Как устанавливать сроки хранения? Мнение американского специалиста

25 сентября 2010 года одна из «новеньких» на форуме специалистов по управлению документами задала следующий вопрос:

Я новичок на этом форуме. Я в настоящее время изучаю онлайн-курс по срокам хранения документов, оттуда я и узнала об этом форуме. Все сообщения здесь очень интересные. Я на форуме лишь вторую неделю, но уже узнала много нового.

У меня есть несколько вопросов, которые я хотела бы задать, и если кто-то может ответить, то, пожалуйста, напишите. Меняются ли руководства по срокам хранения документов от штата к штату? Должен ли специалист, который в Вашей компании отвечает за эту работу, иметь какую-то степень или что-то в этом роде, чтобы быть тем человеком, который снабжает компанию сведениями по срокам хранения документов?

Тереза Хиггинботем (Teresa Higginbotham)

На вопрос ответила авторитетный американский специалист Нолен Шерман (Nolene Sherman):

Срок хранения для каждого конкретного документа определяется исходя из оперативной потребности в нём и его исторической ценности для компании, а также из относящихся к нему законодательно-нормативных и налоговых требований. Сюда же примешивается и большая доза управления рисками.

Для того, чтобы заниматься этой работой, не требуется иметь какие-либо степени, - нужна способность проводить обширные и тщательные правовые исследования. Хотя, конечно, в большинстве компаний любые рекомендации будут проверены и согласованы юристами, аудиторами и специалистами по налоговому учёту.

Поскольку законы и нормативные акты меняются от штата к штату, и отличаются от федеральных, то же самое происходит и с требованиями к сохранению документов. Вам нужно будет провести мозговой штурм, чтобы понять, зачем определенные документы могут понадобиться за пределами немедленных деловых потребностей, и отыскать все законы и нормативные акты, которые будут применимы в соответствующих обстоятельствах. К сожалению, правительства штатов не публикуют симпатичных, удобных для использования томов под названием «Как долго следует хранить Ваши документ в <имя вашего штата>». Вы придётся исследовать, «копать» и делать выводы.

Основной процесс определения сроков хранения довольно прямолинеен:

1. Определите, какие документы имеются в вашей компании (которые она получает или создает);

2. Сгруппируйте этих документы по категориям;

3. Определите для каждого вида документов оперативную потребность в их сохранении (то есть, в течение какого времени они будут необходимы для ведения деловой деятельности);

4. Помимо потребности в документах для ведения основной деловой деятельности, определить требования к документам с точки зрения аудита и бухгалтерского учета;

5. Проведите анализ рисков, чтобы определить, когда расходы на сохранение документов перевешивают риски, связанные с их уничтожением (и наоборот);

6. Определите, какие (если таковые имеются) законы и нормативные акты применимы к каждой категории документов, - как в федеральном законодательстве, так и в законодательстве каждого из штатов, в которых Ваша компания ведет деловую деятельность. Если Вы работаете на международном уровне, то Вам необходимо изучить законы каждой страны и каждого региона в тех странах и их регионах, в которых Вы ведёте деловую деятельность.

7. Используйте всю перечисленную выше информацию для того, чтобы определить для каждой категории документов срок хранения, имеющий смысл для Вашей компании;

8. Затем примерно раз в год проводите анализ составленного Вами перечня, с целью пересмотра тех сроков хранения, которые меняются вследствие изменения законов, нормативных актов либо операционных процессов и потребностей.

Хотя этапы кажутся довольно простыми, Вы можете видеть, что сам процесс в целом совсем не прост. Есть несколько ресурсов, которые могут помочь начать эту работу. Посмотрите в архивах нашего форума посту на тему «Zazio Retention Manager» и Скупски (Skupsky) [о чем идёт речь, можно узнать здесь: http://rusrim.blogspot.com/2010/06/blog-post_1186.html -Н.Х.]

Для выполнения этой работы многие компании нанимают специальных консультантов. Положиться на то, что удастся просто попросить те фирмы, что обычно консультируют компанию по правовым вопросам и по вопросам бухгалтерского учёта, и те всё сделают как надо, нельзя, поскольку они не имеют необходимых знаний для того, чтобы реально выполнить весь описанный процесс.

Нолен Шерман (Nolene Sherman)

Источник: архив форума специалистов по управлению документами
http://lists.ufl.edu/cgi-bin/wa?A2=ind1009D&L=RECMGMT-L&T=0&F=&S=&P=30836
http://lists.ufl.edu/cgi-bin/wa?A2=ind1009D&L=RECMGMT-L&T=0&F=&S=&P=31377