по следующим документам:

1. Документы, подтверждающие расходы по найму жилого помещения:
  • В случае проживания гражданского служащего в гостинице: квитанция/талон либо иной подтверждающий заключение договора на оказание услуг по месту командирования документ, содержащий сведения, предусмотренные Правилами предоставления гостиничных услуг в РФ, утвержденными постановлением Правительства РФ от 25 апреля 1997 г. № 490;

  • В случае проживания гражданского служащего не в гостинице: первичные учетные документы, сформированные в соответствии с законодательством РФ о бухгалтерском учете и содержащие обязательные реквизиты, установленные Инструкцией по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденной приказом Министерства финансов РФ от 1 декабря 2010 г. № 157н.
2. Документы, подтверждающие расходы по проезду гражданского служащего к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы:
  • В случае проезда на служебном транспорте: решение представителя нанимателя (руководителя государственного органа или его аппарата либо лица, замещающего государственную должность РФ) или уполномоченного им лица о направлении гражданского служащего в служебную командировку на служебном транспорте и документы, подтверждающие использование служебного транспорта (путевой лист, маршрутный лист, иные документы, определяющие маршрут следования служебного транспорта);

  • В случае проезда по решению представителя нанимателя или уполномоченного им лица на личном транспорте гражданского служащего: решение представителя нанимателя или уполномоченного им лица о направлении гражданского служащего в служебную командировку на личном транспорте, служебная записка (справка, рапорт, заявление и прочие) гражданского служащего о фактическом сроке пребывания в месте командирования и документы, подтверждающие использование личного транспорта (путевой лист, маршрутный лист, иные документы, определяющие маршрут следования личного транспорта гражданского служащего, а также кассовые чеки, квитанции, иные документы, подтверждающие произведенные по маршруту следования гражданского служащего расходы).
3. При отсутствии документов, указанных в пунктах 1 и 2, государственным служащим представляются служебная записка и/или иной документ, установленный в рамках учетной политики федерального государственного органа, о фактическом сроке пребывания гражданского служащего в служебной командировке, содержащие обязательные реквизиты, а также отметку принимающей гражданского служащего стороны о датах прибытия и убытия гражданского служащего к месту командирования и обратно.

Источник: Консультант Плюс
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=55341