Штат Виктория (Австралия): Опубликованы проекты нового стандарта оперативного управления государственными документами и спецификаций к нему

11 октября 2010 года Управление государственных документов австралийского штата Виктория (Public Record Office Victoria, PROV) опубликовало на своём сайте для публичного обсуждения проекты «Стандарта оперативного управления» (Operations Management Standard) и к нему «Спецификаций для оперативного управления» (Operations Management Specification)

Данный стандарт содержит ряд обязательных для органов исполнительной власти штата Виктория принципов, касающихся оперативного управления государственными документами. Стандарт относится к повседневному использованию в государственных органах практик, процессов и систем управления документами.

Внедрение данного стандарта будет полезно для государственных органов тем, что позволит осуществлять оперативное управление документами в соответствии с наилучшей практикой. Реализация содержащихся в стандарте принципов обеспечит следующее:

• Соответствующие процедуры делопроизводства внедрены и актуализированы;
  
  
• Системы делопроизводства хорошо управляются в течение всего срока их службы;
  
  
• Деятельность по обучению и ознакомлению персонала ведётся эффективно и отвечает потребностям государственного органа;
  
  
• Проводится аудит соблюдения требований к делопроизводству, и выявляются недочёты;
  
  
• Практика делопроизводства постоянно совершенствуется, и
  
  
• Государственный орган готов, когда  это необходимо, передать ответственность за хранение документов (в данном случае имеется в виду не передача документов на архивное хранение, а передача прав владельца и ответственности за документы в случае слияния организаций, внутренних структурных изменений и т.п. – Н.Х.).

Принципов всего шесть:

• Процедуры: Процедуры делопроизводства должны охватывать все процессы, необходимые для надлежащего, адекватного и согласованного создания и поддержания полных и точных документов.
  
  
• Управление системами: Системы, содержащие государственные документы, должны хорошо управляться на протяжении всего срока их службы - от приобретения до вывода из эксплуатации, для обеспечения целостности этих систем, их надежности и качества работы.
  
  
• Обучение и ознакомление: Следует разработать, утвердить  и проводить регулярную оценку официальной, постоянно идущей программы обучения и ознакомления, охватывающей ключевые процедуры и ответственность за делопроизводство.
  
  
• Аудит соответствия требованиям: Деятельность в области делопроизводства должна ежегодно проходить аудит, с тем, чтобы обеспечить оперативную работу государственного органа в соответствии с его концепцией, системой, процедурами и практиками делопроизводства.
  
  
• Непрерывное совершенствование: Следует создать программу непрерывного совершенствования, которая должна обеспечить, чтобы практика делопроизводства удовлетворяла потребности государственного органа и отражала передовую практику  отрасли.
  
  
• Передача ответственности за хранение: Передача ответственности за хранение всех документов, затронутых административными изменениями, должна быть спланирована, и эта ответственность должна быть успешно передана от одних государственных органов другим, с тем, чтобы обеспечить непрерывность выполнения государственных функций.

В соответствии с практикой разработки стандартов Управлением государственных документов штата Виктория, сам стандарт содержит только основные принципы. Более подробные требования, указания и рекомендации включаются в выпускаемые отдельно дополнительные документы. Так, для данного стандарта предполагается разработать спецификации (см. ниже) и шесть руководств со следующими названиями:

• Функциональный анализ
• Экспертиза ценности документов
• Делопроизводство и управление жизненным циклом систем
• Передача ответственности за хранение документов
• Аудит на соответствие требованиям
• Непрерывное улучшение

Скачать проект стандарта (объёмом 12 страниц) можно по адресу:  http://www.prov.vic.gov.au/recordkeepingstandards/blog/uploads/OperationsManagementStandardV0-7.doc

Как говорится во введении к спецификациям, использование планового подхода к оперативному управлению в службе делопроизводства государственных органов позволит им  эффективно управлять государственными документами путем:

• Определения процедур, используемых для управления документами;
• Осведомления сотрудников об их обязанностях по управлению документами;
• Обеспечения хорошего управления системами на протяжении всего их жизненного цикла;
• Создания программы аудита для проверки соответствия концепциям,  практикам и процедурам делопроизводства, а также
• Постоянного совершенствования документационных процессов.

Данные Спецификации включают набор детальных и измеримых обязательных требований, которые задают критерии реализации на практике Стандарта оперативного управления (Operations Management Standard). Государственные органы обязаны выполнять все содержащиеся в Спецификациях требования, с тем, чтобы обеспечить соответствие принципам, сформулированным в Стандарте.

Исполнение данных требований позволит государственным органам эффективно управлять своими документами. Спецификации охватывают следующие вопросы (соответствующие сформулированным в стандарте принципам):

• Процедуры делопроизводства;
• Управление системами;
• Обучение и ознакомление;
• Аудит на соответствие требованиям;
• Постоянное совершенствование, и
• Передача ответственности за хранение.

Скачать проект спецификаций (объёмом 13 страниц) можно по адресу: http://www.prov.vic.gov.au/recordkeepingstandards/blog/uploads/OperationsManagementSpecificationV0-11.doc

Источник: Управление государственных документов австралийского штата Виктория
http://www.prov.vic.gov.au/recordkeepingstandards/blog/index.php?/archives/36-Operations-Management-Specification-Public-Exposure-Draft.html