четверг, 28 февраля 2013 г.

Запуск новой версии европейского архивного портала


Данная заметка была опубликована 22 февраля 2013 года на сайте министерства культуры Франции.

Министр культуры и массовых коммуникаций Франции Орели Филипетти (Aurélie Filippetti) приветствует запуск новой версии портала европейских архивов. Портал является результатом проекта, финансируемого Европейской Комиссией. Франция внесла большой вклад в его создание и техническую реализацию. Сейчас на нём выложены приблизительно 120 тысяч описей 89 архивов их 16 стран.


Целью данного европейского портала является способствование исследованиям в области социальных и гуманитарных наук путем объединения описей и справочников всех архивов Европы. Это позволит исследователям в своей работе преодолевать национальные границы и мыслить более масштабно.

История Европы богатая и сложная, и архивы являются её истинным отражением. Виртуальное объединение сделает как никогда заметными архивные учреждения и станет бесценным инструментом для исследователей и архивистов. Благодаря объединению архивных описаний в согласованном формате открывается необычайно широкое поле для исследований и появляется возможность доступа к документам, хранящимся на другом конце Европы, о существовании которых большинство специалистов порой даже не подозревало.

В проекте реализованы два способа доступа к этим данным:
  • Простой поиск, результаты которого могут быть уточнены с помощью фильтров по стране, учреждению, дате и т.д., позволяет пользователю получить структурированный набор записей, соответствующих его запросу.

  • Просмотр по всей древовидной структуре начиная со страны и вплоть до содержания описи. Этот способ исследования предназначен в первую очередь для опытных исследователей и архивистов. Это по сути дела способ проведения сравнительных исследований.
В обоих случаях детальная информация может быть получена как через европейском архивном портал, так и непосредственно через оригинальный сайт.

Наконец, справочник архивов, с разбивкой по странам и в соответствии с административной организацией каждой страны, дает общую картину европейского архивного пейзажа.

Находящийся в стадии реализации проект национального французского портала архивов позволит собрать в одном месте данные, которые сегодня уже выложены на десятках различных сайтов архивов ведомств и местных органов власти. С запуском этого инструмента интеграция французских данных в рамках портала европейских архивов может быть выполнена с гораздо большей легкостью и размахом.

Мой комментарий: Раньше я уже рассказывала о запуске бета-версии этого портала, см. http://rusrim.blogspot.ru/2011/03/blog-post_27.html . С тех пор портал стал существенно богаче: если в 2011 году на нём было 7,8 млн. записей и 727 тысяч электронных объектов, предоставленных 47 архивными учреждениями, то сейчас имеется  24 млн. записей и 46 млн. электронных объектов уже из 92 учреждений.

Источник: сайт министерства культуры Франции

Минюст предпочитает вести реестр экспертов-техников на бумажном носителе


Мне иногда кажется, что у нас есть «план по валу» на создание очередных государственных реестров, который органы государственной власти старательно выполняют :) Соответственно, регулярно выпускаются правила их ведения. Для меня эти документы интересны тем, что они наглядно демонстрируют готовность конкретного ведомства к использованию в своей текущей деловой деятельности электронных документов и электронных баз данных.

Приказом Министерства юстиции РФ от 6 февраля 2013 года № 8 утвержден «Порядок ведения государственного реестра экспертов-техников», регламентирующего ведение реестра прошедших профессиональную аттестацию в Межведомственной аттестационной комиссии (МАК) экспертов-техников, который предназначен для проведения профессиональной аттестации экспертов-техников, осуществляющих независимую техническую экспертизу транспортных средств (п.1).
    
Реестр ведется на бумажном носителе и в электронном виде путем внесения в него реестровых записей. При несоответствии записей на бумажном носителе записям в электронном виде приоритет имеют записи на бумажном носителе (п.2). Реестр в электронном виде размещается на официальном сайте Минюста России в сети Интернет (п.4).
    
Документом утвержден состав, содержащейся в реестре документированной информации (раздел II). Основанием для включения в Реестр сведений об эксперте-технике является решение МАК, принятое на очередном заседании и оформленное протоколом (п.7).
    
Реестровые записи в реестр вносятся федеральным государственным гражданским служащим отдела Департамента по вопросам правовой помощи и взаимодействия с судебной системой в журнал (бумажный носитель) и в компьютерную базу (п.8).
    
Выписка из реестра оформляется на бланке Минюста России установленного образца и подписывается директором Департамента по вопросам правовой помощи и взаимодействия с судебной системой Минюста России (п.12).

Мой комментарий: Сразу становится ясно, что предоставлять выписки из реестра в электронном виде Минюст не собирается.
         
Исключение записей из реестра при поступлении протокола об аннулировании аттестации производится путем внесения записи «Аннулировано» с указанием даты и номера протокола в соответствующую графу реестра (п.14).
    
При обнаружении  технической ошибки в сведениях Реестра (описка, опечатка, грамматическая или арифметическая ошибка) предусмотрено внесение изменений (п.17), которые вносятся на основании решения директора Департамента по вопросам правовой помощи и взаимодействия с судебной системой Минюста России.    

Мой комментарий: Давно уже в правилах ведения различных реестров я не встречала такой «допотопности» и привязанности к бумажным носителям. Зачем нужно вести (не распечатывать, замечу, а именно вести!)  бумажный журнал? Это означает и неоправданные трудозатраты, и возможность нестыковок с электронными данными. 

Из документа видно, что Минюст не готов к расширению сферы использования электронных документов и явно предпочитает работать «по-старинке», на бумажных носителях, используя электронные документы и информацию «на вторых ролях».

Будет интересно посмотреть, как с таким  отношением к электронным документам Минюст станет реализовывать Постановление Правительства РФ от 6 сентября 2012 года №890 «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти» (см.: http://rusrim.blogspot.ru/2012/09/31-2017.html ). Согласно п.3 этого постановления, с 1 марта 2013 года должен начаться пилотный проект межведомственного электронного взаимодействия между Министерством связи и массовых коммуникаций и Министерством юстиции в части государственной регистрации нормативных правовых актов.

Источник: Консультант Плюс
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=43256

среда, 27 февраля 2013 г.

Эволюция управления документами в США: Из подвала до уровня совета директоров


Заметка Бет Зеспел (Beth Zaspel) была опубликована 12 февраля 2013 года на сайте «Secure-360 Conference».

Когда я говорю «из подвала», я имею в виду конкретно подвал. В своё время, будучи свежеиспечённым, только что из колледжа,  дипломированным специалистом по управлению документами и информацией (Records and Information Management, RIM) и готовая применить на практике те знания, которые я получила на бесчисленных курсах (и в ходе работы над множеством проектов), я ухватилась за возможность оплачиваемой стажировки по специальности в компании, действующей в жёстко регулируемом секторе экономики. Поскольку эта компания была хорошо известна на рынке, стажировка в ней казалась мне идеальной возможностью начать свою карьеру. Я была увлечена своей специальностью и не сомневалась, что все вокруг разделяют мой энтузиазм и понимание  важности управления документами.

Наступил мой первый рабочий день

Мне предстояло работать не в корпоративной штаб-квартире в центре мегаполиса, а в офисе, расположенном примерно в 45 милях от него. Меня это не отпугнуло, и я явилась, профессионально одетая  в мой самый первый деловой костюм, готовая применять все, что узнала в колледже, и познакомить это место и его сотрудников с захватывающим миром Управления Документами. Но когда меня вели в мой будущий «офис», все, о чем я могла думать, было «О боже, это совсем не то, что нам обещали».

Спустившись вниз по лестнице, я обнаружила кòзлы для распилки дров с положенным поверх куском фанеры. Эта комната без окон, набитая непомеченными и неупорядоченными коробами разного размера и в различном состоянии, должен была стать моим офисом, а козлы и лист фанеры – моим рабочим столом. Я действительно оказалась в подвале. Лучом света в темном царстве оказался джентльмен, помогавший мне «освоиться» в моём офисе. Это был мрачноватый и немного сварливый человек, и я не знала, что и думать о нём, пока он, собравшись уходить, он не пробормотал: «Хорошо, что ты здесь. Кто-то должен со всем этим разобраться. По-моему, они пытаются хранить всё, и ничего не могут найти». Насколько плохим было состояние дел? Таким, что даже этот человек понимал это!

Возможно, я была тогда чересчур оптимистичной и  наивной. Но, в любом случае, в этих словах был проблеск надежды.

Развитие технологий (и скандал вокруг Enron) помогли нам продвинуться

В те дни не было таких законов, как FACTA, Сарбейнс-Оксли или HIPPA (связанных, соответственно, с кредитными транзакциями, корпоративным управлением и медицинским страхованием. Данные законы прямо или косвенно требуют надлежащего управления определенными видами документов, а неисполнение соответствующих требований может повлечь за собой малоприятные последствия – Н.Х.) , и стандарт ISO 15489 ещё не существовал. В те годы, если о месте работы сказать «Я занимаюсь управлением документами», реакция, как правило, была следующей «А, так Вы из отрасли звукозаписи?» (в английском языке одно и то же слово record означает как музыкальную пластинку, так и документ – Н.Х.) Под управлением информацией тогда подразумевали в первую очередь работу с бумагой; а также с микроплёнками или микрофишами, если вставал вопрос об архивном или долговременной хранения. А затем последовало дело Enron/Arthur Anderson и технологическая революция. (В деле о корпоративных злоупотреблениях в корпорации Enron выяснилось, что аудитор этой компании, одна из крупнейших на тот момент аудиторских фирм Arthur Anderson, способствовал сокрытию неприятных фактов, и в том числе умышленно уничтожал документы. В итоге фирма Arthur Anderson фактически прекратила своё существование, а ряд высокопоставленных руководителей был отправлен за решётку. Дело Arthur Anderson стало последней каплей в череде аналогичных скандалов, подтолкнувшей США к принятию жесткого закона Сарбейнс-Оксли  – Н.Х.)

Сейчас трудно вспомнить время, когда не было электронной почты, мгновенных сообщений или SMS. Тогда Интернет как инструмент деловой деятельности не существовал. Вместе с технологиями пришли законодательно-нормативные требования и проблемы, связанные с исполнением этих требований и с обеспечением неприкосновенности частной жизни (т.е. защиты персональных данных – Н.Х.). Управление документами и информацией больше не было низведено до подвала, эти вопросы стали обсуждаться на заседаниях совета директоров. Теперь о существенных рисках, связанных плохо управляемой информацией, знал не только тот сотрудник, что помогал мне обустраивать мой первый офис. В отсутствие соответствующих политик и процедур по различным причинам - если было сказано лишнее, если была преждевременно уничтожена информация, если суду или следствию не были представлены запрошенные материалы или убедительные объяснения причин, по которым это не было сделано, - появлялись угрозы судебных исков, штрафов и санкций.

Там, где когда-то управление документами рассматривалось как чисто затратный вид деятельности, на него теперь смотрят как на инструмент, позволяющий сократить расходы. Были созданы междисциплинарные рабочие группы, с тем, чтобы объединить знания не только о технологиях, применяемых для создания информации, но и о технологиях, используемых для управления информацией на протяжении её жизненного цикла. Рассматривая проблемы с различных точек зрения, такие группы способны анализировать различные потребности и создавать возможности для максивального их удовлетворения.

Было ли одно только хорошее? Нет, были и препятствия

Хотя понимание необходимости управлять информацией и повысилось, но университетские курсы, позволявшие получить степень в области управления информацией, были ликвидированы. Образовавшуюся пустоту заполнили онлайн-курсы и семинары, однако  профессионалы продолжают сталкиваться с ситуацией, когда они «наследуют» обязанности и учатся на рабочем месте.

Недостаточная пропаганда и непонимание той роли, которую играет управление документами и информацией продолжает приводить к тому, что ключевые игроки приглашаются в проектные команды уже после того, как были приняты системные решения. Конечно, есть ещё возможности для совершенствования, - но для того, чтобы лучше  понять, как различным подразделениям, вместо приводящей к нестыковкам обособленности, действовать совместно в плане управления информацией, важно видеть, насколько сильно всё изменилось. Два из трех последних проектов, в которых я участвовала, были инициированы высшими руководителями организации. Сейчас руководители служб управления документами  непосредственно подчиняются ответственным за соблюдение законодательно-нормативных требований (комплайенс) и ИТ-директорам. Можем ли мы добиться большего прогресса? Несомненно! Но факт остается фактом, управление документами уже выбралось из подвала и добралось до зала заседаний совета директоров.

Бет Зеспел (Beth Zaspel)

Об авторе: Элизабет (Бет) Зеспел, сертифицированный специалист по управлению документами (CRM) с 25-летним опытом, принимала участие в программах разработки и внедрения управления документами и информацией в различных по величине организациях, действующих в разных отраслях. Она создала курс обучения по вопросам управлении документами и информацией и много выступает по соответствующим темам.

Источник: сайт Secure-360 Conference
http://secure360.org/2013/02/records-managements-evolution/

Арбитражная практика: За нулевую отчетность поручителя и неправильное оформление договора поручительства - в недобросовестные поставщики


Государственные заказчики, регулярно сталкиваются с фактами, когда организации, играя на демпинге, становятся победителем аукциона. Это не всегда означает, что такой победитель не сможет выполнить государственный контракт; однако для многих государственных заказчиков подобный исход – повод придирчиво изучить всю документацию, представленную победителем, в том числе и документы об обеспечении контракта.

В июле 2012 года арбитражный суд города Санкт-Петербурга и Ленинградской области оценивал правомочность отказа государственного заказчика от заключения контракта и включения победителя аукциона в реестр недобросовестных поставщиков (дело № А56-25506/2012).

Суть спора

ЗАО «Собрание» в ноябре 2011 года стало победителем аукциона на выполнение работ по капитальному ремонту строительных конструкций, инженерных сетей и приспособление помещений под современное использование административного корпуса Российского этнографического музея на сумму более 29 млн. рублей (при начальной максимальной цене контракта более 52 млн. рублей). Обеспечение исполнения контракта было представлено обществом в виде договора поручительства с ООО «Ника».

Государственный заказчик отказался от заключения контракта с обществом и признал его уклонившимся от заключения государственного контракта по причине непредставления обеспечения исполнения контракта, что было оформлено соответствующим актом.

Комиссия Санкт-Петербургского УФАС России по контролю в сфере размещения заказов приняла решение о включении общества в реестр недобросовестных поставщиков. Не согласившись с этим, общество обратилось в арбитражный суд.

Позиция Арбитражного суда города Санкт-Петербурга и Ленинградской области

Суд отметил, что участник конкурса (аукциона) должен осознавать возможность наступления для него неблагоприятных последствий в случае признания его победителем и последующего за этим уклонения от заключения контракта.

По информации, представленной ИФНС России по Октябрьскому району г. Самара было установлено, что ООО «Ника» за последние два года сдавало нулевую отчетность, поэтому суд согласился с позицией УФАС о том, что указанная организация не соответствует требованиям федерального закона от 21.07.2005 № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд».

Кроме того, были допущены ошибки при оформлении договора поручительства, поскольку пунктом 2.1 договора был определен срок действия договора до 31 декабря 2011 года, в то время, как срок выполнения работ по контракту сотсавлял 690 календарных дней с момента заключения государственного контракта.

На этом основании суд сделал вывод о том, что представленный обществом договор поручительства с ООО «Ника» не мог быть принят заказчиком в качестве надлежащего обеспечения исполнения обязательств по государственному контракту. Иных документов, подтверждающих предоставление обеспечения исполнения контракта обществом в установленный документацией об аукционе срок представлено не было.

Суд пришел к выводу о том, что при размещении заказа обществом были допущены нарушения положений закона №94-ФЗ, препятствовавшие заключению контракта, что свидетельствует о правомерности отказа заказчика в заключении государственного контракта.

Суд счел правомерным включение общества в реестр недобросовестных поставщиков, поскольку, по мнению суда, в данном случае общество не проявило должной степени заботливости и осмотрительности при оформлении договора поручительства - не проверило соответствие поручителя требованиям законодательства о размещении заказов.

Позиция Тринадцатого арбитражного апелляционного суда

Тринадцатый арбитражный апелляционный суд в ноябре 2012 года не усмотрел оснований для отмены решения суда первой инстанции и удовлетворения апелляционной жалобы ЗАО «Собрание».

Вместе с тем суд отметил, что УФАСом при рассмотрении дела не было установлено, что бухгалтерские балансы и отчеты о прибылях и убытках за 2009 и 2010 годы, приложенные заявителем к договору поручительства и представленные в материалы дела с отметками камерального отдела ИФНС России по Октябрьскому району г. Самара, были сфальсифицированы; и что общество располагало сведениями о том, что указанные в данной бухгалтерской отчетности сведения являются недостоверными. Также не было доказано то, что общество располагало письмом ИФНС России по Октябрьскому району г. Самара, в котором сообщалось о нулевой отчетности ООО «Ника», либо имело возможность каким-либо иным способом проверить сведения, содержащиеся в бухгалтерской отчетности поручителя.

Акт заказчика о признании участника открытого аукциона в электронной форме уклонившимся от заключения государственного контракта  также не содержит анализа представленной обществом бухгалтерской отчетности поручителя, что не позволяет сделать однозначный вывод о наличии вины заявителя в представлении недостоверных бухгалтерских документов другого юридического лица.

Вместе с тем апелляционный суд согласился с выводами УФАС и суда первой инстанции о том, что сам договор поручительства, пунктом 2.1 которого определен срок действия до 31 декабря 2011 года (в то время как срок выполнения работ по государственному контракту значительно превышал указанный период и составил 690 календарных дней с момента заключения государственного контракта), не соответствует требованиям закона № 94-ФЗ и обоснованно не был принят заказчиком в качестве надлежащего обеспечения исполнения обязательств по государственному контракту.

Апелляционный суд оставил без изменения решение Арбитражного суда города Санкт-Петербурга и Ленинградской области, а апелляционную жалобу общества - без удовлетворения.

В кассационной инстанции дело не рассматривалось.

Источник: Официальный сайт Высшего арбитражного суда
http://ras.arbitr.ru/

вторник, 26 февраля 2013 г.

Положение дел в управлении документами в 2013 году: Проблемы, часть III


(Окончание, предыдущую часть см. http://rusrim.blogspot.ru/2013/02/2013-ii.html )

Задачи управлением документами становятся жертвой быстрых изменений и, как следствие, укорочения «горизонта планирования»

Начиная говорить о доработке приложений, их масштабной настройке или интеграции с другими приложениями, Вы говорите о значительном периоде времени. О времени, необходимом для того, чтобы сделать доработки / настройки / интеграцию, запустить их в работу и эксплуатировать достаточно долго с тем, чтобы в итоге получить отдачу.

Специалист по управлению документами мог бы сказать что-то вроде следующего:
  • «Нам нужно доработать почтовый клиент, чтобы сотрудники могли регистрировать сообщения электронной почты непосредственно в документную систему», или

  • «Прежде, чем мы «выкатим» групповые сайты SharePoint, давайте определим все нужные нам типы контента, спланируем, какие сайты и библиотеки документов нам нужны, и какие типы контента и правила маршрутизации нам нужно настроить для того, чтобы обеспечить доставку контента в нужное место в «центре хранения документов» SharePoint, в котором у нас сформирована классификационная схема и заданы сроки хранения», или

  • «Давайте найдём способ интеграции этой чрезвычайно важной деловой системы, поддерживающей основную деятельность организации, с нашим хранилищем документов».
На это ИТ-специалист мог бы ответить:
  • «Да, но на внедрение уйдёт год, а через два года мы будем переводить электронную почту в облака / перейдём на следующую версию SharePoint / начнем везде использовать смартфоны и планшеты. Предлагаемые доработки / настройки / интеграция не будут работать с «облачной» электронной почтой / следующей версией SharePoint / с мобильными устройствами».
Среди организаций, которых я консультировал в 2012 году:
  • У некоторых когда-то была работоспособная взаимосвязь в плане управления документами между их хранилищем документов и ключевые приложениями, такими, как электронная почта, - однако изменения в технологиях привели к её разрушению.

  • У некоторых на момент моего контакта с ними имелась работоспособная система управления документами, однако изменения в технологиях грозили неприятностями;

  • Некоторые так и не смогли наладить какой-либо системы управления документами; и либо темпы изменения технологий, либо большое число различных приложений, с которыми нужно было иметь дело, мешали им заняться этим вопросом.
Проблема, стоящая перед специалистами по управлению документами, заключается, таким образом, не только в том, «как нам создать документную система, которая работает и обеспечивает защиту, структурирование и отслеживание сроков хранения контента, сохраняемого в качестве документов». Нужно также дать ответ на вопрос «как нам таким образом наладить документную систему, чтобы в деловой деятельности по мере необходимости можно было внедрять новые приложения / технологии, и эти приложения / технологии становились частью документной системы, а не сидели отдельно (и, как следствие, обходили и подрывали её)».

Устранение противоречия между стабильностью во времени, необходимой для управления документами, и потребностью организации идти в ногу с технологиями

Стабильность и динамичность (agility) подобны паре «инь – ян», они кажутся полной противоположностью друг другу, но на самом деле зависят друг от друга, и каждому необходима толика другого.
  • Чем чаще организация обновляет программные приложения (чем более динамичной она является), тем больше она нуждается в стабильном хранилище документов для сохранения контента из многочисленных различных унаследованных приложений, которые она перестала использовать;

  • Чем больше приложений используется организацией, тем сильнее потребность в централизованном управлении в каком-либо виде, с целью обеспечения согласованности между многочисленными различными приложениями.
С учетом того, что обособленное хранилище имеет ограниченную область применения, что каждая организация развертывает множество приложений, и что в эпоху облачных вычислений ещё важнее исключить возможность «блокировки» контента и метаданных в каком-либо конкретном SaaS-приложении, - у нас, по существу, остается два возможных подхода к управлению документами. Мы можем:
  • Либо внедрить инструмент управления документами (здесь, говоря об управлении документами, Джеймс использует термин governance, который «круче», чем «пролетарский»  management, хотя по сути означает ровно то же самое :) – Н.Х.), при использовании которого контент остается в различных используемых организацией приложениях, а данный инструмент воздействует на эти приложения с целью классификации и установления/отслеживания сроков хранения для их контента, а также для защиты документов от несанкционированного изменения или уничтожения; (И, конечно же, всё это можно будет сделать без каких-либо доработок соответствующих приложений? Кто-то сказал о необходимости всеобщей стандартизации на соответствие «MoReq2010», нет? :) – Н.Х.);

  • Либо внедрить хранилище, способное принимать контент из различных приложений, используемых организацией (Но нас только что убедили в том, что «обособленное хранилище имеет ограниченную область применения»! Н.Х.)
Внедрения одного или обоих этих решений позволит нам предложить способ устранения противоречия между динамичностью и стабильностью. Служба управления документами может сказать деловым подразделениям: «организация может внедрить любое программное приложение, какое она хочет / которое ей нужно, у себя на территории или  в облаке, при условии, что это приложение:
  • Либо позволяет нашему инструменту управления документами влиять на управление контентом, хранимым в этом приложении,

  • Либо оно способно передавать контент и соответствующие метаданные в хранилище документов организации.
Вы, возможно, работаете в организации, у которой в настоящее время нет ничего, что можно было бы использовать либо в качестве инструмента управления документами, либо в качестве хранилища документов. У Вас могут быть установлены дюжины различных приложений, и Вы, возможно, размышляете над тем, как всех их подключить к планируемому на будущее инструменту управления или хранилищу. Вам, возможно, сложно представить себе, что представляет собой подобный инструмент управления / хранилище, и как их соединять с деловыми приложениями.

Основная проблема, стоящая перед сферой управления документами, заключается в том, чтобы сделать такую идеологию не только желательной, но и практически реализуемой.

Джеймс Лепен (James Lappin)

Мой комментарий: Я во многом не согласна с рассуждениями автора.

Мне, в частности, не нравится то, что он специалистов по управлению документами видит как неких Дон-Кихотов, сражающихся за какие-то им одним интересные абстрактные принципы, - забывая о том, что они (по крайней мере, лучшие из них) в современных условиях защищают организацию от серьёзных, и отнюдь не теоретических правовых и деловых рисков. Специалисты  ИТ у него, наоборот, получаются какие-то нереально белые и пушистые…

Огорчает и то, что, прочитав длинную нотацию о нежизнеспособности EDRMS (т.е., в нашей терминологии, СЭД и ECM-систем), которые надо дорабатывать / настраивать /интегрировать и т.д., он закончил в итоге тем, что рекомендовал внедрять «инструменты управления документами / хранилища документов», что, по сути, ровно то же самое. И без доработок тоже обойтись не удастся, если, конечно, не приложить колоссальных усилий по стандартизации (а вот произнести это слово и назвать тот самый стандарт, который он всё время имеет в виду – MoReq2010 – автору пороху не хватило!).

В то же время Джеймс Лепен поднимает много важных вопросов, делится интересными наблюдениях, и, надеюсь, те, кто прочитал его статью, не пожалели о потраченном времени.

Источник: блог «Thinking Records»
http://thinkingrecords.co.uk/2013/02/13/the-state-of-records-management-in-2013-the-challenges/ 

Как прокуратура защищает персональные данные граждан


Государственные органы уже освоили интернет в качестве площадки для освещения своей деятельности. Особенно активно его сейчас используют контролирующие органы, регулярно сообщающие о своих успехах по защите прав граждан и организаций.

Роскомнадзор также регулярно выкладывает информацию о своей деятельности по защите персональных данных граждан. И вот недавно я нашла в сети новость под названием «Тюменскую УК оштрафовали на пять тысяч рублей за разглашении персональных данных жильцов», опубликованную 18 февраля 2013 года (см.: http://www.newsprom.ru/news/136118480912661.shtml ), в которой рассказывается о том, что ООО «УК «Стрела» было привлечено к административной ответственности в размере 5 тысяч рублей за нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования и распространения персональных данных.

По обращению Управления Роскомнадзора по Тюменской области, ХМАО и ЯНАО проверку управляющей компании проводила прокуратура Калининского административного округа Тюмени. В ходе проверки было установлено, что ООО «УК «Стрела» при информировании жильцов о размере начисляемых денежных средств за поставляемые коммунальные услуги допустило незаконное распространение персональных данных собственников квартир среди неопределенного круга лиц.

Прокуратурой округа было возбуждено в отношении общества административное дело по ст. 13.11 КоАП РФ, которое было рассмотрено мировым судьей Калининского АО Тюмени.

Самое замечательное в этой истории то, что в этой новости, распространенной информационным изданием «NewsProm.Ru» со ссылкой на пресс-службу ведомства, указаны фамилия и инициалы, а также номер квартиры жильца, - похоже, того самого, что обратился с жалобой в Роскомнадзор! :)  Может быть, прокуратуру тоже стоит привлечь к административной ответственности и оштрафовать на 5 тысяч рублей?
   
Источник: ИИ «NewsProm.Ru»
http://www.newsprom.ru/news/136118480912661.shtml 

понедельник, 25 февраля 2013 г.

Положение дел в управлении документами в 2013 году: Проблемы, часть II


(Продолжение, начало см. http://rusrim.blogspot.ru/2013/02/2013-i.html )

Противоречие между потребностью в стабильном управлении документами и необходимостью идти в ногу с поступательным развитием технологий

Внутри организаций существует фундаментальное противоречие между потребностями в управлении своими информационными технологиями и своими документами.

Динамичность (agility) – основной принцип ИТ. Организациям всё время приходится модернизировать программные приложения, повышающие производительность инструменты и оборудование, чтобы идти в ногу с последними новинками от поставщиков и новейшими разработками в области технологий и методов работы. Застрять на старых версиях – настоящий кошмар для ИТ. Застрять на Windows XP, на Office 2003, SharePoint 2007, Internet Explorer 6. Застрять с приложениями, способными работают только на настольных ПК, в то время, когда коллеги осваивают применение в деловой деятельности планшетов и смартфонов. Застрять с приложениями, способными работают только на установленных в организации серверах, в то время, когда организация хочет переходить на облачные вычисления.

В предположении, что Вас устраивают поставщики / производители имеющихся у Вас деловых программных приложений, лучший способ избежать такого застревания – свести к минимуму индивидуальные, сделанные «на заказ» доработки и интеграцию. Заказные доработки (кастомизация) и интеграция усложняют и замедляют процесс обновления и станут помехой любым попыткам освоения облачных вычислений и новых устройств.

Главный принцип управления документами – приверженность канонам и  правилам. Применение классификационных схем, применение указаний по срокам хранения и действиям по их истечении; блокировка доступа к документам «на запись» с тем, чтобы их нельзя было уничтожить иначе, как в строгом соответствии с указаниями по срокам хранения. Обеспечение способности систем экспортировать документы и все их метаданные в формате, который может быть впоследствии импортирован в новое программное приложение, приходящее на замену старому.

Столкновение между этими ключевыми принципами возникает из-за того, что каждая организация внедряет множество различных приложений. Сотрудник в течение рабочего дня может использовать приложение для электронной почты, общий диск, сайт рабочей группы в SharePoint, деловое приложение для ведения основной деятельности. Ни одно из этих приложений в первоначальной конфигурации не имеет функциональных возможностей, обеспечивающих применение принципов и правил управления документами. Поэтому приходится с этими приложениями что-то делать:
  • либо делать доработки и настройки, чтобы они могли управлять в них же содержащимися документами;

  • либо приобретать для них с этой целью дополнительные модули;

  • либо подключать их к внешнему инструменту управления, обеспечивающему управление содержащимися в приложениях документами извне,

  • либо подключать их к хранилищу документов, забирающему документы у приложений (немедленно или в более позднее время).
Иными словами, каждое программное приложение ради управления документами требуется доработать / интегрировать / соединить и/или сделать массу настроек, и именно эта необходимость создает противоречия между основными принципами управления документами и ИТ.

Между интересами ИТ и управления документами не было бы противоречий, если бы одно обособленное «хранилище документов» справлялось с задачами управления ими (чего не наблюдается)

Противоречий между принципами управления документами и ИТ можно было бы избежать, если бы управление документами могло осуществляться одним обособленным программным приложением.
  • Предположим, что Вы установили у себя систему хранения и управления электронными документами (electronic records management repository), вместе с корпоративной классификационной схемой и правилами определения сроков хранения, способную защитить документы от внесения в них несанкционированных изменений и преждевременного уничтожения. Это могла бы быть система управления документами и информацией (EDRMS), соответствующая одной из национальных или международных спецификаций (например, американскому стандарту DoD 5015.2). Или это мог бы быть «центр хранения документов» (records centre) в SharePoint. (Замечу, что SharePoint в сочетании с рядом модулей для управления документами также сертифицирован на соответствие DoD 5015.2 –Н.Х.)

  • Предположим, что все сотрудники организации только счастливы, - всякий раз,  когда они создают или получают важное сообщение электронной почты или документ, - приостановить свою работу и пойти в EDRMS-систему или в центр хранения документов SharePoint, чтобы загрузить туда копию сообщения или документа. (С моей точки зрения, счастье тут ни при чём. Работодатель может поставить сотрудника перед выбором: или работай так, как положено, или ищи другую работу. При капитализме удобство хозяина обычно значит больше, чем «хотелки» наёмных работников  – Н.Х.)
Если бы такое было возможно, то все прочие программные приложения организации не имели бы для специалиста по управлению документами никакого значения. (Здесь, я считаю, Джеймс неправ. Обособленная документная система решила бы вопрос сохранения документов, однако никуда не делась бы проблема своевременного уничтожения информации. То же английское законодательство обязывает организацию в случае судебного спора раскрывать всю имеющуюся у ней информацию, в том числе из деловых и облачных систем. Пока что ИТ-службы не проявили ни умения, ни желания решать этот вопрос самостоятельно – Н.Х.) Приложения для общения, коллективной работы и ведения деловой деятельности можно было бы устанавливать, обновлять, заменять, перемещать в облака и т.д. по мере необходимости, и при этом специалисту по управлению документами не нужно было бы просить о доработке / настройке / интеграции / подключении этих инструментов.

Однако из опыта известно, что это не так. Когда сотрудник создает или получает документ или сообщение электронной почты, он знает, что они достаточно надежно сохранены в программном приложении (будь то их учетная запись электронной почты, общий диск, сайт рабочей группы в SharePoint, деловой приложение или что-нибудь еще). У них нет стимула (и, возможно, нет времени) на то, чтобы переместить их в другое место. (На мой взгляд, угроза штрафа или увольнения – вполне весомый стимул, хотя и негативного плана :)  И никто не запрещает работодателю поощрять тех сотрудников, которые аккуратно работают с документами – Н.Х.)

Здесь действует сила тяготения. Для извлечения из этих приложений тех материалов/сообщений, которые требуется сохранить в качестве документов, потребуются либо каждодневные затраты жизненных сил конечных пользователей, либо разовые инвестиции организации в доработки / настройки / интеграцию / подключение. (Затраты, однако, следует сопоставить с возможным ущербом для организации вследствие несохранения либо неуничтожения вовремя документов и информации. Известные судебные санкции достигали отметки в полтора миллиарда долларов… - Н.Х.)

Ключевой особенностью систем управления документами являются отнюдь не функциональные возможности «хранилища документов» сами по себе, а взаимосвязь между хранилищем и теми приложениями, которые используются сотрудниками для выполнения порученной им работы. Например, слабость модели управления документами в двух последних версиях SharePoint никак не была связана с качеством предоставляемого в SharePoint хранилища документов (records centre - центра хранения документов SharePoint). Она была связана с теми трудностями, которые организации испытывали при составлении и настройке правил, согласно которым шла маршрутизация документов из каждой конкретной библиотеки документов каждого сайта рабочей группы SharePoint в соответствующее место «центра хранения документов» SharePoint; и с отсутствием «коробочной» интеграции между SharePoint в целом и электронной почтой.

(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.ru/2013/02/2013-iii.html )

Джеймс Лепен (James Lappin)

Источник: блог «Thinking Records»
http://thinkingrecords.co.uk/2013/02/13/the-state-of-records-management-in-2013-the-challenges/

НИР «Разработка научно обоснованных предложений по совершенствованию законодательного регулирования в сфере культуры» о законодательстве в области архивного дела


На сайте Министерства культуры РФ в разделе «Деятельность»/ «Научная работа» выложены в открытом доступе отчеты по научно-исследовательским работам, выполненным на деньги федерального бюджета в 2012 году (см.:  http://mkrf.ru/deyatelnost/scientific-work/  ).

Среди выложенных материалов меня заинтересовал отчет о НИР по теме: «Разработка научно обоснованных предложений по совершенствованию законодательного регулирования в сфере культуры», выполненный по государственному контракту от 07 ноября 2012 г. № 3267-01-41/06-12 Отделом социального законодательства Института  законодательства и сравнительного  правоведения при Правительстве РФ (ИЗиСП) см.: http://www.mkrf.ru/upload/mkrf/mkdocs2012/20_12_2012_13.pdf ), - а именно, та его часть, которая касается вопросов архивного дела.

Можно согласиться с авторами отчета, что российское законодательство в области культуры, с одной стороны, достаточно многочисленно, а с другой - изобилует серьезными пробелами и порой содержит противоречивые положения.
Отчет о научно-исследовательской работе по теме: «Разработка научно обоснованных предложений по совершенствованию законодательного регулирования в сфере культуры»

Состояние гражданско-правового регулирования статуса юридических лиц в сфере культуры законодательством о культуре характеризуется множественностью действующих нормативных актов (Основы законодательства Российской Федерации о культуре, Федеральные законы «О Музейном фонде Российской Федерации и музеях Российской Федерации», «О библиотечном деле», «О национально-культурной автономии», «Об объектах культурного наследия (памятниках истории и культуры) народов Российской Федерации»; «Об архивном деле в Российской Федерации», постановление Правительства РФ от 26.06.1995 № 609 «Об утверждении Положения об основах хозяйственной деятельности и финансирования организаций культуры и искусства»), не во всем соответствующих как друг другу, так и базовому для юридических лиц закону - Гражданскому кодексу. (стр. 71)
Структура гражданско-правового регулирования правового статуса организаций культуры, по мнению авторов отчёта, неоправданно усложнена и состоит из четыре уровней нормативной регламентации (см. стр. 72-73 отчета):
  • Первый уровень - нормы Гражданского Кодекса РФ в силу п. 2 ст. 3 ГК РФ;

  • Второй уровень - общие законы о некоммерческих организациях (федеральные законы «О некоммерческих организациях», «Об автономных учреждениях»);

  • Третий уровень – общие нормы «Основ законодательства Российской Федерации о культуре» об организациях культуры; здесь же оказываются и нормы подзаконного характера (постановление Правительства «Об утверждении Положения об основах хозяйственной деятельности и финансирования организаций культуры и искусства»), устанавливающие основы хозяйственной деятельности некоммерческих организаций культуры и искусства, в том числе и библиотек, и музеев. И, наконец,

  • Четвертый уровень - нормы специальных законов об отдельных видах организаций в сфере культуры (федеральные законы «О музейном фонде Российской Федерации и музеях Российской Федерации», «О библиотечном деле»; «Об архивном деле в Российской Федерации» и др.).
Сделан вывод о том, что «такая неоправданно сложная, противоречивая и неоднозначная (когда нормы подзаконного акта de facto превалируют над законодательными установлениями) иерархическая система правового регулирования отрицательно сказывается на правоприменительной практике и очевидно требует коррекции».

В отчете, помимо федерального законодательства, описано состояние законотворческой деятельности субъектов федерации в области культуры, и отмечается, что «законотворческая компетенция субъектов Российской Федерации в системе действующего нормативно-правового регулирования сферы культуры определена в настоящее время целой группой законодательных актов федерального уровня», в том числе Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (стр. 84-85).

В отчете обращается внимание несовпадение полномочий субъектов РФ, закрепленных в разных законах (стр.90-91). В качестве одного из примеров приведены положения закона об архивном деле:
«Например, законом об архивном деле в Российской Федерации к полномочиям субъектов Российской Федерации отнесено «хранение, комплектование, учет и использование архивных документов и архивных фондов», а законом об общих принципах организации законодательных (представительны) и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации – «формирование и содержание архивных фондов».

Из последней формулировки исключено «использование архивных фондов», что явно не соответствует не только закрепленной за субъектами Российской Федерации функции в области архивного дела, но не согласуется с такими законодательно закрепленными полномочиями субъектов Российской Федерации, как, например: передача архивных документов в собственность Российской Федерации и (или) муниципальных образований, установление правил работы с архивными документами и другими.»
Также отмечено, что законодательство в сфере правового регулирования культурной деятельности характеризуется непропорциональностью в вопросах закрепления конкретных полномочий органов государственной власти субъектов РФ в соответствующей области культурной деятельности. Так, например, «… в области архивного дела наряду с закреплением общих направлений государственной политики в указанных областях законодатель весьма подробно детализирует конкретные полномочия органов государственной власти субъектов Российской Федерации в установленной области правового регулирования. При этом, порой такая детализация явно выходит за рамки его компетенции …» (стр. 92-93).

На странице 96 отчета приведены любопытные данные о количестве региональных законодательных актов, принятых в области культуры. Копия этого места в документе приведена ниже:


На основании этих данных делается следующий вывод: «это свидетельствует об отсутствии единой законотворческой политики Российской Федерации и субъектов Российской Федерации в сфере правового регулирования отдельных областей культурной деятельности, а также о пробельности правового регулирования важных областей культурной деятельности».

Мой комментарий: Честное слово, сначала я не поверила своим глазам. Черным по белому в отчёте написано, что специальные законы субъектов Российской Федерации в области архивного дела отсутствуют, - а ведь если память мне не изменяет, ещё несколько лет назад я написала статью, посвященную сравнительному анализу десятка региональных законов об архивном деле :)

На всякий случай включаю региональную версию «Консультанта Плюс». В карточке поиска задаю «вид документа» - «закон», «название документа» - «об архивном деле», и система выдает мне аж две сотни действующих региональных законодательных актов… Наверное, коллегам из Институте законодательства и сравнительного правоведения пора сменить свою справочно-правовую систему!

К сожалению, такие «проколы» не способствуют доверию к документу… Объективности ради хочу отметить, что в целом отчет мне понравился. Чувствуется, что авторы отчета неплохо ориентируются в вопросах музейного и библиотечного дела, но вот архивное дело и  особенности его правового регулирования, видимо, знают поверхностно, и затронули эту тему лишь потому, что вообще не упомянуть в отчете архивное дело было бы несолидно.

Источник: Сайт Министерства культуры Российской Федерации
http://www.mkrf.ru/upload/mkrf/mkdocs2012/20_12_2012_13.pdf

воскресенье, 24 февраля 2013 г.

Очередная встреча членов DLM-форума пройдёт в июне 2013 года в Дублине


После продолжительной «спячки» снова проявил активность сайт DLM-форума (  http://www.dlmforum.eu ).

На сайте выложена информация о том, что очередная, весенняя встреча членов DLM-форума пройдёт в Дублине, Ирландия, 25-26 июня 2013 года. Открыта запись желающих выступить с докладами.

Место проведения встречи – Королевский госпиталь Килменхэм (Royal Hospital Kilmainham – на фото), считающийся одним из красивейших зданий 17-го века в Ирландии


Также сообщается о том, что осенняя встреча в этом году будет проведена в Литве.

Источник: сайт DLM-форума
http://www.dlmforum.eu/index.php?option=com_content&view=category&layout=blog&id=16&Itemid=49&lang=en

США: Чего ожидать от конференции «Персональная электронная архивация – 2013»?


Данная заметка сотрудника Библиотеки Конгресса США Майка Ашенфельдера (Mike Ashenfelder, http://blogs.loc.gov/digitalpreservation/author/mashe/ , на фото) была опубликована на сайте Библиотеки 13 февраля 2013 года в блоге «The Signal - Digital Preservation».

21-22 февраля 2013 года в Университете штата Мэриленд пройдёт конференция «Персональная электронная архивация – 2013» (Personal Digital Archiving, PDA, сайт конференции http://mith.umd.edu/pda2013/ , о конференции на нашем блоге также писала Эрин Энгл (Erin Engle), см.  http://blogs.loc.gov/digitalpreservation/2013/02/keynotes-and-program-set-for-personal-digital-archiving-2013/ ). С 2010 года это будет уже четвертая конференция этой серии, и её значение - как для учреждений культуры, так и для широкой общественности - с каждым годом увеличивается. Это единственная из крупных конференций, целью которой является обучение всех людей и повышение их осведомленности о рисках и проблемах, связанных с личными электронными архивами.

На первой конференции PDA один из её основателей Джефф Юбуа (Jeff Ubois) сформировал перечень тем для обсуждения, который был настолько всеобъемлющим, что включённые в него вопросы в большинстве своём остаются актуальными и жизненно-важными и сегодня.

Фото в тексте:  «Мой чулан» (на сайте Flickr, автор General Wesc)

Так, на первой конференции PDA 2010 обсуждались следующие темы:
  • Как обычные люди на самом деле поступают со своим электронным «хозяйством», - в противовес тому, что, по мнению экспертов в области электронной сохранности,  им следовало бы делать;

  • Круглосуточный сбор данных «лайфлоггинга» (lifelogging, букв. «протоколирование своей жизни». Согласно Википедии, http://en.wikipedia.org/wiki/Lifelog , занимающиеся этим люди – лайфлоггеры, известные также как лайфблоггеры, постоянно носят с собой компьютерные устройства  с целью документирования всей своей жизни или большей её части - Н.Х.);

  • Использование и возможное злоупотребление персональными медицинскими данными;

  • Социологические исследования, касающиеся данных в личных архивах;

  • Инструменты для управления и «просеивания» электронной почты;

  • Использование персональных электронных архивов для обогащения семейной истории.
Конечно, программа той конференции не обошлась - и, вероятно, этого никогда не удастся избежать, - без примеси академической квазинауки.

Конференция PDA 2013 продолжает привлекать разработчиков инструментов, будь то инструменты для потребителей (такие, как электронные альбомы для коллекционирования  «вырезок», поддерживающие линию времени и мультимедийные возможности) или же для исследователей и для учреждений, занимающихся обеспечением сохранности данных (предназначенные для управления неструктурированными материалами электронных архивов, которые эти учреждения могут получить от представителей широкой общественности).

Одной из основных тем по-прежнему остаются социологически исследования и анализ. Распространение личных электронных архивов означает, что у представителей социальных наук будет больше данных для изучения. Эта область интересов будет расширяться по мере того, как ИТ-специалисты будут объединять разрозненные базы данных и упрощать применение мощных методов анализа «больших данных».

Планирования судьбы своей электронной собственности – того, что происходит с электронным имуществом после смерти владельца - по-прежнему является важной частью дискуссий в области персональной электронной архивации. Данная тема охватывает куда более широкий спектр вопросов,  чем резервное копирование данных или передача паролей своим близким. Законодательство продолжает развиваться, и PDA 2013 даёт возможность услышать последние новости о правовых проблемах, касающихся электронной собственности и ей наследования.

Сам по себе термин «персональный» - это не только общая категория, используемая в отношении представителей широкой публики. Он также применяется в отношении конкретных людей и профессий. И поскольку конференции PDA всегда хорошо поддерживались научными кругами, то их постоянной темой стал вопрос архивирования результатов деятельности профессоров и ученых. На нескольких последних конференциях дополнительное внимание уделялось тому, как конкретные архисты архивируют свои материалы. На PDA 2013 одно из выступлений будет посвящено тому, как ряд артистов поступает со своими электронными архивами

Каждый год появляются новые электронные потребительские товары – такие, например, как программные приложения, игры, социальные сети, - которые люди осваивают и добавляют в состав своих электронных владений. Некоторые из них ставят новые проблемы в плане обеспечения долговременной сохранности. Один из докладов на PDA 2013 впервые затронет вопрос об архивации публикуемых в интернете электронных журналов (digital zines).

Одним из наиболее важных вопросов, поднятых на самых последних конференциях,  является вопрос о роли учреждений культуры в оказании помощи широкой публике. Следует ли учреждениям культуры заниматься этим? Есть ли у них моральная обязанность помогать? Следует ли им архивировать персональный электронный контент? Если да, то каким образом небольшой организации создать жизнеспособный электронный архив? И откуда получить финансирование?

В частности, публичные библиотеки начинают брать на себя роль защитников электронных активов сообществ. Что из этого может получиться? Кто готовит библиотекарей и откуда они будут получать ресурсы? Об этом также пойдёт речь на PDA 2013.

Осознание необходимости архивации персональных электронных данных постепенно проникает в сознание основной массы потребителей, и в ведущих газетах и журналах всё чаще появляются публикации на эту тему. Пораженческие пугалки на тему «электронного средневековья» постепенно сменяется более позитивным настроем «взять на себя ответственность», и это хорошо.

Конференция «Персональная электронная архивация» стала уникальным и важным ежегодным форумом. Мы надеемся, что то, что на ней рассказывается, дойдет до широкой общественности и будет вдохновлять дальнейшие инновации.

Мы приглашаем Вас придти и стать участником этого обсуждения.

Майк Ашенфельдер (Mike Ashenfelder)

Источник: блог «Сигнал – Обеспечение сохранности электронных материалов» (The Signal - Digital Preservation) на сайте Библиотеки Конгресса США
http://blogs.loc.gov/digitalpreservation/2013/02/what-to-look-forward-to-at-personal-digital-archiving-2013/

суббота, 23 февраля 2013 г.

США: Изменения в правилах HIPAA защиты медицинских персональных данных и генетическая информация


Заметка Эдда Джонса (Ed Jones) была опубликована на сайте HIPAA.com 15 февраля 2013 года под заголовком «Окончательная редакция правил HIPAA: Определения в законе о запрете дискриминации на основании генетической информации» (HIPAA Final Rule: Genetic Information Nondiscrimination Act (GINA) Definitions).

Сейчас законодательство о персональных данных начинает  нашей стране исполняться всерьёз, и вопрос о различных видах и категориях персональных данных приобретает большое значение. В этой связи мне кажется полезным познакомиться с американским подходом к «генетическим данным».

Сегодня мы хотим рассказать о ряде новых определений, относящихся к закону о запрете дискриминации на основании генетической информации (Genetic Information Nondiscrimination Act, GINA), которые решают некоторые вопросы, связанные с применением правила HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act – закон США о переносимости и подотчётности медицинского страхования – Н.Х.) по защите неприкосновенности частной жизни в отношении генетической информации.

Определения включены в документ «Изменения в правилах  HIPAA обеспечения неприкосновенности личной жизни, безопасности, исполнения требований и извещения об утечках, принятых в соответствии с Законом об использовании медицинских информационных технологий в клинической и экономической деятельности (Health Information Technology for Clinical and Economic Health Act, HITECH)» (Modifications to the HIPAA Privacy, Security, Enforcement, and Breach Notification Rules,  об этом документе см. также  http://rusrim.blogspot.ru/2013/02/hipaa-hitech-i.html - Н.Х.),   опубликованный в «Федеральном регистре» (Federal Register, Vol.78, No.17) 25 января 2013 года, см. http://www.gpo.gov/fdsys/pkg/FR-2013-01-25/pdf/2013-01073.pdf . Эти изменения вступают в силу 26 марта 2013, а к 23 сентября 2013 года подпадающие под закон HIPAA лица и их ассоциированные деловые партнеры должны будут обеспечить исполнение данных положений.

В принятом нормативном документе сказано следующее: «Закон 2008 года о запрете дискриминации на основании генетической информации (GINA) … запрещает дискриминацию на основе генетической информации человека как в контексте медицинского страхования, так и контексте трудовых отношений и занятости.

Что касается медицинского страхования, то часть I закона GINA:
  • запрещает дискриминацию в плане страховых премий или взносов при групповом страховании на основе генетической информации;

  • запрещает использование генетической информации в качестве основания при определении права на участие в программе медицинского страхования или при установлении страховых премий на рынках индивидуального и дополнительного к программе Medicare (Medigap) страхования; и

  • ограничивает возможности организаций, выдающих групповые планы медицинского страхования и страховые полисы, а также эмитентов полисов Medigap, по сбору генетической информации и в праве просить/требовать от физических лиц прохождения генетического тестирования.
Часть II закона GINA запрещает использование генетической информации в контексте трудовых отношений и занятости, ограничивает право работодателей и других лиц, подпадающих под эту часть закона, запрашивать, требовать или приобретать генетическую информацию, и жестко ограничивает возможность раскрытия этими лицами генетической информации.

В «Изменениях…» сказано, см. стр. 5658-5659: «В дополнение к этим антидискриминационным положениям, ст.105 части I закона GINA содержит новые положения, обеспечивающие защиту конфиденциальности генетической информации, что заставляет министра здравоохранения (Secretary of Department of Health and Human Services, HHS) пересмотреть правила защиты неприкосновенности частной жизни: разъяснить, что генетическая информация представляет собой информацию о здоровье, и запретить выпускающим полисы медицинского страхования организациям  использовать или раскрывать генетическую информацию для оценки рисков для здоровья страхуемых (for underwriting purposes)».

Ниже приведены новые определения, связанные с законом GINA,  поскольку они взаимосвязаны к положениями Правил HIPAA по защите неприкосновенности частной жизни ( см. также терминологию части 45 Свода федеральных нормативных актов, §160.103, http://www.law.cornell.edu/cfr/text/45/160.103  ):

Термин «член семьи» в отношении физических лиц означает:
(1) иждивенец (dependent  - определение этого термина дано в части 45 Свода федеральных нормативных актов, §144.103, http://www.law.cornell.edu/cfr/text/45/144.103  ) данного физического лица, или

(2) Любое иное лицо, связанное родством первой, второй, третьей или четвертой степени с физическим лицом или его иждивенцем. Сводные родственники (например, в результате брака или усыновления) рассматриваются наравне с кровными родственниками (то есть родственниками, имеющими общего биологического предка). При определении степени родства, неполные кровные родственники (например, сводные братьев и сестер, имеющие только одного общего родителя) рассматриваются наравне с полными кровными родственниками (например, братьями и сестрами, у которых оба родителя общие).
  • родственниками первой степени являются родители, супруги, братья, сестры и дети,

  • родственниками второй степени являются бабушки и дедушки, внуки, тети, дяди, племянники и племянницы,

  • родственниками третьей степени являются прадеды и прабабушки, правнуки, пра-тети, пра-дяди и двоюродные братья и сестры,

  • родственниками четвертой степени являются пра-пра-бабушки и дедушки, пра-пра-внуки, и дети двоюродных братьев и сестер.
Под «генетической информацией» понимается:
(1) С учетом пп.(2) и (3) данного определения, следующая информация в отношении физического лица:
  • результаты генетических тестов данного лица;

  • результаты генетических тестов членов семьи данного лица,

  • сведения о проявлениях заболевания или расстройства у членов семьи данного лица, или

  • любые запросы физического лица или членов его семьи на оказание генетических услуг или получение ими таких услуг, или их участие в клинических исследованиях, включающих в себя генетические услуги.
(2) В данном подразделе любое упоминание относящейся к физическому лицу или членам его семьи генетической информации также охватывает:
  • плод, вынашиваемый  беременной женщиной – физическим лицом или членом его семьи, а также

  • любой эмбрион, которым на законном основании владеет физическое лицо или член его семьи, использующие вспомогательные репродуктивные технологии (assisted reproductive technology).
(3) Понятие «генетической информации» не включает сведения об поле и возрасте физического лица.
Термин «генетические услуги» означает:
(1) Генетический тест;

(2) Генетическое консультирование (включая получение, интерпретацию и анализ генетической информации), и

(3) Обучение по генетическим вопросам (genetic education).
Под «генетическим тестом» понимается анализ человеческой ДНК, РНК, хромосом, белков или метаболитов, если в ходе анализа выявляются генотипы, мутации или хромосомные изменения. Понятие «генетический тест» не включает анализ белков или  метаболитов, непосредственно связанный с имеющейся болезнью, расстройством или патологическим состоянием.

Под «проявлением (манифестацией)» болезни, расстройства или патологического состояния понимается то,  что человек был или обоснованно мог быть диагностирован как страдающий болезнью, расстройством или патологическим состоянием медицинским работником, имеющим необходимую квалификацию и опыт в соответствующей области медицины. Для целей данного подраздела считается, что болезнь, расстройство или патологическое состояние не проявляются, если диагноз главным образом основывается на генетической информации.

В дополнение к перечисленным выше новым, связанным с законам GINA определениям, было также пересмотрено определение понятия «информация о здоровье» (health information), чтобы не осталось сомнений в том, что данный термин включает генетическую информацию.

Под «информацией о здоровье» понимается любая информацию, включая генетическую информацию, как в устной форме, так и зафиксированная в любой форме и на носителе любого вида, которая:
(1) Создана или получена поставщиком медицинских услуг или медицинского страхования, органом здравоохранения, работодателем, страхователем жизни, институтом или университетом или посредником при оказании медицинских услуг (health care clearinghouse), и

(2) Относится к прошлому, настоящему или будущему физическому или психическому здоровью или состоянию физического лица; оказанию медицинской помощи физическому лицу; или к прошлым, текущим или будущим платежам за предоставление медицинской помощи физическому лицу.
В последующих постах мы обсудим, какие изменения внес закон GINA в Правила HIPAA по защите неприкосновенности частной жизни, как изменилось Правило HIPAA об обеспечении исполнения требований закона и как взаимодействуют законы FERPA (Family Educational Rights and Privacy Act - закон 1974 года о правах семьи и защите неприкосновенности частной жизни в сфере образования. Согласно Википедии, http://en.wikipedia.org/wiki/Family_Educational_Rights_and_Privacy_Act , закон предоставил обучающимся доступ к их документам о прохождении обучения, с тем, чтобы они могли требовать внесения в них исправлений, а также некоторые возможности по контролю над раскрытием информации, содержащейся в таких документах, после достижения обучающимся 8-летнего возраста - Н.Х.) и HIPAA в отношению к документации об иммунизации в школах.

Эд Джонс (Ed Jones)
   
Мой комментарий: Управление медицинскими документами становится все интереснее и интереснее: персональные данные, информация о здоровье, специальные и биометрические персональные данные, а теперь ещё и генетическая информация… Подходы в Европе, США и в России различаются, а пациенты перемещаются по всему миру, не думая о том, какие проблемы они создают представителям целого ряда профессий :)

Источник: сайт HIPAA.com
http://www.hipaa.com/2013/02/hipaa-final-rule-genetic-information-nondiscrimination-act-gina-definitions/

При оформлении лицензий Росалкогольрегулирование будет запрашивать документы у федеральных органов исполнительной власти в электронном виде


Несмотря на все проблемы с организацией оказания электронных государственных услуг, Правительство продолжает неуклонное движение к электронному светлому будущему и вносит изменения в подзаконные нормативные правовые акты, устанавливая и уточняя процедуры межведомственного электронного взаимодействия.

Постановлением Правительства РФ от 9 февраля 2013 г. № 106 утверждены «Правила представлении документов (сведений, содержащихся в них) в электронной форме для получения лицензий на производство и оборот этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции».

Правила устанавливают порядок и сроки представления федеральными органами исполнительной власти документов и сведений в электронной форме по межведомственному запросу, направляемому Федеральной службой по регулированию алкогольного рынка (Росалькогольрегулирование в целях предоставления лицензий.

Росалькогольрегулирование направляет межведомственный запрос в случае, если организация, осуществляющая производство и оборот этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции, не представила для получения лицензии следующие документы:
  • Заключение о соответствии производственных и складских помещений организации требованиям пожарной безопасности и экологическим требованиям (межведомственные запросы направляются в МЧС и Федеральную службу по надзору в сфере природопользования);

  • Документ, подтверждающий техническую компетентность (аккредитацию) лаборатории химического и технологического контроля производства этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции, или копия договора с такой лабораторией на проведение указанного контроля (межведомственные запросы направляются в Федеральную службу по аккредитации);

  • Копии сертификатов соответствия и (или) деклараций о соответствии основного технологического оборудования (межведомственные запросы направляются в Федеральную службу по аккредитации).
Межведомственные запросы формируются в электронной форме, заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью и направляются в федеральные органы исполнительной власти по каналам единой системы межведомственного электронного взаимодействия (п.4).

Федеральные органы исполнительной власти должны представить документы в Росалкогольрегулирование в течение 5 рабочих дней с даты получения межведомственного запроса (п.5). Документы представляются в электронной форме с использованием единой системы межведомственного электронного взаимодействия и заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью (п.6).

Одновременно внесены изменения в постановление Правительства РФ от 6 декабря 1999 года № 1344 «Об утверждении Положения о лицензировании деятельности по производству, хранению и поставке спиртосодержащей непищевой продукции», также регламентирующие процедуры межведомственного электронного обмена документами и информацией.

Кроме того, в «Положение о лицензировании» внесено требование о том, что организация в заявлении о выдаче лицензии должна теперь указывать «адреса ее электронной почты, по которому лицензирующий орган осуществляет переписку, направление решений, извещений, уведомлений с использованием электронной подписи» (п. 5-а Положения).

С момента вступления изменений в силу для получения лицензии организация обязана будет представить в Росалькогольрегулирование только два документа: заявление и копии учредительных документов. Все остальные документы можно не представлять, и тогда Росалкогольрегулирование самостоятельно запросит их в других федеральных органах исполнительной власти.

Источник: Гарант
http://www.garant.ru/hotlaw/federal/456763/

пятница, 22 февраля 2013 г.

Опубликована моя статья об история внеофисного хранения документов в США


20 февраля 2013 года на сайте «Наш Архив» ( http://www.naar.ru ) была опубликована моя статья «Глазами эксперта: История внеофисного хранения в США», http://www.naar.ru/articles/detail/all_articles/glazami-eksperta-istoriya-vneofisnogo-hraneniya-v-shsha/

В ней я попыталась рассказать о том, как возникла и развивалась в США отрасль внеофисного хранения документов и какие тенденции наблюдаются в ней сейчас.

В качестве дополнения к ней выкладываю фотографии пионеров отрасли.

На фото слева: Эммет Лихи (Emmett J. (Ed) Leahy, 1910-1964), новатор, в честь которого учреждена самая почётная на настоящий момент премия, вручаемая за выдающийся вклад в развитие управления документами и информацией (см. http://rusrim.blogspot.ru/search/label/Emmett%20Leahy%20Award ).

На фото справа: Лео Пирс (Leo W. Pierce, Sr., 1918-2012), основатель одной из первых крупных компаний в отрасли.

Источник: сайт «Наш Архив»
http://www.naar.ru/articles/detail/all_articles/glazami-eksperta-istoriya-vneofisnogo-hraneniya-v-shsha/

Медицинские электронные документы: Проблемы всё те же, что у нас, только масштабнее и злее


Меня, как консультанта, жизнь иногда просто «затягивает» в определенные области. Сейчас такой «точкой притяжения» оказывается тематика внедрения ИКТ в медицине. Это направление интересно как разнообразием и сложностью возникающих проблем, так, конечно же, и тем, что в него уже вкладываются немалые средства, а в перспективе (и с учетом мировых тенденций) будут затрачены огромные деньги.

21 февраля 2013 года я воспользовалась возможностью узнать «из первых рук» о том, что происходит в этой области, и побывала на организованном Ассоциацией развития медицинских информационных технологий (АРМИТ,  http://www.armit.ru/ ) симпозиуме "MedSoft-Эксперт-2013".

На симпозиуме: Автор ГОСТа на электронную медицинскую карту, зав.отделом компьютеризации Гематологического НЦ РАМН Борис Валентинович Зингерман и Президент АРМИТ, директор Центра медицинских информационных технологий "МЕДИАЛ-МТ" Михаил Михайлович Эльянов

Общее впечатление следующее: специалисты по управлению документами и профессионалы в области медицинской информатики сталкиваются со множеством схожих проблем, что в перспективе может стать основой для взаимовыгодного сотрудничества. Из услышанного я сделала вывод о том, что коллег больше всего беспокоят следующие вопросы:
  • Выполнение требований законодательства о защите персональных данных – эта проблема настолько злая, что в какой-то момент ведущий даже предложил её больше не поднимать, чтобы хватило времени на дискуссию по другим вопросам;

  • Сейчас в медицинской информатике срочно придётся решать проблему обеспечения долговременной сохранности юридически значимых документов. Может получиться так, что именно данная отрасль в этом вопросе первой «войдёт в воду», как в плане практических решений, так и в плане создания под них законодательно-нормативной и методической базы;

  • Остро стоит вопрос о том, что из себя должны представлять электронные медицинские карты, и каким образом их внедрять.
По ходу дискуссии прозвучала, на мой взгляд, очень важная мысль о том, что ситуация в мире складывается таким образом, что Россия оказывается на переднем крае информатизации медицины. По сути дела, Россия первой из крупных стран собирается создавать общенациональные медицинские информационные системы, и, соответственно, ей предстоит испытать на себе все те «прелести», что всегда выпадают на долю первопроходцев.

Если вспомнить, что наша страна фактически стала лидером во внедрении в государственное управление и в деловую деятельность ЭЦП/усиленных электронных подписей, то начинаешь вдруг понимать, что, похоже, заканчивается то время, когда мы были обречены всё время догонять других. Это, помимо прочего, означает, что в ряде случаев уже нельзя будет воспользоваться готовым зарубежным опытом, и придётся вложить больше усилий в разработку собственных концепций и решений.

Продолжить обмен мнениями с коллегами я планирую на предстоящей конференции MedSoft-2013, которая пройдёт в Москве 26-27 марта 2013 года (см. http://www.armit.ru/medsoft/2013/ ).

Источник: сайт АРМИТ
http://www.armit.ru/medsoft/expert2013/

Положение дел в управлении документами в 2013 году: Проблемы, часть I


Данная заметка известного британского консультанта и педагога в области управления документами Джеймса Лепена (James Lappin) была опубликована на его блоге «Thinking Records» (Думая о документах) 13 февраля 2013 года.

Актуальные проблемы в управлении документами видны из тех вопросов, которые организации задают консультантам. Ниже описаны шесть ситуаций, по которым ко мне обращались за консультациями в 2012 году (как в рамках работ по оказания платных консультационных услуг и при подготовке тендеров, так и неформально задавая вопросы по телефону!):
  • Организация выполняет по всему миру проекты в сложных условиях – в зонах военных конфликтов, политической напряжённости, экономических потрясений и низкой пропускной способности Интернета.

    Организация разработала корпоративный перечень документов с указанием сроков хранения. Проектные документы распределены по нескольким различным деловым программным приложениям. Имеется приложение для захвата официальных проектных документов (документов об открытии проекта, итогового отчета по проекту и т.д.). Также имеется приложение для захвата договорных документов, связанных со всеми закупками, выполненными в рамках проектов. Повседневная переписка по электронной почте, связанная с выполнением проектов, откладывается в отдельных учетных записях почтовой системы. Текущие документы, связанные с проектами, сохраняются на общих дисках, расположенных в региональных отделениях по всему миру. Ни одно из этих приложений не поддерживает отслеживание сроков хранения.

    Каким образом можно / следует обеспечить соблюдение на практике сроков хранения, установленных только что утвержденным корпоративным перечнем?

  • Организация внедрила систему управления документами и информацией (EDRM), в том числе разработала классификационную схему (структуру дел) и указания по срокам хранения. Принята система была в организации по-разному – если для одних подразделений она стала необходимым инструментом деловой деятельности, то другие пользовались ею мало или вообще не пользовались.

    Департамент информационных технологий очень настойчиво продвигает сейчас SharePoint в качестве инструмента для коллективной работы и управления информацией.

    Что в такой ситуации делать специалистам по управлению документами? Следует ли им полностью отвергнуть SharePoint? Следует ли им внедрить SharePoint, но интегрировать его с существующей EDRM-системой? Или же им нужно найти способ применения SharePoint в качестве системы управления документами и информацией, заменив EDRM-систему?

  • Уже более десяти лет организация управляет документами в среде Lotus Notes. Клиент электронной почты был доработан таким образом, чтобы он интегрировался с хранилищем документов.

    В какой-то момент организация столкнулась с необходимостью обновления этой среды, однако обновить переделанный почтовый клиент оказалось сложно, и она перешла на стандартный клиент Lotus Mail, потеряв в итоге интеграцию электронной почты с их хранилищем документов (также реализованном в Lotus Notes).

    Одним из трудных вопросов оказался выбор приоритетов – следует ли им остаться в среде Lotus Notes и восстановить связь между электронной почтой и хранилищем документов? Или лучше перейти в среду Microsoft (Exchange и SharePoint) и уже в ней решать проблемы у документами?

  • Организация внедрила EDRM-систему, интегрированную с почтовым клиентом Microsoft Outlook. Интеграция позволяет конечным пользователям использовать ключевые функциональные возможности EDRM-системы, работая в среде Outlook. Прямо из почтового клиента они могут создавать папки с документами в EDRM-системе, перетаскивать мышью в EDRM-систему (drag and drop) сообщения электронной почты, а также вести поиск и просматривать документы, хранящиеся в EDRM-системе.

    Как скажется на работе с EDRM-системой переход организации  на использование облачной системы электронной почты и её стандартного клиента?

  • В организации сложилась практика отправки коллегам по электронной почте ссылок на документы в EDRM-системе вместо присоединённых файлов. Теперь, однако, от этой модели начали отказываться: сотрудники возвращаются к практике отправки по электронной почте документов в виде присоединённых файлов, потому что так к ним быстрее получить доступ с мобильных устройств типа Blackberry / iPhone

  • Организация собиралась внедрить SharePoint вместе с дополнительным модулем управление документами, причём хотела выбрать такой модуль, который его разработчики намереваются сертифицировать на соответствие спецификациям MoReq2010.

    Организацию интересовал вопрос о том, как внедрение такого дополнительного модуля повлияет на настройки функциональных возможностей SharePoint для коллективной работы, такие, как конфигурация сайтов рабочих групп и использование «типов контента» SharePoint.
Тенденции в управлении документами (рис. Дж Лепена)

Перечисленные проблемы различаются своей спецификой, но в целом они отражают ту ситуацию, в которой специалисты по управлению документами оказались в данный момент времени. Специалисты по управлению документами пытаются создать возможности для применения на практике всеобъемлющих вечных принципов своей профессии (например, разработанных для всей организации классификационных схем (в российской практике, номенклатур дел – Н.Х.) и сроков хранения) - в условиях фрагментированной среды многочисленных программных приложений (клиенты электронной почты, средства для коллективной работы, деловые программные приложения для ведения основной деятельности) и в зыбучих песках изменений, постоянно происходящих во всех аспектах используемых организацией технологий (растущее распространение мобильных устройств, переход на облачные вычисления, постоянное обновление программного обеспечения).

(Продолжение следует, см. http://rusrim.blogspot.ru/2013/02/2013-ii.html )

Джеймс Лепен (James Lappin)

Источник: блог «Thinking Records»
http://thinkingrecords.co.uk/2013/02/13/the-state-of-records-management-in-2013-the-challenges/

Медведев: Открытое правительство - не панацея от всех бед, но оно последовательно набирает обороты


15 февраля 2013 года на пленарном заседании 10-го Красноярского экономического форума «Россия: карта перемен» Д.А.Медведев остановился на основных задачах, которые предстоит решить в ближайшее время.


В числе пяти ключевых задач было названо совершенствование государственного управления, и, прежде всего, построение «открытого правительства». При этом Д.А.Медведев отметил, что «государство должно быть открытым (сейчас это вроде все понимают), но не только открытым, но ещё и удобным, и понятным для людей». Премьер-министр перечислили те конкретные шаги, которые планируется реализовать в ближайшее время:
  • Расширение объёма открытых данных о деятельности органов власти всех уровней,

  • Реализация национального плана действий по внедрению механизмов открытого государственного управления,

  • Постоянный гражданский контроль в сфере государственных закупок и инвестиций.
Д.А.Медведев положительно оценил работу Экспертного совета при Правительстве и высказал уверенность, что «подобные экспертные площадки есть во всех регионах, и нужно активно использовать их предложения». Он также перечислил те вопросы, над которыми, по его мнению, должны поработать эксперты:
  • Анализ проектов законов и государственных программ,

  • Мониторинг практики правоприменения,

  • Изучение и учет мнений людей, представляющих разные социальные группы, профессиональные сообщества, разные регионы.
Д.А.Медведев отметил, что «система Открытого правительства, конечно, не панацея от всех бед, иногда ей почему-то присваивают несуществующие функции, но тем не менее она последовательно набирает обороты», подчеркнув, что правительство может быть открытым, только если его образуют все – не один человек, не отдельное ведомство какое-то, а вся корпорация государственных служащих, а также эффективные коммуникации и совместная работа со структурами гражданского общества, с неправительственными организациями.

Впервые премьер-министр затронул важный вопрос о том, что открытость открытостью, но очень важно, чтобы граждане страны понимали, «какие решения мы принимаем, во имя чего они принимаются. Только в этом случае мы вправе ожидать эффективности в исполнении этих решений».

Источник: Официальный сайт Правительства РФ
http://правительство.рф/docs/22819/

четверг, 21 февраля 2013 г.

Испания: Высшая школа архивного дела и управления документами Автономного университета Барселоны сертифицирована по стандарту менеджмента документов ISO 30301


Данный пресс-релиз был опубликован на сайте Высшей школы архивного дела и управления документами (l'Escola Superior d'Arxivística i Gestió de Documents, ESAGED) Автономного университета Барселоны (Universitat Autònoma de Barcelona) в начале февраля 2013 года.

Мы рады сообщить, что Высшая школа архивного дела и управления документами (ESAGED) Автономного университета Барселоны 8 февраля 2013 года получила от сертификационного органа International Global Certification (IGC) сертификат соответствия своей системы менеджмента документов стандарту ISO 30301.

Тем самым завершился начатый в феврале 2012 года процесс сертификации, позволивший ESAGED выполнить внутренний проект совершенствования работы с документами, в ходе которого были внедрены стандартизированные инструменты управления документами, созданы условия для более эффективной коллективной работы и осуществлена интеграция документов в единый ценный актив Школы. Была также проведена реструктуризацию и совершенствование бизнес-процессов, которые были оптимизированы с целью сделать Школу более конкурентоспособной в качестве учебного центра.

Вручение сертификата соответствия ISO 30301

Став пионером на национальном и международном уровне в осуществлении подобной сертификации, ESAGED тем самым  подтвердил взятое на себя обязательство усовершенствовать свою систему менеджмента и своё стремление стать центром компетенции и обучения по вопросам внедрения, аудита и сертификации на соответствие стандарту ISO 30301.

По завершении первых курсов повышения квалификации по соответствующим стандартам ISO 30300/30301 системам менеджмента документов, в которых принимают участие 63 слушателя, в числе которых специалисты по управлению документами, архивисты, юристы и ИТ-специалисты, - мы планируем подготовить в этом году «вторую редакцию» данной учебной программы, которая будет проводиться по следующему графику:
  • Курс по вопросам внедрения пройдёт как в очной форме, так и в режиме онлайн в октябре-ноябре 2013 года,

  • Курс по внутреннему аудиту будет проведен в онлайн-режиме в феврале-марте 2014 года,

  • Курс по сертификационному аудиту также пройдёт в онлайн-режиме в апреле-мае 2014 года.
Мой комментарий: В то время, как весь остальной мир достаточно равнодушно отнесся к появлению новой системы менеджмента, испанцы, внесшие большой вклад в разработку стандартов серии ISO 30300, проявляют активность и пытаются «раскрутить» систему менеджмента документов. Пока, правда, государственные и коммерческие организации серьёзного интереса не проявили, и основная активность наблюдается в образовательной сфере.

Данная сертификация – «первая ласточка», и будет любопытно посмотреть, как события будут разворачиваться в дальнейшем.

На испанском сайте, посвященном стандарту ISO 30300 ( http://www.iso30300.es ), отмечается в связи с данной новостью, что это,  по-видимому, самая первая подобная сертификация – хотя, возможно, проведший сертификационный аудит орган не был аккредитован в Испании.

Источник: сайт ESAGED / сайт ISO 30300
http://www.esaged.com/articles-mostra-1644-cat-l%E2%80%99esaged_certificada_en_iso_30301.htm
http://www.iso30300.es/la-escola-superior-darxivistica-i-gestio-de-documents-esaged-implementa-un-sistema-de-gestion-para-documentos-segun-iso-30301-y-lo-certifica/

Судебная практика: Если заявление гражданина зарегистрировано как обращение, то должностное лицо за плохую работу будут наказывать по статье 5.59 КоАП


Дела о привлечении должностных лиц к ответственности за плохую работу с обращениями граждан уже становятся «классикой жанра». При рассмотрении такого рода дел провинившиеся достаточно часто пытаются найти аргументы в свою пользу, порой довольно оригинальные.

На этот раз адвокат должностного лица государственного органа пытался убедить суд в том, что претензия, поданная гражданином в государственный орган, не являлась обращением, рассмотрение которого регламентировано федеральным законом от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации». И, надо сказать, реакция суда оказалась не менее оригинальной.
Для справки: Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях

Статья 5.59. Нарушение порядка рассмотрения обращений граждан

Нарушение установленного законодательством Российской Федерации порядка рассмотрения обращений граждан должностными лицами государственных органов и органов местного самоуправления, за исключением случаев, предусмотренных статьями 5.39, 5.63 настоящего Кодекса, - влечет наложение административного штрафа в размере от пяти тысяч до десяти тысяч рублей.
Суть дела

Гражданин Б. 1 сентября 2011 года обратился в Федеральную службу страхового надзора с просьбой проверить законность принятого Екатеринбургским филиалом  решения и принять меры к восстановлению его прав. 9 сентября 2011 года это обращение было направлено в Инспекцию страхового надзора по Уральскому федеральному округу и передано для рассмотрения заместителю руководителя инспекции А.

Как было установлено впоследствии, обращение Б. фактически не рассматривалось, письменный ответ не был направлен, а срок проведения проверки по обращению не продлевался.

Позиция мирового судьи судебного участка № 3 Верх-Исетского района г. Екатеринбурга

Приказом руководителя Федеральной службы страхового надзора в феврале 2011 года А. была назначена на должность заместителя руководителя - начальника отдела надзора Инспекции страхового надзора по Уральскому федеральному округу, в полномочия которого входит организация деятельности отдела и персональная ответственность по обеспечению своевременного и полного рассмотрения обращений граждан.

Защитник А. утверждал, что претензия Б. не являлась обращением, рассмотрение которого регламентировано федеральным законом от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

Его аргументы были отвергнуты судьей, так как из материалов дела было установлено, что обращение Б. изначально было зарегистрировано в базе данных автоматизированного делопроизводства в качестве обращения и направлено А. для разрешения, а А., как начальник отдела надзора, назначила исполнителем У., то есть выполнила отдельные действия, направленные на рассмотрение обращения, но не довела их до конца.

Постановлением мирового судьи судебного участка № 3 Верх-Исетского района г. Екатеринбурга от 21 декабря 2011 года А. было назначено административное наказание по статье 5.59 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях в виде штрафа.

Решением судьи Верх-Исетского районного суда г. Екатеринбурга от 13 февраля 2012 года постановление мирового судьи было оставлено без изменения.

Постановлением заместителя председателя Свердловского областного суда от 28 августа 2012 г. по делу № 4а-617/2012 решения судов были оставлены без изменения, а жалоба - без удовлетворения.

Мой комментарий:  История, конечно, не терпит сослагательных наклонений. Но, как мне кажется, если бы письмо гражданина было бы зарегистрировано в СЭД как претензия, у этой истории мог бы быть другой конец.

В федеральном законе от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» предусмотрено, что гражданин может подать в органы государственной власти следующие виды обращений: предложение, заявление или жалоба. Если бы адвокату удалось доказать, что речь шла о претензии, то привлечь чиновника к ответственности по ст.5.59 КоАП действительно было бы проблематично.

В этой связи, хочу обратить внимание коллег на то, что принцип «как Вы лодку назовете …» может сыграть ключевую роль при решении вопроса о привлечении должностного лица к административной ответственности.

В связи с этим стоит очень серьезно подумать тем ведомствам, которые в своих административных регламентах по предоставления государственных услуг при установлении порядка досудебного рассмотрения жалоб фактически приравняли жалобы и претензии:
Приказ Минэкономразвития России от 27.12.2011 № 772 "Об утверждении Административного регламента Министерства экономического развития Российской Федерации по предоставлению государственной услуги по организации приема граждан, обеспечению своевременного и полного рассмотрения устных и письменных обращений граждан, принятию по ним решений и направлению ответов заявителям в установленный законодательством Российской Федерации срок"

86. Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является поступление в Министерство жалобы (претензии) на действия (бездействие) и решения, принятые (осуществляемые) в ходе предоставления государственной услуги.
Источник: Консультант Плюс
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=SOJ;n=443144