Дискуссия о том, каким должен быть новый Архивист США: Новый тип хранителя документов

Нужен такой новый руководитель национальной архивной службы – Архивист страны, который мог бы исправить накопившиеся за десятилетия проблемы в управления электронными материалами
Состояние делопроизводства и управления документами в федеральных органах десятилетиями было в плачевном состоянии. Однако у президента Барак Обамы есть уникальная возможность вернуть делопроизводство федерального правительства на правильный путь.

Отставка Аллена Вайнстайна (Allen Weinstein) с поста Архивиста Соединенных Штатов означает, что у Обамы есть возможность назначить человека, способного вырваться из пут прошлого и кардинально обновить деятельность Национальных Архивов (National Archives and Records Administration, NARA).

Проблемы, имеющиеся в управлении документами, являются следствием обычно низкого приоритета этой сферы деятельности. Статус сотрудников службы документационного обеспечения невысок, и на программы управления документами обычно выделяется скудное финансирование. Крупные неприятности с документами происходят регулярно, попадают на короткий срок на первые полосы газет, а затем о них забывают -  не приняв при этом каких-либо серьезных мер по исправлению положения. Руководители агентств и подчинённые им  должностные лица часто игнорируют требования законов и нормативных актов, относящиеся к документам, считая их малозначимыми.

Национальные Архивы находятся в эпицентре этой катастрофы в системе государственного управления.

Национальные Архивы управляют только документами постоянного срока хранения, переданными им агентствами. NARA не вмешивается, да и по большей части не в курсе того, как агентства создают и используют документы временного и постоянного срока хранения в своей повседневной деятельности.

Все надеются сейчас на то,  что Обама подберет на пост Архивиста выдающегося специалиста в области истории и архивного дела. Я надеюсь, что этот человек также будет иметь опыт организационной и управленческой работы.

Сегодня NARA - плохо управляемое агентство, чьё феодальное микроустройство жестко контролируется сверху. Ситуация требует назначения руководителя агентства с хорошими управленческими навыками, который мог бы заставить агентство уйти от традиционно-благодушного способа ведения деловой деятельности.

Нам нужен Архивист, которого бы волновало качество федеральных документов, как бумажных,  так и электронных. Что толку от эффективного управления Национальными Архивами архивными документами, если  передаваемая  агентствами на хранение документация некачественна и неполна? Нам нужен Архивист,  способный достучатся до своих коллег – глав агентств, способный объяснить им значение хорошего делопроизводства – ведь хорошее управление документами является неотъемлемой частью хорошего государственного управления.

Архивист должен прислушиваться к тем агентствам, которые совершенствуют свои программы управления документами, с тем, чтобы понимать,  какие изменения происходят в этой сфере. Национальные Архивы сейчас не являются лидером в инновациях в области управления документами. Скорее, они следуют – очень неторопливо – за творческой мыслью и за действиями, происходящими в отдельных ведомствах, там, где есть люди, которые понимают значение документов.

Правительство также нуждается в Архивисте, который способен организовывать работу с документами в мире, полном систем управления корпоративным контентом, средств коллективной работы, блогов, вики, динамических веб-приложений, - и в котором президент пользуется КПК BlackBerry. С электронными документами связаны новые проблемы, с которыми законы, написанные для бумажных документов, справляются не очень хорошо.

Я надеюсь, что президент назначит Архивиста, который будет расширять и углублять открытый доступ к архивам, и который начнет активно рассекречивать миллионы без нужды засекреченных документов администрации Буша и ряда предшествующих администраций.

Как сказал член комиссии по событиям 11 сентября Ричард Бен-Венист  (Richard Ben-Veniste), когда он ознакомился с выпущенным в 2007 году докладом о нацистских и японских военных преступлениях во время Второй мировой войны,  «право на доступ к информации должно «давить» все позывы к ограничению к ней доступа, за исключением действительно уважительных обстоятельств».

Дж. Спри (J. Timothy Sprehe)

Источник: Federal Computer Week, Jan. 26, 2009
http://fcw.com/articles/2009/01/26/a-new-kind-of-record-keeper.aspx?s=fcwdaily_270109