Состоялся семинар по срокам хранения

8 октября прошёл мой семинар  «Установление сроков хранения документов», организованный издательством «Бизнес-Арсенал», с которым я давно сотрудничаю.

Эту лекцию я читала впервые после значительного перерыва, поэтому её пришлось существенной переработать, - тем более, что за две недели до семинара был опубликован долгожданный «Перечень типовых архивных документов с указанием сроков хранения». Так что тем для обсуждения только прибавилось.

В семинаре приняли участие более 20 специалистов из организаций различных форм собственности и направлений деловой  деятельности.

Разговор со слушателями получился очень заинтересованным. Услышанное ещё раз утвердило меня во мнении, что отсутствие в государстве единого продуманного подхода к установлению сроков хранения не только усложняет эту работу, но и в ряде случаев заставляет организации тратить значительные средства и ресурсы на организацию хранения документов, которые ни государственным органам, ни самим организациям не нужны.

Ещё одно наблюдение, котороё я вынесла из этой встречи, заключается в том, что организации разных сфер деятельности испытывают трудности с разными видами и группами документов. Поэтому для некоторых видов документов пора устанавливать или уточнять сроки хранения конкретно для организаций, работающих в жестко регулируемых отраслях.

Все более ощущается и необходимость не просто указывать в Перечнях сроки хранения, но и, в ряде случаев, разъяснять, с точки зрения действующего законодательства, почему они выбраны именно такими. Сейчас, когда специалисты лишь видят некую цифру и предельно краткие рекомендации в графе «Комментарии», им сложно более детально разобраться в ситуации и принять взвешенные решения.

Надеюсь, что «продолжением» этого семинара станет ряд статей, посвящённых установлению сроков хранения для ряда комплексов документов, которые образуются в процессе деятельности коммерческих организаций - мне очень хочется поподробнее разобраться в этом вопросе.

А знаете ли Вы, что в новом Перечне:

• Счета-фактуры отделены от первичных документов бухгалтерского учёта, вынесены в отдельную статью, и им установлен срок хранения 4 года
  
  
• Срока хранения 50 лет, который раньше устанавливался для некоторых видов кадровых документов, в новом перечне нет, - его заменил 75-летний срок. Скажем, невостребованные подлинные личные документы или списки сотрудников, уходящих на льготную пенсию, следует теперь хранить 75 лет.
  
  
• Также 75 лет предлагается хранить командировочные удостоверения работников, направленных в командировки в районы Крайнего Севера (что правильно, - и жаль, что не объясняются причины данного требования) и в приравненные к ним местности (что совершенно неоправданно).