В организации уже существует здоровая культура работы с документами, так почему специалисты по управлению документами стоят в стороне?

Данный пост австралийского специалиста в области управления документами и информацией Карла Мелроуза (Karl Melrose – на фото) был опубликован 23 октября 2023 года на его блоге Meta-IRM (Мета-управление информацией и документами).

Специалисты по управлению документами нередко относятся к электронной почте как к антихристу, считая, что ею практически невозможно управлять – по крайней мере, таким образом, каким мы бы хотели это делать.

Для меня электронная почта также является показателем того, насколько глубоко культура работы с документами укоренилась в конкретной организации.

Электронная почта является почти идеальным примером того, для чего нужны документы: всякий раз, когда кому-то нужно общаться, но не обязательно в режиме реального времени; или же нужно передать что-то более «осязаемым» образом - этот человек документирует некоторую информацию в форме электронного письма и отправляет его.

Это прекрасный пример ведения документации.

Используя электронную почту для документирования информации, люди ощущают улучшение своей способности выполнять свою работу.

Что бы вы ответили, если бы вам было предложено оценить долю деятельности, которую организация осуществляет с применением не-документных средств, т.е. используя телефон, Teams, Zoom, личное общение? И какую долю деятельности организация осуществляет посредством составления и отправки электронных писем? А теперь скажите мне, что у вас нет здоровой культуры работы с документами :)

Полагаю, что в данный момент нам [специалистам по управлению документами – Н.Х.] следует задать себе два вопроса, раз уж наши организации выбрали борцов за культуру работы с документами.

• Как так получается, что наши методы и инструменты не являются частью этой процветающей культуры работы с документами?
  
  
• Каким образом мы могли бы повысить качество и полезность этой культуры?

Карл Мелроуз (Karl Melrose)

Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/theres-already-a-healthy-records

Особенности ведения, использования и хранения медицинской документации, оформленной при оказании лицу психиатрической помощи в недобровольном порядке

Федеральный закон от 4 августа 2023 г №464-ФЗ «О внесении изменений в Закон Российской Федерации «О психиатрической помощи и гарантиях прав граждан при ее оказании» и статью 79 Федерального закона «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации» был принят в целях реализации постановления Конституционного Суда Российской Федерации от 13 июля 2022 года №31-П «По делу о проверке конституционности пунктов 11 и 12 части 1 статьи 79 Федерального закона «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации» в связи с жалобой гражданки Ф.». (см. подробнее: Постановление Конституционного Суда Российской Федерации от 13 июля 2022 года №31-П)

Закон Российской Федерации от 2 июля 1992 года №3185-I «О психиатрической помощи и гарантиях прав граждан при ее оказании» дополнен статьей 40.1 «Особенности ведения, использования и хранения медицинской документации, оформленной при оказании лицу психиатрической помощи в недобровольном порядке».

Мой комментарий: Какими же мы, по примеру Запада, стали «политкорректными» и лицемерными – говорим «недобровольный» там, где раньше спокойно говорили, как есть: «принудительный» …

В медицинскую документацию с приобщением копии судебных актов, решения вышестоящего органа (вышестоящего должностного лица) или решения комиссии врачей-психиатров вносятся (ч.1):

• Сведения о вступившем в законную силу судебном акте или не обжалованном в суд решении вышестоящего органа (вышестоящего должностного лица) о признании необоснованными психиатрического освидетельствования, диспансерного наблюдения или госпитализации лица в медицинскую организацию, оказывающую психиатрическую помощь в стационарных условиях, в недобровольном порядке;
  
  
• Сведения об отказе суда в даче санкции на психиатрическое освидетельствование лица без его согласия или без согласия его законного представителя;
  
  
• Сведения об отклонении судом заявления о госпитализации лица в медицинскую организацию, оказывающую психиатрическую помощь в стационарных условиях, без его согласия или без согласия его законного представителя;
  
  
• Сведения о решении комиссии врачей-психиатров медицинской организации, оказывающей психиатрическую помощь в стационарных условиях, о признании госпитализации лица в недобровольном порядке в такую медицинскую организацию необоснованной.

В случае принятия таких судебных актов, решения вышестоящего органа (вышестоящего должностного лица) или решения комиссии врачей-психиатров использование медицинской документации, оформленной при оказании лицу психиатрической помощи в недобровольном порядке, для оценки состояния психического здоровья этого лица и выдачи в отношении его заключений, справок не допускается (ч.2).

Особенности ведения медицинской документации в таких случаях предусматриваются порядками ведения унифицированных форм медицинской документации, утвержденными федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере здравоохранения. При этом такая медицинская документация должна содержать указание на недопустимость ее использования для оценки состояния психического здоровья этого лица и выдачи в отношении его заключений, справок.

В случае принятия таких решений медицинская организация должна обеспечить обособленное хранение медицинской документации, исключающее возможность её использования при оказании психиатрической помощи этому лицу, а также обеспечивает ограничение доступа в информационных системах в сфере здравоохранения к медицинским документам, сформированным в форме электронного документа, и (или) сведениям об оказании лицу психиатрической помощи в недобровольном порядке (ч.4).

Федеральный закон вступает в силу с 1 апреля 2024 года.

Источник: Консультант Плюс
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=453969

Неопределённость в машинном обучении - ключ к раскрытию потенциала

Данная заметка Дика Вейсингера (Dick Weisinger – на фото) была опубликована 17 октября 2023 года на блоге компании Formtek.

Неопределенность - фундаментальный аспект машинного обучения, однако её часто упускают из виду (см. https://techxplore.com/news/2023-08-incorporating-human-error-machine.html ). Под неопределённостью понимают недостаток уверенности в каждом выходном результате алгоритма машинного обучения. Хотя создать обеспечивающий 100% уверенность алгоритм невозможно, важно понимать, что порождает неопределенность, как её измерить и как её можно снизить.

В машинном обучении неопределенность может появляться по многим причинам, включающих зашумленность данных, неполный охват предметной области и несовершенство моделей. Управление неопределенностью крайне важно для успеха проектов машинного обучения, поскольку оно позволяет получать более точные прогнозы и принимать колее качественные решения.

Значение неопределенности в машинном обучении выходит за рамки простого повышения точности модели. У неё также есть потенциал для того, чтобы революционизировать методы ведения деловой деятельности. Включив неопределенность в свои модели, коммерческие организации смогут принимать более обоснованные решения и лучше управлять рисками. Например, в финансовой сфере неопределенность можно использовать для моделирования волатильности рынка и улучшения инвестиционных стратегий.

По мере эволюции машинного обучения разрабатываются новые методы борьбы с неопределённостью. Одним из таких методов является проведение различия между алеаторической (aleatoric) и эпистемической (epistemic) неопределенностью. Алеаторической называют неопределенность, которая появляется из-за внутренне присущей данным стохастичности, в то время, как эпистемическая неопределенность возникает из-за недостатка знаний или информации. Проводя различие между этими двумя типами неопределенности, модели машинного обучения могут лучше количественно оценивать неопределенность и управлять ею.

Неопределенность - ключевой элемент машинного обучения, с которым связан большой потенциал для повышения точности моделей и улучшения процессов принятия решений. По мере эволюции этой области разрабатываются новые методы борьбы с неопределенностью, открывающие ещё большие потенциальные возможности для деловой деятельности и технологий. Приняв и осознав существование неопределенности, мы можем полностью раскрыть весь потенциал машинного обучения.

Дик Вейсингер (Dick Weisinger)

Источник: блог компании Formtek
https://formtek.com/blog/uncertainty-in-machine-learning-the-key-to-unlocking-potential/

Порядок оформления электронного документа, содержащего сведения об отнесении гражданина к категории граждан предпенсионного возраста

Фонд пенсионного и социального страхования РФ (СФР) приказом от 14 сентября 2023 года №1699 утвердил «Порядок оформления электронного документа, содержащего сведения об отнесении гражданина к категории граждан предпенсионного возраста».

Приказ ПФР от 29 октября 2018 г. №464п по данному вопросу признан утратившим силу.

Электронный документ, содержащий сведения об отнесении граждан к категории лиц предпенсионного возраста (электронный документ), предоставляется гражданам, обратившимся лично либо через своего представителя путем подачи запроса о предоставлении этих сведений (п.1):

• Непосредственно в территориальный орган Фонда пенсионного и социального, страхования Российской Федерации;
  
  
• В многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг (в случае если между территориальным органом СФР и многофункциональным центром заключено соглашение о взаимодействии и подача указанного запроса предусмотрена перечнем государственных и муниципальных услуг, предоставляемых в многофункциональном центре, установленным соглашением);
  
  
• По почте (запрос);
  
  
• Направлением запроса в электронной форме через федеральную государственную информационную систему «Единый портал государственных и муниципальных услуг» (запрос в электронной форме).

Запрос в электронной форме регистрируется в автоматическом режиме в информационной системе Фонда пенсионного и социального страхования РФ в день его поступления в фонд. Регистрация запроса, запроса в электронной форме осуществляется путем присвоения ему идентификационного номера с указанием даты регистрации (п.2).

При обработке запросов, запросов в электронной форме информационной системой Фонда пенсионного и социального страхования РФ осуществляется автоматическая проверка наличия условий, необходимых для отнесения гражданина к этой категории (п.3)
Электронный документ формируется в автоматическом режиме на основании сведений, имеющихся в распоряжении Фонда, в том числе, сведений индивидуального (персонифицированного) учета, не позднее рабочего дня, следующего за днем регистрации запроса (п.4).

В случае отсутствия в распоряжении Фонда сведений, необходимых для предоставления электронного документа, гражданин информируется об отсутствии в распоряжении Фонда сведений об отнесении гражданина к категории граждан предпенсионного возраста, о возможности получения сведений о состоянии индивидуального лицевого счета застрахованного лица, а также дополнения (уточнения) индивидуального лицевого счета гражданина (п.5).

Электронный документ подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного должностного лица территориального органа СФР (п.6).

В электронном документе проставляется отметка, содержащая информацию об уполномоченном должностном лице территориального органа СФР, подписавшем его.

Электронный документ направляется гражданину с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети «Интернет», и (или) на адрес электронной почты, указанный в запросе, не позднее трех рабочих дней со дня регистрации запроса в территориальном органе СФР (п.7).

В случае подачи запроса в электронной форме через федеральную государственную информационную систему «Единый портал государственных и муниципальных услуг» электронный документ направляется гражданину в режиме реального времени.

Мой комментарий: Больше всего мне понравился срок ответа на запрос гражданина «в режиме реального времени» - ну прямо-таки космические скорости реагирования на обращения граждан! :) Правда, подобные «бесшабашные» формулировки могут создать головную боль для самого СФР и его сотрудников – а ну как возникнут какие-либо осложнения, требующие дополнительного времени для их разрешения, или просто портал временно окажется неработоспособен?

Источник: Гарант
https://www.garant.ru/hotlaw/federal/1652975/

Штат Виктория, Австралия: Проект организации экспертизы ценности, уничтожения/передачи и обеспечения долговременной сохранности электронной почты

Данная заметка была опубликована 17 октября 2023 года на сайте Управления государственных документов австралийского штата Виктория (Public Record Office Victoria, PROV).

В рамках инициативы «Стратегия штата Виктория в области управления электронными документами» (VERS) для государственных органов разрабатываются решения для управления унаследованной электронной почтой, хранящейся в системе Lotus Notes.

Предыстория

Электронная почта является важным элементом ведения деловой деятельности, и электронная переписка государственным органов считается государственными документами в соответствии с Законом о государственных документах 1973 года (Public Records Act 1973). Электронная почта позволяет обмениваться идеями, принимать решения и поддерживать сотрудничество между всё более рассредоточенными сотрудниками. В государственных органах некоторые электронные письма также являются ключевыми свидетельствами / доказательствами, необходимыми для обеспечения подотчётности, и их следует сохранять в качестве государственных документов для будущего.

С конца 1990-х годов правительство штата Виктория использовало приложение электронной почты Lotus Notes в качестве основного средства обмена информацией как внутри штата, так и за его пределами. Ключевые действия и решения государственных служащих фиксируются в электронной почте, и она является основным хранилищем документов органов правительства штата Виктория.

Учитывая используемый в Lotus Notes проприетарный формат, а также накопленные объёмы электронной переписки (хранящейся как онлайн, так и на ленточных накопителях), доступ к электронным письмам и их извлечение с целью анализа и использования в качестве свидетельств решений, могут оказаться сложными, дорогостоящими и трудоёмкими. Это означает, что ценность электронной почты как источника информации не может быть в полной мере реализована.

Это ставит под угрозу репутацию государственных органов штата Виктория в плане прозрачности и подотчетности и создает риски для нынешней администрации, а также потенциально может привести к появлению пробелов в документированной памяти штата Виктория.

О проекте

Управление государственных документов австралийского штата Виктория (Public Record Office Victoria, PROV) выполняет проект по разработке и тестированию решений для надлежащего захвата, хранения, экспертизы ценности и уничтожения/передачи на архивное хранение накоплений электронной почты в системе Lotus Notes.

Проект реализуется в несколько этапов, которые описаны ниже.

Этап 1: Проверка работоспособности концепции, 2017–2018 годы

На первом этапе Управление PROV провело проверку работоспособности концепции посредством тестирования инструмента компании CenITex для э-раскрытия на выборке из 4,6 миллионов электронных писем из системы Lotus Notes.

Основное внимание в ходе проверки концепции уделялось результатам отбора на уничтожение и на архивное хранение, включая следующее:

• Проведение первоначальной оценки с целью количественной и качественной характеризации тестовой выборки сообщений электронной почты;
  
  
• Выявление дубликатов в тестовой выборке (43% процента сообщений оказались дубликатами);
  
  
• Выявление в тестовой выборке малоценных сообщений и сообщений, не относящихся к деловой деятельности государственного органа, посредством анализа доменных имён;
  
  
• Ручной просмотр и анализ результатов с целью определения точности обработки.

Для получения дополнительной информации, скачайте наш сводный отчет по первому этапу, доступный по адресу: https://prov.vic.gov.au/sites/default/files/Blog/Government%20recordkeeping/Victoria%20Government%20Email%20Machine%20Assisted%20Appraisal%20Final.pdf

Этап 2, 2019-2020 годы

На втором этапе проекта коллекция электронных писем Управление PROV из системы Lotus Notes (около 1,2 миллиона электронных писем) использовалась в качестве тестового набора данных для изучения подходов к:

• Устранение дубликатов электронных писем (более 40% писем в выборке были дубликатами);
  
  
• Сохранение/восстановление группировки электронных писем в цепочки с целью сохранения ведущихся посредством электронной переписки бесед и сокращения общего количества документов;
  
  
• Выявление писем, не попадающим в категорию государственных документов, с помощью анализа заголовков электронной почты и доменов;
  
  
• Преобразование электронных писем в инкапсулированные объекты VERS (VEO – контейнерный формат, в котором в штата Виктория электронные документы передаются на постоянное архивное хранение – Н.Х.).

Ключевым результатом второго этапа стало подтверждение того, что формат NSF не является жизнеспособным форматом хранения документов в электронной почте. Это означает, что накопившиеся объёмы необработанной электронной переписки государственных органов штата Виктория в системе Lotus Notes необходимо будет быстро обработать, прежде чем они морально устареют.

Для получения дополнительной информации, скачайте наш сводный отчет по второму этапу, доступный по адресу: https://prov.vic.gov.au/sites/default/files/Govt%20Services%20General/Email-Stage2-Project-Summary-Report-2020.pdf

Этап 3, 2022-2024 годы

На третьем этапе Управление PROV разрабатывает решения и рекомендации в отношении захватываемых государственными органами в онлайн-среде текущих и будущих электронных писем, с тем, чтобы справиться с растущими объёмами электронной почты, хранящимися в органах государственной власти. Этот процесс также может применяться к массивам необработанной унаследованной электронной переписки в Lotus Notes, хранящимся в некоторых государственных органах.

Основными задачами третьего этапа являются:

• Изучение возможности применения макроэкспертизы ценности (macro appraisal) = подхода, при котором приоритет отдаётся органам исполнительной власти и принадлежащим им ключевым учётным записям электронной почты;
  
  
• Автоматизация процесса выявления с помощью инструментов с открытым исходным кодом писем, которые не относятся к деятельности государственного органа, а также малоценных писем сиюминутного значения, что позволяет сократить объёмы электронной почты;
  
  
• Разработка рекомендаций для государственных органов по проведению уничтожения и по обеспечению долговременной сохранности, применимых к текущей и будущей электронной переписке, а также к унаследованным электронным письмам Lotus Notes, хранящимся на лентах в виде файлов формата Lotus Notes Storage Format (NSF).

Для получения дополнительной информации, скачайте, пожалуйста, наше краткое изложение плана третьего этапа проекта по адресу:  https://prov.vic.gov.au/sites/default/files/files/Blog/Government%20recordkeeping/Email_Stage_3_Project_Summary_2023.pdf

Источник: сайт PROV
https://prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/research-projects/email-appraisal-disposal-preservation-project

Ответ на вопрос коллеги: Организация издания нормативно-правовых актов исполнительных органов субъекта Российской Федерации в виде электронных документов

Вопрос: Возможна ли в настоящее время, на Ваш взгляд, организация издания нормативно-правовых актов исполнительных органов субъекта Российской Федерации в виде электронного документа?

Ответ: В принципе, в отсутствие прямого запрета в законодательстве вполне возможен выпуск нормативно-правовых актов и их официальная публикация в электронном виде. Сейчас идут колоссальные сдвиги в сторону электронных документов и электронного документооборота во всех сферах деятельности - и законодательство тоже становится более дружественным к электронным документам. Большое влияние здесь оказала эпидемия коронавируса, когда в интересах поддержания деловой деятельности и перехода на дистанционную работу резко была сокращена сфера применения бумажных документов. Смена поколения руководителей тоже способствовала предпочтительному использованию ИКТ.

Достаточно часто руководители регионов предлагают (мягко говоря) перевести все документы региональных органов государственной власти в электронный вид и подписывать их усиленными электронными подписями уполномоченных должностных лиц, включая руководителя региона.

Подобная тенденция наблюдается повсеместно, и чаще всего мнение службы делопроизводства и архивов никто не спрашивают - их просто ставят перед фактом. В результате возникает вопрос о том, что делать и как хранить эти электронные документы, если ключевые проблемы долговременного хранения электронных документов у нас в стране не решены ни на законодательном, ни на организационном уровне; а государственные и муниципальные архивы – за единичными исключения – также не готовы обеспечить архивное хранение электронных документов ввиду отсутствия финансирования, квалифицированных кадров, технологий, методик и адекватной нормативно-правовой базы.

Какие вопросы, как правило, рассматриваются в законах, регламентирующих порядок принятия региональных законов? Обычно это вопрос о том, кто подписывает закон. Учитывая, что большинство этих региональных законов изначально было принято лет двадцать назад, когда об электронных документах и подписях мало кто слышал (закон Москвы, например, был принят в 2001 году), никто и не думал включать в них требование о том, что закон нужно оформить на бумаге :) Но и при обновлении законодательства данный вопрос часто по-прежнему не регламентируется (что не обязательно плохо, поскольку разумным руководителям отсутствие жёстких требований обеспечивает большую гибкость в работе):

Федеральный закон от 06.10.1999 № 184-ФЗ «Об общих принципах организации законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации»

Статья 8. Порядок обнародования и вступления в силу нормативных правовых актов субъекта Российской Федерации

2. Высшее должностное лицо субъекта Российской Федерации (руководитель высшего исполнительного органа государственной власти субъекта Российской Федерации) обязано (обязан) обнародовать конституцию (устав), закон субъекта Российской Федерации, удостоверив обнародование закона путем его подписания или издания специального акта, либо отклонить закон в срок, который устанавливается конституцией (уставом) и законом субъекта Российской Федерации и не должен превышать четырнадцать календарных дней с момента поступления указанного закона

Закон утратил силу с 1 января 2023 года в связи с принятием Федерального закона от 21 2021 № 414-ФЗ.

Федеральный закон от 21 декабря 2021 года № 414-ФЗ «Об общих принципах организации публичной власти в субъектах Российской Федерации»

Статья 13. Обнародование и вступление в силу нормативных правовых актов субъекта Российской Федерации

2. Высшее должностное лицо субъекта Российской Федерации обнародует конституцию (устав), подписывает и обнародует закон субъекта Российской Федерации либо отклоняет закон в срок и в порядке, которые устанавливаются конституцией (уставом) и законом субъекта Российской Федерации. …

Закон г. Москвы от 14.12.2001 № 70 «О законах города Москвы и постановлениях Московской городской Думы»

Статья 18. Принятие закона города Москвы, принятие и подписание постановления Московской городской Думы

5. Постановление Московской городской Думы в четырнадцатидневный срок после его принятия подписывается Председателем Московской городской Думы.

Статья 18.1. Подписание и обнародование Мэром Москвы закона города Москвы. Отклонение Мэром Москвы закона города Москвы

1.    Принятый Московской городской Думой закон города Москвы подписывается и обнародуется Мэром Москвы в четырнадцатидневный срок со дня его получения. Мэр Москвы в течение указанного срока вправе отклонить закон города Москвы (наложить на него вето) и направить закон на повторное рассмотрение Московской городской Думы вместе со своими поправками или с заключением о нецелесообразности принятия данного закона (мотивированным обоснованием его отклонения).

В связи с принятием положений законодательства о том, что документы, подписанные УКЭП, имеют ту же юридическую силу, что и бумажные документы, -  очень трудно объяснить прогрессивным руководителям, почему нельзя всё перевести в электронный вид. Более того, в законе «Об электронной подписи» предусмотрено исключение, когда документ нужно составлять только на бумажном носителе.

Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»

Статья 6. Условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью

1. Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

В этой связи обращает внимание законопроект № 1173189-7 «О внесении изменений в Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и отдельные законодательные акты Российской Федерации», котором предусматривает расширение полномочий Росархива (статья 4. Полномочия Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальных образований в сфере архивного дела) по «утверждению перечня видов архивных документов, относящихся к составу Архивного фонда Российской Федерации, хранение которых осуществляется исключительно на бумажном носителе».

В докладе руководителя Росархива А.Н.Артизова «Актуальные вопросы деятельности отечественных архивов» сделанном на Совете по архивному делу при Федеральном архивном агентстве в г. Санкт-Петербурге 26 сентября 2023 года отмечалось, что Росархив хочет утвердить такой перечень и фактически обязать источники комплектования формировать документы, включенные в перечень, на бумажном носителе и подписывать собственноручной подписью уполномоченного лица. Именно бумажные документы Росархив предполагает принимать на государственное архивное хранение.

Правда, вряд ли у Росархива (авторитет которого за последние году и без того сильно упал) что-то получится – документы создаются не для того, чтобы сделать приятное государственным архивистам, а для того, чтобы эффективно решать задачи государственного управления и деловой деятельности. Уже сейчас есть тенденция, когда руководство соответствующего уровня просто приказывает своим архивам брать то, что им дадут.

Доклад Руководителя Росархива А.Н. Артизова «Актуальные вопросы деятельности отечественных архивов» на Совете по архивному делу при Федеральном архивном агентстве, г. Санкт-Петербург, 26 сентября 2023 г. (см.: http://archives.gov.ru/reporting/report-artizov-2023-spb.shtml ).

Продолжается подготовка ко второму чтению проекта федерального закона № 1173189-7, положениями которого предусматривается, в том числе, регулирование вопросов, связанных с электронными архивными документами.

Статьей 4 законопроекта предполагается наделить Росархив полномочиями, в том числе, по разработке и утверждению Перечня видов архивных документов, относящихся к составу Архивного фонда Российской Федерации, хранение которых осуществляется исключительно на бумажном носителе. Таким образом, один из экземпляров подлинника документа, включенного в указанный Перечень, в обязательном порядке должен будет формироваться на бумажном носителе и подписываться собственноручной подписью уполномоченного лица. Именно этот экземпляр подлежит передаче на хранение в государственный или муниципальный архив. Исключение могут составить лишь документы, создание которых в электронном виде предусмотрено законодательством Российской Федерации.

С моей точки зрения, создание двух подлинников, электронного и бумажного, для наиболее ответственных региональных законов, имеющих историческое значение, можно предложить в качестве компромиссной переходной меры. Это не сильно усложняет деловые процессы - в оперативную работу будет уходить электронный подлинник, а бумажный подлинник сразу отправится в архив.

Руководству (которое обычно хочет, чтобы о его заслугах помнили) можно объяснить, что, помимо проблем с сохранностью исторических документов, электронный подлинник совсем не так красиво и убедительно выглядит в музейной экспозиции :) Официальная публичная церемония подписания бумажного документа опять-таки имеет церемониальное значение – и в определенных случаях это важный общественно-политический фактор.

При этом стоит понимать, что бумага стремительно теряет свои позиции как основной носитель информации, но, тем не менее, у неё остаются свои ниши (например, когда приходится действовать в условиях ЧП; или когда нужны 100% гарантии сохранности в течение очень длительного времени). Более того, аналоговые носители могут иногда использоваться и для сохранения электронных документов.

Но не нужно строить несбыточных иллюзий – бумага очень скоро уйдёт туда же, куда ушли каменные скрижали, глиняные таблички, папирус и пергамент.

Почему всем, кто занимается управлением документами, следует изучать «Свод знаний по управлению данными» (DMBoK)

Данный пост австралийского специалиста в области управления документами и информацией Карла Мелроуза (Karl Melrose – на фото) был опубликован 22 октября 2023 года на его блоге Meta-IRM (Мета-управление информацией и документами).

Мой комментарий: В данном посте речь идёт о «Своде знаний по управлению данными» (Data Management Body of Knowledge, DMBoK), подготовленном добровольной международной некоммерческой организацией «Ассоциация по управлению данными» (Data Management Association, DAMA International, https://www.dama.org/ ).

Первая редакция Свода была опубликована в 2009 году, вторая – в 2017 году. Существует перевод на русский язык - «DAMA-DMBOK: Свод знаний по управлению данными. Второе издание», объёмом 830 страниц, см. https://tinyurl.com/2h63r3j5 .

 

Я только что начал свою подготовку по программе получения профессиональной квалификации «Сертифицированный специалист по управлению данными» (Certified Data Management Professional, CDMP – проводится ассоциацией DAMA International – Н.Х.) – и был приятно удивлён, открыв «Свод знаний по управлению данными» (DMBOK). Независимо от того, к чему меня в будущем приведёт этот путь, начало было положено хорошее.

Итак, зачем вам читать DMBOK, если вы занимаетесь управление документами? Для этого имеется множество причин, и основная из них заключается в том, что управление документами и управление данными сейчас сливаются воедино. Организации, наконец, начали осознавать, что риски в каждой из этих сфер деятельности одни и те же риски, и что источники получения деловой отдачи также одни и те же.

Конечно, вам могут потребоваться несколько отличающиеся технические знания и навыки для управления тем, что мы называем «данными» и «документами», - однако если у вас нет единого подхода, то вам на практике приходится использовать две разные системы управления рисками и деловой отдачей, и это при том, что риски и отдача реализуются совершенно одинаково в обоих случаях.

Вторая основная причина заключается в следующем: Я готов поспорить на крупную сумму денег, что среди всего того, чем управляют специалисты по данным, вам не удастся найти ничего, что не было бы первоначально записано / задокументировано - так что представление о том, что данные не являются документами, ошибочно, и нам [специалистам по управлению документами – Н.Х.] следует научиться управлять данными.

Третьей причиной является чистая предвзятость восприятия.

Я на своём блоге регулярно возвращаюсь к ряду тем, двумя из которых являются следующие:

• Нам нужно, чтобы деятельность по управлению давала известную экономическую отдачу – потому что если документы не дают экономической отдачи, то зачем платить нам [специалистам по управлению документами – Н.Х.] за управление ими?
  
  
• В наши обязанности входит управление качеством документов, которые мы ведём и храним - потому что, если качество документов не имеет значения, то зачем платить нам за управление ими, почему бы просто не оставить всё в беспорядке?

Чем дольше мы будем оставлять эти два момента на волю случая, тем дольше люди будут принимать различные решения в отношении документов, исходя из разного понимании их ценности – и не будет нам никаких призов за то, что мы ценим документы выше, чем представители высшего руководства, которые недооценивая их на протяжении десятилетий.

Вот почему мне было очень приятно найти раздел 2.4 на странице 21 Свода DMBOK. Если бы вы прочли один только этот раздел, но при этом восприняли сформулированные в нём принципы, то, полагаю, вы бы получили от этого немалую пользу.

DMBOK можно приобрести как через DAMA, так и, вероятно, «во всех хороших книжных магазинах».

Карл Мелроуз (Karl Melrose)

Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/why-everyone-in-records-should-be

Банк России перешёл на использование единого формата машиночитаемой доверенности

Банк России своим письмом от 2 октября 2023 года №014-46-4/9316 проинформировал, что со 2 октября 2023 года для взаимодействия участников информационного обмена с Банком России посредством личного кабинета при формировании доверенностей в электронной форме в машиночитаемом виде (МЧД), предусмотренных статьями 17.2 и 17.3 федерального закона от 06.04.2011 №63-ФЗ «Об электронной подписи», следует использовать формат МЧД, размещенный Минцифры России на едином портале государственных и муниципальных услуг (единый формат, версия 003).

Допускается использование МЧД, сформированных до 2 октября 2023 года по форме, размещенной на сайте Банка России (письмо Банка России от 8 сентября 2021 года №017-46-2/8806) до прекращения их действия.

Мой комментарий: Федеральный закон от 27.12.2019 №476-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об электронной подписи» и статью 1 Федерального закона «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»» в статье 17.5 установил, что формы доверенности «могут быть определены и размещены на официальных сайтах операторами государственных и муниципальных информационных систем, для использования в которых представляются документы, Центральным банком Российской Федерации на официальном сайте Центрального банка Российской Федерации в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» в отношении доверенностей, выдаваемых участниками финансового рынка, а также Федеральной нотариальной палатой на официальном сайте Федеральной нотариальной палаты в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» в отношении доверенностей, удостоверенных нотариусами», т.е. предполагалось, что формы доверенностей могут быть разные и что они могут утверждаться различными органами.

Через три года (т.е. лишь тогда, когда МЧД начали применяться на практике) до всех участников процесса, наконец, дошло, что многообразие форм доверенностей влечёт за собой массу недостатков и неудобств, и что лучшим вариантом является использование единой универсальной формы доверенности :)

Источник: Консультант Плюс
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=458758

Важность метаданных для стратегического управления данными

Данная заметка Дика Вейсингера (Dick Weisinger – на фото) была опубликована 18 октября 2023 года на блоге компании Formtek.

Стратегическое управление данными (data governance) является критически-важным компонентом современной деловой деятельности, обеспечивающим легкодоступность, высокое качество и актуальность данных. Сегодня, однако, многие программы стратегического управления оказываются неэффективными - часто из-за отсутствия понимания потенциала получения деловой отдачи от стратегического управления данными. Одним из решений этой проблемы является использование метаданных.

Метаданные обеспечивают контекст для данных, превращая их в полезную информацию. Управляя метаданными, коммерческие организации могут обеспечить согласованное и эффективное использование своих данных. Это особенно важно, когда речь идёт о безопасности и о соответствия требованиям стандартов, а также о том, чтобы разные сотрудники организации видели и понимали одну и ту же информацию.

Практическим примером современного использования метаданных в стратегическом управлении является способность контролировать, как могут использоваться данные, кто может получить к ним доступ и для каких целей. Например, можно настроить ограничения пользователей на доступ к персональным данным, и определить, кто и к каким данным имеет доступ и как эти данные могут использоваться.

Важность метаданных увеличивается по мере того, как такие технологические тенденции, как большие данные, облачные технологии, самообслуживание и гибкие технологии, бросают вызов традиционным практикам стратегического управления данными. Внедряя новые методы стратегического управления, включающие управление метаданными, которые обеспечивают данным контекст и поддерживают их согласованное использование, организации могут повысить качество своих данных и получить отдачу от своих инициатив, основанных на данных.

Дик Вейсингер (Dick Weisinger)

Источник: блог компании Formtek
https://formtek.com/blog/the-importance-of-metadata-in-data-governance/

Карл Мелроуз и его коллеги Майкл Аптон и Джуди Верно выложили 26-й подкаст по теме управления информацией с участием Джеймса Прайса

24 ноября 2023 года на канале «Information Revolution podcast» на сайте YouTube был выложен очередной, 26-й по счёту подкаст, подготовленный австралийским специалистом в области управления документами и информацией Карлом Мелроузом (Karl Melrose – на фото) и его новозеландскими коллегами Майклом Аптоном (Michael Upton) и Джуди Верно (Judi Vernau). В записи подкаста принял участие приглашённый гость - Джеймс Прайс (James Price), считающийся специалистом по определению ценности информационных активов.

Напомню, что если открыть подкаст в браузере Yandex, то при наведении курсора в верхнюю часть видео появится меню, позволяющее включить ИИ-автоперевод и субтитры (можно выбрать как английский, так и русский язык, нажав на «троеточие»). Подготовка автоперевода может занять несколько минут.

Эпизод 26: «Обсуждение вопросов определения ценности информационных активов с участием Джеймса Прайса» (Valuing information assets with James Price)

Подкаст продолжительностью 49 минут был выложен 24 ноября 2023 года. В описании этого подкаста ( https://www.youtube.com/watch?v=CjHSsM8kkww ) сказано:

«В прошлом эпизоде ведущие «Информационной революции» говорили об оценке информации. На этот раз Джеймс Прайс (James Price) из австралийской консультационной компании Experience Matters («Опыт имеет значение») делится с нами результатами своих исследований и историями, убедительно раскрывающими ценность информации, знаний и данных.

Некоторые полезные ссылки:

• Первый из материалов исследований, на который ссылается Джеймс: https://www.experiencematters.com.au/wp-content/uploads/2022/08/Barriers-to-the-Effective-Deployment-of-Information-Assets.-An-Executive-Management-Perspective.pdf
  
  
• «Всесторонняя модель зрелости управления информационными активами» (Holistic Information Asset Management Maturity Model): https://www.experiencematters.com.au/wp-content/uploads/2022/08/Information-Asset-Maturity-Model-2021.pdf
  
  
• Веб-сайт компании Experience Matters: https://www.experiencematters.com.au/
  
  
• Недавнее исследование компании Ocean Tomo об оценке стоимости нематериальных активов: https://oceantomo.com/intangible-asset-market-value-study/
  
  
• Упоминается Лаура Себастьян-Коулман (Laura Sebastian-Coleman – специалист по качеству данных, лауреат премии DAMA за 2018 год, редактор DAMA-DMBOK2 – Н.Х.), и вот ссылка на «Свод знаний по управлению данными» (Data management body of knowledge, DMBoK), разработанный международной некоммерческой организацией «Ассоциация по управлению данными» (Data Management Association, DAMA International, https://www.dama.org/ ): https://technicspub.com/dmbok2/ »

Источник: сайт YouTube  
https://www.youtube.com/watch?v=AGTBb-2Y2N8

В свободном доступе выложена книга «Архивы, доступ и искусственный интеллект»

На сайте издательства Билефельдского университета (Bielefeld University Press, Германия) в свободном доступе выложена электронная версия книги «Архивы, доступ и искусственный интеллект - Работа с изначально-электронными и оцифрованными архивными коллекциями» (Archives, Access and Artificial Intelligence - Working with Born-Digital and Digitized Archival Collections), вышедшей в 2022 году на английском языке под редакцией д-ра Лиз Жайян (Lise Jaillant - на фото), сотрудника факультета общественных и гуманитарных наук университета Лавборо (Loughborough, Великобритания).

Книгу объёмом 225 страниц можно скачать по адресу:
https://www.bielefeld-university-press.org/media/pdf/0c/c1/5a/oa9783839455845worQbT0bm5fOb.pdf

Книга состоит из 7 глав, написанных различными специалистами. В аннотации на книгу отмечается:

«Электронные (цифровые) архивы трансформируют гуманитарные и естественные науки. Оцифрованные коллекции газет и книг подтолкнули ученых к разработке новых методов, связанных с интенсивной обработкой данных. Благодаря развитию как программного обеспечения с открытым доступом, так и коммерческого программного обеспечения теперь лучше обеспечивается долговременная сохранность электронных архивов и управление ими. Цифровые гуманитарные науки с периферии переместились в центр академической деятельности. Однако путь от экспертизы ценности документов к их анализу далеко не гладкий. В данной книге рассматриваются междисциплинарные подходы, направленные на улучшение возможностей поиска, доступности и использования изначально электронных архивных документов и других культурных ценностей.»

Содержание книги следующее:

• Введение (Лиз Жайян (Lise Jaillant), университет Лавборо, Великобритания)
  
  
• Глава 1: Искусственный интеллект и исследование материалов цифрового фотоархива (Хан (Han), Корнельский университет; Вардан Папян (Vardan Papyan), Университет Торонто; Эллен Прокоп (Ellen Prokop), Национальная галерея искусств, Вашингтон, США; Дэвид Донохо (David L. Donoho), Стэнфордский университет; Ричард Джонсон-младший (C. Richard Johnson, Jr.), Корнельский университет)
  
  
• Глава 2: Веб-архивы и проблема доступа: прототип контрольной панели для исследователей веб-архива правительства Великобритании (Марк Белл (Mark Bell) и Том Сторрар (Tom Storrar), Национальные Архив Великобритании; Джейн Уинтерс (Jane Winters), факультет перспективных исследований Университета Лондона)
  
  
• Глава 3: Дизайн-мышление, удобство работы пользователей и изначально-электронные архивы: Решение проблемы закрытых для пользователей «тёмных архивов» (Лиз Жайан)
  
  
• Глава 4: На пути к критически оцениваемым данным при изучении поведения пользователей цифровых библиотек (Пол Гудинг (Paul Gooding), Университет Глазго)
  
  
• Глава 5. Рецензирование рецензентов: Обучение нейронных сетей чтению рецензий (Мартин Пол Ив (Martin Paul Eve), Университет Лондона; Роберт Гэди (Robert Gadie) и Виктория Оденийи (Victoria Odeniyi), Университет искусств в Лондоне; Шахина Парвин (Shahina Parvin), Университет Брэндона, Бангладеш)
  
  
• Глава 6. Контролируемое и неконтролируемое машинное обучение: Подходы к машинному обучению для текстовых объектов (Тобиас Ходел (Tobias Hodel), Бернский университет)
  
  
• Глава 7. Приглашение ИИ в архивы: Внедрение технологии распознавания рукописного текста в работу по транскрибированию исторических рукописей (Мелисса Террас (Melissa Terras), Эдинбургский университет)
  
  
• Послесловие: На пути к новой дисциплине - вычислительной архивной науке (Computational Archival Science, CAS) (Ричард Марчиано, Университет Мэриленда)

Источник: сайт издательства Билефельдского университета
https://www.bielefeld-university-press.org/978-3-8376-5584-1/archives-access-and-artificial-intelligence/

Конституционный суд: Истребование документов у бывшего руководителя организации

28 сентября 2023 года Конституционный Суд РФ вынес определение №2450-О «Об отказе в принятии к рассмотрению жалобы гражданки … на нарушение её конституционных прав частью 4 статьи 29 Федерального закона «О бухгалтерском учете».

Суть спора

Ранее решением арбитражного суда был удовлетворен иск от общества с ограниченной ответственностью к гражданке, являвшейся бывшим генеральным директором этого общества, об обязании передать подлинники документов общества.

Впоследствии постановлением арбитражного апелляционного суда, оставленным без изменения постановлением суда кассационной инстанции, решение было изменено - из его резолютивной части была исключена обязанность ответчика передать обществу документы, не имеющие значения для его деятельности. В остальной части решение арбитражного суда первой инстанции было оставлено без изменения.

Гражданка попробовала оспорить конституционность части 4 статьи 29 «Хранение документов бухгалтерского учета» федерального закона №402-ФЗ от 6 декабря 2011 года «О бухгалтерском учете».

По мнению заявительницы, данное положение закона противоречит статьям 46 (часть 1), 50 (часть 2) и 54 (часть 2) Конституции Российской Федерации в той мере, в какой оно в системе действующего правового регулирования по смыслу, придаваемому ему правоприменительной практикой, позволяет судебным органам обязывать бывшего руководителя организации передать новому руководителю отсутствующие у ответчика, а также несуществующие (несозданные) документы корпоративного и бухгалтерского учета.

Для справки: Федеральный закон от 06.12.2011 №402-ФЗ «О бухгалтерском учете»

Статья 29. Хранение документов бухгалтерского учета

4. При смене руководителя организации должна обеспечиваться передача документов бухгалтерского учета организации. Порядок передачи документов бухгалтерского учета определяется организацией самостоятельно.

Позиция Конституционного Суда

Конституционный Суд, изучив представленные материалы, не нашел оснований для принятия данной жалобы к рассмотрению.

Суд отметил, что нормы закона, имеющие целью обеспечение соблюдения установленных требований по ведению организациями бухгалтерского учета и дальнейшее надлежащее функционирование организации при смене её руководителя, не могут рассматриваться в качестве нарушающих конституционные права гражданки, в деле с участием которой суды, возлагая на нее обязанность по передаче спорных документов, исходили из отсутствия доказательств, свидетельствующих о том, что заявительница, действуя разумно и добросовестно, после освобождения от должности генерального директора предприняла действия, направленные на передачу документов новому руководителю организации, а также доказательств, подтверждающих невозможность исполнения данной обязанности.

Конституционный Суд отказал в принятии к рассмотрению жалобы гражданки, поскольку она не отвечает требованиям федерального конституционного закона «О Конституционном Суде Российской Федерации», в соответствии с которыми жалоба в Конституционный Суд Российской Федерации признается допустимой.

Мой комментарий: Конституционный суд обратил внимание на то, что бывший руководитель после освобождения от должности должен был организовать передачу документов новому руководству. При возникновении споров о том, какие именно документы должны быть переданы, суды, как правило, требуют доказательств либо того, что эти документы не создавались (или создавались – смотря о каких видах документов идёт речь), либо того, что этих документов нет в распоряжении бывшего руководителя, и поэтому он не может исполнить предъявленные ему требования.

Вот примеры судебных решений Верховного Суда РФ по аналогичным спорам:

Определение Верховного Суда РФ от 13.12.2021 №301-ЭС21-20802 по делу №А39-9818/2020

Требование: О пересмотре в кассационном порядке судебных актов по делу об обязании передать документы, касающиеся финансово-хозяйственной деятельности общества, и о взыскании судебной неустойки в случае неисполнения судебного акта.

Обжалуемый результат спора: В удовлетворении требования отказано, поскольку факт существования истребуемых документов не доказан, как не доказано и то, что после прекращения исполнения своих полномочий директор изъял эти документы и они находятся в его владении.

Решение: В передаче дела в Судебную коллегию по экономическим спорам Верховного Суда РФ отказано.

Определение Верховного Суда РФ от 28.07.2021 №306-ЭС21-11448 по делу №А12-4781/2020

Требование: О пересмотре в кассационном порядке судебных актов по делу об истребовании имущества и обязании представить по акту приема-передачи оригиналы документов, взыскании неустойки.

Обжалуемый результат спора: Требование удовлетворено в части обязания передать оригиналы документов согласно списку, поскольку подтверждено, что ответчик, являясь директором общества, действовал недобросовестно, уклоняясь от обязанности передать обществу истребуемые документы и имущество.

Решение: В передаче дела в Судебную коллегию по экономическим спорам Верховного Суда РФ отказано.

Определение Верховного Суда РФ от 21.09.2021 №305-ЭС21-15670 по делу №А40-95126/2020

Требование: О пересмотре в кассационном порядке судебных актов по делу об обязании передать документы общества.

Обжалуемый результат спора: В удовлетворении требования отказано, поскольку ответчик, перестав занимать должность генерального директора общества, действуя добросовестно и разумно, осуществил передачу имеющихся у него документов обществу.

Решение: В передаче дела в Судебную коллегию по экономическим спорам Верховного Суда РФ отказано.

Источник: Консультант Плюс
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=ARB;n=784953

Военно-историческая служба министерства обороны Франции торжественно открыла новое архивохранилище в Шательро

Данная заметка Бруно Тексье (Bruno Texier) была опубликована 26 октября 2023 года на сайте французского журнала Archimag.

Новое архивохранилище увеличивает располагаемые Военно-исторической службой министерства обороны Франции (Service historique de la Défense, SHD) площади хранения со 120 до 200 погонных километров.

Статс-секретарь министерства обороны Патрисия Мираллес (Patricia Miralles) 16 октября 2023 года торжественно открыла новый корпус архива Военно-исторической службы министерства обороны Франции (SHD). В архивном центре, расположенном в местечке Шательро (Châtellerault), хранятся архивы всего гражданского персонала Министерства обороны (ministère des Armées), Национальной жандармерии и Генерального управления вооружений (Direction générale de l’armement, DGA).

Облицованный красным кирпичом внушительный новый корпус общей площадью 8000 кв. м. значительно увеличивает, со 120 до 200 погонных километров, располагаемые Военно-исторической службой площади хранения документов. В результате архивный центр в Шательро становится вторым по величине архивным центром Министерства обороны Франции после крупнейшей библиотеки военной истории в Европе в Венсенском замке (château de Vincennes) и её 450 погонных км. архивных документов. В целом же центр в Шательро хранит архивные документы, отражающие почти два столетия военной истории страны.

Патрисия Мираллес торжественно открывает новое здание

 

Цена вопроса: 21 миллион евро

В построенном четырехэтажном здании имеется 33 помещения, 27 из которых отведены под хранилища архивных коробов. В шести других помещениях будут храниться свернутые в тубусы карты и чертежи, аудиовизуальные документы (при температуре не выше 4 градусов) и фотодокументы (при температуре порядка 12 градусов). Для посетителей имеется читальный зал на 16 мест; им также доступен конференционно-выставочный зал.

Расширение архивного центра обошлось в 21 миллион евро и было полностью профинансировано министерством обороны Франции.

Бруно Тексье (Bruno Texier)

Источник: журнал Archimag
https://www.archimag.com/archives-patrimoine/2023/10/26/service-historique-defense-inaugure-nouveau-batiment-archives
https://www.defense.gouv.fr/sga/actualites/chatellerault-inauguration-dun-nouvel-edifice-dedie-aux-archives

ИСО и МЭК: Готовится к публикации новая редакция стандарта ISO/IEC 29100 «Методы и средства обеспечения безопасности - Концепция защиты персональных данных»

Как сообщил сайт Международной организации по стандартизации, 15 августа 2023 года завершилось голосование по финальному проекту и началась подготовка к публикации новой, второй редакции стандарта ISO/IEC 29100:2023 «Информационные технологии - Методы и средства обеспечения безопасности - Концепция защиты персональных данных» (Information technology - Security techniques - Privacy framework) объёмом 30 страниц, см. https://www.iso.org/standard/85938.html .

Документ подготовлен техническим подкомитетом ИСО/МЭК JTC1/SC27 «Информационная безопасность, кибербезопасность и защита неприкосновенности частной жизни» (Information security, cybersecurity and privacy protection). Он заменит ныне действующую редакцию ISO/IEC 29100:2011 «Информационные технологии - Методы и средства обеспечения безопасности - Концепция защиты персональных данных» (Information technology - Security techniques - Privacy framework, см. http://standards.iso.org/ittf/PubliclyAvailableStandards/c045123_ISO_IEC_29100_2011.zip , а также мой пост http://rusrim.blogspot.com/2021/08/isoiec-291002011.html )

В России стандарт ISO/IEC 29100 был адаптирован дважды - как межгосударственный стандарт ГОСТ ISO/IEC 29100-2021 «Информационные технологии. Методы и средства обеспечения безопасности. Основы защиты персональных данных», см. http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&id=230564 ; а  также как национальный стандарт ГОСТ Р ИСО/МЭК 29100-2013 «Информационная технология. Методы и средства обеспечения безопасности. Основы обеспечения приватности», см. http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&id=178307 .

Во вводной части стандарта отмечается:

«Стандарт ISO/IEC 29100 определяет концепцию защиты персональных данных, в которой:

• устанавливается единая терминология в области обеспечения неприкосновенности частной жизни (защиты персональных данных);
  
  
• определяются действующие лица и их роли в обработке персональных данных (personally identifiable information, PII);
  
  
• приводятся соображения по защите персональных данных; и
  
  
• даются ссылки на известные принципы защиты персональных данных при их обработке с использованием информационных технологий.

Стандарт ISO/IEC 29100 может использоваться физическими лицами и организациями, участвующими в подготовке спецификаций, закупке, выборе архитектуры, проектировании, разработке, тестировании, обслуживании, администрировании и эксплуатации ИКТ-систем или услуг, в которых требуются применять меры защиты ПДн при обработке персональных данных.»

Содержание стандарта следующее:

Предисловие
Введение
1. Область применения
2. Нормативные ссылки
3. Термины и определения
4. Сокращения
5. Основные элементы концепции защиты персональных данных
6. Принципы защиты персональных данных
6.1. Обзор принципов защиты персональных данных
6.2. Согласие и выбор
6.3. Законность цели обработки и её описание
6.4. Ограничение сбора ПДн
6.5. Минимизация данных
6.6. Ограничения в отношении использования, хранения и раскрытия
6.7. Точность и качество
6.8. Открытость, прозрачность и уведомление
6.9. Участие и доступ субъекта ПДн
6.10. Подотчётность
6.11. Информационная безопасность
6.12. Исполнение законодательно-нормативных требований в отношении защиты персональных данных
Приложение А (справочное): Соответствие между понятиями ISO/IEC 29100 и понятиями ISO/IEC 27000
Библиография

Источник: сайт ИСО
https://www.iso.org/standard/85938.html
https://www.doc88.com/p-14761935340539.html

Шашки, шахматы, покер и управление документами

Данный пост австралийского специалиста в области управления документами и информацией Карла Мелроуза (Karl Melrose – на фото) был опубликован 20 октября 2023 года на его блоге Meta-IRM (Мета-управление информацией и документами).

Шашки – несложная игра с простыми правилами, которые почти каждый способен понять минут за пять.

Шахматы более сложны, но, в конечном счете, это по-прежнему проблема вычислений: здесь нет вариативности и случайности, и не могут произойти неожиданные вещи.

Шахматные фигуры могут делать только то, что дозволено в рамках правил - поэтому вы всегда можете точно понять, что может произойти дальше на любой шахматной доске. Единственным ограничением является ваши внимательность и способность делать прогнозы.

С другой стороны, покер – это игра, построенная на вероятностях. Есть одна-единственная карточная комбинация, которую невозможно победить. Если у вас её нет, то всегда есть шанс, что она есть у кого-то другого. Но также есть вероятность выиграть с парой двоек. Эффективность – это динамический результат, зависящий от действий всех остальных игроков и от того, как они на вас реагируют; и немалый процент этого сводится к случайности.

Какое всё это имеет отношение к управлению документами?

Обеспечивать соответствие законодательно-нормативным требованиям относительно просто. Это игра с чётко установленными правилами, и результат зависит от того, сможете ли вы обеспечить их соблюдение. Если у вас налажен строгий процесс обеспечения исполнения требований, то вы внедряете правила, люди играют по ним, и жизнь проста.

Наша проблема, однако, в том, что в какой-то момент управление документами стало действительно сложным делом. К сожалению, мы приняли это за шахматы - мы восприняли устанавливаемые нами же правила как нечто такое, что невозможно нарушить. Мы не поняли, что все остальные играют в покер - и что большую часть времени у них на руках крупные карты.

Это означает, что результаты всего того, что мы делаем, будут вероятностными. Мы можем ввести правило, или систему, или практику - и будет вероятность того, что люди станут им следовать.

Если мы внедряем что-то такое, что хорошо подходит для рабочей среды, требует небольших усилий для использования и/или подкреплено очень жёстким механизмом принуждения, то будет высокая вероятность того, что наши действия принесут желаемый результат.

Если же мы внедряем нечто, что плохо вписывается в рабочую среду, требует значительных усилий и/или для чего соответствующие меры принуждения находятся на том же уровне, что и меры по обеспечению соблюдения требований, установленных государственными архивами (т.е. это слабые меры – Н.Х.), то вероятность того, что наши усилия принесут плоды, мала.

Когда мы делаем важные дела, мы должны относиться к ним серьёзно. Это начинается с понимания игры, в которую мы играем, и её динамики. Это означает не путать эту игру с шашками и шахматами, т.е. с играми, в которых мы можем обеспечить исполнение правил.

Что касается покера - или управления документами – в этих играх нам нужно действовать, смотреть, как люди на это реагируют, и приспосабливаться.

Это если мы хотим победить.

Карл Мелроуз (Karl Melrose)

Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/checkers-chess-poker-and-records

Карл Мелроуз и его коллеги Майкл Аптон и Джуди Верно выложили 25-й подкаст по теме управления информацией

15 ноября 2023 года на канале «Information Revolution podcast» на сайте YouTube был выложен очередной, 25-й по счёту подкаст, подготовленный австралийским специалистом в области управления документами и информацией Карлом Мелроузом (Karl Melrose – на фото) и его новозеландскими коллегами Майклом Аптоном (Michael Upton) и Джуди Верно (Judi Vernau).

Напомню, что если открыть подкаст в браузере Yandex, то при наведении курсора в верхнюю часть видео появится меню, позволяющее включить ИИ-автоперевод и субтитры (можно выбрать как английский, так и русский язык, нажав на «троеточие»). Подготовка автоперевода может занять несколько минут.

Эпизод 25: «Определение ценности информации» (Information valuation)

Подкаст продолжительностью 30 минут был выложен 15 ноября 2023 года. В описании этого подкаста ( https://www.youtube.com/watch?v=AGTBb-2Y2N8 ) сказано:

«Карл начинает разговор с обсуждения того, что мы могли бы получить адекватные инвестиции в управление информацией, определяя ценность информационных активов не по-старинке (высокая, средняя и низкая), а количественно. И мы представляем потенциального гостя будущих подкастов (речь идёт о Джеймсе Прайсе (James Price) – Н.Х.), который думал об этом гораздо больше, чем любой из нас!».

Источник: сайт YouTube  
https://www.youtube.com/watch?v=AGTBb-2Y2N8

Перечень открытых проблем и направлений междисциплинарных исследований в области объяснимого искусственного интеллекта

30 октября 2023 года на сайте Arxiv.org была выложена 33-страницная статья группы из 19 авторов под названием «Объяснимый искусственный интеллект (XAI) 2.0: Манифест (перечень) открытых проблем и направлений междисциплинарных исследований» (Explainable Artificial Intelligence (XAI) 2.0: A Manifesto of Open Challenges and Interdisciplinary Research Directions), см. https://arxiv.org/abs/2310.19775 (прямая ссылка на PDF-файл: https://arxiv.org/pdf/2310.19775.pdf ).

Данная статья привлекла внимание специалистов, в том числе участников международного проекта InterPARES, также много внимания уделяющего на нынешнем его этапе вопросу объяснимости искусственного интеллекта (ИИ). Оценивая данную публикацию, руководитель проекта InterPARES Лючиана Дюранти (Luciana Duranti) сказала следующее:

«Очень интересно! Мне нравится, что они с самого начала указывают на то, что объяснимости ИИ недостаточно для возможности ему доверять.

И ещё кое-что. У кого-то может возникнуть соблазн прочитать только тот перечень в конце статьи, в котором резюмируются предложения авторов. Пожалуйста, не надо так делать. В тексте так много идей, имеющих отношение к нашему исследовательскому проекту, что не следует пропускать ни одного из разделов. Основной текст занимает всего 19 страниц из 33, и все их стоит прочитать. :)»

В аннотации на статью отмечается:

«Поскольку системы, основанные на непрозрачном искусственном интеллекте (ИИ), продолжают процветать в различных реальных приложениях, понимание этих моделей, представляющих собой «чёрные ящики», стало задачей первостепенной важности. В ответ на эту потребность возникло направление «объяснимого ИИ» (Explainable AI, XAI) как область исследований, дающая практическую и этическую отдачу в различных областях.

В настоящей статье не только привлекается внимание к достижениям в области объяснимого ИИ и их применениям в реальных сценариях, но также рассматриваются текущие проблемы с объяснимостью ИИ, при этом подчеркивается необходимость более широких взглядов и совместных усилий. Для выявления открытых проблем мы собрали экспертов из разных областей, стремясь синхронизировать программы исследований и ускорить практическое применение объяснимого ИИ.

Способствуя коллективному обсуждению и междисциплинарному сотрудничеству, мы стремимся развивать область объяснимого ИИ, внося тем самым вклад в его дальнейшие успехи. Наша цель заключается в том, чтобы сформулировать всесторонние предложения по развитию объяснимого ИИ. Для достижения этой цели мы подготовили перечень, включающий 27 открытых проблем, разбитых на девять категорий. Эти проблемы отражают сложности и нюансы объяснимого ИИ и предлагают дорожную карту для будущих исследований. Для каждой проблемы мы отмечаем перспективные направления исследований, в надежде использовать мощь коллективного разума заинтересованных сторон.»

Содержание статьи следующее:

1. Введение
2. Успехи исследований в области объяснимого ИИ и их приложения
3. Проблемы и направления исследований
4. Новый перечень
Рекомендации

Высокоуровневая структура проблем, отражённых в «Перечне»

Упомянутые девять высокоуровневых категорий следующие:

• Создание объяснений для новых типов ИИ: Создание объяснений для порождающих (генеративных моделей) (например, для больших языковых LLM-моделей) и алгоритмов обучения на основе понятий (concept-based learning algorithms).
  
  Мой комментарий: В последнем случае речь идёт о моделях машинного обучения, которые сначала обучаются представлению предметной области в терминах понятных человеку понятий, а затем используют его для прогнозирования (см. https://arxiv.org/pdf/2012.02898.pdf ).
  
  
• Совершенствование (и усиление) существующих методов объяснимого ИИ, чтобы расширить и улучшить методы атрибуции, избавиться от аномалий в основанных на синтезе объяснениях (synthesis-based explanations) и создавать робастные объяснения.
  
  
• Оценка методов объяснимого ИИ и порождаемых ими объяснений с целью облегчить оценку объяснений человеком, создать концептуальную структуру оценки методов объяснимого ИИ и преодолеть ограничения исследований с участием людей.
  
  
• Разъяснение использования понятий, используемых в объяснимом ИИ: Разъяснение основных понятий объяснимого ИИ и их связи с надежностью и доверенностью, а также поиск полезной метрики понимания.
  
  
• Поддержка многомерности объяснимости: Создание многогранные объяснений и способствование междисциплинарным усилиям в области объяснимого ИИ.
  
  
• Поддержка человеко-ориентированности объяснений: Создание понятных человеку объяснений, способствование объяснимости посредством основанных на понятиях объяснениях, решение вопроса с оторванными от реальности объяснение, и раскрытие причинно-следственных связей для создания объяснений, на основе которых могут предприниматься действия.
  
  
• Настройка методов объяснимого ИИ и создаваемых ими объяснений: Адаптация объяснений к потребностям различных заинтересованных сторон, предметным областям и целям.
  
  
• Смягчение негативного воздействия объяснимого ИИ: Адаптация объяснений к условиям и потребностям различных заинтересованных сторон, разработка критериев фальсифицируемости объяснений и защита объяснений от злоупотреблений со стороны злонамеренных людей или сверхразумных агентов.
  
  
• Улучшение социального воздействия объяснимости ИИ: Облегчение атрибуции происхождения сгенерированных искусственным интеллектом данных и выявление плагиата, поддержка «права быть забытым» и решение проблемы дисбаланса сил между отдельными людьми и компаниями.

Источник: сайт Arxiv.org
https://arxiv.org/abs/2310.19775
https://arxiv.org/pdf/2310.19775.pdf   

Модель континуума документов: Преодоление разрыва

Данная заметка архивиста и консультанта Марго Ноут (Margot Note – на фото) была опубликована 16 октября 2023 года на сайте компании Lucidea.

Управление документами и обеспечение их долговременной сохранности чрезвычайно важны для эффективного функционирования организаций и сохранения культурного наследия.

Модель континуума документов (records continuum model – австралийская модель, противостоящая традиционной модели на основе жизненного цикла документов. Данная модель оказала позитивное влияние на теоретическое осмысление произошедших перемен в работе с документами, в первую очередь связанных с появлением электронных документов и широким внедрением ИКТ. В то же время сама теория континуума так и не сумела получить мировое признание и осталась нишевой для стран Австралазии – Н.Х.) представляет собой сдвиг парадигмы в теории, который устраняет разрыв между ролями архивистов и специалистов по управлению документами.

Данная модель отходит от традиционного взгляда на архивистов и специалистов по управлению документами как на специалистов, которые работают независимо друг от друга в своих нишах. Вместо этого модель континуума предусматривает интегрированный подход к управлению документами и обеспечению их сохранности. Модель континуума признаёт, что функции управления документами и архивного дела взаимосвязаны, и что сотрудничество между этими дисциплинами необходимо для реализации всесторонней эффективной стратегии управления информацией.

Ключевые элементы

В основе модели лежит управление документами от момента их создания до уничтожения либо долгосрочного хранения. На протяжении всего жизненного цикла архивисты и специалисты по управлению документами взаимодействуют друг с другом в ключевые моменты, обеспечивая плавный переход и практическое обеспечение сохранности ценных документов.

Сотрудничество между архивистами и специалистами по управлению документами начинается в момент создания документов (на самом деле в отношении многих видов документов, особенно в государственном секторе, это сотрудничество начинается ещё до создания документов и документных систем – например, в виде работы по установлению сроков хранения и определения действий по их истечении; по установлению требований к обрабатывающим документы информационным системам; по регламентации свойств носителей информации, используемых для создания документов длительного и постоянного сроков хранения; по регламентации реквизитов и метаданных и т.п. – Н.Х.) . Сюда входит разработка руководств по созданию документов, обеспечение надлежащей классификации документов и захват необходимых метаданных, которые облегчают управление документами на протяжении всего их жизненного цикла.

Ключевым моментом является момент перехода от активного к неактивному использованию и затем к архивному хранению (Из сказанного видно, что автор на самом деле не очень хорошо понимает теорию континуума, которая как раз отрицает наличие чётко определенных этапов, через которые документ проходит последовательно – в теории континуума допускается нахождение документа как бы одновременно на нескольких традиционных этапах, например, выполнение определенных архивных операций и повторное использование документов одновременно с их активным использованием по первоначальному назначению – Н.Х.). Архивисты играют ключевую роль в определении того, какие документы имеют непреходящую ценность и заслуживают долгосрочного хранения. В то же время специалисты по управлению документами обеспечивают уничтожение не имеющих постоянной или длительной ценности документов в соответствии с законодательно-нормативными требованиями.

Чего хотят архивисты

Для укрепления модели важно понимать желания архивистов. Архивисты хотят иметь возможность, когда это необходимо, пересиливать указания по срокам хранения и действиям по их истечении (и составленные из них перечни) с целью захвата в архивные фонды документов, имеющих значительную историческую ценность. Такая гибкость позволяет им сохранять документы, которые, возможно, не вписываются в жёсткие перечни, но содержат ключевую информацию для понимания прошлого.

Еще одним пожеланием архивистов является использование упрощенных систем индексации дел. Простота систем классификации даст возможность создателям документов легко следовать рекомендациям, что приведёт к лучшей организации документов и более простому поиску по ним в будущем.

Архивисты также выступают за использование ограниченного числа серий документов с различными сроками хранения. Такой подход позволяет им сосредоточить внимание на наиболее исторически ценных документах и не обременять себя бессрочным хранением всех документов.

Наконец, для архивистов первостепенное значение имеет контекст. Понимание процесса создания документов и более широкого исторического и социального контекста повышает ценность и обеспечивает надлежащее сохранение документов.

Нежизнеспособное разделение

Признание необходимости сотрудничества и понимание неустойчивости раздельного существования архивистов и специалистов по управлению документами (напомню, что в ряде мировых традиций, например, во французской, архивисты и специалисты по управлению документами рассматривались и рассматриваются как представители одной профессии – Н.Х.) имеет критически-важное значение. В эпоху цифровых технологий обеспечение долговременной сохранности документов становится общей ответственностью. Технологические достижения дают возможность архивам вмешиваться в жизненный цикл документа гораздо раньше, что требует сотрудничества начиная с момента создания документа.

Архивистам, в частности, необходим доступ к информации о процессе и контексте создания электронных документов. Эти знания повышают ценность документов и обеспечивают надлежащее обеспечение их долговременной сохранности

Укрепление взаимоотношений

Чтобы способствовать развитию отношений сотрудничества, архивисты и специалисты по управлению документами должны понимать приоритеты друг друга. Регулярное общение и возможности для совместного обучения могут способствовать такому взаимопониманию, что приведёт к более всестороннему подходу к управлению информацией.

Решение фундаментальных вопросов – таких, как нахождение баланса между непосредственными потребностями деловой деятельности и обеспечением сохранности исторических документов - может привести к решениям, которые пойдут на пользу обеим профессиям. Предусматривающие сотрудничество проекты, предполагающие совместное принятие решений, также могут способствовать укреплению взаимоотношений между представителями различных «информационных» профессий.

Объединенные континуумом

Модель континуума документов представляет собой прогрессивный, унифицированный подход к управлению информацией, связывающий роли архивистов и специалистов по управлению документами. Совместно обе профессии могут эффективно обеспечивать долговременную сохранность документов и более широкого культурного наследия, взаимодействуя друг с другом в ключевые моменты жизненного цикла документов и используя единое понимание и передовые практики.

Данная точка зрения бросает вызов традиционному разделению на архивистов и специалистов по управлению документами, продвигая интегрированный подход к обеспечению долговременной сохранности электронных материалов. По мере эволюции цифрового ландшафта сотрудничество между двумя профессиями становится все более важным, обеспечивая, что ценные документы не будут потеряны для истории и что коллективная память сбудет сохраняться с течением времени.

Марго Ноут (Margot Note)

Мой комментарий: Будучи сама профессиональным архивистом, Марго Ноут не очень хорошо понимает, что следует со своей стороны сделать архивистам, чтобы не только найти общий язык со специалистами по управлению документами, но и повысить собственный статус и зарплату. Я бы в первую очередь отметила следующие моменты:

• Архивисты не должны забывать, кто платит им зарплату – им не стоит пытаться создавать проблемы своему работодателю и вводить его в расходы, в том числе посредством навязывания морально устаревших технологий и процессов работы с документами. Наоборот, они должны всячески стараться продемонстрировать измеримую экономическую отдачу от своей деятельности. Если же работодателя действительно нужно в чём-то переубедить, то ссылаться при этом нужно (заранее заручившись поддержкой других структурных подразделений и служб) на законодательство, судебную практику и экономические расчёты, а не на Росархив;
  
  
• Архивисты, не забывая о сохранении исторической памяти, должны намного активнее поддерживать основную оперативную деятельность организации и помогать организации в отстаивании своих прав в судебных спорах, при проведении контрольных мероприятий и т.д. – тогда на архивное подразделение не будут смотреть как на чисто затратное;
  
  
• Во многих организациях сейчас нецелесообразно организовывать отдельное хранение оперативных и архивных документов, особенно когда речь идёт об электронных документах. Архиву организации желательно как можно скорее забирать документы у деловых подразделений, и особенно – электронные. Меры по обеспечению долговременной сохранности электронных документов на практике также приходится принимать ещё до их создания. Таким образом может пойти слияние двух профессий не на словах, а в ходе практической работы.

Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/the-records-continuum-model-bridging-the-gap/