Данный бюллетень содержит указания по управлению документами, образующимися в тех случаях, когда федеральные агентства используют средства «веб 2.0»/социальные сети для основной деятельности. В бюллетене отмечается, что открытое и прозрачное государственное управление всё в большей мере опирается на использование этих технологий, и в ходе освоения этих инструментов государственными учреждениями должны соблюдаться все законы, нормативные акты и политики, относящиеся к управлению документами. Для успешного выполнения всех законодательно-нормативных требований необходимо активное участие персонала службы управления документами агентства, веб-менеджеров, менеджеров социальных сетей, ИТ-персонала, специалистов по информационной безопасности и защите персональных данных, и других соответствующих заинтересованных сторон.
Данный бюллетень расширяет и уточняет уже имеющиеся руководства NARA по использованию интернета, в том числе «Руководство по управлению веб-документами» (NARA Guidance on Managing Web Records, http://www.archives.gov/records-mgmt/policy/managing-web-records-index.html , январь 2005 г.) и «Последствия внедрения современных веб-технологий для Национальных Архивов» (Implications of Recent Web Technologies for NARA, http://www.archives.gov/records-mgmt/initiatives/web-tech.html ).
Руководство не содержит ни типовых перечней документов с указанием сроков хранения, ни пошаговых указаний для агентств по использованию в их специфических условиях средств «веб-2.0» и социальных сетей. Бюллетени NARA содержат высокоуровневые рекомендации, и федеральные агентства должны затем уже сами подобрать наиболее подходящие способы включения требований к управлению документами в свои деловые процессы, и определить способы исполнения своих обязанностей в этой сфере, согласно Закону о федеральных документах.
В бюллетене на примерах объясняется, что относится к средствам «веб 2.0» и социальным сетям. В качестве напоминания приведено содержащееся в законодательстве определение федеральных документов. Затем даны ответы на следующие вопросы (каждый ответ – в отдельном разделе документа):
- Создаются ли федеральные документы в тех случаях, когда агентства используют средства «веб 2.0» и социальные сети? При ответе на данный вопрос отмечается, что принципы определения «документности» информации остаются неизменными. Если хотя бы на один из пяти следующих вопросов можно ответить «да»:
- Является ли информация уникальной, так что её невозможно получить из других источников?
- Является ли она свидетельством/подтверждением политик, деловой деятельности, миссии и т.д. агентства?
- Используется ли соответствующее средство в связи с выполнением агентством его работы?
- Авторизовано ли агентством использование данного средства?
- Есть ли деловая потребность в соответствующей информации?
- Является ли информация уникальной, так что её невозможно получить из других источников?
- Какие основные проблемы в области управления документами связаны с применением средств «веб 2.0» и социальных сетей?
- Что может агентство сделать для решения некоторых проблемы в области управления документами, связанных с применением средств «веб 2.0» и социальных сетей?
- Какова ответственность агентства в области управления документами при взаимодействии с поставщиками услуг «веб 2.0»/социальных сетей и третьими сторонами?
http://www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2011/2011-02.html
Комментариев нет:
Отправить комментарий