пятница, 29 октября 2010 г.

Национальные Архивы США: Опубликовано руководство по управлению государственными документами в «Веб 2.0» и социальных сетях

20 октября 2010 года Национальные Архивы США (NARA) опубликовали бюллетень 2011-02, адресованный главам федеральных агентств и содержащий рекомендации по управлению документами в «веб 2.0» и социальных сетях (Guidance on Managing Records in Web 2.0/Social Media Platforms).

Данный бюллетень содержит указания по управлению документами, образующимися в тех случаях, когда федеральные агентства используют средства «веб 2.0»/социальные сети для основной деятельности. В бюллетене отмечается, что открытое и прозрачное государственное управление всё в большей мере опирается на использование этих технологий, и в ходе освоения этих инструментов государственными учреждениями должны соблюдаться все законы, нормативные акты и политики, относящиеся к управлению документами. Для успешного выполнения всех законодательно-нормативных требований необходимо активное участие персонала службы управления документами агентства, веб-менеджеров, менеджеров социальных сетей, ИТ-персонала, специалистов по информационной безопасности и защите персональных данных, и других соответствующих заинтересованных сторон.

Данный бюллетень расширяет и уточняет уже имеющиеся руководства NARA по использованию интернета, в том числе «Руководство по управлению веб-документами» (NARA Guidance on Managing Web Records, http://www.archives.gov/records-mgmt/policy/managing-web-records-index.html , январь 2005 г.) и «Последствия внедрения современных веб-технологий для Национальных Архивов» (Implications of Recent Web Technologies for NARA, http://www.archives.gov/records-mgmt/initiatives/web-tech.html ).

Руководство не содержит ни типовых перечней документов с указанием сроков хранения, ни пошаговых указаний для агентств по использованию в их специфических условиях средств «веб-2.0» и социальных сетей. Бюллетени NARA содержат высокоуровневые рекомендации, и федеральные агентства должны затем уже сами подобрать наиболее подходящие способы включения требований к управлению документами в свои деловые процессы, и определить способы исполнения своих обязанностей в этой сфере, согласно Закону о федеральных документах.

В бюллетене на примерах объясняется, что относится к средствам «веб 2.0» и социальным сетям. В качестве напоминания приведено содержащееся в законодательстве определение федеральных документов. Затем даны ответы на следующие вопросы (каждый ответ – в отдельном разделе документа):
  • Создаются ли федеральные документы в тех случаях, когда агентства используют средства «веб 2.0» и социальные сети? При ответе на данный вопрос отмечается, что принципы определения «документности» информации остаются неизменными. Если хотя бы на один из пяти следующих вопросов можно ответить «да»:

    • Является ли информация уникальной, так что её невозможно получить из других источников?

    • Является ли она свидетельством/подтверждением политик, деловой деятельности, миссии и т.д. агентства?

    • Используется ли соответствующее средство в связи с выполнением агентством его работы?

    • Авторизовано ли агентством использование данного средства?

    • Есть ли деловая потребность в соответствующей информации?

    - то соответствующий контент, скорее всего, относится к федеральным документам.

  • Какие основные проблемы в области управления документами связаны с применением средств «веб 2.0» и социальных сетей?

  • Что может агентство сделать для решения некоторых проблемы в области управления документами, связанных с применением средств «веб 2.0» и социальных сетей?

  • Какова ответственность агентства в области управления документами при взаимодействии с поставщиками услуг «веб 2.0»/социальных сетей и третьими сторонами?
Источник: сайт Национальных Архивов США (NARA)
http://www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2011/2011-02.html

Комментариев нет:

Отправить комментарий