воскресенье, 31 октября 2010 г.

Почему корпоративное «социальное» программное обеспечение в государственных органах обречено

Данная – как всегда, полемическая - заметка ведущего аналитика фирмы Гартнер Андреа ди Майо (Andrea Di Maio) была опубликована на блоге фирмы 28 октября 2010 года (оригинальное название: Why Enterprise Social Software May Be Doomed in Government).

Очень популярным среди наших клиентов из государственных органов является вопрос: «какие корпоративные платформы нам следует использовать для организации коллективной работы (collaboration)?». Разговор с самого начала клонится в сторону инструментов и технологий,  - желательно, технологий, который государственные органы могут выбирать и контролировать.

Для этого есть ряд причин:
  • Использование социальных сетей рассматривается как стратегия или программа. Устанавливаются стратегические цели, которые редко поддаются количественным оценкам («повысить прозрачность», «вовлечь граждан», «улучшить управление знаниями»). С целью достижения этих целей создаются бизнес-планы, обосновывающие инвестиции в инструменты и в людей.

  • Поставщики корпоративных ИТ-средств много и громко говорят, независимо от их специализации (программное и аппаратное обеспечение, телекоммуникации, IT-услуги), о важности правильного выбора технологий, - и все, что они продают, тут же становится «социальным» (от сетей до систем управления взаимоотношениями с клиентами, от управления контентом до средств аналитических исследований).

  • Для корпоративной культуры государственных органов характерно то, что сотрудники соблюдают установленные процессы, и их редко подталкивают или поощряют обращать главное внимание на результаты. Это вполне понятно, учитывая степень регулирования и подотчётности.
К сожалению, - как для руководителей государственных структур, так и для поставщиков, - «социальность» есть нечто совсем иное, и она затрагивает глубинные принципы деятельности организации.

 «Социальность» означает обеспечение сотрудников набором инструментов, позволяющих им самим определить, как наилучшим образом получать доступ и эффективно использовать информацию, связи, беседы, которые могут иметь место как внутри, так вне организации, и могут пересекать её границы.

«Социальность» означает, что эффект достигается путем использования часто непредсказуемых сочетаний делегирования полномочий сверху вниз и идущей снизу инициативы, - поэтому традиционные методы разработки стратегий и бизнес-плланов с большой вероятностью не сработают.

 «Социальность» означает, что корпоративная платформа не сможет удовлетворить все потребности сотрудников, даже если поставщики приложат все свои усилия для имитации распространенных функциональных возможностей «веб 2.0» (таких, как микроблоги а-ля Twitter, или профили и механизмы «записи в друзья» а-ля Facebook), и обеспечат «переходники» к широко используемым клиентами платформам, с целью позиционировать свою продукцию как отвечающую ключевым потребностям сотрудников.

К сожалению для руководителей государственных структур и  поставщиков, - те инструменты, которые сотрудникам нужно будет использовать, и те знания, к которым им нужно будет получить доступ, будут во многих отношениях видоизменяться. Придётся использовать изменяющиеся с течением времени платформы, свойства которых определяются рядом «толп», решающих, где, когда и как собирать и оценивать информацию, начинать и заканчивать разговор, организовывать и перестраивать взаимные связи.

Три категории инструментов будут конкурировать в борьбе за симпатии сотрудников и нужность организациям:

1. Корпоративны социальные платформы,  как «коробочные», так и разработанные на заказ (как правило, путем использования или интеграции компонент с открытым кодом), и, в основном, нацеленные на поддержку внутренней коллективной работы и/или на вовлечение доверенных сторон (например, поставщиков, агентов, посредников).

2. Предоставляемые индивидуальным сотрудникам инструментальные наборы для организации инициатив по вовлечению, с помощью блогов, форумов, вики, краудсорсинг идей и т.п. - хорошим примером является Apps.gov (см. http://citizen.apps.gov/ ), о котором я недавно писал.

3. Общераспространенные инструменты, такие, как Facebook, Twitter, LinkedIn, с которыми сотрудники часто знакомы в связи со своими персональными увлечениями, и которые постепенно начинают применяться ими и в  профессиональной деятельности.

Что касается первого варианта, то как бы ни была хороша платформа, она не позволит сотрудникам формировать смешанные сообщества, включающие людей «изнутри» и «извне» (если включение последних не будет прямо санкционировано организацией). Сотрудники будут чувствовать себя скованными, поскольку они понимают, что основная отдача от «социальности» связана с возможностью контролировать сами границы сотрудничества. Как следствие, уровень внедрения и использования будет оставаться ниже ожиданий, и будут подниматься вопросы о получаемой от этих платформ отдаче на вложенные инвестиции.

Во втором случае, сотрудникам будет предоставлена возможность выбрать способы создания каналов сотрудничества с внешними сторонами, - но сочтут ли внешние заинтересованные стороны эти каналы притягательными? Почему я должен присоединиться к обсуждению, к примеру, электронных медицинских документов на блоге, организованном государственным служащим, если уже есть блоги и Facebook–группы, обсуждающие эту тему?

Остается третий вариант, как наиболее приемлемый. Сотрудники и граждане будут использовать одни и те же инструменты, каждый день, для разнообразных целей. Основная предпосылка истинной «социальности»  - быть там, где уже находятся твои друзья.

Есть, конечно, проблемы безопасности, защиты персональных данных, документирования, модерации, нейтральности, и многие другие. Это те самые вопросы, которые корпоративные социальные платформы решают, «закрывая ворота» для сотрудничества на сетевом экране, предопределяя,  что означает нахождение «внутри» и «снаружи» путем проведения четких и непреодолимых границ.

Но, к сожалению для руководителей государственных структур и  поставщиков, это игра останется игрой размывающихся границ, меняющихся платформ, последовательных волн неоправданных ожиданий и моды, массовой миграции с одной платформы на другую, от одного стиля сотрудничества к другому.

Если Вы в это не верите, просто посмотрите на то, как быстро дети и подростки перешли от SMS к мгновенным сообщениям, а от них – к Facebook («Вконтакте»);  как быстро MySpace скатился из лидеров в аутсайдеры, каким внезапным было появление и рост Twitter’а, как быстро Second Life появилась и исчезла за горизонтом.

«Социальность» -  это расширение возможностей при меньшем контроле, это более широкий выбор с меньшими ограничениями. И как же поставщики корпоративного программного обеспечения могут выиграть такую игру?

Андреа ди Майо (Andrea Di Maio)

Источник: блог фирмы Гартнер
http://blogs.gartner.com/andrea_dimaio/2010/10/28/why-enterprise-social-software-may-be-doomed-in-government/

Государственный реестр кадастровых инженеров будет вестись на электронных носителях

Министерство экономического развития Российской Федерации приказом  от 20 сентября 2010 г. № 444 утвердило «Порядок ведения государственного реестра  кадастровых инженеров».

Согласно Порядку, реестр будет вестись центральным аппаратом Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии (п.2). Размещаться реестр будет на официальном сайте Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии в сети Интернет (п.3).

 В Реестр вносятся следующие сведения о кадастровом инженере (п. 4):
  • фамилия, имя, отчество кадастрового инженера
  • дата и место рождения;
  • номер контактного телефона, почтовый адрес и адрес электронной почты, по которым осуществляется связь с кадастровым инженером;
  • данные основного документа, удостоверяющего личность гражданина РФ;
  • дата выдачи квалификационного аттестата и идентификационный номер данного аттестата;
  • дата и основание аннулирования квалификационного аттестата.
Документ подробно регламентирует формат представления документов, необходимых для ведения реестра, - как на бумажных, так и на электронных носителях.

Каждому разделу Реестра, содержащему сведения о соответствующем кадастровом инженере, присваивается уникальный реестровый номер (п.5). Раздел реестра исключается из реестра только «при поступлении в орган кадастрового учета документа, подтверждающего смерть кадастрового инженера» (п.6.).

Каждая запись, внесенная в Реестр, заверяется электронной цифровой подписью уполномоченного должностного лица органа кадастрового учета. При внесении изменений в сведения Реестра, изменяемые сведения Реестра сохраняются. (п.11).

Только один вид документа - уведомление кадастровым инженером органа кадастрового учета об изменении сведений о кадастровом инженере - следует представлять только на бумажном носителе, заверенный подписью и печатью кадастрового инженера. Остальные документы могут направляться и предоставляться:
  • На бумажных носителях - при личном обращении или посредством почтового отправления с описью вложения и уведомлением о вручении;

  • В электронном виде - с использованием сетей связи общего пользования, в форме электронных документов, подписанных ЭЦП уполномоченного должностного лица, которым указанные документы были выданы, с использованием средств ЭЦП, сертифицированных в соответствии с законодательством РФ и совместимых со средствами ЭЦП, применяемыми органом кадастрового учета.
Документы, представляемые в форме электронных документов, по выбору заявителя могут направляться:
  • посредством заполнения формы запроса, размещенной на официальном сайте или в федеральной государственной информационной  системе «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)»;

  • посредством отправки электронной почтой в орган кадастрового учета;

  • посредством отправки с использованием веб-сервисов в орган кадастрового учета.
Электронные документы (электронные образы документов), направляются
в виде файлов в форматах : PDF, TIF, XML (п.20).

Источник: Гарант
http://www.garant.ru/hotlaw/federal/282795/?garant_fed

суббота, 30 октября 2010 г.

Норвегия: Сводный электронный реестр корреспонденции государственных ведомств пользуется большим успехом у граждан

О создании этого реестра я писала в июне 2010 года, см. http://rusrim.blogspot.com/2010/06/blog-post_17.html . Напомню, что сводный реестр (Offentleg elektronisk postjournal, OEP), расположенный по адресу http://www.oep.no/nettsted/fad , представляет собой единую службу публикации журналов регистрации входящих документов государственных ведомств. По мнению самих норвежцев, OEP является первой инициативой такого рода в мире.

29 октября 2010 года на сайте ePractice.eu (это сайт Евросоюза, посвящённый хорошей практике построения электронного правительства), появился перевод норвежской публикации, посвящённой успехам системы OEP. В этом материале сообщается следующее:

В сентябре 2010 года через Сводный электронный реестр корреспонденции государственных органов (OEP) поступило 8800 запросов на доступ к государственным документам, а ещё 1416 таких запросов были направлены через старую тестовую систему «Электронный реестр корреспонденции» (Elektronisk postjournal, EPJ).

Это цифры говорят об успехе OEP у граждан с момента запуска системы в мае 2010 года. Следует также отметить, что с 4 октября 2010 года в системе стали доступны реестры ещё 17 государственных ведомств. В ближайшее время к OEP будет подключен ещё 21 государственный орган, 18 из которых – региональные органы власти. Таким образом, к концу октября 2010 года, в OEP будут представлены данные 70 государственных органов.

Комментируя эти события, г-н Ганс Христиан Хольте (Hans Christian Holte), директор агентства по вопросам государственного управления и электронного правительства (Difi) заявил: «Это важный шаг на пути к более открытой и прозрачной системе государственного управления. Система OEP является для гражданина мощным инструментом, позволяющим контролировать деятельность государственного сектора и получать актуальную информацию по интересующим его вопросам».

Директор Difi  также отметил, что  «менее, чем за пять месяцев, число участников системы увеличилось с 21 до 51, а число запросов на раскрытие информации выросло с 4535 в июне до 8800 в сентябре».

Источник: сайт ePractice.eu / сайт Difi
http://www.epractice.eu/en/news/351058
http://www.difi.no/artikkel/2010/10/over-10-000-innsynskrav-i-september

Арбитражная практика: Для доказательства нарушения ФАС использовала материалы сайта Госзакупок

Федеральный арбитражный суд Московского округа рассмотрел недавно интересное дело (дело № А40-83499/09-149-493 от 17 сентября 2010 г.), в ходе которого основным доказательством нарушения законодательства стали материалы, выложенные на сайте госзакупок.

На этот раз Федеральная антимонопольная служба (ФАС России) предъявила претензии  Федеральному агентству по управлению государственным имуществом (Росимущество). Росимущество обосновывало свое обращение в суд недоказанностью факта использования букв латиницы «o» и «е», вместо букв кириллицы «о» и «е» при размещении на интернет-сайте информации о проведении конкурса на официальном Интернет-сайте http://www.zakupki.gov.ru .

ФАС выявил нарушение при осуществлении мониторинга интернет-сайта госзакупок. Кроме того, на заседании Инспекции ФАС представителю заявителя и членам Инспекции в режиме реального времени не только была представлена на обозрение соответствующая интернет-страница, но и продемонстрировано, каким методом было выявлено нарушение. В итоге ФАС России выдал Росимуществу предписание аннулировать размещение заказа на право заключения государственного контракта. Арбитражные суды двух инстанций при разрешении спора согласились с доводами ФАС.

Росимущество пыталось свалить вину за допущенные нарушения на Минэкономразвития, которое также имеет доступ к официальному сайту. Суд данный аргумент не принял, поскольку « … как следует из имеющейся в материалах дела копии Интернет-страницы, для каждого отдельного пользователя-заказчика размещения информации о конкурсе имеется свой логин и пароль, т.е. специфический, уникальный и строго индивидуальный набор символов для входа в систему (личный кабинет) Интернет-ресурса «Официальный сайт Российской Федерации для размещения информации о размещении заказов» и извещение о проведении открытого конкурса размещается на официальном сайте заказчиком, которым в данном случае являлось Росимущество».

Антимонопольным органом, кроме того, в суд были представлены доказательства, обосновывающие принцип мониторинга указанного выше Интернет-сайта и выявление в русскоязычных словах использования букв латиницы, а также письмо Минэкономразвития России, являющегося уполномоченным органом, обеспечивающим защиту интернет-сайта http://www.zakupki.gov.ru  от несанкционированного изменения, копирования или уничтожения указанной информации, от 03.03.2010 №Д22-219, которым Минэкономразвития России подтверждает использование заявителем при наборе информации о проведении конкурса, в русскоязычных словах «оценке» и «стоимости» букв латиницы «о» и «е» вместо соответствующих букв кириллицы.

Федеральный арбитражный суд Московского округа оставил решение судов двух предыдущих инстанций без изменения.

Источник: сайт Высшего Арбитражного Суда РФ
http://kad.arbitr.ru

пятница, 29 октября 2010 г.

Национальные Архивы США: Опубликовано руководство по управлению государственными документами в «Веб 2.0» и социальных сетях

20 октября 2010 года Национальные Архивы США (NARA) опубликовали бюллетень 2011-02, адресованный главам федеральных агентств и содержащий рекомендации по управлению документами в «веб 2.0» и социальных сетях (Guidance on Managing Records in Web 2.0/Social Media Platforms).

Данный бюллетень содержит указания по управлению документами, образующимися в тех случаях, когда федеральные агентства используют средства «веб 2.0»/социальные сети для основной деятельности. В бюллетене отмечается, что открытое и прозрачное государственное управление всё в большей мере опирается на использование этих технологий, и в ходе освоения этих инструментов государственными учреждениями должны соблюдаться все законы, нормативные акты и политики, относящиеся к управлению документами. Для успешного выполнения всех законодательно-нормативных требований необходимо активное участие персонала службы управления документами агентства, веб-менеджеров, менеджеров социальных сетей, ИТ-персонала, специалистов по информационной безопасности и защите персональных данных, и других соответствующих заинтересованных сторон.

Данный бюллетень расширяет и уточняет уже имеющиеся руководства NARA по использованию интернета, в том числе «Руководство по управлению веб-документами» (NARA Guidance on Managing Web Records, http://www.archives.gov/records-mgmt/policy/managing-web-records-index.html , январь 2005 г.) и «Последствия внедрения современных веб-технологий для Национальных Архивов» (Implications of Recent Web Technologies for NARA, http://www.archives.gov/records-mgmt/initiatives/web-tech.html ).

Руководство не содержит ни типовых перечней документов с указанием сроков хранения, ни пошаговых указаний для агентств по использованию в их специфических условиях средств «веб-2.0» и социальных сетей. Бюллетени NARA содержат высокоуровневые рекомендации, и федеральные агентства должны затем уже сами подобрать наиболее подходящие способы включения требований к управлению документами в свои деловые процессы, и определить способы исполнения своих обязанностей в этой сфере, согласно Закону о федеральных документах.

В бюллетене на примерах объясняется, что относится к средствам «веб 2.0» и социальным сетям. В качестве напоминания приведено содержащееся в законодательстве определение федеральных документов. Затем даны ответы на следующие вопросы (каждый ответ – в отдельном разделе документа):
  • Создаются ли федеральные документы в тех случаях, когда агентства используют средства «веб 2.0» и социальные сети? При ответе на данный вопрос отмечается, что принципы определения «документности» информации остаются неизменными. Если хотя бы на один из пяти следующих вопросов можно ответить «да»:

    • Является ли информация уникальной, так что её невозможно получить из других источников?

    • Является ли она свидетельством/подтверждением политик, деловой деятельности, миссии и т.д. агентства?

    • Используется ли соответствующее средство в связи с выполнением агентством его работы?

    • Авторизовано ли агентством использование данного средства?

    • Есть ли деловая потребность в соответствующей информации?

    - то соответствующий контент, скорее всего, относится к федеральным документам.

  • Какие основные проблемы в области управления документами связаны с применением средств «веб 2.0» и социальных сетей?

  • Что может агентство сделать для решения некоторых проблемы в области управления документами, связанных с применением средств «веб 2.0» и социальных сетей?

  • Какова ответственность агентства в области управления документами при взаимодействии с поставщиками услуг «веб 2.0»/социальных сетей и третьими сторонами?
Источник: сайт Национальных Архивов США (NARA)
http://www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2011/2011-02.html

Росалкогольрегулирование установило порядок использования ЭЦП в ЕГАИС

Функции по ведению единой государственной автоматизированной информационной системы учета объема производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции (ЕГАИС) были переданы от ФНС России Росалкогольрегулированию. Новый регулятор своим приказом от 30 июля 2010 года №49н установил порядок использования электронных цифровых подписей, ведения реестра сертификатов ключей ЭПЦ и хранения аннулированных сертификатов в ЕГАИС.

ЭЦП используется участниками информационного обмена в ЕГАИС, к числу которых относятся уполномоченные работники организаций, использующих оборудование для производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции; должностные лица Росалкогольрегулирования, ФТС России, иных исполнительных органов власти; уполномоченные лица ФГУП «Гознак» (п.4).

В нормативном документе регламентированы вопросы организации хранения открытых ключей, их сертификатов и самих электронных документов:
«Порядок использования электронных цифровых подписей, ведения реестра сертификатов ключей электронных цифровых подписей и хранения аннулированных сертификатов ключей электронных цифровых подписей (включая содержание информации в сертификатах ключей электронных цифровых подписей и случаи утраты указанными сертификатами юридической силы) в единой государственной автоматизированной информационной системе учета объема производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции» (утв. приказом Федеральной службы по регулированию алкогольного рынка от 30 июля 2010 года № 49н)

8. Участник информационного обмена в ЕГАИС обеспечивает хранение электронных документов, а также обеспечивает сохранность открытых ключей ЭЦП и их сертификатов в течение всего периода хранения участником ЕГАИС электронных документов.

16. Хранение сертификата ключа подписи в форме электронного документа в удостоверяющем центре осуществляется в течение всего времени действия сертификата ключа подписи, при этом обеспечивается доступ участников информационного обмена в удостоверяющий центр для получения сертификата ключа подписи.

18. В соответствии с пунктом 2 статьи 7 Федерального закона от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» срок хранения сертификата ключа подписи в форме электронного документа в удостоверяющем центре после аннулирования сертификата ключа подписи должен быть не менее установленного федеральным законом срока исковой давности для отношений, указанных в сертификате ключа подписи. По истечении указанного срока хранения сертификат ключа подписи исключается из реестра сертификатов ключей подписей и переводится в режим архивного хранения. Срок архивного хранения составляет не менее чем пять лет. Порядок выдачи копий сертификатов ключей подписей в этот период устанавливается в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Мой комментарий: Росалкогольрегулирование, похоже, само до конца не разобралось, какие же отношения «установлены в сертификатах ключа подписи», - иначе что мешало ведомству назвать конкретный срок хранения сертификатов? :)

Источник: Гарант
http://www.garant.ru/hotlaw/federal/279379/?garant_fed

четверг, 28 октября 2010 г.

Европейский союз: Опубликован сборник нормативных документов Еврокомиссии по управлению документами

Европейская Комиссия придает огромное значение хорошему управлению документами во всех его аспектах. Именно при помощи документов сохраняется и передаётся информация, документы имеют административное и правовое значение, и они представляют собой основу кратко-, средне- и долгосрочной памяти организации. Кроме того, постоянно увеличивающаяся часть этих документов существует в электронной форме.

В 2002 году Еврокомиссия провела модернизацию своих процедур управления документами, с целью повышения эффективности, прозрачности и подотчетности. Для этого были принял два решения Еврокомиссии и правила их реализации, охватывающие весь жизненный цикл документа.

Данная публикация включает все действующие нормативные документы Еврокомиссии на начало 2010 года. Они объединены в одном томе с тем, чтобы сделать их более доступными, и чтобы в них было легче ориентироваться, и тем самым упростить их применение в повседневной деятельности организации.

Сборник под названием «Управление документами в Европейской Комиссии. Сборник решений и внутренних правил» (Document management in the European Commission. Collected decisions and implementing rules) объёмом 116 страниц, доступен на сайте Еврокомиссии по адресу http://ec.europa.eu/transparency/archival_policy/docs/edomec/recueil_dec_mda_en.pdf .

Подготовке данного сборника предшествовала основательная переработка правил, - в то время, как положения, установленные решениями Еврокомиссии 2002 и 2004 годов, публикуются без изменений. Правила даны в редакции решения Генерального секретариата SEC(2009)1643 от 30 ноября 2009 года, согласованного с Генеральным директором по административным вопросам, кадровой политике и информатике. Таким образом, сборник включает:
  • Решение Еврокомиссии 2002/47/EC, ECSC, Euratom от 23 января 2002 о внесении поправок в регламент работы Еврокомиссии, включая положения об управлении документами;

  • Решение Еврокомиссии 2004/563/EC, Euratom от 7 июля 2004, о внесении поправок в регламент работы Еврокомиссии, включая положения, относящиеся к электронным и оцифрованным документам Еврокомиссии;

  • Правила реализации решения 2002/47/EC, ECSC, Euratom об управлении документами и решения 2004/563/EC, Euratom об электронных и оцифрованных документах (SEC(2009)1643, 30.11.2009).
Мой комментарий: См. также мои статьи о делопроизводстве в Европейской Комиссии:
  • Зарубежный опыт: модернизация системы управления документами Еврокомиссии // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2007. - № 7. - С. 28-42; №8. - C. 26-35; №9. - С. 40-52. http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_analitics/detail.php?ID=19199&SECTION_ID=727

  • Перечень дел Еврокомиссии: российский и европейский подходы к разработке перечней с указанием сроков хранения // Секретарь-референт. 2008. - № 6. - С. 39-44. http://eos.ru/eos_delopr/eos_analitics/detail.php?ID=33424
Источник: сайт Еврокомиссии
http://ec.europa.eu/transparency/archival_policy/docs/edomec/recueil_dec_mda_en.pdf

Арбитражная практика: бездумное уничтожение финансовых документов не позволило доказать, кто финансировал строительство

Буквально две недели назад на семинаре, который проводило издательство «Бизнес-арсенал» (см. http://rusrim.blogspot.com/2010/10/blog-post_11.html ), я рассказывала коллегам о том, что срок хранения, установленный нашим законодательство в отношении ряда документов, вовсе не означают, что организация по его истечении обязана эти документы уничтожить. При проведении работ по выделению документов к уничтожению организация должна учитывать и свои собственные интересы, в т.ч. оценить, какие документы с уже истекшими сроками могут понадобиться ей в будущем для защиты своих интересов в случае возникновения каких-либо споров.

Судебная арбитражная практика ещё раз наглядно продемонстрировала, что бездумное уничтожение финансовых документов может не позволить организации защитить свои интересы.

На этот раз Территориальное управление Федерального агентства по управлению государственным имуществом по Свердловской области и Администрация Полевского городского округа Свердловской области выясняли в суде, кто из них имеет право собственности на самовольную постройку (здание ГИБДД общей площадью 1140,6 кв.м).

Единственными документами, которые представил в суд истец, были: свидетельство о праве собственности на земельный участок, выписка из Единого государственного реестра прав на недвижимое имущество и сделок с ним, и кадастровый паспорт земельного участка.

В 1998 г. на этом земельном участке хозяйственным способом было возведено спорное здание. Каких-либо документов, подтверждающих факт строительства, истец не представил, ссылаясь на истечение нормативного срока хранения документации. Также истец не представил документов, подтверждающих факт получения в установленном порядке разрешения на строительство, проектной документации, иных предусмотренных Градостроительным кодексом РФ документов, ссылаясь на их отсутствие.

Поскольку при строительстве спорного объекта недвижимости истцом не была оформлена разрешительная и проектная документация, суд признал данный объект самовольной постройкой, и, на основе положений ст. 222 Гражданского Кодекса РФ, признал, что Российская Федерация, как владелец земельного участка, на котором такая постройка находится, имеет право предъявления иска о признании права собственности на это здание, а лицо «осуществившее постройку, вправе требовать возмещения своих расходов».

Но вот с подтверждение расходов как раз и возникли проблемы - региональные власти утверждали, что спорный объект был возведен за счет средств областного бюджета. Общими усилиями органов власти Свердловской области в качестве доказательства своей правоты в суд были представлены:
  • Правительством Свердловской области - Постановление Правительства Свердловской области № 32-п от 13.01.1997 г. с приложениями «Об областной строительной программе 1997 года». В утвержденной программе было предусмотрено финансирование по заказчику «УВД области» в сумме 14600 млн. рублей.

  • Комитетом по экономике - информация о том, что в перечень объектов строительства на 1997 год за счет средств областного бюджета по заказчику «Главное управление внутренних дел области» включено здание РОВД г. Полевского.
Министерство финансов Свердловской области сообщило суду, что «информацией о выделении денежных средств из областного бюджета на строительство вышеуказанного объекта Министерство финансов Свердловской области не располагает, т.к. годовые отчеты главных распорядителей бюджетных средств уничтожены в связи с истечением сроков хранения документов».

ГУВД по Свердловской области также пояснил суду, что «не может представить документы, подтверждающие выделение денежных средств на строительство спорного объекта, поскольку данные документы уничтожены, в связи с истечением срока хранения; представил справку от 01.06.2010 г., согласно которой определение объемов и источника финансирования строительства объекта … не представляется возможным в связи с уничтожением финансовых документов за период строительства по истечению срока хранения».

Арбитражный суд Свердловской области своим решение от 11 июня 2010 года (Дело № А60-5747/2010-С12) признал право собственности Российской Федерации на самовольную постройку. Постановлением  Федерального арбитражного суда Уральского округа № Ф09-7529/10-С6 от 30 сентября 2010 г. решение Арбитражного суда Свердловской области было оставлено без изменения, а кассационная жалоба Правительства Свердловской области – без удовлетворения.

Мой комментарий: Рекомендую всем организациям, владеющим недвижимостью, не уничтожать никакие связанные с нею финансовые документы (финансирование строительства, приобретения и т.д.) до тех пор, пока эта недвижимость находится в их собственности. В ряде случаев без первичной финансовой документации практически невозможно защитить свои права и интересы.

Источник: сайт Высшего Арбитражного Суда РФ
http://kad.arbitr.ru

среда, 27 октября 2010 г.

Атлас повреждений архивных документов

На новом сайте Международного Совета Архивов выложен красочный иллюстрированный атлас разнообразных повреждений архивных документов. Этот 145-страничный документ доступен по адресу
http://www.metamorfoze.nl/publicaties/schadeatlas%202010%20engels%20met%20omslag.pdf



Атлас подготовлен голландскими библиотекарями и архивистами в рамках Национальной программы сохранения бумажного наследия "Метаморфоза" (Metamorfoze) по инициативе Министерства образования, культуры и науки. Целью этой программы является борьба с повреждениями бумаги вследствие избыточной кислотности и с другими формами её внутреннего разрушения, такими, как разрушающее воздействие железодубильных чернил и коррозия меди. Над атласом совместно работали специалисты Национальной библиотеки и Национального архива Голландии.

Отдельно рассматриваются повреждения брошюровки, химические и механические повреждения, повреждение грызунами и насекомыми, повреждения водой.

Источник: сайт МСА
http://new.ica.org/6330/resources/archives-damage-atlas-a-tool-for-assessing-damage.html

Арбитражная практика: Электронные первичные учетные документы по основным средствам признаются судом только при подписании их ЭЦП

При проведении проверки  ОАО «Ростсельмаш» налоговая инспекция выявила ряд налоговых нарушений. Среди прочего Инспекция посчитала, что общество документально не подтвердило обоснованность включения убытка от реализации амортизируемого имущества в состав расходов в налоговом учете, поскольку к проверке не были представлены оригиналы инвентарных карточек (ф. ОС-6) по выбывшим в проверяемом периоде основным средствам.

ОАО «Ростсельмаш» сочло эти претензии необоснованными, поскольку карточки формы ОС-6 обществом ведутся с использованием вычислительной техники на магнитных носителях информации. Именно они являются оригиналами первичного учетного документа, и были представлены обществом при проверке.

Дело № А53-27071/2008  25 марта 2009 года рассматривал Арбитражный суд Ростовской области. Суд отметил, что, согласно п.7 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», организации предоставлено право оформлять первичные и сводные учетные документы на бумажных и машинных носителях информации. Постановления Росстата, утверждающие унифицированные формы первичных учетных документов, тоже нередко содержат указание на возможность их составления на машинных носителях информации.

Однако, в соответствии с п. 2 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете», каждый первичный учетный документ должен содержать личные подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления. Следовательно, либо документ должен быть составлен на бумаге, либо электронный документ необходимо заверить электронными цифровыми подписями (ЭЦП). По мнению суда, иные варианты, обеспечивающие соблюдение данного требования, на сегодняшний день законодательством не предусмотрены.

Суд также сослался на письмо Минфина России от 19.05.2006 № 02-14-13/1297, в котором указано: составление и хранение первичных учетных документов на машинных носителях информации следует осуществлять в соответствии с Федеральным законом от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», с применением ЭЦП.

При этом суд сделал вывод о том, что «только при соблюдении данного условия документы, составленные в электронном виде, признаются легитимными. Именно это требование (об обязательном наличии ЭЦП) и является главной причиной, сужающей сферу применения первичных учетных документов в электронном виде».

Соответственно, суд не принял утверждения ОАО «Ростсельмаш» о его праве на ведение карточек учета объекта основных средств в электронном виде, «поскольку в данном случае вопрос состоит не в том, могло или не могло общество вести бухгалтерский и налоговый учет основных средств с использованием вычислительной техники и бухгалтерской программы 1-С Бухгалтерия. С помощью ПК и бухгалтерской программы формируются документы первичного бухгалтерского учета, сводные регистры бухгалтерского учета…. Однако документ первичного бухгалтерского учета будет считаться таковым, когда будет отвечать требованиям ст.9 Закона РФ «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ. Первичный документ можно считать оформленным надлежащим образом только в том случае, если он содержит личные подписи или ЭЦП».

Суд принят решение, что налоговый орган обоснованно доначислил налог на прибыль за 2005-2006 годы в сумме свыше 800 тысяч рублей, а также соответствующие пени и штрафы.

Пятнадцатый арбитражный апелляционный суд  оставил решение Арбитражного суда Ростовской области от 25.03.2009 г. по делу № А53-27071/2008 без изменения, а апелляционную жалобу – без удовлетворения.

В постановлении Федерального арбитражного суда Северо-Кавказского округа по данному делу от 25 сентября 2009 г. было, кроме того,  отмечено, что «информация, содержащаяся в выведенной на печать с электронных носителей сводной карточке по объектам основных средств по форме ОС-6, неполна и недостоверна».

ФАС подчеркнул, что в нарушение ст.23 Налогового кодекса Российской Федерации, Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», а также собственных приказов об учетной политике за 2005 и 2006 годы «общество ни в ходе проверки, ни судам не представило надлежащим образом оформленных первичных документов в целях получения налоговой выгоды в виде уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль на сумму убытка от выбытия, списания и реализации объектов основных средств в 2005 и 2006 годах. Регистры бухгалтерского учета при отсутствии первичных документов, подтверждающих их содержание, не могут служить доказательством понесенных расходов».

Мой комментарий:  Я специально решила привести описание данного дела, хотя окончательное решение по нему было принято более года назад (в сентябре 2009 года), поскольку оно наглядно демонстрирует, что, принимая решение об использовании в деловой деятельности электронных документов, необходимо очень тщательно изучить существующие законодательно-нормативные требования к конкретным видам документам, проконсультироваться с юристами и оценить риски.

И ещё один важный момент: внутренние нормативные документы организации должны описывать реально применяемые технологии работы с документами. Иначе, как в этом случае, внутренние документы организации могут быть использованы против неё.

Источник: сайт Высшего Арбитражного Суда РФ
http://kad.arbitr.ru

вторник, 26 октября 2010 г.

Электронный архив штата Гавайи (США): Работа идет

Архивы штата Гавайи получили грант Национальной комиссии по историческим публикациям и документам (National Historical Publications and Records Commission) на разработку плана создания электронного архива штата. Проект был начат 8 сентября 2010 года с презентации, посвящённой электронной архивации, а 13 октября был начат опрос заинтересованных сторон.

Благодаря рассчитанному на  два года гранту, Архивы штата наняли консультанта для разработки плана создания электронного архивов. Им стал Адам Дженсен (Adam Jansen), ранее работавший электронным архивистом штата Вашингтон, и сыгравший важную роль в создании первой в своем роде электронного архива в США. Проектная группа включает представителей архивного отдела, департамента Генерального прокурора и ИТ-службы.

Адам Дженсен – известный консультант в области управления информацией, специализирующийся на управлении и обеспечении долговременной сохранности электронных документов, участник международного проекта InterPARES. Прежде чем стать консультантом, Адам пятнадцать лет проработал на различных должностях, связанных с управления информацией, включая работу в качестве аудио/видеоархивиста в компании Microsoft, и семь лет в штате Вашингтон, где он сначала управлял программой оцифровки 24 млн. документов и загрузки их образов в современную систему управления графическими образами Пенсионного департамента, а затем создавал электронный архив штата Вашингтон, занимая должность заместителя руководителя архивной службы этого штата.

8 сентября 2010 года Адам Дженсен выступил с полуторачасовым докладом «Цифровое архивирование: проблемы и возможности» перед представителями различных органов государственной власти штата. Звукозапись этого доклада вместе со слайдами в формате QuickTime доступна по адресу http://hawaii.gov/dags/archives/Adam%20presentation-quicktime.mov (96 Мб).

Адам Дженсен выступает с докладом перед представителями
государственных органов штата Гавайи

Целями проекта являются:
  • Сбор информации об агентствах штата с помощью опроса и последующих интервью;

  • Анализ готовности государственных органов обеспечить сохранность электронных документов. Определение ключевых учреждений, в которых электронные документы подвергаются риску и уровня их заинтересованности; поддержание и развитие понимания ими сетевой инфраструктуры и файловых форматов;

  • Использование результатов анализа текущей политической, культурной и технологической обстановки, в сочетании с моделями электронных архивов (таких, как модель открытых архивных информационных систем OAIS) и стандартами (например, DoD 5015.2), для разработки плана создания электронного архива;

  • Подготовка плана создания электронного архива, включающего источники финансирования и план получения доходов; планирование пропускной способности сетевой архитектуры; план обеспечения доступа и безопасности; план хранения; процедуры резервного копирования и восстановления для плана восстановления в случае нештатных ситуаций; оценку соответствия существующего архивного программного обеспечения техническим и деловым требованиям; план обучения; и рекомендации по совершенствованию законодательно-нормативной базы.
Источник: департамент бухгалтерского учёта и общих служб штата Гавайи
http://hawaii.gov/dags/archives/hawai-i-state-digital-archives-a-work-in-progress
http://hawaii.gov/dags/archives/Developing%20a%20Hawaii%20State%20Digital%20Archives%20Plan.pdf

Ещё о борьбе Ярославского УФАС с Государственным архивом Ярославской области

Предыдущий пост на эту тему («Антимонопольная служба взялась за обеспечение доступа к документам государственных архивов, http://rusrim.blogspot.com/2010/10/blog-post_18.html ) вызвал неожиданно большой интерес со стороны читателей. Сейчас стала доступна дополнительная информация – на сайте Ярославского управления антимонопольной службы выложены решение по данному делу, и вынесенное службой предписание (см. http://yaroslavl.fas.gov.ru/news.php?id=862 ). Ниже приведён текст предписания:

ПРЕДПИСАНИЕ
по делу № 03-03/17-10 от 29 сентября 2010 года, г. Ярославль
(изготовлено в полном объеме 12 октября 2010)

Комиссия Ярославского УФАС России по рассмотрению дела о нарушении антимонопольного законодательства в составе: председатель Комиссии заместитель руководителя Ярославского УФАС России Балабаев С.А.; члены Комиссии: начальник отдела антимонопольного контроля Гаев М. В., специалист-эксперт отдела антимонопольного контроля Платин В. В., руководствуясь статьей 23, частью 1 статьи 39, частью 4 статьи 41, статьи 50 Федерального закона «О защите конкуренции» № 135-ФЗ на основании своего решения от 29.09.2010 по делу № 03-03/17-10 о нарушении Государственным учреждением «Государственный архив Ярославской области» (150003, ул. Советская д. 68) части 1 статьи 10 Федерального закона от 26.07.2006 № 135-ФЗ «О защите конкуренции»,

ПРЕДПИСЫВАЕТ:

Государственному учреждению «Государственный архив Ярославской области» в срок до 01.11.2010 прекратить нарушение антимонопольного законодательства - части 1 статьи 10 Федерального закона «О защите конкуренции» № 135-ФЗ, выразившееся в установлении различных цен (поправочные коэффициенты) на услуги по исполнению тематических запросов в зависимости от категории пользователей при одних и тех же затратах (приказ от 20.03.2009 № 35), а также в ограничении доступа к читальному залу, а именно:

1. Прекратить устанавливать различные цены на исполнение запросов (применять поправочные коэффициенты) путем отмены приказ от 20.03.2009 № 35 об утверждении поправочных коэффициентов к временным ценам на платные услуги по исполнению запросов ГУ «Государственный архив ЯО»;

О выполнении пункта 1 предписания сообщить в Ярославское УФАС России не позднее 08.11.2010.

2. Обеспечить доступ пользователей к услугам читального зала в соответствии с установленным режимом работы читального зала.

О выполнении пункта 2 предписания сообщить в Ярославское УФАС России не позднее 01.09.2011.

Цена вопроса:
Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях

Статья 19.5. Невыполнение в срок законного предписания (постановления, представления, решения) органа (должностного лица), осуществляющего государственный надзор (контроль)

2.3. Невыполнение в установленный срок законного решения, предписания федерального антимонопольного органа, его территориального органа о прекращении нарушения правил недискриминационного доступа к товарам (работам, услугам) или выданного при осуществлении государственного контроля за экономической концентрацией законного решения, предписания федерального антимонопольного органа, его территориального органа о совершении предусмотренных антимонопольным законодательством Российской Федерации действий, направленных на обеспечение конкуренции, -
- влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двенадцати тысяч до двадцати тысяч рублей либо дисквалификацию на срок до трех лет; на юридических лиц - от трехсот тысяч до пятисот тысяч рублей.
Источник: сайт Ярославского УФАС России
http://yaroslavl.fas.gov.ru/news.php?id=862

понедельник, 25 октября 2010 г.

Конференция ЭОС: А.Н.Артизов о создании государственных электронных архивов

22 октября 2010 года состоялась конференция «Осенний документооборот-2010», организованная компанией «Электронные офисные системы». Я бы выделила выступление руководителя Федерального архивного агентства России Андрея Николаевича Артизова, в котором он затронул целый ряд актуальных вопросов современного делопроизводства и архивного дела, а также ответил на ряд вопросов участников конференции. Ниже приводится один из ключевых фрагментов его выступления (цит. по стенограмме):

Выступает А.Н.Артизов

А.Н.Артизов: «Особо следует сказать и о проблеме сохранности электронных документов. При внедрении информационных технологий очень легко увлечься и забыть про необходимость обеспечения долговременного,  на протяжении столетий, хранения архивных документов. Поэтому переход к электронным технологиям без принятия единых правил обработки и хранения электронных документов может привести к утрате большого массива документов и образованию «белого пятна»  в нашей истории.»


Участники конференции задали руководителю Росархива
ряд непростых вопросов


«Поэтому перед Росархивом, - как, впрочем,  и перед национальными архивными службами разных других стран мира, - стоит задача организации приёма и именно обеспечения этого долговременного хранения электронных документов, со всем комплексом вытекающих отсюда проблем. Поэтому придётся нам уже в ближайшие несколько лет создавать или специальные хранилища для электронных документов, куда из ведомственных систем СЭД федеральных органов власти будут поступать электронные документы, или, скорее всего, - я пока не готов сказать окончательного решения, проработка идёт – специальный архив для хранения этих электронных документов.

Понятно также, что при реальной работе по приёму этих документов существующие сроки ведомственного хранения – сегодня наше законодательство предусматривает 15-летний срок – они, конечно, будут пересматриваться в сторону уменьшения и сокращаться. Электронному документу, с того момента, как он появился, был создан, совсем не нужно «вылёживаться» в ведомственной системе, он уже может, если уже ясно, что это документ постоянного срока хранения, оказаться в таком электронном хранилище.

Надо определить формат или несколько форматов для архивного хранения электронных документов. На это тоже должны быть соответствующие полномочия, соответствующие решения.»

США: Аудит выявил очередные проблемы ФБР с компьютерными системами

Судя по опубликованным на днях результатам федерального аудита, проблемы, испытываемые Федеральным бюро расследований при внедрении современных технологией, будут и дальше «съедать» миллионы долларов, в то время, как агенты и аналитики будут по-прежнему лишь мечтать об интегрированной электронной системе для управления расследованиями.

Генеральный инспектор Министерства юстиции Гленн Файн (Glenn Fine) сообщил, что ФБР уже потратило 405 миллионов долларов из 451 миллиона, выделенного в бюджете на новую систему управления следственными делами Sentinel («Страж»); однако, по состоянию на сентябрь, разработка системы отстаёт от графика на два года, а перерасход бюджетных средств уже составляет 100 миллионов долларов.

Заместитель директора ФБР Томас Харрингтон (Thomas Harrington) сказал по этому поводу, что при аудите были использованы устаревшие и «раздутые оценки расходов», основанные «на наихудшем сценарии в рамках плана, который мы уже больше не используем».

Проблемы ФБР с  современными технологиями - не новость, но они потенциально могут  повлиять на результаты усилий Бюро по предотвращению террористических актов, особенно в тот момент, когда внутренние террористические угрозы возрастают.

Террористические атаки, проведенные 11 сентября 2001 года, показали проблемы ФБР с организацией обмена информацией, и ведомство ускорило выполнение планов замены своей громоздкой и неудобной системы управления следственными делами на новое программное обеспечение.

Предполагалось, что в рамках этого технологического проекта, получившего название «Трилогия» (Trilogy), будет поставлено программное обеспечение «Виртуальные следственные дела» (Virtual Case File), которое поможет агентам ФБР обмениваться документами в электронном виде. Генеральный инспектор назвал данный проект полным фиаско, и отметил, что ФБР и его подрядчики впустую истратили три года и 170 миллионов долларов.

В 2005 году Директор ФБР Роберт Мюллер (Robert Mueller) закрыл проект «Virtual Case File», и начал новый проект под названием «Sentinel», завершить который предполагалось в 2009 году. Система должна была, на основе веб-технологий, обеспечить агентов и аналитиков защищёнными средствами поиска и управления доказательствами, а также согласования и утверждения документов.

Однако, по данным проведенного г-ном Файном аудита, система еще далека от завершения. В июле 2010 года ФБР выпустило распоряжение о приостановлении работ подрядчиком - фирмой Локхид Мартин (Lockheed Martin Corp), и решил взять на себя управление завершением системы Sentinel. Как отмечено в материалах аудита, официальные лица ФБР сейчас говорят, что система может быть закончена к сентябрю 2011 года, с дополнительными затратами в размере 20 млн. долларов.

Г-н Файн нашёл основания усомниться в этих оценках. Он ссылается на данных профинансированного из федерального бюджета анализа, проведенного исследовательской группой Митре (Mitre), согласно которым завершение системы обойдётся ещё в 351 млн. долларов.

Представитель ФБР г-н Харрингтон заявил: «Мы считаем, что промежуточный отчёт не является точным отражением того, как ФБР управляет проектом Sentinel, и что в нём не отражены предпринятые ФБР корректирующие меры, направленные на то, чтобы избежать перерасхода средств».

ФБР уже не планирует переместить в Sentinel 8,3 миллиона следственных дел, управляемых сейчас устаревшей системой ведомства. А ведь одной из первоначальных целей проекта было создание единой системы управления всеми делами.

В отчете об аудите Министерства юстиции говорится, что нынешние планы ФБР «вызывают вопросы о стоимости и сложностях, связанных с тем, что ведомству придётся в обозримом будущем поддерживать две отдельные системы управления следственными делами - устаревшую систему для старых дел, и другую систему для новых дел».

Чад Фулгэм (Chad Fulgham), помощник исполнительного директора ФБР по информации и технологиям, в письме г-ну Файну сообщил, что Бюро согласно с рекомендациями аудиторов заново оценить, насколько функциональной будет система Sentinel, и уделить первостепенное внимание тем её элементам, которые будут наиболее полезны для агентов ФБР.

Ивен Перес (Evan Perez)

Источник: сайт Wall Street Journal
http://online.wsj.com/article/SB10001424052702304741404575564082043910158.html?mod=ITP_pageone_1

Мой комментарий: На память приходит ещё одна крупная американская система, испытывающая очень похожие трудности, включая соизмеримый по масштабу перерасход бюджетных средств и отставание по срокам, – система государственного электронного архива ERA, создаваемая Национальными Архивами США. Угадайте, кто основной подрядчик этого проекта? Правильно, – всё та же компания Локхид Мартин :)

Американцы любят говорить, что «управление документами – не ракетная наука». Возможно, фирме Локхид было бы лучше сосредоточиться на создании и производстве ракет и самолётов, - это у неё получается куда лучше.

МЧС установило сроки хранения для документации по надзору

МЧС приказом от 9 августа 2010 года № 382 утвердило «Административный регламент Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий по исполнению государственной функции по надзору за выполнением федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления, организациями, а также должностными лицами и гражданами установленных требований в области защиты населения и территорий от чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера».

Регламентом, в том числе, установлены сроки хранения для документов, которые создаются при осуществлении функций надзора:
  • Журнал учета объектов надзора (п.44)  - срок ведения журнала - 10 лет. Допускается ведение журнала учета объектов надзора в электронном виде при условии сохранения дубликата информации на магнитном носителе и ежегодной архивацией на бумажном носителе.

  • Личные планы-графики осуществления государственного надзора (п.45) - Личный план-график хранится три года.

  • Контрольно-наблюдательное дело (82) -  Контрольно-наблюдательные дела по объектам надзора (далее - КНД) формируются на каждый объект надзора и содержат … распоряжения, акты проверок со всеми приложениями, а также в случаях выявления нарушений установленных требований в области защиты населения и территорий от чрезвычайных ситуаций; копии предписаний по устранению нарушений, оригиналы или копии других документов по вопросам защиты населения и территорий от чрезвычайных ситуаций объектов надзора за последние пять лет.

    Сроки и порядок хранения материалов КНД, в том числе после ликвидации объектов надзора, заполненных карточек личной консультации гражданина, прекращенных дел об административных правонарушениях, а также по которым исполнены постановления, определяются в порядке, установленном МЧС России.

  • Журнал учета объектов надзора и контрольно-наблюдательных дел по объектам надзора (п.81) Срок хранения оконченных журналов - десять лет.

  • Журнал учета проверок (п.81) Срок хранения оконченных журналов - десять лет.

  • Журнал учета протоколов об административных правонарушениях и представлений об устранении причин и условий, способствовавших совершению административного правонарушения (п.81) Срок хранения оконченных журналов - десять лет.

  • Журнал учета консультаций (п.81) Срок хранения оконченных журналов - десять лет.

  • Журнал учета входящей документации (п.81) Срок хранения оконченных журналов - десять лет.

  • Журнал учета исходящей документации (п.81) Срок хранения оконченных журналов - десять лет.

  • Учетная карточка личной консультации гражданина (п.81) Срок хранения оконченных журналов - десять лет.
Мой комментарий: Заметьте, опять никаких ЭПК!

Источник: «Кодекс»
http://docs.kodeks.ru/document/902230583

воскресенье, 24 октября 2010 г.

Штат Виктория (Австралия): Новые проекты спецификаций выложены для публичного обсуждения

20 октября 2010 года Управление государственных документов австралийского штата Виктория (Public Record Office Victoria, PROV) опубликовало для публичного обсуждения тексты проектов ещё двух документов:
В соответствии с практикой разработки стандартов штата Виктория, используется трёхуровневая схема. На верхнем уровне находятся собственно стандарты, содержащие только основные принципы. Более подробные требования содержатся в спецификациях (2-й уровень), а указания и рекомендации – в руководствах (3-й уровень).

В данном случае вниманию публики предложены спецификации к разрабатываемому стандарту хранения документов (см. http://rusrim.blogspot.com/2010/09/blog-post_3039.html ), который в законченном виде будет представлять следующий комплекс из 7 документов (стандарта, двух спецификаций и четырёх руководств):

Взаимосвязь стандарта хранения с дополняющими его
спецификациями и руководствами

В первом документе для каждого из восьми основных принципов, сформулированных в стандарте хранения, приводятся соответствующие требования к организации хранения документов органом государственной власти, а также примеры документов, подтверждающих выполнение органом власти этих требований. В общей сложности спецификации содержат 50 требований.

Второй документ содержит минимальные требования, предъявляемые к хранилищам, используемым для депозитарного хранения (Place of Deposit, POD) государственных документов. Такие хранилища могут принадлежать культурно-историческим центрам, историческим обществам, органам власти штата или муниципальным органам власти либо их объединениям. В случае, если такого рода хранилище соответствует содержащимся в Спецификации требованиям, руководитель архивной службы штата (Хранитель государственных документов - Keeper of Public Records) сертифицирует их на право хранения государственных документов.

Эти спецификации организованы по тому же принципу, что и первый документ. В общей сложности они содержат 69 требований.

Источник: сайт Управления государственных документов штата Виктория (Австралия)
http://www.prov.vic.gov.au/recordkeepingstandards/blog/index.php?/archives/40-State-Archives-POD-Storage-Specification-Public-exposure-draft.html
http://www.prov.vic.gov.au/recordkeepingstandards/blog/index.php?/archives/41-Agency-Custody-Storage-Specification-Public-exposure-draft.html

суббота, 23 октября 2010 г.

Организация оштрафована за недоступность её документов в интернете

Коммерческим организациям приходится теперь отвечать не только за отсутствие документов в архиве организации. Не меньшие штрафы грозят и тем, кто, в нарушение законодательства, не обеспечил Интернет-доступ к электронным копиям соответствующих документов.

Камеральная проверка, проведенная региональным отделением Федеральной службы по финансовым рынкам (ФСФР) в Сибирском федеральном округе,  установила, что организация нарушила существующие законодательно-нормативные требования по раскрытии информации эмитентами эмиссионных ценных бумаг. При проверке было проверено содержание «страницы в сети Интернет, используемой ОАО «Технотом» для раскрытия информации». Основным видом нарушений была недоступность на данной странице обязательных к размещению документов, в том числе следующих:
  • ежеквартальных отчетов за 2007 - 2008 годы
  • текста годового отчета за 2008 год
  • списков аффилированных лиц.
Федеральная служба по финансовым рынкам приказом от 10.10.2006 № 06-117/пз-н утвердила «Положение о раскрытии информации эмитентами эмиссионных ценных бумаг» в котором установил, что перечисленные выше документы должны быть доступны «в сети Интернет в течение не менее 3 лет с даты истечения срока, установленного Положением для его опубликования в сети Интернет, а если он опубликован в сети Интернет после истечения такого срока, - с даты его опубликования в сети Интернет.» (пп. 5.6, 8.2, 8.5.4 Положения).

Открытое акционерное общество «Технотом»  было привлечено к административной ответственности, предусмотренной ч. 2 ст.15.19 КоАП РФ. Штраф составил приличную сумму в 700 000 руб.

Попытка признать решение незаконным и отметить штраф в Арбитражном суде Томской области успехом не увенчалась (см. Решение Арбитражного суда Томской области от 8 октября 2010 г. по делу №А67-5551/2010).

Источник: сайт Высшего Арбитражного суда.

пятница, 22 октября 2010 г.

Смешанный документооборот при предоставлении сведений из Единого государственного реестре прав на недвижимое имущество и сделок с ним

Приказом Министерства экономического развития РФ от 14 мая 2010 г. № 180 утвержден «Порядок предоставления сведений, содержащихся в Едином государственном реестре прав на недвижимое имущество и сделок с ним».

Данный документ интересен тем, что наглядно демонстрирует: государственные органы, с одной стороны, активно готовятся к оказанию государственных услуг в электронном виде; а, с другой стороны, учитывают то, что взаимодействие с юридическими и физическими лицами будет происходить в условиях смешанного документооборота, с использованием как электронных, так и бумажных документов.

Приказом предусмотрено, что до 1 ноября 2010 года запросы будут приниматься только на бумажных носителях (п. 3 Приказа).

В Порядке определено, что запрос может представляться в орган, осуществляющий государственную регистрацию прав, пятью способами по выбору заявителя (п.2):
  • в виде бумажного документа, представляемого заявителем при личном обращении;
  • в виде бумажного документа путем его отправки по почте;
  • в электронной форме путем заполнения формы запроса, размещенной на официальном сайте Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии в сети Интернет;
  • в электронной форме путем отправки XML-документа электронной почтой;
  • в электронной форме посредством отправки XML-документа с использованием веб-сервисов.
При подаче запроса необходимо будет указать один из четырех способов предоставления сведений из ЕГРП (п.5):
  • предоставление сведений в виде бумажного документа, который заявитель получает непосредственно при личном обращении;
  • предоставление сведений в виде бумажного документа, который направляется органом, осуществляющим государственную регистрацию прав, заявителю посредством почтового отправления;
  • предоставление сведений в виде электронного документа, который направляется органом, осуществляющим государственную регистрацию прав, заявителю посредством электронной почты;
  • предоставление сведений в виде электронного документа, размещенного на официальном сайте Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии в сети Интернет, ссылка на который направляется органом, осуществляющим государственную регистрацию прав, заявителю посредством электронной почты.
Стоит отметить, что именно пользователю информации государственный орган дает возможность выбрать наиболее удобный для него способ получения информации.

Документ подробно регламентирует, как должны быть оформлены запросы, кто их должен подписать, когда нужно нотариальное заверение и т.д. При этом сначала излагаются требования к оформлению документов на бумажных носителях, а потом уточняется, как эти же документы должны быть оформлены в электронном виде.

Порядок предоставления сведений, содержащихся в Едином государственном реестре прав на недвижимое имущество и сделок с ним
(утв. приказом Министерства экономического развития РФ от 14 мая 2010 г. № 180)

№ пп Требования к бумажным документам Требования к электронным документам
9 При представлении запроса представителем заявителя, действующим на основании доверенности, к такому запросу прилагается надлежащим образом оформленная доверенность. Если запрос представляется в электронном виде, доверенность должна быть представлена в форме электронного документа (электронного образа документа), подписанного ЭЦП уполномоченного лица, выдавшего (подписавшего) доверенность
13 Запрос о предоставлении сведений заверяется … подписью правообладателя - физического лица (если правообладателем является физическое лицо) либо лица, действующего от имени юридического лица без доверенности (если правообладателем является юридическое лицо) … Если запрос о предоставлении сведений ограниченного доступа представлен почтовым отправлением, подлинность подписи указанных в настоящем пункте лиц должна быть засвидетельствована в нотариальном порядке Если запрос о предоставлении сведений ограниченного доступа представлен в электронной форме, он должен быть заверен ЭЦП указанных в настоящем пункте лиц.
17 К запросу о предоставлении сведений ограниченного доступа прилагаются следующие документы: …
Верность указанных в настоящем пункте копий бумажных документов … должна быть засвидетельствована в нотариальном порядке.
Если запрос представляется в электронном виде, указанные в настоящем пункте документы должны быть представлены в форме электронных документов (электронных образов документов), удостоверенных ЭЦП лица, подписавшего документ, уполномоченного лица органа, выдавшего документ, или ЭЦП нотариуса.

Интересно, что в документе упоминается пока не предусмотренное законодательством нотариальное заверение электронных документов (однако я уже давала на блоге информацию о том, что проект нового закона о нотариате, в котором предусмотрена возможность проведения нотариальных действий в электронном виде, сейчас проходит обсуждение в профессиональном сообществе, см.: http://rusrim.blogspot.com/2010/08/blog-post_30.html ).

Этот факт ещё раз демонстрирует, насколько государственные органы ускорили свою нормотворческую деятельность в отношении электронные документов. Понятно, что до принятия закона подать запрос о сведениях ограниченного доступа в электронном виде не получится, но фактически требования к оформлению нотариально заверенных электронных документов уже утверждены.

Отдельный раздел устанавливает требования к формату запросов, приложенных к запросам документов и документов, содержащих сведения из ЕГРП, если они направляются в электронной форме.
Порядок предоставления сведений, содержащихся в Едином государственном реестре прав на недвижимое имущество и сделок с ним (утв. приказом Министерства экономического развития РФ от 14 мая 2010 г. № 180)

IV. Требования к формату документов, в виде которых предоставляются сведения, а также к формату запросов, если такие документы и запросы направляются в электронной форме

37. Документы, в виде которых предоставляются сведения, а также запросы, если такие документы и запросы представляются в электронной форме, направляются в виде файлов в формате XML (далее - XML- документ), созданных с использованием XML-схем.

Электронные документы (электронные образы документов), представляемые с запросом, в том числе доверенности, направляются в виде файлов в одном из указанных форматов: PDF, TIF, XML.

Качество представленных электронных документов (электронных образов документов) в форматах PDF, TIF должно позволять в полном объеме прочитать текст документа и распознать реквизиты документа.

Для формирования доверенности в форме XML-документа сервис по формированию доверенности в формате XML размещается на официальном сайте.

38. XML-схемы, использующиеся для формирования XML-документов, считаются введенными в действие с момента размещения на официальном сайте.

При изменении нормативных правовых актов, устанавливающих требования к форме представления запросов, Федеральная служба государственной регистрации, кадастра и картографии изменяет форматы XML-документов, XML-схемы, обеспечивая при этом возможность публичного доступа к текущей актуальной версии и предыдущим (утратившим актуальность) версиям.

39. Документы, в виде которых предоставляются сведения, а также запросы, если такие документы и запросы направляются в электронной форме, передаются с использованием следующих протоколов передачи информации: HTTP/1.1 (IETF RFC 2616), HTTP/TLS (IETF RFC 2818), SMTP (IETF RFC 5321), SOAP (W3C Simple Object Access Protocol 1.1), TLS 1.0 (IETF RFC 2246).

40. Средства электронной цифровой подписи, применяемые при подаче запроса и прилагаемых к запросу электронных документов, должны быть сертифицированы в соответствии с законодательством Российской Федерации и совместимы со средствами электронной цифровой подписи, применяемыми органом, осуществляющим государственную регистрацию прав.

Информация о требованиях к совместимости, сертификату ключа подписи, обеспечению возможности подтверждения подлинности электронной цифровой подписи заявителя размещается на официальном сайте.
Учитывая, что возможность подавать электронные запросы появляется с 1 ноября 2010 года, будет интересно посмотреть, как на практике всё это будет происходить.

[Добавлено 29 октября 2010 г.] Приказом Минэкономразвития РФ от 22.10.2010 № 507 «О внесении изменений в Приказ Минэкономразвития России от 14 мая 2010 г. № 180 «Об установлении порядка предоставления сведений, содержащихся в Едином государственном реестре прав на недвижимое имущество и сделок с ним» перенесен срок (с 1 ноября 2010 года на 1 января 2011 года), начиная с которого запрос о предоставлении сведений из Единого государственного реестра прав на недвижимое имущество и сделок с ним может подаваться и в электронной форме.

Источник: Гарант
http://www.garant.ru/hotlaw/federal/279424/?garant_fed

четверг, 21 октября 2010 г.

США: Верховный Суд штата Вашингтон признал метаданные сообщений электронной почты государственными документами

Метаданные, взаимосвязанные с электронными документами – например, содержание полей «Кому» и «От кого» в сообщениях электронной почты – являются государственными документами и подлежат раскрытию в случае подачи запросов на основе законодательства о свободе доступа к государственной информации. Такое решение принял 14 октября 2010 года Верховный Суд штата Вашингтон.

Решение суда было принято с перевесом всего в один голос (5-4 – поэтому оно вряд ли будет считаться прецедентом – Н.Х.). Рассматривался иск жителя, который получил от мэрии копию затрагивающего его интересы сообщения электронной почты, в которой, однако, не было сведений об авторе сообщения, – и затребовал недостающие сведения от мэрии.

Как отметила судья Сюзан Оуэнс (Susan Owens), «Метаданные могут содержать информацию, относящуюся к деятельности государственных органов, поэтому возможность доступа к ним имеет большое значение для общественности. Они могут содержать информацию о том, был ли документ изменен, в какое время документ был создан, или кто и кому его послал.»

До сих пор этот вопрос рассматривался только в Верховном Суде штата Аризона, который также решил, что содержащаяся в метаданных информация подлежит раскрытию. Кроме того, в начале года Апелляционный суд Нью-Йорка принял решении о том, что орган государственной власти обязан раскрыть определенные метаданные, взаимосвязанные с фотографиями.

Мой комментарий: Значение этих решений в том, что, если содержащаяся в метаданных информация подводится под определение государственных документов, то она подлежит сохранению и управлению наравне с самими документами. Это создает дополнительные риски для организаций – и прибавляет забот специалистам по управлению документами.

При подобном подходе может быть, например, признана незаконной практика сохранения электронной переписки в виде распечатанных копий, поскольку в этом случае вероятна утрата части существенных метаданных. Также может быть признана незаконной и практика «очистки», например, Word-файлов от «лишних» метаданных.

Источник:  сайт газеты Tri-City Herald
http://www.tri-cityherald.com/2010/10/07/1199993/wash-high-court-e-mail-metadata.html

Послал письма не всем акционерам – штраф 500 тысяч

Региональное отделение Федеральной службы по финансовым рынкам (ФСФР) в  Волго-Камском регионе в мае 2010 года провело в ОАО «Национальная холдинговая компания Республики Татарстан» внеплановую  выездную проверку в виде наблюдения на годовом общем собрании акционеров ОАО. Проверяющие начали со списка лиц, имеющих право голосовать на собрании.

Список лиц,  имеющих право на участие в Общем собрании акционеров, был составлен по состоянию на 23 апреля 2010 года и включал 215 066 акционеров. Однако в представленном инспекторам ФСФР реестре акционеров, которым были высланы бюллетени для голосования, значилось лишь 12 фамилий - в то время, как п.2 ст. 60 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» требует, чтобы при проведении общего собрания акционеров общества с числом акционеров - владельцев голосующих акций 1000 и более, бюллетень для голосования либо направлялся, либо вручался под роспись каждому, кто имеет право на участие в общем собрании акционеров, не позднее чем за 20 дней до его проведения. Таким образом, права 215 054 акционеров Обществом были нарушены.

На этом основании ФСФР назначило административное наказание в виде наложения штрафа в размере 500 000 руб. за совершение административного правонарушения выразившегося в ненаправлении бюллетеня для голосования лицам, указанным в списке лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров (ч.4 ст.15.23.1 КоАП РФ).

Не согласившись с вынесенным постановлением, Общество обратилось в арбитражный суд, однако тот счел решение ФСФР правомочным и штраф не отменил.

Источник: сайт Высшего арбитражного суда

Мой комментарий: Сейчас почтовый тариф на заказное письмо составляет 24 руб. 15 коп. Получается, что оповещение всех акционеров по почте обошлось бы почти в 5 млн. рублей. Штраф заплатить дешевле! :)

среда, 20 октября 2010 г.

Как электронный архив штата Новый Южный Уэльс (Австралия) может выглядеть в 2020 году?

Эта заметка была опубликована анонимным автором на специальном сайте Управления государственных документов австралийского штата Новый Южный Уэльс, посвящённом инициативе «Выдержать проверку временем – защитить наше электронное будущее» (Future Proof – Protecting our digital future), 8 октября 2010 года.

Рискуя показаться потомкам либо человеком с нереалистично завышенными ожиданиями, либо чрезмерно консервативным, хочу высказать своё видение того, как электронный архив штата может выглядеть лет через десять:

«Агентство импортирует новый XML-документ, устанавливающий сроки хранения и действия по их истечении в свою корпоративную документную систему. События, от которых идет отсчет сроков, и сроки хранения определяются автоматически. Спустя годы корпоративная документная система самостоятельно «договаривается» с электронным архивом Управления государственных документов штата (SRNSW) о проведении онлайн-передачи документов на архивное хранение.

Предлагаемые к передаче рубрики сопоставляются с текущими перечнями принимаемых на архивное хранение документов электронного архива. Документы передаются с использованием стандартного протокола для передачи контента CMIS. Электронный архив автоматически выполняет процедуру приёма и преобразует документы в нормализованные форматы, подходящие для долговременного хранения. Делопроизводческие метаданные также передаются агентством и используется для создания архивных описаний как в традиционных, так и в связанных (linked) форматах. После получения подтверждения успешной передачи, агентство заменяет свои экземпляры электронных документов на указатели на документы в нормализованных форматах, которые теперь поддерживаются электронным архивом SRNSW.

В рамках корпоративной документной системы, пользователь-сотрудник агентства получает доступ к делу, переданному на хранение в SRNSW, и открывает его так же  легко, как любой хранящийся локально документ.

Одновременно стороннему исследователю, пишущему статью по истории Нового Южного Уэльса, используемое им средство поиска и редактирования «подсказывает», что стоит изучить один из электронных документов, переданных агентством. В фоновом режиме это средство поиска и редактирования выполнило семантические Интернет-запросы,  опираясь на содержание статьи, и выявило подходящей пункт в связанном архивном  описании, опубликованном SRNSW.»

Источник: сайт Управления государственных документов Нового Южного Уэльса
http://futureproof.records.nsw.gov.au/how-might-a-nsw-digital-archive-look-in-2020/ 
Фото: пользователь spablab на Flickr

Федеральная служба по финансовым рынкам установила очередные сроки хранения документов

Федеральная служба по финансовым рынкам (ФСФР) выпустила приказ от 29 июля 2010 г. № 10-53/пз-н «О некоторых вопросах ведения реестра владельцев ценных бумаг»,

ФСФР уточнила порядок ведения реестра владельцев ценных бумаг, и также дала разъяснения по порядку хранения документов, на основании которых были проведены операции в реестре.
«О некоторых вопросах ведения реестра владельцев ценных бумаг» (приказ ФСФР от 29 июля 2010 г. № 10-53/пз-н)

8. Регистратор обязан хранить документы, на основании которых были проведены операции в реестре, не менее пяти лет.

8.1. Регистратор, передавший реестр, обязан обеспечить в течение пяти лет доступ к имеющимся у него оригиналам документов уполномоченным представителям эмитента или уполномоченным представителям нового регистратора, а также в течение пяти лет с даты передачи реестра обязан выдавать по запросу лица, зарегистрированного в реестре до момента передачи реестра, отчет о проведенных по его счету операциях.
Источник: Консультант+
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=105709

вторник, 19 октября 2010 г.

MoReq2010: Плохое управление проектом – или хорошие новости?

Эта заметка, написанная Марком Фреско (Marc Fresko) - известным специалистом, руководившим подготовой спецификаций MoReq и MoReq2, была опубликована 18 октября 2010 года на блоге сообщества профессионалов по управлению документами на сайте ассоциации AIIM.

Проект MoReq2010 продолжает срывать контрольные сроки. Что это: хорошие новости, или же просто результат плохого управления проектом?

Разработка MoReq2010 уже сильно отстает от графика – и, похоже, это отставание увеличивается всё больше и больше с каждой неделей. Первоначально предполагалось официально представить проект на весенней встрече DLM-форума 2010 года, но отставание настолько велико, что мы до сих пор еще не видели ни единой строчки этого документа. И все же намерение закончить разработку MoReq2010 до конца 2010 года пока остается неизменным.

Две недели назад на конференции в Бухаресте (Румыния), Йон Гард (Jon Garde - консультант, который пишет MoReq2010) объявил о следующих планах:
  1. К 15 октября опубликовать его ответы и комментарии по поводу первого раунда публичного обсуждения;
  2. Провести публичное обсуждение текста проекта в «октябре-ноябре»;
  3. Завершить проект до конца декабря 2010 года.
Давайте рассмотрим эти пункты по очереди.

Во-первых, дата для «ответов» наступила и прошла, и пока что мы не увидели никаких  опубликованных ответов - и это несмотря на то, что соответствующее публичное обсуждение закончилось ещё 6 сентября (а на самом деле большинство комментариев были поданы участниками обсуждения задолго до 6 сентября).

Во-вторых, трудно представить, каким образом второй раунд публичного обсуждения может быть проведён в «октябре-ноябре», если он действительно должен следовать за публикацией ответов. Октябрь уже на исходе – после публикации ответов останется слишком мало времени для подготовки проекта текста документа. А поскольку публичное обсуждение должно длиться по меньшей мере 4 недели, то его действительно необходимо  начать в октябре, чтобы закончить к концу ноября.

В-третьих, в последнем новостийном бюллетене о MoReq2010 (который можно скачать с веб-сайта DLM-форума по ссылке, заслуживающей отдельной награды за краткость и запоминаемость: http://dlmforum.eu/index.php?option=com_jotloader&section=files&task=download&cid=330_06bd7e20bb2215b9b62b20efa31b031b&Itemid=113&lang=en ) говорится, что « ... проект спецификаций [MoReq2010] будет публично выпущен в октябре...», а также, что «проект MoReq2010 будет в завершающей стадии ... » ко времени проведения заседания DLM-форума в Брюсселе 16-17 ноября 2010 года. Неужели? Ко времени проведения этого форума, публичное обсуждение все еще будет продолжаться; а затем должны последовать такие этапы, как подготовка откликов на высказанные замечания и предложения, учёт в проекте полученных при обсуждении замечаний, проведение анализа проекта группой экспертов Европейской Комиссии, учёт в проекте их замечаний, и оценка качества проекта независимым консультантом, назначенным DLM-форумом. На всё это потребуется время. Возможно ли в таких условиях выполнить данные в Бухаресте обещания завершить проект до конца 2010 года? Это кажется чрезвычайно маловероятным.

Создается устойчивое впечатление об отсутствии плотного управления проектом, и в особенности о том, что на ошибках планирования, к которым относится каждое отставание от сроков, не учатся. Вместо этого, каждый этап выполняется с опозданием, однако дата завершения проекта остается неизменной.

Существует вариант, при котором мы могли бы увидеть часть текста MoReq2010 до конца года. Это могло бы быть что-то типа публикации одного только ядра спецификаций, которое, по определению, должно быть компактным. Такой сценарий позволил бы DLM-форуму отчасти «спасти лицо», заявив, что самая важная часть MoReq2010 - его ядро - была разработана вовремя; и что осталось лишь доделать  модули дополнительных требований,  модули расширения, модель метаданных, XML-схему и концепцию тестирования, которые будут завершены в течение 2011 года. Проблема с этим сценарием, конечно, состоит в том, что ядро само по себе не представляет интереса ни для кого, кроме сообщества поставщиков, - оно абсолютно бесполезно для пользователей в отсутствие других модулей.

Все это звучит плохо. Но есть и хорошие новости. Тот факт, что накапливается отставание, позволяет предположить, что работа делается внимательно и добросовестно. И, без сомнения, работу нужно проделать огромную и кропотливую. Задача замены спецификаций MoReq2 – а это 73 тысячи слов, плюс 345 определений элементов метаданных, плюс более 1000 страниц документации по тестированию, всё это связано многочисленными перекрестными ссылками, – сложная, и её не следует недооценивать. Но если работа выполняется осторожно, без спешки, то знать это - большое облегчение. В долговременной перспективе, гораздо важнее сделать всё как следует, чем выдержать первоначальный график.

Итак: плохое управление или хорошие новости? Ответ: и то, и другое.

Марк Фреско (Marc Fresko)
18 октября 2010 г.

Источник: блог ERM-сообщества на сайте ассоциации AIIM
http://aiimcommunities.org/erm/blog/moreq2010-poor-management-or-good-news

понедельник, 18 октября 2010 г.

Квебек (Канада): Можно ли ещё больше запутать терминологическую путаницу?

Как я уже писала, во франкоязычном мире идут сейчас горячие дебаты по поводу точного смысла англоязычного термина «records management» (управление документами) и «document management» (управление контентом). Но даже на этом фоне отличился старейший франкоязычный университет Нового Света – университет Лаваля в Квебеке (L’université Laval à Québec).

В начале октября университет разместил объявление о вакантной должности профессора, конкурс на которую продлится до 1 декабря 2010 года. Требования к области компетенции кандидатов являются готовыми определениями спорных терминов, и звучат следующим образом (привожу как перевод, так и текст оригинала):
  • «Records Management»: оценка, сбор, организация, обработка, описание, техническое поддержание, обеспечение консервации и долговременной сохранности документов в архивах (!!)

    «Records Management»: évaluation, accumulation, organisation, traitement, description, maintenance technologique, préservation et conservation des documents dans les dépôts d’archives.

  • «Document Management»: взаимоотношения с авторами (!) документов и проектирование систем, поддерживающих создание документов, их классификацию, описание (метаданные), контроль доступа и единое управление документами в аналоговой и цифровой форме

    «Document Management»: relations avec les auteurs des documents et conception des systèmes encadrant leur production, classification, description (métadonnées), contrôle de l’accès et intégration des formes analogiques et numériques.
Мишель Роберж (Michel Roberge), который обнаружил эту терминологическую новацию и написал о ней большой пост на своём блоге (см. http://gestarcarnets.blogspot.com/2010/10/325-une-definition-tordue-du-records.html ), не без яда отметил, что, следуя такой логике, волне можно переименовать Национальную архивно-библиотечную службу Квебека (Bibliothèque et Archives nationales du Québec) в службу «рекордз менеджмента» (Bibliothèque et Records Management Québec).

Ну а на мой взгляд, включать в управление контентом «взаимоотношения с авторами документов» – не менее очаровательно :)

Источники: сайт Ассоциации французских архивистов / сайт университета Лаваля
http://www.archivistes.org/L-universite-Laval-a-Quebec
http://www.fl.ulaval.ca/la-faculte/offres-demploi/professeur-professeure/

Антимонопольная служба взялась за обеспечение доступа к документам государственных архивов

Интересная новость пришла из Ярославля. Там Ярославскому Управлению Федеральной антимонопольной службы России пришлось разбирать жалобу физического лица на необоснованное завышение стоимости платных услуг, предоставляемых Государственным архивом Ярославской области.

В результате комиссия УФАС признала, что ГУ «Государственный архив Ярославской области» нарушил антимонопольное законодательство в части злоупотребления доминирующим положением на рынке услуг по поиску, обработке и предоставлению информации на платной основе (часть 1 статьи 10 Закона «О защите конкуренции»).

«Нарушение выразилось в установлении «разных поправочных коэффициентов» при расчете платы за предоставление платных услуг для различных физических и юридических лиц» - говорится в материале пресс-службы. «Размер повышающего коэффициента зависел от категории потребителя и определялся приказом директора Государственного архива».

«В результате конечная плата для социальных льготников, отдельных граждан, бюджетных учреждений, религиозных объединений, некоммерческих (фонды, партии, иностранцы) и коммерческих организаций (банки, биржи, предприятия) за исполнение, в частности, генеалогических, биографических, имущественных запросов, ксерокопирование оказывалась различной. Подобные действия могли ущемить и ущемили интересы граждан и организаций».

«Затраты на выполнение одной и той же услуги при одинаковых запросах остаются неизменными и, соответственно, плата за предоставление запрошенной информации должна быть для всех одинаковой», - комментирует руководитель управления Наталия Сибрикова.

Помимо этого нарушением антимонопольного законодательства было также признано «неправомерное ограничение доступа в читальный зал Государственного архива в период с 11 по 29 августа 2008 года, с 3 по 31 августа 2009 года в связи с уходом всех сотрудников в отпуск».

По результатам рассмотрения дела Комиссия Ярославского УФАС России предписала совершить действия, направленные на устранение нарушений антимонопольного законодательства. В настоящее время Ярославское УФАС России рассматривает вопрос о привлечении нарушителя к административной ответственности по статье 14.31 КоАП РФ ("оборотный" штраф).

Для справки:
Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях

Статья 14.31. Злоупотребление доминирующим положением на товарном рынке

Совершение занимающим доминирующее положение на товарном рынке хозяйствующим субъектом действий, признаваемых злоупотреблением доминирующим положением и недопустимых в соответствии с антимонопольным законодательством Российской Федерации, за исключением случаев, предусмотренных статьей 14.31.1 настоящего Кодекса, -

- влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двадцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей либо дисквалификацию на срок до трех лет; на юридических лиц - от одной сотой до пятнадцати сотых размера суммы выручки правонарушителя от реализации товара (работы, услуги), на рынке которого совершено административное правонарушение, но не более одной пятидесятой совокупного размера суммы выручки правонарушителя от реализации всех товаров (работ, услуг) и не менее ста тысяч рублей, а в случае, если сумма выручки правонарушителя от реализации товара (работы, услуги), на рынке которого совершено административное правонарушение, превышает 75 процентов совокупного размера суммы выручки правонарушителя от реализации всех товаров (работ, услуг), - в размере от трех тысячных до трех сотых размера суммы выручки правонарушителя от реализации товара (работы, услуги), на рынке которого совершено административное правонарушение, но не более одной пятидесятой совокупного размера суммы выручки правонарушителя от реализации всех товаров (работ, услуг) и не менее ста тысяч рублей.
Мой комментарий: Учитывая, что все наши архивы являются монополистами архивной информации, такое развитии событий грозит аналогичными претензиями и всем другим архивам страны. Во всяком случае, традиция закрывать читальные залы архивов на летние каникулы может кануть в лету под угрозой штрафа в 100 тысяч рублей.

В 2008 -2009 годах на форуме «Архивы России» в теме «Закон есть - решения нет!» (см. http://forum.rusarchives.ru/showthread.php?t=50 ) велась достаточная бурная дискуссия о том, как можно коммерческому исследователю заставить архивы добровольно выдавать хранящиеся у них архивные документы. Возможно, использование в данной борьбе законодательства «О защите конкуренции» даст новый толчок к решению данной проблемы.

Информация к размышлению:
Справка о результатах мониторинга использования документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в федеральных государственных архивах на 01.01.2010 (см. : http://archives.ru/reporting/analytic/monitoring_isp_2010.shtml)

Читальные залы федеральных государственных архивов работают, как правило, 5 дней в неделю (кроме РГАКФД, РГАНТД – 4 дня, РГАНИ, РГАСПИ, РГИА – 3 дня, причем в РГАНИ по объективным причинам – в связи с требованиями Комендатуры Администрации Президента Российской Федерации). В летний период большинство читальных залов закрываются на месяц. Для удобства пользователей ряд архивов работает несколько дней в неделю до 20 ч. (ГА РФ, РГАДА, РГАСПИ).
Источники: сайт Право.ру / Сайт Ярославского УФАС России
http://www.pravo.ru/news/view/39792
http://yaroslavl.fas.gov.ru/news.php?id=828