Арбитражная практика: Электронные первичные учетные документы по основным средствам признаются судом только при подписании их ЭЦП

При проведении проверки  ОАО «Ростсельмаш» налоговая инспекция выявила ряд налоговых нарушений. Среди прочего Инспекция посчитала, что общество документально не подтвердило обоснованность включения убытка от реализации амортизируемого имущества в состав расходов в налоговом учете, поскольку к проверке не были представлены оригиналы инвентарных карточек (ф. ОС-6) по выбывшим в проверяемом периоде основным средствам.

ОАО «Ростсельмаш» сочло эти претензии необоснованными, поскольку карточки формы ОС-6 обществом ведутся с использованием вычислительной техники на магнитных носителях информации. Именно они являются оригиналами первичного учетного документа, и были представлены обществом при проверке.

Дело № А53-27071/2008  25 марта 2009 года рассматривал Арбитражный суд Ростовской области. Суд отметил, что, согласно п.7 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», организации предоставлено право оформлять первичные и сводные учетные документы на бумажных и машинных носителях информации. Постановления Росстата, утверждающие унифицированные формы первичных учетных документов, тоже нередко содержат указание на возможность их составления на машинных носителях информации.

Однако, в соответствии с п. 2 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете», каждый первичный учетный документ должен содержать личные подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления. Следовательно, либо документ должен быть составлен на бумаге, либо электронный документ необходимо заверить электронными цифровыми подписями (ЭЦП). По мнению суда, иные варианты, обеспечивающие соблюдение данного требования, на сегодняшний день законодательством не предусмотрены.

Суд также сослался на письмо Минфина России от 19.05.2006 № 02-14-13/1297, в котором указано: составление и хранение первичных учетных документов на машинных носителях информации следует осуществлять в соответствии с Федеральным законом от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», с применением ЭЦП.

При этом суд сделал вывод о том, что «только при соблюдении данного условия документы, составленные в электронном виде, признаются легитимными. Именно это требование (об обязательном наличии ЭЦП) и является главной причиной, сужающей сферу применения первичных учетных документов в электронном виде».

Соответственно, суд не принял утверждения ОАО «Ростсельмаш» о его праве на ведение карточек учета объекта основных средств в электронном виде, «поскольку в данном случае вопрос состоит не в том, могло или не могло общество вести бухгалтерский и налоговый учет основных средств с использованием вычислительной техники и бухгалтерской программы 1-С Бухгалтерия. С помощью ПК и бухгалтерской программы формируются документы первичного бухгалтерского учета, сводные регистры бухгалтерского учета…. Однако документ первичного бухгалтерского учета будет считаться таковым, когда будет отвечать требованиям ст.9 Закона РФ «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ. Первичный документ можно считать оформленным надлежащим образом только в том случае, если он содержит личные подписи или ЭЦП».

Суд принят решение, что налоговый орган обоснованно доначислил налог на прибыль за 2005-2006 годы в сумме свыше 800 тысяч рублей, а также соответствующие пени и штрафы.

Пятнадцатый арбитражный апелляционный суд  оставил решение Арбитражного суда Ростовской области от 25.03.2009 г. по делу № А53-27071/2008 без изменения, а апелляционную жалобу – без удовлетворения.

В постановлении Федерального арбитражного суда Северо-Кавказского округа по данному делу от 25 сентября 2009 г. было, кроме того,  отмечено, что «информация, содержащаяся в выведенной на печать с электронных носителей сводной карточке по объектам основных средств по форме ОС-6, неполна и недостоверна».

ФАС подчеркнул, что в нарушение ст.23 Налогового кодекса Российской Федерации, Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», а также собственных приказов об учетной политике за 2005 и 2006 годы «общество ни в ходе проверки, ни судам не представило надлежащим образом оформленных первичных документов в целях получения налоговой выгоды в виде уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль на сумму убытка от выбытия, списания и реализации объектов основных средств в 2005 и 2006 годах. Регистры бухгалтерского учета при отсутствии первичных документов, подтверждающих их содержание, не могут служить доказательством понесенных расходов».

Мой комментарий:  Я специально решила привести описание данного дела, хотя окончательное решение по нему было принято более года назад (в сентябре 2009 года), поскольку оно наглядно демонстрирует, что, принимая решение об использовании в деловой деятельности электронных документов, необходимо очень тщательно изучить существующие законодательно-нормативные требования к конкретным видам документам, проконсультироваться с юристами и оценить риски.

И ещё один важный момент: внутренние нормативные документы организации должны описывать реально применяемые технологии работы с документами. Иначе, как в этом случае, внутренние документы организации могут быть использованы против неё.

Источник: сайт Высшего Арбитражного Суда РФ
http://kad.arbitr.ru