пятница, 30 января 2009 г.

Ещё раз о конце управления документацией как самостоятельной профессии

Стив Барли (Steve Bailey) продолжает тему будущего управления документацией как профессии

Вместо того, чтобы попытаться ответить на большое число комментариев к моему предыдущему сообщению на блоге, думаю, стоит сначала несколько  подробнее раскрыть эту тему в новом сообщении.

Как вы могли бы предположить, я обдумывал вопрос о том,  представляют ли те комментарии из упомянутого мной аналитического отчета, на которые я ссылался, а также  стоящий за ними образ мысли,  позитивный шаг в развитии управления документами. Если бы я действительно считал, что они свидетельствуют о растущем влияния нашей профессии и о нашем вхождении как профессии в основной поток деятельности ИТ, то я бы  рассматривал их как источник для оптимизма. Увы, боюсь, что это не так - по причинам, о которых я скажу ниже. Но сначала хочу кое-что разъяснить.

Отмечу, что моё предыдущее сообщение на блоге было озаглавлено «Конец управления документами как самостоятельной профессии», и я считаю, что мы должны проводить различие между целями, методами и принципами, которые лежат в основе управления документами как дисциплины -  и управлением документами как профессией, т.е. тем как действуют практики.

Я уже давно говорил (как в моей книге, и во многих других местах), что цели и задачи, лежащие в основе управления документами, сейчас востребованы более, чем когда-либо ранее, - но что те методы, при помощи которых мы, как представители профессии, в настоящее время пытаемся достичь этих целей,  в ближайшее время станут недостаточными и неподходящими.

Я думаю, что рекомендации, содержащиеся в отчете по поводу 30-летнего срока ограничения доступа к государственным документам, отражают это. Да, организации и общество нуждаются сейчас в управлении документами  как никогда раньше, но решение этой задачи уже не считается автоматически ролью и исключительной прерогативой профессионалов в области управления документацией. Эту роль в настоящее время (правильно это или нет) начинают рассматривать как функцию ИТ-службы, и мне это представляется существенным  сдвигом (совсем не позитивным для нашей профессии).

Я всегда считал, что нет ничего особенно сложного в том, чтобы  понять теорию управления документами. Это не алхимия, и не какое-то загадочное «темное искусство». Для понимания этой теории не требуется специальных знаний такого рода, как в медицине, стоматологии или ядерной физике. Это, скорее, особый взгляд на вещи, специфическая точка зрения и набор приоритетов в отношении того, как следует управлять определенным подмножеством информации.

Короче говоря, мы интересовались теми вопросами использования информации и управления ею, к которым до сих пор никто больше не проявлял интереса. Это не умаляет нашей профессии, и эта специфическая точка зрения хорошо служила нам и нашим организациям, - но это также означает, что мы уязвимы. Уже лет десять, как вместе с рядом коллег по профессии я предвижу тот день, когда ИТ «поглотит» управление документами: когда ИТ-специалисты так изменят свои приоритеты (или их приоритеты изменятся под давлением внешних обстоятельств), что им придется начать смотреть на вещи с точки зрения управления документами. И когда этот день наступит, специалисты в области управления документацией могут неожиданно обнаружить, что их «огородик» вдруг куда-то делся, и что им нужно доказывать свою нужность и полезность. В этой ситуации организации неизбежно начнут ждать ответов и решений от ИТ-службы, а не от службы документационного обеспечения управления, - и, боюсь, именно эту тенденцию и отражает упомянутый мной пункт аналитического отчета.

Так что, - да, я согласен со многими из тех, которые оставил на блоге свои комментарии, когда они говорят, что мы должны рассматривать этот факт как позитивный для управления документацией. Однако меня беспокоит то, что это шаг к  упадку профессии - по крайней мере, в её нынешнем виде.

Стив Барли (Steve Bailey), специалист по управлению документацией
04.02.2009

Источник: блог «Records management futurewatch» (Будущее управления документами)
http://rmfuturewatch.blogspot.com/2009/02/more-on-end-of-records-management-as.html

Мой комментарий: Стив выразился очень уж по-учёному. На мой взгляд, проблема, о которой он говорит, заключается в том, что, по мере перехода к широкомасштабному использованию электронных документов, служба документационного обеспечения, в своем традиционном виде, действительно становится не нужна. Многие технические операции автоматизируются, и в итоге получается, что работу, за которую раньше отвечали ответственные за делопроизводству в подразделениях и специалисты ДОУ среднего звена (получение, отправку, регистрацию, поиск, маршрутизацию документов, контроль исполнения и т.д.), начинают выполнять совместно информационные системы и их конечные пользователи.

В итоге начинается «вымывание» технического персонала и среднего звена службы ДОУ. Уже сейчас на  многих предприятиях США со штатом в несколько тысяч сотрудников, в службе ДОУ работают один-два высококвалифицированных специалиста и примерно столько  же технических работников. И встаёт вопрос: есть ли что-то в управлении документацией такого, что не сможет в обозримой перспективе взять на себя служба ИТ (помимо, конечно, чисто бумажного документооборота)? Есть ли какие-то, как говорит Стив, специальные знания?

На мой взгляд, такая специфика есть. В отличие от специалистов ИТ, специалисты ДОУ разбираются в тонкостях законодательства, связанных с сохранением и уничтожением документов – выполняют, если угодно, роль юристов по вопросам документирования информации. Они обучены проводить экспертизу ценности документов, выделять ценные документы, подлежащие длительному хранению, а также документы, подлежащие уничтожению. Это, конечно, не квантовая физика, но на то, чтобы освоить эти знания и научиться применять их на практике, уходят годы.

Ещё один вопрос, которым пока что не заинтересовались по-настоящему специалисты ИТ, это обеспечение долговременной сохранности целостных и аутентичных электронных документов, которые могут быть спустя длительное время использованы в качестве доказательств. Дело в том, что для решения этой задачи одних только программно-технических средств недостаточно, нужен ряд организационных мер, опирающихся на существующую в стране законодательно-нормативную базу. Хотя нужно признать, что те из нас, кто погружается в проблемы такого рода, вынуждены разбираться в технологиях и превращаются из «чистых» специалистов ДОУ в специалистов, работающих на стыке ДОУ и ИТ.

В общем, как мне кажется, всё не так печально, как считает Стив. В то же время, для того, чтобы не оказаться в числе не слишком нужных (и, соответственно, малооплачиваемых) специалистов, нам нельзя замыкаться на славном бумажном прошлом, и активно осваивать передовые технологии.

Точка зрения: Конец управления документами как самостоятельной профессии?

Вниманию читателей предлагается перевод заметки, написанной Стивом Барли (Steve Bailey)

Я уверен, что большинство из вас (по крайней мере, в Великобритании) в курсе результатов аналитического отчета по поводу 30-летнего ограничения доступа к государственным документам, подготовленного по поручению правительства ( http://www2.nationalarchives.gov.uk/30yrr/30-year-rule-report.pdf ). Я подозреваю, что многие уже прочитали выводы и рекомендации, сделанные лордом Дакром (Dacre). Я говорю «подозреваю»,  поскольку эти темы мало обсуждались на обычных форумах специалистов в области управления документацией,- хотя, возможно, я просто что-то проглядел в информационной (и в настоящей!) метели.

Уверен, что каждый придет к собственным выводам по поводу преимуществ и недостатков перехода к 15-летнему сроку ограничения доступа к государственным документам, и не намерен комментировать это здесь. Я хочу отметить в отчете особенно красноречивый, с моей точки зрения, пункт 8.23:  «Мы рекомендуем, чтобы сбор и «захват» электронных документов стал неотъемлемой частью  ИТ-инфраструктуры правительства, а не «прикрученным» видом деятельности. Следует ускорить работы по разработки ИТ-стратегии для обеспечения автоматического сохранения документов».

Содержащаяся в этом сообщении мысль представляется мне достаточно ясной. Сбор и «захват», управление и поддержание электронных документов следует теперь рассматривать в качестве функции ИТ-службы, интегрированной в число основных ИТ-услуг. Ссылка на «управление документами» как на «прикрученный» вид деятельности (bolt-on activity) подтверждает мои опасения, что мы фактически позволили себе оторваться от жизни в течение последних лет, в то время как игра продолжается без нас.

Таким образом, специалисты по управлению документацией, делопроизводители и документоведы, пришло время открыть дверь своего офиса, прогуляться по коридору к руководителю ИТ-службы, и передать ему или ей эстафетную палочку с надписью «Управление документами», - пусть это теперь будет его забота, - и затем вернуться в свой  склады бумаги и файликов ...

Стив Барли (Steve Bailey), специалист по управлению документацией
03.02.2009

Источник: блог «Records management futurewatch» (Будущее управления документами)
http://rmfuturewatch.blogspot.com/2009/02/end-of-rm-as-profession-in-its-own.html

среда, 28 января 2009 г.

Дискуссия о том, каким должен быть новый Архивист США: Новый тип хранителя документов

Нужен такой новый руководитель национальной архивной службы – Архивист страны, который мог бы исправить накопившиеся за десятилетия проблемы в управления электронными материалами
Состояние делопроизводства и управления документами в федеральных органах десятилетиями было в плачевном состоянии. Однако у президента Барак Обамы есть уникальная возможность вернуть делопроизводство федерального правительства на правильный путь.

Отставка Аллена Вайнстайна (Allen Weinstein) с поста Архивиста Соединенных Штатов означает, что у Обамы есть возможность назначить человека, способного вырваться из пут прошлого и кардинально обновить деятельность Национальных Архивов (National Archives and Records Administration, NARA).

Проблемы, имеющиеся в управлении документами, являются следствием обычно низкого приоритета этой сферы деятельности. Статус сотрудников службы документационного обеспечения невысок, и на программы управления документами обычно выделяется скудное финансирование. Крупные неприятности с документами происходят регулярно, попадают на короткий срок на первые полосы газет, а затем о них забывают -  не приняв при этом каких-либо серьезных мер по исправлению положения. Руководители агентств и подчинённые им  должностные лица часто игнорируют требования законов и нормативных актов, относящиеся к документам, считая их малозначимыми.

Национальные Архивы находятся в эпицентре этой катастрофы в системе государственного управления.

Национальные Архивы управляют только документами постоянного срока хранения, переданными им агентствами. NARA не вмешивается, да и по большей части не в курсе того, как агентства создают и используют документы временного и постоянного срока хранения в своей повседневной деятельности.

Все надеются сейчас на то,  что Обама подберет на пост Архивиста выдающегося специалиста в области истории и архивного дела. Я надеюсь, что этот человек также будет иметь опыт организационной и управленческой работы.

Сегодня NARA - плохо управляемое агентство, чьё феодальное микроустройство жестко контролируется сверху. Ситуация требует назначения руководителя агентства с хорошими управленческими навыками, который мог бы заставить агентство уйти от традиционно-благодушного способа ведения деловой деятельности.

Нам нужен Архивист, которого бы волновало качество федеральных документов, как бумажных,  так и электронных. Что толку от эффективного управления Национальными Архивами архивными документами, если  передаваемая  агентствами на хранение документация некачественна и неполна? Нам нужен Архивист,  способный достучатся до своих коллег – глав агентств, способный объяснить им значение хорошего делопроизводства – ведь хорошее управление документами является неотъемлемой частью хорошего государственного управления.

Архивист должен прислушиваться к тем агентствам, которые совершенствуют свои программы управления документами, с тем, чтобы понимать,  какие изменения происходят в этой сфере. Национальные Архивы сейчас не являются лидером в инновациях в области управления документами. Скорее, они следуют – очень неторопливо – за творческой мыслью и за действиями, происходящими в отдельных ведомствах, там, где есть люди, которые понимают значение документов.

Правительство также нуждается в Архивисте, который способен организовывать работу с документами в мире, полном систем управления корпоративным контентом, средств коллективной работы, блогов, вики, динамических веб-приложений, - и в котором президент пользуется КПК BlackBerry. С электронными документами связаны новые проблемы, с которыми законы, написанные для бумажных документов, справляются не очень хорошо.

Я надеюсь, что президент назначит Архивиста, который будет расширять и углублять открытый доступ к архивам, и который начнет активно рассекречивать миллионы без нужды засекреченных документов администрации Буша и ряда предшествующих администраций.

Как сказал член комиссии по событиям 11 сентября Ричард Бен-Венист  (Richard Ben-Veniste), когда он ознакомился с выпущенным в 2007 году докладом о нацистских и японских военных преступлениях во время Второй мировой войны,  «право на доступ к информации должно «давить» все позывы к ограничению к ней доступа, за исключением действительно уважительных обстоятельств».

Дж. Спри (J. Timothy Sprehe)

Источник: Federal Computer Week, Jan. 26, 2009
http://fcw.com/articles/2009/01/26/a-new-kind-of-record-keeper.aspx?s=fcwdaily_270109

понедельник, 26 января 2009 г.

Чехия: Проект обеспечения долговременной сохранности и доступа к документам в электронной форме

В марте 2008 года компания ICZ подготовила для Национальных Архивов аналитический отчет по вопросам обеспечения долговременной сохранности и доступа к электронным документам. Материалы, подготовленные в рамках данного проекта, должны стать основой для создания национального органа по сохранению электронных архивных документов (Национального электронного архива).

Отчет (на чешском языке) доступен по адресу: http://www.nacr.cz/Z-Files/nda_proj1.pdf  (6 Мб)

Учитывая серьезность вопроса, Национальные Архивы организовали публичное обсуждение данного документа, и сделали его предметом профессиональных дискуссий.

Предполагается, что Национальный электронный архив будет частью Национальных Архивов, и начнет свою работу с января 2012 года. В начале 2009 года должны быть продемонстрированы методы долговременного хранения электронных документов. Одним из консультантов проекта является известный британский специалист, соавтор стандарта MoReq2 Марк Фреско (Marc Fresko).

Источник: Национальные Архивы Чехии
http://www.nacr.cz/zpravy/projekt_nda.aspx
http://www.portal-vz.cz/file/16_1_1/
http://www.cnz.cz/informace-cnz/o-krok-bliz-k-nda

Очередная встреча DLM-форума состоится в апреле 2009 года в Праге

DLM-форум и Департамент управления документами и архивами Министерства внутренних дел Чешской Республики приглашают членов DLM-форума на очередную встречу, которая пройдет в рамках чешского председательства в Евросоюзе. Встреча пройдет 21 и 22 апреля 2009 в здании Национальных Архивов в Праге.

Программа встречи находится в стадии разработки, и будет опубликована  по мере готовности.

Желающих зарегистрироваться для участия во встрече и/или выступить с докладом, просят сообщить об этом по адресу rebecca.davies@aiim.org.uk . После регистрации участникам будет выслан полный комплект информации и материалов

Подробную информацию можно найти на сайте http://www.nacr.cz/dlm/index.html .

Источник: блог ArchivesBlog / сайт Национальных Архивов Чехии
http://archivesblogs.com/
http://www.nacr.cz/dlm/index.html

четверг, 22 января 2009 г.

Барак Обама отменил исполнительный приказ Буша о президентских документах

Одним из первых документов, подписанных 21 января 2009 года вступившим в должность президентом США Бараком Обамой, стал исполнительный приказ о президентских документах.

Детальный анализ этого документа ещё предстоит, но многих историков и архивистов США порадует то, что приказ Обамы отменяет исполнительный приказ 13233 президента Буша от 1 ноября 2001 года, который серьёзно ограничивал доступ публики к президентским документам, и за отмену которого семь лет шла упорная борьба.

В пресс-релизе Белого Дома отмечается, что с выходом ново исполнительного приказа о президентских документах «заканчивается практика, когда иные лица, помимо президента, могли устанавливать привилегированный статус для документов после завершения срока полномочий соответствующей администрации, Теперь этими полномочиями сможет пользоваться только президент, что должно ограничить возможность злоупотреблений. Кроме того, приказ предусматривает, что генеральный прокурор и  юридическая служба Белого Дома будут анализировать заявления о предоставлении документам привилегированного статуса.»

Текст исполнительного приказа Обамы доступен по адресу: http://www.whitehouse.gov/the_press_office/ExecutiveOrderPresidentialRecords/

Источник: The National Coalition for History
http://historycoalition.org:80/2009/01/21/president-obama-revokes-bush-presidential-records-executive-order/

среда, 21 января 2009 г.

Испания: Национальный Исторический Архив увеличивает свои площади хранения

Использование ряда старых промышленных зданий, расположенных в районе Сан-Фернандо-де-Энарес (Мадрид), позволит «разблокировать»  Национальный Исторический Архив (Archivo Histórico Nacional, AHN), который с годами переполнился, и уже не в состоянии принимать на хранение административную документацию, имеющую историческую ценность.

Министерство культуры выделило на эти цели 28 млн. евро из средств гарантийного фонда заработной платы. Сделка была одобрена кабинетом министров в конце декабря 2008 года.

Несмотря на то, что Национальный Исторический Архив, располагающий 44 погонными километрами полок - второй по ёмкости в сети государственных архивов, у него уже практически осталось свободного места (по данным 2007 года оставался один погонный километр полок,). В результате работа по приёму на хранение документов органов государственной власти практически встала.

Общая ёмкость зданий, которые будут переданы архиву, составляет около 400 погонных километров, что сделает Исторический Архив одним из крупнейших в мире, наряду со зданиями Национальных Архивов США в Вашингтоне, Национального архива Торре-до-Томбо в Лиссабоне (Португалия), и Генерального архива Андалусии (AGA).

Источник: блог Archivistica.net
http://archivistica.blogspot.com/

Взгляд на архивные фонды «с высоты птичьего полёта»

Митчелл Уайтлоу (Mitchell Whitelaw) работает старшим преподавателем на факультете дизайна и творческой практики в университете Канберры. В 2008 году он стал лауреатом присуждаемой Национальными Архивами Австралии премии имени Яна Маклина (Ian Maclean Award).  Данная премия присуждается за исследования, полезные для исторической и архивной профессий в Австралии, и способствующие пропаганде важной роли архивов в обществе.

Д-р Уайтлоу постоянно сообщал ходе своих работ с помощью своего блога «Visible Archive» (http://visiblearchive.blogspot.com ). Его проект заключается в визуальном отображении архивных фондов, при этом объёмы данных, с которыми он работает, во много раз больше, чем в любом другом проекте визуализации архивов. Его визуализации включает анализ на уровне серий документов Содружества, которые могут содержать до 10 погонных километров материалов. Кроме того, он планирует поработать с т.н. «серией A1» объёмом 450 погонных метров, содержащей 20 тысяч учетных единиц.

В своей работе он использует язык программирования Processing (программное обеспечение с открытым кодом) для визуализации и интерактивного дизайна, который берет на себя основную «чёрную работу» по созданию визуализаций типа приведенной ниже.


На рис. показана визуализации 57 тысяч серий документов из фондов Национальных Архивов Австралии. Площадь каждого квадратика пропорциональна числу погонных метров полок, которые данная серия занимает, а закрашенная серым цветом площадь внутри каждого квадрата показывает, какая часть документов серии описана. Чем выше расположен квадратик, тем раньше начала формироваться соответствующая серия документов.

Подробнее эта технология описана здесь: http://visiblearchive.blogspot.com/2009/01/packing-them-in.html

Интерактивная версия (которую можно посмотреть здесь: http://creative.canberra.edu.au/mitchell/visiblearchive/sqpbrowser/ ) позволяет щёлкнуть мышью по «понравившемуся» квадратику и получить информацию о ответствующей серии архивных документов.

Источник: блоги ArchivesBlogs / TheSecretMirror.com
http://archivesblogs.com/

вторник, 20 января 2009 г.

Венесуэла: В марте 2009 года пройдет международный коллоквиум по управлению архивами и электронному управлению документами

Коллоквиум (I Coloquio Internacional en Gestión de Archivos y Administración Electrónica de Documentos, CIGAED) будет проходить 11-13 марта 2009 года в университете им. Симона Боливара, Каракас, Венесуэла.

Цели коллоквиума:
  • Содействовать накоплению и обмену используемыми при подготовке кадров для подразделений и ИТ-служб знаниями в области новых технологий, управления архивами и электронному управлению документами, с целью удовлетворения потребностей страны в этой сфере и в помощь модернизации архивов и центров хранения документации;

  • Содействовать обсуждению в  профессиональной среде,  с архивной точки зрения, вопросов создания, управления, сохранения электронных документов и контроля над ними, в целях обеспечить их наличие, подлинность, целостность и конфиденциальность, в интересах защиты прав граждан, прозрачности управления, поддержки принятия решений и сохранения документальной памяти;

  • Способствовать сближению людей и организаций, связанных с архивным делом, создать механизмы координации и взаимодействия для обмена информацией, обсуждения проблем, решений и достижений в этой области.
Темы:
  • Управление документами. Использование технологий, инноваций, сетей, услуг и интегрированных информационных систем для обработки документов;

  • Стандартизация в архивном деле. Текущая ситуация и успешный опыт;

  • Обучение и подготовка специалистов архивного дела;

  • Архивное дело. Перспективы и проблемы, стоящие сейчас перед специалистами архивного дела;

  • Правовые рамки управления информацией и документами в контексте новых технологий;

  • Планы и инновационные проекты развития архивов в Латинской Америке.
Дополнительную информацию можно получить по адресу: http://www.cigaed2009.eventos.usb.ve/index.html

Источник: блог Archivonomia.bit
http://urbietorbiarchivonoma.blogspot.com/2009/01/i-coloquio-internacional-gestin-de.html

воскресенье, 18 января 2009 г.

Ричард Кокс о личных архивах и новом направлении архивной деятельности

В своей новой книге «Личные архивы и новое направление архивной деятельности: факты и размышления» (Personal Archives and a New Archival Calling: Readings, Reflections and Ruminations), опубликованной в январе 2009 года, известный американский специалист архивного дела, профессор Питтсбургского университета Ричард Кокс (Richard J. Cox) утверждает, что личные архивы, возможно, приобретают новое значение для общества.

По мере того, как совершенствуются и становятся более экономичными и доступными технические средства для создания, сохранения и использования документов, отдельные лица и семьи все чаще стремятся сохранить свои старые документы, особенно на традиционных бумажных носителях, - в качестве связующего звена с прошлым, которому, по всей видимости, в эпоху Интернета грозит опасность «растворения»  в океане цифровых технических новинок.

Некоторые люди, сопротивляясь или протестуя против всё более электронно-цифрового мира, в котором нам приходится жить, возвращаются и к другим «древним» технологиям, таким, как журналы в кожаных переплетах и чернильные ручки. За эти весьма различными проявлениями стоят сходные побудительные причины, и в каждом случае поднимаются одни и те же вопросы о роли и цели традиционных архивов, практика работы которых сложилась еще два столетия тому назад, если не раньше.

В связи с личными архивами, возникает масса разнообразных интересных вопросов и проблем по поводу документов и обеспечения их сохранности, общественной и коллективной памяти, миссии и роли профессиональных специалистов в области делопроизводства и архивного дела, роли архивов учреждений и организаций, а также по поводу выполнения гражданами функции «сам себе архивист».

Архивистам необходимо развивать новые партнерские отношения с публикой, а людям нужно у архивистов учиться основам практики сохранения документальных материалов. Мы стоим на пороге перемен и вот-вот увидим новый вид архивного будущего, и каким оно окажется -  хорошим или плохим, зависит от того, насколько хорошо архивисты сумеют «вооружить» «граждан-архивистов».

Источник: Litwin Books
http://litwinbooks.com/personalarchives.php

пятница, 16 января 2009 г.

Национальные Архивы США в этом году отметят своё 75-летие

8 января 2009 года Национальные Архивы объявили о годичной программе мероприятий, посвященной своему 75-летию. Они были созданы в соответствии с законом, подписанным президентом Франклином Рузвельтом 19 июня 1934 года, с целью сохранять имеющие постоянную ценность документы федерального правительства. В настоящее время это учреждение рассматривается как  краеугольный камень американской демократии,  поскольку оно открывает доступ к миллиардам документов, созданных должностными лицами федерального правительства, и обеспечивает тем самым  подотчетность чиновников за свои действия.

Чтобы отметить этот знаменательный юбилей, Национальные Архивы планируют провести в течение года серию специальных мероприятий и бесплатных программ для широкой публики. В ходе этих мероприятий основное внимание будет уделено истории Архивов и богатству их уникальных фондов.

Главная страница юбилейного веб-сайта

8 января начал работу специальный «юбилейный» веб-сайт ( www.archives.gov/75th ), в материалах которого – фотогалереях, информациях о мероприятиях, проводимых в Вашингтоне, а также в 14 региональных архивах и 12 президентских библиотеках, и т.д. - освещаются ключевые моменты истории агентства на протяжении этих десятилетий. На веб-сайте также размещены отзывы исследователей и посетителей, которые описывают свои впечатления и свои находки, сделанные в Национальных Архивах. Это и личные истории тех, кто на фотографиях, выставленных на экспозициях Архивов, узнал своих предков; это и рассказы об увлекательных, делительных  и сложных поисках «золотой иголки» в «стоге сена» многочисленных документов. Всем желающим предлагается выкладывать в этом разделе сайта истории своих собственных открытий.  Также на сайте можно будет приобрести специально подготовленный памятный плакат и другие сувениры, посвященные юбилею.

Важные документы, большие события, и большие идеи находятся в центре внимания новой выставки под названием «По-большому! - Отмечая 75-летие Национальных Архивов». Выставка откроется 13 марта 2009 года, в галерее Лоуренса О'Брайена здания Национальных Архивов в Вашингтоне, округ Колумбия. Будут показаны такие сокровища, такие, как 13-футовый (четырехметровый – Ред.) свиток «Условий объединения» (Articles of Confederation), который был первой конституцией Соединенных Штатов; кроссовки легендарного баскетболиста Шакиля О'Нила; и один из 25 сохранившихся экземпляров первого печатного издания Декларации независимости. Все экспонаты выставки  - части американской истории, написанной крупным шрифтом.

В июне 2009 года, Национальные Архивы, в сотрудничестве с Фондом Национальных архивов, опубликуют богато иллюстрированный фолиант, включающий фотокопии Декларации независимости, Конституции США, Билля о правах, и многих единственных в своем роде документов, фотографий, карт и трехмерных объектов, которые Национальные Архива хранят по доверенности американского народа.

В рамках юбилейной программы, будет выпущен специальный тематический номер основного ежеквартального издания Национальных Архивов «Proloque», в котором будет рассказано о возникновении и развитии Национальных Архивов в качестве организатора делопроизводства и хранителя исторических документов нации.

В этом году победителям конкурсов будут вручены две национальные награды за значительные достижения в области генеалогических исследований на основе фондов Национальных Архивов.

Шестьдесят восемь лет назад, на открытии своей Президентской библиотеки, Франклин Рузвельт сказал: «Чтобы собрать вместе документы о прошлом и разместить их в зданиях, где они будут сохранены для мужчин и женщин будущего, нация должны верить в три вещи. Он должна верить в прошлое. Она должна верить в будущее. И, в первую очередь, она должна верить в способность своих людей так извлекать уроки из прошлого, чтобы лучше принимать решения при формировании своего будущего».

Национальные Архивы по-прежнему верны заветам президента Рузвельта. Они продолжают сохранять документы о прошлом, для того, чтобы следующие поколения могли принимать обоснованные решения, определяющие будущее нации.

Источник: сайт Национальных Архивов США
http://www.archives.gov/press/press-releases/2009/nr09-42.html

Международный Совет Архивов опубликовал итоги опроса по использованию этического кодекса МСА

Одна из резолюций, принятых на заседании Международной конференции Круглого стола по архивам (Conférence internationale de la Table ronde des archives, CITRA) в 2006 году, предусматривала «пересмотр этического кодекса Международного Совета Архивов (МСА), являющегося одним из основополагающих руководств для отдельных архивистов».

К настоящему времени кодекс, утвержденный на Генеральной Ассамблее МСА в Пекине в 1996 году, принят многими ассоциациями различных стран мира, и переведен на 25 языков (в том числе на русский - Ред.). Он доступен на веб-сайте МСА по адресу http://www.ica.org/en/node/30046 .

Для того, чтобы определить, как кодекс используется, был подготовлен опросник (на английском, французском и испанском языках), который распространялся среди членов Руководящего комитета секции профессиональных ассоциаций МСА (Section for Professional Associations, SPA) и ассоциаций-участников SPA, а также был выложен на различных национальных электронных рассылках и на центральном сайте МСА.

13 января 2009 года на сайте МСА опубликован отчет об итогах этого опроса, подготовленный Маргарет Тёрнер (Margaret Turner) - см. http://www.ica.org/sites/default/files/Questionaire%20on%20ICA%20Code%20of%20Ethics_Results%20and%20Recommendations.pdf .

Основные итоги следующие:
  • Специалисты, безусловно, хорошо знают о существовании кодекса, хотя небольшое число опрошенных услышало о нём впервые;

  • Большинство людей, сталкивающихся с этическими дилеммами, в первую очередь обращаются за помощью к действующему законодательству. Кодекс МСА не является для них основным руководством;

  • Когда кодекс использовался, он, как правило, помогал специалисту прояснить ситуацию и/или подкрепить своё первоначальное мнение;

  • В ситуациях, когда кодекс оказывался бесполезен, это происходило главным образом из-за того, что специалист не мог связать его со стоящей перед ним проблемой.
В отчете предлагаются следующие рекомендации:
  • Кодекс не требует серьезного пересмотра: изложенные в нем этические принципы остаются актуальными;

  • Вместе с тем, чтобы сделать кодекс более полезным, он должен содержать больше вспомогательного, иллюстративного материала, позволяющего специалистам ясно видеть, каким образом он может быть применен в конкретной ситуации. Полезной отправной точкой для этого могли бы стать материалы сессии, организованной в Нидерландах Обществом на Венском конгрессе МСА в 2004 году.

  • Нужно организовать регулярные учебные занятия по применению кодекса в конкретных ситуациях.
Источник: сайт МСА
http://www.ica.org/en/node/39214

среда, 14 января 2009 г.

Американские архивисты обсуждают предстоящее назначение нового руководителя архивной службы страны

Мы публикуем отрывок из открытого письма вновь избранному президенту Обаме от одного из американских архивистов

Открытое письмо вновь избранному Президенту

Как вы знаете, Архивист (руководитель архивной службы – Ред.) Соединенных Штатов, Аллен Вайнстайн, объявил о своей отставке и покинул агентство (Национальные Архивы, NARA – Ред.) 19 декабря 2008 года. Хотя я вполне понимаю, что у вас сейчас много дел, и что вопрос о назначении руководителя Национальных Архивов, возможно, не входит в число наиболее важных для Вас вопросов, я призываю Вас как можно скорее предложить кандидатуру нового руководителя.

С момента создания Национальных Архивов США в 1934 году, сменилось девять Архивистов Соединенных Штатов:
  • Роберт Коннор (Robert D. W. Connor) - 10 октября 1934 – 15 сентября 1941,
  • Солон Бак (Solon J. Buck) – 18 сентября 1941 – 31 мая 1948,
  • Вэйн Гровер (Wayne C. Grover) – 2 июня 1948 – 6 ноября 1965,
  • Роберт Бамер (Robert H. Bahmer) – 7 ноября 1965 – 9 марта 1968,
  • Джеймс Роадс (James B. Rhoads) – 10 марта 1968 – 1979,
  • Роберт Уорнер (Robert M. Warner) - июль 1980 – 15 апреля 1985,
  • Дон Уилсон (Don W. Wilson) – 4 декабря 1987 – 24 марта 1993,
  • Джон Карлин (John W. Carlin) – 30 мая 1995 – 15 февраля 2005,
  • Аллен Вайнстайн (Allen Weinstein) – 16 февраля 2005 – 19 декабря 2008.
Кроме того, Р.Бамер был исполняющим обязанности Архивиста с 7 ноября 1965 и до его официального назначения на должность 16 января 1966 года. Дж. Роадс был и.о. Архивиста с 10 марта  1968 года и до его назначения 2 мая 1968 года. Между Роадсом и Уорнером, Джеймс О’Нейл (James O'Neill) примерно шесть месяцев выполнял обязанности Архивиста. До назначения на должность Уилсона, более двух лет исполняющим обязанности Архивиста был Фрэнк Бурке (Frank Burke).  Такая же ситуация имела место между сроками Уилсона и Карлина – более двух лет исполняющим обязанности была Труди Петерсон (Trudy Huskamp Peterson). С уходом д-ра Вайнстайна, обязанности Архивиста исполняет заместитель Архивиста Адриен Томас (Adrienne Thomas).

Характер деятельности д-ра Вайнстайна и двух его предшественников существенно различался. Когда Президент Клинтон назначил руководителем архивной службы бывшего губернатора Канзаса Джона Карлина, архивное сообщество было озабочено тем, достаточна ли его квалификация для этой должности.  Я и сам, став архивистом, одно из первых своих писем по профессиональным вопросам написал Президенту Клинтону как раз по поводу этого назначения. Когда Президент Буш предложил на пост Архивиста д-ра  Вайнстайна,  поднимались вопросы по поводу его списка публикаций, - но он был настоящим историком,  и его деятельность в качестве руководителя Национальных Архивов  принесла огромную пользу профессиональному сообществу.

Во время назначения экс-губернатора Карлина, Национальные Архивы (National Archives and Records Administration, NARA)  нуждались в администраторе, способном наладить управление архивами. Именно Карлин, добился первоначального финансирования для проекта «Архив электронных документов» (Electronic Records Archive, ERA) , и наладил партнерские отношения с корпорацией «Локхид Мартин» (Lockheed Martin), позволившие запустить проект в работу. За время работы Архивистом д-ра Вайнстайна выросла репутация Национальных Архивов. Одним из его основных достижений является превращение проекта ERA в жизнеспособную программу, что приведет к революционным изменениям  процесса передачи документов на хранение в Национальные Архивы.

Сейчас Национальным Архивам нужен руководитель, глубоко разбирающийся в современных технологиях. Национальные Архивы должен быть лидером в архивном сообществе, и для их успеха их деятельности необходимо выдвинуть кого-то, кто способен в полной мере воспринять технологии и помочь Архивам двигаться вперед. Несмотря на многочисленную критику и имеющиеся серьёзные проблемы, нельзя оставлять программу электронных архивов ERA на произвол судьбы, нельзя допустить её угасание.

Я также, со всем уважением, рекомендую Вам обратиться к архивному сообществу при поиске кандидатов. Я с ходу мог бы назвать несколько имен специалистов, которые могли бы сделать удивительные вещи для Национальных архивов, людей, которые и хорошо подкованы в вопросах технологий, и глубоко понимают проблемы архивного дела. В архивном сообществе, на блогах высказывается масса предложений о том, кто должен стать следующим Архивистом Соединенных Штатов. Я знаю, что члены вашей переходной команды встретились сегодня с представителями Общества американских архивистов (Society of American Archivists, SAA), чтобы выслушать предложения и пожелания по поводу того, какие качества и квалификация необходимы следующему Архивисту.

Человек, которого Вы выберете, должен быть способен ориентироваться в тонкостях деятельности федерального агентства, и помочь в разработке политики, которая бы отразила одно из ключевых обещаний Вашей предвыборной кампании: об открытости и прозрачности. Предпринимаемые сейчас в NARA усилия по рассекречиванию документов должны продолжиться.

Наконец, новый Архивист Соединенных Штатов должна стать человек, который мог бы восстановить престиж, необходимый Национальным Архивам.  Хочу отметить, что четверо из девяти предыдущих Архивистов в своё время также поработали и Президентами Общества американских архивистов.

Один из ваших предшественников, Франклин Делано Рузвельт, основавший 1934 году Национальные Архивы, дает ещё несколько советов в письме, которое он написал бывшему Архивисту США Коннору, являвшемуся в тот момент Президентом Общества американских архивистов: «Мне не нужно говорить Вам о моем постоянном интересе к созданию архивов по всей стране». Говоря о работе Общества, и понимая, какую работу предстоит сделать, Президент Рузвельт писал: «Это потребует, конечно, огромного объема работы, из-за огромных объёмов федеральных, региональных и местных архивных документов всех видов, - но я думаю, что широкий план получит искреннюю поддержку населения, если его удастся должным образом разрекламировать». Эти слова вполне можно отнести к той необходимой работе, которую предстоит проделать Национальным Архивам.

«Храбрый Астронавт» (Brave Astronaut)

Источник: блог "Order from Chaos"
http://braveastronaut.blogspot.com/2009/01/open-letter-to-president-elect.html

воскресенье, 11 января 2009 г.

Ричард Кокс делится своими мыслями о будущем архивной профессии

Готовя свои первые в новом году заметки для блога, я попросила  нескольких архивистов, которыми я восхищаюсь, поделиться своими мыслями о самой большой возможности и самой серьёзной проблеме, с которыми сегодня сталкиваются архивисты. Ниже приведен первый ответ, полученный от собрата-блоггера, писателя и педагога в области архивного дела, Ричарда Кокса (Richard Cox - на фото):

Самая большая возможность:

Я считаю, что для американских архивистов важнейшая возможность связана с  выбором следующего Архивиста США (руководителя архивной службы страны – Ред.), представившаяся вследствие недавней отставки со своего поста Аллена Вайнстайна (Allen Weinstein).

Хотя многие архивисты-практики и игнорируют Национальные Архивы США и их деятельность, но из-за отсутствия сильного руководства и лидерства со стороны этого учреждения архивная профессия ослаблена. В течение длительного времени у нас не было сильного лидера, особенно в период  президентства Джорджа Буша, когда секретность в государственных органах выросла до беспрецедентного уровня, и государственные документы и информационные системы стали менее доступными. Руководство Национальных Архивов не только - за исключением отдельных вспышек риторики - хранило молчание по этому поводу (что, судя по всему, легко, с минимальным обсуждением принималось архивным сообществом), но оно также позволило втянуть себя в скандальные ситуации, такие, как тайные соглашения о повторном засекречивании ранее рассекреченных документов, - игнорируя при этом свою ответственность перед гражданами страны за ту роль, которые документы и информация играют в  обеспечении подотчетности правительства.

Независимо от того, кто как относится к Вайнстайну, ясно, что его отставка создает возможность (хотя бы по той причине, что закончился срок администрация Буша и ее заменяет администрация Обамы) назначения Архивиста, приверженного идее открытости правительства. Представители архивной профессии, действуя совместно с научными и профессиональными группами, должны сплотиться вокруг такого независимого Архивиста, который иначе видит миссию Национальных Архивов (как обеспечение подотчетности правительства, а не только решение задач в сфере культуры), и который готов взять на себя реформирование или определенную реорганизацию определенных функций (например, системы президентских библиотек). По меньшей мере, нам нужен Архивист, который не будет молчать, когда документы и информационные системы управляются неправильно или оказываются под угрозой. Такая перемена была бы освежающей!

Самая серьёзная проблема:

Большинство архивистов, если их спросить о наиболее острой проблеме, как мне кажется, подумают о различных вопросах, связанных с технологиями, - и таких проблем множество. Даже самобытность архивиста сейчас тесно переплетается с быстро меняющимися технологическими вопросами.

Тем не менее, наиболее важной я считаю проблему архивной этики. Политизация, вопросы интеллектуальной собственности, технологий, экономические потрясения и т.д. грозят архивистам новыми соблазнами и новыми ситуациями, с которые они ранее никогда не сталкивались.

Большая часть наших профессиональных ассоциаций вопросами этики занимается только на словах. Да, у них есть этические кодексы (потому что приличной профессии положено их иметь), но они мало что делают в поддержку этих кодексов, и уж те более не настаивают на их соблюдении. На самом деле не секрет, что архивисты, когда они сталкиваются с этическими дилеммами, оказываются предоставлены сами себе.

Для архивистов этот аспект их работы окажется наиболее сложным, и я предсказываю, что в какой-то момент в ближайшем будущем писать и проводить конференции по этических аспектам архивной работы будут больше и чаще, чем по поводу таких вопросов, как метаданные, обеспечение долговременной сохранности электронных документов и доступа  к ним.

На данный момент, архивистам приходится поодиночке разбираться с этическими проблемами. Хотя личная совесть, моральные и религиозные убеждения всегда будут играть важную роль, тем не менее, нельзя считать удовлетворительным то, архивная профессия в целом уделяет этике мало внимания (зацикливаясь, в то время, на практических и прозаических проблемах).

Архивистам очень трудно перенести свое внимание на такие вопросы, и молодых архивистов часто обескураживает, когда их романтические представления о профессии разбиваются о возникающие в реальном мире проблемы этического (или неэтичного) поведения. Рассмотрение этических вопросов будет способствовать, - нет, заставит, - архивистов переосмыслить свою миссию, своё место в обществе, и свою связь с окружающим миром. Учитывая внимание, уделяемое как научной общественностью, так и средствами массовой информации архивам и их значению, участие в решении этой задачи представляется  хорошим делом.

Что вы думаете об идеях Ричарда? Вопросы доступа к государственной информации много обсуждались (как на этом блоге, так и  в других местах), но я не видела, чтобы кто-либо поставил на таком уровне вопросы архивной этики. Большое спасибо Ричарду за то, что он выкроил время в своем напряженном графике, чтобы ответить на вопросы.

Kate T.

Источник: блог ArchivesNext
http://www.archivesnext.com/?p=222

суббота, 10 января 2009 г.

Великобритания: Начато публичное обсуждение проекта нового стандарта по управлению персональными данными

Британский институт стандартов (BSI) приглашает всех желающих принять участие в обсуждении проекта нового стандарта по управлению персональной информацией. После утверждения и публикации, стандарт поможет организациям в исполнении требования законодательства о защите персональных данных (Data Protection Act 1998).

В разработке стандарта принимали участие представители отраслей промышленности, органов власти и науки. Стандарт может быть использован любой организацией, сохраняющей персональные данные на живущих физических лиц. Он должен помочь организациям создать инфраструктуру, обеспечивающую непрерывное и постоянно улучшающееся соответствие требованиям закона о защите персональных данных.

Стандарт BS 10012 «Требования к управлению персональной информацией в соответствии с Законом о защите персональных данных 1998 года» (Specification for the management of personal information in compliance with the Data Protection Act 1998), публикация которого ожидается в июне 2009 года, принадлежит к семейству стандартов систем менеджмента (наиболее известными представителями этого семейства являются стандарты менеджмента качества). Он не предписывает, каким именно образом нужно выполнять операции, а описывает структуру, позволяющую организации эффективно управлять персональными данными. Например, стандарт большое внимание уделяет тому, чтобы организация разработала достаточную внутреннюю нормативную базу, выделила необходимые ресурсы (например, персонал),  и создала соответствующую корпоративную культуру в отношении персональных данных и их обработки.

Обсуждение продлится до 31 марта 2009 года. Стандарт доступен в онлайн-системе для публичного обсуждения проектов стандартов Британского института стандартов (BSI British Standards Draft Review system) по адресу http://drafts.bsigroup.com/wp-login.php (требуется бесплатная регистрация на сайте).

Помимо BS 10012, Британский институт стандартов предлагает ряд других публикаций по данной теме (часть из них будет обновлена после опубликования BS 10012):
  • BIP 0012 «Руководство по защите персональных данных» (Data Protection Guide),

  • BIP 0050 «Карманное руководство по защите персональных данных – Ключевые факты» (Data Protection Pocket Guide – Essential Facts At Your Fingertips),

  • BIP 0011 «Защита персональных данных в электронной коммерции – Обеспечение и укрепление уважения, доверия и уверенности в вашей организации» (Privacy in E-business – Promoting Respect, Trust and Confidence in your Organization),

  • BIP 0002 «Руководство по использованию персональных данных при тестировании  систем» (Guidelines for the Use of Personal Data in System Testing).
Источник: PublicTechnology.net / сайт BSI
http://www.publictechnology.net/modules.php?op=modload&name=News&file=article&sid=18488
http://drafts.bsigroup.com/

пятница, 9 января 2009 г.

Первым законопроектом, утвержденным новым составом Палаты представителей Конгресса США, стал законопроект о внесении поправок в закон о президентских документах

Появилась надежда на завершение семилетней борьбы историков и архивистов США за отмену Исполнительного приказа 13233 президента Буша, изданного в ноябре 2001 года, который ограничил доступ к президентским документам. 7 января 2009 года Палата представителей Конгресса США подавляющим большинством голосов одобрила законопроект H.R. 35 о внесении поправок в закон о президентских документах (Presidential Records Act). Выбор руководством Конгресса этого законопроекта в качестве первого существенного законодательного акта, принятого в 2009 году, не случаен – он символизирует приверженность идее прозрачности государства.

Новый президент Обама уже пообещал отменить исполнительный приказ  13233. Заинтересованные стороны надеются на то, что Сенат также быстро утвердит этот законопроект, с тем, чтобы вновь избранный президент смог подписать его сразу же после инаугурации.

Аналогичный по содержанию законопроект уже принимался Палатой представителей в марте 2007 года, но тогда администрация Буша пригрозила, в случае утверждения его обеими палатами, наложить на него вето.

В том виде, в каком он утвержден Палатой представителей, законопроект предусматривает:
  • Отмену исполнительного приказа 13233. Согласно закону о президентских документах, предполагается, что эти документы должны становиться доступными историкам через 12 лет после окончания срока полномочий соответствующей президентской администрации. Изданный в ноябре 2001 года президентом Бушем исполнительный приказ отменил ранее действовавший исполнительный приказ президента Рейгана и предоставил нынешним и бывшим президентам и вице-президентам широкие возможности по изъятию из публичного доступа президентских документов и по неограниченно долгой задержке их раскрытия.

    Законопроект отменяет положения исполнительного приказ Буша и определяет процедуры, обеспечивающие своевременное раскрытие президентских документов.

  • Установление ограниченных сроков экспертизы документов. Согласно исполнительному приказу Буша, Архивист США должен ждать, пока как действующий, так и соответствующие бывшие президенты одобрят раскрытие президентских документов, при этом этот процесс экспертизы документов может тянуться неопределенно долго. Законопроект предусматривает, что действующий и бывшие президенты имеют 40 дней на то, чтобы высказать свои возражения против раскрытия соответствующих документов Архивистом.

  • Ограничение права бывших президентов по изъятию президентских документов из публичного доступа. В соответствии с исполнительным приказом Рейгана, бывший президент мог обратиться к действующему президенту с просьбой продлить привилегированный статус документов, и тем самым изъять их из числа раскрываемых. В случае отказа действующего президента сделать это, документы должны были раскрываться, если только бывшему президенту не удастся отстоять свою позицию через суд.

    В исполнительном приказе Буша этот порядок был пересмотрен: Действующий президент должен был сохранять привилегированный статус документов, если только лицу, желающему с ними ознакомиться, не удастся убедить суд. Фактически, приказ Буша давал бывшим президентам практически неограниченные права по изъятию президентских документов из публичного доступа.

    Законопроект предусматривает возвращение к порядку, зафиксированному в приказе Рейгана, давая тем самым право действующему президенту возможность отказать бывшим президентам в необоснованных претензиях на сохранение привилегированного статуса их документов.

  • Вводится требование о том, что президент должен лично просить о сохранении привилегированного статуса документов. В соответствии с установленным Бушем порядком, даже лица, назначенные бывшим президентом, могли требовать сохранения привилегированного статуса документов после его смерти. Тем самым право на привилегированный статус фактически становилось частной собственностью. Законопроект четко устанавливает, что это право является личным правом действующего и бывших президентов, и не может быть передано родственникам, потомкам или уполномоченным лицам.

  • Отмена права на привилегированный статус документов для вице-президентов.  В качестве беспрецедентного до того шага, исполнительный приказ Буша  предоставил бывшим вице-президентам право на привилегированный статус вице-президентских документов. Законопроект восстанавливает традиционный порядок, когда право на привилегированный статус президентских документов предоставляется только президентам.
Законопроект также предусматривает, что Архивист США вправе отказать в доступе к подлинным президентским документам тем уполномоченным представителям бывшего президента, которые имеют судимость, связанную с экспертизой ценности, обеспечением сохранности, изъятием или уничтожением архивных документов. Поводом для такой формулировки послужила нашумевшая история о краже документов из Национальных Архивов США бывшим советником президента Клинтона по национальной безопасности Самюэлем Бергером, который 1 апреля 2005 признал себя виновным в неавторизованном изъятии и хранении у себя секретных документов.

Источник:  Национальная Историческая Коалиция (National Coalition for History)
http://historycoalition.org/2009/01/07/presidential-records-reform-act-is-first-bill-passed-by-the-new-house/